BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN. inovasi yang segar. Bandung Inti Graha senantiasa sukses menciptakan lahan Property

(1)

BAB 3

GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN

3.1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. BIRD (Bandung Inti Graha) merupakan pelopor dalam bidang pengembangan Apartment Exclusive dengan fasilitas lengkap di Bandung. Dengan visi yang kuat dan inovasi yang segar. Bandung Inti Graha senantiasa sukses menciptakan lahan Property yang berkelas dan modern.

PT. BIRD (Bandung Inti Residence) adalah pengelola 3 Apartment yaitu The Majesty, Grand Setiabudi dan Galeri Ciumbuleuit. The Majesty Hotel & Apartment mulai berdiri pada tahun 2004 dengan 68 unit kamar, Grand Setiabudi Hotel & Apartment berdiri pada tahun 2005, Galeri Ciumbuleuit Hotel & Apartment beroperasi pada akhir tahun 2005. The Majesty Hotel & Apartement merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa, yang memberikan pelayanan penyewaan kamar dan penyewaan untuk tempat tinggal. The Majesty Hotel & Apartement mulai dengan mendukung program pemerintah untuk memenuhi kebutuhan masyarakat akan tempat tinggal.

The Majesty Hotel & Apartment merupakan hunian yang bernuansa apartment pertama di Bandung dengan gaya Modern Classic. The Majesty mengusung tema the executice life style. The Majesty memberikan pelayanan exclusive bagi penghuninya. Fasilitas yang ditawarkan antara lain Resto & Cafe, banquet & Convention hall yang mampu menampung 300 orang, business centre, laundry, kolam renang, sauna & fitness centre dan mini market. Sementara setiap ruang hunian disediakan telepon dengan fasilitas IDD Call, AC dengan kontrol pribadi, TV Cable, refrigerator, in room tea &

(2)

coffee maker dan sebagainya. Dalam The Majesty hotel & apartement juga area parkir yang dapat memberikan kenyamanan dan kemudahan bagi para pelanggan / tamu.

Proyek – proyek kami tersebar diseluruh Indonesia, Lampung (1984), Jakarta (1985), Bandung (1988), Cirebon (1990), Cilacap (1990), Ujung Pandang (1993) dan Solo (2003). Di Bandung kami memulai pembangunan dari wilayah Bandung Barat untuk komplek perumahan IPTN. Kami berkembang dengan membangun dari lokasi satu ke lokasi lain seperti perumahan Exclusive Graha Puspa di Bandung Utara dan kemudian Perumahan lain di berbagai wilayah Bandung Timur dan Selatan.

3..2 Visi dan Misi 3.2.1 Visi

Menjadi perusahaan terdepan dalam menyediakan produk dan jasa dengan kualitas terbaik didalam memenuhi kebutuhan konsumen dan mempunyai pengaruh untuk lingkungan.

3.2.2 Misi

1. Menciptakan hubungan bisnis jangka panjang dan saling menguntungkan antara Owner, Karyawan, Konsumen dan Supplier sebagai partner strategis.

2. Menjadi perusahaan Inovatif dan berkesinambungan sebagai inspirator dibidangnya serta dikelola oleh SDM unggulan yang bermotivasi tinggi dan berorientasi kepada kepuasan Konsumen melalui produk dan jasa yang mempunyai standar mutu tertinggi dan tepat waktu.

(3)

3.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi perusahaan disajikan dalam bentuk hierarki. Struktur organisasi sangat penting bagi perusahaan. Hal ini mutlak karena untuk mendukung kegiatan dan prosedur kerja hingga mempunyai arah dalam pencapaian tujuan perusahaan. Struktur organisasi adalah suatu bagan yang menggambarkan susunan fungsi dan tanggung jawab dari fungsi fungsi yang ada dalam suatu perusahaan. Dalam struktur organisasi yang baik, akan terlihat adanya pemisahan fungsi dan otorisasi secara jelas sehingga setiap pegawai dapat mengenal kedudukannya dan kepada siapa dia harus bertanggung jawab.

