RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
PENGEMBANGAN PELAYANAN ADMINISTRATIF AKTA KELAHIRAN
SATU HARI JADI DI KECAMATAN BATUCEPER KOTA TANGERANG
Oleh:
MUHAMMAD HERDIANSYAH HASIBUAN, S.IP
NIP. 19880613 201010 1 001
PEMERINTAH PROVINSI BANTEN
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
Rencana Aksi Proyek Perubahan/Kesepakatan Area Proyek Perubahan (Project Charter)
I. IDENTITAS PROYEK
Topik PENGEMBANGAN PELAYANAN ADMINISTRATIF AKTA KELAHIRAN SATU HARI JADI PADA KECAMATAN BATUCEPER KOTA TANGERANG Proper Keberhasilan penyelenggaraan pelayanan ditentukan oleh tingkat
kepuasan masyarakat sebagai penerima pelayanan. Kepuasan penerima pelayanan dicapai apabila masyarakat memperoleh pelayanan sesuai dengan yang dibutuhkan dan diharapkan, untuk menciptakan kualitas pelayanan yang maksimal petugas harus memberikan jaminan kepastian tepat waktu kepada masyarakat terhadap pelayanan akta kelahiran, tetapi pada kenyataannya belum tepat waktunya sesuai dengan standar waktu pelayanan yang telah ditetapkan.. Ketidaktepatan waktu penyelesaian ini yang mengakibatkan menurunnya tingkat kepuasan masyarakat. Oleh karena itu perlu dilakukannya strategi-strategi pendukung untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik, maka area proyek perubahan ini melakukan kerjasama dengan OPD Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tangerang.
Mentor Sekretaris Camat Batuceper Kota Tangerang Project
Leader
Muhammad Herdiansyah Hasibuan, S.Ip – Kepala Seksi Pelayanan Kota Tangerang
Ruang Lingkup Area Perubahan
Pelayanan Administratif Akta Kelahiran Satu Hari Jadi Di Kecamatan Batuceper Kota Tangerang
Sumber Daya Tim
1. Sekretaris Camat Batuceper Kota Tangerang
Memberikan bimbingan dan advice rencana Pengembangan Pelayanan Administratif Akta Kelahiran Satu Hari Jadi Kota Tangerang
2. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
OPD yang ditunjuk untuk melakukan kerjasama dalam pengembangan pelayanan pembuatan akta kelahiran satu hari jadi di kecematan Batuceper Kecamatan Batuceper
3. Kepala Bidang Pencatatan Sipil
Membantu proses pelaksanaan Pengembangan Pelayanan
Administratif Akta Kelahiran Satu Hari Jadi Kecamatan Batuceper Kota Tangerang
4. Pendaftaran, Petugas Loket Membantu administrasi proses pelaksanaan Pengembangan
Pelayanan Administratif Akta Kelahiran Satu Hari Jadi Kecamatan Batuceper Kota Tangerang
II. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
a. Masih rendahnya kualitas pelayanan yang diberikan, masyarakat masih beranggapan bahwa sistem pelayanan berbelit-belit dan mahal biayanya.
b. Akses pelayanan ke Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang sulit dijangkau oleh masyarakat.
c. Kurangnya sosialisasi tentang pentingnya akta kelahiran.
d. Rendahnya tingkat kesadaran masyarakat dalam mengurus akta kelahiran untuk anaknya.
e. Tidak adanya kepastian standar waktu pelayanan dalam penyelesaian Akta Kelahiran
2.2. Penentuan masalah dominan/prioritas
Pelayanan Akta Kelahiran Satu Hari Jadi pada Kecamatan Batuceper Kota Tangerang diyakini memiliki potensi yang besar untuk dikembangkan karena pelayanan yang cepat sangat dibutuhkan masyarakat juga sangat antusias dengan adanya pelayanan akta sehari jadi. Peningkatan kualitas pelayanan administratif ini memiliki hubungan yang erat dengan kepuasan masyarakat.
