Pengembangan Sistem Informasi Akademik Terintegrasi
(Studi Kasus : IAIN Syekh Nurjati Cirebon)
PROPOSAL PENELITIAN
Saluky, M.Kom
2025057801
LEMBAGA PENELITIANDAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (LP2M) FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
IAIN SYEKHNURJATI CIREBON TAHUN 2016
Pengembangan Sistem Informasi Akademik Terintegrasi
(Studi Kasus : IAIN Syekh Nurjati Cirebon)
A.
Latar Belakang
Perkembangan teknologi yang pesat mendorong suatu proses bisnis khususnya bagi pendidikan tinggi (PT) yang memiliki rutinitas kebutuha pelayanan dalam melakukan kegiatannya. Dengan adanya kebutuhan ini, dibutuhkan suatu sistem informasi yang lebih spesifik. Sistem informasi yang lebih spesifik ini dinamakan sistem informasi terintegrasi atau disebut juga dengan Enterprise Information System (SIE). SIE mengacu kepada sebuah wadah untuk memungkinkan suatu perguruan tinggi menerapkan dan menyusun proses bisnis yang terjadi dalam orgaisasi tersebut. Sistem informasi ini diperlukan untuk mempermudah integrasi dari banyaknya kebutuhan data dan informasi sebuah organiasi perguruan tinggi yang berjumlah besar.
Sistem informasi digunakan untuk mempresentasikan informasi untuk pengelolaan pengambilan keputusan dan menjalankan aktivitas-aktivitas yang terkait dalam suatu organisasi. Berbagai pihak organisasi menggunakan teknologi informasi untuk membantu mempermudah dalam melakukan pekerjaannya. Sistem informasi terintegrasi ini diterapkan untuk menangani munculnya kebutuhan akan suatu alat untuk menggabungkan berbagai informasi yang terdapat di bagian-bagian tertentu dari sebuah organisasi. Sistem informasi dari masing-masing bagian perusahaan akan lebih mudah untuk dikelola jika dipadukan melalui SIE. Akses terhadap informasi akan lebih cepat dan mudah untuk dilakukan baik dari pihak pusat maupun pihak unit yang berkaitan.
Dalam konteks sistem informasi, sistem terintegrasi (integrated system) merupakan sebuah rangkaian proses untuk menghubungkan beberapa sistem-sistem komputerisasi dan software aplikasi baik secara fisik maupun secara fungsional. Sistem terintegrasi akan menggabungkan komponen sub-sub sistem ke dalam satu sistem dan menjamin fungsi-fungsi dari sub sistem tersebut sebagai satu kesatuan sistem.
Sistem terintegrasi merupakan tantangan menarik dalam software development karena pengembangannya harus terus mengacu pada konsistensi sistem, agar sub-sub sistem yang sudah ada dan tetap dimanfaatkan secara operasional masih tetap berfungsi
sebagaimana mestinya baik ketika proses mengintegrasikan sistem maupun setelah terintegrasi. Tantangannya adalah bagaimana merancang sebuah mekanisme mengintegrasikan sistem-sistem tersebut dengan effort paling minimal – bahkan jika diperlukan, tidak harus melakukan refactoring atau re-developing lagi sistem-sistem yang sudah ada.
Kemudahan penggunaan aplikasi yang terintegrasi ini menjadi suatu simbol pengembangan sistem informasi. Universitas sebagai suatu instansi yang harus selalu berkembang juga menggunakan sistem ini untuk mempermudah kegiatan yang berlangsung di dalamnya. Sistem informasi suatu universitas harus mendukung ketersediaan informasi yang bersangkutan dengan penelitian dan berbagai peluang kerja sama sains, pendidikan, dan kemampuan untuk pengembangan pendidikan bagi mahasiswa universitas.Semakin banyaknya kegiatan yang berlangsung di dalam universitas mendorong suatu sistem informasi yang semakin mumpuni. Kebutuhan untuk menggabungkan beberapa masalah pun muncul baik pada tingkat mahasiswa maupun pihak lain dalam universitas. Contoh mahasiswa yang ingin melakukan pembayaran kuliah dapat menggunakan sistem informasi terintegrasi sehingga mempermudah dalam melakukan pembayaran. Di lain pihak, bagian administrasi akadmik universitas dapat menggunakan informasi mengenai status pembayaran mahasiswa tersebut sehingga dapat mempermudah dalam melakukan administrasi. Dari latar belakang tersebut maka diperlukan pengembangan Sistem Informasi Akademik yang terintegrasi.
