KEPALA SEKOLAH DALAM MENERAPKAN MANAJEME

(1)

PERILAKU ORGANISASI GENAP 2016/2017 Magister Teknologi Pendidikan, UPH 27 Mei 2017

KEPALA SEKOLAH DALAM MENERAPKAN MANAJEMEN

PENGETAHUAN

Jeanny Novita Sidupa

Magister Teknologi Pendidikan UPH, Jakarta, sjeanny90@gmail.com

ABSTRAK

Untuk mengembangkan mutu pendidikan dan menghadapi tantangan yang ada, sekolah sebagai institusi pendidkan perlu menerapkan manajemen pengetahuan sebagai bagian dari proses mengembangkan potensi seluruh stakeholder yang terdapat di dalamnya. Penelitian ini merangkum dan menganalisa literatur mengenai kajian kepemimpinan pendidikan dan pengelolaan pengetahuan di dalam organisasi pendidikan. Penelitian ini bertujuan untuk memberikan pemahaman lebih mendalam mengenai pengelolaan pengetahuan dan penerapan strategi manajemen pengetahuan yang efektif di sekolah. Selain itu penelitian ini juga mengungkapkan sejauh mana peran dan fungsi kepala sekolah dalam menerapkan manajemen pengetahuan sesuai dengan teori proses manajemen pengetahuan. Hasil penelitan ini dapat digunakan sebagai dasar penyelidikan lebih lanjut mengenai program penerapan sistem manajemen pengetahuan dan restrukturisasi peran kepala sekolah di sekolah.

Kata Kunci: _{Manajemen Pengetahuan,}_{Peran Kepala Sekolah, Kepemimpinan Kepala Sekolah}

ABSTRACT

To improve the quality of education and to achieve desired goals, schools as educational institution needs to apply knowledge management as part of the strategic plan to support effective knowledge management amongst school stakeholders. This study summarizes and analyzes the available literature of education leadership and knowledge management. This study aims to provide an in-depth understanding of knowledge management and the implementation of effective knowledge management strategies in schools. This research will also analyze principal’s role and function as educational leader in applying knowledge management based on knowledge management process theory. The results of this research can be used as a basis for further investigation of the implementation of knowledge management systems and the restructuring of the school principal's role.

(2)

PENDAHULUAN

Seiring dengan perkembangan lingkungan sosial, ekonomi, politik, hukum dan ideologi, maka sekolah sebagai lembaga pendidikan tidak jarang menghadapi banyak tantangan. Hal ini dikarenakan lembaga pendidikan merupakan salah satu penentu mutu sumber daya manusia (SDM) (Herrera, 2010). Peningkatan mutu pendidikan tidak hanya dapat dilakukan melalui perbaikan proses pembelajaran seperti kurikulum, metode pembelajaran, perbaikan kualitas guru atau sarana pendidikan tetapi juga melalui kepemimpinan kepala sekolah dalam mengelola pengetahuan (Chu et al, 2011; Kuang Chi et al, 2012 & Micic, 2015).

Pengetahuan dan kemampuan untuk menciptakan dan memanfaatkan pengetahuan merupakan faktor penting untuk memperoleh keunggulan kompetitif organisasi. Pengetahuan didefinisikan sebagai sesuatu yang dipahami seseorang mengenai berbagai hal seperti konsep, gagasan, teori, prosedur dan praktik (Armstrong & Taylor, 2014). Pengelolaan pengetahuan merupakan sebuah proses yang secara simultan mengungkapkan pengetahuan dan bagaimana memanfaatkan informasi tersebut secara efektif dan efisien.

Manajemen pengetahuan merupakan proses pengelolaan informasi yang terdapat di sekolah sehingga mampu mengembangkan potensi seluruh stakeholder dalam rangka mewujudkan visi dan misi sekolah. Untuk mewujudkan hal tersebut, kepala sekolah tidak dapat hanya menjadi pemimpin instruksional tunggal tetapi juga harus membimbing dan memberdayakan guru dan staf secara keseluruhan dalam melakukan perubahan dan terus dapat beradaptasi dengan peran yang berubah-ubah dengan memperluas batasan-batasan yang ada (Crawford, 2004).

