PENYIMPANAN ARSIP SISTEM ABJAD

(1)

PENYIMPANAN

(2)

baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan,

oleh sebab itu mengatur dan memelihara

arsip sebaik mungkin agar memudahkan

penemuan kembali warkat yang

sewaktu-waktu diperlukan, merupakan suatu hal

waktu diperlukan, merupakan suatu hal

yang sangat penting, baik terhadap

kehidupan organisasi, maupun untuk

membantu tugas pimpinan.

Arsip merupakan alat pengingat,

(3)

Pada dasarnya pimpinan sangat

menginginkan akan adanya

arsip yang rapi dan tertib guna

memudahkan penyimpanan

dan penemuan kembali warkat

yang dibutuhkan

sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat.

(4)

Oleh karena pimpinan tidak mungkin

mengurus sendiri arsipnya, maka dengan

demikian pimpinan mengharap agar stafnya

dapat benar-benar mampu mengurus dan

memelihara arsip untuk pimpinan maupun

untuk kepentingan organisasi secara

keseluruhan.

Berdasarkan hal tersebut,

seseorang harus mempunyai

keterampilan dan ketelitian, agar

apabila sewaktu-waktu pimpinan

memerlukan arsipnya, maka arsip

termaksud dapat disajikan denga

cepat dan tepat.

(5)

Bagi kehidupan suatu

organisasi, informasi

memegang peranan

penting karena

informasi merupakan

dasar bagi pimpinan

untuk pengambilan

keputusan di dalam

menentukan

kebijaksanaan.

(6)

Informasi dapat berupa bahan tertulis,

dan dapat juga berbentuk lisan, yang

akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk

tulisan, karena informasi lisan mempunyai

kelemahan, yaitu mudah terlupakan, tidak

ada bukti yang kuat walaupun ada juga

kebaikannya.

Oleh sebab itu, maka

semua berkas yang memuat

informasi yang bernilai

guna, harus mendapat

perhatian dan perlu

dikelola/ditata dengan baik.

(7)

Kesimpulannya;

Penataan arsip perlu

dilakukan untuk

memudahkan

penyimpanan dan

penemuan kembali arsip

setiap saat diperlukan

dengan cepat dan tepat,

sehingga perlu dilakukan

penentuan metode

penyimpanan atau sistem

penataan arsip.

(8)

Dikenal 5 macam sistem penataan

arsip yaitu:

1.

1. Sistem Abjad/Alphabetical Filing System.

Sistem Abjad/Alphabetical Filing System.

2.

2. Sistem Masalah/Perihal/Subject Filing

Sistem Masalah/Perihal/Subject Filing

System.

3.

3. Sistem Nomor/Numerical Filing System.

Sistem Nomor/Numerical Filing System.

4.

4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Chronological

Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Chronological

Filing System.

5.

5. Sistem

Sistem

Wilayah/Daerah/Regional/Geographical Filing

System.

(9)

Beragam pengertian Sistem

Abjad/

Alphabetical Filing System

1.

1. Salah satu sistem penataan berkas yang

Salah satu sistem penataan berkas yang

umumnya dipergunakan untuk menata

berkas yang berurutan dari A sampai Z

dengan berpedoman pada peraturaan

mengindeks.

2.

2. Penyelenggaraan sistem kearsipan

Penyelenggaraan sistem kearsipan

berdasarkan abjad/alfabet, disusun mulai

dari A sampai Z, Aa sampaiZz, dan

seterusnya.

(10)

3.

3. Sistem penyimpanan dan Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip penemuan kembali arsip

berdasarkan abjad. Dalam berdasarkan abjad. Dalam

penyusunannya setiap penyusunannya setiap

map (folder) menunjukkan map (folder) menunjukkan

nama korespondennya nama korespondennya

serta disusun berdasarkan serta disusun berdasarkan

abjad sesuai dengan abjad sesuai dengan

(11)

4.

