ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA BUANA
SELULAR INDONESIA
Erikson Damanik
(Politeknik Bisnis Indonesia)
Abstrak
Buana Selular Indonesia merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang distribusi
berbagai merk handphone. Saat ini Buana Selular Indonesia menggunakan Microsoft Excel dalam
proses pencatatan transaksi pembelian, penjualan, stock, maupun pelunasan hutang dan piutang.
Masalah yang terjadi adalah penyajian laporan pembelian, penjualan dan persediaan tidak tepat
waktu dan tidak akurat, pelayanan informasi persediaan barang kepada pelanggan kurang bagus,
serta tidak terkontrolnya hutang dan piutang yang telah jatuh tempo.
Untuk menangani masalah, penulis mengusulkan sebuah sistem informasi yang berbasis
komputerisasi dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem SDLC. Dengan
menggunakan sistem informasi ini dapat dilakukan penginputan data secara komputerisasi dan
memudahkan pembuatan laporan yang diperlukan perusahaan.
Dari hasil perancangan penulis, diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan masukan
untuk tahap pembuatan aplikasi sehingga dapat membantu perusahaan untuk mengatasi masalah
yang ada selama ini.
Kata Kunci : Handphone, SDLC, Manajemen, Pembelian, Penjualan, Stock. Hutang, Piutang.
PENDAHULUAN
Teknologi komputer sangat diperlukan dalam pengolahan data agar dapat menjadi
informasi yang berguna dengan tingkat keakuratan dan kecepatan yang tinggi. Saat ini, banyak
perusahaan yang telah menerapkan sistem terkomputerisasi dalam mengatur dan mengelola
kegiataan bisnisnya. Salah satu jenis sistem terkomputerisasi yang diterapkan adalah sistem
informasi manajemen (SIM) yang merupakan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang
bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. Hal ini dilakukan agar perusahaan
tersebut mampu bersaing dengan perusahaan pesaing lainnya di era globalisasi ini.
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik mengambil judul
: “Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi Manaje
men pada Buana Selular Indonesia”
.
1.2. Rumusan Masalah
Dari latar belakang tersebut, diidentifikasi beberapa permasalahan utama :
1. Penyajian laporan pembelian, penjualan dan persediaan tidak tepat waktu dan tidak akurat.
2. Pelayanan informasi persediaan barang kepada pelanggan kurang bagus.
3. Tidak terkontrolnya hutang dan piutang yang telah jatuh tempo.
1.3. Ruang Lingkup Pembahasan
Agar pembahasan dapat lebih terfokus, maka ruang lingkup pembahasan dibatasi sebagai
berikut :
1. Sistem informasi yang dibahas berkaitan dengan perincian sebagai berikut :
a.
Pembelian, meliputi kegiatan pendataan
supplier,
purchase order, pembelian, retur
pembelian.
b. Penjualan, meliputi kegiatan pendataan
customer, penjualan, cetak faktur penjualan, retur
penjualan dan cetak faktur retur penjualan.
c.
Persediaan, meliputi kegiatan pendataan barang, cetak kartu stok, permintaan barang.
d. Pengontrolan hutang dan piutang.
2. Laporan meliputi laporan pembelian, laporan retur pembelian, laporan penjualan, laporan retur
penjualan, laporan stok barang, laporan hutang, laporan piutang, laporan pelunasan hutang,
laporan pelunasan piutang, laporan hutang jatuh tempo, dan laporan piutang jatuh tempo.
1.4. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis dan merancang sistem informasi
manajemen pada Buana Seluluar Indonesia dalam bentuk
prototype
rancangan sistem yang dapat
digunakan sebagai refrensi dalam mengembangkan sistem terkomputerisasi pada perusahaan.
Manfaat yang akan diperoleh dari penelitian ini adalah:
1. Bagi penulis, penelitian ini dapat meningkatkan wawasan dan pengetahuan penulis terutama
mengenai sistem informasi yang diterapkan di lapangan dan juga proses perancangan sistem
informasi manajemen.
2. Bagi perusahaan, laporan tugas akhir ini dapat dijadikan sebagai bahan dalam mengevaluasi
kelemahan dari sistem yang sedang berjalan pada perusahaan dan juga dapat dijadikan sebagai
referensi dalam mengembangkan sistem terkomputerisasi pada perusahaan.
