BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Audit internal
2.1.1 Pengertian Audit Internal
Dalam suatu organisasi pada era globalisasi ini disadari bahwa peranan internal auditor merupakan salah satu hal yang sangat penting untuk membantu manajemen dalam menerapkan dan melakukan pengendalian serta menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Suatu perusahaan perlu melakukan internal audit sebab tanpa disadari sering terjadi penyimpangan dan ketidakwajaran pada saat melakukan proses kegiatan operasional, baik dari segi finansial maupun operasional.
Auditor internal bertugas memberikan jaminan bahwa pengendalian internal yang dijalankan perusahaan telah cukup memadai untuk memperkecil terjadinya risiko, dan menjamin bahwa kegiatan operasional perusahaan telah berjalan secara efektif dan efisien, serta memastikan bahwa sasaran dan tujuan perusahaan telah tercapai. Aktivitas audit internal yang dijalankan secara efektif akan menjadi sesuatu yang sangat berharga di mata manajemen. Objektivitas, keahlian, dan pengetahuan yang dimiliki seseorang auditor internal yang kompeten akan secara signifikan memberi nilai tambah bagi pengendalian internal perusahaan.
Adapun pengertian audit internal menurut Standar Profesi Audit Internal (2004:9) adalah sebagai berikut:
“Audit Internal kegiatan assurance dan konsultasi yang independen dan
obyektif, yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dan meningkatkan kegiatan operasi organisasi. Audit internal membantu organisasi untuk mencapai tujuannya, melalui suatu pendekatan yang sistematis dan teratur untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas pengelolaan risiko, pengendalian, dan proses governance.”
Pengertian audit internal yang dikemukakan oleh Hiro Tugiman (1997:11) adalah sebagai berikut:
“Internal Auditing atau pemeriksaan internal adalah suatu fungsi penilaian
yang independen dalam suatu organisasi untuk menguji dan mengevaluasi kegiatan organisasi yang dilaksanakan.”
Pengertian audit internal menurut Moeller & Witt (1999:1-1) adalah sebagai berikut:
“Internal auditing is an independent appraisal function established within an organization to examine and evaluate its activities as a service to the organization.”
“Audit internal adalah suatu fungsi penilaian yang dikembangkan secara
bebas dalam organisasi untuk menguji dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan sebagai wujud pelayanan terhadap organisasi perusahaan.”
Pengertian audit internal menurut The Committee of Sponsoring Organizations of The Treadway Commission (COSO) yang dikemukakan oleh Hiro Tugiman (2008:3) adalah sebagai berikut:
“Internal Control is a process, effective by entity’s boards of director management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objective in the following categories:
Realiable of financial reporting
Effectiveness and efficiency of operating
Compliance with applicable law and regulation “
Berdasarkan definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa audit internal adalah:
1. Suatu aktivitas yang independen dan efektif.
2. Aktivitas konsultasi, pemberi jaminan, dan keyakinan.
3. Dirancang untuk memberikan nilai tambah serta meningkatkan kegiatan operasi perusahaan.
5. Memberikan suatu pendekatan yang sistematis untuk mengevaluasi dan meningkatkan manajemen risiko, pengendalian, serta proses pengaturan dan pengelolaan organisasi.
2.1.2 Fungsi Audit Internal
Pentingnya pengendalian intern bagi auditor internal adalah untuk mengatasi kondisi atau situasi dimana auditor tersebut kurang memahaminya. Karena dalam hal ini auditor dihadapkan pada disiplin dan teknik di luar pengetahuan yang dikuasainya. Fungsi dan tujuan audit internal diatur menurut kebijakan-kebijakan manajemen dan direksi. Auditor internal berfungsi sebagai alat bantu manajemen dalam mengendalikan perusahaan, sedangkan dalam struktur organisasi auditor internal lebih merupakan fungsi staf (fungsi penasehat) dari pada fungsi garis yang berkedudukan langsung dibawah direksi, sehingga auditor internal tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pejabat lain didalam organisasi diluar bawahannya sendiri.
Penjelasan tentang fungsi pengendalian menurut Hiro Tugiman (2008:4) adalah sebagai berikut:
“Pengendalian dalam hal ini dapat berbentuk prosedur, peraturan, dan
instruksi yang didesain untuk memastikan bahwa tujuan sistem operasi akan dapat dicapai serta efektif dan efisien. Pengendalian meningkatkan probabilitas bahwa harapan-harapan manajemen dapat dicapai. Satu hal yang
dapat dilakukan oleh auditor adalah melakukan penilaian awal atas sistem pengendalian (test of control). Ini merupakan kunci utama bagi auditor dalam memahami sistem operasi secara teknis berada diluar bidang atau pengetahuan yang dikuasainya.”
Pengertian dan fungsi audit internal yang dikutip pada Standar Profesi Audit Internal (2004:27) adalah sebagai berikut:
“Adalah sebagai departemen, bagian, divisi, satuan, tim konsultan atau pihak
lain yang memberikan jasa assurance dan jasa konsultasi secara objective dan independen, yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dan meningkatkan operasi organisasi.”
Penanggungjawab fungsi audit internal (PFAI) dijelaskan pada Standar Profesi Audit Internal (2004:32) adalah sebagai berikut:
“Pimpinan tertinggi dalam organisasi audit internal seperti Direktur Audit
Internal, Kepala Satuan Pemeriksa Intern, Kepala Satuan Kerja Audit Internal, Chief Auditor, atau orang yang memimpin kegiatan audit internal. Dalam hal kegiatan audit internal dilakukan oleh pihak eksternal baik sebagian atau keseluruhan, penanggungjawab fungsi audit internal bertanggungjawab untuk mensupervisi kegiatan tersebut dan melaporkan hasilnya kepada pimpinan organisasi.”
Penanggungjawab fungsi audit internal harus mengelola fungsi audit internal secara efektif dan efisien untuk memastikan bahwa kegiatan fungsi tersebut adalah memberikan nilai tambah bagi organisasi. Hal ini dijelaskan lebih rinci pada Standar Profesi Audit Internal (2004:19-20) yaitu sebagai berikut:
Perencanaan, penanggungjawab fungsi audit internal harus menyusun perencanaan yang berbasis risiko (risk based plan) untuk menetapkan prioritas kegiatan audit internal, konsisten dengan tujuan organisasi.
