KON SEP SI STEM I N FORM ASI M AN AJEM EN
M UTI A I SM AI L
Fa k u lt a s Ek on om i Un iv e r sit a s Su m a t e r a Ut a r a
BAB I PEN D AH ULUAN
Banyak organisasi yang ingin m em bangun sist em I nfor m asi Manaj em ennya sendiri, dan t elah m enyediakan dana yang cukup, t et api t er nyat a usaha t ersebut sering k ali gagal. Peny ebabny a ant ara lain ialah: st rukt ur or ganisasi keselur uhan yang kur ang w aj ar , r encana or ganisasi keselur uhan yang belum m em adai, per sonil sist em y ang t idak m em adai, dan yang t er pent ing adalah kurangnya part isipasi m anaj em en dalam bent uk keik ut ser t aan para m anaj er dalam m er ancang sist em , m engendalikan upaya pengem bangan sist em dan m em ot iv asi seluruh personil y ang t erlibat .
Sebelum m em bahas konsep sist em I nfor m asi Manaj em en lebih lanj ut , ber ikut ini akan diber ikan definisi r ingkas dan for m al dar i sist em I nfor m asi Manaj em en yait u: “ serangkaian sub- sist em infor m asi yang m enyelur uh dan t er koor dinasi yang secar a r asional m am pu m enst r ansfor m asikan dat a sehingga m enj adi inform asi dengan berbagai cara guna m eningkat kan pr oduk t ivit as yang sesuai dengan gaya dan sifat m anaj er ” .
Dar i definisi t er sebut ada beber apa point yang per lu diur aikan lebih lanj ut :
a. Sist em I nform asi Manaj em en m em iliki sub- sit em infor m asi. Sist em I nfor m asi Manaj em en adalah ser angkaian sub- sist em , dim ana sub- sist em t er sebut m endukung t er capainya sasar an Sist em I nfor m asi Manaj em en dan or ganisasi sebagian dar i sub- sist em ber per an hanya dalam sat u kegiat an at au lapisan m anaj em en, sem ent ar a yang lainya ber per an ganda.
b. Sist em I nform asi Manaj em en adalah m enyelur uh.
Sebuah Sist em I nfor m asi Manaj em en m encakup sist em infor m asi for m al m aupun infor m al baik yang m anual m aupun ber kom put er . Kom ponen yang t er pent ing dalam Sist em I nfor m asi Manaj em en adalah m anaj er yang pikir annya akan m em pr oses dan m enyebarkan inform asi secara berint erak si dengan elem en- elem en lain dar i Sist em I nfor m asi Manaj em en.
c. Sist em I nfor m asi Manaj em en adalah t er koor dinasi.
Sist em I nfor m asi Manaj em en di koor dinasikan secar a t er pusat unt uk m enj am am in bahw a dat a yang di proses dapat di oper asikan secar a t er encana dan t er koor dinasi. Sem uanya unt uk m enj am in bahw a infor m asi m elew at i dan m enuj u sub- sist em yang diper lukan, ser t a m enj am in bahw a sist em infor m asi beker j a secar a efisien.
d. Sist em I nform asi Manaj em en t er int egr asi secar a r asional.
Sub- sist em dalam Sist em I nfor m asi Manaj em en adalah t er int egr asi ( t er padu) sehingga kegiat an dar i m asing- m asing saling ber kait aan sat u dengan yang lainny a, int egrasi ini dilak uk an t erut am a dengan m elew at k an dat a diant ar a sub- sist em t er sebut .
e. Sist em I nform asi Manaj em en m ent ransform asik an dat a k edalam inform asi. Apabila dat a diolah dan ber guna bagi m anaj er unt uk t uj uan t er t ent u, m aka ia akan m enj adi infor m asi.
f. Sist em I nfor m asi Manaj em en m eningkat k an produkt ivit as.
