Revitalisasi Sistem Administrasi Jurusan Manajemen

(1)

817

Wayan Cipta

a

_{, Fridayana Yudiaatmaja}

b

a,b _{Undiksha, Jl Udayana 11, Singaraja, Indonesia}

([email protected])

ABSTRAK

Jurusan Manajemen saat ini berupaya melakukan inovasi dan perbaikan administrasi diawali melalui penelitian. Penelitian mengenai revitalisasi administrasi dilakukan dalam upayanya melakukan perbaikan administrasi di Jurusan Manajemen Undiksha. Penelitian ini merupakan penelitian pengembangan karena pada prinsipnya penelitian ini berupaya untuk mengembangkan sistem administrasi dengan sebelumnya mendeskripsikan konten apa saja yang perlu direvitalisasi di Jurusan Manajemen. Hasil penelitian ini adalah desain aplikasi administrasi yang selanjutnya dikembangkan menjadi prototipe produk dalam bentuk sistem administrasi dokumen menggunakan web-based technology dengan bahasa JAVA. Dalam pengembangan produk sistem administrasi tersebut dilakukan tahapan riset dengan menggunakan waterfall model yang mencakup: (1) analisis kebutuhan (requirement analysis), (2) desain produk (product design), (3) pengembangkan produk (product development), (4) melakukan uji coba produk (product testing), dan (5) pemeliharaan produk sistem administrasi (maintenance).

Kata kunci:, Sistem Administrasi, Sistem Informasi, JAVA

PENDAHULUAN

Berdirinya Jurusan

Manajemen tidak terlepas dari adanya

keinginan berbagai pihak untuk

memunculkan jurusan baru di

Lembaga Universitas Pendidikan

Ganesha pada umumnya dan di

Fakultas Ilmu Sosial pada

khususnya. Jurusan Manajemen

berdiri pada tanggal 25 Juni 2009

dengan adanya Surat Keputusan

Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi

No. 1036/D/T/2009. Pada saat

berdiri, Jurusan Manajemen berdiri di

bawah naungan Fakultas Ilmu Sosial.

Semenjak dibentuknya Fakultas

Ekonomi (FE), Jurusan Manajemen

menjadi bagian dari Fakultas

Ekonomi.

Beberapa kebijakan jurusan

lebih mengedepankan pada inisiatif

dan kreasi dari civitas academica

jurusan di bawah koordinasi Ketua

Jurusan melalui kegiatan rutin

maupun insidental, sehingga dalam

pelaksanaannya lebih bersifat bottom

up. Iklim kepemimpinan Jurusan S1

Manajemen diarahkan untuk

memenuhi kriteria tata kelola

lembaga yang baik dengan

(2)

Cipta dan Yudiatmaja – Reitalisasi Sistem Administrasi Jurusan...

818

akuntabilitas, transparansi, serta

partisipasi. Dalam pengambilan

kebijakan, Ketua Jurusan selalu

meminta masukan dan menyerap

aspirasi dari kalangan civitas

academica sebagai cerminan

demokrasi, khususnya kebijakan

yang mengikat ke dalam seperti

dalam pengembangan dan

peningkatan kualitas sumber daya

jurusan, hubungan dengan

mahasiswa, pengembangan dan

perluasan kurikulum dan

aktivitas-aktivitas rutin jurusan, baik yang

menyangkut aspek akademis maupun

kelembagaan. Dalam hal perencanaan

dan pengembangan program secara

rutin setiap tahun dibahas dalam

rapat kerja (raker) baik raker di

tingkat Fakultas maupun raker di

tingkat Universitas. Bidang program

peningkatan kurikulum dan

pembelajaran, diarahkan untuk

memenuhi kebutuhan pasar tenaga

kerja tentang mutu lulusan yang

dihasilkan tanpa mengabaikan

kerangka keilmuan ekonomi dan

teori-teori pembelajaran. Untuk itu

secara berkala Jurusan Manajemen

mengirimkan staf pengajarnya untuk

mendapatkan pendidikan dan

pelatihan pada program-program

terkait. Program-program itu meliputi

; pelatihan penyusunan Satuan Acara

Perkuliahan, Silabus, penyusunan

handout dan Buku Ajar, seminar

kurikulum, maupun

pelatihan-pelatihan terkait lainnya.

