PPT UEU Audit Klinis Pertemuan 11

(1)

AKTIVITAS AUDIT PERTEMUAN 11 Dr.Noor Yulia MM

(2)

AKTIVITAS AUDIT

KEGIATAN APA SAJA YANG DILAKUKAN OLEH SEORANG AUDITOR KETIKA MELAKUKAN

(3)

KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN

• _{Mahasiswa mampu menguraikan kegiatan utama}

yang dilakukan auditor

• _{Mahasiswa mampu menguraikan manfaat audit}

(4)

3 KEGIATAN UTAMA YANG

DILAKUKAN AUDITOR

1. Memastikan :

– Melakukan konfrmasi dan verifkasi

2. Menilai :

– Mengevaluasi dan mengukur

3. Merekomendasikan :

– _{Memberikan saran / masukan}

• _{Dalam proses audit seorang auditor dapat}

melakukan berbagai macam kegiatan

(5)

Tahapan audit secara

formal

• _{Biasanya dirancang dalam 3 tahap yaitu :}

1.Rapat pembukaan

– _{Pertemuan dengan pimpinan dan beberapa staf unit yang}

akan diperiksa

– _{Auditor menjelaskan program audit yang telah}

direncanakan , tujuan audit

– _{Memperkenalkan anggota tim audit bila lebih dari seorang}

auditor

– _{Menjelaskan mekanisme audit , pengaturan waktu audit}

dsb

2.Pelaksanaan audit

– _{Adalah proses interaksi auditor dengan auditee} – _{Dalam bentuk kegiatan – kegiatan}

3.Rapat penutupan audit

– _{Adalah pertemuan auditor dengan auditee diakhir audit} – _{Untuk menyampaikan dan mendiskusikan temuan auditor} – _{Membahas mengenai batas waktu penyelesaian tindakan}

(6)

Kegiatan yang biasa dilakukan seorang auditor

• _{Melakukan telaah dokumen} • _{Melakukan observasi}

• _{Meminta penjelasan dari auditee}

• _{Meminta peragaan dilakukan oleh auditee} • _{Membandingkan suatu kenyataan dengan}

standar atau kriteria

• _{Meminta bukti atas suatu kegiatan}

• _{Melakukan pemeriksaan secara fsik terhadap} fasilitas

• _{Melakukan pemeriksaan silang (cross check)} • _{Mengakses data yang disimpan auditee}

• _{Mewawancarai auditee}

(7)

Melakukan telaah dokumen

• _{Desk study}

• _{Auditor mempelajari dokumen –}

(8)

Melakukan observasi

• _{Auditor mengamati secara langsung}

berbagai aktiftas kerja atau kondisi lingkungan kerja . Sarana kerja ,

(9)

Meminta penjelasan dari

auditee

• _{Auditor meminta penjelasan}

mengenai apa saja yang dipandang relevan dan perlu untuk

mendapatkan data / informasi yang diperlukan

• _{Menanyakan auditee dengan tehnik –}

tehnik pertanyaan terbuka

(10)

Meminta peragaan dilakukan

oleh auditee

• _{Dalam keadaan tertentu auditor}

boleh meminta auditee untuk

(11)

Membandingkan suatu

kenyataan dengan standar

atau kriteria

• _{Auditor membandingkan kenyataan}

dengan kriteria standar yang diatur dalam sistem

• _{Misal :}

– _{Standar pelayanan medis}

– _{Standar operasional prosedur}

(12)

Meminta bukti atas suatu

kegiatan

• _{Setiap kali menemukan suatu kondisi}

(13)

Melakukan pemeriksaan secara

fsik terhadap fasilitas

• _{Auditor dapat melakukan}

(14)

Melakukan pemeriksaan silang

(cross check)

• _{Informasi yang diperoleh dalam}

suatu unit dibandingkan dengan fakta – fakta yang ada pada unit lainnya untuk melihat apakah ada kesamaan atau bertentangan

(15)

Mengakses data yang disimpan

auditee

• _{Auditor dapat mengakses data dan}

mempelajari catatan – catatan yang ada pada sistem kearsipan pada unit yang diperiksa dan

(16)

Mewawancarai auditee

• _{Auditor mewawancarai karyawan}

tertentu pada unit yang sedang di audit untuk meminta penjelasan , menanyakan dan menguji

(17)

Menyampaikan angket

survey

• _{Auditor dapat meminta auditee}

(18)

Menganalisa data

• _{Auditor mengolah data yang}

diperoleh

• _{Menilai atau membandingkannya}

(19)

Manfaat audit

• _{Hasil audit dapat dimanfaatkan untuk}

berbagai keperluan

• _{Salah satu manfaat audit yang paling}

sentral adalah :

– _{Sebagai dasar untuk mengambil}

keputusan

– _{Melakukan perbaikan}

– _{Meningkatkan efsiensi dan}

(20)