4. Penyimpanan atau penempatan

Penyimpanan atau penempatan

dokumen diurutkan berdasarkan

alphabet atau abjad. Yang diurutkan

disini adalah nama orang atau nama

perusahaan.

Jadi nama-nama tersebut diurutkan

secara abjad berdasarkan huruf pertama.

Penempatan dan pengurutannya sama

persis dengan pengurutan kata-kata

pada kamus.

(12)

Contoh: Kearsipan Sistem Abjad

Karton penyekat abjad Map ordner sistem abjad Karton penyekat abjad Map ordner sistem abjad

Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat

(13)

Sistem abjad ini merupakan sistem

penyimpanan yang sederhana dan mudah

dalam menentukan dokumen, dimana

petugas bisa langsung ke file

penyimpanan dan melihat huruf abjad,

tanpa melalui alat bantu seperti indeks

yang disebut juga dengan

sistem arsip

langsung

(14)

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai

sistem penyimpanan arsip karena:

1.

1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui

Dokumen sering dicari dan diminta melalui

nama.

2.

2. Petugas menginginkan agar dokumen dari

Petugas menginginkan agar dokumen dari

nama yang sama.

3.

3. Jumlah langganan yang berkomunikasi

Jumlah langganan yang berkomunikasi

banyak.

4.

(15)

Memahami warkat dengan menggunakan

sistem abjad, terdapat beberapa istilah

atau terminology yang perlu diketahui:

1.

Kode Kode

adalah tanda/simbol yang tertulis atau

ditulis di atas kertas (arsip) yang menunjukkan

isi yang terkandung di dalam arsip tersebut.

Kode yang digunakan dapat berupa abjad dari

nama (nama orang, nama organisasi, nama

tempat/ wilayah, nama benda atau nama

pokok masalah) yang terkandung di dalam

arsip. Kode dapat juga berupa angka, atau

kombinasi dari abjad dan angka tergantung

pada sistem filing yang dipergunakan.

(16)

2.

2. Koding/

Koding/

Mengkode (kodifikasi)

adalah aktivitas atau kegiatan

menentukan atau memberikan kode

pada arsip yang dapat dipergunakan

sebagai petunjuk dalam penyusunan dan

penyimpanan arsip.

Perlu diketahui bahwa kode arsip dapat

diberikan pada daftar indeks yang telah

ditetapkan, sesuai dengan sistem

kearsipan yang digunakan.

Kode diambil

_{Kode diambil}

dari huruf pertama dari nama/judul yang

sudah diindeks.

(17)

3.

3. Indeks

_Indeks

Merupakan daftar/tabel berisi susunan

pokok masalah (

heading

) dan sub

pokok masalah (

sub heading

) atau

sub-sub pokok masalah (

sub-sub

heading

) yang disusun menurut

susunan abjad/ nomor/gabungan dari

abjad dan nomor.

Indeks berfungsi sebagai petunjuk

atau keterangan penting dalam

pekerjaan filing karena dapat

menetapkan kode arsip, atau tempat

arsip disimpan menurut persoalan

yang terkandung dalam arsip tersebut

(18)

4

4.. MengindeksMengindeks

Mengindeks merupakan cara untuk menemukan

dan menentukan ciri atau tanda dari suatu

dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan

tanda pengenal (caption) untuk memudahkan

mengetahui dalam susunan mana dokumen

tersebut harus dimasukkan ke dalam file, selain

itu untuk memudahkan mengetahui di dalam file

mana dokumen tersebut dapat ditemukan

apabila diperlukan.

5.

5. MengabjadMengabjad

Mengabjad berarti menyusun nama atau caption

atau judul-judul arsip menurut susunan abjad.

Susunan Abjad dapat berupa susunan abjad

huruf demi huruf, atau susunan abjad kata demi

kata.

(19)

6.

6. Judul/Judul/captioncaption

Adalah nama yang sudah diindeks yang

kemudian dijadikan tanda pengenal.

