Untuk Meningkatkan Kualitas Layanan
di Jurusan Akuntansi Program Diploma III
I Gusti Ayu Purnamawati
Universitas Pendidikan Ganesha, Singaraja, Indonesia *(igapurnamawati2gmail.com)
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan: untuk mengetahui Pengembangan Sistem Administrasi Untuk Meningkatkan Kualitas Layanan di Jurusan Akuntansi Program Diploma III. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian research and development. Pengumpulan data dilakukan melalui studi pustaka, observasi dan wawancara. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah mengikuti prosedur analisis data kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengembangan Sistem Informasi Akademik Universitas terhadap pengelolaan administrasi di tingkat jurusan sudah tersinergi. Sistem administrasi jurusan berbasis komputer menggunakan local host XAMPP v3.2.1. Sistem administrasi berbasis komputer terbukti dapat memberikan kemudahan bagi pengelola jurusan dalam efektivitas dan efisiensi waktu, data tersimpan dengan aman.
Kata kunci:Sistem, Administrasi, layanan
PENDAHULUAN
Dunia pendidikan Nasional
dari tahun ke tahun terus
mengalami perkembangan. Salah
satu faktor penyebabnya karena
adanya kesadaran dari masyarakat
akan pentingnya pendidikan untuk
generasi penerusnya. Semua itu
terbukti dengan meningkatnya
jumlah lembaga pendidikan di
berbagai daerah dan menurunnya
jumlah angka putus sekolah.
Perguruan Tinggi saat ini
selalu dituntut agar mampu
memenuhi kebutuhan mahasiswa,
mampu meningkatkan kualitas
melalui evaluasi didalam perguruan
tinggi itu sendiri. Sebuah evaluasi
merupakan suatu langkah dalam
memperbaiki kualitas perguruan
tinggi di Indonesia. Perbaikan ini
seharusnya dilakukan dengan
menyeluruh terhadap berbagai
unsur yang terkait didalamnya.
Demi mencapai keberhasilan
dalam bidang pendidikan, para
pengelola di perguruan tinggi
seperti pimpinan, dosen, dan
pegawai harus memperhatikan
kepuasan mahasiswa sebagai
pengguna jasa. Kepuasan
mahasiswa dan segenap unsur
tersebut harus menjadi landasan
dari sebuah keputusan
manajemen, sehingga perguruan
tinggi harus menjadikan
peningkatan kepuasan mahasiswa
sebagai suatu sasaran yang utama.
Suatu Perkantoran
dimanapun selalu bersangkutan
dengan aktifitas informasi, baik
dari segi data yang masuk
kemudian dilanjutkan pada
pemrosesan data informasi hingga
penginformasian data yang telah
diolah. Informasi dalam
perkantoran merupakan informasi
yang selalu bisa digunakan oleh
pelaku atau personel yang
beraktifitas didalam kantor
tersebut ataupun berupa informasi
yang sifatnya untuk umum.
Dengan bebagai macam jenis
maupun tingkat pentingnya suatu
informasi yang harus disampaikan
antara sumber-sumber informasi
dengan penerima informasi, maka
perlu adaya pengaturan sistem
didalam pengelolaan informasi
tersebut, yang biasa disebut
sebagai Sistem Informasi
Manajemen Perkantoran.
Teknologi informasi
merupakan teknologi pengolahan
dan penyebaran data
menggunakan perangkat keras
(hardware) dan perangkat lunak (software), komputer, komunikasi, dan elektronik digital. Teknologi
informasi telah menjadi fasilitas
utama bagi kegiatan berbagai
sektor kehidupan dimana
perubahan – perubahan yang
mendasar pada struktur operasi
dan manajemen organisasi,
pendidikan, transportasi,
kesehatan dan penelitian.
Berdasarkan pemaparan diatas
maka dirasa perlu untuk mengkaji
lebih dalam mengenai
Pengembangan teknologi informasi
dalam administrasi perkantoran di
jurusan Diploma III Akuntansi
Undiksha. Komputer mikro sangat
membantu dalam hal pelaksanaan
pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa
tumpukan kertas dan disimpan di
gedung arsip, sekarang arsip dapat
disimpan di dalam CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan
arsip sekarang beralih kepada
penyimpanan dan pemeliharaan
yang memerlukan tempat jauh
lebih sedikit dari pada gudang arsip
dalam bentuk kertas. Di kantor
yang sudah maju, penyimpanan
arsip telah dilaksanakan dengan
menggunakan komputer tersendiri
yang menggunakan “Jaringan Area
Lokal” (Local Area Network-LAN).
Komputer terdiri dari komputer
pusat yang mempunyai harddisk
dengan daya tampung yang sangat
besar. Komputer ini dihubungkan
dengan komputer-komputer lain di
masing-masing unit organisasi.
