BAB V (Bagian 4)
Sistem Informasi Executive (EIS)
1. Sistem Informasi Eksekutif / Executive Information Systems (EIS)
Menurut Laudon (1994,p8) sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk membantu seorang manajer dalam pengambilan keputusan dalam pengontrolan, pengkoordinasian ,penganalisaan masalah dan penanggulanggan masalah yang kompleks dalam suatu organisasi.
2. Peranan Eksekutif Dalam Perusahaan
Dalam membangun suatu sistem informasi untuk eksekutif, adalah penting bagi kita untuk mengerti apa itu eksekutif dan tugas serta peranan dari pada eksekutif itu sendiri.
Kata ‘eksekutif” berasal daari bahasa Inggris to execute yang artinya menjalankan atau melaksanakan. Namun dalam perkembangan ilmu manajemen dewasa ini ada berbagai pengertian tentang eksekutif yang timbul. Menurut Mc Leod (1996,p156) , istilah eksekutif digunakan untuk mengidentifikasikan manajer yang berada pada level atas suatu stuktur organisasi, yang mempunyai pengaruh kuat
pada organisasi. Pengaruh ini dilakukan melalui penentuan rencana strategis dan penerapan kebijakan perusahaan. Seorang eksekutif adalah seorang yang karena diangkat atau ditunjuk untuk menduduki jabatan kepemimpinan tertentu di dalam organisasi, mempunyai hak dan wewenang untuk menggerakkan sekelompok orang lain atau bawahan. Bawahan inilah yang sesungguhnya bertanggung jawab untuk melaksanakan berbagai kegiatan operasional organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan.
Seorang eksekutif memiliki tugas dan tanggung jawab yang sangat besar dan berat dalam usahanya mengendalikan dan mengemudikan organisasi yang dipimpinnya. Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang eksekutif sehari-hari adalah :
Memberikan visi
Membuat keputusan
Mendiagnosa dan memecahkan masalah
Melaksanakan negosiasi
Seorang eksekutif dalam tugasnya sebagai pengambil keputusan dan membuat perencanaan dibagi dalam dua tahap. Tahap pertama adalah meng identifikasikan adanya ,masalah dan/atau peluang. Tahap kedua adalah keputusan apa yang harus di ambil dan mengatasi hal tersebut.
1. Sistem Informasi Eksekutif (SIE) / Executive Information Systems (EIS)
Sistem informasi eksekutif adalah suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan, di mana informasi tersebut dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian (Mc Leod, 1996,p196). Sedangkan menurut Turban ( 1993, p394), EIS adalah sistem informasi berbasiskan komputer yang menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh para eksekutif, dimana sistem ini menyediakan akses yang cepat pada informasi yang tepat waktu dan akses lansung kepada laporan-laporan manajemen. EIS sangat user friendly , didukung oleh grafik-grafik dan menyediakan laporan-laporan pengecualian (execeptions reoprt) serta kemampuan drill-down. EIS ini juga mudah dihubungkan dengan pelayan informasi on-line dan electronic mail.
EIS difokuskan terhadap penyediaan informasi sesuai dengan spesifikasi end-user, status access terhadap penggunaan time series data untuk mengidentifikasi kecenderungan (trend) dan terhadap penggunaan secara terintegrasi dari informasi eksternal untuk memberikan suatu konteks dunia yang sebenarnya terhadap data korporat internal. Secara keseluruhaan penekanan EIS adalah untuk menghemat waktu dan tenaga user eksekutif dalam mendapatkan informasi yang merupakan bagian penting dari pekerjaan dan tanggung jawab pengambilan keputusan mereka.
1.1. Karakteristik EIS
EIS memiliki beberapa karakteristik khusus yang membedakan dengan aplikasi software lainnya Daftar dari karakteristik tersebut tercantum dalam tabel 3. Suatu penerapan EIS yang berhasil akan meminimalkan penggunaan laporan-laporan
hard-copy, namun tetap memberikan informasi-informasi yang paling mutakhir kepada eksekutif. Dengan EIS, informasi yang kualitatif dapat diperoleh tanpa penggunaan banyak kertas.
3. Fungsi dari Utama SIE
Menurut Thierauf SIE harus mampu menyajikan beberapa sarana sbb :
1. Sarana presentasi informasi yang memiliki fungsi untuk :
a. Menyajikan data rutin dan merinci suatu informasi (Drill Down)
seorang eksekutif menginginkan informasi yang lebih rinci, maka drill down ini dapat dimanfaatkan .
b. Pemantauan kecenderungan (Trend Monitoring)
Memberikan informasi tentang perbedaan informasi yang perlu diperhatikan dan tidak. Dengan trend monitoring eksekutif dapat melihat informasi yang paling berkaitan dan berurutan sesuai waktunya (kronologis) sehingga eksekutif mampu mengikuti perkembangan trend yang berlaku.
c. Laporan pengecualian (Exception Report)
Menyajikan informasi tentang penyimpangan standar yang telah terjadi. Laporan ini dibuat secara dinamis dengan menggunakan model yang ada dibentuk parameter-parameter yang dapat secara fleksibel bergerak sesuai parameter yang diinginkan. Laporan ini membantu eksekutif secara otomatis untuk mengarahkan masalah yang dihadapi dan menganalisa semua masalah dan penyimpangan yang ada. Eksekutif tidak perlu menelusuri sendiri setiap detil laporan untuk mengetahui adanya suatu penyimpangan.
d. Mutimedia analisa
Analisa ini mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan keputusan dengan berbagai sudut pandang.
