ABSTRAK
Setiap perusahaan atau instansi memiliki peraturan dan prosedur yang berbeda, terutama yang berkaitan dengan manusia yang bekerja di dalamnya. Hal ini dikelola oleh sebuah divisi pengelolaan personal yang biasa disebut sumber daya manusia atau organisasi yang melakukan proses mengakuisisi, melatih, menilai dan memberikan kompensasi kepada karyawan dan menjaga hubungan atau relasi kepada para pekerja. Divisi ini dibutuhkan dan penting untuk dimiliki disetiap perusahaan karena tidak ada manajer yang menginginkan kesalahan, seperti salah menerima pegawai, memiliki pegawai yang tidak dapat bekerja dengan baik bahkan tidak mampu melakukan sesuai. Salah satunya fungsi sumber daya manusia yaitu untuk membantu masing-masing pekerjanya memiliki pemahaman yang benar tentang hak, tugas dan tanggung jawabnya sebagai pegawai untuk memajukan perusahaan.
Kata kunci: Sumber Daya Manusia, Kepegawaian ABSTRACT
Every company or agency has rules and procedures are different, especially with regard to the people who work in it. It is managed by a personal management division which is called the human resources or organizations engaged in the process of acquiring, train, assess and provide compensation to employees and maintain relationships or relation to the workers. This division is necessary and important to have every company because no manager wants mistakes, such as incorrect receiving clerks, have employees who can not work properly even not able to perform accordingly. One of them is the human resources function is to help individual workers have a correct understanding of the rights, duties and responsibilities as an employee to promote the company.
I. PENDAHULUAN
Universitas Terbuka (UT) adalah Perguruan Tinggi Negeri ke-45 di Indonesia yang diresmikan pada tanggal 4 September 1984, berdasarkan Keputusan Presiden RI Nomor 41 Tahun 1984. UT memiliki 4 Fakultas, yaitu Fakultas Ekonomi (FEKON), Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP), Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA), Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) untuk jenjang Diploma dan Sarjana. Sejak tahun 2004, UT membuka jenjang Magister pada Program Pascasarjana.
Setiap perusahaan atau instansi memiliki peraturan dan prosedur yang berbeda, terutama yang berkaitan dengan manusia yang bekerja di dalamnya. Hal ini dikelola oleh sebuah divisi pengelolaan personal yang biasa disebut Human Resources Management atau organisasi yang melakukan proses mengakuisisi, melatih, menilai dan memberikan kompensasi kepada karyawan dan menjaga hubungan atau relasi kepada para pekerja (Dessler, 2013). Divisi ini sangat dibutuhkan disetiap perusahaan atau instansi memang untuk melakukan hal-hal tersebut. Menurut Dessler (2013), alasan divisi ini dibutuhkan dan penting untuk dimiliki disetiap perusahaan karena tidak ada manajer yang menginginkan kesalahan, seperti salah menerima pegawai, memiliki pegawai yang tidak dapat bekerja dengan baik bahkan tidak mampu melakukan sesuai kemampuannya dan menghabiskan banyak waktu untuk hal-hal percuma. Kegunaan atau fungsi Human Resources Management pun dapat membantu meningkatkan keuntungan dan performa sebuah instansi atau perusahaan (Dessler, 2013).