Komunikasi dan persetujuan, penanggungjawab fungsi audit internal harus mengkomunikasikan rencana kegiatan audit, dan kebutuhan sumber daya kepada Pimpinan dan Dewan Pengawas Organisasi untuk mendapat persetujuan serta mengkomunikasikan dampak yang mungkin timbul karena adanya keterbatasan sumberdaya.
Pengelolaan sumberdaya, penanggungjawab fungsi audit internal harus memastikan bahwa sumberdaya fungsi audit internal sesuai, memadai, dan dapat digunakan secara efektif untuk mencapai rencana-rencana yang telah disetujui.
Kebijakan dan prosedur, penanggungjawab fungsi audit internal harus menetapkan kebijakan dan prosedur sebagai pedoman bagi pelaksanaan kegiatan fungsi audit internal.
Koordinasi, penanggungjawab fungsi audit internal harus berkoordinasi dengan pihak internal dan eksternal organisasi yang melakukan pekerjaan
audit untuk memastikan bahwa lingkup seluruh penugasan tersebut sudah memadai dan meminimalkan duplikasi.
Laporan kepada pimpinan dan dewan pengawas, penanggungjawab fungsi audit internal harus menyampaikan laporan secara berkala kepada pimpinan dan dewan pengawas mengenai perbandingan rencana dan realisasi yang mencakup sasaran, wewenang, tanggungjawab, dan kinerja fungsi audit internal.
Sedangkan fungsi auditor internal menurut Konsorsium Organisasi Profesi Auditor Internal (2004:19) adalah sebagai berikut:
“Penanggungjawab fungsi audit internal harus mengelola fungsi audit internal
secara efektif dan efisien untuk memastikan bahwa kegiatan fungsi tersebut memberikan nilai tambah bagi organisasi.”
2.1.3 Unsur-unsur Audit Internal
Menurut Hiro Tugiman (1997:17) tiga unsur audit internal yaitu:
1. “Memastikan/memverifikasi (Verivication) 2. Menilai dan mengevaluasi (Evaluation) 3. Merekomendasi (Recommendation)
Maksud dari pernyataan tersebut adalah:
1. Memastikan/Memverifikasi (Verivication)
Merupakan suatu aktivitas penilaian dari pemeriksaan atas kebenaran data-data dan informasi yang dihasilkan dari suatu sistem informasi sehingga dapat dihasilkan laporan akuntansi yang akurat, cepat dan dapat dipercaya. Catatan yang telah diverifikasi dapat ditentukan oleh audit internal tertentu apakah terdapat kekurangan dan kekurangan dalam pencatatan untuk diajukan saran-saran perbaikan.
2. Menilai/Mengevaluasi (Evaluation)
Merupakan aktivitas secara menyeluruh atas pengendalian akuntansi keuangan dari kegiatan menyeluruh berdasarkan kriteria yang sesuai. Hal ini merupakan suatu cara untuk memperoleh kesimpulan secara menyeluruh dari kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan yang dilakukan perusahaan.
3. Merekomendasikan (Recommendation)
Merupakan suatu aktivitas penilaian dan pemeriksaan terhadap ketaatan pelaksanaan dan prosedur operasi, prosedur akuntansi, kebijakan dan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan (tindakan korektif terhadap manajemen)”
2.1.4 Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Internal
Audit internal bertujuan untuk membantu anggota organisasi dan membentuk pertanggungjawaban yang efektif, dalam hal ini audit internal memberi bantuan berupa aktivitas perencanaan, audit dan mengevaluasi informasi, mengkomunikasikan hasil aktivitas yang telah disertai tindak lanjut.
Secara umum tujuan audit internal adalah membantu manajemen menjalankan tugasnya, yaitu dengan menyediakan informasi tentang kelayakan dan keefektifan dari pengendalian intern perusahaan dan kulaitas pelaksanaan aktivitas perusahaan. Dengan demikian audit internal akan melakukan analisis, penilaian dan mengajukan saran.
Menurut Hiro Tugiman (1997:11) tujuan audit internal adalah sebagai berikut:
“Membantu para anggota organisasi agar dapat melaksanakan tanggung jawab
secara efektif. Untuk itu, audit internal akan melakukan analisis, penilaian dan mengajukan saran-saran. Tujuan dari pemeriksaan mencakup pula pengembangan, pengawasan, yang efektif dengan biaya yang wajar.”
Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (SPAI, 2004:37) menyatakan bahwa:
“Tujuan, kewenangan dan tanggung jawab fungsi audit internal harus
Standar Profesi Audit Internal (SPAI) dan mendapat persetujuan dari pimpinan dan dewan pengawas organisasi.”
Disamping tugas pokok audit yaitu memperbaiki kinerja organisasi, audit internal juga seringkali memberikan layanan berupa pemberian saran untuk memperbaiki kinerja bagi setiap tingkatan (level) manajemen. Hal ini sesuai dengan ruang lingkup kegiatan internal audit perusahaan yang didefinisikan oleh The Istitute of Internal Auditors (IIA, 1995:29) seperti yang dikutip Hiro Tugiman sebagai berikut:
“The scope of internal auditing should encompass the examination and evaluation of the adequacy anf affectiveness of organization’s system of internal control and the quality of performance in carrying out assigned responsibilities.”
Ruang lingkup audit internal menurut Hiro Tugiman (2006:99-100) bahwa ruang lingkup adit internal menilai keefektifan sistem pengendalian intern serta mengevaluasi terhadap kelengkapan dan keefektifan sistem pengendalian intern yang dimiliki organisasi, serta kualitas pelaksanaan tanggung jawab yang diberikan. Pemeriksaan intern harus:
1. Mereview keandalan (reliabilitas dan integritas) informasi finansial dan operasional serta cara yang dipengaruhi untuk mengidentifikasi, mengukur, mengklasifikasikan, dan melaporkan informasi tersebut.
2. Mereview berbagai sistem yang telah ditetapkan untuk memastikan kesesuaiannya dengan berbagai kebijaksanaan, rencana, prosedur, hukum, dan peraturan yang dapatberakibat penting terhadap kegiatan organisasi, serta harus menentukan apakah organisasi telah mencapai kesesuaian dengan hal-hal tersebut.
3. Mereview berbagai cara yang digunakan untuk melindungi harta dan bila dipandang perlu memverifikasi keberadaan harta-harta tersebut.
4. Menilai keekonomisan dan keefisienan pengguna berbagai sumber daya. 5. Mereview berbagai operasi atau program untuk menilai apakah hasilnya
konsisten dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dan apakah kegiatan atau program tersebut dilaksanakan sesuai dengan yang direncanakan.
