BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Sejarah Perusahaan
PT Indomarco Adi Prima merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distributor dan importir consumer goods. Sejarah PT Indomarco Adi Prima dimulai pada tahun 1953. Pada tahun tersebut hanyalah berbentuk sebuah apotek. Dan baru pada tahun 1954, dengan nama PT Pebapan, bergerak dibidang distribusi barang. Pada mulanya PT. Pebapan mendistribusikan obat-obatan dan baru pada tahun 1970 juga mendistribusikan consumer goods. Pada tahun 1983, PT Indofood Sukses Makmur Tbk., membeli sebagian besar saham dari PT Pebapan, dan akhirnya pada tahun 1988 PT Pebapan mengkonsentrasikan pada distribusi consumer goods saja.
Pada tahun 1990, PT Pebapan berganti nama menjadi PT Indomarco Adi Prima. Di tahun 1990-an itu, PT Indomarco Adi Prima juga membawahi retail seperti Indogrosir, Indomaret, Superindo, Gelael, dan KFC. Dan pada tahun 1997, PT Indofood Sukses Makmur Tbk. memiliki 80% saham PT Indomarco Adi Prima. Akhirnya pada tanggal 2 Mei 2000, PT. Indomarco Adi Prima bergabung (diakuisisi) dengan PT Indofood Sukses Makmur, Tbk., menjadi salah satu divisinya yaitu divisi distribusi. Tapi ada bagian dari PT. Indomarco Adi Prima yang memisahkan diri dan berganti nama menjadi PT. Indomarco Prismatama, yang lebih mengkhususkan diri pada bidang
retail.
PT Indofood Sukses Makmur saat ini mengklasifikasikan kegiatan usahanya menjadi 9 (sembilan) segmen usaha utama yang terbagi dalam 4 (empat) usaha grup usaha strategis yaitu:
1. Grup Usaha Produk Makanan Bermerek, yang terdiri dari 4 (empat) segmen usaha utama yaitu: Mi Instan, Makanan Ringan, Nutrisi dan Makanan Khusus, dan Penyedap Makanan
2. Grup Usaha Bogasari sebagai 1 (satu) segmen usaha
3. Grup Usaha Minyak Goreng & Lemak Nabati yang terdiri dari 3 (tiga) segmen usaha yaitu: Minyak Goreng & Margarin, Komoditas, dan Perkebunan
4. Grup Usaha Distribusi sebagai 1 (satu) segmen usaha.
PT Indomarco Adi Prima memiliki perbedaan dengan distributor lainnya, karena walaupun sama-sama sebagai jaringan distribusi PT Indofood Sukses Makmur tapi perusahaan-perusahaan tersebut hanya bersifat distributor lokal (hanya untuk regional / wilayah tertentu saja) sedangkan PT Indomarco Adi Prima merupakan jaringan distribusi nasional. PT Indomarco Adi Prima merupakan salah satu distributor yang mempunyai jaringan distribusi yang paling ekstensif di indonesia. Selain mendistribusikan produk, PT Indomarco Adi Prima juga menjalankan bisnis di bidang logistik sebagai 3PL (3rd Party Logistics) bagi grup maupun non grup.
Sejak diterapkan proyek Stock Point di tahun 2005, total Stock Point meningkat empat kali lipat, sistem pasokan & pengiriman menjadi efisien, sehingga memperluas dan memperdalam penetrasi pasar. Stock Point berada pada radius tertentu di lokasi yang padat dengan outlet ritel dan dekat pasar tradisional. PT Indomarco Adi Prima mencatat penjualan pihak ketiga (non grup) sebesar Rp 3,13 triliun di tahun 2006, meningkat 32,3% dari tahun 2005 dan memberikan kontribusi 14% terhadap penjualan bersih konsolidasi PT Indofood Sukses Makmur. Peningkatan ini terjadi karena kenaikan volume produk yang didistribusikan melalui Stock Point dan pendekatan proaktif yang dilakukan oleh personil grup distribusi dengan meningkatkan kunjungan ke outlet-outlet ritel. Koordinasi dengan para prinsipal diperkuat melalui aktifitas promosi bersama seperti bundling sales dan kegiatan promosi setempat lainnya. Informasi mengenai persaingan dan hal-hal yang berkaitan dengan produk, dilaporkan kepada prinsipal secara tepat waktu, sehingga memungkinkan mereka menanggapinya dengan cepat.
1.2 Visi & Misi PT Indomarco Adi Prima 1.2.1 Visi PT Indomarco Adi Prima
“Menjadi perusahaan distribusi nasional untuk barang konsumsi yang memiliki jaringan terluas dan terdalam”.
1.2.2 Misi PT Indomarco Adi Prima
“Memberikan kustomer pelayanan paling responsif dan dapat diandalkan dengan biaya yang kompetitif”.
Jumlah Office Manager & Logistics Manager di Cabang masing-masing hanya 1 (satu) orang, sedangkan untuk Sales Manager terdiri dari 3 (orang) atau lebih tergantung kebutuhan operasional sales di masing-masing Cabang yang biasanya ditentukan berdasarkan luas jangkauan wilayah penjualan & jumlah prinsipal (produk) yang ditangani. Struktur organisasi di bawah masing-masing manajer bagian tersebut pada seluruh cabang pada dasarnya mempunyai pola yang hampir sama seperti pada gambar 1.1 berikut.