Dalam Kearsipan judul disebut juga

Dalam Kearsipan judul disebut juga headingheading

atau

atau captioncaption, _,titletitle atau nama. Judul/_{atau nama. Judul/}captioncaption

merupakan pokok soal yang akan digunakan

sebagai kode dalam penyusunan dan

penyimpanan arsip.

Judul,

Judul, captioncaption atau nama bisa diambil dari _{atau nama bisa diambil dari}

nama orang, nama benda, nama tempat,

nama organisasi, nama wilayah, nama pokok

masalah (perihal) dalam surat. Untuk

menentukan kode arsip, nama-nama atau

judul tersebut harus diindeks terlebih dahulu.

(20)

Keuntungan pemakaian sistem abjad:

1.

1. Sangat mudah menggolongkan surat

Sangat mudah menggolongkan surat

menurut nama organisasi/instansi/

lembaga/perusahaan.

2.

2. Menyimpan dapat dilakukan dengan

Menyimpan dapat dilakukan dengan

mudah dan cepat.

3.

3. Sederhana dan mudah dimengerti, baik

Sederhana dan mudah dimengerti, baik

pekerjaan maupun pencariannya.

4.

4. Perlengkapannya dapat dipergunakan

Perlengkapannya dapat dipergunakan

untuk bermacam-macam dokumen dan

cocok untuk tiap-tiap dokumen.

(21)

Kerugian pemakaian sistem abjad:

1.

Dalam sistem yang luas memerlukan waktu Dalam sistem yang luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat atau

yang lama untuk menemukan surat atau

warkat yang diperlukan.

2.

Sulit apabila terdapat nama-nama yang sama Sulit apabila terdapat nama-nama yang sama terutama nama orang.

terutama nama orang.

3.

Surat mungkin lebih tepat apabila disimpan Surat mungkin lebih tepat apabila disimpan menurut perihalnya.

menurut perihalnya.

Contoh:

Penyimpanan surat-menyurat, kontrak-kontrak,

catatan-catatan pegawai, dan sebagainya.

(22)

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode

Sistem abjad membedakan judul atas

empat golongan, adalah:

1.

1. Nama perorangan (Individual name).

Nama perorangan (Individual name).

2.

2. Nama perusahan (Firm name/ Business

Nama perusahan (Firm name/ Business

name).

3.

3. Nama Instansi Pemerintah (Government

Nama Instansi Pemerintah (Government

name).

4.

4. Nama organisasi/perhimpunan (Civic

Nama organisasi/perhimpunan (Civic

mission).

(23)

Mengindeks Nama Orang Indonesia

1.

Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu suku kata, maka diindek sebagai berikut:

satu suku kata, maka diindek sebagai berikut:

No.

No. Judul/NamaJudul/Nama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 KodeKode

1.

_Dearliana

_D

2.

_Suharto

_S

3.

(24)

2.

Nama ganda adalah nama yang terdiri dari Nama ganda adalah nama yang terdiri dari lebih dari satu suku kata, maka diindeks

lebih dari satu suku kata, maka diindeks

berdasarkan suku kata nama terakhir.

No.

1.

1. _{Nazhira Idzni}_{Nazhira Idzni} _Idzni_Idzni _Nazhira_Nazhira _I_I

2.

2. _Muhammad_Muhammad

Muslih

Muslih MuslihMuslih MuhammadMuhammad MM

3.

(25)

3.

3. Nama keluarga/suku/marga adalah nama Nama keluarga/suku/marga adalah nama orang diikuti nama keluarga/suku/ marga,

orang diikuti nama keluarga/suku/ marga,

maka diindeks berdasarkan nama

keluarga/suku/marga misalnya:

No.

1.

1. _{Aspin Sihombing}_{Aspin Sihombing} _Sihombing_Sihombing _Aspin_Aspin _S_S

2.

2. _{Bob Tutupoly}_{Bob Tutupoly} _Tutupoly_Tutupoly _Bob_Bob _T_T

3.

(26)

4.