B.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan, peneliti mengambil rumusan masalah sebagai berikut:
- Bagaimana pengembangan sistem informasi akademik yang terintegrasi di IAIN Syekh Nurjati Cirebon?
- Bagaimana Proses Integrasi data antar jurusan/fakultas untuk melayani kebutuhan pihak managemen dan eksternal(PDPT/EMIS)?
- Bagaimana pengaruh kinerja user dengan hasil pengembangan sistem informasi akademik secara terintegrasi?
C.
Tujuan
Tujuan dari pengembangan sistem informasi akademik terintegrasi di IAIN Syekh Nurjati Cirebon adalah
- Untuk mengetahui kebutuhan sistem informasi akademik yang dibutuhkan oleh user (mahasiswa, staf, dosen, stakeholder) dan tahap pengembangan sistem informasi yang terintergasi diseluruh entitas yang ada di IAIN Syekh Nurjati Cirebon.
- Untuk mengetahui proses integrasi data dari sistem tersebar disetiap jurusan menjadi sistem terintegrasi dalam sistem terintegrasi universitas.
- Untuk mengetahui respon kinerja user terhadap hasil pengembangan sistem informasi terakademik secara terintegrasi.
D.
Kegunaan
Manfaat penelitian pengembangan sistem informasi akademik terintegrasi ini adalah : - Menghasilkan blueprint pengembangan sistem informasi terintegrasi.
- Menghasilkan aplikasi sistem informasi akademik terintegrasi
- Mempermudah User dalam mendapatkan informasi secara efektif dan efisein.
E.
Hipotesis
Hipotesis yang akan diuji dari penelitian ini adalah
𝐻0 : Tidak ada pengaruh penggunaan sistem informasi akademik terintegrasi terhadap kinerja pelayanan informasi terhadap user system(mahasiswa, Dosen, Manajemen, Stakeholder)
𝐻𝑖 : Ada pengaruh penggunaan sistem informasi akademik terintegrasi terhadap kinerja pelayanan informasi terhadap user system (mahasiswa, Dosen, Manajemen, Stakeholder)
F.
Kerangka Teori
1. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah adalah suatu susunan orang, data, proses dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan memberikan hasil berupa informasi yang dibutuhkan untuk menunjang sebuah perusahaan (Whitten dan Bentley, 2007:6).
Sistem Informasi merupakan kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, sistem informasi istilah yang sering digunakan untuk merujuk pada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya untuk penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi, tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi dalam mendukung proses bisnis. Beberapa membuat perbedaan yang jelas antara sistem informasi, dan sistem ICT komputer, dan proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen TIK. Hal ini terutama berkaitan dengan tujuan pemanfaatan teknologi informasi. Sistem informasi juga berbeda dari proses bisnis. Sistem informasi membantu untuk mengontrol kinerja proses bisnis.
Dengan demikian, saling terkait sistem informasi dengan sistem data pada satu sisi dan pada aktivitas sistem lainnya. Sistem informasi adalah suatu bentuk sistem komunikasi di mana data direpresentasikan dan diproses sebagai bentuk memori sosial. Sistem informasi juga dapat dianggap sebagai bahasa semi formal yang mendukung orang dalam pengambilan keputusan dan tindakan.
Sistem informasi merupakan fokus utama dari studi untuk disiplin sistem informasi dan organisasi informatika.
Sistem ini diselenggarakan informasi dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data untuk mengumpulkan, mengubah, dan mendistribusikan informasi dalam sebuah organisasi.
