TRAINNING : STRATEGI DALAM FUNGSI MANAJEMEN SDM
A. Bagamana fungsi training atau pelatihan dalam konteks manajemen sumber daya manusia ?
Pelatihan dan pengembangan sering kita dengar dalam dunia kerja di perusahaan, organisasi, lembaga, atau bahkan dalam instansi pendidikan. Hal ini dapat diasumsikan bahwa pelatihan dan pengembangan sangat penting bagi tenaga kerja untuk bekerja lebih menguasai dan lebih baik terhadap pekerjaan yang dijabat atau akan dijabat kedepan. Pendidikan, pelatihan dan pengembangan sering dilakukan sebagai upaya meningkatkan kinerja para tenaga kerja yang dianggap belum mampu untuk mengemban pekerjaannya karena faktor perkembangan kebutuhan perusahaan atau organisasi. Secara deskripsi tertentu potensi para pekerja mungkin sudah memenuhi syarat administarasi pada pekerjaanya, tapi secara aktüal para pekerja harus mengikuti atau mengimbangi perkembangan perusahaan sesuai dengan tugas yang dijabat atau yang akan dijabatnya. Hal ini yang mendorong pihak perusahaan atau organisasi untuk memfasilitasi atau memiasililatori pelatihan dan pengembangan karir para tenaga kerja atau karyawan guna mendapatkan hasil kinerja yang balk, etèktif dan efisien.
menduduki jabatan baru yang tidak didukung dengan pendidikannya atau belum mampu melaksanakan tugasnya, biasanya upaya yang ditempuh adalah dengan melakukan pelatihan dan pengembangan karir. Dengan melalui pelatihan dan pengembangan, tenaga kerja akan mampu mengerjakan, meningkatkan, mengembangkan pekerjaannya. B. Apa Manfaat dari diadakannya training dalam organisasi ? Training atau pelatihan pengembangan bagi karyawan perusahaan mempunyai banyak manfaat baik bagi karyawan itu sendiri maupun bagi perusahaan. Karyawan akan semakin bertambah pengetahuannya, potensinya maupun skillnya, yang akan berimplikasi positif bagi perusahaan. Perusahaan selalu membutuhkan tenaga-tenaga yang berkompeten di bidangnya untuk meningkatkan laju laba perusahaan, sehingga rekruitmen dan pembinaan karyawan yang tepat menjadi hal penting yang harus diperhatikan. Training sebagai salah satu media untuk meningkatkan kemampuan karyawan akan menjadi alat efektif juga untuk meningkatkan laju laba perusahaan.
Banyak sekali manfaat yang dapat dieksplore dari hasil training atau pelatihan pengembangan. Berikut ini adalah ringkasan manfaat training dan pelatihan karyawan secara umum, dari sudut pandang berbagai pihak yang terlibat di dalamnya.
Manfaat training bagi perusahaan :
1. Memiliki tenaga kerja yang ahli dan terampil 2. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja 3. Meningkatkan produktivitas kerja
4. Mengurangi biaya karena waktu yang terbuang akibat kesalahan-kesalahan
5. Meningkatkan mutu hasil kerja 6. Meningkatkan sales dan profit Manfaat training bagi manajer :
1. Memiliki anak buah yang ahli dan terampil
2. Dapat mendelegasikan lebih banyak tugas dan tanggung jawab kepada bawahan
4. Tugas dan pekerjaan berjalan lancar walau anda tidak di tempat 5. Menunjang karir anda untuk memperoleh jabatan yang lebih
tinggi
Manfaat training bagi karyawan :
1. Mengurangi waktu yang digunakan untuk belajar 2. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan 3. Meningkatkan rasa percaya diri
4. Meningkatkan kepuasan kerja
C. Bagaimana Penerapan Program Trainning dalam organisasi ?
Penerapan fungsi Training melalui beberapa tahap sebagai berikut : 1. Tahapan Perencanaan Pelatihan
Analisis Kebutuhan Pelatihan (training need analysis)
TNA pada tahap pertama organisasi memerlukan fase penilaian yang ditandai dengan satu kegatan utama yaitu analsis kebutuhan pelatihan. Terdapat tiga situasi dimana organisasi diharuskan melakukan analisis tersebut : yaitu : performance problem, new system and technology serta automatic and habitual training. Situasi pertama, berkaitan dengan kinerja dimana karyawan organisasi mengalami degradasi kualitas atau kesenjangan antara unjuk kerja dengan standar kerja yang telah ditetapkan. Situasi kedua, berkaitan dengan penggunaan komputer, prosedur atau teknologi baru yang diadopsi untuk memperbaiki efesiensi operasional perusahaan. Situasi ketiga, berkaitan dengan pelatihan yang secara tradisional dilakukan berdasarkan persyaratan-persyaratan tertentu misalnya kewajiban legal seperti masalah kesehatan dan keselamatan kerja.
secara efektif sekaligus menghindari kegatan pelatihan yang tidak perlu. TNA dapat pula dipahami sebagai sebuah investigasi sistematis dan komprehensif tentang berbagai masalah dengan tujuan mengidentifikasi secara tepat beberapa dimensi persoalan, sehingga akhirnya organisasi dapat mengetahui apakah masalah tersebut memang perlu dipecahkan melalui program pelatihan atau tidak.
