ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN
SERVICE LAPTOP DAN LCD PROJECTOR
( PT Global Infokom )
Disusun Oleh :
SETIADI NURAHMAN ( 10090111119 )
FAKULTAS EKONOMI – AKUNTANSI UNIVERSITAS ISLAM BANDUNG
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi dari tahun ke tahun terus meningkat. Hal ini ditandai dengan
kemunculan berbagai software dan hardware yang terus menerus diperbaharui untuk
menunjang kegiatan operasional perusahaan demi tercapainya tujuan perusahaan terutama
berkaitan dengan efektifitas dan efisiensi aktivitas operasional perusahaan.
System informasi merupakan salah satu factor penting bagi perusahaan dalam
pencapaian tujuanya, selain itu system informasi juga merupakan salah satu factor penilaian
kualitas dan daya saing perusahaan. Itu mengindikasikan bahwa semakin tinggi kualitas
system informasi suatu perusahaan maka semakin tinggi pula daya saing dan kualitas
perusahaan tersebut
PT Global Infokom merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang jasa
service Laptop dan Projector ( All Branded ). Dalam melaksanakan kegiatan operasional PT.
Global Infokom ini tidak terlepas dari keberadaan system informasi, maka dari itu dalam hal
ini penulis akan mencoba untuk menganalisa dan mengembangkan system informasi pada
sector pelayanan.
Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian
yang berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
1.2 Profil Perusahaan
PT.GLOBAL INFOKOM 3 berdiri bulan junuary 2001,dihadapan masri husen sebagai
notaris, dengan akte pengesahan PT.GLOBAL INFOKOM 3 NPWP : 02.046039.6-424.000
berkedudukan dibandung sesuai degan format isian Akta noteris Model I tanggal 24 april
2001 adn keputusan Menteri Hak Asasi Manusia Republik Indonesia PROF. DR. ROMLI
ATMASASMITA, SH, L.L.M Dengan NIP :130350117
1.3 Aktivitas Perusahaan
PT Global Infokom merupakan Service Centre Notebook – Projector All Branded,
Pelayanan yang diberikan terdiri dari :
1. Perbaikan Hardware
2. Perbaikan Software
3. Instalasi Software dalam Skala Kecil ( Unit ) maupun Skala besar ( Office )
1.4 Struktur Organisasi Perusahaan
MANAJER/OWNE R
Achmad
Bag. Administrasi
Santi
Customer Service
Ardi
Teknisi
M. Ma’ruf
Teknisi
BAB II
CURRENT SYSTEM
Dari Keseluruhan Sistem pelayanan yang dilakukan dalam proses bisnis perusahaan ini,
system informasi pelayanan dapat dibagi menjadi 4 Subsistem yang terdiri dari :
1. Sistem Penerimaan Barang 2. Sistem Pelayanan Service 3. Sistem Penyerahan Barang 4. Sistem Administrasi
Berikut ini adalah penjelasan dan gambaran umum mengenai Ke 4 sistem tersebut :
1. Sistem Penerimaan Barang
a. Customer datang dan mengkomunikasikan keluhan ( Secara Lisan )
b. Bag. penerimaan barang akan meminta identitas customer + Baran dan kelengkapanya untuk keperluan pengisian Repair Order
c. Repair order yang sudah diisi kemudian ditandatangi oleh customer dan bag. penerimaan barang untuk persetujuan pelayanan service dan penyimpanan barang d. Repair Order yang terdiri atas 2 rangkap ( Putih dan Kuning ) yang sudah
ditandatangani di berikan kepada customer 1 lembar ( Rangkap ke 1/warna putih ), dan kemudian rangkap ke-2 di arsipkan.
e. Bag. Penerimaan barang memberikan barang kepada Bag, teknisi serta mengkomunikasikan keluhan yang disampaikan oleh Customer.
