KONSEP DASAR
SISTEM DAN
TEKNOLOGI
INFORMASI
R I C H A R D U S E K O I N D R A J I T
B U N G A R A M P A I
T H E P R E I N E X U S
1 ASPEK DEMAND DAN SUPPLY DARI INFORMASI 5
1.1 TeknologiInformasidanSistem Informasi . . . 5
1.2 DenisiSistem . . . 5
1.3 AspekDemanddanSupply . . . 6
1.4 GapKebutuhandanPermasalahannya . . . 7
2 EVOLUSI PERKEMBANGANTEKNOLOGI INFORMASI 9 2.1 EmpatEraPerkembanganTeknologiKomputer . . . 9
2.2 EraKomputerisasi . . . 10
2.3 EraTeknologiInformasi . . . 10
2.4 EraGlobalisasiInformasi . . . 12
2.5 PerubahanPolaPikirsebagaiSyarat . . . 13
3 VISI PERUSAHAANDAN STRATEGI SISTEM INFORMASI 14 4 SKENARIO PERKEMBANGAN SISTEMINFORMASI DIDALAMPERUSAHAAN 17 5 MERANCANGSTRATEGI SISTEM INFORMASI 20 6 KARAKTERISTIK INFORMASI 24 6.1 InformationSoures . . . 24
6.2 FrequenyofDeision . . . 24
6.3 TimeSale . . . 25
6.4 TimeHorizon . . . 25
6.5 Sope . . . 25
6.6 NatureofDeision . . . 25
7 METODOLOGI UMUM PELAKSANAAN PROYEK SISTEM INFORMASI 27 7.1 MetodologiGenerik . . . 27
7.2 TahapPerenanaan. . . 27
7.3 TahapAnalisa . . . 28
7.4 TahapDesain . . . 28
7.5 TahapKonstruksi. . . 29
7.6 TahapImplementasi . . . 29
15TIGA ASSET UTAMA TEKNOLOGI INFORMASI 47
15.1 AssetSumberDayaManusia . . . 48
15.2 AssetTeknologi. . . 48
15.3 AssetRelasi . . . 49
16STRUKTUR ORGANISASI PROYEKSISTEM INFORMASI 50 17KERANGKA ZACHMAN 53 18TAWARAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA BUSINESS PROCESS REENGINEE-RING 56 19MEMUTUSKAN STRATEGI IMPLEMENTASIPROYEKSISTEM INFORMASI 58 20KOLABORASI ANTARPERUSAHAAN 61
21POSISI TEKNOLOGI INFORMASI PADA KERANGKA VALUE CHAIN MICHAEL PORTER 65 22STRATEGIC OPTION GENERATOR 69 23LEVEL TRANSAKSI SEBAGAI KUNCIEFEKTIVITASSISTEM INFORMASI 71 23.1 AlurDatadanInformasi . . . 71
23.2 FokusPerhatian . . . 72
23.3 KualitasSDMpadaLevelTransaksi . . . 73
23.4 StrategiMenghadapiMasalahSDM . . . 73
24SIKLUS PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DIPERUSAHAAN 75 25MEMBANGUN INFRASTRUKTURMULTI SISTEM 78 26PEMBENTUKAN DEWAN PERWAKILANUSERS 81 27TEKNIK MENDEFINISIKAN KEBUTUHAN USERS 83
29SELUK BELUK SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF 89 29.1 PengukurKinerja. . . 89
29.2 FasilitasDrillingDown . . . 91
29.3 Analisa"What-If" . . . 91
30DECISION SUPPORT SYSTEM 94
30.1 KomponenDeisionSupport System . . . 94
30.2 Jenis-JenisDSS . . . 95
30.3 SistemBerbasisGrak . . . 96
30.4 PerkembanganDSS. . . 96
31TUGAS UTAMA CHIEFINFORMATION OFFICER 97 31.1 MemahamiBisnis. . . 97
31.2 MembangunCitraDivisi . . . 98
31.3 MeningkatkanMutu PenggunaanTeknologi . . . 98
31.4 MenanangkanVisiTeknologiInformasi . . . 99
31.5 PengembanganSistemInformasi . . . 99
32PENJABARAN KONSEPARSITEKTUR SISTEMINFORMASI 100 33DATAWAREHOUSE DAN PERMASALAHANNYA 103 34DATA PROCESSING DAN TEKNOLOGI INFORMASI 107 34.1 PerspektifdariSegiKeuangan. . . 108
35DATA, INFORMASI, DAN PERTUMBUHAN PERUSAHAAN 112 36TIGA PILAR STRATEGI MANAJEMEN SISTEM INFORMASI 114 37TEKNOLOGI INFORMASI SEBAGAI SENJATA PERSAINGAN 117 37.1 RivalryamongExistingFirms . . . 118
37.2 ThreatofNewEntrants . . . 118
37.3 ThreatofSubstituteProdutsandServies . . . 119
37.4 BargainingPowerofSuppliers. . . 119
37.5 BargainingPowerofBuyers . . . 119
38STRATEGI PENGADAAN PERANGKAT LUNAK APLIKASI 120 38.1 BusinessNeedsFitness . . . 121
41PROGRAMPENDIDIKANMANAJEMEN SISTEM INFORMASI BAGI PARA
EKSE-45KRITERIA PENJAMINAN KUALITAS SOFTWARE 142 45.1 ProdutOperations . . . 142
45.2 ProdutRevision . . . 143
45.3 ProdutTransition . . . 143
45.4 TeknikPengukuran. . . 144
46PENGGABUNGAN BEBERAPAJENIS SISTEM 146 46.1 UnnaturalMerger . . . 146
ASPEK DEMAND DAN SUPPLY DARI INFORMASI
Sebuah era baru di dalam dunia usaha dan berorganisasi munul sejalan dengan diperenalkannya istilah teknologiinformasidansisteminformasi. Keduaistilahyang seringdipertukarkan pengguna-annya ini pada intinya memiliki nuansa arti yang sama, yaitu bagaimana sebuah organisasi baik berorientasi prot maupun non prot berusaha untukmenggunakan perangkat komputer, aplika-si, dansarana telekomunikasi untukmeningkatkan kinerjanya searasignikan. Ditinjau dari segi pengertiannya, sisteminformasi dapat dianalogikan sebagai sebuah permintaan (demand) dari ma-syarakat industri, dimana kebutuhan akan saranapengolahan datadan komunikasi yang epat dan murah (menembusruang danwaktu)didenisikan. Sementaradi sisi lain,teknologi informasi me-rupakanjawabandariduniaindustri(supply)terhadappermintaantersebutdalambentukpeniptaan produk-produkberbauteknologi perangkat kerasdanperangkatlunak.
1.1 Teknologi Informasi dan Sistem Informasi
Dalamkehidupansehari-hari,banyaksekaliorangyangmempertukarkanistilahteknologiinformasidansistem informasi seenaknya,tanpa tahu perbedaan mendasar dibalik kedua istilah yang sedang trend tersebut. Ada baiknya di abad informasi ini, pengertian kedua istilah tersebut diperjelas agar tidak terjadi salah kaprah, terutamajikawakilpraktisiteknologidariIndonesiaharusberbiaradiforuminternasional. Istilah`teknologi informasi'mulaidipergunakansearaluasdipertengahantahun80-an. Teknologiinimerupakanpengembangan dariteknologikomputeryangdipadukandenganteknologitelekomunikasi. Denisikata`informasi'sendiriseara internasionaltelahdisepakatisebagai`hasildaripengolahandata'yangsearaprinsipmemilikinilaiatauvalue yang lebih dibandingkan dengan data mentah. Komputer merupakan bentuk teknologi informasi pertama (ikal bakal) yang dapat melakukan proses pengolahan data menjadi informasi. Dalam kurun waktu yang kurang lebih sama, kemajuan teknologi telekomunikasi terlihat sedemikian pesatnya, sehingga telah mampu membuat dunia menjaditerasa lebihkeil(mereduksi ruangdan waktu= time and spae). Dari sejarah ini dapatdisimpulkanbahwayangdimaksuddenganteknologiinformasiadalahsuatuteknologiyangberhubungan denganpengolahandatamenjadi informasidan prosespenyalurandata/informasitersebut dalambatas-batas ruangdan waktu. Denganberpegangpadadenisi ini,terlihat bahwakomputerhanyamerupakansalahsatu produkdalamdomainteknologiinformasi. Modem,Router,Orale,SAP,Printer,Multimedia,CablingSystem, VSAT,danlain sebagainya,merupakanontohdariproduk-produkteknologiinformasi.
1.2 Denisi Sistem
keterkaitanantarkomponen-komponenyangada,sehinggadapatdihasilkandandialirkansuatuinformasiyang berguna(akurat,terperaya,detil,epat,relevan,dsb.) untuklembagayangbersangkutan.
1.3 Aspek Demand dan Supply
Denganberpegangpadadenisi-denisisederhanadiatas,dapatdiambilkesimpulanbahwaadahubunganyang sangateratantara`sisteminformasi'dan`teknologiinformasi'. Dalamsebuahperspektiflain,kitadapatmelihat bahwa `sistem informasi' merupakan sisi demand dari perusahaan dalam menjalankan kegiatan manajemen sehari-hari,sementara`teknologiinformasi'merupakansisisupplydarikebutuhanperusahaantersebut. Gambar diatasmemperlihatkanontohumumdarikebutuhanakansisteminformasiperusahaan,daritingkatanterendah (transaksi, dibutuhkan oleh supervisor) sampai dengan yang tertinggi (strategis, dibutuhkan oleh direktur) yaitu: Database Information System, Transational Information System, Management Information System, Deision Support System, dan Exeutive Information System. Dari sisi supply, dikembangkanlah produk-produk teknologiinformasi sebagaijawabanterhadap kebutuhan tersebut, mulaidari jenismedium transmisi (kabel,seratoptik,dsb.) tempat datasearasik mengalir,sampaidenganaplikasi-aplikasimultimedia untuk menampilkaninformasiyangtelahdiproses.