2.1.5 Wewenang dan Tanggungjawab Audit Internal
Mengenai wewenang dan tanggung jawab auditor internal, Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (SPAI, 2004:81) menyebutkan bahwa:
Tujuan, kewenangan dan tanggung jawab fungsi audit internal harus dinyatakan secara formal dalam charter audit internal, konsisten, dengan Standar Profesi audit internal dan mendapat persetujuan dari pimpinan dan Dewan Pengawas Organisasi.
Jadi dimaksudkan agar tujuan, kewenangan, tanggung jawab audit internal harus dinyatakan dalam dokumen tertulis secara formal.
Ikatan Akuntan Indonesia (IIA, 2001:322.1) menyatakan secara terperinci mengenai tanggung jawab audit internal sebagai berikut:
“Audit internal bertanggung jawab untuk menyediakan data analisis dan
evaluasi, member keyakinan dan rekomendasi, menginformasikann kepada manajemen satuan usaha dan dewan komisaris atau pihak lain yang setara dengan wewenang dan tanggung jawab tersebut. Audit internal mempertahankan objektivitasnya yang berkaitan dengan aktivitas yang diauditnya.”
Berdasarkan uraian tersebut, dapat disimpulkan wewenang dan tanggung jawab auditor internal adalah sebagai berikut:
1. Memberikan keterangan-keterangan dan saran-saran kepada manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab dan cara-cara yang tidak bertentangan dengan kode etik yang berlaku.
2. Mengkoordinasikan pekerjaan-pekerjaan dengan pihak-pihak lain dan aktivitas lainnya sehingga sasaran-sasaran audit dan organisasi dapat tercapai. 2.1.6 Kememadaian Kualifikasi Audit Internal
1. Kualifikasi Audit Internal a. Independensi Audit Internal
Independensi Audit Internal yang dikeluarkan oleh Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Profesi Akuntan Publik (2000:200-1) adalah sebagai berikut:
“Dalam semua hal yang berhubungan dengan penugasan independensi dalam sikap mental harus dipertimbangkan.”
Independensi audit internal yang dijelaskan dalam Standar Profesi Audit Internal (2004:15) adalah sebagai berikut:
“Fungsi audit internal yang harus ditempatkan pada posisi yang
memungkinkan fungsi tersebut memenuhi tanggungjawabnya. Independensi akan meningkat jika fungsi audit internal memiliki akses komunikasi yang memadai terhadap Pimpinan dan Dewan Pengawas Organisasi.”
Independensi audit internal dijelaskan kembali di Standar Profesi Audit Internal (2004:39) adalah sebagai berikut:
“Audit internal dikatakan independen apabila dapat melaksanakan tugasnya
secara bebas dan objektif. Dengan kebebasannya, memungkinkan auditor internal untuk melaksanakan tugasnya dengan tidak berpihak. Independensi dan objektivitas dapat dicapai melalui status organisasi dan sikap objektif dalam melaksanakan tugasnya.”
Auditor internal harus memiliki wewenang dalam mengkaji dan menilai setiap dalam bagian perusahaan sehingga dalam melaksanakan
auditnya auditor internal dapat bertindak seobjektif dan seefisien mungkin dan memungkinkan audit internal membuat pertimbangan penting secara netral dana tidak menyimpang. Independensi dapat dicapai melalui suatu oganisasi dan objektivitas. Independensi menyangkut dua aspek yaitu:
1. Status organisasi, memungkinkan untuk dapat melaksanakan tugas dengan baik serta mendapat dukungan dari pimpinan di tingkat atas status yang dikehendaki adalah audit internal harus bertanggung jawab pada pimpinan yang memiliki wewenang untuk menjamin jangkauan audit yang luas, pertimbangan dan tindakan yang efektif atas temuan audit dan saran perbaikan.
2. Objektivitas, audit internal dalam melaksanakan fungsi dan tanggung jawabnya harus memperhatikan sikap mental dan kejujuran dalam melaksanakan pekerjaannya. Agar dapat mempertahankan sikap tersebut audit internal dibebaskan dari tanggung jawab produktivitas.
Dengan demikian melihat uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa independensi sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan audit internal, dan dibutuhkan dukungan penuh dari manajer senior dan dewan. Hal ini akan membantu proses kerjasama kepada pihak yang diperiksa dan yang membutuhkan informasi.
b. Kompetensi Audit Internal
Kompetensi audit internal dijelaskan dalam Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (2004:16) adalah sebagai berikut:
“Penugasan harus dilaksanakan dengan memperhatikan kecermatan dan
keahlian professional.
a. Keahlian, audit internal harus memiliki pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab perorangan. Fungsi audit internal secara kolektif harus memiliki atau memperoleh pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawabnya.
b. Kecermatan professional, audit internal menerapkan kecermatan dan keterampilan yang layaknya dilakukan oleh seorang auditor internal yang prudent dan kompeten. Dan diterapkan dengan mempertimbangkan ruang lingkup penugasan, kompleksitas dan materialitas yang dicakup dalam penugasan; kompleksitas dan materialitas yang dicakup dalam penugasan; kecukupan dan efektivitas manajemen risiko, pengendalian dan proses governance, biaya manfaat penggunaan sumber daya dalam penugasan; penggunaan teknik-teknik audit berbantuan computer dan teknik-teknik analisis lainnya.”
Adapun menurut Standar Profesi Audit Internal (2004:57) mengenai kompetensi audit internal adalah sebagai berikut:
“keahlian professional merupakan tanggung jawab Pimpinan fungsi audit
internal dan masing-masing perorangan auditor internal. Pimpinan fungsi audit internal harus menjamin bahwa auditor yang ditunjuk untuk setiao
penugasan secara kolektif memiliki pengetahuan, keahlian dan kompetensi lainnya untuk melaksanakan penugasan secara memadai.”
2. Perencanaan
Tahap perencanaan audit merupakan langkah pertama dan sekaligus merupakan tahap yang paling penting dalam proses audit untuk memutuskan:
Prioritas Audit, bidang apa dalam suatu perusahaan yang harus mendapat tempat pertama dalam audit intern kali ini.
Arah dan pendekatan audit, bagaimana audit tersebut harus dilakukan, direncanakan dan dibuatkan programnya.
