APLIKASI KOMPUTER
Pendahuluan
Oleh: Chaerul Anwar, MTI
Objective
• Setelah Menyelesaikan perkuliahan Aplikasi Komputer Mahasiswa diharapkan mampu menjalankan beberapa aplikasi Office
Automation seperti word processing,
Spreadsheet dan aplikasi lainnya seperti surat elektornik (e-mail) yang terkait aplikasi
pendukung kegiatan perkantoran
Week 1. Pendahuluan
Pada pertemuan ini dibahas tentang
penggunaan Aplikasi komputer sebagai
bagian dari Otomatisasi perkantoran
•
Otomatisasi Kantor
•
Aplikasi OA
Otomatisasi kantor
• Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas yang biasa dilakukan oleh manusia
• Otomatisasi dimulai di pabrik
▫ Numerical control (NC)
▫ Direct numerical control (DNC) ▫ CAD/CAM
▫ Robotics
• Pekerjaan Kantor yang terotomatisasi dimaksudkan untuk membantu pekerja sekretarial dan administrasi.
• Membantu komunikasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan
Membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk
integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik (competitive
advantage)
OTOMATISASI KANTOR
• Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
• Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Pada tahun 1964, IBM memasarkan mesin yang disebut
Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara
Definisi
• Otomatisasi Kantor (Office Automation) adalah :
Penggunaan alat elektronik untuk
memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi
informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan
Penguna OA
OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada 4 (empat) katagori pemakai – manajer, profesional,
sekretaris dan pegawai administratif.
▫ Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
▫ Profesional bekerja dengan menggunakan keahlian khusus
dibidang tertentu (wiraniaga, dokter, pengajar). Profesional bekerja sesuai dengan fungsionalitas serta mandiri.
▫ Sekretaris bisanya ditugaskan untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, membuat notulensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
Aplikasi OA Non-komputer
Aplikasi OA Berbasis komputer
database
Pemecah Masalah lain Pemecah
Masalah
Mengubah (process)
Input Sumber daya
fisik
Output Sumber daya
TUJUAN OA
Tujuan OA di tahun-tahun awal, antara lain:
1. Penggabungan dan penerapan teknologi
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan
Tujuan OA Masa Kini
1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi
komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan masalah Kelompok.
Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
3. Pelengkap – Bukan Pengganti.
Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa
keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua
APLIKASI OA
1. Pengolah kata (word processing) 2. Surat elektronik (e-mail)
3. Pesan suara (voice mail)
4. Kalender elektronik (electronic calendaring) 5. Konferensi audio (audio conferencing)
6. Konferensi video (video conferencing)
7. Konferensi komputer (computer conferencing) 8. Transmisi faximili / FAX (facsimile transmision) 9. Videotext
• Menggunakan komputer untuk melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan dalam penyiapan dokumen yang ditik atau dicetak
• Kontribusi untuk manager adalah peyiapan komunikasi yang lebih efektif
Sistem Word Processing
Secretary or manager
Document storage
• Menggunakan jaringan komputer yang
memungkinkan pemakai untuk mengirim,
menyimpan, dan menerima pesan menggunakan terminal dan media penyimpan
• Bagus jika percakapan dua arah tidak diperlukan
• Eliminates phone tag
• Menggunakan jaringan komputer untuk
menyimpan dan melihat kalender kegiatan manager (appointment)
• Memungkinkan untuk mengakses kalender kegiatan manager lain
• Fasilitas penjadwalan
• Tidak mengkomunikasikan informasi pemecahan masalah
Kecenderungan bekerja dari rumah (cyber office & telecommuting)
HA – Home Appliances Automation; belanja dari rumah
Serba “e” – elektronik
◦ E-office, mobile office, virtual office
Paperless office (atau less paper ??)
Jaringan komputer lokal dan global (intranet, internet, extranet)
Mobile application on wireless platform and mobile devices (PDA, XDA, Handphone, dll)
Memilih Panduan OA Manajer
• Tugas manajer (dan spesialis informasi yg bekerja sama dg manajer) adalah memilih aplikasi OA yang akan
digunakan pada tiap jalur dari model.
• 3 (tiga) faktor utama yg mempengaruhi pilihan tersebut antara lain:
▫ Jenis Organisasi
▫ Pilihan Pribadi
Exercise
1. Sebutkan aplikasi perkantoran yang digunakan untuk mendukung pekerjaan kantor dalam
sehari-hari
2. Jelaskan peran manager dalam office automation
3. Apa yang dimaksud word processing, keuntungan apa yang didapatkan jika
menggunakan word processing , jelaskan.