Kepala Cabang dikepalai oleh General Manager Region yang membawahi beberapa Cabang. PT Indomarco secara nasional membagi menjadi tiga region yaitu Region 1 (Medan, Pekanbaru, Padang, Palembang, Bengkulu, Bandar Lampung, dan Pontianak), Region 2 (Jakarta 1, Jakarta 2, Bekasi, Tangerang, Bogor, Bandung, Semarang, dan Yogyakarta), dan Region 3 (Surabaya, Jember, Malang, Denpasar, Samarinda, Banjarmasin, Makassar, dan Manado).
Pada dasarnya struktur organisasi manajemen yang ada di seluruh Cabang PT Indomarco Adi Prima mempunyai pola yang sama yaitu dikepalai oleh seorang Branch Manager dan dibantu oleh 3 manajer bagian yaitu Sales Manager, Office Manager, dan
Logistics Manager. Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing manajer tersebut yaitu sebagai berikut :
1.3 Struktur Organisasi
3. Logistics Manager
Dibawah pengarahan Branch Manager, merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan seluruh operasional logistik di Cabang dan seluruh Depo dan Stock Point dibawahnya.
2. Office Manager
Dibawah pengarahan Branch Manager, merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan seluruh administrasi fungsi keuangan, persediaan, pembelian, penjualan, perpajakan, personalia dan general affair di Cabang.
1. Sales Manager
Dibawah pengarahan Branch Manager, merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan seluruh aktivitas dan fungsi penjualan, untuk mencapai tujuan dan target pemasaran/penjualan yang telah ditetapkan.
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Cabang PT Indomarco Adi Prima Struktur organisasi Cabang di PT Indomarco Adi Prima
1.4 Sumber Daya
1.4.1 Sumber Daya Manusia
Komposisi karyawan Kantor Pusat dan seluruh Cabang PT Indomarco Adi Prima pada akhir tahun 2007 dapat dilihat pada tabel berikut
Tabel 1.1 Komposisi Karyawan Berdasarkan Rentang Usia
LEVEL Jumlah <25 26-35 36-45 46> Kadiv 1 1 Direktur - 3 3 GM 3 5 8 Manager 12 73 103 38 226 Supervisor 32 164 223 31 450 Staff 627 930 413 44 2,014 Operative 2,216 3,230 924 91 6,461 Total 2,887 4,397 1,666 213 9,163 Usia Tabel 1.2 Komposisi Karyawan Berdasarkan Tingkat Pendidikan LEVEL Jumlah SD SLTP SLTA AMD S1 S2 Kadiv 1 1 Direktur 1 2 3 GM 2 6 8 Manager 1 64 24 135 2 226 Supervisor - 1 307 52 89 1 450 Staff 12 33 1,360 362 246 1 2,014 Operative 138 393 5,585 206 139 6,461 Total 150 428 7,317 647 617 4 9,163 Pendidikan Tabel 1.3 Komposisi Karyawan Berdasarkan Per Departemen LEVEL Jumlah Marketing Keuangan Personalia Kadiv 1 1 Direktur 2 1 3 GM 5 2 1 8 Manager 161 47 18 226 Supervisor 310 121 19 450 Staff 692 1,035 287 2,014 Operative 5,618 436 407 6,461 Total 6,789 1,642 732 9,163 Departemen
Yang termasuk dalam bagian marketing yaitu posisi karyawan di bawah sales dan logistik. Untuk bagian keuangan yaitu karyawan yang menempati posisi accounting, finance, audit, dan administrasi. Sedangkan bagian personalia yaitu karyawan yang menempati posisi
personalia, general affair, dan satpam.
Tabel 1.4 Komposisi Karyawan Berdasarkan Status Kepegawaian
Perm. Temp. Jumlah Marketing 6,584 204 6,788 Keuangan 1,624 18 1,642 Personalia 715 18 733
Total 8,923 240 9,163
1.4.2 Sumber Daya Fisik
Untuk menunjang kelancaran operasional bisnisnya yang semakin luas & dinamis, PT Indomarco Adi Prima melakukan pembenahan maupun investasi pada infrastrukturnya. Dengan dijalankannya proyek pengembangan Stock Point, PT Indomarco Adi Prima melakukan pembenahan pada sisi pengadaan bangunan maupun kendaraan operasional. Untuk pemenuhan kebutuhan bangunan bagi perluasan ataupun pembukaan Depo/Stock Point baru dilakukan melalui kontrak atau pembelian bangunan. Fungsi Depo yaitu sebagai
Small Distribution Center bagi Stock Point-Stock Point dibawahnya, sedangkan Stock Point
berperan dalam melakukan penjualan ke pelanggan.