1.5. Metodologi Penelitian
Metodologi pengembangan sistem yang digunakan Penulis dalam penelitian ini adalah
dengan menggunakan SDLC (System Development Life Cycle), dimana hanya dilakukan sampai
pada tahap keempat.
1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan (Fase Perencanaan)
Pada tahap ini, penulis merumuskan masalah yang ada yaitu dengan menggunakan diagram
fishbone.
2. Menentukan syarat-syarat informasi
Pada tahap ini, penulis menentukan syarat-syarat informasi dengan pengumpulan data dengan
metode sampling, observasi, wawancara, dan studi kepustakaan.
3. Menganalisis kebutuhan sistem
Proses-proses yang dikerjakan pada tahap ini adalah :
a.
Menggambarkan sistem berjalan dengan menggunakan
flow of document.
b. Analisis dokumen keluaran.
c.
Analisis dokumen masukan.
d. Menganalisis kebutuhan fungsional dengan
use case diagram
dan kebutuhan non
fungsional dengan diagram PIECES
e.
Merancang
data flow diagram
sistem usulan.
Proses-proses yang dilakukan pada tahap ini adalah :
a.
Membuat rancangan masukan sistem usulan dengan menggunakan Microsoft Visual Basic
2005.
b. Membuat rancangan keluaran sistem usulan dengan menggunakan Crystal Report 10.
c.
Normalisasi struktur data dan rancangan basis data dengan menggunakan Microsoft SQL
Server 2005.
d. Membuat rancangan
user interface.
ANALISIS SISTEM
Identifikasi Masalah, Peluang, dan Tujuan
Pada tahapan ini, penulis akan mengidentifikasikan masalah, peluang, dan tujuan dengan
menggunakan diagram
fish bone
seperti yang terlihat pada Gambar 1 hingga Gambar 1 berikut ini
:
Gambar 1 Diagram
Cause Effect
(Laporan)
Penyajian laporan pembelian, penjualan, dan persediaan tidak tepat waktu dan tidak akurat
disebabkan oleh :
4. Staf : kurang teliti dalam menghitung.
5. Dokumentasi : banyaknya dokumen yang harus disiapkan.
6. Sistem : perhitungan masih secara manual.
7. Prosedur : proses transaksi pembelian dan penjualan dilakukan secara manual serta prosedur
yang ditetapkan tidak dijalankan dengan baik.
Gambar 2 Diagram
Cause Effect
(Persediaan)
Penyajian informasi persediaan barang kepada pelanggan kurang bagus yang disebabkan
oleh :
1. Staf : kesalahan pencatatan pembelian dan penjualan barang serta lambat dalam pencarian data.
2. Dokumentasi : kartu persediaan yang banyak karena banyaknya jenis barang.
3. Sistem : tidak terdapat informasi persediaan barang sehingga harus dilakukan pencarian kartu
persediaan secara satu per satu.
Pelayanan informasi persediaan Barang kepada pelanggan kurang bagus staff sistem Kesalahan pencatatan Pembelian dan penjualan barang
Tidak terdapat informasi Persediaan barang sehingga Harus dilakukan pencarian Kartu persediaan secara Satu per satu
Lambat dalam pencarian data
Dokumentasi
Gambar 3 Diagram
Cause Effect (Hutang dan Piutang)
Tidak terkontrolnya hutang dan piutang yang telah jatuh tempo yang disebabkan oleh :
1. Staf : sulit mengetahui hutang dan piutang yang telah jatuh tempo.
2. Sistem : terlalu lambat karena dilakukan secara manual.
3. Prosedur : pengecekan hutang dan piutang yang telah jatuh tempo masih dilakukan secara
manual.
3.2. Menentukan Syarat-Syarat Informasi
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data dengan menggunakan metode:
3. Sampling
Sampling
dilakukan dengan mengambil dokumen yang digunakan pada Buana Selular
Indonesia seperti laporan pembelian, laporan retur pembelian, laporan pelunasan hutang,
faktur penjualan, faktur retur penjualan, laporan penjualan, laporan retur penjualan, laporan
pelunasan piutang, faktur pembelian, dan faktur retur pembelian.
4. Observasi
Observasi dilakukan dengan pengamatan langsung terhadap kegiatan perusahaan yaitu dengan
mengamati proses kegiatan pembelian, penjualan, persediaan, serta hutang dan piutang di
perusahaan.
5. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan bertanya langsung pada bagian penjualan, bagian pembelian,
bagian gudang, bagian kasir di Buana Selular Indonesia untuk mendapatkan informasi secara
langsung.
6. Studi Kepustakaan
Metode ini digunakan untuk mengumpulkan teori-teori yang akan digunakan sebagai tinjauan
pustaka, dengan mencari dan mengeksplorasi pustaka berupa buku-buku.
Kebutuhan non fungsional dapat dilihat pada Tabel 1 berikut ini :
Tabel 1 Identifikasi Kebutuhan Non Fungsional
PIECES
Sistem Berjalan
Sistem Usulan
P
(Performance)
Pencarian
data
saat
ini
membutuhkan waktu yang lama
dikarenakan tidak terintegrasi
Pencarian data sudah terintegrasi
karena sudah menggunakan sistem
komputerisasi
I
(Information)
Informasi yang disajikan sering
terjadi kesalahan
Informasi yang disajikan tepat dan
akurat
E
(Economy)
Biaya yang dikeluarkan tinggi
dengan rekrut SDM lebih banyak.
Biaya yang dikeluarkan relatif lebih
rendah karena SDM dapat dikurangi
dengan bantuan sistem komputerisasi.
C
(Control)
Keamanan data lebih rawan rusak
baik oleh unsur manusia maupun
lingkungan sekitar.
E
(Efficiency)
Penginputan data tidak tepat
waktu karena harus melakukan
dengan manual.
Penginputan data tidak menghabiskan
waktu karena data yang di-input
sudah
menggunakan
sistem
terkomputerisasi.
S
(Service)
Penyajian informasi memerlukan
waktu yang lama
Penyajian informasi dapat diberikan
dengan cepat.
Data Flow Diagram
(DFD)
Rancangan diagram konteks sistem informasi manajemen dapat dilihat pada Gambar 3
berikut ini :
PERANCANGAN SISTEM
Rancangan Masukan
Rancangan masukan terdiri dari :
1. Barang
Rancangan masukan barang dapat dilihat pada Gambar 4 berikut ini :
Gambar 5 Rancangan Masukan Barang
Nama masukan
: barang.
Fungsi
: untuk melakukan
input
data barang.
Keterangan
: data kode barang, nama wajib di-input.
2.
Supplier
Rancangan masukan
supplier
dapat dilihat pada Gambar 4.2 berikut ini :
Nama masukan
:
supplier.
Fungsi
: untuk melakukan
input
data
supplier.
Keterangan
: data kode
supplier, nama, alamat, kota, kode pos, telepon wajib di-input.
3.
Customer
Rancangan masukan
customer
dapat dilihat pada Gambar 7 berikut ini :
Gambar 7 Rancangan Masukan
Customer
Nama masukan
:
customer.
Fungsi
: untuk melakukan
input
data
customer.
Keterangan
: data kode
customer, nama, alamat, kota, kode pos, telepon wajib di-input.
4.
Purchase Order
Rancangan masukan
purchase order
dapat dilihat pada Gambar 4.4 berikut ini :
Gambar 8 Rancangan Masukan
Purchase Order
Nama masukan
:
purchase order.
Fungsi
: untuk melakukan
input purchase order.
5. Pembelian
Rancangan masukan pembelian dapat dilihat pada Gambar 9 berikut ini :
Gambar 9 Rancangan Masukan Pembelian
Nama masukan
: pembelian.
Fungsi
: untuk melakukan
input
pembelian.
Keterangan
: data nomor pembelian, tanggal, tanggal jatuh tempo,
purchase order,
kode
supplier, kode barang, quantity, dan harga wajib di-input.
6. Retur Pembelian
Rancangan masukan retur pembelian dapat dilihat pada Gambar 10 berikut ini :
Gambar 10 Rancangan Masukan Retur Pembelian
Nama masukan
: retur pembelian.
Fungsi
: untuk melakukan
input
retur pembelian.
7. Pelunasan Hutang
Rancangan masukan pelunasan hutang dapat dilihat pada Gambar 11 berikut ini :
Gambar 11 Rancangan Masukan Pelunasan Hutang
Nama masukan
: pelunasan hutang.
Fungsi
: untuk melakukan
input
pelunasan hutang.
Keterangan
: data nomor pelunasan hutang, tanggal, kode
supplier, nomor faktur
pembelian wajib di-input.