Sistem peningkatan dan

pengendalian mutu di Jurusan

Manajemen dimulai dari tahap

rekrutmen, pengkajian kurikulum,

proses belajar mengajar, output,

monitoring dan pasca proses. Pada

tahap rekrutmen (dosen, pegawai dan

mahasiswa) dilakukan melalui sistem

seleksi yang ketat dan dibawah

koordinasi Universitas. Sebagai

landasan pengembangan jurusan

Manajemen senantiasa melakukan

evaluasi internal secara berkala dan

berkelanjutan. Pelaksanaan evaluasi

internal ini melibatkan seluruh staf

dosen yang pengaturan

penugasannya dilakukan oleh ketua

jurusan. Evaluasi internal dilakukan

terhadap aspek-aspek program

akademik yang meliputi: pendidikan,

penelitian, pengabdian pada

masyarakat dan program jaminan

mutu serta sumber daya manusia,

fasilitas fisik, data dan informasi.

Evaluasi internal dilakukan untuk

mengetahui kekuatan dan kelemahan

jurusan Manajemen dan untuk

mengetahui apakah program tersebut

di atas telah dilaksanakan sesuai

dengan rencana yang telah ditetapkan

dan juga sebagai dasar untuk

pengembangan program selanjutnya.

Proses pembelajaran

(3)

819 pada penguasaan kompetensi bidang

Manajemen. Adapun usaha yang

telah dilakukan adalah untuk

perkuliahan diupayakan pemberian

kasus-kasus yang berkaitan dengan

Manajemen, pemberian tugas juga

ada yang mengarah menciptakan

daya kreatif mahasiswa misalnya

dengan membuat paper atau proposal

yang berkaitan dengan materi yang

diajarkan. Upaya untuk

pengembangan kompetensi juga

dilakukan melalui kegiatan rutin

jurusan seperti seminar jurusan yang

mengetengahkan topik-topik yang

berkaitan dengan enterprenuership,

mendatangkan tenaga professional,

memberikan pembekalan etika kerja,

maupun pembekalan studi kelayakan

bisnis.

Jurusan Manajemen saat ini

berupaya melakukan inovasi dan

perbaikan administrasi jurusan yang

diawali melalui penelitian. Upaya

perbaikan kualitas pendidikan secara

substantif dapat dilakukan melalui

program perbaikan input dan proses.

Perbaikan input di dalamnya

mencakup program perbaikan

kualitas masukan peserta didik,

perbaikan kurikulum, peningkatan

kualifikasi profesionalisme pendidik

dan tenaga kependidikan, penyediaan

fasilitas pendidikan dan belajar,

penyediaan lingkungan pendidikan

yang kondusif, dan yang sejenis.

Sedangkan perbaikan proses di

dalamnya mencakup program

perbaikan manajemen

penyelenggaraan pendidikan,

perbaikan proses pembelajaran di

kampus, perbaikan sistem evaluasi

keberhasilan program pendidikan,

dan berbagai program lain yang

sejenis.

Penelitian revitalisasi sistem

administrasi dikembangkan untuk

memfasilitasi dosen di Jurusan

Manajamen dalam upayanya

melakukan pengelolaan administrasi

jurusan di lingkungan Fakultas

Ekonomi Universitas Pendidikan

Ganesha. Melalui penelitian

diharapkan dapat mengembangkan

berbagai gagasan konstruktif untuk

peningkatan kualitas pengelolaan

administrasi pembelajaran yang

berbasiskan riset.