Perencanaan alokasi sumber daya dan waktu bagi audit yang bersangkutan, misalnya berapa biaya dan tenaga audit yang dibutuhkan untuk melaksanakan audit intern tersebut.
Ada tiga tahapan dalam perencanaan audit, yaitu:
Tahap Survey Pendahuluan
Bertujuan untuk mencari informasi yang bersifat umum mengenai latar belakang satuan organisasi dan kegiatan manajemen yang akan diperiksa.
Penentuan Anggaran untuk Sumber Daya Audit
Tujuan penentuan anggaran adalah untuk menentukan batasan-batasan sumber daya yang tersedia untuk melakukan audit internal. Sumber daya
yang akan dialokasikan meliputi sumber daya biaya, manusia, dan waktu yang tersedia.
Persiapan Perencanaan Kerja Audit
Perencanaan kerja merupakan tugas yang sulit karena tiap proyek membutuhkan penanganan tersendiri dan tidak ada pendekatan standar, namun demikian auditor harus mengembangkan sebuah rencana yang dapat mencakup minimal bidang-bidang yang utama.
3. Persiapan Kertas Kerja
Kertas kerja amat penting bagi auditor internal maupun auditor eksternal. Dalam kertas kerja itulah seluruh pekerjaan audit, mulai dari tahap perencanaan sampai tersusunnya laporan akhir audit didokumentasikan. Ada banyak kegunaan kertas kerja, tapi yang terutama ialah:
1. Sebagai media pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan bahan bukti dan temuan mendukung audit report.
2. Sebagai alat pertahanan diri jika konklusi audit dan rekomendasi auditor diperkarakan di muka pengadilan oleh pihak-pihak yang merasa dirugikan. 3. Sebagai wadar pencatatan semua kegiatan yang dikerjakan oleh auditor
berkaitan dengan penugasan audit.
4. Sebagai dasar supervisory review & performace appraisal junior auditor oleh atasannya yang lebih senior.
5. Sebagai perangkat yang dapat dipakai oleh auditor ekstern untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian intern yang dijalankan oleh auditor intern.
6. Memungkinkan pelaksanaan review, bila auditor intern telah berkembang menjadi suatu profesi.
Mengingat pentingnya kertas kerja dalam audit, maka kertas kerja harus disususn secara akurat, jelas, terorganisasi dengan baik dan professional.
4. Penilaian Dokumen
Tanpa suatu program dokumentasi dan unsur-unsur individualnya, proses, dan lain-lain, seorang auditor tidak dapat melaksanakan suatu audit. Bukti yang obyektif dalam kasus demikian tidak tersedia. Di dalam The International Audit standard ISO 10011 disebutkan bahwa:
Bukti yang obyektif merupakan informasi kualitatif dan kuantitatif, catatan atau laporan-laporan fakta yang berkaitan dengan kualitas dari suatu item atau jasa atau terhadap eksistensi dan implementasi dari suatu unsur sistem kualitas, yang didasarkan pada observasi, pengukuran atau pengujian, dan dapat dibuktikan. Dan ditetapkan suatu penelaahan pendahuluan dari deskripsi sistem yang tercatat dari audite:
1. Sebagai dasar untuk merencanakan rencana audit, auditor harus menelaah kecukupan deskripsi sistem yang tercatat dari auditee, seperti manual kualitas;
2. Apabila sistem yang dideskripsikan oleh auditor tidak memadai atau cukup memenuhi persyaratan sumber daya yang lebih jauh seharusnya tidak diperluas atas audit.
Konsorium Organisasi Profesi Audit Internal (SPAI, 2004:24) menyatakan tentang dokumentasi informasi:
“Auditor internal harus mendokumentasikan informasi yang relevan untuk
mendukung kesimpulan dari hasil penugasan:.
5. Persiapan Tim Audit
Persiapan audit merupakan seperangkat prosedur analitik atau langkah-langkah pengumpulan dan pengujian bukti-bukti audit. Menurut Hiro Tugiman (2008:24) bahwa langkah-langkah pengumpulan ini bertujuan untuk:
a. Pengumpulan bukti.
b. Penilaian kecukupan dan efektivitas kontrol.
c. Penilaian efisiensi, ekonomis, dan efektivitas dari kegiatan yang direview. Audit program merupakan penghubung antara survey pendahuluan dengan pengujian di lapangan. Audit program didesain dengan maksud untuk membantu auditor dalam menentukan:
1. Apa yang telah dilaksanakan. 2. Kapan dilaksanakan.
4. Siapa yang melaksanakan. 5. Berapa lama akan dilaksanakan. 6. Pelaksanaan Audit Internal
Langkah-langkah yang akan dilaksanakan dalam audit internal mencakup tahapan seperti yang dikemukakan oleh Sukrisno Agoes (2004:125) sebagai berikut:
“Langkah-langkah yang dilakukan oleh auditor intern dalam
melaksanakan proses audit terdiri dari: 1. Audit plan (Perencanaan audit) 2. Audit program (Program audit)
3. Audit procedures and audit technic (prosedur audit dan teknik audit) 4. Audit risk and materiality (risiko audit dan materialitas)”
Mengenai tahap-tahap yang telah diuraikan diatas, maka akan dijelaskan lebih rinci lagi seperti berikut:
a. Perencanaan audit meliputi pengumpulan data dan analisis atau informasi awal yang sangat relevan dengan suatu penugasan audit yang akan dilakukan. Melibatkan kegiatan yang merupakan tanggung jawab dari pimpinan dan staf unit audit internal. Rencana audit tahunan dapat diketahui daftar auditee, jadwal dan sasaran audit yang akan dicakup dalam kegiatan audit pada periode satu tahun kedepan.
b. Program audit berisikan seperangkat prosedur analitis atau langkah-langkah pengumpulan dan pengujian bukti-bukti audit. Audit program disusun berdasarkan informasi yang diperoleh pada survey pendahuluan, sehingga isi audit program akan disesuaikan dengan sasaran, tujuan, dan cakupan audit untuk masing-masing auditable unit. Audit program merupakan penghubung antara survey pendahuluan dengan pengujian dilapangan. Audit program yang disusun sifatnya masih tentatif.
c. Pengujian dan pengevaluasian informasi adalah kegiatan yang menyangkut pemeriksa internal harus mengumpulkan, menganalisis, menginterpretasikan, dan membuktikan kebenaran informasi untuk mendukung hasil pemeriksaan. Prses pengujian dan pengevaluasian informasi adalah sebagai berikut:
1. Berbagai informasi tentang seluruh hal yang berhubungan dengan tujuan pemeriksaan dan lingkup kerja haruslah dikumpulkan.
