PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN
SEBAGAI ALAT PENUNJANG KEPUTUSAN PEMASARAN
(STUDI KASUS DI PT. X)
Ignasius Bayu Purnomo
1dan Toto Sugiharto
21PT. Elex Media Komputindo 2Fakultas Ekonomi Universitas Gunadarma
ABSTRAK
Kesuksesan setiap organisasi, baik organisasi komersial maupun sosial atau nirlaba, banyak ditentukan oleh aspek pemasaran. Sebagai perusahaan penerbitan buku di Jakarta, PT. X memiliki cukup banyak pesaing. Dalam menghadapi persaingan tersebut PT. X harus selalu dapat memonitor keadaan pangsa pasar yang sudah dikuasainya. Untuk menunjang keputusan pemasaran maka PT. X membutuhkan sistem pengolah data penjualan harian. Dalam pengolahan data tersebut, PT. X masih melakukannya dengan cara manual, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu informasi cukup lama. Berdasarkan permasalahan yang ada tersebut, maka dilakukan penelitian dengan tujuan untuk membangun atau mengembangkan suatu sistem informasi penjualan yang terkomputerisasi.
Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode pendekatan sistem yang secara garis besar terdiri dari tiga tahap. Pertama, mendeskripsikan sistem yang saat ini digunakan. Kedua, menganalisis kinerja sistem dimaksud dalam menghasilkan informasi penjualan. Ketiga, berdasarkan pada hasil analisis dalam langkah kedua, mengembangkan sistem informasi penjualan baru yang terkomputerisasi. Di samping itu, digunakan pula metode komparasi dengan tujuan untuk membandingkan kinerja sistem manual yang lama dengan kinerja sistem baru yang terkomputerisasi.
Dalam penelitian ini, dihasilkan suatu sistem informasi penjualan yang mempunyai banyak keunggulan dibandingkan dengan sistem lama yang masih manual. Keunggulan dimaksud, antara lain (i) rendahnya biaya; (ii) lebih sedikitnya waktu yang diperlukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan; (iii) kemudahan dalam mengoperasikannya sehingga bisa dikerjakan oleh hampir setiap individu yang berkepentingan dengan sistem tersebut, dan (iv) lebih banyaknya variasi informasi yang bisa dihasilkan.
Kata kunci:, penerbitan, OLAP, drill down, roll up
PENDAHULUAN
Beberapa orang mengira hanya orga-nisasi berskala besar yang terjun dalam ekonomi yang telah berkembang saja yang menggunakan pemasaran. Hal ter-sebut sebenarnya kurang tepat, karena kesuksesan setiap organisasi, baik itu
organisasi komersil maupun nirlaba, lebih banyak ditentukan oleh aspek pemasaran. PT. X adalah sebuah perusahaan penerbitan buku di Jakarta. PT. X memiliki beberapa cabang di kota-kota lain di Indonesia. Sebagai perusahaan penerbit-an, PT. X cukup dikenal sebagai leader
untuk beberapa jenis buku di Indonesia. Walaupun demikian, banyak pesaing yang dapat mengambil alih pangsa pasar PT. X. Hal ini dimungkinkan karena di Indo-nesia saat ini terdapat sekitar 598 pener-bit yang terdaftar sebagai anggota IKAPI (Ikatan Penerbit Indonesia). Dari penerbit-penerbit tersebut, terdapat beberapa pe-nerbit yang cukup besar yang dapat me-nyaingi PT. X, baik dalam hal jaringan distribusi maupun dalam hal kualitas produk.
Agar tetap dapat menjadi perusahaan yang kompetitif, maka PT. X harus selalu dapat memonitor keadaan pangsa pasar yang sudah dikuasainya. Untuk memoni-tor keadaan pasar secara rutin dan cepat, PT. X membutuhkan sistem terkomputeri-sasi yang dapat langsung mengolah data transaksi operasional harian.
Identifikasi Masalah
Masalah yang terjadi adalah lamanya waktu yang diperlukan untuk mengambil dan mengolah data pemasaran sehingga sumber daya manusia yang bertugas me-lakukannya tidak dapat melakukan peneli-tian dan analisa secara lebih cepat dan inovatif untuk membantu pengambilan keputusan.
Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang perma-salahan yang dihadapi oleh PT. X dalam hal pengolahan data penjualan, penelitian ini bertujuan untuk membangun suatu
memelihara hubungan yang memuaskan tujuan individu dan organisasi. Selain itu pemasaran merupakan fungsi bisnis yang bertugas untuk mengenali kebutuhan dan keinginan pelanggan, menentukan pasar sasaran mana yang dapat dilayani de-ngan sebaik-baiknya oleh perusahaan, serta merancang produk, jasa dan pro-gram yang tepat untuk melayani pasar tersebut.