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, kegiatan manajerial dan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Menurut Gordon Sistem informasi adalah suatu sistem yang menerima input data dan instruksi, mengolah data sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya Gordon B. Davis (1991: 91), sedangkan menurut Rommey Sistem informasi yang diselenggarakan cara untuk mengumpulakn, memasukkan, mengolah, dan menyimpan data dan terorganisir cara untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi dengan cara yang suatu organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan(Rommey 1997:16) sehingga Sistem Informasi mempunyai komponen sebagai Sistem Informasi Manajemen, Sistem Pendukung Keputusan. Sistem Informasi Eksekutif, Sistem Pemrosesan Transaksi yang berfungsi sebagai :
- Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
- Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
- Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
- Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
- Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
- Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
- Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
2. Proses Bisnis
Proses bisnis merupakan sekumpulan perkerjaan atau kativitas yang terstruktur dan saling berkaitan untuk menyelesaikan suatu masalah atau untuk menghasilkan produk ataupun layanan (untuk meraih sebuah tujuan tertentu). Proses bisnis dapat dipecahkan menjadi beberapa subproses yang masih-masih
proses memiliki atribut sendiri namun juga memiliki kontribusi untuk mencapai sebuah tujuan dari subprosesnya.Dalam analisis proses bisnis pada umumnya melibatkan pemetaan sebuah proses dan subproses di dalam sampai dengan tingkatan kegiatan atau aktivitas.Menurut davenport Aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu. Terdapat di dalamnya penekanan yang kuat pada “bagaimana” pekerjaan itu dijalankan di suatu organisasi, tidak seperti fokus dari produk yang berfokus pada aspek “apa”. Suatu proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output(davenport 1993) Proses bisnis merupakan kumpulan kegiatan dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan. Kumpulan kegiatan tersebut dapat dikerjakan secara berurutan atau paralel. dalam melaksanakan proses bisnis tersebut melibatkan material berupa input yang akan diolah menjadi output (Whitten dan Bentley, 2007:21) Manajemen Proses Bisnis merupakan penyelerasan secara efisien suatu organisasi dengan keinginan dan kebutuhan organiasi tersebut, Pendekatan manajemen secara holistik untuk meningatkan efektifitas dan efesiensi bisnis seiring dengan upaya untuk mencapai inovasi,fleksibilitas dan integrasi teknologi.
3. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi a. Analisis Sistem
Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang diuraikan suatu sistem menjadi bagian-bagian komponen yang bertujuan untuk mengetahui seberapa baik bagian-bagian tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuannya (Whitten dan Bentley, 2007:160). Menurut McLeod (2007: 88) analisis sistem adalah penelitian terhadap suatu sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui.Menurut Mardi (2011:124) menjelaskan analisis sistem adalah proses kerja untuk menguji sistem informasi yang sudah ada dengan lingkungannya sehingga diperoleh petunjuk berbagai kemungkinan perbaikan yang dapat dilakukan dalam meningkatkan kemampuan sistem.
b. Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah suatu teknik pemecahan masalah yang saling melengkapi untuk analisis sistem, yang memasangkan atau mengumpulkan kembali potongan komponen sistem ke sistem yang lengkap. Dalam perancangan sistem, dapat melibatkan penambahan, penghapusan dan pengisian potongan relatif yang terdapat dalam sistem asli (Whitten dan Bentley, 2007:160). Menurut Mohammad Subhan(2012 :109) Perancangan adalah proses pengembangan spesifikasi baru berdasarkan rekomendasi hasil analisa sistem.
4. Integrasi Sistem
Integrasi sistem merupakan proses membangun suatu kesatuan sistem informasi dari komponen-komponen perangkat lunak, perangkat keras dan jaringan yang berbeda (Whitten dan Bentley, 2007:26).
Integrasi : adanya saling keterkaitan antar sub sistem sehingga data dari satu sistem secara rutin dapat melintas, menuju atau diambil oleh satu atau lebih sistem yang lain. Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari SIM. Berbagai sistem dapat saling berhubungan satu sama lain dengan berbagai cara yang sesuai keperluannya. Integrasi sistem informasi dapat bersifat hirarkis yaitu pada tingkat transaksi akan memberikan masukan data kepada sistem tingkat manajerial atau sering pula dalam arah sebaliknya. Interaksi hirarkis adalah paling banyak diidentifikasikan dan diitegrasikan karena manajer mengetahui bahwa informasi harus diringkaskan menurut jalur hirarki disamping sistem yang bersangkutan ada di bawah satu garis komando dan karena manajer dalam bidang fungsional akan lebih banyak mengetahui data apa yang ada dalam sistemnya.
Keuntungan dari integrasi :
- Membaiknya arus informasi di dalam sebuah organisasi.
- Mendorong manajer untuk membagikan informasi yang dihasilkan oleh departemennya agar secara rutin mengalir ke sistem yang lain yang memerlukan.