2.2.1. Kondisi eksisting Pelayanan
f. Pelaksanaan Pelayanan Akta seringkali terkendala oleh ketidaklengkapan berkas yang menjadi syarat utama pembuatan akta sehingga memperlambat proses input data kedalam database.
g. Menurut standar waktu pelayanan dinas kependudukan dan pencatatan sipil tentang pelayanan, pelayanan akte di bidang catatan sipil apabila berkas lengkap masyarakat harus menunggu penyelesaian menjadi 14 hari pada kenyataannya baru selesai lebih dari 14 hari yang sudah di tetapkan dalam Standar waktu pelayanan tersebut.
h. Adanya Kegiatan akta Kelahiran keliling dilaksanakan di Kecamatan Batuceper dengan program Satu Hari Jadi , Kegiatan tersebut mendapat respon yang begitu besar dari masyarakat sekitar terbukti dengan semakin membludaknya masyarakat.
2.2.2. Kondisi yang diharapkan
a. Pembuatan Akta Kelahiran Satu Hari Jadi dapan diimplementasikan di Kecamatan Batuceper Kota Tangerang
b. Kerjasama dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tangerang dapat berjalan dengan baik
c. Fasilitas pendukung pembuatan akta kelahiran satu hari jadi bisa memenuhi kebutuhan masyarakat, dengan meningkatnya kualitas Pelayanan Publik
Kecamatan Batuceper Kota Tangerang
III. TUJUAN DAN MANFAAT 3.1 Tujuan
Tujuan dari rancangan proyek Pengembangan Pelayanan Akta Kelahiran Satu Hari Jadi antara lain :
a. Tujuan Jangka Pendek
- Meningkatkan Kualitas Pelayanan Administratif di Kecamatan Batuceper - Memenuhi indeks kepuasan masyarakat
- Mempermudah masyarakat dalam membuat akta kelahiran yang langsung jadi
- Mempermudah masyarakat mengurus akte kelahiran anaknya tanpa harus bolak-balik ke kantor Dinas Dukcapil
- Mempercepat informasi data kelahiran dari kecamatan bisa diakses langsung ke Dinas Dukcapil
b. Tujuan Jangka Menengah
- Meningkatkan Kesadaran Masyarakat dalam mengurus Akta Kelahiran - Memberikan informasi akan pentingnya kepemilikan dokumen Akta Kelahiran c. Tujuan Jangka Panjang
Mendorong tertib administrasi kependudukan dan pencatatan sipil
Meningkatkan cakupan kepemilikan akta kelahiran anak di Kota Tangerang 3.2 Manfaat
Jika Pelayanan Pembuatan Akta Kelahiran Satu Hari Jadi terpenuhi maka proses pembuatan akte tersebut lebih cepat. Dengan begitu masyarakat segera bisa memiliki akte kelahiran tak lama setelah mengajukan permohonan
IV. OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES) Jangka Pendek
1. Kerjasama dengan OPD Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tangerang
Pembuatan Akta Kelahiran Satu Hari Jadi di Kecamatan Batuceper Kota mempermudah masyarakat mengurus akte kelahiran anaknya tanpa harus bolak-balik ke kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dengan adanya kerjasama yang dilakukan oleh Dinas Dukcapil dan Kecamatan Batuceper dapat menginput data pelayanan akta kelahiran. pembuatan akte kelahiran Satu hari jadi ini menggunakan sistem komputerisasi. Transfer data dilakukan hanya dalam hitungan menit Dalam sistem ini, data kelahiran dari Kecamatan bisa diakses langsung ke Dinas Dukcapil.
Demikian dengan adanya peningkatan kerjasama, maka masyarakat dapat
menghemat waktu dan tenaga. Dalam jangka pendek bisa menghasilkan nilai positif dan manfaat.