2. Informasi haruslah mencukupi, kompeten, relevan dan berguna untuk membuat dasar yang logis bagi temuan pemeriksaan dan rekomendasi. 3. Prosedur pemeriksaan, termasuk teknik pengujian dan penarikan
contoh yang dipergunakan, harus terlebih dahulu diseleksi bila memungkinkan dan diperluas atau diubah bila keadaan menghendaki demikian.
4. Proses pengumpulan, analisis, penafsiran, dan pembuktian kebenaran informasi haruslah diawasi untuk memberikan kepastian bahwa sikap objektif pemeriksa terus dijaga dan sasaran pemeriksaan dapat dicapai. 5. Kertas kerja pemeriksaan adalah dokumen pemeriksaan yang harus dibuat oleh pemeriksa dan ditijnau atau direview oleh manajemen bagian audit internal. Kertas kerja ini harus mencantumkan berbagai informasi yang diperoleh dan dianalisis yang dibuat serta harus mendukung dasar temuan pemeriksa dan rekomendasi yang akan dilaporkan.
d. Mengkomunikasikan hasil audit, pemeriksaan internal harus melaporkan hasil pemeriksaan yang dilakukannya.
1. Memberikan laporan audit.
2. Mendiskusikan laporan yang didapat dari hasil temuan dan rekomendasi audit.
3. Laporan harus objektif, jelas, bersifat konstruktif dan tepat waktu sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
4. Kepala audit internal harus menelaah ulang laporan tersebut dan memberikan persetujuan atas laporan tersebut.
Tindak lanjut, audit internal harus memonitor dan mengawasi apakah tindak lanjut yang diperlakukan sudah dilaksanakan atau apakah manajemen
perusahaan telah mempertimbangkan risiko yang mungkin timbul sehubungan dengan hasil audit internal.
7. Pengumpulan dan Penilaian Bukti
Suatu bukti dapat dinyatakan secara jelas tetapi mungkin juga sulit untuk dinyatakan jelas karena sudah lepas dari pandangan. Hal ini juga dipengaruhi oleh bagaimana kita melihatnya sehingga kita dapat menyatakan sesuatu hal sebagai bukti. Tetapi yang jelas bahwa bukti yang dimaksudkan adalah sesuai fakta dan informasi.
a. Fakta dan Informasi Sebagai Bukti
Bukti merupakan fakta atau informasi yang dapat digunakan sebagai dasar untuk menarik suatu kesimpulan sehubungan dengan pemeriksaan audit. Karena bukti yang tidak relevan dan tidak punya arti akan tidak mendukung suatu kesimpulan atau pendapat atas hasil suatu pemeriksaan audit.
b. Mutu dan Kebenaran Suatu Bukti
Ada beberapa dasar yang dapat digunakan untuk menilai dapat tidaknya suatu bukti diterima serta benar atau tidaknya suatu bukti, yaitu:
1. Kerelevanan bukti. 2. Nilai pentingnya bukti.
3. Kesahan atau kompetensi bukti. 4. Kecukupan atau kelengkapan bukti.
c. Sumber Bukti-Bukti untuk Pemeriksaan
Kesalahan atau kompetensi suatu bukti untuk tujuan pemeriksaan juga dipengaruhi oleh sumber atau dari mana bukti tersebut diperoleh. Di lain pihak, sumber bukti berhubungan dengan bagaimana seseorang melihatnya sebagai bukti, dan memang di dunia ini kenyataannya sudah demikian.
8. Penanganan Pengamatan
Didalam The International Auditing Standard ISO 19011 disebutkan bahwa auditor harus:
1. Tetap dalam ruang lingkup audit; 2. Menggunakan obyektivitas;
3. Mengumpulkan dan menganalisis bukti yang relevan dan cukup untuk memungkinkan penarikan simpulan yang berhubungan dengan sistem kualitas yang diaudit; dan
4. Tetap bersiap-siap untuk setiap indikasi bukti yang dapat mempengaruhi hasil audit dan mungkin memerlukan auditing yang lebih ekstensif.
Dan kemudian untuk menangani observasi The International Auditing Standard ISO 19011 menetapkan hal sebagai berikut:
1. Semua dokumen audit harus didokumentasikan;
2. Setelah semua aktivitas diaudit, tim audit harus menelaah semua ketidaksesuaian mereka;
3. Tim audit harus memastikan bahwa ketidaksesuaian didokumentasikan dalam keadaan yang jelas dan singkat dan didukung atas bukti;
4. Ketidaksesuaian harus didefinisikan dalam segi pertanyaan khusus dari standar atau dokumen lain yang berhubungan terhadap audit mana yang dilakukan;
5. Observasi harus ditelaah oleh auditor yang memimpin dengan manajer auditee yang bertanggung jawab;
6. Semua observasi atau ketidaksesuaian harus diakui oleh manajemen auditee.
9. Pelaporan dan Tindak Lanjut
Laporan audit internal merupakan hal yang penting karena dalam laporan itu tertuang hasil dari pekerjaan auditor nternal yang dilaksanakan. Pimpinan Fungsi Audit-internal memiliki dua kewajiban pelaporan, yaitu seperti yang dijalankan pada Standar Profesi Audit Internal (2002:44) adalah sebagai berikut:
“a. pelaporan fungsional adalah kewajiban pelaporan terhadap kepada siapa
Auditor Internal mendapatkan independensi dan kewenangannya. Konsorsium berpendapat bahwa Pimpinan Fungsi Audit-internal secara fungsional agar melapor kepada Dewan Direksi, Komite Audit dan otoritas lainnya yang merupakan sumber yang berkaitan ddengan pemberian kewenangan tadi yang meliputi:
ii. Persetujuan atas Rencana Audit Tahunan
iii. Persetujuan atas pengangkatan dan pemberhentian Pimpinan Fungsi Audit-internal
iv. Persetujuan atas penggajian dari Pimpinan Fungsi Audit-internal
b. Pelaporan Administratif adalah hubungan pelaporan kepada siapa fungsi audit internal mendapatkan dukungan administrative untuk menjalankan aktivitas sehari-harinya seperti:
i. Pelaporan pelaksanaan anggaran dan pencatatan akuntansi
ii. Pelaporan yang berkaitan dengan administratif kepegawaian
iii. Pelaporan yang berkaitan dengan komunikasi internal.”