5. Arsitektur Sistem Informasi
Arsitektur informasi (atau arsitektur teknologi inforrnasi, arsitektur sistem informasi, infrastruktur teknologi informasi) adalah suatu pemeta-an atau rencana kebutuhan-kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi (Turban, McLean, Wetherbe, 1999). Arsitektur ini berguna sebagai penuntun bagi operasi sekarang atau menjadi cetak-biru (blueprint) untuk arahan di masa mendatang. Tujuan dari arsitektur ini adalah agar bagian teknologi informasi memenuhi kebutuhan-kebutuhan bisnis strategis organisasi. Oleh karena itu, arsitektur informasi memadukan kebutuhan informasi, komponen sistem informasi, dan teknologi pendukung.
Sebuah arsitektur informasi yang detail berisi perencanaan yang digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut (Alter, 1992) :
- Data apa yang akan dikumpulkan?
- Di mana dan bagaimana data dikumpulkan?
- Bagaimana cara mengirimkan data?
- Di mana data akan disimpan?
Aplikasi-aplikasi (program) apa yang akan menggunakan data dan bagaimana aplikasi-aplikasi tersebut dihubungkan sebagai sebuah sistern yang utuh?
Arsitektur informasi menggunakan arsitektur teknologi yang dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu tersentralisasi (centralized), desen-tralisasi (decentralized), dan client/server. Arsitektur tersentralisasi (terpusat) sudah dikenal semenjak tahun 1960-an, dengan mainframe sebagai aktor utama. Mainframe adalah komputer yang berukuran relatif besar yang ditujukan untuk menangani data yang berukuran besar, dengan ribuan terminal untukk mengakses data dengan tanggapan yang sangat cepat, dan melibatkan jutaan transaksi. Saat ini pembangunan datacenter disuatu organisasi mulai berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi dalam organisasi tersebut. Teknologi Cloud Memungkinkan untuk organisasi kecil untuk sentralisasi data tanpa disibukkan dengan kebutuhan sumber daya yang berlebih.
G.
Metode Penelitian
Untuk mendapatkan hasil pembahasan dari suatu masalah dan kesimpulan, di perlukan data informasi yang objektif, sebelum data diperoleh terlebih dahulu harus diserasikan dengan masalah-masalah yang dihadapi dan tidak menyimpang dari pokok masalah. Pada penelitian ini sangat diperlukannya pengembangan sistem, agar user merasa nyaman dalam menjalankan suatu sistem yang akan digunakan. Pengembangan sistem informasi sering disebut sebagai proses pengembangan sistem (System Development). Pengembangan sistem didefinisikan sebagai aktivitas untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer untuk menyelesaikan persoalan (problem) organisasi atau memanfaatkan kesempatan (opportunities) yang timbul. Oleh karena itu penulis menggunakan metode pengembangan sistem, agar software yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan.
Menurut Aji Supriyanto (2005:271) pengembangan suatu sistem yang berbasis komputer hendaklah mengikuti tahap-tahap sebagai berikut:
a. Tahap Perencanaan Sistem
Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya seperti perangkat fisik, manusia, metode (teknik dan operasi), dan anggaran yang sifatnya masih umum (belum detail/rinci). Pada tahap ini mengumpulkan sistem yang sedang berjalan seperti SIMAK Jurusan, SIMAK Keuangan dan dokumen dokumen yang digunakan pada sistem yang sedang digunakan di IAIN Syekh Nurjati Cirebon.
b. Tahap Analisis Sistem
Tahap analisis sistem adalah tahap penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Pada tahap ini peneliti akan mengklasifikasikan data dan membuat irisan data untuk perancanan database yang terintegrasi.
c. Tahap Desain Sistem
Tahap desain sistem adalah tahap setelah analisis sistem yang menentukan proses dan data yang dilakukan oleh sistem baru. Pada tahap ini merupakan proses pengembangan sistem yang baru dengan menyatukan seluruh komponen menjadi design sistem yang baru.
Tahap implementasi atau penerapan adalah tahap di mana desain sistem dibentuk menjadi suatu kode (program) yang siap untuk dioperasikan.
e. Tahap Pemeliharaan
Tahap memelihara merupakan tahap yang dilakukan setelah tahap implementasi, yang meliputi pemakaian atau penggunaan, audit sistem, penjagaan, perbaikan, dan peningkatan sistem.