Ada beberapa kegunaan atau fungsi Human Resources Management, salah satunya yaitu untuk membantu masing-masing pekerjanya memiliki pemahaman yang benar tentang apa yang harus diperbuat, apa yang harus dikerjakan, apa yang harus dilewati dan apa yang akan didapatkannya, atau dengan kata lain peraturan dan prosedur ini membantu pekerjanya memahami setiap hak serta tugas dan tanggung jawabnya sebagai pegawai yang kemudian berguna untuk memajukan dan menguntungkan perusahaan dan instansi tersebut. Melihat dari kegunaannya, tugas badan atau divisi Human Resources Management tidak hanya sekedar sebagai penjaga relasi antar karyawan atau planning and organizing yang mencakup merencanakan dan memberikan peraturan dan prosedur yang nantinya membantu karyawan memahami hak serta tugas dan tanggungjawabnya, namun menurut Dessler (2013) beberapa spesifik aktivitas yang sesuai dengan fungsinya selain yang sudah disebutkan sebelumnya antara lain staffing yang di dalamnya mencakup menentukan tipe kandidat yang seperti apa yang akan dipekerjakan, menarik berbagai macam karyawan, memilih dan memilah karyawan, melatih dan mengelola karyawan, mengatur stadar performa kerja karyawan, mengevaluasi performa kerja, melakukan konseling terhadap karyawan dan memberikan kompensasi terhadap karyawan, leading yang di dalamnya mencakup memastikan karyawan mampu melakukan pekerjaannya dengan baik, menjaga moral, memotivasi karyawan, dan controlling yang mencakup mengatur berbagai macam
standar yang diperlukan, seperti standar kualitas, standar level produksi, melakukan pemeriksaan untuk melihat bagaimana sebenarnya performa tersebut dan membandingkan dengan standar-standar yang telah dibuat, dan mengambil tindakan korektif terhadapnya.
Tidak ada perbedaan fungsi dalam divisi Human Resources Management disetiap instansi atau perusahaan, namun yang membedakannya yaitu poin, bahkan proses perumusan hingga proses pelaksanaannya. Hal itu membuat setiap perusahaan atau instansi memiliki ciri khasnya masing-masing bahkan tergantung dari bidang yang digeluti di perusahaan atau instansi tersebut. Hal ini pun kemudian berpengaruh kepada pola dan sistem serta standar kerja para pegawainya. Uraian latar belakang artikel ilmiah di atas memberikan rumusan permasalahan yaitu bagaimana proses pengelolaan kepegawaian di Universitas Terbuka.
Tujuan artikel ilmiah ini adalah untuk memberikan gambaran secara mendalam tentang proses pengelolaan kepegawaian di Universitas Terbuka, yang nantinya memberikan manfaat untuk beberapa pihak, seperti mahasiswa dan manajer perusahaan atau instansi tertentu yaitu untuk memberikan wawasan atau pembelajaran tentang gambaran proses pengelolaan kepegawaian di salah satu instansi pendidikan yang tentunya akan berbeda dengan instansi lainnya.
II. TUJUAN
Tujuan artikel ilmiah ini adalah untuk memberikan gambaran secara mendalam tentang proses pengelolaan kepegawaian di salah satu instansi pendidikan yaitu Universitas Terbuka. Gambaran ini dapat memberikan manfaat untuk beberapa pihak, seperti mahasiswa dan manajer perusahaan atau instansi tertentu yaitu untuk memberikan wawasan atau pembelajaran tentang gambaran proses pengelolaan kepegawaian di salah satu instansi pendidikan yang tentunya berbeda dengan instansi lainnya.
III. LATAR BELAKANG TEORI
Sumber daya manusia (SDM) merupakan faktor penting dalam perusahaan selain modal (Hariandja, 2005). Menurut Matindas (2002), sumber daya manusia adalah kesatuan tenaga manusia yang ada dalam suatu organisasi, bukan sekedar penjumlahan karyawan. Umar (2005), menyatakan bahwa sumber daya manusia merupakan bagian dari manajemen keorganisasian dan tugas manajer SDM adalah mengelola unsur manusia secara baik.
Dessler (2013) menjelaskan bahwa manajemen SDM terdiri dari proses mendapatkan, melatih dan menimbang kinerja karyawan juga memberikan kompensasi serta menjaga hubungan antara lain dari segi kesehatan, keamanan dan keadilan. Keseluruhan proses ini selaras dengan tujuan dalam rencana strategis perusahaan yang dibuat hirarkis menggunakan instrument seperti strategy map, scorecard dan digital dashboard.
