Perancangan Sistem Pelaporan Data Dari Gerbang Ke Kantor PT
Jasa Marga Persero Tbk. Semarang
(Studi Kasus PT Jasa Marga Persero Tbk Semarang)
Artikel Ilmiah
Peneliti :
Narindra Prabita Egasabatulloh (NIM : 682013026)
Rudy Latuperissa, SE., M.Cs.
1.
Pendahuluan
Jalan tol adalah jalan umum yang kepada pemakainya dikenakan kewajiban membayar tol dan merupakan jalan alternatif lintas jalan umum yang telah ada [1]. Salah satu pengelola jalan tol saat ini adalah PT Jasa Marga (Persero) Cabang Semarang, yang mengoperasikan empat gerbang tol, yaitu suatu titik pelayanan transaksi tol yang terdiri dari beberapa gardu dan sarana perlengkapan dan kelengkapan untuk melayani transaksi pelayanan pembayaran tol dari pemakai jalan kepada perusahaan [5]. Pengumpulan tol pada tiap gerbang yaitu Manyaran, Tembalang, Muktiharjo dan Gayamsari merupakan rangkaian sistem administrasi yang dikoordinasi dan dikontrol oleh bagian TCM (Traffic Control Management).
Kontrol terhadap jumlah kendaraan, jenis kendaraan, jumlah pendapatan tol baik yang tunai maupun non tunai, serta jumlah kendaraan pada setiap jurusan, merupakan salah satu kegiatan untuk memantau dan melakukan evaluasi serta untuk memenuhi kebutuhan sumber daya dan perlengkapan dan kelengkapan kerja pengumpulan tol [8]. Kontrol tersebut melalui pelaporan kegiatan transaksi pada tiap gerbang dilakukan setiap hari melalui rangkaian kegiatan pelaporan data lalu lintas dan administrasi lainnya yang dilakukan pada setiap gerbang tol oleh TUGT (Tata Usaha Gerbang Tol). Sedangkan sistem pengumpulan tol belum terintegrasi dengan pelaporan yang dilakukan oleh TUGT, sehingga dalam pelaksanaannya masih dilakukan secara manual. Hal itu menyebabkan terhambatnya proses pengiriman informasi dari gerbang tol ke TCM (Toll Collection Management), bahkan terkadang keterlambatan tersebut sampai empat hari kerja. Selain kurang efisien waktu juga kurang efisien dalam biaya karena penyajian laporan menggunakan kertas, sementara teknologi yang ada di Jasa Marga sangat mendukung untuk dilakukan integrasi. Oleh karena itu perlu adanya sistem yang dapat mengintegrasi pelaporan dari gerbang tol ke TCM, sehingga lebih optimal dan lebih efisien dengan memanfatkan ketersediaan teknologi.
Kekhususan dalam penelitian ini menjadi sangat unik karena peneliti melihat permasalahan pada obyek penelitian bukan dari sudut pandang output, sebagaimana kebutuhan pada wilayah penelitian, namun peneliti melihat pada proses untuk mendapatkan output, dengan membuat sistem yang melibatkan dua departemen, dari sistem yang terpisah. Pembuatan sistem tersebut menjadi tujuan penelitian yaitu untuk memecahkan permasalahan keterlambatan pelaporan dan mengurangi tingkat kesalahan serta efisiensi biaya terutama dalam penggunaan kertas dengan memanfatkan tekhnologi yang telah ada di lapangan penelitian.
2.
Tinjauan Pustaka
Penelitian sebelumnya yang membahas tentang sistem pencatatan dan pelaporan data yang tepat dan akurat, dengan mengembangkan draf sistem pencatatan dan pelaporan data registrasi pendaftaran pasien pada Muhammadiyah Medical Center, bertujuan untuk memudahkan dalam menyusun dan pencarian data pasien, selain itu juga memudahkan proses pelayanan pasien pada bagian lain. Penelitian ini menggunakan metode prototyping, dengan merancang diagram alir data (DFD), diagram hubungan entitas (ERD), data base dan desain antar muka sistem[1].
Permasalahan di departemen pengumpulan tol dan departemen TCM, PT Jasa Marga Cabang Semarang adalah tidak terintegrasinya data dari pengumpulan tol dengan TUGT, sehingga pelaporan dan pengolahan data masih dilakukan secara manual dan konvensional untuk dikirim ke bagianTCM. Hasil pelaporan tersebut masih berupa kertas dan masih harus diinput lagi di TCM oleh Senior Officer untuk dikirim ke PT Jasa Marga Pusat. Dalam penelitian ini melakukan perancangan pelaporan data dari pengumpulan tol ke TUGT dan TCM agar dapat terintegrasi sehingga lebih optimal dan efisien. Pendekatan yang sistematis dengan melihat kebutuhan dari proses pelaporan di PT Jasa Marga, maka peneliti menggunakan metode air terjun (waterfall) atau sering disebut sebagai siklus hidup klasik (classic life cycle).