Sist em I nfor m asi Manaj em en dengan ber bagai car a m am pu m eningkat kan pr odukt ivit as, ant ar a lain: dengan kem am puan m elaksanakan t ugas r ut in seper t i penyaj ian dokum en dengan efisien, m am pu m em ber ikan lay anan bagi or ganisasi int er n dan ekst er n, ser t a m am pu m eningkat kan kem am puan m anaj er unt uk m engat asi m asalah- m asalah yang t idak t er duga.
g. Sist em I nform asi Manaj em en sesuai dengan gaya m anaj er Sist em I nfor m asi Manaj em en dikem bangkan lew at pengenalan at as sifat dan gaya m anaj er ial dar i per sonil yang akan m enggunakannya. Par a per ancang sist em apabila akan m engem bangkan Sist em I nfor m asi Manaj em en hendaknya m em per t im bangkan fakt or m anusiaw i dengan cerm at . Apabila t idak dem ikian, m aka sist em yang dihasilk an t idak efekt if.
keper cayaan bahw a Sist em I nform asi Manaj em en yang baik t idak akan ber j alan lancar t anpa bant uan kem am puan sebuah kom put er .
I I . PEM BAH ASAN .
A. Un su r - u n su r Sist e m I n for m a si.
Sem ua sist em I nfor m asi m em iliki 3 ( t iga) unsur at au kegiat an ut am a, y ait u :
1. Mener im a dat a sebagai m asukan ( input )
2. Mem pr oses dat a dengan m elakukan per hit ungan, penggabungan unsur dat a, pem ut ak hiran perk iraan dan lain- lain.
3. Mem peroleh inform asi sebagai k eluaran ( out put ) .
Prinsip ini berlak u baik unt uk sist em inform asi m anual, elek t r om ek anis m aupun kom put er .
Dat a I nform asi
I nput out put
Pem r osesan
Secar a seder hana dapat dikat akan bahw a sebuah sist em infor m asi dan m em proses dat a, dan kem udian m engubahnya m enj adi infor m asi.
B. Sist e m I n for m a si Pe m r ose sa n Tr a n sa k si.
Input
Pem r osesan Lapor an dan dokum enTransak si luar : Dok um en:
- Penj ualan t unai - Tagihan pelanggan
- Penj ualan kr edit - Check gaj i
- Pem belian - Check pem bayar an hut ang
- Pem bay aran t unai - Check deviden
- dan lain- lain - dan lain- lain
Tr ansaksi I nt er nal: Lapor an Oper asi:
- Kar t u absen pegaw ai - Penggunaan bahan dan per sediaan
- Pesanan bar ang - Ringkasan penj ualan
- peny usut an dan penyesuaian - Akunt ansi t agihan kadaluar sa
- Kor eksi kesalahaan - Lapor an keuangan
Gam bar diat as m enunj ukan sist em pengolahan dat a yang t ugas ut am anya m em pr oses t r ansaksi, khususnya pada t ingkat oper asional. Gam bar t er sebut m enunj ukan ber bagai input t r ansaksi yang ber asal dar i 2 ( dua) sum ber , yait u: dar i luar dan dalam or ganisasi. Dar i luar or ganisasi ar t inya ber asal dar i: pelanggan dan supplier . Set iap per ist iwa int er nal yang dicat at oleh sist em inform asi dianggap sebagai t ransak si int ernal, m isalny a: pem ak aian bahan unt uk pem r osesan, peny usut aan per alat an, perubahan alam at pegaw ai dan lain- lain.