Simanjuntak (1985) sumber daya manusia atau human resources memiliki dua pengertian, pertama yaitu usaha kerja atau jasa yang berkaitan dalam proses produksi. Dalam hal ini, SDM menunjukkan kualitas usaha yang telah diberikan oleh seseorang pada periode tertentu untuk menghasilkan barang dan jasa. Kedua yaitu membahas tentang manusia yang mampu bekerja agar dapat memberikan usaha atau jasa atas kerjanya. Dengan kata lain, orang dalam usia kerja dianggap mampu untuk melakukan suatu pekerjaan.
IV. METODE
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam tulisan artikel ini adalah wawancara dengan Bapak Ichwan Pulungan yang berlangsung selama satu jam dan berlokasi di Universitas Terbuka. Bahan dan alat yang digunakan adalah alat tulis dan handphone untuk merekam dan mendokumentasi. Pengolahan data dan analisis dilakukan dengan rekaman handphone dan mentranskrip hasil rekaman.
V. HASIL DAN PEMBAHASAN
Dessler (2013) menjelaskan bahwa talent management adalah proses perencanaan, rekrutmen, pengembangan, pengelolaan dan pemberian kompensasi pada karyawan yang terintegrasi dan berorientasi pada tujuan. Hal ini dilakukan melalui prosedur job analysis dengan berbagai metode yang menghasilkan job description.
Universitas Terbuka (UT) melakukan hal tersebut untuk berbagai posisi, mulai dari Rektor, Pembantu Rektor (Purek) 1 bidang Akademik, Purek 2 bidang SDM, Purek 3 bidang kemahasiswaan dan Purek 4 bidang kerjasama. Seluruh proses talent management dikepalai oleh Kepala Bagian, yang terdiri dari Biro Administrasi Umum dan Keuangan, termasuk pengembangan pegawai dan kebijaksanaan pegawai. Bagian tersebut yang melakukan job analysis dengan melihat beban kerja sesuai kewajiban tiap unit. Hasil ini nantinya digunakan untuk pengembangan karyawan.
Dessler (2013) menjelaskan bahwa personnel planning and recruiting adalah untuk merekrut karyawan sebuah perusahaan menggunakan eksternal dan internal, lalu trend analysis untuk melihat masa lalu dari hasil kinerja karyawan untuk memprediksikan masa yang akan datang dalam pengrekrutan tenaga kerja. Ratio analysis untuk membuat perkiraan berdasarkan rasio, lalu markov analysis untuk menggunakan sistem matematis untuk memprediksikan tenaga kerja.
Universitas Terbuka (UT) melihat hal tersebut ketika pegawai akan pensiun, setelah itu melakukan proses mutasi peagawai dalam jabatan komisional umum. Dari segi CPNS (kepegawaian) menyusun formasi pegawai yang dihitung dari analisis beban kerja, setelah disusun formasinya mereka mengirim ke kementrian riset teknologi jika formasinya sudah sesuai, mereka mengusulkan dan membagi orang yang dianggap penting. Universitas Terbuka (UT) membuat sebuah ujian kompetensi dasar secara online yang dinamakan BKN, jadi tahap pertama harus lulus bila tidak maka tidak bisa mengikuti tahap berikutnya.
Dessler (2013) menjelaskan bahwa Employee Testing and Selection adalah hal yang paling penting dalam menyaring dan menyeleksi calon pekerja adalah pengujian. Reliable untuk tes yang dilakukan untuk menunjukan hasil yang konsisten dan bisa dipercaya. Choose the job untuk perusahaan milih jenis tes yang sesuai sama apa yang dibutuhin, biasanya perusahaan menggunakan jenis tes berdasarkan pengalaman, riset dan dugaan terbaik, dan biasanya perusahaan tidak cuma mengasih 1 jenis tes. Utility analysis untuk menganalisis seberapa bergunanya suatu tes. Karena kita mencari orang yang ideal, kita harus memikirkan hal yang perlu untuk dilakukan.
Universitas Terbuka (UT) melakukan dua tes yang pertama secara online yang diadakan oleh BKN, lalu yang kedua dengan secara subtansi yang diserahkan oleh masing-masing unit kerja dari beberapa tes yang diadakan semuanya harus lulus bila ada salah satu tidak lulus maka tidak lulus. Universitas Terbuka (UT) menggunakan utility analysis untuk mengetahui bahwa tes yang diberikan oleh KEMRISTEK itu benar-benar berhasil.