Metode waterfall merupakan metode analisa sistem pada umumnya, yaitu pengerjaan suatu sistem yang dilakukan secara berurutan atau secara linear. Sehingga pengerjaan harus dilakukan berurutan pada setiap langkah, jika langkah ke-1 belum dikerjakan, maka langkah 2 tidak dapat dikerjakan. Jika langkah ke-2 belum dikerjakan maka langkah ke-3 juga tidak dapat dikerjakan, begitu seterusnya. Secara otomatis langkah ke-3 akan bisa dilakukan jika langkah ke-1 dan ke-2 sudah dilakukan. Secara garis besar metode waterfall terdiri dari beberapa tahapan yang berurutan yaitu, analisis kebutuhan (requirement), desain sistem (design system), pengkodean (coding), pengujian (testing), Penerapan program dan pemeliharaan[7].
Kelebihan metodewaterfall adalah untuk melakukan departementalisasi dan kontrol terhadap proses pengembangan model fase one by one, sehingga dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin akan terjadi. Sementara kelemahan dari metode ini adalah jika dalam proses pelaksanaan terjadi kesalahan maka akan sulit untuk melakukan banyak revisi, karena sulit kembali pada tahap atau proses sebelumnya dan mengubah sesuatu yang tidak terdokumentasi dengan baik dalam tahap konsep sebelumnya[6].
Implementasi penelitan ini dalam bentuk dekstop yang hanya bisa di akses dilingkungan Jasa Marga Cabang Semarang saja, dengan UML sebagai rancangan sistemnya. UML sendiri adalah ‘bahasa’ pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma ‘berorientasi object”. Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami[3]. Pada penelitian ini UML terdiri dari usecase, activity diagram, dan class diagram. Selain itu implementasi systemnya menggunakan Code Ignitier(CI) dengan bahasa Phpkarena merupakan sebuah bahasa pemrograman yang digunakan secara luas untuk penanganan pembuatan dan pengembangan sebuah situs web (Web-based applications), serta aplikasi-aplikasi berskala besar (enterprise). Database yang digunakan untuk mengolah data tiap karyawan dan gerbang yaitu Mysql.
3.
Metodologi Penelitian
Gambar 3.1.
Tahapan Metodologi
Penjelasan dari tujuh tahapan dalam metodologi penelitian tersebut adalah :
Pertama adalah tahapan identifikasi masalah (problem identification) merupakan proses dalam penelitian yang paling penting untuk penguasaan masalah terhadap objek dan situasi tertentu, sehingga menentukan apakah penelitian diperlukan dalam situasi dan objek tersebut, selain itu identifikasi masalah akan menentukan kualitas penelitian, yang bermanfaat untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan user dari lapangan penelitian.
Tahap kedua adalah perumusan masalah, adalah penjabaran dari identifikasi masalah yang telah dilakukan pembatasan sesuai dengan ruang lingkup penelitian, yang dinyatakan dengan pertanyaan singkat. Perumusan masalah menjadi fokus utama yang akan menentukan arah penelitian dan menuangkannya dalam laporan yang sistematis dengan metoda dan kerangka teori yang tepat.
Tahap yang ketiga adalah penelusuran pustaka, yaitu kegiatan dalam mengumpulkan informasi dan sumber yang berhubungan dengan penelitian, dimaksudkan untuk mempertajam metodologi dan memperkuat kajian teoritis antara penelitian terdahulu dengan penelitian sekarang. Penelusuran pustaka dapat dilakukan dengan dua tipe yaitu penelusuran dokumen dan penelusuran informasi. Penelusuran dokumen dimaksudkan dengan mengidentifikasi dokumen atau informasi yang baru, sedangkan penelusuran informasi dimaksudkan dengan mengidentifikasi informasi dari kumpulan data atau perorangan.
Tahap yang kelima adalah pengumpulan data, yaitu suatu teknik dalam mengumpulkan informasi yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan penelitian, pengumpulan data dilakukan dengan observasi, wawancara, studi literatur dan dokumentasi. Data primer dalam tahap kelima didapatkan dari hasil wawancara dan observasi. Data tersebut berupa informasi tentang sistem pelaporan, proses pelaksanaan pelaporan dan output pelaporan yang ada di TCM.
Tahap keenam dari adalah pengolahan data, merupakan kegiatan yang direncanakan untuk mencapai tujuan penelitian, yang meliputi penyusunan perancangan system. Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode waterfall. Pendekatan metode Waterfall mempunyai 5 langkah yaitu, requirement (analisis kebutuhan), design (desain), implementation (penerapan), verication (pengujian/verifikasi koding), dan maintenance (pemeliharaan) [7]. Berikut gambaran waterfall :
Gambar 3.2.