Memahami pentingnya peran kepala sekolah dalam menerapkan manajemen pengetahuan, penelitian ini bertujuan untuk memberikan pemahaman mengenai sejauh mana peran kepala sekolah dalam mengelola pengetahuan dan penerapan strategi manajemen pengetahuan yang efektif di sekolah.

TINJAUAN LITERATUR

Epistemologi Tradisional Pengetahuan

Saat ini pengetahuan dan kemampuan untuk menciptakan dan memanfaatkan pengetahuan dipertimbangkan sebagai sumber paling penting dari keunggulan kompetitif organisasi (Chouikha, 2016). Pengetahuan dalam epistemologi traditional memandang pengetahuan sebagai ‘keyakinan akan kebenaran yang dibenarkan’ atau justified true belief dan menekankan pada aspek ‘kebenaran’ atau truthfulness (Takeuchi, 2006). Pengetahuan dalam hal ini dianggap sebagai sesuatu yang mutlak, statis dan non human.

(3)

Tabel 1. Pengertian kebenaran, kepercayaan dan pembenaran Kebenaran dalam setiap organisasi, yaitu pengetahuan yang bersifat tacit dan eksplisit. 1) Pengetahuan tacit meliputi model mental, kepercayaan, dan persuasi dari setiap orang dalam organisasi. Pengetahuan tacit ini ada di dalam individu dan sulit diekspresikan dengan kata-kata. Pengetahuan tacit juga dapat dipandang sebagai pengetahuan yang terdapat di dalam budaya organisasi, misalnya motivasi dan kemampuan adaptasi yang ditunjukkan oleh pekerja yang bekerja pada suatu budaya perusahaan tertentu, misalnya gagasan, persepsi, dan cara berpikir. 2) Pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang dapat dikodifikasi, dapat dibagikan, dan dikomunikasikan kepada orang lain. Pengetahuan eksplisit dapat diungkapkan dengan kata-kata dan angka, disebarkan dalam bentuk data, spesifikasi, dan buku petunjuk.

Kepemimpinan Pendidikan

Pemimpin adalah seseorang yang menduduki posisi di dalam suatu organisasi dengan mengemban tugas untuk melaksanakan kepemimpinan. Kepemimpinan melibatkan pembangunan tim yang kohesif dan berorientasi pada tujuan bersama (Reinhartz & Beach, 2004;Ferdinandus et al, 2015; Kuang Chi et al, 2012).

(4)

Gambar 1. Proses Kepemimpinan (Reinhartz & Beach, 2004)

Menurut Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0296 Tahun 1996, Kepala Sekolah adalah guru yang memperoleh tambahan tugas untuk memimpin pnyelenggaraan pendidikan dan upaya peningkatan mutu sekolah. Kepala sekolah adalah kunci dalam mendorong perkembangan dan kemajuan sekolah. Kepala sekolah tidak hanya memiliki tanggung jawab dan otoritas terhadap program sekolah, kurikulum dan keputusan personel tetapi juga memiliki tanggung jawab untuk meningkatkan keberhasilan siswa (Nurkolis, 2003). Terdapat beberapa kompetensi yang harus dimiliki kepala sekolah agar dapat memimpin lembaga pendidikan secara efektif sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional tentang standar kepala sekolah/madrasah Nomor 13 Tahun 2007, yaitu; kompetensi kepribadian, manajerial, kewirausahaan, supervisi dan sosial.

Proses Manajemen Pengetahuan

Terdapat sebuah kerangka sistematis yang dapat dilakukan organisasi dalam mengelola pengetahuan yaitu; penciptaan pengetahuan (knowledge creation); penyimpanan dan penerimaan pengetahuan (storage and retrieval); dan transfer pengetahuan dan aplikasi pengetahuan (transfer and application) (Alavi dan Leidner 2001).