C. Tu ga s u t a m a Sist e m I n for m a si Or ga n isa si.
Set iap organisasi m em ilik i beberapa t ugas y ang harus dikelola sedem ik ian r upa sehingga or ganisasi yang ber hasil m encapai selur uh sasar an yang t elah dit et apkan, bahkan j uga ber hasil m em pert ahankan k elangsungan hidupny a. Pada dasar nya set iap or ganisasi m em iliki 3 ( t iga) hingga 7 ( t uj uh) t ugas ut am a yang disebut sebagai " fakt or - fakt or kr isis keberhasilan" ( crit ical success fakt or s) . Hal ini biasanya dit ent ukan oleh sifat lingkungan or ganisasi dan sifat indust r i dim ana organisasi m erupakan bagian dar i indust r i t er sebut . Cont oh t ugas ut am a dar i or ganisasi adalah:
1. Unt uk pengendalian biaya, dim ana j ika biaya naik m aka har ga akan naik sehingga per m int aan m enur un.
2. Dalam kasus unt uk per usahaan yang m em buat busana, r ancangan busana dan pengendalian per sediaan m enent ukan keberhasilan suat u produk . Bila per sediaan ber lebihan dan kem udian m ode t elah ber ubah, akibat nya t idak bisa dij ual dengan har ga yang layak.
4. Sebagian besar t ugas ut am a ber sifat silang fungsional m isalny a dalam penet apan har ga pr oduk. Har ga pr oduk dapat dit et apkan dengan ber bagai car a: - m em per t im bangkan biaya pr uduksi
- m em per t im bangkan biaya adm inist r asi
- m em per t im bangkan har ga dan kebij akan har ga saingan.
I nfor m asi t er sebut berasal dar i ber bagi fungsi y ang berbeda, buk an hany a ber asal dar i fungsi pem asar an, bahkan j uga ber asal dar i luar or ganisasi. 5. Dalam kasus unt uk per usahaan padat infor m asi; m aka t ugas ut am anya
adalah m enet apkan dan m enj aga sist em infor m asi agar t et ap ber j alan baik. Cont oh dar i per usahaan padat infor m asi ialah: perusahaan pener bangan, dim ana ket er sediaan infor m asi sangat pent ing ar t inya bagi pengelolaan t ugas lainny a. Misalny a k asus diperusahaan pener bangan yang t ugas ut am a pem bukuan penum pang dar i m asing- m asing pener bangan ber langsung di berbagai lokasi yang t ersebar pada j arak r ibuan k ilom et er , diper lukan sist em infor m asi ber kom put er unt uk m enent ukan st at us pener bangan ser t a unt uk m enet apkan pesanan t em pat duduk pada set iap pener bangan.
D . I n t e gr a si Sist e m I n for m a si
Pengint egrasian sist em inform asi m erupak an salah sat u konsep k unci dar i sist em I nfor m asi Manaj em en. Ber bagi sist em dapat saling ber hubungan sat u dengan yang lain dengan ber bagai car a yang sesuai dengan keper luannya. Aliran infor m asi diant ar a sist em sangat ber m anfaat bila dat a dalam file suat u sist em diper lukan j uga oleh sist em yang lainnya, at au out put suat u sist em m enj adi input bagi sist em lainnya.
Secar a m anual j uga dapat dicapai suat u int egrasi t er t ent u, m isalnya dat a dari sat u bagian dibaw a kebagian lain, dan oleh pet ugas adm inist r asi dat a t er sebut digabung dengan dat a dar i sist em yang lain. Jadi kalau secar a m anual m aka der aj at int egr asinya m enj adi t inggi.
Keunt ungan ut am a dar i int egr asi sist em inform asi adalah m em baik nya ar us inform si dalam sebuah organisasi. Suat u pelapor an biasanya m em ang m em er lukan w akt u, nam un dem ikian akan sem akin banyak infor m asi yang relev an dalam k egiat an m anaj erial y ang dapat diper oleh bila diper lukan. Keunt ungan ini m er upakan alasan yang kuat unt uk m engut am akan ( m engunggulk an) sist em infor m si t er int egr asi kar ena t uj uan ut am a dar i sist em inform asi adalah m em berikan infor m asi yang benar pada saat yang t epat .