Dessler (2013) menjelaskan bahwa Interviewing candidates adalah bagaimana cara melakukan wawancara, faktor dan permasalahan yang terdapat dalam wawancara, dan sikap dari orang yang diwawancarai. Lalu kita dapat menggolongkan wawancara menurut isi, stuktur, dan metode administrasi. Selection Interview untuk prosedur pemilihan kandidat yang memiliki potensi atau memenuhi syarat untuk memprediksi sebuah performa pekerjaan. Create interview question untuk menanyakan pertanyaan yang penting dan mengetahui bila ada situasi yang kritis.
Wawancaranya dari kepala dinas yang ditunjuk-tunjuk oleh orang–orang yang ahli dalam bidang seperti sifat, membaca, dan psikologinya cocok atau tidak dijadikan SDM. Wawancara yang pertama bisa mengetahui karakter seseorang dari cara bicara, emosi, idealismenya, dan pengembangan untuk Universitas Terbuka itu
sendiri. Wawancara yang ada mengikuti panduan dari satu buku dan penilaian harus sesuai dari buku tidak boleh keluar dari buku itu.
Dessler (2013) menjelaskan bahwa performance management and appraisal adalah perusahaan memiliki perangkat penilaian baik formal maupun informal untuk menilai kinerja karyawan mereka. Penilaian pekerja berarti melakuakan evaluasi pada kinerja karyawan saat ini dan di masa lalu relatif terhadap standar kinerjanya. The performance appraisal process untuk menilai kinerja berarti mengevaluasi kinerja karyawan saat ini atau masa relative terhadap standar kinerjanya. Potential appraisal problems untuk menjelaskan dan menggambarkan masalah untuk menghindari dalam menilai kinerja.
Universitas Terbuka (UT) menilai karyawan melalui hasil kerjanya dengan kedepannya menargetkan beban kerja sekitar 80%, jika kurang dari 80% maka ada sebab kinerjanya jadi menurun dari situ Universitas mengetahui kerjaannya karyawannya seperti apa. Universitas Terbuka (UT) menggunakan metode potential appraisal problems pegawai dinilai dengan sistem kerja pegawai (SKP). Penilaiannya itu di nilai oleh kementerian untuk mengetahui kinerja pegawainya seperti apa selama sebulan ini atau bisa tiap persemester bahkan pertahun tergantung kondisi beban kerja yang ditetapkan.
Dessler (2013) menjelaskan bahwa Collective Bargaining adalah perundingan yang baik antara dua pihak harus membuat upaya untuk mencapai persetujuan. Pihak tersebut melakukan negosiasi untuk mengerti kebutuhan masing-masing klien mereka serta mengukur permintaan mereka.
Universitas Terbuka (UT) pegawai negeri dan bergerak di bidang pendidikan, jadi tidak berserikat. Biasanya kebanyakan perusahaan dibidang industri, menurut saran dari bidang pendidikan, dari cara berorganisasi dan berserikat harus sesuai dengan kurikulum yang berlaku. Cara membangun relasi serikat dengan para pekerja Universitas Terbuka (UT) mengadakan retreat dan kegiatan di luar pekerjaan para pegawai.
Dessler (2013) menjelaskan bahwa Ethics, Employee Rights and Discipline adalah banyak cara untuk mempengaruhi perilaku yang etis dalam bekerja, oleh karena itu pengusaha secara perlahan mendukung perilaku yang etis. Selain itu mengatur kedisiplinan karyawan dan privasi adalah keahlian penting dari manajemen, keadilan yang dasar dan proses disiplin termasuk regulasi dan peraturan yang jelas. Sistem hukuman yang progresif serta proses perbandingan. Setelah melakukan evaluasi dari pendisiplinan, kita harus memperhatikan proses pemecatan. Biasanya pemecatan akan menimbulkan trauma antara kedua manajer dan karyawan yang telah dibubarkan. Manajer membutuhkan cara special untuk mengatasi masalah tersebut.
