PENYUSUNAN SPO
KEBIJAKAN DAN PEDOMAN +
STRUKTUR ORGANISASI & URAIAN TUGAS
SPO
PROGRAM, PELAPORAN DAN EVALUASI
KEBIJAKAN DAN PEDOMAN +
STRUKTUR ORGANISASI & URAIAN TUGAS
SPO
Semua dokumen yg harus disiapkan
RS untuk memenuhi Instrumen
Akreditasi RS. Jenis & macam
dokumen mengacu kepada standar
dan parameter, definisi operasional
serta cara pembuktian dokumen
yang ada di dalam instrumen
akreditasi
Semua dokumen yg harus disiapkan
RS untuk memenuhi Instrumen
Akreditasi RS. Jenis & macam
dokumen mengacu kepada standar
dan parameter, definisi operasional
serta cara pembuktian dokumen
yang ada di dalam instrumen
Visi
Visi –– MisiMisi RSRS
Visi
Visi –– Misi & Tujuan RSMisi & Tujuan RS
S1
S1 -- KebijakanKebijakan
Visi
Visi –– MisiMisi –– Falsafah & Falsafah & Tujuan Unit Tujuan Unit S2 S2 -- PedomanPedoman S2 S2 -- StrukturStruktur Organisasi Organisasi S3+S6 PSDM S3+S6 PSDM Rencana Strategis Rencana Strategis
Program Kerja Tahunan Program Kerja Tahunan
Rencana Anggaran Rencana Anggaran
S7
S7 -- Monitoring dan EvaluasiMonitoring dan Evaluasi S4
S4 –– FasilitasFasilitas S5
Mengacu apa yg diminta di dalam standar &
paramater instrumen akreditasi RS
LIHAT
* Skor 1-5,* Definisi operasional (DO),
* Cara pembuktian (CP)
Dokumen (D)
Menulis yang dikerjakan, mengerjakan yg
ditulis dan bisa dibuktikan
proses kegiatan pelayanan ditulis menjadi SPO, melaksanakankegiatan pelayanan mengacu pada SPO, hasil
evaluasi (pembuktian)
proses kegiatan pelayanan sesuai dengan SPO Bila di Instrumen ada kata ditetapkan/ ketetapan
maka perlu dibuatkan SK Direktur
Mengacu apa yg diminta di dalam standar &
paramater instrumen akreditasi RS
LIHAT
* Skor 1-5,* Definisi operasional (DO),
* Cara pembuktian (CP)
Dokumen (D)
Menulis yang dikerjakan, mengerjakan yg
ditulis dan bisa dibuktikan
proses kegiatan pelayanan ditulis menjadi SPO, melaksanakankegiatan pelayanan mengacu pada SPO, hasil
evaluasi (pembuktian)
proses kegiatan pelayanan sesuai dengan SPO Bila di Instrumen ada kata ditetapkan/ ketetapan
Jenis & macam dokumen
akreditasi RS
Kebijakan
Pedoman
Panduan
Prosedur
Program
Bukti tertulis kegiatan/rekam kegiatan
Dokumen pendukung lainnya : mis
ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat
perijinan, dll
Kebijakan
Pedoman
Panduan
Prosedur
Program
Bukti tertulis kegiatan/rekam kegiatan
Dokumen pendukung lainnya : mis
ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat
perijinan, dll
DOKUMEN PERATURAN Kebijakan,
Pedoman/Juklak, Prosedur/SPO/Juknis,
manual
DOKUMEN KEGIATAN Program, data
pelaksanaan kegiatan, data evaluasi &
tindak lanjut kegiatan serta data-2
pendukung (sertifikat pelatihan, sertifikat
ijin-2, dll)
DOKUMEN PERATURAN Kebijakan,
Pedoman/Juklak, Prosedur/SPO/Juknis,
manual
DOKUMEN KEGIATAN Program, data
pelaksanaan kegiatan, data evaluasi &
tindak lanjut kegiatan serta data-2
pendukung (sertifikat pelatihan, sertifikat
ijin-2, dll)
Kebijakan RS adalah keputusan Direktur
RS/Pimpinan RS pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang mengikat pegawai.