Tabel 1.5 Jumlah Depo & Stock Point Per Cabang PT Indomarco Adi Prima
Region Cabang Jumlah Depo / Stock Point Total
1. Medan 52 2. Pekanbaru 37 3. Padang 31 4. Palembang 44 5. Bengkulu 18 6. Bandar Lampung 44 Region 1 7. Pontianak 24 250 1. Jakarta 1 24 2. Jakarta 2 2 3. Bekasi 26 4. Tangerang 41 Region 2 5. Bogor 37 380
Tabel 1.5 Jumlah Depo & Stock Point Per Cabang PT Indomarco Adi Prima (lanjutan)
Region Cabang Jumlah Depo / Stock Point Total
6. Bandung 80 7. Semarang 83 Region 2 8. Yogyakarta 87 1. Surabaya 116 2. Jember 50 3. Malang 103 4. Denpasar 29 5. Samarinda 21 6. Banjarmasin 27 7. Makassar 36 Region 3 8. Manado 18 400 TOTAL 1030
Untuk kendaraan operasional juga diterapkan kebijakan yang serupa yaitu dengan melakukan sewa kendaraan melalui sistem kontrak tahunan atau pembelian kendaraan. Jumlah dan jenis kendaraan operasional yang saat ini dikelola oleh PT Indomarco Adi Prima di masing-masing Cabang yaitu sebagai berikut :
Tabel 1.6 Jenis & Jumlah Kendaraan Per Cabang PT Indomarco Adi Prima
Kendaraan Roda 4 Kendaraan Roda 3
(Tossa) Kendaraan Roda 2
CABANG Milik
Sendiri Sewa Total
Milik
Sendiri Sewa Total
Milik
Sendiri Sewa Total REGION 1 1. Medan 77 22 99 0 0 0 26 0 26 2. Pekanbaru 59 0 59 0 0 0 15 0 15 3. Padang 44 0 44 0 0 0 3 24 27 4. Palembang 65 0 65 0 0 0 24 0 24 5. Bengkulu 28 0 28 2 0 2 5 0 5 6. Bandar Lampung 57 3 60 3 0 3 11 37 48 7. Pontianak 43 0 43 0 0 0 12 0 12 Sub Total : 373 25 398 5 0 5 96 61 157 REGION 1 1. Jakarta 1 60 0 60 0 0 0 53 35 88 2. Jakarta 2 73 0 73 0 0 0 42 13 55 3. Bekasi 65 2 67 1 0 1 34 0 34 4. Tangerang 82 7 89 7 0 7 30 0 30 5. Bogor 87 6 93 2 0 2 58 0 58 6. Bandung 122 0 122 17 0 17 19 77 96
Tabel 1.6 Jenis & Jumlah Kendaraan Per Cabang PT Indomarco Adi Prima (lanjutan)
Kendaraan Roda 4 Kendaraan Roda 3
(Tossa) Kendaraan Roda 2
CABANG Milik
Sendiri Sewa Total
Milik
Sendiri Sewa Total
Milik
Sendiri Sewa Total
7. Semarang 117 0 117 0 36 36 17 0 17 8. Yogyakarta 123 0 123 29 0 29 47 0 47 Sub Total : 729 15 744 56 36 92 300 125 425 REGION 1 1. Surabaya 124 17 141 33 0 33 45 100 145 2. Jember 51 0 51 18 0 18 12 56 68 3. Malang 115 0 115 43 0 43 32 0 32 4. Denpasar 45 0 45 2 0 2 8 41 49 5. Samarinda 38 0 38 0 0 0 39 0 39 6. Banjarmasin 37 0 37 8 0 8 3 0 3 7. Makassar 51 0 51 8 0 8 3 0 3 8. Manado 28 0 28 3 0 3 5 19 24 Sub Total : 489 17 506 115 0 115 147 216 363 TOTAL : 1591 57 1648 176 36 212 543 402 945
1.4.3 Sumber Daya Teknologi
Sejalan dengan perkembangan teknologi & usaha untuk selalu memenuhi tuntutan kepuasan konsumen & prinsipal, maka PT Indomarco Adi Prima melakukan beberapa pengembangan dalam bidang teknologi secara internal dan eksternal. Pengembangan yang sedang dilakukan untuk internal yaitu melalui implementasi program ERP SAP & MARS secara nasional untuk menggantikan program tailor made PPS yang sudah ada sebelumnya. Dengan adanya implementasi SAP tersebut kedepannya diharapkan akan semakin mempermudah dalam transaksi dan mendapatkan pertukaran informasi antara PT Indomarco Adi Prima & principal-prinsipal dalam grup Indofood. Berikut ini gambar mengenai hierarki sistem yang digunakan oleh PT Indomarco Adi Prima.
Head Office Branch Depo / Stock Point Logistics SAP SAP TMS, FMS Manhattan MARS SAP MARS MARS SAP MARS MARS SAP MARS
Gambar 1.2 Hierarki Sistem Yang Digunakan PT Indomarco Adi Prima
Untuk mempermudah jajaran sales dalam melaksanakan tugasnya, salesman dibekali dengan perangkat PDA (Personal Data Assistant). Proses pesanan para pelanggan diproses oleh salesman menggunakan PDA tersebut. Dengan beberapa pelanggan terutama dengan pelanggan kategori modern market, PT Indomarco sudah mulai mengembangkan kerjasama dalam bentuk sistem order secara online.
1.4.4 Sumber Daya Mitra Kerja
Untuk mendukung kegiatan operasionalnya, PT Indomarco Adi Prima memiliki kerjasama dengan beberapa mitra kerja. Masing-masing Cabang mempunyai mitra kerja yang dapat berbeda satu sama lain karena Cabang diberi kebijakan untuk dapat menentukan mitra kerja sesuai kebutuhan yang ada. Hubungan dengan mitra kerja tersebut ditujukan agar
mempermudah operasional & Cabang dapat tetap fokus pada bisnis utamanya yaitu dalam mencapai target penjualan yang disepakati. Secara umum jenis mitra kerja yang saat ini terlibat dalam operasional Cabang PT Indomarco Adi Prima yaitu sebagai berikut.