Penciptaan Pengetahuan (Knowledge Creation)

(5)

Konversi pengetahuan tasit dan eksplisit yang dimiliki sebuah organisasi dapat dibagi lagi menjadi empat tahap, yaitu:

- Sosialisasi : adalah konversi pengetahuan tasit ke pengetahuan tasit. Dalam hal ini pengetahuan tasit yang baru tidak hanya dapat diperoleh melalui pengalaman bersama namun juga melalui berbagi pemahaman umum (Gottschalk, 2005). - Eksternalisasi : adalah konversi pengetahuan tasit ke pengetahuan eksplisit.

Pengetahuan tasit diartikulasikan ke pengetahuan eksplisit berupa kata-kata dan angka dalam bentuk data, formula ilmiah, spesifikasi, manual dan sejenisnya. - Kombinasi : adalah konversi dari pengetahuan eksplisit pengetahuan eksplisit.

Dalam hal ini pengetahuan eksplisit diubah menjadi lebih kompleks dan sistematis. Pengetahuan eksplisit yang berasal dari dalam dan luar organisasi dikumpulkan kemudian digabungkan, diedit dan diproses untuk membentuk sebuah pengetahuan eksplisit yang baru.

- Internalisasi : adalah konversi pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan tasit. Seseorang dapat memiliki pengetahuan tasit yang baru melalui pengetahuan eksplisit berupa dokumen , manual dll.

Sebuah organisasi menciptakan suatu pengetahuan baru melalui proses SECI yang terjadi pada ba yaitu tempat atau ruang (fisik, virtual dan mental) dalam menciptakan pengetahuan. Lebih lanjut Nonaka et al (2000) menjelaskan empat jenis ba yaitu;

- Originating Ba : merupakan adalah tempat atau ruang dimana individu berbagi pengalaman melalui interaksi tatap muka dan dengan berada di tempat yang sama pada waktu yang sama pula.

- Interacting Ba: merupakan proses eksternalisasi pengetahuan tacit dikonversi ke pengetahuan eksplisit melalui proses dialog dan kolaborasi antar individu. - Cyber Ba : mengacu pada ruang interaksi virtual dan berkoresponden dengan

kombinasi penciptaan pengetahuan.

- Exercising Ba : merupakan proses konversi pengetahuan eksplisit ke pengetahuan tacit melalui proses internalisasi.

Pengetahuan yang dihasilkan kemudian menjadi knowledge asset organisasi dan menjadi dasar dari sebuah siklus baru knowledge creation.

Penyimpanan dan Pengambilan Pengetahuan

Menurut Caroline et al (2015) penyimpanan pengetahuan melibatkan penggunaan infrastruktur teknis seperti perangkat keras dan lunak dan juga kemampuan seseorang dalam mengidentifikasi suatu pengetahuan di dalam organisasi untuk selanjutnya dikodifikasikan.

Dengan demikian penyimpanan, dan pengambilan pengetahuan organisasi, juga disebut sebagai asset pengetahuan organisasi, merupakan aspek penting dari manajemen pengetahuan. Asset pengetahuan organisasi dapat berupa dokumentasi tertulis, informasi terstruktur yang disimpan dalam database elektronik, pengetahuan manusia yang telah dikodifikasi dan dokumentasi prosedur organisasi (Gottschalk, 2005).

(6)

pengetahuan yang dirasa penting bagi organisasi. Pendekatan ini dapat dilakukan dengan menciptakan jaringan dan mendorong terjadinya komunikasi tatap muka melalui kegiatan loka karya, brainstorming, rapat dan sesi one on one (Ferdinandus et al, 2015).

Transfer Pengetahuan

Menurut transfer pengetahuan merupakan situasi dimana pengetahuan dipindahkan dari individu ke individu lainnya (Sarka, 2014). Dalam hal ini proses komunikasi merupakan faktor penting dalam menggerakkan arus informasi dalam sebuah organisasi sehingga pengetahuan tersebut dapat digunakan di tempat dan waktu yang tepat.