Waterfall
.
Pelaksanaan rancangan penelitian waterfall, dimulai dengan analisis kebutuhan (requirement), mengacu pada fenomena dan juga permasalahan yang terjadi, dan mengapa sebuah aplikasi sangat penting untuk dibuat dalam mengatasi masalah atau fenomena tersebut. Melalui komunikasi untuk memahami kebutuhan user dan perangkat lunak dengan melakukan wawancara terhadap pengumpul tol, Kepala shift, TUGT dan karyawan di bagian TCM, selain itu juga melakukan observasi terhadap penggunaan perangkat lunak dalam pelaporan karyawan serta data dokumentasi. Data yang dikumpulkan dalam tahap awal merupakan data sekunder yang diperoleh melalui tahap wawancara dan observasi untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian ini. Data yang didapatkan hasil wawancara dan observasi yakni berupa dokumen transaksi tiap gerbang di cabang Semarang.
Gambar 3.3.
Use Case
Dari gambar 3 terlihat bahwa proses laporannya di mulai dengan bagian TU gerbang memasukkan semua data dari Kepala shift per gerbang yang bertugas pada jam tersebut ke laporan harian gerbang. Lalu kepala gerbang Tol mengevaluasi laporan yang sudah dikerjakan oleh TU gerbang, jika sudah sesuai maka laporan bisa langsung dikirm ke bagian TCM namun jika belum sesuai maka laporan akan dikembalikan ke bagian TU gerbang dan akan di ubah. Tahap berikutnya TCM akan mengevaluasi laporan pergerbang untuk dijadikan laporan perminggu, perbulan, dan pertahun. Sehingga pihak TCM dapat memberikan hasil laporan tiap gerbang di Cabang semarang ke pihak MOP atau pusat.
Pada gambar selanjutnya akan diperlihatkan bagaimana proses yang terjadi dalam sistem pegolahan data ini :
Gambar 3.4.
Activity Diagram
pada bagian TU gerbang dan TCM. Disitu juga terlihat system sudah menjadi bagian dari alur pelaporan data dari gerbang ke kantor cabang.
Gambar 3.5.
Class Diagram
Pada gambar 3 terlihat beberapa class, dijelaskan pada gambar tersebut bahwa terdapat 6 komponen interface yang ada dalam satu sistem di penelitian ini. Yang terdiri dari form, button shift yaitu berisi pilihan button yang mengarah pada form pershiftnya serta terdapat button laporan harian yang hanya bisa dilihat TU dan KGT. Dan pada form Shift_1 tersebut adalah form yang berisi data dari kepala shift. Pada form lap_harian_KGT akan terlihat berapa saja kendaraan yang masuk dan pendapatan yang masuk perharinya.
Pada langkah ketiga yaitu implementasi waterfall pada sistem informasi pelaporan data dari gerbang ke kantor di PT Jasa Marga Cabang Semarang dilakukan menggunakan bahasa pemrograman PHP, dengan basis data yang digunakan adalah Mysql yang berbasis web sehingga dapat mempermudah pengguna dalam pemakaian dan mempersingkat waktu pelaporan data.
menjaga hasil rancangan tersebut tetap dapat digunakan dan pembersihan virus yang kemungkinan terinfeksi dari penggunaan internet.
Tahapan terakhir dari metodologi penelitian adalah penyimpulan hasil yang berupa pernyataan singkat tentang hasil penelitian secara objektif, sesuai dengan apa yang telah didapatkan dalam proses penelitian. Tahap akhir ini
dituangkan dalam bentuk laporan penelitian, yaitu suatu media atau dokumen
komunikasi antara peneliti dengan masyarakat umum terutama pembaca yang ditargetkan atau yang berkepentingan dengan penelitian yang telah dilakukan tersebut, dengan memperhatikan unsur-unsur dari penelitian[2].
4.
Hasil
dan PembahasanPT Jasa Marga (Persero) cabang Semarang Departemen pengumpulan tol dan Bagian Toll Management Collection akan dibuat sebuah Sistem pelaporan data dari gerbang tolke TCMberbasis web itu sendiri. Perancangan aplikasi ini di bangun bertujuan untuk memudahkan pelaporan data dari empat gerbang yang ada di semarang dan mempersingkat waktu sehingga pada bagian Tata Usaha gerbang tidak perlu memasukkan data dua kali.
Perancangan aplikasi tersebut di bangun ini bersifat object oriented (berorientasi objek) dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML) sebagai bahasa pemodelan. Pembangunan sistem tersebut ini dilakukan dengan menggunakan tools utama sebagai berikut Code Ignitieraplikasi untuk membaca bahasa pemrogramanWebsite, MySQL sebagai DatabaseServer. Dan PHPMyAdmin sebagai tools untuk mengelola Database berbasisWeb.