Laporan harus tepat waktu, akurat, memiliki arti, dan ekonomis. Beberapa prinsip untuk menetapkan suatu sistem pelaporan internal yang dikemukakan oleh Hiro Tugiman (2008:19) adalah sebagai berikut:
“1. Laporan harus dibuat berdasarkan tugas tanggung jawab yang dibebankan.
2. Setiap individu/unit hanya melaporkan masalah-masalah yang menjadi tanggung jawabnya.
3. Biaya untuk mengakumulasi data dan penyiapan laporan harus seimbang dengan manfaat yang diperoleh.
4. Laporan harus dibuat sesederhana mungkin dan konsisten dengan sifat permasalahannya.
5. Laporan atas pelaksanaan kinerja dapat menunjukkan perbandingan antara realisasi dengan standar yang ditetapkan baik dari segi biaya, kualitas dan kuantitas.
6. Jika kinerja tidak dapat dilaporkan dalam bentuk kuantitas, laporan harus ditunjukan untuk penekanan atas sesuatu yang tidak biasa yang memerlukan perhatian manajemen.
7. Laporan harus dibuat tepat waktu.
8. Secara periodik pihak yang memanfaatkan laporan audit harus ditanya tentang masukan apakah mereka masih membutuhkan laporan atau laporan tersebut perlu diperbaiki dan ditingkatkan informasi yang termuat di laporan tersebut.”
Adapun menurut Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (2004:24-25) bahwa laporan audit dalam mengkomunikasikan hasil laporan haru memenuhi kriteria tertentu, hal tersebut adalah:
“Auditor internal harus mengkomunikasikan hasil penugasannya secara tepat
waktu yang meliputi kriteria:
a. Kriteria komunikasi, komunikasi harus mencakup sasaran dan lingkup penugasan, simpulan, rekomendasi, dan rencana tindak lanjutnya.
b. Kualitas komunikasi, komunikasi yang disampaikan baik tertulis maupun lisan harus akurat, obyektif, jelas, ringkas, konstruktif, lengkap dan tepat waktu.
c. Pengungkapan atas ketidakpatuhan terhadap standar, dalam hal penugasan tertentu, komunikasi hasil-hasil penugasan harus mengungkapkan:
1. Standar yang tidak dipatuhi 2. Alasan ketidak patuhan
3. Dampak dari ketidak patuhan terhadap penugasan
d. Penyampaian hasil-hasil penugasan, penanggungjawaban fungsi audit internal harus mengkomunikasikan hasil penugasan kepada pihak yang berhak.”
c. Pemantauan Tindak Lanjut
Setelah auditor menyusun laporan audit, maka auditor tersebut harus mengkomunikasikan hal tersebut kepada pihak yang memerlukan informasi. Seperti yang ditulis oleh Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (SPAI 2004:25-26) tentang pemantauan tindak lanjut dari proses audit adalah sebagai berikut:
“Penanggungjawab fungsi audit internal harus menyusun dan menjaga sistem
untuk memantau tindak-lanjut hasil penugasan yang telah dikomunikasikan kepada manajemen, yaitu seperti:
Penanggungjawab fungsi audit internal harus menyusun prosedur tindak lanjut untuk memantau dan memastikan bahwa manajemen telah melaksanakan tindak-lanjut secara efektif, atau menanggungg risiko karena tidak melakukan tindak-lanjut.”
2.1.7 Audit Internal yang Efektif
Untuk mencapai audit internal yang efektif terdapat lima faktor atau syarat yang harus dipertimbangkan menurut Hiro Tugiman (1997:31) yaitu:
1. Akses
Berkaitan dengan masalah ketersediaan informasi yang diperlukan oleh audit internal untuk melaksanakan audit, akses dapat bersumber dari:
a. Fasilitas, meliputi seluruh realitas fisik yang mungkin dapat memberikan informasi bagi auditor yang melakukan observasi langsung.
b. Catatan, yang mewakili realitas walaupun bukan realitas itu sendiri. c. Orang, terutama bila fasilitas dan catatan kurang mendukung. 2. Objektivitas
Merupakan keadaan jiwa yang memungkinkan seseorang untuk merasakan suatu realitas seperti apa adanya, hal tersebut dapat dicapai melauli kesadaran, pengetahuan formal, pengetahuan berdasarkan pengalaman tidak ada kecenderungan emosional.
Merupakan suatu keadaan yang memungkinkan auditor untuk menyatakan sesuatu yang diketahuinya tanpa rasa takut adanya konsekuensi yang buruk bagi status dan pemisah organisasonal anggota membantu mewujudkan kebebasan berpendapat.
4. Ketekunan
Merupakan kualitas yang berasal dari dalam diri auditor sehingga dapat dipengaruhi untuk menjadi lebih baik atau lebih buruk. Ketekunan dapat diperkuat dengan pemberian isyarat menyangkut maksud atasan sesungguhnya serta organisasional yang memadai.
5. Ketanggapan
Merupakan perhatian auditor terhadap berbagai temuan, pembuatan keputusan. Adanya tindakan korektif bila dipandang perlu, ketanggapan sangat dipengaruhi oleh status organisasional auditor internal.
Walaupun sampai saat ini belum ada kesepakatan mengenai indikator apa yang digunakan untuk menilai efektivitas fungsi audit internal (Manau, 1997:21), akan tetapi berdasarkan penelitian dari The IIA Research bahwa terdapat 15 (lima belas) indikator efektivitas audit internal, yaitu:
1. Kelayakan dan Arti Penting Temuan Pemeriksaan beserta Rekomendasinya (Reasonable and Meaningful Findings and Recommendation)
tolak ukur ini untuk melihat apakah suatu temuan dan rekomendasi dari audit internal dapat memberikan nilai tambah bagi auditee dan apakah dapat dipergunakan oleh manajemen sebagai suatu informasi yang berharga.
2. Respon dari Obyek yang Diperiksa (Auditee’s Response and Feedback)
Berkaitan dengan tolak ukur pertama tetapi berkenan dengan umpan balik dan respon dari auditee, apakah temuan dan rekomendasi tersebut dapat diterima dan dioperasionalkan oleh auditee. Temuan pemeriksaan dan rekomendasi dari auditor yang tidak dioperasionalisasikan dan tidak mendapat respon dari auditee kemungkinan pula terjadi karena adanya kesalahan dalam proses pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor atau sebab-sebab lainnya.