• _{Dengan informasi hasil penilaian auditor} dan rekomendasi yang disampaikan akan memungkinkan pimpinan unit operasi

atau komite medik melakukan tindakan perbaikan untuk meningkatkan efsiensi , efektiftas maupun produktiftas usaha

secara lebih terarah

• _{Melalui proses audit terjadi proses}

(21)

Manfaat Audit mutu bagi pucuk

pimpinan

• _{Hasil laporan audit dapat menjadi masukan berharga}

untuk referensi dalam membuat keputusan atau

mengambil /merubah kebijakan sehingga pengelolaan dapat lebih sesuai dengan perusahaan jangka panjang

• _{Informasi dan rekomendasi memberikan kesempatan}

kepada pimpinan perusahaan untuk meninjau kembali

berbagai kebijakan perusahaan yang berlaku sesuai dengan tuntutan perkembangan kegiatan organisasi

• _{Peran auditor juga dapat diposisikan sebagai}

(22)

Manfaat audit mutu untuk unit – unit operasi

• _{Membantu para pimpinan unit – unit operasi untuk}

mengidentif kasi permasalahan yang dihadapi oleh

perusahaan secara keseluruhan maupun secara spesifk yang dihadapi oleh unit operasi dilihat dari perspektif mutu produk maupun kualitas sistim jaminan mutu dalam setiap proses yang dijalankan .

• _{Setiap pimpinan unit dapat}_{mengambil langkah – langkah}

yang tepat untuk melakukan perbaikan yang diperlukan sesuai masukan dan rekomendasi auditor

• _{Misal : ditemukan tidak ada pembagian tugas ,tanggung}

jawab dan kewenangan dalam kegiatan sehari – hari yang tidak lancar , banyak hambatan karena pengaturan struktur organisasi tidak jelas

• _{Karena masalah telah terungkap oleh auditor dan diberikan}

rekomendasi pemecahannya -> menimbulkan dampak

(23)

Manfaat audit mutu bagi unit

pengelola mutu

• _{Bagi pimpinan unit pengelola mutu =}

quality assurance = quality control , bermanfaat untuk membantu dalam

pengendalian mekanisme jaminan

(24)

Manfaat audit mutu bagi

karyawan

• _{Audit mutu dapat dipandang sebagai}_proses

pembelajar an dan pertumbuhan serta

pembangunan budaya perusahaan

• Misal : budaya mutu , budaya disiplin , budaya taat prosedur , budaya perbaikan , budaya kerja

sistematik

• _{Dalam proses tindak lanjut hasil audit berdampak}

pada proses perbaikan kompetensi dan

kesadaran karyawan untuk menjalankan visi dan misi perusahaan

• Hasil audit harus dapat menciptakan dampak psikologis dan motivasional untuk

mengembangkan kompetensi individu dan memacu prestasi secara lebih terarah sesuai masukan

(25)

Manfaat audit mutu bagi

auditor

• _Merupakan_{proses pembelajaran dan}

pertumbuhan yang tidak ternilai harganya

• _{Interaksi auditor dengan auditee pada} berbagai fungsi dan kegiatan

• _{Pengungkapan permasalahan dan}

pembahasan solusinya merupakan proses pengkaderan dan pematangan

(26)

Manfaat audit mutu bagi

pelanggan

• _{Audit mutu pelayanan memberi banyak}

manfaat kepada pelanggan karena fokus manajemen mutu adalah memberikan kepuasan kepada pelanggan

• _{Audit mutu adalah : proses pen}_deteks_ian

segala kemungkinan yang dapat

menciptakan ketidak puasan pelanggan dan dilanjuti dengan tindakan perbaikan dan

pencegahan sehingga komitmen untuk

(27)

Manfaat audit mutu bagi

pemasok

• _{Dengan adanya kegiatan audit pada}

aspek terkait dengan kegiatan

pemasok dapat memberikan umpan balik terhadap kinerja pemasok dari sudut pandang perusahaan yang

(28)

Penekanan audit mutu

• _{Audit mutu tidak selalu untuk mencari}

pelanggaran atau ketidak sesuaian

• _{Secara konseptual dibedakan menjadi 3}

tingkatan penekanan pada audit mutu yaitu ;

– _{Audit ketaatan azas ; compliance audit} – _{Audit kesehatan azas : checking health}

audit

(29)

compliance audit

• _{Audit ketaatan azas ditekankan untuk}

memeriksa apakah telah terjadi

penyimpangan dari azas-azas atau kriteria

yang berlaku

• _{Misal mendeteksi apakah terjadi}

penyimpangan dari kebijakan , prinsip ,

prosedur , perencanaan kerja , target – target , peraturan perundang – undangan dsb

• _{Bila penyimpangan dianggap signifkan maka}

(30)

checking health audit

• _{Selain untuk mendeteksi penyimpangan}

• _{Auditor dapat juga menilai apakah azas atau kriteria}

yang dijadikan acuan telah cukup baik dan sesuai dengan tujuan dan rancangan pengembangan

organisasi dimasa depan.