Cara kerjanya yaitu apabila unit
organisasi memerlukan
data/informasi, melalui komputer
yang dimilikinya ia minta ke
komputer pusat. Oleh komputer
pusat data dikirim ke memory
komputer unit, yang selanjutnya
data tersebut digunakan oleh unit
organisasi yang bersangkutan
(di-print, diperbanyak atau hanya cukup dibaca saja).
Perkataan administrasi
berasal dari bahasa latin yaitu
“administrare”. Dalam bahasa Inggris perkataan administrasi itu
adalah administration, yang dalam bahasa Indonesia mengandung arti
melayani, memenuhi, mengatur,
menyelenggarakan, suatu usaha
atau suatu organisasi/lembaga
dalam mencapai tujuannya secara
intensif. Administrasi dapat
untuk mendayagunakan semua
sumber baik personil maupun
meteril secara efektif dan efisien
untuk mencapai tujuan tertentu.
Jadi administrasi
komputerisasi adalah usaha untuk
mendayagunakan semua sumber
daya berupa personil maupun
materil untuk penyelengaraan
suatu tujuan tertentu dengan
bantuan perangkat/mesin yang
disebut dengan komputer, guna
mempercepat, mempermudah dan
penghematan biaya dan waktu.
Menurut pendapat Sutabri
(2004:4-5) terdapat sepuluh alasan
yang kuat mengapa komputer
mempunyai dampak yang besar
dibandingkan dengan cara manual
: a) Komputer dapat menyimpan
dan menjalankan program yang
tadinya hanya dapat dikerjakan
oleh seorang pakar. b) Data dapat
langsung diberikan ke komputer
pada saat transaksi berlangsung
dan langsung diproses secara
otomatis untuk bagian-bagian yang
sesuai. c) Data dapat dipakai
bersama. d) Data lama dan data
baru selalu tersedia untuk
kepentingan manajemen. e)
Dokumen tercetak dapat
diterbitkan seketika untuk jumlah
terbatas dengan biaya yang lebih
ringan. f) Komputer dapat
mempercepat tugas-tugas
pengolahan data yang
berulang-ulang dan membosankan seperti
perhitungan dan pengurutan. g)
Komputer sangat dapat
diandalkan, sangat kecil sekali
ralat yang disebabkan oleh mesin
dan produktivitas secara
keseluruhan dapat ditingkatkan
Berdasarkan latar belakang
diatas, maka yang menjadi tujuan
penelitian ini untuk mengetahui
tentang pelayanan terhadap
mahasiswa dan dosen terkait
dengan penerapan teknologi
informasi pada pengelolaan
administrasi di Jurusan Diploma III
Akuntansi FE Undiksha. Untuk
mengetahui pengembangan
teknologi informasi dalam
pengelolaan administrasi bagi
mahasiswa dan dosen di Jurusan
agar dapat mewujudkan
sinkronisasi dan sinergitas. Untuk
mengetahui pengembangan Sistem
Informasi Akademik Universitas
terhadap pengelolaan administrasi
di tingkat jurusan
METODE
Berdasarkan tujuan
penelitiannya, maka metode yang
digunakan dalam penelitian ini
adalah metode penelitian
pengembangan (Research and Development), yaitu menerapkan teknologi informasi dalam kegiatan
administrasi di Jurusan Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi.
Penelitian ini akan diawali dengan
penelitian/ pengamatan
pendahuluan pada objek
penelitian.
Kegiatan pertama yang akan
dilakukan adalah kegiatan
pendahuluan yaitu mengadakan
observasi dan wawancara pada
pengelola, staf dosen, dan
mahasiswa tentang teknologi
informasi dalam kegiatan
administrasi yang diterapkan saat
ini sehingga dapat diketahui
kendala-kendala yang dihadapi
dalam pelayanan administrasi.
Kegiatan kedua adalah
Pelaksanaan. Pada tahap ini
dilakukan implementasi teknologi
informasi akademik di jurusan
Akuntansi Program Diploma III.
Tahap selanjutnya adalah analisis
sistem elektronik adalah kegiatan
yang mendeskripsikan teknologi
informasi yang sedang berjalan,
masalah, dan rekomendasi umum
untuk memperbaiki, meningkatkan
atau mengganti sistem teknologi
informasi yang sedang berjalan (Al
Fatta, 2007).
Selanjutnya kegiatan yang
dilakukan adalah tahap evaluasi.
Bila ditemukan kelemahan
teknologi informasi dalam kegiatan
administrasi yang diterapkan,
maka dilakukan revisi sampai
dinilai cukup memadai sesuai
dengan kebutuhan pemakai.