TINJAUAN PUSTAKA
Sistem Informasi Pemasaran
Sistem Informasi Pemasaran (SIP) terdiri dari manusia, peralatan dan pro-sedur untuk mengumpulkan, mengatur, menganalisa, mengevaluasi dan mendis-tribusikan informasi yang dibutuhkan, tepat waktu dan akurat kepada pembuat keputusan pemasaran. SIP adalah sistem yang berbasis komputer untuk mengolah data penjualan serta data lainnya yang berkaitan dengan pemasaran, baik dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan. SIP berfungsi untuk mendu-kung manajemen perusahaan dalam memecahkan masalah dan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pema-saran produk-produk perusahaan.
Dalam memudahkan penggunaan, maka SIP perlu memiliki fasilitas berikut:
a.
Kemampuan analisis drill-down, dimana data dapat disajikan dalam beberapa level detail. Data yang berada didalam level detail tidak dikeluarkan apabila tidak dikehendaki
e.
OLAP (Online Analytical Processing) dan analisis multi dimensi.Perusahaan Penerbitan Buku
Ditinjau dari sudut komunikasi, peru-sahaan penerbitan adalah perantara an-tara sumber informasi (pengarang) dan penerima informasi (pembaca).
Melihat pada sasaran pembaca, pe-nerbit berada pada situasi yang cukup kompleks. Di satu sisi, pasar bagi buku-buku berbahasa Indonesia cukup besar, siapapun yang bisa berbahasa Indonesia adalah pembaca potensial. Di sini pe-nerbit menghadapi masalah, pepe-nerbit harus mencari pembaca, namun mereka tidak mencari pembaca secara langsung. Penerbit akan mempublikasikan buku-bu-kunya dengan berbagai cara, untuk me-narik minat pembaca, tetapi setiap orang yang menginginkan buku itu akan men-carinya melalui toko buku atau agen-agen penjual buku. Berdasarkan itu, maka aktivitas pemasaran harus fleksibel dan bervariasi, peka terhadap minat banyak kelompok di banyak lokasi dan tahu akan perubahan pola di masyarakat.
Untuk menyelenggarakan fungsinya didalam relasinya terhadap lingkungan, perusahaan penerbitan membangun ber-macam departemen, yang masing-ma-sing memiliki aktivitas berbeda. Banyak variasi dalam pengaturan de-partemen ini, tapi fungsi dari dede-partemen- departemen-departemen harus saling berkaitan untuk memenuhi bagaimana mengubah naskah pengarang ke dalam bentuk buku yang ditujukan untuk pembaca.
Secara umum pembagian depar-temen didalam perusahaan penerbitan adalah (a)editorial, (b)disain, (c)produksi, (d)pemasaran, (e)akuntansi, (f)manaje-men. Secara umum alur yang terjadi adalah dari pengarang ke departemen editorial, di mana naskah dipilih dan diedit, lalu ke departemen disain, dimana secara fisik naskah disusun dan ilustrasi-ilustrasi yang dibutuhkan disusun, lalu ke departemen produksi, dimana buku di-produksi, dan terakhir ke departemen pemasaran, dimana buku dijual secara langsung atau tidak langsung kepada pembaca. Departemen akuntansi men-catat data detail dari pemasukan dan pengeluaran keuangan, menyediakan informasi dan proyeksi ke depan kepada manajemen sehingga pihak manajemen dapat membuat keputusan. Selain itu departemen akuntansi juga memproses pesanan, mengumpulkan tagihan dan mengontrol kredit. Pendistribusian dan penyimpanan juga sering menjadi tang-gung jawab departemen akuntansi. Ma-najemen tidak menjadi departemen sen-diri karena pihak manajemen mengontrol semua departemen. Biasanya manaje-men terdiri dari penerbit (direktur dan stafnya) dan kepala-kepala departemen. Manajemen berfungsi untuk mengontrol seluruh aktifitas perusahaan penerbitan baik internal maupun lingkungan ekster-nal. Pihak manajemen menentukan visi, tujuan dan kebijakan. Alur di atas dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Pengarang
Manajemen (Direktur dan staff dan Kepala departemen)
Akuntansi Ed ito ria l De sig n Pr od uk si Pe m as ar an Pembaca Alur
Gambar 1. Alur proses penerbitan buku. (Sumber: Herbert S. Bailey, Jr., 1970:25)
Metode Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada bulan November 2001 sampai dengan bulan Maret 2002, dengan menggunakan data Tahun 2000 sampai dengan Tahun 2001, di PT. X, sebuah perusahaan penerbitan di Jakarta. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode pendekat-an sistem ypendekat-ang secara garis besar terdiri dari tiga tahap. Pertama, mendeskripsi-kan sistem yang saat ini digunamendeskripsi-kan. Kedua, menganalisis kinerja sistem dimaksud dalam menghasilkan informasi penjualan. Ketiga, berdasarkan pada ha-sil analisis dalam langkah kedua, mengembangkan sistem informasi pen-jualan baru yang terkomputerisasi. Di samping itu, digunakan pula metode komparasi dengan tujuan untuk memban-dingkan kinerja sistem manual yang lama
Proses penerbitan sebuah buku pada PT. X dapat dilihat dalam gambar 2.