Nama yang menggunakan singkatan di depan Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan tidak diketahui

maupun di belakang dan tidak diketahui

kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya,

misalnya:

No.

No. Judul/NamaJudul/Nama Unit 1_{Unit 1} Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 KodeKode

1.

1. _A.Rachman_A.Rachman _Rachman_Rachman _A_A _R_R

2.

2. _{M. Maulana S.}_{M. Maulana S.} _Maulana_Maulana _S_S _M_M _M_M

3.

(27)

5.

Nama yang menggunakan singkatan di depan Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan diketahui

maupun di belakang dan diketahui

kepanjangannya, maka diindeks dengan cara

menulis lengkap singkatan tersebut, misalnya:

No.

No. _Judul/Nama_Judul/Nama _{Unit 1}_{Unit 1} _{Unit 2}_{Unit 2} _{Unit 3}_{Unit 3} _Kode_Kode

1.

1. _{S. Ranuwijaya}_{S. Ranuwijaya} _Suwandi_Suwandi _Ranuwijaya_Ranuwijaya _S_S

2.

2. _{B.M. Diah}_{B.M. Diah} _Bahrudin_Bahrudin _Muhammad_Muhammad _Diah_Diah _B_B

3.

(28)

6.

6. Nama yang memakai gelar, yang

Nama yang memakai gelar, yang

diutamakan adalah nama asli atau marga

dan gelar tidak diindeks,

ditempatkan pada unit dalam tanda

kurung. Namun apabila gelar tersebut

diikuti nama tunggal maka gelar tersebut

turut diindeks.

(29)

Ada beberapa gelar yang umum dipakai,

yaitu:

• Gelar akademis

Gelar akademis

, seperti: S.Pd, Dra, Dr,

Ir, SH, SE, Prof, Ph.D, M.Sc, M.Pd, MBA,

M.M, M.Si dan lain-lain.

• Gelar keagamaan

Gelar keagamaan

antara lain: Kyai, Haji,

Hajjah, Ustadz, Bhiksu, Pendeta, Pastor,

dan lain-lain.

(30)

• Gelar Kebangsawanan

Gelar Kebangsawanan

, seperti: Raden,

Raden Ajeng, KRT, Sunan, Sultan, Andi,

Cut, Ida Bagus/Ida Ayu, Cokorda, Lalu dan

sebagainya.

• Gelar Kepangkatan

Gelar Kepangkatan

, seperti: Marsekal,

Laksamana, Kapten, Sersan, Kolonel,

Jenderal, Komisaris Besar, dan lain-lain.

• Gelar Jabatan

Gelar Jabatan

, seperti: Presiden,

Menteri, Gubernur, Direktur, Bupati,

(31)

Diindeks sebagai berikut:

No.

No. Judul/NamaJudul/Nama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 KodeKode

1.

1. Ir H. Iwan ZaiwansyahIr H. Iwan Zaiwansyah IwanIwan ZaiwansyahZaiwansyah (H.Ir)

(H.Ir) II

2.

2. Jendral M. PanggabeanJendral M. Panggabean PanggabeanPanggabean MM

(Jendral)

(Jendral) PP

3.

3. KRT. KRT. WidjojoprawiroWidjojoprawiro WidjojoprawiroWidjojoprawiro (KRT)(KRT) WW

4.

4. Kyai Achmad DahlanKyai Achmad Dahlan DahlanDahlan AchmadAchmad (Kyai)

(Kyai) DD

5.

5. Monsignor Leo SukotoMonsignor Leo Sukoto SukotoSukoto LeoLeo (Monsignor)

(32)

7.

7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali, diutamakan untuk diideks adalah nama

Bali, diutamakan untuk diideks adalah nama

diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran.

No.

1.

1. Ida Bagus Putu Ida Bagus Putu Arsana

Arsana ArsanaArsana PutuPutu Ida BagusIda Bagus AA

2.