Bentuk dokumen SK Direktur RS tentang
kebijakan tersebut, sedangkan isi kebijakan merupakan lampiran dari SK Dir tersebut.
Kebijakan RS adalah keputusan Direktur
RS/Pimpinan RS pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang mengikat pegawai.
Bentuk dokumen SK Direktur RS tentang
kebijakan tersebut, sedangkan isi kebijakan merupakan lampiran dari SK Dir tersebut.
Judul : Surat Keputusan Direktur RS tentang ….
Menimbang : a. ……..
b……, dst
Isi : justifikasi atau alasan mengapa SK diperlukan
Mengingat : Isi : peraturan yg mendasari kebijakan
dikeluarkan, disusun berdasarkan hirarki peraturan (UU, PP, Perpres, SK Menkes, dst)
Memperhatikan : “TIDAK SELALU ADA” ; Isi memperhatikan
surat no ….. Tgl….. Atau notulen rapat tgl……
Memutuskan yg ditulis biasanya sesuai dng judul SK
Menetapkan bisa berbentuk pasal-pasal, atau pertama,
kedua, dst
Judul : Surat Keputusan Direktur RS tentang ….
Menimbang : a. ……..
b……, dst
Isi : justifikasi atau alasan mengapa SK diperlukan
Mengingat : Isi : peraturan yg mendasari kebijakan
dikeluarkan, disusun berdasarkan hirarki peraturan (UU, PP, Perpres, SK Menkes, dst)
Memperhatikan : “TIDAK SELALU ADA” ; Isi memperhatikan
surat no ….. Tgl….. Atau notulen rapat tgl……
Memutuskan yg ditulis biasanya sesuai dng judul SK
Menetapkan bisa berbentuk pasal-pasal, atau pertama,
I. SK DIREKTUR
II. PENDAHULUAN : berisi latarbelakang (mengapa harus dikeluarkan kebijakan dan apa dampaknya jika tidak ada kebijakan).
III. DASAR HUKUM : dasar hukum pelaksanaan kebijakan (UU, Permenkes, Buku Pedoman, dll)
IV. TUJUAN : Tujuan umum & Khusus dikeluarkannya kebijakan.
V. INFORMASI UMUM : gambaran umum/klinis.
VI. SASARAN : Siapa yang menjadi target? Mengapa?
VII. KEBIJAKAN DAN STRATEGI/ LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN : Kebijakan yang harus dikerjakan dan strategi apa yang harus dilakukan.
VIII. PENUTUP
I. SK DIREKTUR
II. PENDAHULUAN : berisi latarbelakang (mengapa harus dikeluarkan kebijakan dan apa dampaknya jika tidak ada kebijakan).
III. DASAR HUKUM : dasar hukum pelaksanaan kebijakan (UU, Permenkes, Buku Pedoman, dll)
IV. TUJUAN : Tujuan umum & Khusus dikeluarkannya kebijakan.
V. INFORMASI UMUM : gambaran umum/klinis.
VI. SASARAN : Siapa yang menjadi target? Mengapa?
VII. KEBIJAKAN DAN STRATEGI/ LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN : Kebijakan yang harus dikerjakan dan strategi apa yang harus dilakukan.
Kesehatan kerja Semua calon pegawai harus
menjalani pemeriksaan kesehatan
Keselamatan pasien RS Semua tenaga
kesehatan di RS wajib mencatat KTD dan melaporkan ke KKPRS
RM dalam waktu 2 X 24 jam dokumen RM
harus sudah dikembalikan ke kantor RM
Medis Penanggulangan HIV/AIDS di Tempat
Kerja
dll
Kesehatan kerja Semua calon pegawai harus
menjalani pemeriksaan kesehatan
Keselamatan pasien RS Semua tenaga
kesehatan di RS wajib mencatat KTD dan melaporkan ke KKPRS
RM dalam waktu 2 X 24 jam dokumen RM
harus sudah dikembalikan ke kantor RM
Medis Penanggulangan HIV/AIDS di Tempat
Kerja
Acuan untuk melaksanakan kegiatan secara garis besar. Agar kegiatan dapat dilaksanakan secara rinci maka pedoman perlu dilengkapi dng SPO-SPO Format baku TIDAK ADA, tetapi harus dilengkapi
dengan SK Dir RS utk pemberlakuannya
Pedoman di evaluasi setiap 2 - 3 tahun
Bila sudah ada pedoman dari Kemenkes, maka pedoman yang disusun oleh RS harus mengacu pedoman dari Kemenkes.