Tabel 1.7 Mitra Kerja Cabang PT Indomarco Adi Prima
Bidang Kerja Mitra Kerja
1. Perbaikan & Pemeliharaan Kendaraan a. Bengkel Internal atau
b. Kerjasama dengan bengkel luar dalam bentuk kontrak pemeliharaan
2. Transaksi Perbankan a. Bank BCA b. Bank Mandiri
3. Kebersihan Gudang Depo & Stock Point a. ISS (Wilayah Jabotabek & Bandung) atau b. Tenaga kebersihan internal atau Sistem Kontrak dengan penyedia jasa kebersihan lokal
4. Pengiriman Barang ke Depo / Stock Point (Outsourcing)
a. TRAC (Astra Rent Car) atau b. Sesuai ketersediaan ekspedisi
1.4.5 Sumber Daya Finansial
Sumber pendanaan PT Indomarco Adi Prima selain berasal dari hasil usaha yang dijalankan juga diperoleh dari subsidi oleh PT Indofood Sukses Makmur. Dalam beberapa hal terkait pengadaan infrastruktur maupun perlengkapan & peralatan penunjang operasional harus mendapat persetujuan dari jajaran manajemen kantor pusat PT Indomarco Adi Prima dan PT Indofood Sukses Makmur.
Cabang selain menanggung beberapa biaya operasional internalnya juga menanggung biaya operasional kantor pusat PT Indomarco Adi Prima yang dibebankan kepada masing-masing Cabang secara proporsional sesuai kebijakan yang ditentukan kantor pusat. Meski demikian, tiap Cabang mempunyai tanggung jawab dalam menentukan kebijakan keuangannya masing-masing yang akan mempengaruhi kondisi keuangannya. Secara nasional, rata-rata penjualan sepanjang 6 (enam) bulan di akhir tahun 2007 dari total seluruh Cabang mencapai lebih dari 900 milyar/bulan. Berikut ini contoh laporan rugi laba & laporan keuangan neraca dari salah satu Cabang PT Indomarco Adi Prima yaitu Cabang Bengkulu.
Tabel 1.8 Laporan Keuangan Neraca Rugi Laba Cabang Bengkulu – PT Indomarco Adi Prima
2007 2006
Hasil Penjualan 72,859,010,110 63,011,734,000
Harga Pokok Standar (64,695,335,993) (56,434,744,000)
Alokasi Price Variance (1,672,827,144) (1,326,348,856)
Harga Pokok Aktual (66,368,163,137) (57,761,092,856)
Gross Margin 6,490,846,973 5,250,641,144
Biaya Variabel
Freight in Gudang Induk (1,859,868,258) (1,088,750,000)
Alokasi Freight in HO 0 0
Freight Cabang, Handling, & Packing (697,759,894) (569,837,000)
Insentif Karyawan (23,260,717) (34,208,000)
Biaya Piutang Tidak Tertagih (72,559,009) (58,012,000)
Biaya Barang Rusak / Hilang (290,200,918) (228,046,000)
Biaya Tender 0 0
Biaya Variabel Lainnya (10,605,882) (11,404,000)
Jumlah Biaya Variabel (2,954,254,678) (1,990,257,000)
Biaya Periodik Tipe A (1,186,239,591) (1,122,687,000)
Biaya Periodik Tipe B (1,714,383,417) (1,510,873,000)
Jumlah Biaya Periodik (2,900,623,008) (2,633,560,000) Laba (Rugi) Operasional 635,969,287 626,824,144
Alokasi Biaya Bunga (126,097,518) (116,027,000)
Pendapatan Lain-Lain 4,558,068 3,991,005
Biaya lain-Lain (12,144,593) (10,942,666)
Laba (Rugi) Kotor 502,285,244 503,845,483 Alokasi HO
Alokasi Biaya Variabel HO (48,236,711) (35,625,411)
Alokasi Biaya Periodik HO (675,064,123) (690,183,000)
Alokasi Lain-Lain HO 609,725,107 526,042,000
Jumlah Alokasi HO (113,575,727) (199,766,411) Laba (Rugi) Bersih 388,709,517 304,079,072
(Dinyatakan dalam Rupiah penuh)
CABANG BENGKULU PT. INDOMARCO ADI PRIMA
NERACA RUGI LABA
Tabel 1.9 Laporan Keuangan Neraca Cabang Bengkulu – PT Indomarco Adi Prima
2007 2006
Aktiva Lancar
Kas & Bank 2,264,879,056 2,478,980,796
Piutang Dagang 7,233,445,219 7,663,105,758
Piutang Lain-Lain 575,374,413 460,975,266
Persediaan Barang 8,833,179,594 7,957,568,568
Uang Muka 105,518,788 87,999,990
Biaya & Pajak Dibayar Dimuka 6,372,971 5,424,508
Total Aktiva Lancar 19,018,770,041 18,654,054,886 Aktiva Tetap & Lainnya
Total Aktiva Tetap 2,647,371,199 2,606,411,699
Total Akumulasi Penyusutan (1,819,049,283) (1,851,807,758)
Nilai Buku Aktiva Tetap 828,321,916 754,603,941 Total Aktiva Lain-Lain 696,139,494 616,346,468 Total Aktiva Tetap & Lain-Lain 1,524,461,410 1,370,950,409 TOTAL AKTIVA 20,543,231,451 20,025,005,295
Passiva Lancar
Pajak Yang Masih Harus Dibayar 9,664,638 8,959,137
Hutang Dagang 42,357,950 31,100,026
Kewajiban Jangka Pendek Lainnya 182,302,646 171,141,642
Total Passiva Lancar 234,325,234 211,200,805
Inter Company Account 0 0
HO Account 4,862,030,546 4,451,559,253
Balance Items-HO Account 15,058,166,154 15,058,166,165
Laba / (Rugi) Tahun Berjalan 388,709,517 304,079,072
Total Inter Company Account 20,308,906,217 19,813,804,490 TOTAL PASSIVA 20,543,231,451 20,025,005,295
(Dinyatakan dalam Rupiah penuh)
CABANG BENGKULU PT. INDOMARCO ADI PRIMA
NERACA
1.5 Pelanggan
Secara garis besar, pelanggan PT Indomarco Adi Prima dibagi menjadi 2 (dua) segmen yaitu Traditional Market (Wet Market) dan Modern Market (High Class Outlet). Dari tiap segmen pelanggan tersebut PT Indomarco Adi Prima kemudian mengklasifikasikannya lagi berdasarkan tipe outlet seperti yang dapat dilihat pada tabel 1.10 berikut.