Sumber: RenaissaneAdvisors,1996 1.4 Gap Kebutuhan dan Permasalahannya
EVOLUSI PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI
Perkembangan teknologi informasi yang sedemikian epatnya telah membawa dunia memasuki era baru yang lebih epat dari yang pernah dibayangkan sebelumnya. Setidak-tidaknya ada empat era penting sejak diketemukannya komputer sebagai alat pengolah data sampai dengan era internet di-mana komputer menjadisenjata utamadalamberkompetisi. Masing-masing erayangada memiliki karakteristiknyamasing-masing, dimanasearalangsungmaupuntidaklangsungmemiliki hubungan yang erat denganalam kompetisi dunia usaha, baik searamikro maupunmakro. Yangharus dipa-hamiadalahbahwatidaksemuanegara-negaradiduniatelahmemasukipemanfaatankomputeryang diirikan oleh erakeempat, selain negara-negaramaju sepertiAmerika,Jepang, Australia, Jerman, Inggris, dan negara-negara besar lainnya. Dengan mengetahui trend dari perkembangan teknologi informasi akan membantu manajemendalammenyusunstrategi perusahaannyadalam bersaing. 2.1 Empat Era Perkembangan Teknologi Komputer
Sumber: JamesCashet.al.,1992
Keempateratersebut terjaditidakhanyakarenadipiuolehperkembanganteknologikomputeryang sede-mikianpesat,namundidukungpula olehteori-teoribarumengenaimanajemenperusahaanmodern. Keempat eratersebut(Cashet.al.,1992)terjaditidakhanyakarenadipiuolehperkembanganteknologikomputeryang sedemikianpesat,namundidukungpula olehteori-teoribarumengenaimanajemenperusahaanmodern. Ahli-ahli manajemendan organisasisepertiPeter Druker,MihaelHammer, Porter,sangatmewarnai pandangan manajementerhadapteknologiinformasidieramodern. Olehkarenaitudapatdimengerti,bahwamasihbanyak perusahaanterutamadinegaraberkembang(duniaketiga),yangmasihsulitmengadaptasikanteori-teoribaru mengenaimanajemen,organisasi,maupun teknologiinformasi karena masihmelekatnyafaktor-faktorbudaya lokalatausetempatyangmempengaruhibehaviorsumberdayamanusianya. Sehinggatidaklahheranjika ma-sihseringditemuiperusahaandenganperalatankomputeryangteranggih,namunmasihdipergunakansebagai alat-alatadministratifyangnotabenemerupakanerapenggunaankomputerpertamadiduniapadaawaltahun 1960-an...
2.2 Era Komputerisasi
Periode inidimulai sekitartahun1960-anketikaminiomputerdan mainframe diperkenalkanperusahaan se-perti IBM ke dunia industri. Kemampuan menghitung yang sedemikian epat menyebabkan banyak sekali perusahaanyang memanfaatkannyauntuk keperluan pengolahan data (data proessing). Pemakaian kompu-ter di masa ini ditujukan untuk meningkatkan esiensi, karena terbukti untuk pekerjaan-pekerjaantertentu, mempergunakankomputerjauhlebihesien(darisegiwaktudanbiaya)dibandingkandenganmempekerjakan berpuluh-puluhSDM untukhalserupa. Pada eratersebut, belum terlihatsuasanakompetisiyangsedemikian ketat. Jumlahperusahaanpunmasihrelatifsedikit. Kebanyakandariperusahaan-perusahaanbesarsearatidak langsungmemonopolipasar-pasartertentu,karenabelumadapesaingyangberarti. Hampirsemua perusahaan-perusahaanbesaryang bergerak di bidang infrastruktur(listrikdan telekomunikasi) dan pertambanganpada saatitumembeliperangkatkomputeruntukmembantukegiatanadministrasinyasehari-hari. Keperluan organi-sasiyangpalingbanyakmenyitawaktukomputerpadasaatituadalahuntukadministrasibakoe,terutama yang berhubungan dengan akuntansidan keuangan. Di pihak lain, kemampuan mainframe untuk melakuk-anperhitunganrumitjugadimanfaatkanperusahaanuntukmembantumenyelesaikanproblem-problemteknis operasional,sepertisimulasi-simulasiperhitunganpadaindustripertambangandanmanufaktur.
Sumber: JamesCashet.al.,1992 2.3 Era Teknologi Informasi
masa-alternatifpenggantiminiomputer. Denganseperangkatkomputeryangdapatditaruhdimejakerja(desktop), seorangmanajeratauteknisidapat memperolehdataatauinformasiyangtelahdiolaholehkomputer(dengan keepatan yang hampir sama dengankeepatan mini omputer, bahkan mainframe). Kegunaankomputerdi perusahaantidakhanyauntuk meningkatkanesiensi, namunlebih jauh untuk mendukungterjadinyaproses kerjayang lebihefektif. Tidaksepertihalnyapadaerakomputerisasidimana komputerhanyamenjadimilik pribadiDivisiEDP(EletroniDataProessing)perusahaan,dierakeduainisetiapindividudiorganisasidapat memanfaatkankeanggihankomputer,sepertiuntukmengolahdatabase,spreadsheet,maupundataproessing (end-useromputing). Pemakaiankomputerdikalanganperusahaansemakinmarak,terutamadidukungdengan alamkompetisiyangtelah berubahdarimonompoli menjadipasarbebas. Searatidaklangsung, perusahaan yangtelahmemanfaatkanteknologikomputersangatesiendanefektifdibandingkanperusahaanyangsebagian prosesnyamasihdikelolasearamanual. Padaerainilahkomputermemasukibabakbarunya,yaitusebagaisuatu fasilitas yang dapat memberikan keuntungankompetitif bagiperusahaan, terutama yang bergerak di bidang pelayananataujasa.
Sumber: JamesCashet.al.,1992.EraSistemInformasi
akanmenariperusahaanyangmenjualprodukatau jasatersebut: heaper(lebihmurah),better(lebihbaik), dan faster (lebih epat). Di sinilah peranan sistem informasi sebagai komponen utama dalam memberikan keunggulankompetitif perusahaan. Oleh karena itu, kuni darikinerja perusahaan adalah padaproses yang terjadibaikdidalamperusahaan(bakoe)maupunyanglangsungbersinggungandenganpelanggan(front oe). Denganmemfokuskandiripadapeniptaanproses(businessproess)yangesien,efektif,danterkontrol denganbaiklahsebuahperusahaanakanmemilikikinerjayanghandal. Tidakheranbahwadieratahun1980-an sampaidenganawaltahun1990-anterlihatbanyaksekaliperusahaanyang melakukanBPR(BusinessProess Reengineering), re-strukturisasi, implementasi ISO-9000,implementasi TQM, instalasi dan pemakaiansistem informasi korporat (SAP, Orale, BAAN), dan lain sebagainya. Utilisasi teknologi informasi terlihat sangat mendominasidalamsetiapprogrammanajemenperubahanyang dilakukanperusahaan-perusahaan.
Sumber: JamesCashet.al.,1992 2.4 Era Globalisasi Informasi
mengenaipemanfaatanteknologiinformasi amatterasa. Di suatusisibanyakperusahaanyangbelum siap ka-renastrukturbudayaatauSDM-nya,sementaradipihaklaininvestasibesarharusdikeluarkanuntukmembeli perangkatteknologiinformasi. Tidakmemilikiteknologiinformasi,berartitidakdapatbersaingdengan perusa-haanmultinasionallainnya,aliasharusgulungtikar. Halterakhiryangpalingmemusingkankepalamanajemen adalahkenyataanbahwalingkunganbisnisyangadapadasaatinisedemikianseringnyaberubahdandinamis. Perubahanyang terjaditidak hanyasebagaidampak kompetisiyangsedemikian ketat, namunkarenaadanya faktor-faktorexternallain sepertipolitik(demokrasi),ekonomi(krisis),sosial budaya(reformasi),yangseara tidaklangsungmenghasilkankebijakan-kebijakandanperaturan-peraturanbaru yangharus ditaati perusaha-an. Searaoperasional, tentu saja fenomena ini sangatmenyulitkanpara praktisiteknologi informasi dalam menyusunsistemnya. Tidakjarangdi tengah-tengahkonstruksisisteminformasi,terjadiperubahan kebutuh-ansehinggaharusdiadakananalisa ulangterhadapsistem yang akandibangun. Denganmenermati keadaan ini,jelasterlihatkebutuhanbaruakanteknologiinformasiyangookuntukperusahaan,yaituteknologiyang mampuadaptifterhadapperubahan. Parapraktisinegaramajumenjawabtantanganinidenganmenghasilkan produk-produkaplikasiyangberbasisobjek,sepertiOOP(ObjetOrientedProgramming),OODBMS(Objet OrientedDatabaseManagementSystem),ObjetTehnology,DistributedObjet,danlainsebagainya.
Sumber: JamesCashet.al.,1992 2.5 Perubahan Pola Pikir sebagai Syarat
VISI PERUSAHAAN DAN STRATEGI SISTEM INFORMASI
Teknik pendekatantop-downbanyakdigunakandalamteori-teori manajemen. Salahsatunyaadalah dalam penyusunanstrategi implementasisistem informasi. Strategisistem informasipada hakekat-nya tidakbolehterlepasdaristrategikorporatsearakeseluruhan,dimanavisidanmisidari perusa-haan dianangkansebagaitargettertinggiyanghendakdiapai. Padatingkatmenengah,perusahaan akan menentukan beberapa obyektif yang harus diapai dalam jangka waktu tertentu, yang diper-lengkapi dengan ukuran-ukuran kinerja sebagai instrumen kontrol. Berdasarkan perangkat kontrol inilah disusuntaktikjangkapendek,menengah,danpanjangyangakansearalangsungberhubungan terhadap peniptaanstrategisistem informasi.
Terkadangterasa sulitbagiseorangpraktisiteknologiinformasi untukmembuatstrategi yangookbagi per-usahaan. Di satupihak harusmeyakinkanmanajemenpunakbahwastrategijituakanmeningkatkankinerja perusahaansehinggasepadandenganinvestasiyangditanam, sementaradi pihaklain harusdapat mengatasi permasalahanpertumbuhan teknologiyangteramat sangatepat. Lepasdari permasalahanitu semua,telah disepakati bahwastrategi sisteminformasi harussejalanatau `align'denganstrategi perusahaan. Bagaimana bentuk`alignment'tersebut? Berikutadalahkerangkaringkasyangdiusulkanbeberapakonsultaninternasional. Visi merupakansesuatuyangdianangkanolehparapendiri perusahaan. Namunyang harusdiperhatikan, visibukanlahmimpi,namunsesuatuyangmungkinterwujud. Bolehdikatakan,visiadalahita-itadaripendiri perusahaanterhadap`kejayaan'yangdiinginkandikemudianhari(theultimategoal). Biasanyavisidinyatakan dalamsebuahkalimatataufraseseperti:
1. Menjadi perusahaandistribusiterbesardidunia.
2. Menujuperusahaanterbaikdi bidangbisnisretaildalamskalainternasional. 3. Menjadi perusahaanpembuatsoftwarenomorsatudidunia.
Kemudianolehjajaranmanajemenpunak,misidianangkanbersama-sama.Searalosos,misiyangbiasanya dinyatakanpuladalambentukkalimatataufrasemerupakanjawabanataspertanyaanWhytheompanyshould exist?. Contohnya:
1. Meniptakansumberdayamanusiayangberkualitastinggi. 2. Menghasilkanproduk-produkunggulandibidangagrobisnis.
3. Menyediakanjasapelayanankesehatandengankualitasinternasional.
Searaprinsip, misi ditetapkan sebagaijawabanterhadap visi yang telah ditetapkan sebelumnya. Disamping itu,dalammenentukanmisi,biasanyaadahallainyangmempengaruhi,yaituvalue(nilai-nilaidalamkehidupan yangantaralain dipengaruhiolehkultur, etika, sejarah,danlain-lain). Contohnyadi Indonesiadimana nilai-nilai Panasila harus selaluterermin dalam setiap sendi kehidupan. Dalam perusahaan, biasanyanilai-nilai yangdilihatadalahprofesionalisme,etikabisnis,entrepreneur,dan hal-halterkaitlainnya.