Subjek penelitian ini adalah
pengelola, staf dosen, dan
mahasiswa jurusan Diploma III
penelitiannya adalah
pengembangan sistem administrasi
dalam kegiatan administrasi di
jurusan Diploma III Akuntansi
Fakultas Ekonomi.
Data yang digunakan dalam
penelitian ini dikumpulkan melalui
beberapa metode yaitu:
1. Studi Pustaka
Studi Pustaka merupakan
metode pengumpulan data
dengan cara mempelajari
beberapa keputusan yang
relevan dengan penelitian dan
bertujuan untuk memperoleh
data pendukung guna
memperkuat argumentasi
(Koentjaraningrat, 1997:115).
2. Observasi, merupakan suatu
proses yang kompleks, suatu
proses yang tersusun dari
berbagai proses biologis dan
psikologis. Pada penelitian ini
yang diobservasi adalah
kegiatan administrasi dengan
menggunakan sistem
administrasi yang diterapkan
selama ini.
3. Wawancara yaitu memahami
kendala-kendala yang ditemui
mahasiswa dan dosen dalam
pemanfaatan sistem
administrasi pada kegiatan
administrasi yang telah tersedia
di jurusan Diploma III
Akuntansi serta
mengidentifikasi permasalahan
yang ada dengan melakukan
tanya jawab dan diskusi
dengan pihak-pihak terkait
HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil Penelitian
Kegiatan ini dilaksanakan
selama 6 bulan yaitu bulan Maret
sampai dengan bulan Agustus
2017. Sesuai dengan metodologi
pengembangan elektronik (sistem
online), kegiatan yang dilakukan pada penelitian ini adalah tahapan
penerapan/ implementasi, tahap
Tahap berikutnya yang dilakukan
setelah mengulas kebutuhan
dengan pemakai informasi yaitu
dengan memberikan kuesioner
kepada pemakai informasi.
Kuesioner yang dibuat
menggunakan skala likert 1-5.
Responden dari penelitian ini yaitu
berjumlah 49 orang yang terdiri
dari mahasiswa dan dosen jurusan
D3 Akuntansi. Teknik pengambilan
sampel menggunakan random sampling.
Dasar estimasi untuk valid
atau tidak valid tiap butir
instrumen adalah dengan
menggunakan indeks korelasi
validitas soal, di mana jika korelasi
product moment (rhitung) lebih
besar dari rtabel, maka tiap butir
instrumen dikatakan valid. Jumlah
responden kuesioner sebanyak 49
responden sehingga diperoleh
harga rtabel sebesar 0,279 dan
koefisien korelasi product moment tiap butir instrumen lebih besar
dari rtabel. Jadi, setiap butir
kuesioer adalah valid.
Reliabilitas instrumen
penelitian dinilai melalui besaran
koefisien Alpha Cronbach, yang menunjukan konsistensi internal
item-item yang mendasari sebuah
variabel. Nilai suatu instrumen
dikatakan reliabel bila nilai Alpha Cronbach lebih besar dari 0,7 (Nunnally, 1994) dalam Ghozali
(2011: 48). Hasil uji reliabilitas
menunjukkan bahwa semua
variabel memiliki Alpha Cronbach lebih besar dari 0,7. Jadi, dapat
disimpulkan bahwa
instrumen-instrumen pengembangan Sistem
Administrasi dan Efektivitas Sistem
Administrasi adalah reliable.
1. Data pengembangan sistem
administr asi ( P S A ) diperoleh
dari 49 responden memiliki
skor minimum sebesar 22, skor
maksimum sebesar 29,
simpangan baku sebesar 1,875,
dan skor rata-rata sebesar
26,16. Hasil tersebut
menyatakan bahwa secara
rata-rata skor variabel PSA mendekati
nilai maksimumnya, maka
memiliki nilai yang hampir
sama.
2. Data Efektivitas pengembangan
sistem administrasi memiliki
skor minimum sebesar 17, skor
maksimum sebesar 25,
simpangan baku sebesar 1,712,
dan skor rata-rata sebesar
21,84. Hasil tersebut
menyatakan bahwa secara
rata-rata skor variabel EPSA
mendekati nilai maksimumnya,
maka secara rata-rata variabel
EPSA memiliki nilai yang hampir
sama.
Pembahasan
Pelayanan terhadap mahasiswa
dan dosen terkait dengan
penerapan sistem administrasi
pada pengelolaan administrasi di
Jurusan Diploma III Akuntansi FE
Undiksha sudah dilaksanakan
dengan baik. Walaupun masih
terdapat kendala-kendala pada
sistemonline.