Transfer pengetahuan terjadi pada berbagai tingkat dalam sebuah organisasi: transfer pengetahuan antara individu, dari individu ke sumber eksplisit, dari individu ke kelompok, antara kelompok-kelompok, dan dari kelompok ke organisasi (Gottschalk, 2005).

Aplikasi Pengetahuan

Aplikasi pengetahuan adalah ketika pengetahuan yang tersedia digunakan untuk membuat keputusan dan melakukan tugas-tugas sesuai dengan arahan dan rutinitas organisasi. Teknologi informasi dapat mendukung aplikasi pengetahuan dan mengurangi kebutuhan untuk komunikasi dan koordinasi yang berkaitan dengan pekerjaan, informasi, aturan, dan kegiatan organisasi dengan menanamkan pengetahuan ke dalam rutinitas organisasi secara sistematis (Gottschalk, 2005).

Fungsi Kepemimpinan

Kepemimpinan dapat dikatakan efektif apabila kepemimpinan tersebut berjalan sesuai dengan fungsinya. Menurut Nawawi & Hadari (1995), kepemimpinan memiliki lima fungsi yaitu instruktif, konsultatif, partisipasi, delegasi dan pengendalian.

Fungsi Instruktif

Fungsi pemimpin dalam hal ini adalah memerintahkan pelaksanaannya kepada orang orang yang dipimpinnya. Pemimpin sebagai komunikator merupakan pihak yang menentukan apa (isi perintah), bagaimana (cara mengerjakan perintah tersebut), bilamana (waktu memulai, melaksanakan dan melaporkan hasilnya), dan di mana (tempat mengerjakan perintah) agar keputusannya dapat diwujudkan secara efektif. Oleh karena itu seorang pemimpin harus memiliki kemampuan untuk menggerakkan dan memotivasi orang lain agar dapat melaksanakan perintahnya dengan baik. Perintah yang jelas dari segi kepemimpinan berarti juga sebagai perwujudan proses bimbingan dan pengarahan yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pencapain tujuan kelompok/organisasi.

Fungsi Konsultatif

(7)

kemudian bersedia melakukan perubahan karena adanya keberatan dari para pengikutnya; b) pemimpin memberi usulan sementara dan mendorong pengikutnya untuk memberi saran-saran untuk memperbaikinya; c) pemimpin mendorong partisipasi pengikutnya dalam mendiagnosis dan mengembangkan pemecahan masalah.

Dengan menjalankan fungsi konsultatif dapat diharapkan keputusan-keputusan yang diambil oleh pemimpin akan mendapat dukungan dan lebih mudah untuk memberi instruksi sehingga kepemimpinan akan berjalan dengan efektif.

Fungsi Partisipasi

Dalam menjalankan fungsi ini pemimpin harus membangun hubungan yang efektif dengan warga sekolah dan masyarakat dalam pengambilan keputusan, pembuatan kebijakan, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan/pengevaluasian pendidikan sekolah. Diharapkan partisipasi dapat mendorong setiap komponen sekolah untuk menggunakan haknya menyampaikan pendapat mengenai hal-hal yang menyangkut kepentingan sekolah (Zafira, 2010). Oleh karena itu, pemimpin harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik sehingga memungkinkan terjadinya pertukaran pendapat dan gagasan dalam mengambil keputusan demi tercapainya tujuan bersama.

Fungsi Delegasi

Fungsi delegasi didasari oleh kepercayaan untuk mewujudkan kepemimpinan yang efektif. Pemimpin dalam hal ini memberikan wewenang kepada orang yang dipimpinnya untuk melakukan tugas-tugas kepemimpinan seperti menetapkan/membuat keputusan. Kesempatan kepemimpinan tersebut akan membentuk dorongan, membangkitkan semangat untuk bertindak dan mengembangkan keterampilan strategis dan konseptual. Penerima delegasi harus mampu menjaga kepercayaan yang telah diberikan dan melaksanakannya dengan penuh tanggung jawab. Fungsi ini dapat diwujudkan dengan baik apabila pemimpin mampu memberikan kesamaan prinsip dan aspirasi dengan orang yang dipimpinnya sehingga menghilangkan kemungkinan bagi penerima delegasi untuk menyalahgunakan wewenang yang telah diberikan yang akan berdampak buruk terhadap organisasi secara keseluruhan.