Misimasihmerupakansesuatuyangmemilikiartiglobaldanenderunggenerik. Olehkarenaitu,beberapa ditentukanbeberapaobyektifyangingindiapaidalambeberapahalsehubungandenganmisiyangdianangkan tersebut. Sebuah perusahaanyangmemiliki misiuntukmenjadiperusahaankurirterepat di dunia,memiliki beberapaobyektifyangharusdiapai. Biasanyaobyektifyangditetapkanbersifat ustomerorientedseperti:
2. Memberikanfasilitas-fasilitaskhususkepadapelanggankorporatyangsearaperiodikmengirimkan barang-barangnyakeseluruhpenjurudunia.
3. Menjadikanseluruhkantor-kantorabangdiduniasebagaiperusahaandenganfasilitaspelayanpelanggan terbaik.
4. Meningkatkan kompetensi sumber daya manusia perusahaan sehingga memiliki tingkat profesionalisme yangtinggi.
Sumber: RenaissaneAdvisors,1996
Bagibeberapaperusahaanbesar,terkadangobyektifmasihterlaluumumsifatnyasehinggadiperlukan brea-kdownselanjutnyayangdikenalsebagairitialsuessfatorsataukeysuessfators. Untukmasing-masing obyektif, biasanyaditetapkanpoint-pointutamanya. Misalnya,ritialsuessfators dariobyektifmemberi kepuasannasabah bank di seluruhpenjuru tanah air adalah: fasilitaskomputeryang anggih; kantor-kantor abangdiseluruhkota-kotabesardi Indonesia;fasilitasATM disetiap titikkeramaiandanpusatbisnis.
Banyakperusahaanyangbesarberhentidisini. Artinya,setelahmenetapkanritialsuessfators, masing-masingbagianatau divisididalam perusahaanlangsungmembuatstrateginyamasing-masingyanguntuk ke-mudiandirini menjadikegiatanyang bersifattaktis operasional. `Kesalahan'mendasarterjadi di sini, yaitu yang berkaitan dengan masalah pengukuran kinerja. Critial suess fators masih sulit dijadikan patokan sebagai ukuran keberhasilan atau penapaian target. Makna memiliki komputer yang anggih pada on-tohdapat bermaam-maamintepretasinya,seperti: seluruhperalatan merupakaninstrumenpalingmutakhir (state-of-the-art), seluruhfungsimanajementanpa keuali mempergunakanfasilitas komputer, atau mungkin peralatanyangdipergunakanmerupakanstandarinternasional. Bagaimana seorangmanajerdapat mengukur dengantepatkinerjanyajikatidakadasatuanyangjelas? Adapepatahmengatakan: somethingthat annot bemeasured,annotbemanaged...
SKENARIO PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI DI DALAM PERUSAHAAN
Bagi perusahaan konservatif yang memutuskanuntukmelibatkan teknologi informasi dalam aktivi-tasnyasehari-hari, perjalanan implementasiyangadamerupakan sebuahevolusi. Sebelumteknologi informasi memiliki fungsiyang strategis dalam arti kata dapat seara signikan meningkatkan ke-puasan pelanggan terhadap produk atau jasa yang diberikanperusahaan, teknologi informasi harus melalui skenario tertentu yang dimulai dengan peranannya sebagai alat bantu untuk meningkatk-an esiensiperusahaan. Keepatanevolusi yang harusdilaluisangatbergantung kepada bagaimana manajemen dapat menilaidanmeningkatkanfungsiteknologi informasi bagiperusahaannya.
Jarangsekaliterlihatsebuahperusahaanyanglangsungdapat memanfaatkanteknologiinformasi yang dimili-kinyamenjadi sesuatu yang strategis. Biasanyaaramanajemen memandangteknologiinformasi danbenet yangdiharapkandaripenggunaannyamelaluisebuahskenarioevolusiserupa. Sebuahlembagariset internasio-nal mendeskripsikannyasebagaisuatu inovasipenggunaanteknologi informasi di perusahaan. Seara umum, adalima tahapanevolusiyangbiasa dilaluisebuahorganisasi(Primozi et.al.,1991).
Terhadaplimatahapanevolusiini,searagarisbesar,pemanfaatanteknologiinformasidapatdilihatdaridua sudut: fokusatauharapanmanajemenakanbenetyangharusdiberikanteknologiinformasi,danpenggunaan ataufungsinyasehari-hariuntukmemenuhiharapantersebut.
Sumber: KenethPrimoziet.al,1991
Tahapkeduadalamevolusidisebutsebagaileveraginginvestmentdimanakomputeratauteknologiinformasi dipandang sebagaisuatu asset perusahaan yang menguntungkandibandingkan denganpenggunaanteknologi serupa (value for money). Biasanya perbandingan tersebut dilihat dari seberapa menguntungkan dari segi nansial seandainya teknologi informasi menggantikan teknologi terdahulu dalam proses peniptaan produk atau pelayanan yang ditawarkan perusahaan. Sebutlah penggunaan internet phone yang jauh lebih murah karena untuk komunikasi interlokal atau internasional hanya akan dibebankan pulsa lokal. Contoh lainnya adalahpenggunaanemailyangdapatmenghematbiayapengirimandokumen-dokumenmelaluikurirlokalatau internasional.
Tahapevolusiketigayangdilaluiadalahketikateknologiinformasisudahdilibatkansearalangsungdalam proses peniptaan produk atau jasasehinggaseara nature meningkatkan kualitas produk atau jasayang di-tawarkan. Kriteriaukup jelasdi sini untuk mengukur seberapa jauh tingkat efektivitas teknologi informasi yangdimiliki. Manajemenakanmelihatapakahdengandiimplementasikannyasistemteknologiinformasi akan dapat meningkatkan pendapatan atau revenue perusahaan atau tidak(ompanygrowth). Salahsatu ukuran yang seringdigunakan adalah dengan melihat perubahan pada market share. Jenis-jenis teknologi informasi yangpopulardimanfaatkanpadaperiode iniadalahyangseara langsungmeningkatkankepuasanpelanggan, terutamayangberhubungandenganpelayanankepadaustomers. Contohnyaadalahallenteratau hotline diindustriperbankanyangdapatmelayanipertanyaan-pertanyaansampaidenganinstruksitransaksiyang di-inginkan nasabah(sehingga yang bersangkutan tidakharusberlelah-lelahdatangdan antridi bank). Contoh lainnyaadalahpembelianberangmelalui mailorderyang dapatdenganmudah dilakukanmelaluiinternet.
Periode keempat adalah tahapan dimana perusahaanyang sudah matureakan mempertimbangkan untuk memperbaikikinerjainternalperusahaan. Caranyaadalahdenganmemfokuskandiripadakualitas pengambil-ankeputusan. DeisionSupportSystemdanExeutiveInformationSystemadalahduajenisaplikasiteknologi informasi yang mendominasi perusahaan-perusahaan modern yang ingin meningkatkan kualitas manajemen dalam menunjang proses pengambilan keputusan. Filoso yang dipergunakansehubungandenganhal ini u-kup simpledanstraightforward. Data akandiolah menjadiinformasi,informasiakanmenjadiknowledge, dan knowledgeinilahyangakanmenjadimodalutamauntukmeningkatkankinerjaperusahaankarenamerupakan basisdalampengambilan keputusan. Tidaksedikitperusahaan-perusahaanyang memutuskanuntuk melakuk-anperubahanbesar-besaransepertirestrukturisasi,business proessreengineering,totalqualitymanagement, hangemanagement,danprogram-programmanajemenperubahanlainnyauntukmemperbaikikinerja perusa-haan. Teknologiinformasisebagaifasilitaspenunjangdalampengambilankeputusandilihatsebagaisalahsatu komponenutamayangmenjadipedomandalampendenisiansistemdanprosedurperusahaanyangbaru.
ruangdanbataswaktu. Sesuaidenganteorisupplyhainmanagementyangmenekankanpentingnyahubungan langsungantarapelanggandanperusahaandapatdenganmudahdilakukanmelaluiutilisasiteknologiinformasi teranggih.
Contohnyaadalah homebanking yang menawarkannasabah untuk dapat melakukantransaksi perbankan dari rumah (seperti transfer uang, pembayaran listrik dan telepon, melihat saldo, dan lain sebagainya). Di Amerika,nasabahyangbersangkutandiberikandisketuntukdiinstalasikedalamkomputernyamasing-masing sehinggatransaksidapatdilakukandarirumahmelaluiinternet. Bahkanbelakanganinisudah adabankyang bekerjasamadenganperusahaanTVkabeluntukmenghasilkanprodukhomebankingmelaluiWeb-TV.Contoh teknologilainadalaheletroniommereyangmenawarkanmasyarakatuntukbelanjakebutuhannyaseperti buku, pakaian, komputer, alat-alat kantor, dan lain-lain - melalui internet, atau lebih dikenaldengan istilah homeshopping. Di bidangjasalainnya,rumahsakit menawarkanfasilitastele mediineyang menghubungkan dokterdenganpasiennyadimanasajamelalui jaringankomputermultimedia.
sebanyak-MERANCANG STRATEGI SISTEM INFORMASI
Cetak biru strategi perenanaandan pengembangan sisteminformasi di perusahaan merupakan ba-gian terintegrasi darisebuah perenanaan korporat(orporate businessplan). Halini berarti bahwa keberadaan sistem informasi merupakan bagian dari strategi perusahaan dalam usaha penapaian visi dan misinya. Melihat bahwa etak biru ini harus menerminkan sebuah hubungan yang utuh dan saling terkaitdengan segalaaspekyang adapadaperenanaan korporat, maka penyusunannya-puntidakbolehterlepasdarikomponen-komponenyangadadalamperusahaan(koheren). Artikelini memperlihatkansebuahkerangkakonseptualyangdapatdijadikanpeganganbagimanajemenmaupun para praktisisistem informasidalam usaha penyusunanetak biruperenanaandanpengembangan sistem informasisebuahorganisasi.
Bagiperusahaanmodern, memilikistrategi bisnissajatidakukup untuk menghadapipersaingandewasaini. Strategi bisnis yang biasa dituangkan dalam dokumen atau etak biru Business Plan harus pula dilengkapi dengan strategi teknologi informasi atau I/T Strategy. Tujuannya jelas, yaitu untuk memanfaatkan seara optimumpenggunaanteknologiinformasi sebagaikomponenutamasisteminformasi perusahaan(sistemyang terdiridarikomponen-komponenuntukmelakukanpengolahandatadanpengirimaninformasihasilpengolahan kefungsi-fungsi organisasiterkait). Mengapastrategiperludibuat?