Berikut ini adalah bagaian struktur organisasi yang diperlukan sebuah perusahaan dalam rangka pencapaian tujuan atau demi suksesnya kegiatan usaha yang dilakukan.

(4)

Gambar 3.1 Struktur Organisasi The Majesty Hotel & Apartement Sumber : The Majesty hotel & Apartement (2005)

(5)

3.4 Uraian Jabatan

Dari Struktur Organisasi The Majesty Hotel & Apartement , selanjutnya akan diuraikan tugas dari masing – masing bagian :

1. Director of Operation

Director of Operation mempunyai tugasnya antara lain : a) Mengawasi kinerja karyawan.

b) Mengawasi kegiatan operasional perusahaan.

c) Memastikan kegiatan perusahaan berjalan dengan baik. d) Menetapkan standar kinerja yang diperlukan.

e) Dan lain sebagainya. 2. Director of HRD Coorp

Bagian HRD secara garis besar mempunyai tugas untuk Memastikan pengorganisasian, perencanaan program & pengendalian, secara spesifik tugas HRD adalah sebagai berikut :

a) Proses & Prosedur Rekrutmen : searching, interview, test and selection.

b) Remuneration Management : Struktur dan Skala Gaji, Basic Salary, Allowance, Incentive & Overtime.

c) Sistem Penilaian Kinerja Karyawan. d) Seluruh Perizinan Ketenaga Kerjaan. e) Promosi, Mutasi & Demosi serta PHK.

f) Handling karyawan Tetap, Kontrak & Harian serta PKL. g) Perjalanan Dinas dalam/luar negeri serta fasilitasnya. h) Training & Evaluasi.

(6)

i) Medical, Hospital, Asuransi & Dana Pensiun karyawan. 3. Coorp. Financial Controler

Tugas – tugas dari Financial Controler antara lain : a) Mengawasi aturan pengunaan keuangan yang ada. b) Membantu audit tahunan.

c) Memanage Piutang. d) Memanage Utang.

e) Mengkalkulasi biaya Pekerjaan. f) Memproses daftar gaji.

g) Menyediakan analisa keuangan.

h) Menyediakan analisa kelemahan pengendalian. i) Menjaga kebijakan dan prosedur.

j) Memanage fungsi Outsource. 4. Director of Sales & Marketing

Tugas Direktur of sales & marketing a) Membuat Faktur Penjualan.

b) Membuat Laporan Rekap Penjualan. c) Meningkatkan Omset Penjualan.

d) Meningkatkan kwalitas layan service pada hotel. 5. General Manager

Tugas General Manager

a) Mengawasi unit – unit organisasi perusahaan secara menyeluruh. b) Mengatur pembagian tugas yang jelas antara unit – unit terkait.

(7)

c) Bertanggung jawab terhadap strategi pelaksanaan kebijakan perusahaan. d) Bertanggung jawab atas arus likuiditas perusahaan.

e) Memilih Manager – manager bagian yang akan dibawahinya. 6. Area Chief Engineer

Tugas Chief Engineer

a) Penanganan working memo / memo order sehubungan dengan kerusakan yang terjadi pada alat – alat di Front Office Departemen.

b) Pembuatan kunci duplikat (bila hotel masih menggunakan kunci manual). c) Penanggulangan bahaya kebakaran.

d) Penanggulangan kerusakan masalah AC (penyejuk udara). e) Masalah transportasi tamu dan karyawan.

f) Informasi mengenai kerusakan peralatan elektronika. 7. Exc. Chief & FB Corp

Tugas Chief & FB Corp

a) Penerangan Daily Buffet sehari – hari di coffee shop (untuk tamu – tamu. rombongan yang mempergunakan fasilitas Meal Coupon).

b) Penyediaan makanan dan minuman sesuai dengan tingkatan hunian kamar. c) Untuk pemesanan ‘Complimentary’ / gratis.

d) Penanganan masalah Function Room.

e) Penanganan minuman Selamat datang (welcome drink). f) Penanganan Meal Coupon.