Fungsi Pengendalian

Dalam fungsi ini, kepemimpinan yang efektif terwujud apabila pemimpin mampu mengatur aktivitas anggotanya secara terarah dan terkoordinasi. Kegiatan bimbingan, pengarahan, koordinasi dan pengawasan dapat dilaksanakan dengan mengikutsertakan tiap anggota dalam organisasi sehingga terwujud kerja sama yang harmonis untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas usaha pencapain tujuan bersama.

METODE PENELITIAN

(8)

memberikan contoh kerangka teoritis yang berkaitan dengan pengembangan kepemimpinan di bidang pendidikan.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Peran dan Fungsi Kepala Sekolah Dalam Manajemen Pengetahuan Penciptaan Pengetahuan (Knowledge Creation)

Dalam tahap ini kepala sekolah harus mampu menciptakan budaya berbagi pengetahuan (knowledge sharing) mengidentifikasikan pengetahuan dasar yang ada di dalam sekolah, mengevaluasi sumber-sumber tersebut dan menentukan relevansinya pada tujuan sekolah. Dalam tahap ini telah terjadi proses sosialisasi dimana konversi pengetahuan tasit ke tasit terjadi melalui diskusi dan dialog.

Kepala sekolah dalam mengelola pengetahuan, dapat mengaplikasikan fungsi konsultatif untuk mendapatkan pendapat, saran, dan feed back yang dibutuhkan. Selain itu kepala sekolah juga dapat melaksanakan fungsi instruktif dengan memberikan ruang atau konteks dan mendukung terjadinya penciptaan pengetahuan di sekolah sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pencapain tujuan kelompok/organisasi

Penyimpanan Dan Penerimaan Pengetahuan (Storage And Retrieval)

Dalam melakukan penyimpanan dan penerimaan pengetahuan, kepala sekolah harus membangun hirarki dan penguatan jaringan informasi yang akan memudahkan pertukaran informasi dan pengetahuan di sekolah. Hal ini penting dilakukan karena penyimpan dan penerimaan pengetahuan memiliki hubungan yang signifikan dan positif terhadap performa kinerja (Caroline et al, 2015).

Dalam melakukan penyimpanan dan penerimaan pengetahuan, kepala sekolah harus membangun sebuah proses untuk mengidentifikasi pengetahuan dalam organisasi untuk kemudian dapat dikodifikasikan dan diindeks dalam sebuah sistem informasi teknis seperti perangkat keras dan lunak. Hal ini akan mencegahnya hilangnya pengetahuan (knowledge lost) karena kesalahan identifikasi mengenai pengetahuan yang relevan dalam organisasi.

Kepala sekolah dalam tahap ini menjalankan fungsi partisipasi dengan melibatkan warga sekolah dalam mengambil keputusan, membuat kebijakan, perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan/pengevaluasian mengenai pengelolaan pengetahuan di dalam sekolah. Dalam tahap ini terjadi proses eksternalisasi dimana pengetahuan tacit yang dimiliki oleh guru diartikulasikan dalam bentuk tulisan yang kemudian akan menjadi pengetahuan eksplisit.

Transfer Dan Aplikasi Pengetahuan (Transfer and Application)

Dalam tahap ini kepala sekolah harus menciptakan iklim inovasi dan kreativitas yang akan berkontribusi pada peningkatan pengetahuan individu dan kolektif. Selanjutnya, agar penerapan pengetahuan menjadi efektif kepala sekolah perlu menentukan distribusi pengetahuan dengan tepat yaitu kepada siapa pengetahuan tersebut ditujukan agar relevan dalam menghadapi persoalan-persoalan yang ada.

(9)

kompleks dan sistematis. Tahap internalisasi, akan terjadi kepada anggota sekolah dimana mereka akan memiliki pengetahuan tasit dari pengetahuan eksplisit.