Analisis kebutuhan pelatihan dilakukan melalui sebuah proses tanya jawab (asking question getting answers). Pertanyaan diajukan kepada setiap karyawan dan kemudian membuat verifikasi dan dokumentasi tentang berbagai masalah dimana akhirnya kebutuhan pelatihan dapat diketahui untuk memecahkan masalah tersebut.
Masalah yang membutuhkan pelatihan selalu berkaitan dengan lack of skill or knowledge sehingga kinerja standar tidak dapat dicapai. Dengan demikian dapat disimpulkan kinerja aktual dengan kinerja situasional.
Fungsi Training Need Analysis (TNA) yaitu :
1. mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja;
2. mengumpulkan informasi tentang job content dan job context; 3. medefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang operasional;
4. melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan; 5. memberi data untuk keperluan perencanaan
Tahapan Training Need Analysis (TNA) mempunyai elemen penting yaitu :
identifikasi masalah
identifikasi kebutuhan
pengembangan standar kinerja
identifikasi peserta
pengembangan kriteria pelatihan perkiraan biaya
keuntungan
2. Pembuatan Desain Pelatihan
Desain pelatihan adalah esensi dari pelatihan, karena pada tahap ini bagaimana kita dapat menyakinkan bahwa pelatihan akan dilaksanakan. Keseluruhan tugas yang harus dilaksanakan pada tahap ini adalah :
1. mengidentifikasi sasaran pembelajaran dari program pelatihan;
2. menetapkan metode yang paling tepat;
3. menetapkan penyelenggara dan dukungan lainnya; 4. memilih dari beraneka ragam media;
5. menetapkan isi;
6. mengidentifikasi alat-alat evaluasi; 7. menyusun urut-urut pelatihan.
Selanjutnya yang tidak kalah pentingnya adalah membuat materi pelatihan yang diperlukan dan dikembangkan seperti :
1. jadwal pelatihan secara menyeluruh (estimasi waktu); 2. rencana setiap sesi;
3. materi-materi pembelajaran seperti buku tulis, buku bacaan, hand out dll;
4. alat-alat bantu pembelajaran; 5. formulir evaluasi
3. Implementasi Pelatihan
Keberhasilan implementasi program pelatihan dan pengembangan SDM tergantung pada pemilihan (selecting) program untuk memperoleh the right people under the right conditions. Training Need Analysis (TNA) dapat membantu mengidentifikasi the right people dan the right program sedangkan beberapa pertimbangan (training development) and concideration program dapat membantu dalam menciptakan the right condition
4. Evaluasi Pelatihan
Untuk memastikan keberhasilan pelatihan dapat dilakukan melalui evaluasi. Secara sistimatik manajemen pelatihan meliputi tahap perencanaan yaitu training need analysis, tahap implementasi dan tahap evaluasi. Tahap terakhir merupakan titik kritis dalam setiap kegiatan karena acap kali diabaikan sementara fungsinya sangat vital untuk memastikan bahwa pelatihan yang telah dilakukan berhasil mencapai tujuan ataukah justru sebaliknya. Tahapan evaluasi terhadap pelatihan :
Evaluasi Peserta
Evaluasi Widyaiswara
Evaluasi Kinerja Penyelenggara
D. Pihak mana saja yang terlibat dalam proses trainning
Dalam perencanaan karir bagi karyawan dalam suatu organisasi dan juga proses training atau pelatihan karyawan, tidak terlepas dari empat pihak yang terlibat. Ini biasa penulis sampaikan dalam training maupun pelatihan mengenai Career Path Planning & Management. Empat pihak ini terlibat sama pentingnya, meskipun bagian terbesar ada pada satu pihak.
Pihak pertama yang terpenting adalah karyawan itu sendiri. Peran karyawan dalam pengelolaan karir dan proses trainning adalah :
2. Mengidentifikasi tahap pengembangan karir 3. Mencari tantangan
4. Menciptakan visibilitas kinerja
Pihak kedua tentunya adalah atasan atau manajer karyawan, yang memiliki tanggungjawab dalam :
1. Sebagai coach bagi karyawan bersangkutan 2. Sebagai appraiser bagi karyawan
3. Sebagai advisor bagi karyawan
4. Sebagai referral agent bagi karyawan
Pihak ketiga adalah HR professional / Leader, yang berperan dalam : 1. Sebagai penyedia informasi training, dan program
pengembangan karyawan
2. Sebagai penyedia jasa testing seperti : Employee Value test, interest dan ketrampilan
3. Menyediakan counseling/ penyuluhan
Terakhir adalah peran organisasi atau management secara keseluruhan, dengan tanggungjawab dalam menyediakan ruang, bentuk, sarana , sumber daya yang dibutuhkan karyawan agar bisa sukses meniti karir dalam berbagai tipe entah itu professional atau managerial.
E. Kesimpulan