Pertama adalahkarena sumberdayayang dimiliki perusahaan sangatterbatas,sehinggaharus digunakan seoptimal mungkin. Kedua untukmeningkatkandayasaing atau kinerjaperusahaan,karenapara kompetitor memiliki sumber daya teknologiyang sama. Alasanketiga adalah untuk memastikan bahwaasset teknologi informasi dapat dimanfaatkan seara langsungmaupun tidaklangsungmeningkatkanprotabilitas perusaha-an,baikberupapeningkatanpendapatanataurevenuemaupunpenguranganbiaya-biayaatauosts. Keempat adalahuntukmenegahterjadinyakelebihaninvestasi(overinvestment)ataukekuranganinvestasi(under inves-tment)dibidang teknologiinformasi. Danalasanterakhiradalah untukmenjamin bahwateknologiinformasi yangdirenanakandandikembangkanbenar-benar menjawabkebutuhan bisnisperusahaanakaninformasi.
Hal-hal apa sajayang harus diperhatikan dan dipertimbangkan untuk menghasilkansebuah I/T Strategy yangbaik? Gambardiatasmengilustrasikansearagarisbesarkerangkapembuatansebuahstrategiinformasi bagisebuahorganisasisepertiperusahaan. Berikut adalahpenjelasan-penjelasannya. Outputyangdiinginkan adalahsebuahstrategiyangmenakuptigahalpokok:
1. SistemInformasimerupakandenisisearajelasdanterperinisehubungandenganjenis-jenisinformasi apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan dan hal-hal yang berkaitan dengannya (keepatan proses pengolahandata menjadiinformasi,tingkatan detilinformasi,aramenampilkan informasi,volume dan transaksiinformasi,penangung jawabinformasi,danlainsebagainya).
2. TeknologiInformasi meliputikomponen-komponen perangkat keras(komputer,infrastruktur, alat ko-munikasi, dll.) danperangkat lunak(aplikasi, sistemoperasi, database, dll.) yang harustersedia untuk menghasilkansisteminformasiyangtelahdidenisikan.
3. Manajemen Informasi menyangkut perangkat manusia (brainware) yang akan mengimplementasikan sistem informasi yang dibangundan mengembangkanteknologiinformasi sejalandenganperkembangan perusahaandimasamendatang.
lainnya.Beberapaskenarioinikemudiandiajukandalamrapatparapimpinanmanajemenuntukdibahasseara mendetail dengan tujuan tunggal untuk memilih skenario terbaik. Jika pembuatan IT Strategy melibatkan pihak ketiga seperti konsultan misalnya, ada baiknya dimintakan pendapat obyektif mereka (rekomendasi). Setelah skenario terbaik berhasil ditentukan, maka langkah terakhir adalah membuat renana implementasi yang didasarkanpada manajemenproyek(projetmanagement). Melihat bahwaakanterjadi pengembangan beberapa modul sistem, maka harus dibedakan proyek-proyekjangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjangyangditentukanmelalui analisanilaikepentinganatau skalaprioritas. Jadwalpengembanganproyek inilahyangakanmenjadipegangandalamsetiappengembanganteknologiinformasidiperusahaan.
Untuk menghasilkanoutput yang berkualitas dengan karakteristik di atas, berbagai hal harus dilakukan, menyangkutmasukan (input) yang dibutuhkan olehtim penyusunIT Strategydan prosesanalisa yang harus dilakukan. Setidak-tidaknyaharusadalimainpututamasebagailangkahawalpenyusunanITStrategy:
1. BusinessStrategy 2. BusinessTrends 3. CompetitorAnalysis 4. I/TTrends
5. ExistingI/T
BusinessStrategy merupakandokumen yangharusdijadikan landasanberpijakutamadalam pembuatanI/T Strategy karenadalam dokumen tersebut disebutkan visidan misiperusahaanbesertatarget kinerja masing-masing fungsi pada strukturorganisasi. Di dalam dokumen ini pula ditegaskan peranan teknologi informasi yangsesuaidenganstrategiperusahaan(ingatbahwauntuksetiapperusahaansejenis,posisiteknologiinformasi dapatberbeda), sehinggalosoyangdigunakandalampengembanganI/TStrategyharussesuaidengannya.
Sumber: RenaissaneAdvisors,1996
de-antar beberapa perusahaan, keenderungannyadi masa depan akan terbentuk sebuah tipe perusahaan pela-yananyangmemadukan servis-servisyang biasa dilakukan perusahaan-perusahaandalam industri pariwisata tersebut. Hal-hal seperti di atas perlu diermati dan dipelajari untuk mengantisipasi perubahan-perubahan yangmungkin terjadidalamjangkapendek,menengah,ataupanjangyangdapatmempengaruhuinfrastruktur teknologiinformasi yangada (karenaadanyaperubahanorientasibisnis).
Competitor Analysis merupakan suatu aktivitas yang harus dilakukan mengingat bahwa pada dasarnya strategi itu dibuat karena adanya pesaing. Tujuan dari dikembangkannya teknologiinformasi adalah untuk meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dapat menghasilkan produk atau jasa yang heaper, better, dan fasterdibandingkandenganprodukataujasayang dihasilkankompetitor. Sehinggajelasbahwatujuan diada-kannyaanalisaterhadapparapesaingbisnisadalahuntukmelihatseberapamurah,seberapabaik,danseberapa epat produk dan jasayang ditawarkan perusahaan lain sehinggahal tersebut dapat menjadi patokan target perusahaan.
TujuandipelajarinyaI/TTrendadalah agartidakterjadikesalahandalampemilihanteknologiyang dite-rapkandandikembangkandiperusahaan. Tidaksemuaproduk-produkteknologiinformasitergolongbaik. Dari sekianbanyakprodukyangditawarkan,lebihbanyakyang gagalbertahandi pasarandaripadayangberhasil.
Perusahaanharusdapat melakukanpemilahanterhadapteknologimanasajayangmasihdalamtahap per-obaanatauperkenalan(infany/emerging),perkem-bangan(growth),stabil(mature),danmulaiditinggalkan (faingout). Dandarisekianbanyakproduk,manapula yangkira-kiraakanmenjadistandardimasa menda-tang. Disampinguntuktujuantersebutdiatas,melihattrenddalamperkembanganteknologiinformasiberarti mempelajarikesempatan-kesempatan(opportunities)baruyangdapatmeningkatkankinerjaperusahaandi ma-samendatang,baik dalampeningkatan revenue,penurunanosts,ataukemungkinandikembangkannyabisnis baru.
Hal terakhiryangharusdipelajari adalahkongurasidan spesikasidariteknologiinformasi yang dimiliki perusahaansaatini(ExistingI/T).Alasanutamanyaadalahkarenapadahakekatnyapengembanganteknologi informasidi masamendatangdibangundiatasinfrastrukturyang dimilikisaatini(baseline), bukanmembuat sesuatuyangsamasekalibaru(palingtidakjikadiputuskanuntuksamasekalitidakmenggunakaninfrastruktur yangadasekarang,tetapsajadiperlukanstrategiuntukfaingout).
Setelah mengetahui output daninput yang dibutuhkan, tahap selanjutnyaadalah aspek-aspekyang harus dipelajaridan dianalisasebagaidasarpijakanpembuatanrekomendasistretegiyangookditerapkan. Seara garisbesar, adaduaaspekutamayangharusdiermati: aspekinternaldanaspekeksternal.
Di dalamaspekinternal, adaempathalutamayangharusdianalisa:
1. Struktur Organisasi mempelajari fungsi-fungsi apa saja yang ada dalam organisasi dan bagaimana hubunganketerkaitanantarafungsi-fungsi tersebut;
2. Proses dan Prosedur mempelajaribagaimana proses dan prosedur peniptaan produk atau jasayang ditawarkanperusahaansearamendetail;
3. SDM dan Budaya Perusahaan mempelajari karakteristik manusia sebagai implementor sistem yang diterapkanperusahaan,terutamahal-halyang melatarbelakangiterbentuknyabudayaperusahaan;dan 4. SumberDayadanInfrastrukturPerusahaanmempelajarisumberdaya-sumberdayayangdimiliki
per-usahaan sepertiasset,keuangan,manusia,informasi,waktu,danlainsebagainya.
Mempelajari faktor-faktorinternal ini sangat perlu dilakukan karena pada kenyataannyasetiap perusahaan memilikikeunikantersendiri,yangmembedakannyadenganperusahaanlain. Harapdiperhatikan bahwapada dasarnyastrategiadalah bagaimana meutilisasikansumberdaya-sumberdayayang dimiliki perusahaan sede-mikian rupa sehingga dapat menghasilkanproduk ataujasa sesuaidengantarget yang diinginkan. Di dalam aspekeksternal,ada duafaktoryangharusdipelajari:
1. ProdukdanJasa(Pelayanan),yangmerupakanalasanmengapasebuahperusahaandidirikan,karenadari penjualanproduk danjasainilahpendapatan diperolehuntukmendapatkanprotataukeuntungan. 2. Pasar dan Pelanggan, yang merupakan kumpulan dari para alon pembeli produk atau jasa yang
dita-warkantersebutdiatas.
Aspek eksternal ini pun mutlak dipelajari karena tanpa ada produk dan jasa yang laku dijual di pasaran, perusahaanakanmerugidanjatuh bangkrut. Apagunanyamemilikiteknologiinformasi yanganggihnamun tidakadaorangyangberminatmembeliprodukataujasatersebut? Dipihaklain,banyaksekalihalyangtelah terbuktibahwaketerlibatanteknologiinformasimemungkinkanteriptanyaproduk-produkataujasa-jasabaru yangdapat ditawarkanperusahaan ataumemperbaiki produk ataujasayangsudah ada. Tidaktertutup ada kemungkinanbahwateknologiinformasidapat mempengaruhipasardan pelanggan.
perusahaan karena semuanya merupakan milik perusahaan. Sementara di lain pihak, komponen-komponen pada aspekeksternal berada di luar kendali perusahaan, sehingga perusahaan hanyadapat bertindak seara pasifdanadaptif(denganasumsibahwatidakadapraktekmonopoli).Namundilemanya,justruaspek eksternal-lahyangbelakanganinimenjadisedemikian kuatnya,sehinggamerupakansumbermatihidupnyaperusahaan (ingat istilah-istilah seperti market driven, ustomer oriented, ustomer is a king, servie quality, dan lain sebagainya). Sehingga,harusdiperlukanstrategikhususuntukdapatmengantisipasisetiappergerakandinamis yang mungkin terjadi pada komponen-komponen eksternal. Hal kedua yang patut dipelajari adalah bahwa perubahan pada komponen luar akan merubah komponen-komponen internal baik seara langsung maupun tidaklangsung,karenasebagaikomponeninternal,teknologiinformasiharusmampumengantisipasiperubahan tersebut.