Diagram Konteks
- RO Rangkap 1
Barang Service
3 CUSTOME
R TEKNISI
S.I Penerima
Data dan Identitas Customer
Persetujuan Pelayanan Service
Laporan
Repair Order ( RO )
Flowchart Sistem Penerimaan Barang
CUSTOMER CUSTOMER SERVICE TEKNISI KETERANGAN
1. Bag. Penerimaan Barang ( Customer Service ) mengisi dokumen service order berdasarkan identitas pelanggan dan identitas barang
2. Sistem Pelayanan Service 2 SO 1 STA
RT
BARA NG
KELENGKAP AN
BARA NG
KELENGKAP AN
1
SO 1
S O
a. Bag Teknisi melakukan pengecekan terhadap barang pelanggan berdasarkan keluhan yang disampaikan melalui Bag. Penerimaan Barang
b. Bag. Perbaikan ( Teknisi ) menginformasikan kerusakan kepada bag. penerimaan barang
c. Bag. Penerimaan barang menginformasikan kerusakan kepada manajer untuk menentukan tarif/harga atas perbaikan yang akan dilakukan
d. Setelah diketahui tentang kerusakan dan biaya perbaikan maka Bag. Penerimaan barang mengkonfirmasikanya kepada customer, dalam hal ini ada dua kemungkinan yaitu :
1) jika customer setuju maka akan dilakukan langkah perbaikan
2) jika cusomer menolak maka barang beserta kelengkapanya akan dikembalikan dan dikenai biaya pembongkaran sebesar Rp.
30.000,-e. Jika Customer Setuju dengan Biaya perbaikan maka akan dilakukan perbaikan atau service dengan waktu yang tidak ditentukan sesuai dengan kerusakan pada barang f. Setelah masa perbaikan selesai maka Bag. Teknisi akan memberikan informasi
kepada Bag. Customer service ( Bag. Penerimaan dan Penyerahan Barang ).
DIAGRAM KONTEKS Informasi Kerusakan
Biaya Perbaikan
Konfirmasi
Persetujuan Pelayanan Barang Service
Informasi Kerusakan Biaya Perbaikan
Flowchart Sistem Pelayanan Service
TEKNISI CUSTOMER SERVICE MANAJER KETERANGAN
CUSTOME
R TEKNISI
Bag. PENERIMAAN
1. Teknisi melakukan pengecekan atas kerusakan pada barang customer 2. Biaya perbaikan di
konfirmasikan 3. Setelah selesai
dilakukan perbaikan barang diserahkan pada bag. customer service untuk diserahkan kepada customer
4. Customer yang telah menyelesaikan pembiyaanya diberikan kuitansi rangkap ke 1
3. Sistem Penyerahan Barang
a. Bag. penyerahan barang menginformasikan kepada customer bahwa barang telah selesai diperbaiki
c. Customer datang dan dilakukan pengecekan atas hasil perbaikan setelah selesai maka customer membayar sejumlah biaya perbaikan yang disetujui
d. Bag. Penyerahan barang menyerahkan barang beserta kelengkapanya dan memberikan kwitansi Rankap ke 1 ( putih ) kepada customer dengan mencantumkan ketentuan Garansi
e. Bag. penyerahan barang menyerahkan sejumlah uang perbaikan kepada bag. administrasi serta menunjukan kwitansi rangkap ke-2.
f. Bag. Penyerahan barang menginput tanggal penyerahan barang ke repair order bulan berjalan.
DIAGRAM KONTEKS
Approvement R.O Rangkap ke 1
Kwitansi Rangkap Ke 2 Garansi
Konfirmasi
Barang + kelengkapan
Kwitansi Rangkap Ke 1
Biaya Perbaikan Laporan Pendapatan
Flowchart Sistem Penyerahan Barang
TEKNISI Customer Service CUSTOMER Administrasi Keterangan
BAG.