Pedoman disusun oleh unit kerja masing-2/tim
Acuan untuk melaksanakan kegiatan secara garis besar. Agar kegiatan dapat dilaksanakan secara rinci maka pedoman perlu dilengkapi dng SPO-SPO Format baku TIDAK ADA, tetapi harus dilengkapi
dengan SK Dir RS utk pemberlakuannya
Pedoman di evaluasi setiap 2 - 3 tahun
Bila sudah ada pedoman dari Kemenkes, maka pedoman yang disusun oleh RS harus mengacu pedoman dari Kemenkes.
Contoh sistematika pedoman :
SK Dir RS utk pemberlakuan pedoman
Kata pengantar dari Tim penyusun/Ka unit kerja Kata Sambutan dari Dir RS
Daftar isi
Bab I : Pendahuluan : latar belakang, tujuan, sasaran, ruang
lingkup, dasar hukum
Bab II : Ketentuan umum : pengertian, pengorganisasian,
kebijakan, dll
Bab III : Materi/Isi pedoman Bab IV : Monev
Bab V : Penutup
Lampiran-2 : Misalnya : SK Tim penyusun, contoh formulir, dll
Contoh sistematika pedoman :
SK Dir RS utk pemberlakuan pedoman
Kata pengantar dari Tim penyusun/Ka unit kerja Kata Sambutan dari Dir RS
Daftar isi
Bab I : Pendahuluan : latar belakang, tujuan, sasaran, ruang
lingkup, dasar hukum
Bab II : Ketentuan umum : pengertian, pengorganisasian,
kebijakan, dll
Bab III : Materi/Isi pedoman Bab IV : Monev
Bab V : Penutup
Pedoman penyelenggaraan RM Pedoman KPRS
Pedoman pemeriksaan kesehatan pegawai Pedoman audit medis
Pedoman K-3 RS dll
Pedoman penyelenggaraan RM Pedoman KPRS
Pedoman pemeriksaan kesehatan pegawai Pedoman audit medis
Pedoman K-3 RS dll
SISTEMATIKA
BUKU PEDOMAN PENYELENGGARAAN RM
S.K dir ttg BPPRM Kata pengantar Daftar isi BAB I : Pendahuluan BAB II : Pemberian identitas pasien
BAB III : Penulisan
nama dan indeks pasien BAB IV : Penyimpanan berkas rekam medis BAB V : Peminjaman, pengamanan & pemeliharaan R.M BAB VI : Prosedur pasien di rawat
BAB VII : Pencatatan
dan pengisian RM
BAB VIII : Sistem
pelaporan
BAB IX : Sub komite
RM S.K dir ttg BPPRM Kata pengantar Daftar isi BAB I : Pendahuluan BAB II : Pemberian identitas pasien
BAB III : Penulisan
nama dan indeks pasien BAB IV : Penyimpanan berkas rekam medis BAB V : Peminjaman, pengamanan & pemeliharaan R.M BAB VI : Prosedur pasien di rawat
BAB VII : Pencatatan
dan pengisian RM
BAB VIII : Sistem
pelaporan
BAB IX : Sub komite
PEDOMAN PENYUSUNAN
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)
PEDOMAN PENYUSUNAN
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)
ISTILAH YANG BIASA DIGUNAKAN
Standard operating procedure (SOP)
1. Standar Prosedur Operasional (SPO) *
2. Prosedur tetap (Protap)
3. Prosedur kerja
4. Prosedur tindakan
5. Prosedur penatalaksanaan
6. Petunjuk teknis
DALAM STANDAR AKREDITASI BARU RS : SPO
Standard operating procedure (SOP)
1. Standar Prosedur Operasional (SPO) *
2. Prosedur tetap (Protap)
3. Prosedur kerja
4. Prosedur tindakan
5. Prosedur penatalaksanaan
6. Petunjuk teknis
KAITAN SPO DALAM SISTEM
MANAJEMEN RS
1. LIHAT STRUKTUR ORGANISASI RS
2. LIHAT STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN 3. LIHAT URAIAN TUGAS TIAP BAGIAN
4. LIHAT URAIAN TUGAS TIAP PETUGAS
5. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SPO BERDASAR URAIAN TUGAS (DAFTAR INDUK SPO)
6. BUAT SPO SESUAI KAIDAH