Keunt ungan lain dar i pengint egrasian sist em adalah sifat nya yang m endorong m anaj er unt uk m em bagik an ( m engk om unikasik an) inform asi y ang dihasilkan oleh depart em en ( bagian) nya agar secar a r ut in m engalir ke sist em lain yang m em er lukanny a. I nform asi ini k em udian digunak an lebih luas unt uk m em bant u or ganisasi.
E. I n t e r a k si a n t a r a M a n a j e r da n M e sin .
Dat a dar i sebuah or ganisasi t idak akan m enj adi inform asi sebelum dikom unikasikan dalam bent uk yang ber m anfaat bagi per sonil or ganisasi yang m em er lukannya. Kom unikasi ini ber langsung dalam int er aksi ant ar a m anaj er / m anusia dengan m esin/ kom put er. Penger t ian dar i int er aksi m anaj er dan kom put er adalah dim ana sist em kom put er m em ber ikan infor m asi kepada m anaj er at au dim ana m anaj er m em ber ikan dat a kepada sist em kom put er .
Ada beber apa sist em pengolahan dat a yang t idak ber hasil dikem bangkan dalam Sist em I nform asi Manaj em en k arena t idak dikem bangk anny a int eraksi sist em infor m asi yang diper lukan or ganisasi.
2. Ket idakm am puan unt uk m em aham i cara ber pik ir m anusia dalam m em proses dat a, dengan akibat bahw a hasil pr ogr am kom put er t idak m em pr oses dat a sebagaim ana yang dikehendaki oleh m anaj er , sehingga t idak m am pu ber kom unikasi efekt if dengan m anaj er .
Kom unikasi m anaj er dan m esin yang lebih j auh adalah int er aksi ber kesinam bungan ant ar a m anaj er dan file kom put er . Seor ang m anaj er m ungkin akan m em ulai ber dialog dengan banyak sist em kom put er dengan m em ber it ahukan j enis dat a khusus yang dicar i, m isalnya dat a t ent ang um ur pr oduk. Kom put er kem udian akan m enj aw ab dengan ser angkaian per t anyaan yang m engar ah pada dat a t ent ang um ur produk apa yang diper lukan, at au penj ualan disuat u w ilayah m er agukan karena t idak adanya alasan, m aka m anaj er pem asar an m ungkin akan m enggunakan t er m inal kom put er nya unt uk m enulis beber apa pr ogr am per int ah yang ak an m engeluar kan dat a penj ualan sert a m enganalisisnya sesuai dengan kegiat an par a w ir aniaganya, j enis pr oduk, j enis pelanggan dengan t uj uan unt uk penyebab m asalahny a. Kini t elah ada sist em per angkat lunak yang ber sifat bahasa ber t anya ( Quer y Language) yang dapat di t am bahkan pada sebahagian besar kom put er sehingga m em ungkinkan j enis kegiat an m anaj er ial yang dem ikian.
“ Jar ak Sosial" ant ar a m anaj er dan sist em kom put er j uga m er upakan m asalah int er aksi m anaj er dan m esin. Mem ang akan ada j ar ak sosial ant ar a m anaj er dan m esin yang m em iliki pola pikir pengalam an dan t it ik k ehidupan yang ber beda, dan ini akan m engham bat kom unikasi. Walau dem ikian apabila m anaj er dan sist em kom put er m encoba ber kom unikasi, m aka pihak m anaj er lah
Dim ensi lain. dar i m asalah m anaj er dalam upaya ber kom unikasi dengan sist em kom put er adalah bahw a m anaj er m enget ahui infor m asi apa yang diper lukan t et api t idak m enget ahui dim ana lokasinya. Set elah lew at beber apa kali pencar ian yang m enghabiskan w akt u at as dat a dalam sist em kom put er , biasanya m anaj er akan ber hent i m encoba ber int er aksi langsung dengan sist em . Keadaan dem ikian kini dapat t er at asi kar ena sem akin banyak sist em yang m em bant u m anaj er m enem ukan lokasi lnfor m asi yang diper lukannya.