8. Penjualan
Rancangan masukan penjualan dapat dilihat pada Gambar 12 berikut ini :
Gambar 12 Rancangan Masukan Penjualan
Nama masukan
: penjualan.
Fungsi
: untuk melakukan
input
penjualan.
9. Retur Penjualan
Rancangan masukan retur penjualan dapat dilihat pada Gambar 13 berikut ini :
Gambar 13 Rancangan Masukan Retur Penjualan
Nama masukan
: retur penjualan.
Fungsi
: untuk melakukan
input
retur penjualan.
Keterangan
: data nomor retur penjualan, tanggal, nomor faktur penjualan, kode
customer, kode barang, quantity, wajib di-input.
10. Pelunasan Piutang
Rancangan masukan pelunasan piutang dapat dilihat pada Gambar 14 berikut ini :
Gambar 14 Rancangan Masukan Pelunasan Piutang
Nama masukan
: pelunasan piutang.
Fungsi
: untuk melakukan
input
pelunasan piutang.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang didapatkan penulis setelah menyelesaikan tugas akhir ini adalah
sebagai berikut :
1. Dengan menggunakan sistem usulan, diharapkan dapat memberikan laporan pembelian,
laporan retur pembelian, laporan penjualan, laporan retur penjualan, laporan stok barang,
laporan hutang, laporan piutang, laporan pelunasan hutang, laporan pelunasan piutang, laporan
hutang jatuh tempo, dan laporan piutang jatuh tempo tepat waktu dan akurat.
2. Dengan menggunakan sistem usulan, diharapkan informasi persediaan barang kepada
pelanggan dapat lebih tepat dan akurat.
3. Dengan menggunakan sistem usulan, diharapkan hutang dan piutang dapat dikontrol dan
informasi jatuh tempo dapat dihasilkan.
5.2. Saran
Adapun saran yang dapat penulis sampaikan setelah menyelesaikan tugas akhir ini adalah
sebagai berikut :
1. Mengimplementasikan rancangan sistem usulan ke dalam bentuk aplikasi sehingga dapat
membantu perusahaan untuk menyelesaikan masalah yang ada selama ini.
2. Agar perusahaan dapat melakukan analisis terhadap biaya-biaya yang akan dikeluarkan di
dalam implementasi rancangan sistem usulan seperti pembelian komputer dan
server.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan.Z, 2001,
Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Cetakan V, Edisi Ke-5,
Penerbit BPPE, Yogyakarta.
Hall, James.A, 2001,
Sistem Informasi Akuntansi, Ahli Bahasa Dewi Fitriasari dan Deny Arnos
Kwary, Buku Satu, Edisi-4, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Kadir, A., 2005,
Konsep Tuntunan Praktis Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta.
Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003,
Analisis dan Perancangan Sistem,
Alih Bahasa oleh
Thamir Abdul Hafedh AI
–
Hamdany, Jilid Ke-1, Edisi Ke-5, Penerbit PT. Prenhallindo,
Jakarta.
Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003,
Analisis dan Perancangan Sistem,
Alih Bahasa oleh
Thamir Abdul Hafedh AI
–
Hamdany, Jilid Ke-2, Edisi Ke-5, Penerbit PT.Indeks, Jakarta.
McLeod, R., 2001,
Sistem Informasi Manajemen,
Alih Bahasa Hendra Teguh, Jilid 1, Edisi
Ketujuh, Penerbit PT.Prehallindo, Jakarta.
McLeod, R., 2004,
Sistem Informasi Manajemen, Edisi kedelapan, Alih Bahasa oleh Hendra
Teguh, Penerbit PT. Indeks, Jakarta.
Moekijat, 2001,
Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Ahli Bahasa Hendra Teguh, Penerbit
Indeks, Jakarta.
Mulya.H.,2008,
Dasar-Dasar Akuntansi, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta.
Mulyadi, 2001,
Sistem Akuntansi, Edisi-3, Cetakan ke-3, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Rudianto, 2009,
Pengantar Akuntansi, Penerbit Erlangga, Jakarta.
Skousen, K.F.,E.K. Stice, dan J.D.Stice, 2004,
Akuntansi Keuangan Menengah, Edisi Ke-1, Alih
Bahasa oleh Thomson, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Sutabri, T., 2003,
Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi, Yogyakarta.