KAITAN SPO DALAM SISTEM
MANAJEMEN RS
1. LIHAT STRUKTUR ORGANISASI RS
2. LIHAT STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN 3. LIHAT URAIAN TUGAS TIAP BAGIAN
4. LIHAT URAIAN TUGAS TIAP PETUGAS
5. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SPO BERDASAR URAIAN TUGAS (DAFTAR INDUK SPO)
CONTOH
URAIAN TUGAS PETUGAS REKAM MEDIS
1. Melakukan pendaftaran pasien
2. Merakit Analisis Kelengkapan berkas RM
3. Melakukan Pengkodean Penyakit dan Tindakan
4. Menyimpan dan pengambilan kembali berkas RM
5. Menyalin surat keterangan Medis
CONTOH
URAIAN TUGAS PETUGAS REKAM MEDIS
1. Melakukan pendaftaran pasien
2. Merakit Analisis Kelengkapan berkas RM
3. Melakukan Pengkodean Penyakit dan Tindakan
4. Menyimpan dan pengambilan kembali berkas RM
5. Menyalin surat keterangan Medis
1.
Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur Pelayanan
Medik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1
Juni 2013, perihal bentuk SPO………
2.
Mulai diberlakukan Januari 2014
3.
Format ini dapat diberi tambahan (judul) materi
sesuai dng ketentuan yg berlaku di RS ybs,
kebutuhan RS, & atau standar profesi terkait
1.
Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur Pelayanan
Medik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1
Juni 2013, perihal bentuk SPO………
2.
Mulai diberlakukan Januari 2014
3.
Format ini dapat diberi tambahan (judul) materi
sesuai dng ketentuan yg berlaku di RS ybs,
kebutuhan RS, & atau standar profesi terkait
1.
Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur Pelayanan
Medik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1
Juni 2013, perihal bentuk SPO………
2.
Mulai diberlakukan Januari 2014
3.
Format ini dapat diberi tambahan (judul) materi
sesuai dng ketentuan yg berlaku di RS ybs,
kebutuhan RS, & atau standar profesi terkait
1.
Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur Pelayanan
Medik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1
Juni 2013, perihal bentuk SPO………
2.
Mulai diberlakukan Januari 2014
3.
Format ini dapat diberi tambahan (judul) materi
sesuai dng ketentuan yg berlaku di RS ybs,
kebutuhan RS, & atau standar profesi terkait
RUMAH SAKIT JUDUL SPO
No Dokumen No. revisi Halaman
SPO/Prosedur
tetap/juknis Tanggal terbit Ditetapkan Direktur Pengertian Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur Unit terkait
RUMAH SAKIT JUDUL SPO
No Dokumen No. revisi Halaman
SPO Tanggal terbit Ditetapkan Direktur Pengertian Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur Unit terkait
1.
Heading & kotaknya dicetak pada setiap
halaman
2.
Kotak RS diberi nama & logo RS
3.
Judul SPO : diberi judul/nama SPO sesuai proses
kerjanya, misal : Penyimpanan Berkas Rekam
medis, Mengkode Penyakit, dsb
1.
Heading & kotaknya dicetak pada setiap
halaman
2.
Kotak RS diberi nama & logo RS
3.
Judul SPO : diberi judul/nama SPO sesuai proses
kerjanya, misal : Penyimpanan Berkas Rekam
medis, Mengkode Penyakit, dsb
4.
No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuan
penomoran yang berlaku di RS ybs yg dibuat
sistematis agar ada keseragaman (
dikendalikan
authorized Person RS
)
5.