2. I Gusti Made YonoI Gusti Made Yono YonoYono MadeMade I GustiI Gusti YY

3.

3. I Gusti Nyoman I Gusti Nyoman Panji Tisna

(33)

8.

8. Nama yang didahului dengan nama baptis, Nama yang didahului dengan nama baptis, diindeks mulai dari nama aslinya, kemudian

diindeks mulai dari nama aslinya, kemudian

diikuti oleh nama baptisnya.

No.

1.

1. FX SuharsoFX Suharso SuharsoSuharso FF XX SS

2.

2. Leo SukotoLeo Sukoto SukotoSukoto LeoLeo SS

3.

(34)

9.

9. Nama wanita yang diikuti nama suami atau Nama wanita yang diikuti nama suami atau

ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama

suami/ayahnya terlebih dahulu, misalnya:

No.

1.

1. Ny. Ny. Sadiah Sadiah Zainuddin

Zainuddin Zainuddin

Zainuddin SadiahSadiah (Ny)

Suwiryo SuciatiSuciati (Ny)

(35)

10.

Nama yang memakai kata bin, binti,

diindeks dengan cara nama terakhir yang

mengikuti kata bin/binti sebagai main

captionnya, misalnya:

No.

1.

1. Achmad bin SalimAchmad bin Salim Bin SalimBin Salim AchmadAchmad SS

2.

2. Aminah binti Aminah binti Samidin

Samidin Binti Binti SamidinSamidin AminahAminah SS

3.

(36)

Mengindeks Nama Orang Asing

1.

Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dll, Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dll, diindeks berdasarkan nama keluarga yang

diindeks berdasarkan nama keluarga yang

biasanya ditempatkan di bagian belakang nama

(nick name), misalnya:

No.

1.

1. Robert John Robert John Kennedy

Kennedy KennedyKennedy RobertRobert JohnJohn KK

2.

2. George R TerryGeorge R Terry TerryTerry GeorgeGeorge RobertRobert TT

3.

(37)

2.

2. Nama orang Eropa yang memakai tanda Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang

penghubung, diindeks nama yang

menggunakan tanda penghubung tersebut

diindeks sebagai satu kata, misalnya:

No.

1.

1. Peter Smith-WhitePeter Smith-White Smith-WhiteSmith-White _Peter_Peter _S_S

2.

2. Marry Duff - FrasierMarry Duff - Frasier Duff - FrasierDuff - Frasier _Marry_Marry _D_D

3.

(38)

3.

3. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, Nama orang Eropa yang menggunakan awalan,

hendaknya tidak dianggap sebagai suatu unit

tersendiri, tetapi merupakan dari nama

keluarga.

keluarga. Pengindekan dilakukan dengan cara Pengindekan dilakukan dengan cara menempatkan nama yang didepannya diberi

menempatkan nama yang didepannya diberi

awalan, misalnya Va, Vander, Von,De la, Mc, El,

Al, dll.

No.

1.

1. John van den BoschJohn van den Bosch van den Boschvan den Bosch JohnJohn VV

2.

(39)

4.

4. Nama orang Cina, Korea, diindeks dengan cara Nama orang Cina, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis,

menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis,

karena baik orang Cina maupun Korea, nama

keluarga selalu dicantumkan di depan, contoh:

No

No.. Judul/NamaJudul/Nama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 KodeKode

1.

1. Liem Swie KingLiem Swie King LiemLiem SwieSwie KingKing LL

2.

(40)

Mengindeks Nama Perusahaan

1.

1. Mengindeks nama Perusahaan pada umumnya Mengindeks nama Perusahaan pada umumnya (Toko, Pabrik, PT, Firma, CV, Kantor, Instansi)

(Toko, Pabrik, PT, Firma, CV, Kantor, Instansi)

diutamakan nama yang dipentingkan baru

diikuti jenis badan hukumnya atau kegiatannya:

No

No.. Judul/NamaJudul/Nama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 KodeKode

1.