2. Sarana pembentukan keputusan (Decision Support System), yang dapat membantu efsekutif dalam :
Menjelaskan dan menjabarkan penyimpangan/kekecualian yang terjadi.
Membentuk suatu model sistem.
Melihat hal-hal yang mungkin bersifat subyektif dari informasi yang diterimanya.
3. Sarana sistem permintaan secara multi dimensi ( Multi Dimension Query)
dan Multi Dimensi dengan Time Series Data.
Tujuannya adalah :
a. Informasi database dibentuk menjadi Matriks Multidimendian (2 dimensi, ….n dimensi).
b. Matriks multidimensi dapat dibuat dalam bentuk Sistem Waktu Berseri tertentu (Time Series).
4. Konsep-konsep dasar Manajemen EIS.
Konsep EIS dibangun atas konsep dasar manajemen. Konsep-konsep yang akan dibahas adalah Critical Success Factors (CFSs) atau Faktor-faktor Penentu Keberhasilan. Management by Exception (MBE), dan Mental Models
(McLeod,1996,p169-171).
Management by Exception.
Tampilan layar yang digunakan oleh eksekutif sering menyertakan
management by exception yaitu perbandingan antara kinerja yang dianggarkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak EIS bisa mengidentifikasikan perkecualian-perkeculian secara otomatis dan membuatnya diperhatika oleh eksekutif.
Mental Models.
Peran utama EIS adalah membuat sintesa atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini sering disebut pemampatan informasi (information compression) daan menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan. Istilah ini diciptakan oleh P.N Johnson Laird. Dalam bukunya tahun 1973, ia menjelaskan bahwa model tersebut “memugkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutusakan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya, dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti (McLeod,1996,p171).
Critical Success Factors (CSFs).
Metode CFS ini cocok digunakan untuk menentukan kebutuhan informasi tingkat strategis yaitu khususnya pada waktu mengembangkan sistem pelaporan manajemen, DSS dan EIS. CFS merupakan sejumlah kecil tujuan-tujuan operasional yang mudah di identifikasikan, dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer atau pengambilan keputusan dan lingkungan yang dapat mempengaruhi keberhasilan perusahaan atau organisasi.
CFS merupakan hasil analisis manajemen terhadap tujuan tertentu yang diajukan dalam bentuk penetapan elemen kritis dalam jumlah yang tidak banyak (umum antara 5 dan 8) agar tujuan tersebut dapat dicapai secara efektif. Pada prakteknya, sejumlah elemen kritis dibuat untuk mengidentifikasikan tindakan utama yang diperlukan untuk mencapai tujuan. CFS lebih diarahkan pada target sementara yang merupakan langkah essensial atau prakondisi pada pencapaian tujuan jangka panjang.
CFS didefinisikan sebagai aspek/ faktor yang mempengaruhi hidup matinya organisasi.
Merancang CFS kemudian membuat keputusan manajerial paling tidak membutuhkan informasi yang relevan dengan indikator kunci yang mengukur performansi organisasi. CFS diyakini dapat membantu keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya.
Pendapat Rockart yang dikutip oleh Martin (1990,p87), mendefinisikan Criticaal Success Factors (CFSs) atau Faktor-faktor Penentu Keberhasilan sebagai sebagian area-area kritis yang harus berjalan benar supaya suatu bisnis dapat berjalan lancar.
Sebagaimana tujuan bisnis, CFS selalu berubah setiap waktu. Hal ini berimplikasi pada perubahan kebutuhan sistem informasi dan prioritas aktivitas manajemen. Sehingga dalam kurun waktu yang relatif pendek CFS suatu organisasi harus segera ditinjau ulang oleh pihak manajemen seiring dengan perubahan pada kondisi internal maupun eksternal organisasi.
5 . MODEL EIS
Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi satu komputer PC. Dalam perusahaan besar, komputer PC tersebut dihubungkan dengan komputer yang mempunyai kapasitas memory dan data besar dan kelengkapan akses secara cepat, seperti yang tampak pada gambar. Komputer eksekutif itu secara langsung berfungsi sebagai executive worstation dan dilengkapi dengan media penyimpanan sekunder dalam bentuk harddisk yang menyimpan database eksekutif. Database eksekutif ini menyimpan data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer sentral perusahaan.
Seorang eksekutif bisa memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya (preformatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem ini juga memungkinkan pemakai menggunakan sistem pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan (informasi eksternal). Dan disini dibutuhkan personil pendukung EIS yang memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.
