PESAN BISNIS YANG BERPUSAT PADA
PENERIMA
Nama : Siti
Nurjanah
Memahami Proses Komposisi
Tugas komunikasi dalam karir, baik lisan maupun tertulis. Tugas bersifat rutin, hanya mencoret beberapa kalimat diatas kertas atau mengetik email singkat, yang lain lebih kompleks, memerlukan refleksi, riset dan persiapan dokumen.
Pesan bisnis anda harus lebih hidup, lebih mudah dibaca, lebih padat dan lebih
menarik
Tugas komunikasi dalam karir, baik lisan maupun tertulis. Tugas bersifat rutin, hanya mencoret beberapa kalimat diatas kertas atau mengetik email singkat, yang lain lebih kompleks, memerlukan refleksi, riset dan persiapan dokumen.
Pesan bisnis anda harus lebih hidup, lebih mudah dibaca, lebih padat dan lebih
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca,
dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Namun demikian, tujuan penyusunan pesan bisnis bukanlah agar penerima terpesona akan luas atau kosa kata yang baik. Pesan bisnis yang dibuat hendaknya tetap berpusat pada penerima, singkat dan memiliki tujuan yang jelas.
Sasaran dari penulisan bisnis yang efektif adalah menyatakan gagasan anda dan bukan untuk mengesankan penerima.
Walaupun komunikator menolak proses komposisi terstruktur
Proses komposisi ini dipandang sebagai tujuh langkah terpisah yang masuk dalam kategori sederhana atau tahap :
Proses komposisi ini dipandang sebagai tujuh langkah terpisah yang masuk dalam kategori sederhana atau tahap :
1. Perencanaan
perencanaan langkah pertama dalam penulisan bisnis yang sukses. Dalam fase ini, anda memikirkan tentang dasar-dasar pesan anda, alasan berkomunikasi dan siapa penerimanya. Tiga tahap perencanaan adalah :
a. Menetapkan tujuan
b.Menganalisis penerima dan menyesuaikan pesan
2. Mengorganisasi dan menyusun
setelah perencanaan yaitu mengorganisasi gagasan
anda dan mulai menyusun naskah pertama,
menyajikan pemikiran anda dalam kata-kata,
menciptakan kalimat dan paragraf dan memilih
ilustrasi serta rinciam untuk mendukung gagasan
pokok anda.
Tahap ini meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu
:
a. Mengorganisasikan pesan anda
b. Menyususn pesan anda
2. Mengorganisasi dan menyusun
setelah perencanaan yaitu mengorganisasi gagasan
anda dan mulai menyusun naskah pertama,
menyajikan pemikiran anda dalam kata-kata,
menciptakan kalimat dan paragraf dan memilih
ilustrasi serta rinciam untuk mendukung gagasan
pokok anda.
Tahap ini meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu
:
a. Mengorganisasikan pesan anda
3. Revisi pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas format penulisan, tanda baca, dan tata bahasa.
Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah:
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas format penulisan, tanda baca, dan tata bahasa.
Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah:
a. Menyunting pesan b. Menulis ulang
Ketika merencanakan bisnis, pikirkan mengenai tujuan
anda. Mengetahui pesan akan membuat keputusan
penting, misal : jika mengetahui tujuan, anda akan
memasukan informasi yang perlu untuk mencapai
sasaran anda. Memerlukan tujuan yang jelas adalah
untuk memutuskan apakah mau melanjutkannya.
Ketika merencanakan bisnis, pikirkan mengenai tujuan
anda. Mengetahui pesan akan membuat keputusan
penting, misal : jika mengetahui tujuan, anda akan
memasukan informasi yang perlu untuk mencapai
sasaran anda. Memerlukan tujuan yang jelas adalah
untuk memutuskan apakah mau melanjutkannya.
Tujuan Umum Pesan Bisnis
Tujuan Umum Pesan Bisnis
Pesan bisnis mempunyai tujuan
utama :
1. memberi informasi (informming)
2. membujuk atau persuasi (persuading)
3. melakukan kerjasama atau kolaborasi (collaborating).
Pesan bisnis hendaknya realistis dan tidak bertentangan dengan tujuan
perusahaan.