KARAKTERISTIK INFORMASI
Informasi yangdihasilkan daripengolahandataolehsistemkomputer tidakhanyaharusakuratdan epat,namunharuspuladiperhatikanrelevansinyadengankebutuhanparapengambilkeputusan (de-isionmaker). Sepertitelahdiketahuibersama,informasiyangdihasilkanakandipergunakansebagai landasan knowledge bagi manajemendalammengambil keputusan-keputusanstrategis dan operasio-nal dalamrangka peningkatankinerja perusahaan. Setidak-tidaknya adaenam indikator dasardari informasi yang harus diperhatikan para praktisi teknologi informasi yang ingin membangun infras-truktur dan aplikasi-aplikasi tertentu. Keenam indikator ini memiliki karakteristik yang berbeda untuksetiaptingkatan manajemenyangsearahirarkis dapatdibagi menjaditiga: low, middle, dan top management. Dengan mengetahuikarakteristikini,diharapkaninformasi yangdihasilkan dapat benar-benarrelevan danmemiliki nilai(value) tinggi,sehinggadapatdipergunakanolehmanajemen organisasidalammenjalankan aktivitasbisnisnya sehari-hari.
Piramidaperusahaanmembagimanajemenpengambilkeputusanmenjaditigatingkatan: topmanager(TM), middle manager (MM), dan lower manager (LM). Sebagai tingkatan tertinggi, jenis pengambilan keputusan yangdilakukanolehseorangTMbiasanyayangbersifatstrategis,dalamartikatauntukkeperluanperenanaan jangkapanjangdanpenentuantarget-targetperusahanyangharusdiapaibesertametodenya. SementaraMM akanmenterjemahkantargetstrategisyangditetapkankedalamperiode-periodejangkamenengahyang pelak-sanaanyaharus terbukti esien dan efektif, terutama dalam melakukanmanajemenkontrol. LM selanjutnya akanmengimplementasikannyadalam aktivitas sehari-hari sesuaidengan prosedur dan target jangkapendek yangtelah ditentukan. Untukmenunjang manajemendalam prosespengambilankeputusanyangberkualitas, datamengenaibanyakhaldiperlukanuntukdiolahmenjadiinformasi. Karakteristikinformasiyangdiperlukan atau relevan untuk masing-masing level manajemenpun berbeda. Setidak-tidaknya ada enam dimensi yang harus diperhatikan oleh para praktisi teknologiinformasi yang ingin membangun sistem informasi bagi para pengambilkeputusan(Wilson,1991).
6.1 Information Soures
Informasiyang dibutuhkanolehseorangTM biasanyabersumberdarihal-halyangberadadi luarperusahaan (eksternal) yang seara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi jalannyabisnis. Contohnya adalah keadaanpasar(market),keenderunganekonomi(trend),gejala-gejalasosialmasyarakat,kedatanganpara pe-saingbaru,kebijakanpemerintah,danlainsebagainya.BagiseorangMM,informasieksternalmaupuninternal dibutuhkan untuk menunjang aktivitas sehari-hari. Contohinformasi dari luarperusahaan yang dibutuhkan adalah mengenai jenis-jenis bahan mentah atau bahan baku beserta kualitas dan harganya, teknologi baru penunjang peniptaan produkataujasa,danlainsebagainya. Sedangkanontohinformasi internalyang dibu-tuhkanadalahsepertistokbarangdigudang,servielevelkepadapelanggan,danlainsebagainya.Lainhalnya denganLMyanglebihmembutuhkaninformasiberkaitandenganinternalperusahaan,sepertiutangpelanggan yangtelatdibayar,pesanan yang belumdikirim,ketersediaansumberdayamanusia untukproduksi,dan lain sebagainya.
6.2 Frequeny of Deision
mendesakuntukditentukan. BagiMM,searaberkala(setiapbulan,tigabulan,atauenambulan)pertemuan biasanya dilakukan untuk mengambil keputusan sehubungan dengan renana anggaran belanja perusahaan, evaluasi kinerja per periode, dan hal-hal lainnya. Sementara bagi seorang LM, informasi dibutuhkan setiap hari atau bahkan setiap jam untuk membantunya memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas operasionalsehari-hari.
6.3 Time Sale
Yang dimaksuddenganskalawaktudisiniadalah seberapajauhseorang manajerharusmemonitor program-program ataupekerjaanyang diembannya. SeorangTM biasanyayang memutuskanapakahsebuah investasi baruharusdilakukanatautidak(misalnyauntukmembuatpabrikbaru,membangunjaringaninfrastruktur tek-nologiinformasi,meniptakanproduk-produk baru,dsb.),dan jikamemangdiputuskan untukmelakukannya, monitoringjangkapanjangharusdilakukansemenjakproyekdimulaihinggaselesai(biasanyauntuksetiap pro-yekmemerlukanwaktutahunanmulaidariidesampaidenganimplementasi). BagiseorangMM,proyek-proyek jangkamenengah menjadi hal utamayang harus dikontrol,paling tidak setiap satubulan sekali. Sementara LMmemerlukaninformasi yangselaluup-to-dateuntukkeperluansupervisidankontrolkegiatansehari-hari. 6.4 Time Horizon
Melihat kedepan merupakan keenderungan dan tanggungjawab TM sebagainakhoda yang akan membawa perusahaankepada visi yang dianangkan. Sehingga informasi yang tersedia harusrelevandengankeperluan tersebut. BerbedadenganMMyangenderungmelihatmasadepanperusahaandenganmenggunakankaamata perenanaanjangkapendekataumenengahdanberpegangpadakenyataan/faktahistorisperusahaandi masa-masalalu(lebihpragmatis). SementarabagiseorangLM,datahistorislebihterasapentingkarenafokuskontrol yangdilakukanadalahuntukmelihatapakahtargetyangdianangkantelahterapaiatau tidak.
6.5 Sope
Tidakadabatasan-batasanbagiseorangTMdalammelakukanpengambilankeputusankarenayangterpenting adalah penentuan strategi perusahaan yang tepat. Sementara keputusan-keputusan yang harus diambiloleh seorangMMmaupun LMtidakbolehlepasdarikebijakandanstandardyang telah ditetapkanolehtingkatan manajemendi atasnya.
6.6 Nature of Deision
Sumber: DavidWilson, 1993
METODOLOGI UMUM
PELAKSANAAN PROYEK SISTEM INFORMASI
Pengembangansebuahsisteminformasidalamsebuahperusahaandilakukandenganpendekatan ma-najemenproyek(projetmanagement). Lepasdariberbagaivariasiproyek-proyekteknologiinformasi yangadasepertipembuatanaplikasi,penerapanperangkatlunak,konstruksiinfrastrukturjaringan, dan lain sebagainya metodologi yang dipergunakan searaumum adalah sama. Setidak-tidaknya adaenambuah tahapanyangharusdilalui: perenanaan,analisa, desain,konstruksi,implementasi, dan pasaimplementasi. Masing-masing konsultanatau parapraktisi teknologi informasibiasanya memiliki variasinyamasing-masingyang searaprinsip tidaklepasdarikeenam langkahmetodologi di atas. Artikelini membahasapasaja yangharusdilakukan padamasing-masing tahap.
7.1 Metodologi Generik
Searaumum,proyek-proyeksisteminformasi dalamperusahaanatauorganisasidapatdikategorikanmenjadi tigakelompokbesar. Kelompokpertamaadalahproyekyangbersifatpembangunanjaringaninfrastruktur tek-nologiinformasi,menyangkuthal-halmulaidaripengadaandaninstalasikomputersearastand-alone,sampai denganperenanaan dan pengembanganinfrastruktur jaringanLAN (Loal Area Network) dan WAN (Wide Area Network). Kelompok keduaadalah berupaimplementasi daripaket programaplikasiyang dibeli di pa-saran dan diterapkan di perusahaan, mulai darisoftware keilseperti produk-produk retail Mirosoftsampai denganaplikasiterintegrasiberbasisERP,sepertiSAPdanBAAN.Kelompokterakhiradalahperenanaandan pengembanganaplikasiyangdibuatsendirisearakhusus(ustomizedsoftware),baikolehinternalperusahaan maupundenganbekerjasama denganpihakluarseperti konsultandansoftwarehouse. Lepasdariperbedaan karakteristikyangmelatarbelakangiketigajenisproyektersebut,searagarisbesaradaenamtahapyangbiasa dijadikansebagaibatupijakanataumetodologidalammelaksanakanaktivitaspengembangantersebut.
Sumber: RenaissaneAdvisors,1996 7.2 Tahap Perenanaan
yangbersangkutan. Biasanyaadaduapihakyangterlibatlangsungdalamproyekperenanaanini. Pihak perta-maadalahpihakyangmembutuhkan(demandside)eksistensidarisuatusisteminformasi,dalamhaliniadalah perusahaan,lembaga, institusi,atauorganisasiyang bersangkutan. Pihakkeduaadalahpihak yangberusaha menjawab kebutuhan tersebut (supplyside) dalambentuk pengembanganteknologiinformasi. Kelompok ini biasanyamerupakan gabungan dari para personel yang terkait dengan latar belakang ilmu dan pengetahuan yangberagam(multi disiplin), sepertiahli perangkat lunak, analisbisnis danmanajemen,spesialisperangkat keras, programmer, system analyst, praktisi hukum, manajer proyek, dan beberapa karakteristik SDM lain yang terkait. Dilihat dari segi manajemenproyeksistem informasi, output yang harus dihasilkan oleh tahap perenanaan adalah berupa jadwal detil dari kelima tahapan berikutnyamenyangkut masalah waktu, target deliverable, personel yang bertanggung jawab,aspek-aspekkeuangan,dan hal-hallainyangberkaitandengan utilisasisumberdayayangdipergunakandalamproyek. Sebagaitambahan,standar-standardanproseduryang akandipergunakandalammelakukanpengelolaan proyekpunharusjelasdan disepakati bersamaolehseluruh anggotapersonel.
7.3 Tahap Analisa
Tahap kedua disebut sebagai tahap analisa. Seara prinsip ada dua aspek yang menjadi fokus analisa, ya-itu aspek bisnis atau manajemen, dan aspek teknologi. Analisa aspek bisnis dimulai dengan mempelajari karakteristik dariperusahaan yang bersangkutan,mulai dari aspek-aspekhistoris, strukturkepemilikan, visi, misi,ritialsuessfators(kunikeberhasilan usaha),performanemeasurements(ukurankinerja),strategi, program-program,danhalterkait lainnya. Tujuandilakukannyalangkahiniadalah:
1. Mengetahuiposisiatauperananteknologiinformasiyangpalingsesuaidanrelevandiperusahaan (meng-ingat bahwasetiap perusahaanmemilikipandangantersendiridan unikterhadap sumberdayateknologi yangdimiliki, yangmembedakannyadenganperusahaanlain);dan
2. Mempelajari fungsi-fungsi manajemendan aspek-aspekbisnis terkait yang akan berpengaruh(memiliki dampaktertentu)terhadapprosesdesain,konstruksi,danimplementasi.