1. PT MekasariPT Mekasari MekasariMekasari PerseroanPerseroan TerbatasTerbatas MM

2.

2. Pabrik Sepatu BataPabrik Sepatu Bata BataBata PabrikPabrik SepatuSepatu BB

3.

(41)

2.

2. Nama Bank atau nama perusahaan yang Nama Bank atau nama perusahaan yang

disingkat, cara pengindekannya adalah dengan

menampilkan kepanjangan dari singkatan itu,

terlebih dulu kemudian diindek sebagaimana

nama kepanjangannya.

No

.

. Judul/NamaJudul/Nama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 Unit 4Unit 4 KodeKode

1.

1. GIAGIA GarudaGaruda IndonesiaIndonesia AirwaysAirways GG

2.

2. PermigasPermigas MinyakMinyak GasGas PerusahaanPerusahaan MM

3.

3. PT KAIPT KAI KeretaKereta ApiApi IndonesiaIndonesia Perseroan Perseroan Terbatas

(42)

3.

3. Nama perusahaan yang menggunakan orang Nama perusahaan yang menggunakan orang sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudian

sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudian

diikuti oleh jenis badan hukum atau

kegiatannya, contoh:

No.

1.

1. RS Cipto RS Cipto

Mangunkusumo

Mangunkusumo CiptoCipto MangunkusumoMangunkusumo Rumah Rumah SakitSakit CC

2.

2. John Lee CompanyJohn Lee Company LeeLee JohnJohn CompanyCompany LL

3.

3. Universitas Gajah Universitas Gajah Mada

(43)

4.

4. Nama Perusahaan yang terdiri dari angka Nama Perusahaan yang terdiri dari angka

sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut,

diindeks dengan cara menulis angka tersebut

sebagai suatu unit dengan yang lainnya,

sebagai contoh:

No.

1.

1. Toko 99Toko 99 Sembilan- Sembilan-sembilan

sembilan TokoToko SS

2.

2. Hotel 234Hotel 234 Dua tiga Dua tiga Empat

Empat HotelHotel DD

3.

(44)

5.

5. Nama perusahaan yang mengunakan huruf dan Nama perusahaan yang mengunakan huruf dan bukan merupakan singkatan diideks dengan

bukan merupakan singkatan diideks dengan

cara:

No

No.. Judul/Nama_Judul/Nama Unit 1_{Unit 1} Unit 2_{Unit 2} Unit 3_{Unit 3} Unit 4_{Unit 4} Kode_Kode

1.

1. Toko ABCToko ABC AA BB CC TokoToko AA

2.

(45)

6.

Nama perusahaan yang menggunakan kata

penghubung dari, dan, &, atau kata depan

of maka kata penghubung, kata depan

tersebut harus diletakkan dalam kurung dan

diindeks mengikuti unit tersendiri,

pengindekannya dilakukan:

No

.

. Judul/NamaJudul/Nama Unit 1Unit 1 Unit 2Unit 2 Unit 3Unit 3 KodeKode

1.

1. Suryono & CoSuryono & Co Suryono Suryono (and)

(and) CompanyCompany SS

2.

2. Sawitri Salon & Sawitri Salon & Make Up

(46)

Mengindeks Nama Instansi

Pemerintah

Badan pemerintah meliputi Departemen,

Lembaga non Departemen.

Demikian juga

instansi resmi maupun militer. Seperti

Direktorat, Sekretariat Jendral, Jawatan,

dll. Untuk kepentingan file, untuk nama

instansi pemerintah ini perlu ada

peraturan dan cara mengindeksnya.

(47)

1.

Badan pemeritah di dalam negeri diindeks Badan pemeritah di dalam negeri diindeks dengan kata pengenalnya/kata tangkapnya,

dengan kata pengenalnya/kata tangkapnya,

misalnya:

No

No.. _Judul/Nama_Judul/Nama _{Unit 1}_{Unit 1} _{Unit 2}_{Unit 2} _{Unit 3}_{Unit 3} _Kode_Kode

1.