PENYERAHAN BARANG
BAG. ADMINISTRASI
CUSTOME R
MANAJER S.I
1. Bagian Customer Service memeriksa Kesesuaian antara SO yang di bawa
pelanggan serta barang yang diperbaiki. 2. Pelanggan melakukan
pengecekan atas barang yang telah di perbaiki beserta 3. Bag. Customer Service
mengisi Dokumen Kwitansi atas pembayaran
pelanggan, Kwitansi rangkap ke 1 di berikan pada customer dan rangkap ke 2 diberikan pada bagian administrasi
a. Setelah medapatkan uang hasil perbaikan maka bag. administrasi menyimpan uang tersebut kedalam kas perusahaan yang setiap 3 hari sekali akan dilakukan penyetoran kepada manajer
b. Bag. Administrasi menginput sejumlah uang tersebut ke dalam file pendapatan dan pengeluaran, serta repair order bulan berjalan
DIAGRAM KONTEKS Rekap Pendapatan
Laporan Pendapatan
Uang Hasil Perbaikan Kwitansi Rangkap 2
Flowchart Sistem Administrasi
Customer Service Administrasi Manajer Keterangan
BAG. ADMINIDTR ASI
MANAJER
S.I ADMINISTR
1. Bag Adminitrasi menyusun laporan keuangan atas bukti transaksi perusahaan berupa dokumen Kwitansi
PROBLEM STATEMENT
NO MASALAH PENYEBAB DAMPAK SOLUSI
Sta rt
Kwitansi
2 Kwitansi 2
Biaya Perbaikan
Biaya
Perbaikan BiayaPerbaikan
K. W
1
Laporan
Keuanga n
Laporan
1 Ketersediaan data
Data Pelanggan dan Garansi perusahaan tidak tercatat dan tersusun dengan baik
Menghambat Efektifitas system pelayanan
perusahaan ( Terutama saat terjadi Komplain )
Melakukan perancangan database pelanggan serta Garansi
2 Otorisasi tidak tepat
Setiap barang yang akan dilakukan perbaikan tidak disertai dengan otorisasi oleh Bag. Penerima Barang otorisasi ( Bag. Penerimaan barang )
1. Dalam dokumen Service order tidak dengan Keluhan dari pelanggan
Merubah dokumen service order dengan memasukan kolom keluhan pelanggan.
4 Kelengkapan
dokumen
Tidak terdapat nomor cetak dalam setiap dokumen pada transaksi ) atau tidak sengaja
( Hilang/rusaknya dokumen )
Memberikan nomor urut cetak dalam setiap dokumen yang ada pada perusahaan ( Service Order dan Kuwitansi )
5 Pendistribusian Dokumen
Bag. Teknisi tidak mendapatkan Dok. Service Order ( baik dalam bentuk asli
Keluhan pelanggan disampaikan oleh bagian customer services kepada
melalui lisan sehingga dapat menyebabkan terjadinya kesalahan dalam perbaikan.
ke 3 diberikan ke bagian teknisi.
BAB III
MODEL DESIGN SYSTEM
3.1 Dokumen
Dalam dokumen service order ( SO ) tidak tedapat kolom keluhan pelanggan yang ada hanya kolom kerusakan, sementara pada kolom kerusakan diisi setelah dilakukan pengecekan pada barang. Menurut saya ini cukup fatal karena ketidakberadaan kolom keluhan tersebut dapat menyebabkan ketidaksesuain antara keluhan pelanggan dan perbaikan yang dilakukan sehingga berimplikasi pada penilaian pelanggan terhadap perusahaan dan hal ini akan mengancam pada pencapaian tujuan perusahaan. Selain itu keberadaan kolom keluhan pelanggan menjadi penting karena digunakan sebagai bukti otentik ketika terjadi complain atas bagian diluar perbaikan yang dilakukan sehingga tidak terjadi kesalahan dalam klaim garansi.
dan Bag. Teknisi mendapat informasi keluhan pelanggan melalui lisan saja sehingga dapat menghambat efektifitas pelayanan perbaikan
Seharusnya :
Dalam dokumen service order terdapat kolom Keluhan pelanggan sehingga ketepatan dalam pengerjaan perbaikan lebih meningkat ( Manajemen Risiko ), dengan adanya kolom keluhan ( mencatat keluhan pelanggan yang sudah disetujui ) akan menjadi bukti otentik ketika terjadi complain atas komponen yang bukan termasuk dalam pelayanan perbaikan yang diberikan oleh perusahaan
Dokumen Serivce Order Baru ( Terdapat Kolom Keluhan Pelanggan )
Tanggal Penerimaan
………../ ………/20….
3.1.2 Masalah : Kelengkapan Dokumen Sistem yang sedang berjalan :
Dalam setiap dokumen yang ada pada perusahaan tidak terdapat nomor urut cetak ( Otomatis ). Hal ini dapat menyebabkan perusahaan kehilangan informasi berupa bukti transaksi yang disalahgunakan ( secara sengaja ) ataupun hilang ( tanpa disengaja ). Tanpa adanya nomor urut cetak susunan dokumen menjadi berantakan sehingga akan kesulitan dalam memastikan apakah dokumen yang ada pada arsip mencakup seluruh dokumen transaksi yang terjadi dalam kurun waktu tertentu dan Penerima
………….. No : Merk :
Nama Pemilik : Model/Type : Perusahaan : No. Seri : Alamat : Perlengakapan : Telepon :
Nama Barang : Notebook ………. Adaptor Projector ……….. Kabel
Keluhan : Tas
Kerusakan : ………
Penggantian Spare Part : Keterangan :
Pemilik
akan kesulitan dalam memastikan apakah dalam perusahaan benar-benar tidak ada penggelapan transaksi oleh bagian internal ( karyawan ) perusahaan.