METODE

Penelitian ini merupakan

penelitian pengembangan karena

pada prinsipnya penelitian ini

berupaya untuk mengembangkan

secara mendalam sistem administrasi

yang perlu direvitalisasi di Jurusan

Manajemen sehingga dapat

meningkatkan kualitas administrasi

maupun mempermudah proses

administrasi baik untuk kenaikan

pangkat setiap dosen yang ada di

(4)

820

kepentingan akreditasi jurusan serta

kepentingan lainnya.

Dalam pengembangan produk

sistem administrasi dilakukan

tahapan riset dengan menggunakan

waterfall model seperti pada Gambar

1 yang mencakup: (1) analisis

kebutuhan (requirement analysis), (2)

desain produk (product design), (3)

pengembangkan produk (product

development), (4) melakukan uji coba

produk (product testing), dan (5)

pemeliharaan produk sistem

administrasi (maintenance).

Pada fase analisis kebutuhan,

data yang diperoleh kemudian

dianalisis menggunakan

langkah-langkah penelitian kualitatif, yaitu:

melakukan reduksi data, display

data, dan membuat verifikasi serta

kesimpulan. Reduksi data mencakup

kegiatan menghilangkan data yang

tidak relevan dengan tujuan

penelitian. Data kemudian diringkas,

disusun lebih sistematis, serta

dimunculkan pokok-pokok yang

penting. Rangkuman dari data yang

ada kemudian ditampilkan (display)

untuk dapat melihat gambaran

keseluruhan dari data yang ada. Pada

akhirnya dibuat kesimpulan dari data

yang ada untuk menentukan konten

administrasi apa saja yang bisa

diimplementasikan ke dalam sistem

administrasi Jurusan Manajemen.

Pada fase product design akan dibuat

rancangan aplikasi berbasis web

dengan pertimbngan bahwa pada

aplikasi berbasis web proses instalasi

dan maintenance dapat dilakukan

dengan lebih mudah. Selanjutnya

aplikasi akan dibuat dengan

menggunakan bahasa pemrograman

JAVA dan diuji coba modul per

modul. Bila aplikasi telah memenuhi

kriteria yang diinginkan, maka

langkah selanjutnya adalah

menempatkan aplikasi tersebut ke

web server. Bila aplikasi sudah

ditempatkan di web server, maka

tahap selanjutnya adalah tahap

maintenance atau pemeliharaan

aplikasi.

Gambar 1. Waterfall Model

HASIL DAN PEMBAHASAN

Sistem administrasi ini adalah

aplikasi yang berbasis web. User

interface yang digunakan adalah

Browser, misalnya Google Chrome,

Internet Explorer, Firefox, Safari, atau

Opera. Client browser melakukan

(5)

821 informasi ke server menggunakan

protokol HTTP. Aplikasi di server

yang mengelola permintaan dari client

adalah Apache-Tomcat versi 7.0.22.

Framework yang digunakan untuk

menangani secara spesifik

permintaan client adalah Tapestry

5.2.5. Bahasa pemrograman yang

digunakan pada framework tersebut

adalah bahasa JAVA. Apabila suatu

request memerlukan akses informasi

ke database, maka request tersebut

akan dibantu penanganannya

menggunakan Hibernate Tools 3.4.0.

Akses ke database bisa dalam bentuk

penambahan (add), pengurangan

(delete), atau perbaharuan (update)

informasi. Database yang digunakan

disini adalah MySQL versi 5.0.51.

Sedangkan bila request tersebut

memerlukan luaran dalam bentuk

pdf, maka permintaan atau request

tersebut akan ditangani oleh Itext

5.1.3.

Gambar 2. Arsitektur Sistem

Graphical User Interface

Admin di jurusan atau dosen,

akan melihat halaman Login terlebih

dahulu sebelum menuju menu

utama. Pada halaman Login

pengguna diminta untuk

memasukkan username, password

dan melakukan konfirmasi bahwa

yang melakukan koneksi ke server

adalah human atau bukan robot.