Jika hanya bertujuan memberikan informasi maka diperlukan sedikit saja partisipasi komunikan, dan kendala pesan
sepenuhnya berada pada komunikator.
Pesan yang persuasif memerlukan partisipasi komunikan dan interaksi yang lebih tinggi serta pengendalian pesan tidak sepenuhnya pad komunikator.
Pesan bertujuan menjalin kerjasama diperlukan partisipasi maksimum dari komunikan dan kendali komunikator
Cara Menguji Tujuan Anda:
Sebelum memutuskan untuk meneruskan pesan ajukan diri sendiri beberapa pertanyaan sbb :
1. Apakh Tujuannya realistis 2. Apakah waktunya tepat
3. Apakah anda orang yang tepat menyampaikan pesan
2. MENGANALISA PIHAK PENERIMA &
MENERIMA PESAN
2. MENGANALISA PIHAK PENERIMA &
MENERIMA PESAN
Cobalah mempelajari baiknaik penerima yang anda tuju. Siapa mereka? Bagaimana sikap mereka? Apa yang perlu mereka ketahui? Dan mengepa mereka harus memperhatikan? Jawaban tersebut akan menetapkan suatu mengenai materi yang akan anda cakup dan anda mencakupnya.
(1) Mengembangkan Profil Pihak Penerima
Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal biasanya relative lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal yang pada umumnya dapat diperkirakan. Contoh audiens yang sudah dikenal : atasan, rekan sekerja, pelanggan lama, dan pemasok lama.
Sebaliknya jika penerima terdiri dari orang yang tidak dikenal maka perlu melakukan penelitian untuk mengenal mereka sebelum memberikan informasi yang mereka perlukan, memnuhi harapan mereka, atau mengantisipasi harapan mereka.
Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal biasanya relative lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal yang pada umumnya dapat diperkirakan. Contoh audiens yang sudah dikenal : atasan, rekan sekerja, pelanggan lama, dan pemasok lama.
Sebaliknya jika penerima terdiri dari orang yang tidak dikenal maka perlu melakukan penelitian untuk mengenal mereka sebelum memberikan informasi yang mereka perlukan, memnuhi harapan mereka, atau mengantisipasi harapan mereka.
a. Mengenali Penerima Primer
Beberapa orang yang menerima pesan anda cobalah mengenali orang
terpenting untuk tujuan anda. a. Mengenali Penerima Primer
Beberapa orang yang menerima pesan anda cobalah mengenali orang
b. Menetapkan Jumlah dan Komposisi Audiens
Jumlah penerima juga mempengaruhi pesan bisnis. Jika menulis laporan untuk didistribusikan secara luas anda mungkin mememilih gaya, organisasi dan format lebih formal dibanding menulis laporan hanya tiga atau empat bagian anda sendiri.
jika pihak penerima terdiri dengan latar belakang budaya, pendidikan, status dan sikap berbeda, kemungkinan reaksi mereka berbeda terhadap pesan yang sama.
jadi ketika anda menyusun pesan carilah minat dan persamaan sifat yang mengikat semua anggota penerima dan menyertakan bukti bidang yang menarik bagi setiap orang.
b. Menetapkan Jumlah dan Komposisi Audiens
Jumlah penerima juga mempengaruhi pesan bisnis. Jika menulis laporan untuk didistribusikan secara luas anda mungkin mememilih gaya, organisasi dan format lebih formal dibanding menulis laporan hanya tiga atau empat bagian anda sendiri.
jika pihak penerima terdiri dengan latar belakang budaya, pendidikan, status dan sikap berbeda, kemungkinan reaksi mereka berbeda terhadap pesan yang sama.
Cara cepat membantu anda mengingat berapa hal yang anda perlu ketahui mengenai penerima bila ingin menyampaikan pesan disesuaikanyang merupakan tuntutan penerima :
Analize : Siapa pihak penerima pesan?
Understand : Bagaimana pengetahuan penerima mengenai
subjek?
Demographics : Berapa umur, Jenis kelamin, Pendidikan penerima? Interest : Apa yang menarik perhatian penerima?