1. _Departemen_Departemen

Dalam Negeri

Dalam Negeri DalamDalam NegeriNegeri DepartemenDepartemen DD

2.

2. _{Direktorat Bea}_{Direktorat Bea}

dan Cukai

dan Cukai Bea (dan)Bea (dan) CukaiCukai DirektoratDirektorat BB

3.

3. _{Kantor POS}_{Kantor POS}

Besar

(48)

2.

2. Lembaga Negara dan Lembaga non Lembaga Negara dan Lembaga non

Departemen diindek kata pengenal/kata

tangkapnya yang diutamakan dan diikuti bentuk

badan tersebut, misanya:

No.

No. _Nama_Nama _{Unit 1}_{Unit 1} _{Unit 2}_{Unit 2} _{Unit 3}_{Unit 3} _{Unit 4}_{Unit 4} KodeKode

1.

1. LANLAN AdministrasiAdministrasi NegaraNegara LembagaLembaga AA

2.

2. LIPILIPI IlmuIlmu PengetahuanPengetahuan IndonesiaIndonesia LembagaLembaga II

3.

(49)

3.

3. Badan Pemerintah Daerah diindek kata Badan Pemerintah Daerah diindek kata pengenal utamanya diikuti bentuk badan

pengenal utamanya diikuti bentuk badan

tersebut, misalnya:

No.

1.

1. Provinsi Jawa Provinsi Jawa Tengah

Tengah Jawa Jawa TengahTengah ProvinsiProvinsi JJ

2.

2. Kabupaten Kabupaten Asahan

Asahan AsahanAsahan KabupatenKabupaten AA

3.

3. Kecamatan Kecamatan Grogol

(50)

4.

4. Nama yayasan/perkumpulan, diindeks adalah Nama yayasan/perkumpulan, diindeks adalah kata pengenal terpenting dari nama

kata pengenal terpenting dari nama

yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian

sifatnya.

No.

No. _Nama_Nama _{Unit 1}_{Unit 1} _{Unit 2}_{Unit 2} _{Unit 3}_{Unit 3} _{Unit 4}_{Unit 4} _Kode_Kode

1.

1. HMIHMI MahasiwaMahasiwa HimpunanHimpunan MM

2.

2. PGRIPGRI GuruGuru RepublikRepublik IndonesiaIndonesia PersatuanPersatuan GG

3.

(51)

5.

5. Nama Pemerintah negara asing, diindek yang Nama Pemerintah negara asing, diindek yang diutamakan adalah unit politik dari negara

diutamakan adalah unit politik dari negara

tersebut, misalnya:

No.

1.

1. Republik Republik Indonesia

Indonesia IndonesiaIndonesia RepublikRepublik II

2.

2. CIA AmericanCIA American AmericanAmerican CentralCentral Intelegence Intelegence (of)

(52)

Merancang Daftar Klasifikasi

Dalam merancang klasifikasi abjad

nama-nama dikelompokkan atas 4 kelompok,

nama dikelompokkan atas 4 kelompok,

yaitu:

• Nama Perorangan

Nama Perorangan

• Nama Perusahaan

Nama Perusahaan

• Instansi Pemerintah

Instansi Pemerintah

(53)

Setelah nama diindeks kemudian

surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad

surat diklasifikasikan berdasarkan abjad

mulai dari

A

sampai

Z,

tapi bila terdapat

sejumlah nama yang sama maka

penyusunan dilakukan berdasarkan huruf

kedua, ketiga dan seterusnya.