Tabel 1.10 Pembagian Klasifikasi Tipe Outlet Oleh PT Indomarco Adi Prima
Klasifikasi Tipe Outlet Keterangan
1. Sub Distributor a. Grosir Inti b. Distributor Wilayah
Pedagang yang diberi potongan khusus & hak untuk mengelola produk PT IAP di wilayah tertentu
2. Key Wholesaler Star Outlet Pedagang besar yang sebagian besar menjual barangnya kepada pengecer atau
wholesaler
3. Wholesaler Wholesaler Pedagang yang sebagian besar penjualannya dilakukan secara partai kepada pengecer & terkadang langsung ke konsumen 4. Retailer a. Kelontong b. Kaki Lima c. Warung Kopi d. Depot Makanan/Minuman 5. Supermarket a. Hipermarket b. Supermarket c. Minimarket d. Department Store
Pedagang dimana pembelinya melakukan pelayanan sendiri
(swalayan), harga pasti, barang tersusun rapi & pembayaran dilakukan di 'check out counter' 6. Institusi a. Hotel/Restoran/Kantin b. Apotik/Toko Obat c. Toko Kosmetik/ Salon Kecantikan d. Koperasi/Pabrik/ Supplier e. Rumah Sakit
Sampai dengan bulan akhir bulan Maret 2008, total outlet secara nasional yang sudah ditangani PT Indomarco Adi Prima sudah mencapai 221.711 Outlet. Tabel 1.11 berikut ini menggambarkan jumlah Outlet yang ditangani oleh masing-masing Cabang.
Tabel 1.11 Jumlah Outlet Yang Ditangani Tiap Cabang
Region Cabang Jumlah Outlet
Yang Ditangani Total
1. Medan 12,367 2. Pekanbaru 7,207 3. Padang 5,272 4. Palembang 8,150 5. Bengkulu 3,791 6. Bandar Lampung 8,432 7. Pontianak 5,555 1. Jakarta 1 5,626 2. Jakarta 2 926 3. Bekasi 7,845 4. Tangerang 8,156 5. Bogor 7,720 6. Bandung 14,325 7. Semarang 19,664 8. Yogyakarta 20,420 1. Surabaya 23,391 2. Jember 9,738 3. Malang 24,970 4. Denpasar 8,191 5. Samarinda 5,865 6. Banjarmasin 4,944 7. Makassar 6,343 8. Manado 2,813 221,711 Region 3 86,255 TOTAL Region 1 50,774 Region 2 84,682
1.6 Lingkup Bidang Usaha
Seperti yang telah diutarakan bahwa PT Indomarco bergerak dalam bidang distribusi baik bagi grup Indofood maupun prinsipal non Indofood. Fokus utama yang dijalankan PT Indomarco saat ini ditujukan untuk mendukung peningkatan penjualan grup produk Indofood, namun dengan tetap tidak mengesampingkan potensi pengembangan penjualan produk pihak ketiga.
Produk dari masing prinsipal mempunyai pola penjualan yang berbeda di masing-masing Cabang tergantung karakteristik di masing-masing-masing-masing daerah. Berikut ini prinsipal-prinsipal yang termasuk dalam grup Indofood:
1. PT Indofood Sukses Makmur – Noodle Division
3. PT Indosentra Pelangi
4. PT Nestle Indofood Citrarasa Indonesia 5. PT Buana Distrindo
6. PT Bogasari Flour Mill
7. PT Indofood Fritolay Makmur 8. PT Indolakto
9. PT Salim Ivomas Pratama 10.PT Total Chemindo Loka 11.PT Inti Detergent Sumatra 12.PT Gizindo Prima Nusantara 13.PT Nissinmas
Prinsipal-prinsipal non grup Indofood yang menyalurkan produk-produknya melalui PT Indomarco Adi Prima yaitu berikut ini.