Environment : Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan? Needs : Informasi apa yang diperlukan penerima?
c. Ukur Tingkat Pemahaman Audiens
Jika penerima memiliki latar belakang yang sama dengam pengirim, maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang sama terhadap suatu pesan. Dalam keadan demikian, pengirim tidak perlu melakukan usaha – usaha tertentu untuk memberikan pemahaman kepada penerima. Namun apabila penerima memiliki latar belakang yang berbeda, maka pengirim memiliki latar belakang yang berbeda, maka pengirim harus siap untuk memberikan penjelasan-penjelasan tanpa rasa bosan agar tidak terjadi kekeliruan interpretasi.
c. Ukur Tingkat Pemahaman Audiens
d. Reaksi Dilakukan Penerima
Jeff Hagan, Kunci utama untuk komunikasi yang efektif adalah menetapkan kebutuhan informasi pembaca anda dan kemudian menanggapinya. Pesan yang baik menjawab semua pertanyaan penerima.
a. Temukan apa yang ingin diketahui oleh penerima.
umumya informasi yang dibutuhkan penerima sudah jelas. Memastikan permintaan yang tidak jelas dengan menyatakan istilah yang spesifik. b. Mengantisipasi pertanyaan yang tidak ditanyakan
coba memikirkan kebituhan informasi yang mungkin tidak disadari oleh penerima. Memberikan sedikit informasi berarti banyak bagi penerima.
e. Berkominikasi secara etis
komunikasi melanggar etika selalu berlebihlebihan, pesan menjadi tidak etis hanya karna informasi yang dihilangkan. Tentu saja dengan alasan hukum dan bisnis yang tepat, pesan tidak mungkin berisi rincian segala hal. Ingat bahwa lengkap adalah istilah yang relatif. f. Tekanan gagasan yang paling menarik bagi penerima
ketika memutuskan menanggapi kebutuhan informasi penerima, ingat beberapa gagasan pokok akan lebih menarik dan penting dibandingkan yang lain. Misal: meringkas percakapan dengan pelanggan tertua dan terbaik perusahaan.
tekanan yang anda berikan pada setiap gagasan pokok percakapan tergantung pada perhatian penerima.
e. Berkominikasi secara etis
komunikasi melanggar etika selalu berlebihlebihan, pesan menjadi tidak etis hanya karna informasi yang dihilangkan. Tentu saja dengan alasan hukum dan bisnis yang tepat, pesan tidak mungkin berisi rincian segala hal. Ingat bahwa lengkap adalah istilah yang relatif. f. Tekanan gagasan yang paling menarik bagi penerima
ketika memutuskan menanggapi kebutuhan informasi penerima, ingat beberapa gagasan pokok akan lebih menarik dan penting dibandingkan yang lain. Misal: meringkas percakapan dengan pelanggan tertua dan terbaik perusahaan.
C. Berikan semua informasi yang dibutuhkan
setelah menentukan kebutuhan penerima, pastikan memuaskan kebutuhan ini dengan lengkap. Cara menguji kelengkapan pesan adalah dengan pendekatan jurnalitik. Periksa apakah pesan anda menjawab siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana.
d. Pastikan informasinya aktual
dalam bisnis, punya tugas khusus memeriksa ketepatan informasi sebelum membuat komitmen tertulis terutama pada pihak luar perusahaan.
organisasi secara hukum terikat terikat janji yang dibuat jadi pastikan perusahaan dapat menindaklanjuti.
meminimalkan kesalahan dengan mencoba bertindak akurat dan memeriksa ulang segala yang anda tulis dan katakan
C. Berikan semua informasi yang dibutuhkan
setelah menentukan kebutuhan penerima, pastikan memuaskan kebutuhan ini dengan lengkap. Cara menguji kelengkapan pesan adalah dengan pendekatan jurnalitik. Periksa apakah pesan anda menjawab siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana.
d. Pastikan informasinya aktual
dalam bisnis, punya tugas khusus memeriksa ketepatan informasi sebelum membuat komitmen tertulis terutama pada pihak luar perusahaan.
organisasi secara hukum terikat terikat janji yang dibuat jadi pastikan perusahaan dapat menindaklanjuti.
Pesan persuasif dimaksudkan memotivasi pihak penerima
untuk mengubah keyakinan / tingkah laku mereka.
Masalahnya adalah orang menolak gagasan bertentangan
dengan keyakinan dan kebiasaan yang sudah ada.