No. revisi : diisi dengan status revisi dengan
menggunakan angka.
Contoh : untuk dokumen baru diberi nomor 00,
dokumen revisi pertama diberi angka 01, dst
4.
No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuan
penomoran yang berlaku di RS ybs yg dibuat
sistematis agar ada keseragaman (
dikendalikan
authorized Person RS
)
5.
No. revisi : diisi dengan status revisi dengan
menggunakan angka.
Contoh : untuk dokumen baru diberi nomor 00,
dokumen revisi pertama diberi angka 01, dst
6.
Halaman : diisi nomor halaman dengan
mencantumkan juga total halaman utk SPO
tsb. Misal SPO dng 5 halaman halaman
pertama : 1/5; halaman kedua 2/5,dst
7.
Prosedur tetap diberi penamaan sesuai
ketentaun (istilah) yang digunakan RS,
misalnya SPO, Prosedur tetap, Prosedur
pelaksanaan, prosedur kerja,dsb
6.
Halaman : diisi nomor halaman dengan
mencantumkan juga total halaman utk SPO
tsb. Misal SPO dng 5 halaman halaman
pertama : 1/5; halaman kedua 2/5,dst
7.
Prosedur tetap diberi penamaan sesuai
ketentaun (istilah) yang digunakan RS,
misalnya SPO, Prosedur tetap, Prosedur
pelaksanaan, prosedur kerja,dsb
8.
Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dengan
tanggal terbitnya yg harus sesuai dengan
tanggal diberlakukannya SPO tersebut
9.
Ditetapkan Direktur : diberi tanda tangan
Direktur dan nama jelas
10.
Kotak heading pada halaman berikutnya
hanya memuat : kotak nama RS, judul SPO,
No dokumen, No revisi & halaman
8.
Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dengan
tanggal terbitnya yg harus sesuai dengan
tanggal diberlakukannya SPO tersebut
9.
Ditetapkan Direktur : diberi tanda tangan
Direktur dan nama jelas
10.
Kotak heading pada halaman berikutnya
hanya memuat : kotak nama RS, judul SPO,
No dokumen, No revisi & halaman
RUMAH SAKIT JUDUL SPO
No Dokumen No. revisi Halaman
SPO Tanggal terbit Ditetapkan Direktur Pengertian Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur Unit terkait
RUMAH SAKIT JUDUL SPO
No Dokumen No. revisi Halaman
Prosedur
2. MENYUSUN SPO SESUAI
DENGAN KAIDAH
1. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi tenaga adm & ten profesi di RS
2. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait
3. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu suatu kegiatan secara optimal
4. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan
1. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi tenaga adm & ten profesi di RS
2. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait
3. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu suatu kegiatan secara optimal
4. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan
TUJUAN PENYUSUNAN SPO TUJUAN PENYUSUNAN SPO
1. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi tenaga adm & ten profesi di RS
2. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait
3. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu suatu kegiatan secara optimal
4. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan
1. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi tenaga adm & ten profesi di RS
2. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait
3. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu suatu kegiatan secara optimal
4. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan
sumber daya secara efisien dan efektif
6. Sebagai dokumen yg akan menjelaskan & menilai
pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan malpraktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindung RS atau petugas 7. Merupakan parameter utk menilai mutu pelayanan
5. Sebagai dokumen yg digunakan utk pelatihan atau
orientasi pegawai
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan
sumber daya secara efisien dan efektif
6. Sebagai dokumen yg akan menjelaskan & menilai
pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan malpraktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindung RS atau petugas 7. Merupakan parameter utk menilai mutu pelayanan
5. Sebagai dokumen yg digunakan utk pelatihan atau
orientasi pegawai
TUJUAN PENYUSUNAN SPO TUJUAN PENYUSUNAN SPO
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan
sumber daya secara efisien dan efektif
6. Sebagai dokumen yg akan menjelaskan & menilai
pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan malpraktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindung RS atau petugas 7. Merupakan parameter utk menilai mutu pelayanan
5. Sebagai dokumen yg digunakan utk pelatihan atau
orientasi pegawai
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan
sumber daya secara efisien dan efektif
6. Sebagai dokumen yg akan menjelaskan & menilai
pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan malpraktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindung RS atau petugas 7. Merupakan parameter utk menilai mutu pelayanan
5. Sebagai dokumen yg digunakan utk pelatihan atau
ISI SPO
ISI SPO
ISI SPO
ISI SPO
1.
