DI LINGKUNGAN
KEMENTERIAN KESEHATAN
PENGELOLAAN KEARSIPAN
Biro Umum – Sekretariat Jenderal © 2017 Disampaikan oleh :
Biro Umum
I. KEBIJAKAN
PENGELOLAAN KEARSIPAN
2015
- Penataan Organisasi Kearsipan
2016
- Sinkronisasi Kegiatan dengan Unit Utama - Sosialisasi Revisi
Pedoman - Pengembangan
Organisasi Kearsipan - Akreditasi Unit
Kearsipan
2017
- Revisi Pedoman
- Implementasi Pedoman - Pengembangan sistem - Pengembangan sarana &
prasarana
- Pengembangan SDM - Manajemen Infomasi &
Dokumentasi
- Pengelolaan Arsip Vital - Koneksi dengan JIKN - Pengawasan Kearsipan
2018
2019
- Harmonisasi Arsip dalam Keterbukaan Informasi Publik - Pemanfaatan Arsip sebagai
Sumber Informasi Kesehatan - Papper LessOffice
Draft Road Map Kearsipan
Pembinaan Kearsipan
di masukan sebagai
Target Kinerja
Strategis
Biro Umum – Sekretariat Jenderal
Kementerian
Kesehatan Tahun 2015–2019.
Jumlah Satuan Kerja Kementerian Kesehatan
yang telah melakukan pengelolaan Kearsipan sesuai
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071)
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286)
3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2017 tentang Gerakan Nasional Sadar Arsip
1) Permenkes Nomor 14 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Kesehatan pengganti Permenkes Nomor 1538 tahun 2011
4 PILAR PEDOMAN KEARSIPAN
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KESEHATAN
2) K e p m e n k e s N o m o r H K . 0 2 . 0 2 /
3) Jadwal Retensi Arsip (JRA) :
Draft revisi JRA sudah dikirim ke Arsip Nasional Republik Indonesia untuk meminta persetujuan sebagai pengganti:
a. Kepmenkes RI No. 1019/MENKES/SK/V/2011 t entang JRA Keuangan Kementerian Kesehatan
b. Kepmenkes RI No. 1414/MENKES/SK/XII/2006 tentang JRA Kepegawaian Departemen Keseh atan
4) Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 77 Tahun 2016 tentang
Sarana dan Prasarana
Soft Launching
RECORD CENTER
KEMENTERIAN KESEHATAN
§
Kementerian Kesehatan memiliki
Record
Center
terletak di
Jl. Percetakan Negara
dengan Luas
60 m x 15 m
.
§
Record Center ini diharapkan dapat digunakan
untuk menyimpan arsip di lingkunga n
Kementerian Kesehatan
Sarana & Prasarana
Record Center
RECORD CENTER
Kelembagaan
- Semula sesuai Permenkes Nomor 1144 Tahun 2011 untuk tugas pokok dan fungsi kearsipan ada di satuan kerja Biro Umum setingkat Eselon IV, dan sesuai revisi Permenkes Nomor 64 Tahun 2015 tugas pokok dan fungsi kearsipan menjadi
Revisi Struktur Organisasi Kearsipan, semula hanya ada Unit Kearsipan I dan II, akan ditambahkan Unit Kearsipan III bagi Satuan Kerja dan Unit Pelaksana Teknis
TERTIB
ORGANISASI
II. SUMBER DAYA
MANUSIA
2015
1.
Permenpan RB Nomor 13 Tahun 2016
tentang
Perubahan Atas Peraturan Menteri
Penda ya guna an Apa ratu r Neg a ra dan
Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014
Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis Dan
Angka Kreditnya
2.
Permenpan RB Nomor 26 Tahun 2016
tentang
Pengangkatan Pegawai Negeri
3.
Perka ANRI Nomor 6 Tahun 2017
tentang
Tata Cara Pengangkatan
Penambahan calon SDM Kearsipan sebanyak
75
Orang (Telah Lulus dan mendapat sertifikat diklat penciptaan fungsional Arsiparis)TINDAK LANJUT ATAS
PERMENPAN RB
Terkendala pada proses
sertifikasi
(sesuaiPeraturan Menteri PAN Nomor 13
tahun 2016
tentangPerubahan Atas Peraturan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014
Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis Dan Angka Kreditnya
padaPasal
17 ayat 1 huruf e dan ayat 2 huruf e)
Sertifikasi Jabatan Fungsional Arsiparis telah dilaksanakan pada 7-11 Agustus 2017.
KENDALA
No. Unit Kearsipan Standar Minimal
1 Unit Kearsipan Kementerian 8 Arsiparis Ahli
7 Arsiparis Keterampilan
2 Unit Kearsipan Unit Utama 5 Arsiparis Ahli
5 Arsiparis Keterampilan
3 Unit Pengolah di Satuan Kerja Pusat 1 Arsiparis Ahli
2 Arsiparis Keterampilan
4 Unit Pengolah Rumah Sakit Tipe A
STANDAR MINIMAL SDM
KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KESEHATAN
Unit Kearsipan Standar Minimal
5 Unit Pengolah Politeknik Kesehatan 2 Arsiparis Ahli
3 Arsiparis Keterampilan 6 Unit Pengolah Kantor Kesehatan Pelabuhan (KKP)
Kelas I dan II
Kelas III dan IV
3 Arsiparis Ahli
4 Arsiparis Keterampilan 2 Arsiparis Ahli
3 Arsiparis Keterampilan
III. KEGIATAN/
PROGRAM
KEGIATAN
3. S o s i a l i s a s i P e n t i n g n y a
6. Bimbingan Teknis Terpadu
(Bimbingan teknis Kearsipan dilaksanakan per wilayah dengan mengundang semua UPT Kemenkes di ibu kota Provinsi terkait)
- Makassar (17 UPT) - Bandung (6 UPT) - Palembang (4 UPT) - Yogyakarta (4 UPT) - Bogor ( 4 UPT)
- Batam (3 UPT) - Banten (3 UPT) - Padang (3 UPT) - Denpasar (3 UPT) - Solo (2 UPT)
8. Benchmarking
Kearsipan yang dilakukan ke Kementerian dan BUMN
lain**)
Benchmarking ke ANRI
HASIL
BENCHMARKING
1. Meningkatkan kesadaran Pengelola Arsip untuk
melaksanakan pengelolaan arsip dengan baik dan benar
2. Meningkatkan Pengetahuan mengenai
Pengelolaan
Arsip Aset
yang baik dan benar
IV. INOVASI
1. GNSTA
b. Tindak Lanjut Penandatanganan
GNSTA
• Kementerian Kesehatan pada tahun 2017 untuk pertama mengadakan pemilihan arsiparis berprestasi di Lingkungan Kementerian Kesehatan. Pemenang akan diumumkan pada HKN tanggal 12 November 2017.