Jangka Menengah
1. Memberikan sosialisasi pentingnya kepemilikan dokumen Akta
Kelahiran membutuhkan Akta Kelahiran. Akta Kelahiran ini bisa dikatakan sebagai kebutuhan administrasi dasar yang harus dipenuhi oleh setiap orang.
Jangka Panjang
1. Melengkapi fasilitas pendukung
2. Menambahkan keterampilan dan kapasitas tenaga pendukung
Penambahan alat pendukung untuk menunjang kelancaran pelayanan dikarenakan kegiatan ini menggunakan
menggunakan komputerisasi
Penambahan keterampilan dan kapasitas tenaga sangat mendukung karena dengan adanya pelayanan akta kelahiran satu hari jadi tenaga pendukung diharapkan mampu dan menguasai sistem online yang telah dilaksanakan Dinas Dukcapil dalam menginput data.
V. PENTAHAPAN (MILESTONE)
No Uraian Keterangan
I Tujuan jangka pendek
- Melakukan penyusunan tim kerja dalam menghasilkan pendapatn/penerimaan
- Membentuk pelaksanaan tugas tim area perubahan
- Penyusunan bisnis flow dalam
membentuk dan
merencanakan pelaksanaan kegiatan proyek area perubahan
- Melakukan kerjasama dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
- Menindaklanjuti proses penawaran dalam menempuh hasil yang akan dicapai
- Melaksanakan evaluasi hasil dari area proyek perubahan
- Melakukan sosialisasi kegiatan untuk menuju kegiatan pelaksanaan area proyek perubahan
- Melakukan media promosi terhadap kegiatan area proyek perubahan
Melakukan langkah yang harus diambil sehingga metode jangka pendek bisa tercapai.
II Tujuan jangka menengah
-Melakukan kerjasama dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil terkait inovasi pembuatan akta kelahiran satu
hari jadi
- Menambah Tenaga pendukung yang khusus melayani pembuatan akta kelahiran di Kecamatan Batuceper
- Memberikan Informasi adanya Pelayanan Akta Kelahiran Satu Hari Jadi di Kecamatan Batuceper
II Tujuan jangka panjang
-Melengkapi fasilitas alat komputerisasi untuk meningkatkan pola pelayanan prima
-Konsultasi dan pelatihan bagi petugas yang dipersiapkan untuk pelayanan akta
-Melakukan penyebaran informasi melalui media cetak dan elektronik
NO URAIAN OUTPUT WAKTU
Tujuan Jangka Pendek
1 1. Koordinasi dengan stakeholder Notulensi + Dokumentasi 1 Hari
2
Membentuk Tim Counterpart “Pengembangan Pelayanan Akta Kelahiran Satu Hari Jadi Kecamatan Batuceper Kota Tangerang”
- Draft SK dan SK Tim 1 Hari
3
Membentuk Tim Penyusunan, Tim Sekretariat dan Tim Evaluasi “Pengembangan Pelayanan Administratif Akta Kelahiran Satu Hari Jadi Kecamatan Batuceper Kota Tangerang”
- Draft SK dan SK Tim 2 Hari
4 Rapat Dengan Tim Counterpart - Membuat Surat Undangan 1 Hari
- Membuat daftar hadir 1 Hari
- Notulensi 1 Hari
- Dokumentasi 1 Hari
5 Rapat Dengan Tim Penyusunan dan Tim Sekretariat - Membuat Surat Undangan 1 Hari
- Membuat daftar hadir 1 Hari
- Notulensi 1 Hari
- Dokumentasi 1 Hari
6
Membuat rancangan Pengembangan Pelayanan Akta Kelahiran Satu Hari Jadi Kecamatan Batuceper Kota Tangerang
- Draft Penawaran, 5 Hari
7 Implementasi -Surat Penawaran Hari30
8 OPD yang tergabung dalam kerjasama - SK 5 Hari
9 Pelaksanaan MOU - Pendapatan 3 Hari
10 Sosialisasi Internal - Undangan rapat 1 Hari
- Daftar hadir 1 Hari
- Notulensi 1 Hari
- Dokumentasi 1 Hari
Tim
Muhammad Herdiansyah H, S.Ip Mentor
VI. TATA KELOLA PROYEK
STRUKTUR TIM PENGEMBANGAN PELAYANAN AKTA KELAHIRAN SATU HARI JADI PADA KECAMATAN BATUCEPER KOTA TANGERANG
or
DESKRIPSI STRUKTUR A. Peran Sponsor (Mentor) :
Memberikan persetujuan, dukungan dan arahan, saran serta masukan terhadap proyek perubahan
B. Peran Project Leader :
1. Memimpin jalannya proyek perubahan mulai dari merencanakan, mengkoordinasikan, membentuk Tim Pendukung, membuat penjadwalan, memonitor jalannya pelaksanaan hasil revisi dan melakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan dengan bimbingan sponsor dan coach.