Contoh

:

• A, B, C,………Z

A, B, C,………Z

• Aa, Ab, Ac, ………Az

Aa, Ab, Ac, ………Az

• Aba, Abb, Abc, ………Abz

Aba, Abb, Abc, ………Abz

(54)

Bila nama-nama telah diindeks itu disusun dan

dikelompokkan berdasarkan abjad, maka

nama-nama tersebut dapat diurut sebagai berikut:

nama tersebut dapat diurut sebagai berikut:

Aan,Jamaan Baenulhaq Carli Dahrul

Abas,Abdul Bainulhakim Carlianis Darman,Iskandar

Abbas,Yasir Badrianus Channe Dasman,Yusar

(55)

Jenis Perlengkapan Sistem Abjad

•

Filing Kabinet,Filing Kabinet,

dipersiapkan untuk menyimpan arsip jumlahnya

dapat disesuaikan dengan kebutuhan, laci filing

kabinet diberi kode pada bagian depannya.

Misalnya filing kabinet mempunyai empat laci,

maka

maka kodenya adalah:kodenya adalah: Laci I berkode A- F, Laci Laci I berkode A- F, Laci II

II berkode G – L, Laciberkode G – L, Laci III berkode M – S, III berkode M – S, Laci IV berkode T – Z.

(56)

2.

GuideGuide, ,

banyaknya guide yang dibutuhkan bila

menggunakan sistem abjad sederhana 26

buah. Ditempatkan pada folder/map gantung.

Tetapi bila suatu organisasi telah berkembang

dimana tiap-tiap laci mempunyai satu petunjuk

abjad. Maka pada masing-masing laci akan

terdapat 26 guide.

Sehingga guide yang dibutuhkan dapat

sebanyak 26x26 buah = 676 buah. Dalam

praktik untuk membatasi jumlah guide dapat

pula digunakan kode gabungan.

(57)

Misalnya: kode laci ABC, DEF, GHI dan

seterusnya. Pada tiap guide diberi tab.

Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampai Z

kemudian disusun berdasarkan abjad

pertama, kedua, ketiga dan selanjutnya.

(58)

3.

3. Folder

Folder

,

banyaknya folder yang dibutuhkan bagi

organisasi yang masih sederhana

sebanyak 26 buah. Folder tersebut

berkode A sampai Z. Tetapi bagi

organisasi yang telah berkembang,

maka tiap laci akan memuat 26 folder.

(59)

Dengan perincian sebagai berikut:

Di belakang guide A disusun folder Aa, Ab,

Ac…………..Az

Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb,

Bc…………..Bz

Dibelakang guide C, disusun folder Ca, Cb,

Cc………Cz

(60)

4.

4. Rak Sortir,

Rak Sortir,

yang

dibutuhkan

sebanyak 26 Rak.

Diberi kode abjad

dari A sampai z

sehingga

memudahkan

pemisahan surat.

(61)

5.

5. Kartu Indeks

Kartu Indeks

disesuaikan

dengan

kebutuhan. Kartu

Indeks disimpan

dalam laci kartu

indeks.

(62)

6.

6. Rak kartu

Rak kartu

atau laci

kartu, untuk

menyimpan kartu

indeks.

(63)

Prosedur Penyimpanan Arsip

(64)

Langkah-langkah/prosedur

penyimpanan arsip:

1.

1. Pengumpulan Surat

Pengumpulan Surat

Surat-surat yang berasal dari berbagai unit

organisasi dikumpulkan pada bagian

kearsipan.

2.

2. Memeriksa

Memeriksa

Petugas memeriksa apakah surat memang

sudah benar-benar akan disimpan, dengan

melihat adanya tanda “perintah simpan”

(

release mark

) yang diterapkan oleh atasan

di atas surat bersangkutan. Atau petugas

memang yakin bahwa surat sudah selesai

diproses dan boleh disimpan.

(65)

3.

3. Mengindeks

_Mengindeks

Memilih nama yang akan dipakai

sebagai identitas penyimpanan dan

kemudian menguraikannya menjadi

unit-unit untuk keperluan mengabjad.

Untuk surat masuk, yang dapat

diindeks

adalah

nama pengiriman

_{nama pengiriman}

atau nama

_{atau nama}

penanda tangan surat.

(66)

Contoh: Contoh:

Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan

penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH.

Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama

Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat dengan nama penandatangan surat, kecuali surat