1. PT Quaker Oatmeal 2. PT Uni-Charm Indonesia 3. PT Masterfood Indonesia 4. PT Sari Wangi AEA 5. PT Satelit Sriti
6. PT Unichem Candi Industri
1.7 Proses Bisnis
Proses bisnis utama yang terdapat di Cabang PT Indomarco Adi Prima yaitu seluruh kegiatan yang dilakukan untuk menghasilkan pelayanan kepada pelanggan. Bisnis utama tersebut didukung oleh beberapa proses bisnis pendukung lain yang berfungsi untuk memastikan kelancaran jalannya bisnis utama Cabang.
Bisnis utama Cabang PT Indomarco Adi Prima dimulai dari tahap kunjungan salesman ke
outlet sesuai RPS (Rencana Perjalanan Salesman), proses order barang, kemudian dilanjutkan pengecekkan over due piutang outlet dan pengiriman barang oleh Depo/Stock
Point. Masing-masing Sales Manager menangani outlet berdasarkan cakupan wilayah & kategori outlet. Dari tahapan diatas arus informasi yang terjadi pada cabang dapat digambarkan sebagai berikut.
Inventory
Proses
Delivery Cost & Exp
Account Receivable Proses Sales Return Proses Expense Update Update Update Update Info Info Update Proses Order/Sales Proses Mutasi Inventory Proses Delivery Proses Collection Update Update
Gambar 1.3 Arus informasi Transaksi Pada Bisnis Utama Cabang PT Indomarco Adi Prima
1.7.1 Proses Sales / Order & Return
Proses order / sales Canvass dan retur dapat dilakukan dengan mempergunakan PDA. Dalam bisnis proses sales & return didalamnya terdapat beberapa aktivitas pendukung sebagai berikut.
1 Route management 2 Ordering system 3 Canvass system
4 Credit Limit & overdue check 5 Pricing structure
6 Discount scheme (Item, Customer/Item, Mix Item) 7 Order on hold for over credit limit/overdue 8 Inventory Check
1.7.1.1Proses Sales / Order
Tabel 1.12 Urutan Bisnis Proses Sales / Order Cabang PT Indomarco Adi Prima
No Deskripsi Singkat Yang
melakukan
Yang Bertanggung
jawab
Input Output
1 Input Sales Order (SPL) yang sudah diperiksa oleh SS ke dalam system / Upload data Sales Order
SPO / Sales Service SPO/ OS / OM Sales Order (SPL) / Data Sales Order Sales Order (SPL) yg sudah diinput / diupload 2 Cetak edit list Sales Order
(SPL) yang telah diinput
SPO / Sales Service SPO/ OS / OM SPL yg sudah diinput / diupload
Print out edit list
SPL 3 Cetak Sales Order On
Hold karena over limit /
overdue untuk minta
approval
SPO / Sales Service
SS / SM / BM
Data Sales Order On Hold
Sales Order On Hold list untuk diapprove / ditolak 4 Release Sales Order On
Hold sesuai yang
di-approve SPO / Sales Service SPO/ OS / OM Sales Order On Hold list yang sudah diapprove
Data Sales Order on hold yang telah direlease 5 Cetak Invoice & Daftar
PCOD bila ada Invoice
yg TOP-nya 0 hari / cash
( dan Faktur Pajak Standar bila customer
PKP ) SPO / Sales Service SPO/ OS / OM Sales Order ( SPL ), termasuk Sales Order On Hold yang sudah diapprove Invoice / Faktur Daftar PCOD
6 Melakukan Edit / Cancel Invoice atas pengiriman yg tidak sesuai dengan
faktur / invoice atau yg ditolak toko SPO / Sales Service SPO/ OS / OM Invoice / Faktur dan informasi penolakan dari chief delivery SLnD Return Memo Invoice Cancel Reprint Invoice
7 Posting Invoice SPO / Sales Service SPO/ OS / OM Data Invoice / Faktur Sales report, bukti setoran 1.7.1.2Proses Return
Tabel 1.13 Urutan Bisnis Proses Return Cabang PT Indomarco Adi Prima
No Deskripsi Singkat Yang
melakukan
Yang Bertanggung
jawab
Input Output
1 Input Permohonan Sales Return SPO / Sales Service
( P2R ) yang sudah disetujui oleh SS/ SM / BM ke dalam sistem SPO/ OS / OM Permohonan Sales Return (P2R) Permohonan Sales Return (P2R) yg sudah diinput
2 Cetak edit list Permohonan
Sales Return ( P2R ) yang telah diinput SPO / Sales Service SPO/ OS / OM Permohonan Sales Return (P2R) yg sudah diinput
Print out edit list Permohonan
Sales Return
3 P2R yang akan ditarik barangnya dari toko diproses bersamaan pengiriman barang dengan SLnD ( RKAB ) SPO/ Godown Clerk / Chief Delv. SPO / GS / LM Data Permohonan Sales Return (P2R) SLnD (RKAB)
4 Edit Quantity dan Harga P2R SPO /
Sales Service SPO/ OS / OM Data Permohonan Sales Return Data Permohonan Sales Return (P2R) (P2R) yg sudah diedit 5 Cetak NKR ( termasuk Nota
Retur bila pelanggan PKP )
SPO / Sales Service SPO/ OS / OM Data Permohonan Sales Return NKR Register / Daftar NKR ( P2R ) NR
6 Berdasarkan P2R yang telah dilakukan sortir fisik barang,
update kondisi ( baik / rusak ) dan keterangan kerusakan barangnya SPO / Godown Clerk SPO / GS / LM Data Permohonan Sales Return Data Permohonan Sales Return ( P2R ) ( P2R ) yg sudah diinput hasil sortirnya 7 Posting NKR & mencetak
Rekap Barang Rusak & Baik per produk SPO / Godown Clerk SPO/ GS / LM Data Permohonan Sales Return ( P2R ) Rekap Barang Rusak & Baik per produk
1.7.2 Proses Penagihan Piutang (Account Receivable Collection)
Proses transaksi penerimaan pembayaran secara cash atau giro, proses giro cair atau giro tolak dan fungsi monitoring piutang. Dalam bisnis proses penagihan piutang didalamnya terdapat beberapa aktivitas pendukung sebagai berikut.