Sekretariat Redaksi Penerimaan Naskah dari pengarang atau penerbit luar
negeri
Penilaian kemungkinan terbit
Pembuatan kontrak
Penyerahan naskah ke redaksi
Redaksi Penjadualan buku terbit
Editing dan Koreksi
Penyerahan ke bagian produksi Bagian Produksi Menentukan marking Pensetingan Naskah Proofing
Acc Hasil produksi
Pembuatan Order Cetak
Penggandaan CD / disket pendamping
Penyerahan naskah dan CD / disket pendamping ke bagian percetakan Pencetakan Buku Pengiriman buku ke gudang Distribusi ke customer
Gambar 2. Proses penerbitan sebuah buku pada PT. X. (Sumber: Data Perusahaan, 2002)
Analisis SWOT
Analisis SWOT pada PT. X dapat dilihat pada matriks berikut ini: Kekuatan – S
1. Buku terbitannya ba-nyak yang bermutu 2. SDM yang handal &
loyal
3. Pemimpin pasar pada jenis buku tertentu
Kelemahan – W
1. Kurang responsif terhadap pengaduan pelanggan. 2. Tidak ada data produk
pesaing.
3. Proses pengolahan data pemasaran lambat. Peluang – O
1.
Kebijakan pemerin-tah, untuk beberapa jenis buku pajak ditiadakan.2.
Kebutuhan Masyara-kat akan buku ber-mutu meningkat. Strategi SO1.
Menjalin hubunganyang baik dengan
pengarang-pengarang yang cukup terkenal.
2.
Mengikutiperkembangan buku best seller di
manca-negara untuk
kemudi-an membeli hak me-nerbitkan di Indonesia.
Strategi WO
Membangun Sistem Informasi Penjualan terkomputerisasi agar dapat cepat menganalisa keadaan pasar PT. X pada jenis buku, waktu dan kota-kota tertentu Ancaman – T
1.
Krisis ekonomi di Indonesia.2.
Banyaknya perusa-haan penerbitan. 3. Maraknya pembajakan buku. Strategi ST 1. Mengadakan bursabuku murah 2 kali setahun.
2. Mengikuti pameran
buku IKAPI.
Strategi WT
Membentuk program Elexklub untuk semakin mendekatkan penerbit dengan pelanggan.
Tujuan analisis SWOT di atas adalah untuk melihat strategi yang dapat diambil oleh PT. X. Salah satunya dengan membuat SIPyang terkomputerisasi.
Sistem Informasi Penjualan Pada PT. X Seiring dengan perkembangan pasar, PT. X membutuhkan alat untuk mengukur keadaan pasar pada waktu-waktu tertentu agar perusahaan dapat langsung merespon perkembangan keadaan pasar di daerah-daerah tertentu yang sewaktu-waktu bisa berubah, baik dalam hal mencegah agar perusahaan tidak mengalami kerugian maupun dalam bentuk mengembangkan produk sesuai dengan kebutuhan pasar. Perusahaan lalu membentuk sebuah tim Litbang (Penelitian dan Pengembangan) yang bertugas untuk mengumpulkan data pemasaran dan mengolah data menjadi informasi yang menggambarkan keadaan pasar pada waktu-waktu tertentu, lalu melaporkan kepada pihak manajemen perusahaan untuk diambil tindakan-tindakan yang diperlukan.
Namun dalam melaksanakan tugasnya, bagian Litbang mengalami kendala dalam masalah lama pengumpulan data dan pengolahan data. Proses yang harus dilalui bagian Litbang adalah:
1. Merancang informasi yang diinginkan
2. Mengumpulkan data pemasaran
3.
Mengolah data pemasaran dengancara manual, yaitu dengan
menggunakan aplikasi Microsoft Excel.
Dengan kendala yang ada tersebut, maka dibutuhkan suatu alat untuk mempercepat proses pengolahan data pemasaran menjadi informasi yang dibutuhkan, yaitu Sistem Informasi Penjualan. Dengan sistem ini proses pengumpulan data hingga pengolahan data menjadi informasi dijadikan satu paket yang mempermudah pemakai dalam mencari informasi yang berkaitan dengan pemasaran produk PT. X.
Sistem informasi penjualan PT. X memiliki 3 jenjang struktur komputer, yaitu 1 komputer server tempat basis data penjualan, 1 komputer server tempat mirror database penjualan, tempat basis
data sistem informasi penjualan, serta beberapa komputer workstation tempat menjalankan aplikasi sistem informasi penjualan. Hubungan antar komputer itu bisa kita lihat pada gambar berikut ini:
Gambar 3. Struktur Komputer Sistem Informasi Penjualan (Pengembangan dari Jogiyanto.HM, 1990:241)
Model alur data Sistem Informasi Penjualan pada PT. X bisa kita lihat pada gambar berikut ini:
Database Penjualan (Sybase) Mirror Database Penjualan Database Sistem Informasi Pemasaran (Sql Server 7) Permintaan Informasi Ethernet IBM Compatible IBM Compatible Server (Sybase) Server (MS SQL Server 7)
IBM Compatible IBM Compatible IBM Compatible IBM Compatible