Tabel kelebihan dan kekurangan penggunaan SIE
Kelebihan Kekurangan
Mudah untuk digunakan eksekutif tingkat atas
Fungsi yang terbatas
Pengoperasian tidak membutuhkan
Sulit untuk mengkuantifikasikan manfaat dari implementasi SIE
Bisa mengakibatkan kelebihan informasi bagi banyak eksekutif
Memberikan masalah data security
6.Perbedaan Sistem Informasi Manajemen (SIM), Sistem
Pendukung Keputusan (DSS)/DSS dengan Sistem Informasi
Eksekutif (EIS).
Secara prinsip Sistem Informasi Eksekutif dimana EIS dirancang untuk membantu eksekutif atau manajer senior untuk melakukan pemantauan terhadap perencanaan strategis perusahaan maupun untuk membantu dalam melakukan perencanaan strategis di masa yang akan datang, sedangkan SIM merupakan sistem yang dirancang untuk menangani dan membantu manajer menengah dalam menjalankan fungsi perencanaan , pengendalian dan pengambilan keputusan dengan menyampaikan laporan-laporan yang dihasilkan secara periodik. Sedangkan Sistem Pendukung Keputusan (DSS) adalah tipe lain dari pada sistem informasi komputer yang dirancang untuk mendukung dan meningkatkan proses pengambilan keputusan. Akan semakin banyak pengguna komputer yang akan semakin mengenal DSS karena sistem ini dikembangkan sebagai suatu alat bagi manajer tingkat menengah sampai bawah dan analisis sistem. DSS ini dikembangkan untuk mendukung keputusan dari tingkat menengah ke atas, sedangkan EIS berkonsentrasi pada tingkat manajemen paling atas.
menyediakan suatu informasi yang sangat rinci untuk membantu menganalisis masalah di suatu area/departemen tertentu. Perbedaan penting lainnya adalah bahwa data eksternal yang diperoleh dari database on-line dan juga data internal akan diuji bersama-sama untuk menjawab suatu query dari EIS. Sedangkan DSS biasanya kurang memberikan penekanan pada data eksternal dalam proses pengambilan keputusannya. Perbedaan lainya adalah bahwa EIS memberikan terutama hanya informasi-informasi rangkuman (summary). EIS ini memberikan rinciannya melalui kemampuan drill-down. Sedangkan DSS akan berusahan untuk menampilkan semua rincian yang terkait ke analisis masalah secara bersamaan pada pertama kalinya.
7. Hubungan antar tipe Sistem Informasi
Empat macam tingkat sistem informasi yaitu :
1. Sistem Informasi tingkat Operasional (Operasional LevelSystems).
Sistem informasi yang memonitor aktivitas dan kegiatan informasi ditingkat dasar. Misalnya : pengeluatan uang kas, daftar pemesanan dari salesman dan sebagainya.
2. Sistem Informasi Tingkat Pengetahuan (Knowledge LevelSystems)
Sistem informasi yang mendukung dan menyediakan pengetahuan dan data pekerjaan di dalam sebuah perusahaan.
3. Sistem Informasi Tingkat Manajemen (Management Level Systems.)
Sistem Informasi yang mendukung pengawasan (monitoring), pengontrolan, pengambilan keputusan dan aktivitas administrasi dari manajer menengah (middle manager).
4. Sistem Informasi Tingkat Strategi (Strategic Level Systems).
Sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan jangka panjang yang disusun oleh manajer senior.
Type of Information System Focus
Expert Systems Knowledge – from experts
Decision support systems Decision – interactive support Executive information systems Information – for executives
Management information systems Information – for managerial end users Transaction processing systems Data – from business operations
Ada 6 tipe utama dari sistem informasi tersebut yaitu :
1. Sistem Pemrosesan Transaksi/ Transaction Processing Systems (TPS)
Sistem terkomputerisasi yang menampilkan dan menyimpan transaksi harian yang rutin yang diperlukan untuk menjalankan perusahaan.
2. Sistem Otomasi Kantor / Office Automation Systems (OAS)
Sistem komputer, seperti work processing, electronic mail systems dan
scheduling system yang didisain untuk meninkatkan produktivitas dari pekerja pengumpul data di dalam kantor.
3. Sistem Informasi Manajemen / Management Information Systems
Sistem komputer yang menangani dan membantu manajer menengah dalam menjalankan fungsi perencanaan, pengontrolan dan pengambilan keputusan dengan cara menyimpukan data yang bersifat rutin dan menyampaikannya dalam bentuk laporan yang dapat di mengerti.
4. Sistem Pendukung Keputusan/Decision Support Systems (DSS)
Sistem komputer yang mengkombinasikan data, model analisis dan statistik dengan tren yang berlaku untuk membantu pengambilan keputusan yang bersifat semi terstruktur maupun yang tidak terstruktur.
5. Sistem Informasi Eksekutif / Executive Information Systems (EIS)