Analisaaspekteknologimeliputikegiatan-kegiatanyangbersifatmenginventarisirassetteknologiinformasiyang dimilikiperusahaanpadasaatproyekdimulaidengantujuan:
1. Mempelajari infrastrukturteknologiinformasi yangdimiliki perusahaandan tingkatefektivitas penggu-naannyaselamakurunwaktutersebut; dan
2. Menganalisa kemungkinan-kemungkinan diperlukannya penambahan sistem di kemudian hari (system upgrading)sehubunganakandiimplementasikannyateknologibaru.
Keluarandariprosesanalisadikeduaaspekiniadalahberupaisu-isu(permasalahan)pentingyangharussegera ditangani,analisapenyebabnya,dampaknyabagibisnisperusahaan,beberapakemungkinanskenariopemeahan dengansegalaresikoost/benetdantrade-o,sertapilihansolusiyangdirekomendasikan. Sebelummemasuki fase desain, seluruhtim harus faham mengenai isu-isuini dan memilki komitmen untuk melanjutkan proyek yang ada ke tahap berikutnyasesuai dengan skala prioritas yang telah ditentukan (setelah memilih skenario yangdisetujuibersama).
7.4 Tahap Desain
7.5 Tahap Konstruksi
Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau development sistem yang sesungguhnya (seara sik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksana tahap ini, mengingat bahwa semua hal yang bersifatkonseptualharusdiwujudkandalamsuatukonstruksiteknologiinformasidalamskaladetil. Darisemua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melibatkan sumber daya terbesar, terutamadalam halSDM, biaya, danwaktu. Kontrol terhadapmanajemenproyekdi tahapkonstruksiharus diperketatagartidakterjadiketidakesienanmaupunketidakefektivandalampenggunaanberagamsumberdaya yangada(yangsearatidaklangsungakanberdampaklangsungterhadapkeberhasilanproyeksisteminformasi diselesaikansearaon-time). Akhirdaritahapkonstruksibiasanyaberupaujiobasistem. Perbaikan-perbaikan bersifatminorbiasanyaharusdilakukansetelahadanyamasukan-masukansetelahevaluasidiadakan.
7.6 Tahap Implementasi
Tahapimplementasi merupakantahap yang palingkritiskarenauntukpertamakalinyasisteminformasi akan dipergunakan di dalamperusahaan. Biasanyaada dua pendekatan yang dipergunakanoleh perusahaan: ut-o atau paralel. Pendekatan ut-o atau big-bangadalah suatu strategi implementasi sistem dimana dipilih sebuahharisebagaipatokan,dimanaterhitungmulaiharitersebut,sistembarumulaidipergunakandansistem lama sama sekali ditinggalkan. Sementarapendekatan paralel dilakukandengan ara melakukanpengenalan sistem baru sementara sistem lama belum ditinggalkan, sehingga yang terjadi adalah berjalannya dua buah sistem seara paralal (kedua sistem biasa disebut sebagai testing environment dan prodution environment). Pemilihanterhadapkeduastrategi tersebuttentu sajatergantungkepadaperusahaanmasing-masing,melihat bahwamasing-masingstrategiimplementasi memilikisejumlahkeuntungandankerugian yangberbeda. Lepas daristrategiyangdipilih,pemberianpelatihanatautrainingharusdiberikankepadasemuapihakyangterlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi resikokegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasamemiliki (sense of ownership) terhadap sistem baru yang akanditerapkan, sehinggaseluruhjajaranpenggunaatauSDMakandenganmudahmenerimasistemtersebutdanmemeliharanya di masa-masa mendatangdengan baik. Evaluasiseara berkala perludilakukanuntukmenilai kinerja sistem baruyangditerapkandisampinguntuk mengetahui isu-isupermasalahanyang timbul. Tentu sajapemeahan masalahdalamtahapimplementasiharussegeradiariagarsistemtersebutdapatefektif penggunaannya.
Proyeksisteminformasi biasanyaditutupsetelahtahapimplementasidilakukan. Namunadasatutahapan lagi yang harusdijaga manajemennya, yaitu tahap pasa implementasi. Dari segi teknis, yang dimaksud de-nganaktivitas-aktivitas pasaimplementasi adalah bagaimanamanajemenpemeliharaansistemakandikelola (maintenane, supports and servies management). Seperti halnya sumberdayayang lain, sistem informasi akan mengalamiperkembangandikemudian hari. Hal-hal seperti modikasi sistem, interfaing ke sistem la-in,perubahan hakaksessistem, penangananterhadap fasilitaspadasistem yang rusak,merupakanbeberapa ontohdarikasus-kasusyang biasatimbul dalampemeliharaansistem. Di sinilah perlunyadokumentasiyang baikdan transferof knowledgedari pihak pembuat sistemkeSDM perusahaan untuk menjaminterkelolanya proses-prosespemeliharaansistem. Tidakjarangterjadi peristiwadimanaperusahaanatau personel pembuat sistemsudahtidakdiketahuilagi lokasinyasetelahbertahun-tahun(mungkin perusahaannyatutup, atauyang menanganisistemsudahpindahketempatkerjalain). Bisadibayangkanbagaimanaperusahaanpemakaisistem terpaksamembuangsistemnya(membuatsistembarulagi) ataumelakukantambal sulam(yangsearateknis sangatberbahayakarenatingkatintegritasdatayangburuk)akibattidakadanyadokumentasiteknisyangbaik atauinfrastrukturmanajemenpemeliharaanyang efektif.
7.7 Tahap Pasa Implementasi
STRATEGI MANAJEMEN
PERUBAHAN SISTEM INFORMASI Seara prinsip, sebuah perusahaan yang ingin melakukan perubahan dapat memilih satu dari dua alternatif ara: evolusi atau revolusi. Evolusi adalah sebuah skenario perubahan seara perlahan-lahan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan karena paradigma people do notlike tohange dan old habit is hard to die. Proses gradual ini tentu saja akan mengurangi resiko kegagalan ak-an penerapan sebuah lingkungan baru karena sifatnya yang lebih terbuka dan tidak terlalu ofensif. Berlawanandenganevolusi,adalahsebuahprosesperubahanyangsangatepatatau revolusioner di-mana manajemenatau karyawan yang tidaksiap akan diterapkannya sebuah lingkunganbaru akan tersingkir. Penerapan sebuahsistem informasi padaperusahaan pada dasarnya akan merubahpola kerja atau aktivitas kegiatan perusahaan sehari-hari. Sebuah penelitian yang dilakukan oleh Sott-Morton di MITmembagi jenis-jenis perubahanmenjadi lima bagianbesaryang dapatdipergunakan oleh manajemen maupun praktisi teknologi informasi dalam menyusunstrategi yang sesuai untuk masing-masing perusahaan, agar penerapansisteminformasi dapatberlangsungsearaefektif.
Dieramodernyangserbadinamisini,organisasisepertiperusahaanberusahauntukselaluberubahdariwaktu kewaktu. Semboyantoday hasto bebetterthan yesterday berusahauntukditanamkan keseluruhjajaran manajemendankaryawan. Sisteminformasisebagaisalahsatukomponenutamaperusahaanmodernjugatidak lepasdarituntutanuntukselalumemperbaikikinerjanya. Perkembanganteknologiinformasiyang keepatan-nyaeksponensialsaatinimemberikandampakyangukupbesarbagiperusahaanyanginginselaluberadaptasi denganteknologiterbaru. Adasatumasalahyangkerapdiperdebatkanantarapraktisiteknologiinformasidan manajemen: perubahan semaamapakahyang ook diterapkandi perusahaan? Di lihat darikaamata ma-najemenorganisasi,perubahansearaevolusioner(perlahan-lahan)yangenderungdipilih,berlawanandengan pendekatan perubahanrevolusioneryang ookditerapkanjikaingin selalumemanfaatkanteknologiinformasi terbaru. Para pakar teknologi informasi dari Sloan Shool of Management di Massahusetts Institute of T e-hnology (MIT) memberikan suatukerangkalandasan yang dinamakan sebagaiMIT '90 Five LayerModel untuk membantu manajemenperusahaandalam menermati permasalahanini (Sott-Morton, 1991). Dalam menganalisa permasalahan ini, mereka menoba melihat dari dua buah sisi: besarnya manfaat atau benet yangakandidapatkanperusahaan,dantingkatperubahanmanajemeninternalperusahaanyangharusdijalani (businesstransformation).
Jenisperubahanpertamadisebutsebagailoalisedexploitationkarenawilayahperubahanhanyaterjadidi sebuahfungsiataudepartemendidalamorganisasi. KatakanlahDivisiSDMinginmenerapkanSistemAplikasi Personaliasebagaipengganti sistemmanual yang saat inidipergunakan. Otomatis proses danprosedur baru sehubungandengandiimplementasikannyaaplikasiinihanyadiperuntukkanbagiparakaryawandiDivisiSDM tersebut. Dampaknyapun searalangsunghanyaakan dinikmatiolehdivisiyang bersangkutan, tidakseara signikanberpengaruhkeseluruhfungsi-fungsi yangada diperusahaan. Darisegi resiko,perubahaninidapat searaaman dilakukankarenaruanglingkupnyayangterbatas.
ditentukandandikelolaolehmanajerpersonalia(DirektoratSDM),denganpembayaranuanglemburyangakan ditanganiolehstafbagian penggajian karyawan(DirektoratKeuangan). Searalangsung,pengenalanaplikasi baruini akanmerubah arakerjabeberapa direktoratsekaligus. Prosesdanprosedur kerjasearaesien dan efektif akanterapai jika ketiga direktoratdi atas terintegrasidengan baik. Untuk jenisperubahan internal integrationini,manfaatyangdidapatkanakanlebihbesardibandingkandenganloalisedexploitationkarena sudahmelibatkanbeberapafungsidalamorganisasi.Demikianpuladenganresikoyangdihadapiakanlebih be-sar,mengingatmengintegrasikanbeberapabuahfungsiorganisasiyangmemilikikarakteristikdanobyektivitas berbedabukanlahsuatuhalyangmudah.
Jenis perubahan berikutnya yang sangat populer saat ini adalah business proess redesign atau yang lebihdikenaldenganBPRatauBusinessProessReengineering. TeoriMihaelHammerdanJamesChampy, yangdigabungdengankerangkavaluehainMihaelPorter,telahmengilhamiperusahaanuntukmengadakan perubahanbesar-besarandansearamendasar. Karenaperusahaanakanmelakukantransformasibesar-besaran disini,makaresikoyangdihadapijugasangatlahbesar.
Sumber: Sott-Morton,1991
Teratat dalam statistik terakhir bahwa 80% dari program BPR mengalami kegagalan. Namun seperti istilahhighriskhighreturnmengatakan,dari20%perusahaanyangberhasilmenjalaniprogramBPRdengan sukses, manfaatatau benet yang diperolehpun tidak kepalang tanggung! Ada yang sanggup meningkatkan pendapatan-nya(revenue)hingga100%,adayanglangsungmenjadimarketleader,adayangfrekuensitransaksi dan volume penjualannya meningkat sangat tajam, dan keberhasilan lainnya. Dilihat dari kaamata sistem informasi,aplikasi-aplikasisepertiERP(EnterpriseResourePlanning)danSistemInformasiKorporatlainnya merupakan salah satukomponenutama (hange driver) yang memiu perusahaan untuk melakukanprogram BPR.SebutlahaplikasisepertiSAP,BAAN,Orale,PeopleSoft,yangmerupakanperangkatlunakpalinglakudi pasaran. PerubahanmendasaryangdimaksuddalamBPRadalahtidakhanyamembatasidiripadapembagian fungsiatauprosesdidalamperusahaan,tetapilebihdariitu. Bahkanadaperusahaanyangharusmendenisikan ulangbisnisyangakandigelutinya(visidanmisiusaha).