Kepala sekolah melaksanakan fungsi pengendalian dengan mengatur aktivitas anggotanya secara terarah dan terkoordinasi dengan mengikutsertakan tiap anggota dalam organisasi sehingga terwujud kerja sama yang harmonis untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas aplikasi pengetahuan di sekolah.

KESIMPULAN DAN IMPLIKASI

Kepala sekolah dalam mengelola pengetahuan sekolah dapat berjalan efektif apabila kepemimpinan kepala sekolah berjalan sesuai dengan fungsinya (konsultatif, instruktif, partisipasi, delegasi dan pengendalian). Dalam mengelola pengetahuan, kepala sekolah juga harus melaksanakan setiap tahap proses manajemen pengetahuan sehingga pengetahuan sekolah dapat diterima, didata dan diaplikasikan dengan baik.

(10)

DAFTAR PUSTAKA

Alavi, Maryam., dan Leidner, Dorothy. (2001). Knowledge Management and Knowledge Management Systems: Conceptual Foundations and Research Issues. MIS Quarterly, Vol. 25, No. 1. pp. 107-136.

Armstrong, Michael., dan Taylor, Stephen. (2014). Armstrong Handbook of Human Resource Management Practice. UK: Ashford Colour press Ltd.

Caroline, Koech Sitienei., Mugun, Boit John., dan Loice, Maru. (2015). Knowledge Storage, Retrieval And Employee Performance: The Moderating Role Of Employee Engagement. International Journal of Small Business and Entrepreneurship Research: Vol.3, No.6, pp.1-13

Chouikha, Ben Mona. (2016). Organizational Design for Knowledge Management (1).

USA: Wiley-ISTE.

Crawford, C. B.. 2003. Exploring The Relationship Between Knowledge Management And Transformational Leadership. Journal of Knowledge Management and Leadership: 9 (6), 6-16.

Ferdinandus, Elsina., Imron, Ali., dan Supriyanto, Achmad. (2015). Model Knowledge Management Dalam Organisasi Pendidikan. Jurnal Pendidikan Humaniora, Vol. 3 No. 2, Hal 106-115.

Gottschalk, Petter. (2005). Strategic Knowledge Management Technology. USA: Idea Group Inc.

Herrera, Robert. (2010). Principal Leadership And School Effectiveness: Perspectives From Principals And Teachers. Dissertation, Faculty of The Graduate College of the Western Michigan University.

Kuang Chi, Hsin., Hsiung Lan, Chun., dan Dorjgotov, Battogtokh . (2012). The Moderating Effect Of Transformational Leadership On Knowledge Management And Organizational Effectiveness. Social Behavior and Personality: 40(6), 1015-1024 .

Lemos, Noah. (2007). An Introduction to the Theory of Knowledge. USA: Cambridge University Press.

Micic, Radmila. (2015). Leadership Role In Certain Phases Of Knowledge Management Processes. International Journal of Small Business and Entrepreneurship Research, Vol.3, No.6, pp.1-13.

Nawawi, Hadari, (1995), Kepemimpinan yang Efektif. Yogyakarta: Gajah Mada University Press.

(11)

Nurkolis. (2003). Manajemen Berbasis Sekolah Teori, Model dan Aplikasi. Jakarta: PT Gramedia.

Reinhartz, Judy., dan Beach, Don M. (2004). Educational Leadership. USA: Pearson Education Inc.

Sarka, Hudcova. Tools of Internal Communication from Knowledge Transfer Perspective. Vol. 6, Issue 4, pp. 50-62, December 2014

Takeuchi, Hirotaka. The Know Dynamism of The Knowledge-Creating Company. Washington DC: World Bank Institute, 2006.

Wing Chu, Kai., Wang, Minhong., dan H.K. Yuen, Allan. (2011). The Moderating Effect Of Transformational Leadership On Knowledge Management And Organizational Effectiveness. Knowledge Management & E-Learning: An International Journal: Vol.3, No.2.