Pengertian :
1. Berisi penjelasan atau definisi tentang istilah yg
mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian
2. Pengertian menjelaskan tentang apa, oleh siapa,
kepada siapa, kapan, dimana.
3. Contoh: “Menyimpan Berkas rekam medis”
adalah kegiatan menyimpan berkas rekam medis dengan terminal digit filing yang dilakukan oleh perekam medis di ruang penyimpanan aktif
sehari 2 kali.
1.
Pengertian :
1. Berisi penjelasan atau definisi tentang istilah yg
mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian
2. Pengertian menjelaskan tentang apa, oleh siapa,
kepada siapa, kapan, dimana.
3. Contoh: “Menyimpan Berkas rekam medis”
adalah kegiatan menyimpan berkas rekam medis dengan terminal digit filing yang dilakukan oleh perekam medis di ruang penyimpanan aktif
2.
Tujuan
:
a. Berisi tujuan dilaksanakannya SPO secara spesifik.
Kata kunci : “Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk…..”
b. Menjadi acuan bagi siapa? agar apa, atau mencegah
apa?
c. Contoh: Tujuan SPO Menyimpan berkas RM
1. Menjadi acuan bagi setiap tenaga penyimpanan
rekam medis dalam melakukan penyimpanan berkas dengan benar.
2. Menghindari terjadinya salah letak/Misfiled.
2.
Tujuan
:
a. Berisi tujuan dilaksanakannya SPO secara spesifik.
Kata kunci : “Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk…..”
b. Menjadi acuan bagi siapa? agar apa, atau mencegah
apa?
c. Contoh: Tujuan SPO Menyimpan berkas RM
1. Menjadi acuan bagi setiap tenaga penyimpanan
rekam medis dalam melakukan penyimpanan berkas dengan benar.
3. Kebijakan :
a. Berisi kebijakan yang menjadi dasar & garis besar dibuatnya SPO tsb.
b. Dapat berisi (terkait dengan) beberapa kebijakan yang mendasari SPO tsb.
c. Dapat juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar beberapa SPO, sehingga tercantum dalam beberapa SPO yang
“dipayungi”
d. Contoh: SPO ini mengacu pada kebijakan manajemen no.... Tahun.... Dan Pedoman...
e. Bila belum ada kebijakan yang memayungi tulis kebijakan tersebut.
f. Contoh: Kebijakan penyimpanan berkas rekam medis: semua berkas rekam medis yang disimpan harus dalam keadaan lengkap.
3. Kebijakan :
a. Berisi kebijakan yang menjadi dasar & garis besar dibuatnya SPO tsb.
b. Dapat berisi (terkait dengan) beberapa kebijakan yang mendasari SPO tsb.
c. Dapat juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar beberapa SPO, sehingga tercantum dalam beberapa SPO yang
“dipayungi”
d. Contoh: SPO ini mengacu pada kebijakan manajemen no.... Tahun.... Dan Pedoman...
e. Bila belum ada kebijakan yang memayungi tulis kebijakan tersebut.
f. Contoh: Kebijakan penyimpanan berkas rekam medis: semua berkas rekam medis yang disimpan harus dalam keadaan lengkap.
4.
Prosedur:
a.
Bagian ini merupakan bagian utama yang
menguraikan langkah-2 proses kerja dan petugas
yang berwenang.
b.
Didalamnya dapat dicantumkan alat/formulir/
fasilitas yang digunakan, waktu, frekuensi dalam
proses kerja yang digunakan.
c.
Bila memungkinkan, diuraikan secara lengkap
unsur-2 yang menyangkut : SIAPA, DIMANA,
KAPAN & BAGAIMANA (Who, what, where, when,
how)
4.
Prosedur:
a.
Bagian ini merupakan bagian utama yang
menguraikan langkah-2 proses kerja dan petugas
yang berwenang.
b.