Disamping itu adanya metode pengumpulan data, adapun metode penelitian yang digunakan untuk menyusun proposal ini terdiri dari:
1. Penelitian Lapangan (Field Research)
Yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara meninjau langsung objek yang diteliti agar tercapainya tujuan dan hasil yang maksimal. Adapun sistematikanya adalah sebagai berikut :
a) Observasi, yaitu mengumpulkan data dengan melakukan pengamatan langsung dan disampaikan sebagai dasar dalam merancang sistem informasi yang nantinya akan menunjang dalam pembuatan sistem informasi yang baru.
b) Wawancara, yaitu mengumpulkan data dengan cara komunikasi langsung dengan pihak yang bersangkutan (sumber penelitian) dan didapatkan suatu hasil rancangan dan data-data atau informasi yang nantinya akan menjadi penunjang dalam perancangan suatu sistem.
2. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Yaitu penelitian yang dilakukan dengan mempelajari buku-buku, literatur-literatur dan sumber bacaan lainnya yang erat hubungannya dengan penelitian yang dilakukan. 3. Penelitian Labor (Laboratory Research)
Dalam penelitian ini dilakukan perancangan program dan mempraktekkan langsung hasil dari analisa, pengetikan dan menguji kebenaran rancangan sistem yang diciptakan dengan menggunakan perangkat komputer dan aplikasi yang nantinya menghasilkan sistem yang siap diterapkan.
H.
Jadwal Penelitian dan Alokasi Biaya
Penelitian pengembangan sistem informasi akademik terintegrasi ini akan dilakukan sesuai dengan jadwal sebagai berikut :
No Kegiatan April Mei Juni Juli Agustus
1 Analisis Kebutuhan Sistem
2 Design Perancangan Sistem
3 Implementasi Sistem
4 Verifikasi dan Pengujian Sistem
5 Maintenance
Rencana Anggaran Penelitian
A Belanja Bahan RENCANA
F V satuan Jumlah
1. Pembelian ATK
a. Pembelian Kertas A4 3 Rim 3 RIM Rp 45.000 Rp 135.000 b. Pembelian Materai 6000 7 BH Rp 7.000 Rp 49.000
2. Photocopy dan penjilidan
a. Photocopy dan Jilid Proposal 3 BH Rp 15.000 Rp 45.000 b. Photocopy dan Jilid Revisi
Proposal 3 BH Rp 15.000 Rp 45.000 c. Photocopy Instrumen 2 BH Rp 35.000 Rp 70.000 d. Photocopy dan Jilid Progress
Report 3 BH Rp 15.000 Rp 45.000 e. Printout, Photocopy, Jilid
Exc.Sumry 3 BH Rp 305.000 Rp 915.000 f. Photocopy artikel 2 BH Rp 45.000 Rp 90.000 g. Penggandaan Laporan Kegiatan 2 KEG Rp 355.000 Rp 710.000 h. Percetakan Proccedings 2-5 1 0 BH Rp 195.000 Rp 1.950.000 i. Percetakan Proccedings 6-7 1 0 BH Rp 195.000 Rp 1.950.000 3. Konsumsi 5 org 5 kali Rp 25.000 Rp 625.000 4. Sewa Hosting dan Domain 1 Tahun Rp 381.000 Rp 381.000
B Transport
1. Transport Pengelola Data 1
Org 10 kali Rp 75.000 Rp 750.000 2. Transport Tim Komputasi Data 5
Org 10 kali Rp 60.000 Rp 3.000.000 3. Forum Group Discusion 18 Org Rp 105.000 Rp 1.890.000
C Honorarium
1. Pengelola Data 1 Org Rp 350.000 Rp 350.000
I.
Daftar Pustaka
Alter, S (1992), Information System A Management Prespective, The Benjamin/Cummings Publising Companyinc
Davenport,(1993), Working Knowledge: How Organizations Manage What
They Know, Harvad Bussines Press
Gordon B Davis, (2003), Management Information System, John Wiley
Rommey&Steinbart(2015), Accounting Information Systems, 13th Edition, Pearson
Supriyanto Aji(2005), Pengantar Teknologi Informasi, Jakarta, Infotek
Turban, Leidner, McLean, Wetherbe(2006),Information Technology for
Management: Transforming Organizations in the Digital Economy, 5th Edition,Wiley
Whitten & Bentley (2007), Systems analysis & design methods, McGraw-Hill
J.
Biodata Peneliti
Nama : Saluky, M.Kom
Jabatan/Pangkat : Lektor Penata/IIIc
Homebase : Tadris Matematika Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan
S2 : Teknik Informatika Universitas Dian Nuswantoro