Pengecekan terhadap human atau

bukan robot dilakukan agar server

bisa memproteksi dirinya dari

aktivitas yang bisa menuruunkan

kinerja server atau bahkan membut

sistem menjadi down.

Setelah login berhasil, pengguna

akan diteruskan ke halaman menu

utama. Pada halaman menu utama,

pengguna bisa melihat fasilitas yang

CLIENTS SERVER

WEB BROWSERS APACHE-TOMCAT 7.0.22

(6)

822

disediakan yaitu, (1) Profil Pengguna,

yang digunakan untuk melihat dan

memperbaharui data pengguna; (2)

Daftar Pengguna, yang digunakan

untuk menambahkan dan

memperbaharui data keseluruhan

pengguna aplikasi; (3) Jenis SK, disini

pengguna bisa mendefinisikan jenis

SK apakah SK tersebut ditetapkan

oleh dekan atau rektor atau pimpinan

lainnya; (4) Tahun Ajaran, bagian ini

digunakan untuk membuat master

data tahun ajaran yang digunakan

oleh sistem; (5) SK Pengampu Mata

Kuliah, pada bagian ini digunakan

untuk mengelola dokumen SK

mengajar dosen-dosen; (6) SK

Pembimbing Akademik (PA), bagian

ini dugunakan untuk mengelola

dokumen PA yang biasanya akan

ditambahkan pada semester GASAL

setiap tahun; (7) SK Membimbing,

digunakan untuk mengelola SK

membimbing skripsi / tugas akhir; (8)

SK Menguji, digunakan untuk

mengelola SK menguji skripsi/tugas

akhir; (9) Dokumen Lainnya,

digunakan untuk mengelola SK atau

dokumen lain yang dimiliki oleh

dosen-dosen (misalnya sertifikat

mengikuti seminar, SK Panitia suatu

kegiatan, dan lain sebagainya).

(7)

823

Gambar 4. Tampilan Daftar Pengguna

Gambar 5. Tampilan SK Pengampu Mata Kuliah

SIMPULAN DAN SARAN

Dari hasil penelitian ini, dapat

diambil simpulan atas sebagai

berikut.

1. Sistem administrasi yang

diperlukan jurusan dalam menunjang

operasional adalah sistem

administrasi dokumen seperti SK

pengampu mata kuliah, sk

pembimbing akademik, sk

membimbing, sk menguji dan

dokumen lainnya untuk keperluan

akreditasi, kenaikan pangkat, serta

keperluan lain dari setiap dosen yang

ada di jurusan.

2. Sistem administrasi

dokumen yang telah dirancang dapat

(8)

824

menemukan dokumen-dokumen yang

diinginkan oleh pengguna dengan

hanya memasukkan keywords dalam

pencarian dikumen.

3. Untuk mempermudah

implementasi, maka sistem

administrasi dokumen tersebut

dirancang dengan menggunakan

web-based technology dan di coding

dengan bahasa JAVA.

Berdasarkan simpulan di atas,

maka dapat diberikan beberapa saran

seperti berikut.

(1) Bagi peneliti, sistem ini

masih bisa dikembangkan untuk

mengakomodir keperluan lain di

jurusan.

(2) Bagi pemangku kebijakan,

hasil penelitian ini bisa

diimplementasikan pada semua

jurusan yang ada. Sehingga setiap

jurusan dapat mengelola

dokumennya masing-masing untuk

menunjang kelancaran operasional

jurusan, fakultas, maupun institusi.

DAFTAR PUSTAKA

Gaddis, T., dan Muganda, G. 2007.

Starting out with Java: From

Control Structures Through

Data Structures. Boston:

Pearson Education, Inc.

Hubbard, J.R. 2007. Data Structures

With Java. New York:

McGraw-Hill Companies, Inc.

Lewis, J., dan Loftus, W. 2004. Java

Software Solutions:

foundations of program design.

Boston: Pearson Education,

Inc.

Simarmata, J. 2007. Perancangan

Basis Data. Yogyakarta: Andi