BusinessNetworkRedesignadalahsuatujenisperubahanyangmulaimenjadifenomenadiabadglobalisasi informasi saat ini. Perusahaan akan sukses di masa-masa ini jika menspesialisasikan diri pada suatu proses tertentu(fokus). Dalamprosespeniptaanprodukataujasayangditawarkan,tentusajabanyaksekalirekanan bisnis(businesspartners)yangdiajakuntukbekerjasama,baiksearalangsung(sebagaisupplierbahanmentah, pendistribusi produk, agen pemasaran, dsb.) maupun tidak langsung (pemasok alat-alat kantor, kebutuhan sehari-hari karyawan, dsb.). Semangat ollaboration for ompetition merupakan hal yang menjadi sangat umum saat ini dimana kuni keberhasilannya adalah terletak pada jaringanyang dimiliki suatu perusahaan denganrekananbisnisnya. Biasanyayangterjadipadaperubahaniniadalahmasalahkomunikasiantarrekanan bisnis.
Jenisperubahanterakhiryangresikonyatertingginamundampakyangdihasilkanakansangatbesaradalah business sope redenition. Singkatnyaadalah perubahan ini disebabkan karena kemajuan teknologi infor-masi yang teranggih (state-of-the-art) menawarkan kesempatan (opportunity) baru bagi perusahaan untuk meniptakanjenis-jenisprodukataupelayananyang laindaripadayanglain. Namunsyaratutamanyaadalah bahwabisnisharusmengikutiteknologiinformasi,bukansebaliknya. Seorangpraktisimanajemenmengatakan: Mungkinbarudierainiseseorangdapatmenjalankanbisnisatauusahanyatanpaharusmemilikiassetseperti tanah,gedung, peralatan kantor, ataubahkan karyawan! Dengan berbekalseperangkatPC (personal ompu-ter)yangterkoneksidenganjaringaninternet,seorangindividusudahdapatmenawarkanproduknyakesekian jutaalon pelanggandi seluruhdunia.... TengoklahseorangAmerikayanghanyaberbekalruangan 3x3 me-ter persegidapat menghasilkanpendapatan individu sebesarUS$10,000perbulanhanyadenganmenjalankan bisnisperantarapengirimanbunga diseluruhdunia. Sudahbanyakperusahaanyang melakukantransformasi besar-besarandenganmenggunakankerangkamanajemenperubahanbusinesssoperedenition. Bank inter-netpertamalahirdibenuaEropadimanabankyangbersangkutanbenar-benar tidakmemilikigedunguntuk menjalankanbisnisnya.
Tentusajaresikonyaukupbesar,karenaselainharusmerubaharaberkir(mindset)dalammelihat kesem-patanbisnisdiyberspae,perkembanganteknologiinformasiyangsangatepatharusselaludapatdiantisipasi olehperusahaantersebutdenganaramengadaptasikannyaseepatmungkin. Keenderunganyangterjadi ada-lah bahwa akan menjamurnya perusahaan yang mentransformasikan dirinya menjadi perusahaan pelayanan murni,dimanasearainternalmanajemendanstafnya(denganjumlaharmadayangrelatifsedikit)hanyaakan berfungsimengatur perjalanan produknya(owofgoods)darisatutempat ketempatlain, sampaiketangan pelanggan.
MATRIKS STRATEGIS SISTEM INFORMASI
Searaprinsip,peranansebuahsisteminformasi berbedadarisatuperusahaankeperusahaanlainnya. Menurut Warren MFarlan, paling tidak ada dua hal yang menyebabkan demikian. Halpertama adalah seberapa besar ketergantungan sebuah perusahaan atau organisasi terhadap keberadaan teknologi informasi dalam peniptaan produkatau jasasehari-harinya, sementarahal lainnyaadalah tergantungseberapa besarperkembangan tekno-logi informasi dapat meniptakan atau meningkatkan keunggulan kompetitif. Sebuah perusahaan harus dapat memetakan setiapaplikasi atau infrastruktur teknologi informasi yang dimilikinya ke dalammatriks yang ada sehingga manajemen dapat melihat tingkat kepentingan masing-masing sistem informasi yang dimiliki untuk keperluan perenanaandanpengembangannya.
Salah satu kerangkaklasik dariWarren MFarlan yang masih relevan untuk dipergunakan sebagaibahan analisaadalahMFarlanStrategiMatrix(MFarlan,1983). MatriksinisebenarnyadibuatberdasarkanBoston ConsultingGroup'sStrategiInvestmentAnalysisyangmengkategorikanperusahaanmenjadistars,ows,wild ats,dan dogsberdasarkaninvestasiyangdilakukan. Searaumum,MFarlan melihatposisisistem informasi maupunteknologiinformasiterhadapsuatuperusahaandapatdilihat daridua perspektifutama:
1. Seberapabesarketergantunganperusahaanterhadapsisteminformasidanteknologiinformasi;dan 2. Seberapabesar potensi sistem informasi danteknologiuntuk dapat memberikankeuntungan kompetitif
bagiperusahaan.
Padakenyataannya,sebuahperusahaanskalamenengahataubesarmemilikiberbagaimaamsisteminformasi yangdipergunakanolehmasing-masingdivisi. Contohnya:
1. DirektoratSumberDayaManusiamemilikiSistem InformasiPersonalia,SistemInformasiPelatihan dan Pengembangan,SistemInformasiLembur,SistemInformasiPenggajiandanTunjangan,danlain-lain; 2. DirektoratKeuanganmemilikiSistemInformasiAkuntansi,SistemInformasiPenganggaran(Budgeting),
Sistem InformasiPembelanjaan(Expense), SistemInformasiPerpajakan,danlain-lain;
3. DirektoratOperasimemilikiSistemInformasiPergudangan,SistemInformasiPengadaanBarang,Sistem InformasiPabrik,Sistem InformasiDistribusi,danlainsebagainya.
Dilihat dari kaamata manajemen strategis, masing-masing sistem di atas dapat dikategorikan berdasarkan karakteristiknya. Kelompok pertama adalah sistem informasi atau teknologi informasi yang hanya berfung-si sebagai penunjang perusahaan (kinerja perusahaan tidak bergantung kepada peranan teknologi informasi) dantidakmemilikipotensiyangbesardalammemberikankeunggulankompetitifperusahaan(MFarlan mena-makannya`support'). Contohnyaadalah Sistem Penggajian Karyawandi perusahaan pabrik sepatu. Kinerja perusahaantidaktergantungkepadakeanggihanteknologiyangadamengingatyangdijadikanpatokanadalah kualitas sepatu yang dihasilkan. Sistem yang bersangkutan juga tidak membedakan keunggulan perusaha-an dibandingkan dengan perusahaan sejenis lainnya. Apakah perusahaan sepatu dengan Sistem Penggajian Karyawanyanglebihanggihdapatmenghasilkansepatuyanglebihbaik? Sulitdibuktikankebenarannya.
Kelompokketigamemperlihatkansuatufenomenayangukup aneh,karenayangtermasuk jenissistemini adalah yang searalangsungdapat memberikan keunggulankompetitif kepada perusahaan yang memilikinya, namunseara prinsipperusahaantersebuttidaktergantungeksistensinyaterhadap sisteminformasiyang ber-sangktun. Contohyang paling jelas adalah aplikasiSistem Telemediine pada industri rumah sakit. Tanpa adanya sistem ini, rumah sakit dapat berjalan seperti biasanyatanpa ada gangguan yang berarti. Namun, denganadanyaSistem Telemediineyang dapat menghubungkanrumah sakit yang bersangkutandengan ma-syarakatmelalui internet, dapat meningkatkan dayasaing rumah sakit tersebut dibandingkan dengan rumah sakit lainnya. Masyarakat yang dapat berdialog dengan mudah melalui internet (fasilitas hatting) dengan seorangdokterdi rumahsakit akanenderungmendatangirumah sakityangbersangkutanjikamerekabutuh untukberobat(karenapuasdenganfasilitasTelemediineyangdisediakan).
Sumber: WarrenMFarlan,1983
DemikianpuladengansebuahbankyangmemilikifasilitasTele-Conferenedenganparaalonpelanggandi seluruhdunia. Walaupuntanpasisteminiperusahaandapattetapberjalan,namununtukbeberapapelanggan eksekutifataukelasatas,fasilitasinimendatangkankepuasantersendiri(karenaorangsepentingmerekatidak perlu harus berlelah-lelah berdiri di antrian untuk dapat bertemu ustomer servie) sehingga mereka akan enderung menabung uangnya di bank tersebut. Untuk kelompok yang satu ini, MFarlan menamakannya `turnaround'.
Kelompokterakhiradalahyang palingutama,yaitusuatusisteminformasiyangsearasignikanmemiliki nilai strategis bagi perusahaan. Dan tanpa sistem ini, perusahaan yang bersangkutan dapat gulung tikar di era globalisasi informasi dewasa ini. Contoh yang paling utama adalah fasilitas ATM (Automati Teller Mahine) bagisebuah bank retail atau Sistem Informasi Pergudanganuntuk perusahaan distribusi. Dengan jaringan ATM dimana-mana, sebuah bank akan menjadi pilihanbagi para alon pelanggan(lebih kompetitif daribank-bankyanglain). Sementaradi lainpihak,tanpa diperlengkapidenganfasilitasATM,akansulitbagi bank-bankretail dewasa iniuntuk memperoleh perhatian alonpelanggan. Demikian pula untuk perusahaan distribusiyangsangattergantungpadapengaturanowofgoodsdarisatugudangkegudangyanglain. Semakin esiensistemyangada akansemakinmenurunkanbiayaperusahaansehinggaakanmeningkatkankeuntungan (prot)perusahaanyang bersangkutan(ataupalingtidakhargapelayananyangditawarkanakanlebih murah dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya). Sistem Informasi Pergudanganyang efektif juga seara langsung akanmeningkatkankepuasanpelangganterutamadalamhalservielevelyangtinggi (lebihdari95%).
Berdasarkanpenjelasandi atas,duakesimpulandapatditarik:
1. Sebuahsisteminformasidapatmemilikiperananyangberbeda-bedadiberbagaijenisperusahaan. F asili-tas ATM di industribankretail(=strategi)berbeda peranannyadenganfasilitasATM diindustribank korporat(=turnaroundatausupport).