3. Profesionalisme Auditor (Professionalisme of the Internal Audit Departement)
Adapun kriteria dari profesionalisme adalah: a. Independensi
b. Integritas seluruh personel pemeriksaan
c. Kejelian dan ketajaman review pimpinan tim pemeriksa d. Penampilan, sikap, dan perilaku pemeriksa
e. Kesanggupan dan kemampuan dalam memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan auditee atas permasalahan yang diajukan
f. Kemampuan tim pemeriksa dalam melakukan komunikasi dan didapatnya tanggapan yang baik dari auditee atau manajemen puncak
4. Tercapainya Program Pemeriksaan (Adherence to Audit Plan)
Meliputi tindakan evaluasi terhadap risiko obyek yang diperiksa serta jaminan bahwa bidang-bidang yang berisiko tinggi telah ditempatkan sebagai prioritas utama dalam perencanaan pemeriksaan.
5. Peringatan Dini (Absence of Surprise)
Auditor hanya mampu memberikan laporan peringatan dini baik dalam bentuk formal maupun informal mengenai kelemahan atau permasalahan operasi perusahaan serta kelemahan pengendalian manajemen.
6. Kehematan Biaya Pemeriksaan (Cost Effectiveness of The Internal Audit Departement)
Output dari suatu biaya pemeriksaan tidak dapat diukur. Bila pemeriksaan yang dilakukan dapat meminimalisasi biaya tanpa mengurangi nilai tambah yang dihasilkan, maka pemeriksaan sudah efektif ditinjau dari tolak ukur ini. 7. Pengembangan Personil (Development of People)
Jika pengembangan personil dianggap menjadi peran yang penting, maka pimpinan auditor akan menggunakan waktunya dalam pembinaan untuk penempatan dan pengembangan stafnya.
8. Evaluasi oleh Auditor Eksternal (External Auditor Evaluation of The Internal Audit Departement)
Pendapat dari auditor eksternal terhadap auditor akan mempunyai nilai yang tinggi bila peran auditor keuangan cukup menonjol. Namun, pada
waktu-waktu tertentu auditor eksternal dapat diminta melakukan pemeriksaan operasional audit lainnya antara lain dalam hal:
a. Penerapan buku pedoman pemeriksaan b. Tenaga auditor dan biaya pemeriksaan c. Penyusunan dan rencana kerja pemeriksaan d. Objektivitas dan independensi
e. Organisasi bagian internal auditor f. Kebijakan pemeriksaan
9. Umpan Balik dari Manajemen Lainnya (Operating Management’s Feedback) Umpan balik dari manajemen lainnya bersifat subjektif dan sangat dipengaruhi oleh profesi auditor itu sendiri. Sampai sejauh mana dukungan yang diberikan oleh para manajemen lainnya terhadap para auditor dapat melaksanakan kegiatan pemeriksaan.
10. Meningkatnya Jumlah Pemeriksaan (Number of Request for Audit Work) Semakin baik dan semakin meningkat kemampuan auditor maka manfaat dari audit ini akan semakin dirasakan. Dengan semakin dirasakannya manfaat tersebut, maka jumlah pemeriksaan pun akan semakin meningkat seiring dengan perkembangannya.
11. Penyajian Ikhtisar Laporan Keuangan (Audit Director’s Report)
Tolok ukur ini berisikan tentang laporan yang disusun oleh auditor yang antara lain meliputi masalah penyelesaian laporan, perihal temuan-temuan yang penting, dan pemanfaatan sumber daya.
12. Evaluasi dari Pimpinan terhadap Auditor (Audit Committee’s Evaluation of Internal Audit Departement)
Tugas atasan tersebut adalah untuk menentukan dan mereview pelaksanaan tugas pemeriksaan, sehingga penilaian yang baik dari pimpinan atas auditor akan megindikasikan bahwa kinerja dan fungsi-fungsi pemeriksaan telah memadai.
13. Kualitas Kertas Kerja Pemeriksaan (Quality of Working Paper)
Kualitas kerja pemeriksaan harus diperhatikan oleh auditor karena kertas kerja pemeriksaan yang baik akan menggambarkan sistematik pelaksanaan tugas pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor.
14. Internal Review (result of Internal Review)
Tolok ukur ini berkenaan dengan tindakan review terutama yang dilakukan oleh pimpinan pemeriksa dalam proses pemeriksaan, kualitas dokumen, serta review atas temuan dan rekomendasi. Review yang memadai atas pelaksanaan pemeriksaan mengindikasikan profesionalisme yang tinggi dan menjamin kualitas hasil pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor.
15. Penelaahan Organisasi Profesi (Peer Feedback)
Hal ini berkaitan dengan kegiatan pemeriksaan yang dapat diterima dan dibicarakan di dalam organisasi profesi. Peranan auditor yang menonjol dalam organisasi profesi akan meningkatkan sisi-sisi baik dalam kemampuan, profesi, dan efektivitas dari auditor.
2..1.8 Audit Internal Mutu
Audit mutu adalah pemeriksaan dan penilaian secara sistematik, objektif, terdokumentasi dan mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan sistem manajemen mutu dan hasil yang berkaitan telah sesuai dengan pengaturan yang direncanakan apakah pengaturan-pengaturan tersebut telah diterapkan secara efektif dan sesuai dengan komitmen, kebijakan, tujuan serta sasaran mutu yang telah direncanakan atau ditetapkan untuk mencapai tujuan.
Audit mutu merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam penerapan sistem manajemen mutu. Dengan pelaksanaan audit yang teratur dan terencana, maka ketidaksesuaian maupun potensi ketidaksesuaian sistem mutu bisa dideteksi, sehingga tindak koreksi dan tindak pencegahan yang tepat dapat dilakukan. Disamping itu hasil audit merupakan masukan (input) yang sangat berguna dalam pelaksanaan tinjauan manajemen (management review), sehingga efektivitas dan kesesuaian sistem mutu yang dimiliki suatu organisasi dapat terus dipelihara.