Didalamnya dapat dicantumkan alat/formulir/
fasilitas yang digunakan, waktu, frekuensi dalam
proses kerja yang digunakan.
c.
Bila memungkinkan, diuraikan secara lengkap
unsur-2 yang menyangkut : SIAPA, DIMANA,
KAPAN & BAGAIMANA (Who, what, where, when,
how)
5.
Unit terkait:
1.
Berisi nama unit yang ikut terlibat dalam proses
pelaksanaan prosedur tersebut. Bila hanya 1 yang
terlibat tuliskan nama unit pelaksana tersebut.
2. Contoh: unit terkait protap identifikasi pasien
adalah: petugas RJ, RI, IGD, OK
5.
Unit terkait:
1.
Berisi nama unit yang ikut terlibat dalam proses
pelaksanaan prosedur tersebut. Bila hanya 1 yang
terlibat tuliskan nama unit pelaksana tersebut.
2. Contoh: unit terkait protap identifikasi pasien
adalah: petugas RJ, RI, IGD, OK
TATA CARA PENGELOLAAN SPO
RS menetapkan siapa yang mengelola SPO
Pengelola SPO harus mempunyai arsip
seluruh SPO rumah sakit
Pengelola SPO agar membuat tata cara
penyusunan, penomoran,
distribusi,penarikan, penyimpanan,evaluasi
dan revisi SPO.
TATA CARA PENGELOLAAN SPO
RS menetapkan siapa yang mengelola SPO
Pengelola SPO harus mempunyai arsip
seluruh SPO rumah sakit
Pengelola SPO agar membuat tata cara
penyusunan, penomoran,
distribusi,penarikan, penyimpanan,evaluasi
dan revisi SPO.
SYARAT PENYUSUNAN SPO
•
Identifikasi kebutuhan
•
SPO harus ditulis oleh mereka yang melaukan
pekerjaan. Tim/panitia SPO hanya melakukan
koreksi.
•
Dalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa
melakukan apa,dimana,kapan dan mengapa.
•
SPO jangan menggunakan kalimat majemuk
•
SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi
dalam bahasa pemakai
SYARAT PENYUSUNAN SPO
•
Identifikasi kebutuhan
•
SPO harus ditulis oleh mereka yang melaukan
pekerjaan. Tim/panitia SPO hanya melakukan
koreksi.
•
Dalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa
melakukan apa,dimana,kapan dan mengapa.
•
SPO jangan menggunakan kalimat majemuk
•
SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi
PENOMORAN SPO
PENOMORAN SPO
•
Semua SPO harus diberi nomor
•
Pemberian nomor berdasarkan TATA NASKAH
RS’.
•
Kode yang digunakan:
- Kode Unit Kerja
- Kode SPO
- Nomor Urut SPO
•
Contoh: RS”BM”/SPO/02/004
PENOMORAN SPO
PENOMORAN SPO
•
Semua SPO harus diberi nomor
•
Pemberian nomor berdasarkan TATA NASKAH
RS’.
•
Kode yang digunakan:
- Kode Unit Kerja
- Kode SPO
- Nomor Urut SPO
PENYIMPANAN SPO
•
SPO asli disimpan di sekretariat Akreditasi atau
sekretariat RS sesuai kebijakan RS
•
SPO foto copy disimpan di masing-masing unit kerja
•SPO di unit kerja harus diletakkan di tempat yang
mudah dilihat,diambil dan dibaca oleh pelaksana
•
Bagi RS yang sudah menggunakan e-file,maka
penyimpanan SPO:
- Setiap SPO harus diprint-out dan disimpan sebagai
SPO asli
- SPO di unit kerja tidak perlu hard copy, bisa di
intranet RS…kecuali di Gawat Darurat.
PENYIMPANAN SPO
•
SPO asli disimpan di sekretariat Akreditasi atau
sekretariat RS sesuai kebijakan RS
•
SPO foto copy disimpan di masing-masing unit kerja
•SPO di unit kerja harus diletakkan di tempat yang
mudah dilihat,diambil dan dibaca oleh pelaksana
•