a. Cash / giro receipt
b. Giro cair / giro tolak
c. Tukar Faktur
d. Others income/expenses
e. AR monitoring
Tabel 1.14 Urutan Bisnis Proses Penagihan Piutang PT Indomarco Adi Prima
No Deskripsi Singkat Yang
melakukan
Yang Bertanggung
jawab
Input Output
1 Buat Daftar Tagihan ( RRP ) per Salesman sesuai dengan Rute Kunjungan Salesman & siapkan dokumen tagihannya
SPO /
Collection
SPO/ OS / OM Rute Kunjungan
Salesman Dokumen
2 Siapkan dokumen tagihan tambahan dan entry tambahan dokumen penagihan (bila ada)
SPO /
Collection
SPO/ OS / OM Dokumen Penagihan Tambahan 3 Cetak Daftar Tagihan ( RRP ) SPO /
Collection
SPO/ OS / OM Data Tagihan Daftar Tagihan ( RRP) 4 Serah terima dokumen
penagihan & Daftar Tagihan ( RRP ) ke salesman, dan salesman melaksanakan penagihan ke toko SPO / Collection SPO/ OS / OM Dokumen Penagihan Daftar Tagihan Daftar Tagihan yang sudah ditanda-tangani 5 Menerima pengembalian
dokumen penagihan & Daftar Tagihan , lalu melakukan entry / updating
hasil penagihan tunai, giro, tanda terima faktur (bila ada), dan alasan faktur yang tidak tertagih SPO / Collection SPO/ OS / OM Dokumen Penagihan yg kembali Daftar Tagihan ( RRP ) yg sudah diisi realisasi penagihannya Data Hasil Penagihan dan alasan faktur tak tertagih
6 Cetak Edit list hasil
penagihan dan lakukan cross check
SPO /
Collection
SPO/ OS / OM Data Hasil Penagihan
Edit List
hasil penagihan 7 Cetak Tanda Terima Setoran
( Slip Bukti Setoran ), tunai maupun giro
SPO /
Collection
SPO/ OS / OM Data Hasil Penagihan
Slip Bukti Setoran (Tunai maupun Giro) 8 Melakukan Posting Hasil
Tagihan Tunai
SPO /
Collection
Hasil Posting
Tagihan SPO/ OS / OM Data Hasil
Penagihan 9 Cetak Daftar Transaksi Harian
Collecton ( DTHC ) dan cross check dengan Slip Bukti Setoran
SPO /
Collection
SPO/ OS / OM Data Hasil Daftar Transaksi Harian
Collecton Penagihan
( DTHC ) 10 Berdasarkan hasil Daftar
Transaksi Harian Collection
(DTHC) dan Slip Bukti Setoran, lakukan proses dan cetak Bukti Bank Terima (BBT)
SPO /
Collection
SPO/ OS / OM DTHC dan Slip Bukti Setoran
Bukti Bank Terima ( BBT )
1.7.3 Proses Delivery (Pengiriman Barang)
Proses rekapitulasi atas invoice-invoice ke dalam satu pengiriman/delivery dan sebagai bukti permintaan barang ke gudang. Dalam bisnis proses delivery didalamnya terdapat beberapa aktivitas pendukung sebagai berikut.
a. Delivery route
b. Vehicle, Deliveryman, Driver c. Loading capacity check d. Van stock monitoring
Tabel 1.15 Urutan Bisnis Proses Delivery Cabang PT Indomarco Adi Prima
Yang Bertanggung
jawab
No Deskripsi Singkat Yang
melakukan Input Output
1 Chief Delivery/
SPC Penerimaan dan
Pengelompokan Faktur dari
Sales Service GM/LM /OM SPL, Faktur Cash / Kredit Daftar Faktur SPL,Faktur Cash / Kredit Daftar Faktur 2 Pembuataan RKAB (Rekap
Kirim dan Ambil Barang)
Chief Delivery/ SPC GM / LM / OM SPL, Faktur Daftar Faktur RKAB Picking list
3 Pengeluaran Barang GK GK RKAB
Picking List
RKAB
Barang 4 Pencatatan Kartu Bin GK GK RKAB Kartu bin
Chief Delivery GM / LM / OM RKAB
Faktur Cash / Kredit 5 Penyerahan RKAB dan
Faktur ke Delivery / Dropper Daftar Faktur RKAB Faktur Cash / Kredit Daftar Faktur 6 Penyelesaian AfterDelivery
Proses bisnis pendukung yang ada di Cabang yaitu sebagai berikut. 1. Sistem Keuangan