Seharusnya :
Setiap dokumen yang ada pada perusahaan diberikan nomor urut cetak sebagai bentuk pengendalian atas informasi yang dibutuhkan juga sebagai pengendalian atas keberlangsungan proses bisnis perusahaan sehingga setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan akan terakomodasi dengan baik melalui bentuk pengendalian dokumen yang baik pula.
Dokumen Service Order lama ( No. Urut tidak dicetak ) Dokumen Serivce Order Baru ( No. Urut dicetak )
Tanggal Penerimaan
………../………/20….
3.1.3 M a s a la h :
Pendistribusian Dokumen Sistem yang sedang berjalan :
Penerima
………….. No : 0001 Merk :
Nama Pemilik : Model/Type : Perusahaan : No. Seri : Alamat : Perlengakapan : Telepon :
Nama Barang : Notebook ………. Adaptor Projector ……….. Kabel
Keluhan : Tas
Kerusakan : ………
Penggantian Spare Part : Keterangan :
Pemilik
1. Rangkap Ke 1 ( berwarna putih ) diberikan kepada Pelanggan sebagai bukti saat pengambilan barang yang diperbaiki
2. Rangkap Ke 2 ( Berwarna Kuning ) disimpan dibagian Customer service sebagi bukti untuk dicocokan saat penyerahan barang yang kemudian akan diarsipkan. Sementara bagian teknisi tidak mendapat dokumen service order tersebut, yang menjadi dasar dalam tindakan pengecekan hanya keluhan yang disampaikan secara lisan oleh bagian customer service.
Hal ini menjadi penting karena dapat menyebabkan kesalahan dalam pelayanan perbaikan dan pengecekan yang disebabkan oleh kesalahan customer service dalam menyampaikan keluhan pelanggan ( informasi keluhan dipahami tidak sempurna ). Seharusnya :
Bagian teknisi menjadi salah satu prioritas untuk mendapatkan informasi keluhan pelanggan tersebut Karena pada dasarnya bagain teknisi akan menjadikan keluhan pelanggan tersebut sebagai tolak ukur dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya/
Flowchart Lama ( Distribusi Dokumen )
CUSTOMER CUSTOMER SERVICE TEKNISI KETERANGAN
2. Bagian Customer Service membuar Service Order sebanyak 2 rangkap
Flowchart Baru ( Distribusi Dokumen )
CUSTOMER CUSTOMER SERVICE TEKNISI KETERANGAN
3
1. Bagian Customer Service membuat Service Order sebanyak 3 Rangkap
3.2 Prosedur
3.2.1 Masalah : Otorisasi tidak tepat Sistem yang sedang berjalan :
Barang yang akan memasuki tahap pengecekan dan perbaikan tidak diberikan otorisasi terlebih dahulu. Hal ini menyebabkan kemungkinan masuknya barang-barang dari luar yang dibawa oleh teknisi untuk diperbaiki sementara biaya perbaikanya tidak masuk kedalam kas perusahaan dan dilakukan menggunakan perlatan ( aktiva ) yang ada pada perusahaan, dengan kata lain dapat menyebabkan
2 SO 1 STA
RT
BARA NG
KELENGKAP AN
BARA NG
KELENGKAP AN
1
SO 1
S O
BARA NG
3
Perusahaan membuat kebijakan ( prosedur ) yang mengharuskan setiap barang yang memasuki pelayanan perbaikan di otorisasi oleh bagian Customer service sehingga mencegah bag teknisi melakukan perbaikan diluar pelanggan perusahaan.