Universitas Terbuka (UT) menginginkan perilaku kerja para pegawainya bertindak secara cermat dan tidak melakukan kesalahan. Pendisiplinan di Universitas mengikuti aturan pemerintah yang PP 53 tahun 2010, jika terjadi kesalahan maka pegawai akan di catat kesalahannya dan penyababnya oleh tim pembinaan dari Universitas, dan akan dianalisa. Pegawai akan di hukum berdasarkan jenisnya dari ringan, sedang, atau berat. Uniersitas Terbuka (UT) tidak
akan menjatuhi hukuman secara langsung, Universitas akan menganalisa terlebih dahulu.
Dessler (2013) menjelaskan bahwa Establishing Strategic Pay Plans adalah semua bentuk gaji atau imbalan akan karyawan dan timbul dari pekerjaan mereka. Direct financial payment untuk membayar dalam bentuk upah, gaji, insentif, komisi, dan bonus, indirect financial payments untuk membayar dalam bentuk keuntungan finansial seperti asuransi.
Universitas Terbuka (UT) mengumpulkan target kerjanya selama satu tahun lalu pegawainya di evaluasi. Pemerintah menggaji para karyawannya berdasarkan tingkat pendidikan terakhirnya, sedangkan dosen setelah dua tahun bekerja ada evaluasi untuk masa kerjanya da nada namanya kenaikan gaji, kalau dosen di gaji langsung oleh BKN. Pada dasarnya gaji pegawai ditentukan oleh penilaiannya dari pemerintah dan dari pemerintah sudah ditentukan langsunng oleh APBN Negara.
Dessler (2013) menjelakan bahwa Pay For Performance and Financial Incentive adalah karena perencanaan insentif yang gagal maka desaining efective incentive program sangat lah penting. Berikut ini lima cara untuk membuat program insentif yang efektif. Pertama menentukan apakah menggunakan insentif membuat dampak yang efektif, kedua hubungan insentif dengan strategi anda apakah sesuai atau tidak. Ketiga pastikan program tersebut membuat semuanya termotivasi, keempat atur standarisasi agar menjadi komplit. Kelima analasis dari efek yang ada harus bersifat ilmiah. Benefits and Service adalah karena manfaat (benefit) sangat penting untuk karyawan sudah pasti penting bagi semua manajer harus mengerti The benefits picture today.
Universitas Terbuka (UT) memberikan insentif kepada pegawainya dari target kerja yang sudah tercapai, dari target kerja yang diselesaikan maka akan di hitung oleh bagian keuangan berapa insentif yang akan diberikan kepegawainya. Universitas tidak memberikan seluruh insentifnya kepada pegawai sebagian insentifnya disisakan untuk liburan. Hal yang membuat Universitas memberikan insentif agar pegawai dapat meningkatkan kinerja, agar kerja pegawai dapat lebih cermat dan mengurangi kesalahan.
Dessler (2013) menjelaskan bahwa Training and Developing Employee adalah Proses pelatihan dimana perusahaan melatih calon pekerja, agar dapat berkompetensi dalam bekerja di perusahaan. Lima langkah proses pelatihan dan pengembangan dengan penjelasannya meliputi analisis kebutuhan, merencanakan instruksi, langkah validasi , menerapkan program tersebut, dan langkah evaluasi dan tindak lanjut. Life long and literacy training technique method untuk menyediakan pembelajaran berkelanjutan selama karyawan kita masih dalam masa jabatan mereka.
Universitas Terbuka (UT) menggunakan beberapa macam pelatihan yang dilakukan tergantung bidang pegawainya. Kementerian atau Universitas Terbuka itu sendiri bisa mengadakan pelatihan untuk pegawainya, Universitas Terbuka (UT) menggunakan salah satu langkah proses dan pengembangan yaitu analisis
kebutuhan karena biasanya dari pusat sumber daya manusianya menargetkan pertahun harus ada pelatihan untuk pegawainya yang membutuhkan pendalaman sesuatu yang dibidangnya. Universitas Terbuka (UT) juga menggunakan merencanakan instruksi untuk mengetahui bahwa pelatihannya itu efektif atau tidak.