2. Sistem Personalia
3. Replenishment System (Sistem Pemesanan & Pemenuhan barang ke Depo / DC / Prinsipal)
4. Transfer stok (antar Depo / Stock Point dan antar Cabang), 5. Manajemen Pengelolaan Aktiva
6. Manajemen Pengelolaan barang rusak (Bad Stock) 7. Pengawasan Internal dan Pengolahan Data.
1.8 Tantangan Bisnis
Berdasarkan data AC Nielsen pada awal tahun 2008 total jumlah outlet yang tersebar di seluruh Indonesia mencapai lebih dari 2.000.000 outlet yang terdiri dari traditional market
& modern market. Jadi untuk saat ini PT Indomarco Adi Prima baru mampu menggandeng 22 % dari potensi yang ada. Luasnya jangkauan distribusi & karakter konsumsi masyarakat yang berbeda-beda di seluruh Indonesia merupakan tantangan yang harus dihadapi Cabang-Cabang PT Indomarco Adi Prima.
Terdapat usaha terus-menerus terutama dari segmen modern market dalam pengembangan jumlah outlet yang mereka miliki. PT Indomarco Adi Prima mempunyai tuntutan yang cukup berat dalam meningkatkan kekuatan merek dari produk-produk-produk yang didistribusikan baik produk-produk grup Indofood maupun non grup melalui peran jajaran
sales force-nya.
Di balik peluang-peluang tersebut Cabang-Cabang PT Indomarco Adi Prima juga menghadapi berbagai kendala & keterbatasan baik secara internal maupun eksternal. Kendala secara internal seperti pada keterbatasan infrastruktur & fasilitas pendukung, kualitas SDM, dan kebijakan grup. Sedangkan dari eksternal diantaranya margin yang terus tergerus akibat kenaikan biaya operasional & persaingan yang makin ketat, kendala transportasi, dan promosi dari distributor pesaing yang lebih gencar & menarik.
Cabang-Cabang PT Indomarco Adi prima perlu segera merespon tantangan-tantangan bisnis diatas agar dapat terus bertahan dalam menghadapi persaingan. PT Indomarco Adi Prima perlu segera menentukan ulang strategi & kebijakan yang digunakan sesuai dengan kondisi lingkungan yang terus bergerak dinamis agar mampu mengakomodir dalam memenuhi tuntutan pelanggan dan juga harapan dari shareholder.
1.9 Isu Bisnis
PT Indofood Sukses Makmur selaku shareholder saat ini menganggap bahwa Cabang PT Indomarco Adi Prima belum mampu sepenuhnya memenuhi tuntutan yang diberikan yaitu meningkatkan kontribusi keuntungan yang dapat mempengaruhi keuntungan grup secara konsolidasi. Tuntutan PT Indofood Sukses Makmur untuk meningkatkan kontribusi keuntungan juga ditekankan pada seluruh prinsipal dalam grup Indofood.
Prinsipal mengakomodir tuntutan tersebut dengan meningkatkan harga produk. Kenaikan harga produk dikarenakan kenaikan harga pokok penjualan akibat kenaikan harga hampir di seluruh bahan baku produksi dan didorong juga oleh belum efisiennya biaya distribusi. Adanya ketidakefisienan biaya distribusi selain karena kesalahan pihak prinsipal seperti
tidak teraturnya jadwal produksi juga disebabkan Cabang PT Indomarco Adi Prima belum mampu melakukan distribusi produk prinsipal secara efektif dan efisien.
Cabang belum mempunyai ukuran yang jelas dalam menilai keberhasilannya sendiri, oleh karena itu Cabang tidak mengetahui apakah dalam mendistribusikan produk sudah sesuai dengan harapan Manajemen Kantor Pusat dan Manajemen Indofood. Tolok ukur yang sering digunakan oleh Cabang dalam mengukur performansinya yaitu kesesuaian antara AOP (Annual Operating Plan) dengan aktual realisasinya. Pengukuran pencapaian AOP hanya menyangkut hal-hal yang bersifat tangible seperti pencapaian penjualan & anggaran biaya, namun tidak mengukur dari sisi-sisi intangible seperti pengembangan SDM.
Pengukuran terhadap pencapaian AOP tersebut tidak terstruktur secara jelas dan hanya menyangkut pada target jangka pendek saja. Aspek-aspek eksternal seperti kepuasan outlet
dan prinsipal terhadap layanan yang diberikan kurang diperhatikan karena tidak terdapat pengukuran yang jelas akan hal tersebut. Cabang seringkali mengalami kesulitan dalam mengidentifikasi penyebab penurunan penjualan karena tidak terdapat kerangka yang tersedia untuk membantu mereka dalam menganalisis penyebabnya. Pengukuran dan pengawasan kinerja menjadi hal yang sangat penting bagi Cabang dalam memperbaiki kualitas layanan terhadap outlet dengan biaya yang kompetitif. Dengan pengukuran dan perbaikan kinerja yang konsisten serta benchmarking antar Cabang, maka akan membuat persaingan internal antar Cabang PT Indomarco Adi Prima menjadi lebih kompetitif.