Flowchart Lama
CUSTOMER CUSTOMER SERVICE TEKNISI KETERANGAN
1. Bagian Customer Service membuat Service Order sebanyak 3 Rangkap
Flowchart Baru
CUSTOMER CUSTOMER SERVICE TEKNISI KETERANGAN
2 SO 1 STA
RT
BARA NG
KELENGKAP AN
BARA NG
KELENGKAP AN
1
SO 1
S O
BARA NG
3
1. Bagian Customer Service (penerima barang)
memberikan identitas barang dan nama pemilik serta Tanda tangan sebagai bentuk otorisasi
2. Bagian Customer Service Membuat Service Order Sebanyak 3 rangkap
3.2.2 Masalah : Ketersediaan data Sistem yang sedang berjalan :
Data Pelanggan dan data garansi tidak tercatat dan tersusun dengan baik, meskipun arsip data pelanggan ada namun tidak tertata dengan baik sehingga dapat STA
RT
BARA NG
KELENGKAP AN
BARA NG
KELENGKAP AN
1
BARANG X
BARANG X
KELENGKAPA N X
2
2 SO 1 SO 1
S O
menghambat tingkat efektifitas dari system informasi pelayanan tersebut sehingga akan berpengaruh pada tingkat pencapaian tujuan perusahaan ( Kepuasan Pelanggan ).
Seharusnya :
Terdapat database yang mengakomodir informasi data pelanggan dan data garansi sehingga kualitas pelayanan meningkat melalui kecepatan dan ketepatan dalam pencarian data.
Perancangan Database Menggunakan Microsoft Access
Tabel Data Service
No SO No Seri Tgl
Masuk Kerusakan Biaya KeluarTgl Garansi
000351 452221226
3 1/23/2013 Power Supply 350,000.00 1/29/2013 1 Bulan 000359 455321321
3 2/15/2013 Power Regulator 300,000.00 2/21/2013 1 Bulan 000370 735556623
4 2/19/2013 Keyboard 200,000.00 2/23/2013 1 Bulan 000400 745212465
3/01/2013 Power Supply 350,000.0 0
a Alamat Instansi No telpon
00035 1
Yanto Jl Mekarsari No. 7 PT Telkom 0813228668 87
00035
9 Amin Jl Maleer No 25 PT Gracia 081322266977 00037
0 Sofyan Jl Kebon Gedang No 222 PT Shafira 082444551445 00040
0 Andi Jl PSM no 333 PT Indo Farma 084256314466 00040
2 Dadan Jl Binong Jati No 21 Fortra Mitra 085214633325 Tabel Barang
No Seri No
SO Nama Merk Model Perlengkapan
4522212263 00035
1 Laptop Asus RC 649 Adaptor, tas, kabel 4553213213 00035
9 Laptop Toshiba B6b 455 Adaptor, Kabel 7355566234 00037
0
Project or
Sony C50 Kabel, Tas 7452124651 00040
0
Laptop Toshib a
B3B 777 Adaptor, Kabel 8525432323 00040
Tabel Pelanggan (K) No. SO
Nama
Alamat
Instansi
No Telpon
Tabel Barang ( K ) No Seri
No SO
Nama
Merk
Model
Perlengkapan
Tabel Data Service No SO
No Seri
Tgl Masuk
Kerusakan
Biaya
Tabel Query ( Database Pelanggan )
database pelanggan
el No Seri MasukTgl Kerusakan Biaya KeluarTgl Garansi
00035
1 Yanto Laptop Asus RC 649 4522212263 1/23/2013 Power Supply 350,000.00 1/29/20131 Bulan 00035
9 Amin Laptop Toshiba B6b 455 4553213213 2/15/2013 Power Regulato r
300,000.
00 2/21/20131 Bulan 00040
0 Andi Laptop Toshiba B3B 777 7452124651 3/01/2013 Keyboard 200,000.00 3/10/20131 Bulan 00037
BAB IV KESIMPULAN
Pada dasarnya PT Global Infokom sudah memiliki Sistem Informasi Pelayanan yang cukup baik namun berdasarkan penelitian yang saya lakukan ada beberapa hal yang menjadi kritik positif untuk PT Global Infokom Yang diantaranya berkenaan Struktur Pengendalian Internalnya yaitu sebagai berikut :
1. Perubahan Atas Dokumen-dokumen yang ada pada Perusahaan terkait dengan kelengkapan dokumen dan Sistem Pendistribusian Dokumen
2. Perubahan atas Prosedur operasional perusahaan yang berkaitan dengan Ketersediaan Informasi serta berkaitan dengan Otorisasi.