Sistem ini dapat disebut sebagai SILAPTOL (Sistem Laporan Tol), yang berfungsi untuk memudahkan Kepala Shift dan Tata Usaha Gerbang dalam memasukkan dan mengolah data. Pada gambar 4.1 dibawah di jelaskan tampilan HOME pada sistem.
Gambar 4.1.
Tampilan utama
Gambar 4.2.
Tampilan Menu Home
Pada gambar 4.2 menunjukan halaman utama transaksi harian jalan tol, yang berisi tiga shift dan tiap shiftnya berisi data yang diisi oleh Kepala Shift menurut data dari pengumpul tol. Laporan harian pada menu ini akan muncul jika pada tiap shiftnya sudah diisi.
Gambar 4.3. Tampilan Menu Transaksi perShift
Gambar 4.4.
Tampilan Laporan Transaksi
Selanjutnya pada gambar 4.4 terdapat beberapa kolom, pada tampilan ini menampilkan hasil dan rangkuman dari laporan harian yang sebelumnya berada di tampilan transaksi harian jalan tol. Tampilan ini hanya dapat dibuka oleh senior officer dari bagian TCM. Pada bagian ini juga dapat langsung di cetak untuk kebutuhan buku laporan perbulan.
Gambar 4.5.
Tampilan Golongan
Tampilan ini menampilkan semua informasi tentang golongan apa saja yang dapat lewat di jalan tol. Tampilan ini hanya bisa dibuka bagian TCM saja. Dan pada informasi golongan ini dapat diperbaharui dan disesuaikan dengan kebutuhan.
Pada tampilan gambar 4.5 sama seperti sebelumnya hanya menampilkan informasi tentang gerbang yang ada di jalan tol cabang Semarang ini. Tampilan ini hanya dapat dibuka bagian TCM saja,
Gambar 4.6.
Tampilan Menu User
Gambar 4.6 ini menampilkan halaman yang berisi informasi user yang dapat menggunakan sistem SILAPTOL ini. Hampir sama dengan tampilan sebelumnya tampilan ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan, tampilan ini dapat menambah, memperbaharui, dan menghapus user jika memang diperlukan.
Gambar 4.7.
Tampilan Menu Setting
Selanjutnya gambar 4.7 terdapat pengaturan untuk sistem SILAPTOL ini, salah satunya dapat mensortir user dan penggunanya. Tampilan pengaturan ini hanya bisa dibuka oleh bagian TCM saja.
Tabel 4.1.
Tabel Pengujian
Blackbox
Login
Tabel 4.2.
Tabel Pengujian Cek Level
Tabel 4.3.
Tabel Pengujian Dashboard
Tabel 4.4.
Tabel Pengujian Laporan
Tabel 4.5.
Tabel Pengujian Golongan
Tabel 4.7.
Tabel Pengujian
User
Dari pengujian yang telah dilakukan pada sistem SILAPTOL
sebelumnya didapatkan hasil yaitu, sistem yang berjalan sudah sesuai dengan
kebutuhan user dan tidak ada kendala dalam pengoperasiannya.
5.
Simpulan
6.
Daftar Pustaka
[1] Hakan, Fahri. Setiyadi, Noor Alis. 2014. Pengembangan Sistim Pencatatan Dan Pelaporan Data Di Klinik Muhammadiyah Medical Center. Jurnal Kesehatan Masyarakat p-ISSN 1978-3833, Program Studi Kesehatan Masyarakat Fakultas Kesehatan MasyarakatUniversitas Andalas Surakarta. Diakses pada tanggal 30 November 2017, dari: http://jurnal.fkm.unand.ac.id/index.php/jkma/
[2] Hasibuan, Zainal A, 2007, Metode Penelitian Pada Bidang Ilmu Komputer Dan Teknologi Informasi : Konsep, Teknik Dan Aplikasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia. Jakarta.
[3] Nugroho, Adi. 2009. Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML dan Java. Yogyakarta: Andi Offset.
[4] Nurasiah.2014. Perancangan Pengembangan Sistem Informasi Pembayaran Uang Kuliah Dengan Metode SDLC Waterfall. Jurnal Teknologi dan Rekayasa, Volume 19 No. 3, Desember 2014, Bidang Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi, Universitas Gunadarma Depok.
Diakses pada tanggal 28 November 2017, dari:
ejournal.gunadarma.ac.id/index.php/tekno/article/viewFile/1112/973
[5] Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2005 Tentang Jalan Tol
[6] Pressman, R.S. 2015. Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi Buku I. Yogyakarta: Andi Offset
[7] Roger S. Pressman. 2012. Rekayasa Perangkat Lunak : Pendekatan Praktisi, Edisi Tujuh. Yogyakarta: Andi Offset.