Kecender ungan ut am a dalam pengem bangan sist em t am paknya ber m uar a besar pada kem udahan bagi m anaj er unt uk ber kom unikasi dengan kom put er , yakni penggunaan " bahasa pr odukt ivit as" yang ser ingkali j uga disebut dengan " bahasa non- pr osedur al" at au apabila digunakan m anaj er m aka disebut sebagai " bahasa penopang keput usan m anaj er ial" . Bahasa pr odukt ivit as adalah bahasa kom put er yang dikem bangkan khusus, yang m em ungkinkan peningkat an pr odukt ivit as pem r ogr am an. Bahasa ini m udah dipelaj ar i dan dit er im a oleh m anaj er sebagai pengguna unt uk keper luan m er eka. Menggunakan bahasa dem ikian akan m em buat m anaj er m am pu ber int er aksi secar a efisien.
Bahasa produkt ivit as kini m enj adi " penj aga" dar i er a bar u. Secar a t r adisional, pr ogr am unt uk pengolahan gaj i ( payr oll) , akunt ansi biaya dan lain-lain t elah disiapk an dan dim odifikasi oleh pr ogr am m er dalam depar t em en pengolahan dat a. Tet api dew asa ini, per iode m enunggu unt uk pr ogr am bar u sert a penyesuaian ( m odifik asi) program seper t i yang dim int a pengguna m asih m em er lukan w akt u yang r elat if lam a, hal ini disebabkan m asih sedikit nya t enaga pr ogr am m er yang t er am pil. Alt er nat if yang banyak dipilih kelom pok pengguna adalah m engem bangkan pr ogr am aplikasi lew at car a m enguasai bahasa pr odukt ivit as, m isalnya dengan j alan m engik ut i pelat ihan t ent ang bagaim ana m enggunakan pr ogr am yang ber sangkut an.
I I I . PEN UTUP
Sist em inform asi y ang m elay ani t ugas ut am a or ganisasi har us ber sifat silang fungsional dan har us t er us- m ener us diper baiki dem i m enj aga kesinam bungan efekt ivit asnya. Tugas ut am a or ganisasi ser ingkali dilayani oleh sist em penopang keput usan/ decision suppor t syst em ( DSS) yang didalam nya ber isi m odel, dat abase dan m anaj er yang ber int er aksi langsung.
I nt egrasi sist em inform asi m erupak an salah sat u konsep kunci dar i sist em infor m asi m anaj em en. Ber bagai sist em dapat saling ber hubungan sat u dengan yang lain dengan berbagai car a yang sesuai dengan keper luan int egr asinya. Sebagian besar or ganisasi akan m em per oleh kem anfaat an yang besar dar i m eningkat nya der aj at int egr asi sist em infor m asi yang m ereka m iliki.
I nt er aksi ant ar a m anaj er dan m esin adalah kait an ant ar a m anaj er dan m esin, yait u suat u t it ik dim ana m er eka bisa saling " berk om unikasi" secara t radisional sist em kom put er m asih ser ing m em buat para m anaj er “ fr ust asi” , t et api dengan adanya per kem bangan bar u, seper t i bahasa pr odukt ivit as, pelat ihan ( t r aining) , agaknya cukup m em bant u m em ecahkan m asalah ini.
D AFTAR PUSTAKA
Davis, Gor don B., Manaj em en I nfor m at ion Syst em ., t er j em ahan oleh Dr s.Bob Widyahar t ono, PT.Pust aka Binam an pr essindo, 1984.
Mur dick, Rober t G., Managem ent I nfor m at ion Syst em , New Jer sey, Pr ent ice Hall I nc, 1980.
Scot t , Geor ge M., Pr inciples of Managem ent I nfor m at ion Syst em , t er j em ahan oleh Achm ad Nashir Budim an, Edisi I , PT.Raj a Gr afindo Per sada, Jakar t a, 1997.
Senn, Jam es A. , I nform at ion Syst em s in Managem ent , Belm ont , cal, 4t h edit ion,