MENENTUKAN SKALA PRIORITAS SISTEM INFORMASI
Penentuan skala prioritas terhadap teknologi informasi jenis apa yang harus diperhatikan di se-buah perusahaan dan yang mana tidak perlu terlalu serius dikembangkan dapat dilakukan dengan mempergunakan salah satu varians dari kerangka matriks Warren MFarlan. Dilihat dari tingkat kepentingannya, sistem informasi dapat dikategorikan menjadi empat jenis: strategi information system, potential strategi information system, ritial information system, dan vital information system. Manajemen perusahaan harus mengerti benar karakteristik masing-masing kategori agar dapatmengalokasikansumberdayanansialdansumberdayalainnyaseefektifdanseoptimum mung-kin.
WarrenMFarlan'sStrategiMatrix(lihatWarrenMFarlanStrategiMatrixMemposisikanPerananSistem Informasi di Perusahaan) pada dasarnya dapat pula dipergunakan untuk menentukan skala prioritas sistem informasi perusahaan. Untuk keperluan itu, yang bersangkutan membagi sistem informasi menjadi empat kelompokbesar(Remenyiet.al.,1995):
1. Strategi InformationSystem(SIS)
2. PotentialStrategi InformationSystem(PSIS) 3. CritialInformation System(CIS)
4. VitalInformationSystem(VIS)
Bagaimana aramelihat tingkat kepentinganmasing-masingsistem dan apa saja ontoh-ontohnya? Berikut adalahpenjelasansearalebih mendetailsehubungandenganhalini.
Sumber: Sumber: WarrenMFarlan,1983
SepertihalnyaSIS,PSISmerupakanjenissistemyangmemberikankeunggulankompetitifbagiperusahaan. Namunbedanya, sistem inimerupakan sesuatu yang nie-to-have atau additional, atau dengan kata lain, tanpasisteminipunperusahaandapatberoperasidenganbaik(ingatontohsistemtele-mediinepadaindustri rumahsakit). Laluapadampaknyabagiperusahaanyangtidakberniatmengembangkansistemini? Anaman terbesar adalah bahwaperusahaan yang bersangkutan dapat kehilangan keunggulankompetitifnya terhadap perusahaan-perusahaan sejenis lainnya. Contohnya adalah sebuah bank yang pada awalnya memiliki Call Center untuk melayani nasabah melalui telepon, tiba-tiba harus menghentikan operasi Call Center tersebut (palingtidakakanmendatangkankekeewaanbaginasabahyangbersangkutan).
MFarlan mendenisikan CIS sebagai suatu sistem yang seara prinsip sangat kritikal bagi perusahaan karena tanpa memiliki sistem tersebut, perusahaan akan sulit untuk dapat menapai tingkat protabilitas yang diinginkan. Sistem informasi yang masuk ke dalam kelas ini biasanya merupakan sistem yang mutlak diperlukanolehperusahaan-perusahaandalamindustrisejenis. ContohnyaadalahSistem BasisDataNasabah untukindustriperbankan,SistemInformasiMedisuntukrumahsakit,SistemPenjadwalanRuanguntukindustri perhotelan,danlainsebagainya. Jelasterlihat bahwadampakyangdihasilkanjikaperusahaanatauorganisasi yangbersangkutantidak memilikisistem yang baikakanmenurunkankinerja (ompany performane) seara umum, terutama bagiperusahaan yangbergerak di bidangjasa (biasanyamengakibatkan pelayananmenjadi lambat,seringterjadikesalahan,dsb. yangsearalangsungdapatmengeewakanpelanggan).
POSISI TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KERANGKA STRATEGI PERUSAHAAN
Bukanlah sebuah hal yang mudah bagi direksi untukmemutuskanapakah investasi besar akan dia-lokasikan untukpengembangan teknologi informasi atau tidak. Di satupihak mereka merasa bahwa kebutuhannyatidakbegitu mendesak,sementaradipihak lain parapesaing yangada telah melakuk-an investasi yang tidak dapat dikatakan keil. Ditinjau dari kerangka strategis perusahaan, posisi teknologi informasi ukup jelas. Jika pengembangan suatu sistemteknologi informasi dapatseara langsungmaupuntidaklangsungberpengaruhterhadappeniptaanprodukataujasaperusahaanyang heaper,better,danfasterdibandingkandenganparapesaingbisnis,berartiinvestasiyangdilakukan memiliki nilai yangsangatstrategis.
Hampirsemuateorimanajemensisteminformasi modern menekankanperlunyastrategi perenanaan dan pe-ngembanganteknologiinformasidiranangsejalan(align)denganstrategibisnisperusahaan. Dengankatalain, para praktisiteknologiinformasi di perusahaan (SDM di divisiteknologiinformasi) harus mengetahui seara jelas, loso keberadaanperalatan komputerdan telekomunikasinyadalam bisnis. Seara sederhana, sebuah perusahaanmemerlukanstrategikarenaadanyaaspek3-C(ompany,ustomers,danompetitors).
Company pada dasarnyamemiliki fungsi untuk merubah bahan mentah atau bahan baku menjadi suatu produk atau jasayang dapat dijualkepada pihak ustomersdenganarameutilisasikansumberdaya-sumber dayayang dimiliki (yangpadadasarnyasangatterbatas), seperti uang,manusia,mesin,lokasi,danlain seba-gainya. Strategidiperlukan tidakhanyauntukmenghasilkanproduk yang sesuaidengankeinginanpelanggan dan spesikasi standarperusahaan, namunkarenaadanyafaktor lain, yaituompetitors. Namundilihat dari kaamatapelangganatau ustomers, hubunganketigaC tersebut di atasdapat lebih disederhanakan. Bagi mereka,yangpentingadalahmemperolehprodukataupelayananyangheaper,better,danfaster(lebihmurah, lebih baik, dan lebih epat). Murah dalam arti kata seara nansial terjangkau oleh pelanggan, baik dalam artikatamemenuhikualitasminimumyangdiinginkan,danepatdalamartikatamudah diperolehkapansaja diinginkan(Taylor,1995).
Sumber: David Taylor,1995
Padadasarnya,strategiberhubungandenganbagaimanamengaturdanmengelolasumberdaya-sumberdaya yang dimiliki perusahaan, baik yang bersifat tangible (uang, waktu, manusia, ruangan, mesin, infrastruktur, kertas,listrik, dsb.) maupun yang intangible (informasi, kesempatan, manajemen, strukturorganisasi,dsb.). Dua buahperusahaanyang memilikikomposisisumberdayaserupabelum tentu memilikikinerjayangsama, karena masing-masing memiliki ara pengelolaan yang berbeda. Sehingga dapat disimpulkan, untuk dapat menghasilkansuatuprodukataujasayangheaper,better,danfaster,makapengelolaansumberdayadidalam perusahaanharuspulaheaper,better,danfasterdibandingkandengankompetitorlain(lihatgambar).
Sumber: David Taylor,1995
INVESTASI DI BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI
Merupakan hal yang ukup sulitdalam menentukanapakah melakukan investasi untukmembangun infrastruktur teknologi informasi merupakan hal yang tepat atau tidak. Di satu pihak perusahaan merasa bahwa sepertihalnya investasi di bidang lain, harusada target ROI (returnof investment) yang dikenakan pada setiap investasi terhadap komponen teknologi informasi, perusahaan pesaing lain banyak yang sudah tidak memikirkan hal ini lagi, alias investasi yang dilakukan sudah me-lampaui batas-batas kewajaran (berlebihan). Namungejala overinvestment ini bukantanpaalasan dilakukan oleh perusahaan-perusahaan besar mengingat banyak sekali advantage dari utilisasi tek-nologi informasi yang tidakdapat diukur seara nansial. Dan Remenyi, Arthur Money, danAlan Twitemenobamengilustrasikanbenettersebutdalamsebuahmatriksyangdapatdigunakansebagai landasan manajemendalampengambilan keputusan.
Masalahinvestasidi bidangteknologi informasi merupakanhal yang ukup memusingkan kepala para mana-jemenseniorperusahaan. Di satusisi merekasadar bahwasudahsaatnya(kalautidakmemangkarena sudah terlambat) merekaharusmemiliki suatusistem informasi yang dapat menunjang bisnis mereka, sementaradi lainpihakmerekaharusmengeluarkanbiayayangrelatifukup besaruntukdapatmeranangdan mengimple-mentasikan sisteminformasi yangdibutuhkan. Tanpamemiliki teknologiinformasiyang ukup anggih, sulit di alam kompetisi global ini untuk dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan besar dari mana negara yang mulai banyak mengadu untung di tanah air. Namun salah mengidentikasikan kebutuhan sistem pun akanmenjadi bumerang bagi organisasiyang bersangkutan. Jika dalam organisasinon-prot jenisteknologi yangookadalahyangtepat guna,dalamperusahaan, besarnyainvestasidi bidangteknologiinformasiyang feasibleditentukanmelaluisuatuanalisabiayadanmanfaat(ost-benetanalysis).
Menghitung biaya investasi yang diperlukan di muka, dan biaya operasional yang seara periodik harus dikeluarkanperbulannya,ukup mudahuntukdilakukan. Namunterkadangparapraktisiteknologiinformasi maupunmanajemenperusahaansulitmeyakinkanpelakuinvestasiakanbesarnyamanfaat(benet)yangakan diperolehmelaluiinvestasidibidangteknologiinformasi,karenatidaksemuajenismanfaatdapatdenganmudah dirupiahkan.
Remenyi(Remenyiet.al.,1995)membagimanfaatdariutilisasiteknologiinformasimenjadiduamaam,yang bersifattangible danintangible. Manfaattangibleadalahyangsearalangsungberpengaruhterhadap prota-bilitasperusahaan,baikberupapenguranganataupenghematanbiaya(ost)maupunpeningkatanpendapatan (revenue). Sebagaiontoh,jikapadamulanyaperusahaanharusmempekerjakanbeberapakaryawanyangseara khususbertugasmempersiapkanlaporan-laporanrekapitulasikeuangan,dengandiimplementasikannyaaplikasi Datawarehousingperusahaanyangbersangkutantidakperlulagiharusmerekrutkaryawan-karyawanbaruyang harusdigajiperbulannya. ContohlainnyaadalahdengandiinstalasinyaATM(AutomatedTellerMahine) se-bagaiperpanjangantanganataukanaldistribusi,sebuahbankdapatmerperluasjangkauanbisnisnyasehingga dapat menjaringparapelangganbaru ataunonpelangganuntuk melakukantransaksimelalui mesintersebut. Seara nyata perusahaan dapat merasakan pertambahan revenue yang diperoleh melalui transaksi-transaksi melaluijaringanATM-nya.
Namunpadakenyataannya,tidaksemuajenismanfaattangibledapatdinyatakandalambesaranangkaatau kuantitatif. Contohyangpaling populeradalah dengandikembangkannyaOe Automation System, sebuah perusahaanmerasakinerjanyamenjadilebihesiendanosteetive. Namunbesarnyaesiensidanefektivitas sangatsulit dikuantitatifkandalamrupiah.