(8)

8. Acct. Manager Tugas Acct Manager

a) Masalah penagihan kredit tamu yang belum terbayar. b) Masalah Petty Cash.

c) Masalah Safe Deposit Box. d) Masalah Remittance Of Funds.

e) Penggajian bulanan yang berhubungan dengan over time. f) Penanganan Night Audit.

g) Penanganan Room Revenue. 9. Receptionis Manager

Tugas Receptionis Manager

a) Mengawasi cara kerja Receptionis.

b) Menanggani keluhan Customer atau pelanggan. 10. Executive Housekeeper

Tugasnya Executive Housekeeper a) Masalah status room.

b) Masalah room discrepancy (perbedaan status kamar). c) Masalah perpindahan kamar (tamu biasa dan tamu VIP). d) Masalah kedatangan dan keberangkatan tamu.

e) Masalah Housekeeping Report. 11. Chief Engineer

(9)

a) Penanganan Working memo / Memo order sehubungan dengan kerusakan yang terjadi pada alat – alat di Front Office Departemen.

f) Informasi mengenai kerusakan peralatan elektronika. 12. Asst. HRD

Tugas HRD

a) Membuat lowongan kerja untuk mencari pegawai baru. b) Penerimaan karyawan baru.

c) Mutasi karyawan (dipindahkan ketempat lain/ daerah lain), promosi dan rotasi karyawan (dipindahkan tetapi masi dalam gedung yang sama)

d) Melakukan Program orientasi kepada karyawan baru e) Tour to the hotel

f) Masalah PTER (Payroll, Taxes and Employee Relation) / penggajian , pajak yang harus dibayar, dan sistem penggajian karyawan.

13. Training Coordinator Tugas Training Coordinator

a) Penerimaan karyawan baru.

b) Mutasi karyawan (dipindahkan ketempat lain/ daerah lain), promosi dan rotasi karyawan (dipindahkan tetapi masi dalam gedung yang sama).

(10)

14. Duty Manager

Tugasnya Duty Manager

a) Menanggani atau menghandel keluhan customer atau tamu. b) Mengawasi tugas – tugas supervisor.

15. Asst. Tnc Relation Manager Tugas Tnc Relation Manager :

a) Mengawasi kinerja HRD.

b) Memberikan pengarahan pada karyawan secara umum. c) Melakukan Testing sistem dan pengembangan produk. d) Menangani report tahunan, bulanan dan harian perusahaan. 16. Asst. Housekeeper

Tugas Asst. Housekeeper a) Masalah status room.

b) Masalah room discrepancy (perbedaan status kamar). c) Masalah perpindahan kamar (tamu biasa dan tamu VIP). d) Masalah kedatangan dan keberangkatan tamu.

e) Masalah housekeeping report. 17. Asst. Chief Engineer

Tugas Asst. Chief Engineer

a) Penanganan working memo / memo order sehubungan dengan kerusakan yang terjadi pada alat – alat di Front Office Departemen.

(11)

f) Informasi mengenai kerusakan peralatan elektronika. 18. F.O Supervisor

Tugasnya F.O Supervisor a) Mengawasi cara kerja GSA.

b) Mengawasi Reservation, Bell sevice dan Central Communication. 19. HK Supervisor

Tugas – tugas Hk Supervisor

a) Mengawasi cara kerja house keeping. b) Mengawasi stock barang di inventory. 20. Mechanic Supervisor

Tugas nya mechanic Supervisor

a) Informasi mengenai kerusakan peralatan elektronika.

b) Melakukan perbaikan jika ada kerusakan hardware, software & jaringan yang dapat berpengaruh pada pekerjaan user.

c) Menghubungkan koneksi jaringan antar cabang kantor ke pusat.

d) menghubungkan setiap komputer baru untuk masuk kedalam LAN perusahaan. 21. Electric Supervisor

Tugasnya Electric Supervisor

a) Penanggulangan kerusakan masalah AC (penyejuk udara).