Melalui hasil kuesioner yang
diberikan kepada para pengguna
sistem administrasi maka diperoleh
hasil melalui adanya sistem
administrasi yaitu sebagian besar
responden menjawab bahwa
banyaknya dosen dan mahasiswa
yang menggunakan sistem
administrasi khususnya teknologi
komputer dalam melaksanakan
tugas atau pekerjaan harian,
Pekerjaan yang dilakukan menjadi
lebih menarik dan mudah jika
memanfaatkan sistem administrasi,
Pemanfaatan sistem administrasi
dalam melaksanakan pekerjaan
tidak banyak menyita waktu,
Menggunakan teknologi informasi
dapat membantu dalam
menyelesaikan tugas,
Menggunakan sistem administrasi
akan meningkatkan kesempatan
untuk melakukan tugas berbeda
dan meraih posisi yang lebih baik,
Terdapat teman/ rekan sejawat
atau atasan yang membantu dan
mendorong baik dalam
memperkenalkan maupun dalam
pemanfaatan sistem administrasi.
Sedangkan dari segi efektivitas
kuesioner yang disebarkan
sebagian besar responden
menyatakan bahwa dengan sistem
administrasi maka perlunya back-up sebagai cadangan atau pengganti untuk keamanan data
yang disimpan di komputer,
Kecepatan waktu dalam pelayanan
administrasi akademik, Ketelitian
dalam pengolahan dan penyajian
data, Kesesuaian antara data yang
disimpan dengan data yang
diperlukan, Sistem dapat
memberikan laporan /data yang
dibutuhkan dengan sangat variatif.
Adapun sistem administrasi
yang dikembangkan di jurusan
Diploma III Akuntansi FE Undiksha
adalah menggunakan XAMPP
Control Panel V3.2.1 dengan
menggunakan Module dan Apache,
seperti gambar
1 berikut ini:
Gambar 2. Sistem Administrasi Jurusan Diploma III Akuntansi FE Undiksha
SIMPULAN
Berdasarkan hasil dan
pembahasan bab sebelumnya maka
dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Dalam hal pelayanan yang
diberikan kepada mahasiswa
dan dosen dengan
dikembangkannya sistem
administrasi dalam pengelolaan
administrasi di jurusan D3
Akuntansi maka sudah lebih
maksimal dan cepat.
2. Pengembangan sistem
administrasi bagi mahasiswa
dan dosen di Jurusan DIII
Akuntansi dalam unit kerja
telah dapat mewujudkan
sinkronisasi dan sinergitas.
3. Pengembangan Sistem
Informasi Akademik Universitas
terhadap pengelolaan
administrasi di tingkat jurusan
sudah baik dan bersinergi.
Saran
Saran yang dapat diajukan
untuk pengembangan sistem
administrasi dalam pengelolaan
administrasi di jurusan Diploma 3
Akuntansi yaitu: untuk
mempermudah pelaksanaan PKL,
penyusunan TA dan penyusunan
beban kerja dosen maka perlu
diupload dokumen atau formulir
yang mendukung agar
memudahkan dosen maupun
mahasiswa dalam hal administrasi.
REFERENSI
Afriyani, D. 2013. Rancangan Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Akademik Terintegrasi dengan Menggunakan Jaringan (Studi Kasus di
Tunas Patria). Tesis universitas Gunadarma. Dormatio, R. 2012. Definisi
komputer dan
komputerisasi.
http://bilongtuyu.blogspot.c
om/2012/12/definisi-
komputer-dan-komputerisasi.html. Diakses
tanggal 14 Februari 2015. Pukul 20.15 Wita
Indrayani, E. 2011. Pengelolaan Sistem Informasi Akademik Perguruan Tinggi Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi. Jurnal Penelitian dan Pendidikan Vol. 12 No 1 April. http://jurnal
.upi.edu/file/5.pdf. diakses tanggal 14 Februari 2015. Pukul 21.00 wita.
Khairani, T., dan Riyadi, H., S. 2013. Implementasi Sistem Informasi Administrasi Rumah Sakit Berbasis
Komputer Untuk
Meningkatkan Kinerja Karyawan (Studi Pada Billing Systems RSUD Dr.Saiful Anwar Malang). Jurnal Administrasi Bisnis (JAB). Vol. 6 No. 2 Desember. Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang.
Koentjaraningrat. 1997. Metode-metode Penelitian Masyarakat. Jakarta: Gramedia.
http://edimansure.blogspot. com/2013/02/administrasi-
dalam-arti-sempit-dan-luas.html. Diakses tanggal
14 Februari 2015 pukul 20.00 wita.
Sugiyono. 2007. Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta. Sutabri, T.S. 2004. Analisa Sistem
Informasi. Yogyakarta : Andi UPI Administrasi Pendidikan. 2012.
Pengertian, Tujuan dan Fungsi Administrasi Pendidikan.http://adpend-upi2012.blogspot.com/2012 /12/pengertian-tujuan-dan-fungsi.html