• _{Audit kesehatan azas menilai ketepatan dan relevansi}

azas- azas atau kriteria yang berlaku .

• _{Pengertian azas yaitu ;}

– _{srategi . Kebijakan, prosedur, metode standar –}

standar kriteria atau prinsip – prinsip

• _{Auditor memberikan penilaian dengan memberikan}

argumentasi alasan mengapa suatu azas tidak relevan lagi dengan tuntutan zaman dan kebutuhan perusahaan

• _{Auditor dapat membandingkan azas-azas yang sama}

(31)

Audit innovasi

• _{Adalah audit untuk mencari}

terobosan dan tantangan baru.

• _{Auditor memanfaatkan pengetahuan}

dan kemampuan yang dimilikinya untuk menggali potensi nilai,

memotivasi auditee memacu prestasi dengan melakukan berbagai

(32)

Pelaksanaan audit mutu

1. Mengamati proses

2. Meminta penjelasan materi 3. Meminta penjelasan

4. Meminta peragaan 5. Menelaah peragaan 6. Menelaah dokumen

(33)

Tindak lanjut hasil audit

• _{Yang harus dilakukan mencakup} kegiatan ;

1.Menerima laporan hasil audit 2.Mempelajari laporan hasil audit 3.Membuat perencanaan perbaikan

4.Melaksanakan perbaikan dan pencegahan 5.Melakukan evaluasi hasil perbaikan dan

pencegahan

(34)

KESIMPULAN

• Siklus Audit

– Ada 6 langkah :

1. Pemilihan topik audit

2. Penetapan kriteria dan standar 3. pengumpulan data

4. Analisis data

5. Menetapkan perubahan 6. Re audit

• Siklus ini selalu berulang dan tiap kali re audit harus ada penilaian pencapaian yang lebih

(35)

1. Pemilihan topik

• _{Merupakan langkah awal yang penting dalam audit}

medis

• _{Pemilihan topik medis ditentukan dari rapat komite}

medis , rapat komite medis dengan direksi rumah sakit

• Ciri- ciri pemilihan topik biasanya mengacu pada :

– _{High risk} – _{High cost}

– _{High volume}

– _{Rawan complain}

– _{Adanya data penyimpangan}

(36)

• _{Topik audit selain merupakan diagnosa juga} prosedur tertentu

• _{Audit medis juga dapat dipakai untuk menilai} clinical pathway

• _{Setelah topik audit ditentukan komite medis} membuat tim audit untuk melaksanakan audit • _{Susunan tim sebaiknya :}

– _{Ketua : adalah Subkomite Mutu ,} – _{Anggota antara lain :}

• _{dokter – dokter dengan reputasi baik di} rumah sakit tersebut

(37)

2. Penetapan kriteria dan standar

• Kriteria adalah bukti – bukti yang diperlukan untuk suatu tindakan

• Standar adalah baku nilai yang menjelaskan kriteria

• Penetapan kriteria dan standar pada pelayanan medis dapat

mengacu kepada dokumen : Standar pelayanan medis ( clinical pathway )

• Kriteria audit mencakup prosedur diagnosis , proses

terapi ,manajemen kondisi klinis tertentu, pengukuran out put / luaran pasien .

• Contoh Kasus demam dengue akan dilakukan audit medis :

– buat kriteria penegakan diagnosa berupa

• pemeriksaan suhu (temperatur tubuh ),

• pemeriksaan Rumple leede ,

• pemeriksaan darah rutin ,

(38)

3. Pengumpulan data

• _{Pengumpulan data dapat :}

– _{Retrospektif ( dari rekam medis )} maupun

– _{Prospektif ( pengamatan langsung ).} • _{Data tidak akan menjadi informasi bila}

data tersebut tidak bisa menjawab secara spesifk permasalahan yang terjadi

(39)

4. Analisis data

• _{Analisis data merupakan bagian yang}

cukup rumit dan krusial dalam audit medis • _{Untuk ketepatan data perlu dilakukan}

pemeriksaan silang /analisis penyimpangan.

• _{Analisis harus memastikan bahwa}

penyimpangan yang dicatat petugas

(40)

5. Menetapkan perubahan

• Bagian terpenting dalam audit medis adalah

sesuai dengan tujuan audit yaitu implementasi perubahan menuju peningkatan mutu klinis

• Cara implementasi :

– Analisa data yang telah disimpulkan

dijadikan dasar membuat rencana tindak lanjut

6. Re audit

(41)