(12)

22. Secretary

Tugas – tugas Secretary

a) Membantu Direksi dalam tugasnya sehari – hari dan mengkoordinir tugas – tugas sub bagian.

b) Membuat korespondensi surat menyurat dan memo internal & eksternal. c) Mengagendakan jadwal atau Kegiatan Pimpinan.

d) Mendata kehadiran Karyawan. e) Mengkoordinasi Pelaksanaan Event. 23. GSA (Guest Service Area)

Tugas – tugas GSA (Guest Service Area)

a) Memberikan informasi yang ramah dan jelas kepada semua tamu yang bertanya b) Mencatat / mendaftarkan proses kedatangan tamu dengan cermat dan efisien c) Menyakinkan permintaan khusus ditangani dengan cermat dan efisien untuk

semua kedatangan tamu tiap harinya.

d) Menghubungi karyawan reservasi, bagian telepon untuk meyakinkan semua informasi yang diproses secara benar.

e) Menerima tanggung jawab untuk mengurus keuangan dengan cermat. f) Memastikan semua laporan keuangan tamu yang lengkap, benar dan cermat. g) Memeriksa transaksi keuangan harian, tempat transaksi dan pembayaran kartu

kredit pada akhir tiap penggantian untuk meyakinkan semua informasi dengan cermat dan tanpa ketidak sesuaian.

h) Menerima dan memproses reservasi permintaan atau pertanyaan tamu. i) Menyiapkan laporan evaluasi yang diminta.

(13)

j) Menyimpan dan menjaga informasi management tentang kejadian – kejadian yang tidak biasa atau persoalan permintaan perhatian yang sangat cepat.

k) Mengarsipkan laporkan keluhan tamu secara cepat dan akurat. 24. Reservation

Tugas – tugas Reservation

a) Melakukan proses check in dan check out. b) Menerima dan memproses pemesanan kamar. c) Menerima & dan mencatat tamu yang dating. d) Menerima telephone masuk.

25. Room Attendance

Tugasnya Room Attendance

a) Membersihkan kamar para tamu.

b) Memastikan kamar dalam keadaan baik dan kosong ketika tamu check out. 26. P.A Shift Leader

Tugasnya P.A Shift Leader

a) Mengawasi kerja public area, toilet attend. 27. Laundry Attd.

Tugasnya Laundry Attd

a) Mengawasi kerja public area, toilet attend. 28. Order taker / Adm

Tugasnya Order Taker / Atm

(14)

3.5 Sistem yang berjalan

Pemesanan kamar secara non reservation

Proses bisnis dimulai saat tamu datang dan menginap di hotel Majesty. Metode pembayaran dapat berupa tunai, kredit / debit maupun bank transfer. Pada saat tamu datang ke hotel, tamu disambut dengan ramah oleh petugas resepsionis. Lalu resepsionis akan memberikan daftar harga yang berisi jenis kamar dan harga kamar. Kemudian tamu memilih dan menentukan kamar yang sesuai dengan pilihan, Tamu akan memberikan identitas berupa KTP, SIM, maupun Paspor. Setelah itu petugas resepsionis akan melihat status kamar. Kemudian kunci kamar diberikan. Sebelumnya petugas telah meminta deposit uang sebesar satu setengah (1 ½) dari harga kamar. Selanjutnya tamu diantar oleh bellboy menuju kamar.