2. Memberikan arahan rencana Pengembangan Pendapatan/Penerimaan KECAMATAN BATUCEPER Kota Tangerang kepada Tim Penyusun dan Tim Pendukung.
3. Menyusun rencana kerja Tim.
4. Melakukan komunikasi dengan Stakeholders selaku penerima manfaat.
5. Menyusun laporan pelaksanaan proyek perubahan dan hasilnya kepada Camat Batuceper Kota Tangerang.
C. Peran Tim Counterpart Pengembangan Pengembangan Pelayanan administratif Pembuatan Akta Kelahiran Satu Hari Jadi di Kecamatan Batuceper Kota Tangerang :
Memberikan masukan dan saran terhadap rencana Pengembangan Pelayanan administratif Pembuatan Akta Kelahiran Satu Hari Jadi di Kecamatan Batuceper Kota Tangerang.
Menyusun Pengembangan Pelayanan administratif Pembuatan Akta Kelahiran Satu Hari Jadi di Kecamatan Batuceper Kota Tangerang dan laporan hasil evaluasi pelaksanaan penyampaian Surat Edaran berdasarkan arahan dan bimbingan project leader
E. Peran Tim Kesekretariatan :
Membantu mengelola administrasi pendukung seperti menyiapkan absen, membuat notulen atas arahan project leader, menyiapkan sarana dan prasarana kegiatan (ruang rapat dan alat-alat pendukung rapat).
F. Peran Tim Evaluasi Hasil Pelaksanaan :
Melaksanakan evaluasi dan memberikan saran masukan secara keseluruhan kepada project leader terhadap hasil pelaksanaan penyampaian Surat Edaran
VII. ANGGGARAN
Swadaya
VIII. IDENTIFIKASI STAKE HOLDER
No STAKEHOLDER POTENSI DUKUNGAN
1. Internal :
- Camat Batuceper Kota Tangerang
Sebagai penerima manfaat atas hasil Pengembangan Pelayanan Akta Kelahiran Satu Hari Jadi, memberikan dukungan, masukan dan saran atas sumber yang bisa dikembangkan. - Seksi Pelayanan Sebagai penerima manfaat langsung,
mendukung rencana proyek perubahan karena akan memberikan manfaat dalam peningkatan kualitas Pelayanan Prima kepada masyarakat - Seluruh Bagian di Kecamatan
Batuceper Kota Tangerang
Sebagai penerima manfaat langsung, mendukung rencana proyek perubahan karena kegiatan ini merupakan program inovasi peningkatan kualitas pelayanan publik 2. External :
1. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tangerang
Sebagai penerima manfaat langsung, mendukung rencana proyek perubahan karena target Dinas Dukcapil semua Kecamatan se-Kota Tangerang bisa melayani pembuatan akte kelahiran satu hari jadi secara online
IX. IDENTIFIKSI POTENSI KENDALA
Pengembangan Pelayanan Administratif Pembuatan Akta Kelahiran Satu Hari Jadi berpotensi mendapatkan kendala apabila para stakeholder tidak mendukung langkah – langkah pengembangan yang disusun sehingga kepastian waktu penyelesaian akta kelahiran yang diharapkan tidak tercapai sesuai target penyelesaian.