• Calon nominasi yang terpilih diusulkan menjadi perwakilan dari Kemenkes untuk mengikuti lomba Arsiparis Teladan Nasional tahun 2017 di ANRI
V. PRESTASI
Penghargaan
Unit Kearsipan Kementerian
CQ: BIRO UMUM
2014
Penyelamatan dan Pelestarian Arsip yang Bernilai Guna Pertanggungjawaban Nasional bagi kehidupan Bermasyarakat Berbangsa dan Bernegara – 28 Oktober 2014
2.
1.
2015
Penyelamatan dan Pelestarian Arsip yang Berniali Guna Pertanggungjawaban Nasional bagi kehidupan Bermasyarakat Berbangsa dan Bernegara – 19 Mei 2015
2015
Terpilih sebagai peringkat terbaik ketiga dalam pemilihan Unit Kearsipan Kementerian Terbaik
Tingkat Nasional tahun 2015, 17 Agustus 2015
4.
5. TAHUN
6. Penyerahan Arsip Statis Kementerian Kesehatan dari Menteri Kesehatan kepada
7. TAHUN
2017
PENGHARGAAN UNIT
KEARSIPAN KEMENTERIAN
Diserahkan oleh Menpan RB kepada Sekretaris Jenderal Kementerian Kesehatan pada 17 Agustus 2017 , di Mercure Hotel Ancol Jakarta
JUARA
PELAKSANAAN GERAKAN NASIONAL S
TANDAR TERTIB ARSIP
(GNSTA)
SURAT EDARAN
MENTERI KESEHATAN
Nomor HK.02.01/MENKES/231/2017 tentangPengelolaan Kearsipan pada Satuan Kerja dan Unit Pelaksana Teknis Pusat di Lingkungan
PROGRESS REPORT
PELAKSANAAN PENGELOLAAN
KEARSIPAN
DI RSUP Dr. SARDJITO
1. Penciptaan Naskah Dinas
MASIH
ADA BEBERAPA YANG BELUM
S E S U A I
d e n g a n k e t e n t u a n Permenkes Nomor 14 Tahun 2017; a) Penomoran belum mengacu padaaturan yang berlaku
b) Tujuan Surat ditulisakan setelah Yth. c) Penulisan setelah atas nama tidak
3. RSUP Dr. SARDJITO SUDAH MELAKUKAN
Pemberkasan Arsip Aktif dan Arsip Aktif
BELUM terpusat di Central File dan BELUM
melaporkan Daftar Arsip Aktif setiap 6 (enam) bulan ke Unit Kearsipan Unit Utama dan tembusan ke Unit Kearsipan Kementerian;
4. RSUP Dr. SARDJITO BELUM MELAPORKAN
5. RSUP Dr. SARDJITO mempunyai 1 orang (JFT) dan 2 Orang (JFU) Fungsional Arsiparis tapi BELUM MENGUSULKAN Analisis Beban Kerja Fungsional Arsiparis di Lingkungan RSUP Dr. SARDJITO;
7. RSUP Dr. SARDJITO SUDAH MELAKUKAN PEMUSNAHAN ARSIP yang telah habis Masa Retensi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
No Rumah Sakit Yang Sudah Pernah Melakukan Pemusnahan
1 RSUP Fatmawati (2015) Musnah tahun 1995 s.d. 2014 2 RSAB Harapan Kita (2015) Arsip tahun 2005 s.d. 2010 3 RSUP Persahabatan (2015) arsip tahun 2005
4 RSJ Prof. Dr. Soerojo (2016)
5 RS Mata Cicendo (3 Agust 2016) Arsip tahun 1983 s.d. 2014 6 RSAB Harapan Kita (9 Agust 2016) Arsip tahun 2005 s.d. 2010
7 RSUP Sardjito (2 Feb 2017) Arsip tahun 1991 s.d/ 2014
8 RSUP Fatmawati (7 Feb 2017) Musnah tahun 1995 s.d. 2014
8. RSUP Dr. SARDJITO SUDAH PERNAH MENYERAHKAN Arsip Statis yang ada di RSUP Dr. SARDJITO melalui Unit Kearsipan Kementerian sesuai Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2011 tentang Tata Cara Akuisisi Arsip Statis; dan
No RUMAH SAKIT YANG SUDAH PERNAH MENYERAHKAN ARSIP STATIS
1. RSUP Fatmawati Arsip Sejarah Berdiri RSUP Fatmawati
2. RSUP Sardjito (3 Agust 2017) Arsip Statis tahun 2001 s.d/ 2005
ARSIP STATIS YANG ADA DI RSUP Dr. SARDJITO
1. Sejarah Berdirinya RSUP Dr. SARDJITO