Ingat bahwa banyak pesan bisnis ditunjukan kepada
orang yang melakukan kegiatan bisnispelanggan,
pemasok dan rekan kerja dan bahwa harihari mereka
diisi
gangguan.
Jadi,
usahakan
pesan
anda
menyenangkan mereka, coba membuat pesan singkat.
Pesan persuasif dimaksudkan memotivasi pihak penerima
untuk mengubah keyakinan / tingkah laku mereka.
Masalahnya adalah orang menolak gagasan bertentangan
dengan keyakinan dan kebiasaan yang sudah ada.
Langkah pertama kearah pembina hubungan baik
dengan penerima adalah memikirkan siapa anda
dan siapa mereka. Apakah anda berdua teman
lama punya minnat sama, atau sama sekali tidak
mengenalnya? Apakah anda punya status,
pengalaman, pendidikan sama jelas atau tidak?
Jawaban tersebut menentukan hubungan anda
dengan penerima sehingga dapat memberikan
kesan yang tepat. Apabila anda mencoba menjadi
diri anda sendiri anda terkesan jujur.
(4). Membina hubungan baik dengan pihak
a. Gunakan Sikap “anda”
setelah memikirkan jenis hubungan anda, cobalah menempatkan diri anda pada posisi mereka.
dengan pendekatan yang berpusat pada penerima anda mencoba melihat subyek lewat mata penerima. Kemudian dapat memproyeksikan pendekatan dalam pesan anda dengan menggunakan sikap “anda” artinya dengan berbicara dan menulis dalam arti keinginan, minat, harapan, dan pilihan dari pihak penerim
a. Gunakan Sikap “anda”
setelah memikirkan jenis hubungan anda, cobalah menempatkan diri anda pada posisi mereka.
b. Tekankan Hal Positif
cara lain membina hubungan baik dengan penerima adalah menekankan sisi positif dari pesan anda. Fokuslah pada hal-hal yang cemerlang, bukan pada awan gelap. Tekankan pada apa yang terjadi bukan pada apa yang tidak / tidak akan terjadi. Apabila melontarkan kritik jangan menonjolkan kesalahan orang lain. Hindari merujuk pada kegagalan, masalah atau kekurangan. Cobalah menyatakan pesan anda tanpa menggunakan kata-kata yang dapat melukai / menyerang penerima.
c. Memupuk Kredibilitas
d. Bersikap Sopan
merupakan cara lain memperoleh
penghargaan dari pihak penerima. Dengan menghargai pihak penerima anda
menunjukan perhatian pada kebutuhan dan perasaan mereka. Anda mengekpresikan diri dengan kebaikan dan kebijaksanaan.
e. Gunakan bahasa yang tidak bias bahasa yang tidak bias menghindari
kekonyolan tidak etis dan memalukan dalam bahasa yang berkaitan dengan jenis kelamin, suku, usia dan cacat tubuh.
d. Bersikap Sopan
merupakan cara lain memperoleh
penghargaan dari pihak penerima. Dengan menghargai pihak penerima anda
menunjukan perhatian pada kebutuhan dan perasaan mereka. Anda mengekpresikan diri dengan kebaikan dan kebijaksanaan.
e. Gunakan bahasa yang tidak bias bahasa yang tidak bias menghindari
f. Proyeksikan Citra Perusahaan
Pemilihan saluran dan medium dapat membuat perbedaan antara
komunikasi yang efektif dan tidak efektif , bahkan pilihan anda akan menentukan gaya, nada dan komposisi pesan.
Memilih saluran pesan (lisan / tertulis) dan medium ( percakapan
telepon, email, fax, pita, video, laporan tertulis).
Ketika memilih medium ingat, bahwa medium punya keterbatasan
menyaring sebagai pesan. Misal selebaran dan papan buletin yang tidak efektif untuk komunikasi komplek tetapi baik untuk pesan sederhana. Waktu adalah faktor yang anda pertimbangkan dalam memilih medium.
Disamping formalitas, kerahasiaan, umpan balik, kerumitan, waktu dan
biaya anda perlu pertimbangkan saluran komunikasi yang diharapkan penerima.
3. MEMILIH SALURAN DAN MEDIUM YANG