Resiko yang akan muncul apabila terjadi potensi kendala seperti tersebut diatas adalah Masyarakat tidak mendapatkan memanfaatkan pelayanan tersebut proses tetap memakan waktu yang lama sehingga tidak mengalami peningkatan kualitas pelayanan.
XI. INDIKATOR KEBERHASILAN
NO URAIAN
1 Kondisi yang diharapkan adanya pengaruh menciptakan kualitas pelayanan yang maksimal
2 Kerjasama berjalan dengan lancar sesuai dengan target yang diharapkan menjadikan kegiatan tersebut rutin secara kontrak dalam kurun wakrtu 1 (satu) tahun dan akan selalu diperpanjang dengan kedua belah pihak. 3 Pengembangan Pelayanan administratif untuk proses pelayanan akta
kelahiran satu hari jadi digunakan sebagai peningkatan kualitas pelayanan dan kepuasaan masyarakat di Kecamatan Batuceper Kota Tangerang.
XII. DAMPAK PROYEK PERUBAHAN
NO URAIAN
1 Memberikan jaminan kepastian tepat waktu proses pelayanan akta
kelahiran Satu Hari Jadi kepada Masyarakat di Kecamatan Batuceper Kota Tangerang.
2 Pengembangan Pelayanan Administratif Kecamatan Batuceper Kota Tangerang.
XIII. PERSETUJUAN
Tangerang, Agustus 2017 Menyetujui, Project Leader Mentor
FORMULIR BAGI MENTOR
PADA TAHAP MEMBANGUN KOMITMEN BERSAMA
1. Nama Peserta Muhammad Herdiansyah Hasibuan, S.Ip 2. Instansi Kecamatan Batuceper Kota Tangerang
3. Topik yang dijadikan
Project Perubahan Pengembangan Pelayanan Administratif Akta Kelahiran Satu Hari JadiKecamatan Batuceper Kota Tangerang 4. Kegiatan dan Bimbingan yang dilakukan selama Membangun Komitmen Bersama
Hari/Tanggal Kegiatan Yang dilakukan Output Paraf
Mentor Kamis, 20 Juli 2017 Konsultasi mengenai
permasalahan aktual di Seksi Pelayanan
Pengembangan Kualitas pelayanan administrative memiliki hubungan yang erat dengan kepuasan
masyarakat pada kecamatan Batuceper Kota Tangerang Jumat, 21 Juli 2017 Konsultasi mengenai topik
rencana proyek perubahan
Topik ditentukan pada Peningkatan Kualitas Pelayanan Administratif Senin, 24 Juli 2017 Konsultasi area rencana
proyek perubahan
Rencana proyek perubahan ditentukan pada permasalahan pengembangan pelayanan administratif
Selasa, 25 Juli 2017 Persetujuan Mentor terkait usul judul dari project leader
Judul ditetapkan
“PENGEMBANGAN PELAYANAN ADMINISTRATIF AKTA KELAHIRAN SATU HARI JADI KECAMATAN BATUCEPER KOTA TANGERANG”
Tangerang, Juli 2017
Mentor
FORMULIR BAGI COACH
PADA TAHAP MEMBANGUN KOMITMEN BERSAMA
1. Nama Peserta : Muhammad Herdiansyah Hasibuan, S.Ip
2. Instansi : Kecamatan Batuceper Kota Tangerang
3. Topik yang dijadikan Project Perubahan
: Pelayanan Administratif Akta Kelahiran Satu Hari Jadi di Kecamatan Batuceper Kota Tangerang
Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan peserta:
Rekomendasi :
Tangerang, Agustus 2017
Coach,