Dessler (2013) menjelaskan bahwa Employee Retention, Engagement and careers adalah keterlibatan karyawan itu penting karena mempengaruhi kesuksesan perusahaan tersebut. Career adalah jabatan seseorang yang di dapat selama bertahun-tahun, selection untuk langkah paling awal disini perusahaan harus memasukan karyawan yang benar, selain itu juga untuk mencari supervisor yang benar juga. Building your coaching skills membutuhkan analisis dan interpersonal skill untuk menganalisis masalah dan membuat seseorang berubah.
Universitas Terbuka (UT) menggolongkan pangkat berdasarkan pendidikannya dan apabila ingin menduduki suatu jabatan syaratnya pendidikannya S1. Univesitas Terbuka (UT) untuk mempertahankan kinerja pegawainya, mereka melakukan evaluasi dari pihak asisten staff ahli rektor melihat pegawainya dari tahun pertahun. Pegawai di ikut sertakan atau di ikut libatkan oleh Universitas seperti mengikuti kegiatan untuk membantu mahasiswa atau memberi materi di sebuah seminar.
VI. KESIMPULAN
Pengelolaan sumber daya manusia di Universitas Terbuka (UT) beberapa sudah menerapkan teori yang ada, seperti Universitas melakukan analisis pegawainya untuk mengetahui kinerjanya, planning and recruiting menggunakan cara mutasi pegawainya yang telah pensiun, hingga memberikan insentif berdasarkan kinerja karyawannya serta pelatihan terhadap pegawai-pegawainya. Tetapi Universitas Terbuka (UT) masih kurang beberapa cara yang diterapkan untuk mengatur pegawainya agar menjadi lebih baik. Seperti collecting job analysis information agar mengetahui kinerja karyawannya benar atau tidak. Universitas Terbuka (UT) seharusnya melakukan teori yang mendasar kepaada pegawainya sebagaimana telah dijelaskan.
UCAPAN TERIMAKASIH
Dalam penyusunan artikel ilmiah ini, segenap kelompok kami mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu kami dalam penyusunan artikel ilmiah untuk PKM-AI ini, maka kami persembahkan artikel ilmiah ini kepada:
1. Allah S.W.T atas limpahan karunia dan hidayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan Artikel Ilmiah
2. Ibu Leenawaty Limantara Ph.D selaku rektor UPJ.
3. Bapak Teguh Prasetio, SE., M. Si. selaku kepala prodi manajemen dan selaku dosen pembimbing akademik.
4. Ibu Gita Widya Laksmini, M.Psi., Psikolog selaku dosen pembimbing teknis mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia.
5. Bapak dan ibu dosen pembimbing di UPJ.
6. Bapak Ichwan Pulungan sebagai Manajer bidang kepegawaian di Universitas Terbuka.
Daftar Pustaka
Dessler, G., 2013. Human Resource Management. 13 ed. Edinburgh: Essex: Pearson Education Limited.
Drs. Husein Umar, S. M. M., 2005. Riset Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi. Revisi dan Perluasan ed. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Marihoy Tua Efendi Hariandja, D. M., 2002. MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA Pengadaan, Pengembangan, Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktivitas Pegawai. Jakarta: Grasindo.
Matindas, R., 2002. Manajemen S.D.M Lewat Konsep A.K.U (Ambisi Kenyataan dan Usaha). In: Jakarta: Pustaka Utama Grafiti.
Simanjuntak , P. J., 1985. Pengantar Ekonomi Sumber Daya Manusia. In: Pengertian dan Ruang Lingkup . Jakarta - Indonesia: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, p. 1.
Universitas Terbuka, 2016. Sejarah UT. [Online] Available at: http://www.ut.ac.id/sejarah-ut