Pemesanan kamar secara reservation

Tamu bisa melakukan reservasi terlebih dahulu dalam pemesanan kamar melalui by phone, Fax dan melalui e-mail. Pesanan itu dilakukan sebelum jam 3 pada hari yang ditentukan, lewat dari itu booking atau pemesanan dinyatakan batal. Booking dapat dilakukan dengan dua cara, yang pertama tamu melakukan pembayaran lunas dengan deposit satu setengah kali harga kamar dengan menggunakan kartu kredit atau melalui bank transfer dan untuk pembayaran lewat bank transfer tidak bisa dilakukan pada hari jumat, sabtu dan minggu dikarenakan Bank tidak buka, bila dilakukan dengan cara ini maka booking bisa dilakukan 2 hari sebelum hari yang telah ditentukan dan cara kedua yaitu tamu tidak membayar lunas tapi melakukan booking atau pemesanan.

(15)

Apabila tamu batal dalam mem-booking, dengan catatan dia membayar lunas, maka tamu berhak menerima kembali deposit yang telah disetorkan, kecuali pada saat high season seperti lebaran atau natal dan tahun baru. Setelah tamu melakukan booking maka tamu akan mendapatkan kode konfirmasi atau kode booking yang dapat digunakan pada hari yang ditentukan guna mengkonfirmasi pesanan. Tamu tetap atau Regular customer mendapatkan diskon antara 40 % - 50 % pada hari biasa, besarnya diskon yang diberikan ini juga tergantung dari hari misalnya pada hari khusus : lebaran, natal, dan tahun baru, pelanggan hanya bisa mendapatkan diskon 10%. Diskon ini juga diberikan kepada pelanggan corporate, grup atau travel agent. Check in dilakukan pada saat jam 2 siang dan Check out dilakukan pada jam 12 siang setiap harinya. Apabila Tamu terlambat check out pada jam yang di tentukan sebelum jam 6 sore maka pihak hotel akan mengenakan tarif tambahan sebesar setengah harga kamar, dan jika check out melebihi jam 6 sore maka akan dikenakan biaya penuh atau full cash.

Pada saat melakukan proses pembayaran, maka kegiatan Front Office pada Hotel Majesty dimulai dari bagian Front Office kasir yang kemudian mencetak formulir bukti pembayaran sebanyak 4 rangkap yang berwarna putih, biru, kuning dan merah. Formulir warna putih diberikan kepada tamu, formulir berwarna biru diarsip di bagian Registrasi, formulir berwarna kuning akan diberikan kepada night audit officer untuk dicocokkan yang kemudian diberikan kepada General cashier officer untuk diarsipkan dan memberikan report ke manajer, sedangkan formulir bewarna merah beserta uang yang diterima hari itu akan diserahkan front office kasir kepada kebagian Income audit untuk kemudian diarsip. Bila melakukan pembayaran secara kredit maka akan dibuatkan 2 form

(16)

bukti pembayaran kuning dan merah, yang berwarna kuning diserahkan kepada tamu dan yang bewarna merah akan diberikan kasir Front Office ke petugas night audit untuk dicocokkan, dan selanjutnya akan diserahkan ke Account receivable Officer untuk diarsipkan. Cash refund akan dikembalikan saat tamu check out dengan syarat bukti harus ada (formulir pembayaran), apabila tamu menggunakan pelayanan hotel seperti loundry dan lain sebagainya maka pihak hotel akan mengurangi cash refund dengan biaya yang di keluarkan di hotel.

Unit Hotel pada The Majesty Hotel & Apartement berjumlah 68 kamar, terdapat berbagai jenis kamar yang disediakan antara lain :

a) Super Deluxe Crown, 20 Unit. b) Junior Suite, 25 Unit.

c) Executive Suite, 2 Unit. d) Family Suite, 8 Unit. e) Superior Suite, 7 Unit. f) Grand Suite, 5 Unit.

(17)

3.5 Rich picture

(18)

3.7 Activity Diagram 3.7.1 Reservasi

(19)

3.7.2 Mengkorfimasi Reservasi

(20)

3.7.3 Perubahan Reservasi

(21)