Kegiatan audit untuk organisasi yang akan maupun telah menerapkan suatu sistem manajemen mutu berdasarkan standard ISO 9001:2000, harus sudah dimulai sejak awal. Seperti diketahui untuk membangun sistem manajemen mutu, kegiatan pertama yang harus dilakuakan adalah membat dokumen sistem mutu, yang pada umumnya terdiri dari pedoman mutu, prosedur operasi, intruksi kerja dan formulir standar. Untuk menentukan apakah dokumen sistem mutu telah sesuai dengan
persyaratan yang digunakan harus dilakukan audit kecukupan. Sedangkan untuk menentukan apakah implementasi dokumen sistem mutu tersebut efektif dan sesuai harus dilaksanakan audit kesesuaian. Dengan demikian audit merupakan kegiatan yang sangat penting dalam melaksanakan perbaikan berkelanjutan (continuous improvement).
Audit mutu internal akan memberikan manfaat secara optimal dan kontribusi positif dalam upaya meningkatkan kinerja organisasi, terutama pada aspek mutu dan kepuasan pelanggan. Audit mutu internal dapat memberi manfaat kepada:
1. Pucuk pimpinan 2. Unit-unit operasi 3. Unit pengelola mutu 4. Karyawan
5. Auditor 6. Pelanggan 7. Pemasok
Data dan informasi yang diperoleh melalui audit mutu internal dapat digunakan untuk berbagai keperluan sebagai masukan berharga bagi pimpinan organisasi untuk dijadikan pertimbangan dalam membuat kebijakan maupun memilih strategi pengembangan organisasi di masa depan. Selain itu dapat juga menjadi masukan penting untuk melakukan tindakan koreksi dan tindakan pencegahan secara
lebih spesifik sebagai upaya untuk menyempurnakan prosedur, instruksi kerja dan dokumen dalam sistem manajemen mutu secara berkesinambungan yang berada dibawah tanggung jawab masing-masing pimpinan unit operasi.
2.2 Manajemen Mutu
2.2.1 Pengertian Sistem Manajemen Mutu
Konsep manajemen mutu dibentuk berdasarkan konsep manajemen secara umum. Manajemen adalah proses sistematis untuk mencapai tujuan melalui fungsi perencanaan, pelaksanaan, pemeriksaan, dan tindak lanjut. Perencanaan adalah proses penetapan apa yang dicapai oleh perusahaan, pelaksanaan adalah proses merealisasikan apa yang telah direncanakan, pemeriksaan adalah proses memperoleh informasi mengenai kemajuan yang telah dicapai dengan cara mengevaluasi dan tindak lanjut adalah kegiatan yang diperlukan dan dilakukan sesuai informasi dan evaluasi. Sistem manajemen kualitas merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu.
Pengertian sistem manajemen kualitas menurut Vincent Gasperz (2002:10) adalah sebagai berikut:
“Suatu Sistem Manajemen Kualitas (QMS) merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan atau organisasi.”
Sistem manajemen kualitas mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen kualitas secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar.
ISO (The International Organization For Standaritation) adalah badan standar dunia yang dibentuk untuk meningkatkan perdagangan internasional yang berkaitan dengan perubahan barang dan jasa. ISO 9001 merupakan salah satu standar internasional untuk manajemen kualitas yang merupakan salah satu bagian dalam ISO 9001 series.
ISO 9001 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penelitian dari suatu sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin organisasi akan memberikan produk (barang atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan spesifik dari pelanggan, dimana dalam ISO 9001:2008 diterapkan pada manajemen organisasi yang memasok produk, sehingga akan mempengaruhi bagaimana produk itu didesain, diproduksi, dan ditawarkan.
Menurut ISO 9001:2008 Mutu merupakan derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inhern dalam memenuhi persyaratan (Degree to which a set of inherent characteristics fulfils requirement). Jadi dapat dikatakan bahwa mutu itu bukan hanya berhubungan dengan mutu produk saja, tetapi juga dengan persyaratan lain seperti: Ketetapan pengiriman, biaya yang rendah, pelayanan yang memuaskan
pelanggan dan bisa dipenuhinya peraturan pemerintah yang berhubungan dengan produk yang dipasarkan.
2.2.2 Dimensi Mutu
Menurut Juran (Quality by design) the new Steps for Planning quality into good and service menyatakan bahwa terdapat lima dimensi mutu, yaitu:
1. Quality of design, yang mencakup konsep design dan spesifiknya.
2. Quality of convermance, merefleksikan antara produk actual dan design yang dimaksudkan, kemampuan untuk memegang toleransi, pelatihan tenaga kerja dan supervisi serta ketaatan terhadap program pengujian.
3. Availability, merupakan kebebasan suatu produk terhadap masalah yang mengganggu dan bisa merefleksikan dengan baik terhadap reliability dan maintainability.
4. Safety, yang dinilai dengan mengkalkulasi risiko kecelakaan karena bahaya produk yang dihasilkan.
5. Field use, yang merupakan suatu kesesuaian dengan kondisi suatu produk setelah produk tersebut mencapai tangan dan dipengaruhi oleh pengemasan, transportasi, dan ketepatan pada laporan keuangan.
Sedangkan menurut Fandy Tjiptono dan Anastasia Diana (2003:27) dimensi kualitas yang dikembangkan oleh Garvin meliputi delapan hal dan dapat digunakan sebagai kerangka perencanaan strategis dan analisis, terutama untuk produk manufaktur. Dimensi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Kinerja (performace) karakteristik operasi pokok dari produk inti.
2. Ciri-ciri atau keistimewaan tambahan (features), yaitu karakteristik sekunder atau pelengkap.
3. Kehandalan (reliability), yaitu kemungkinan kecil akan mengalami kerusakan atau gagal dipakai.
4. Kesesuaian dengan spesifikasi (conformance to specification), yaitu sejauh mana karakteristik desain dan operasi memenuhi standar-standar yang telah ditetapkan sebelumnya.
5. Daya tahan (durability), berkaitan dengan berapa lama produk tersebut dapat terus digunakan.
6. Serviceability, meliputi kecepatan, kompetensi, kenyamanan, mudah direparasi, penanganan keluhan yang memuaskan.
7. Estetika, yaitu daya tarik produk terhadap panca indera.
8. Kualitas yang dipersepsikan (perceived quality), yaitu citra dan reputasi produk serta tanggung jawab perusahaan terhadapnya.
2.2.3 Fungsi Mutu
Menurut Fandy Tjiptono dan Anastasia Diana (2003:28-29) fungsi mutu dijelaskan sebagai berikut:
1. Pemeriksaan mutu (Quality Inspection) yaitu merupakan tindakan untuk mengetahui apakah sesuai dengan standar yang diinginkan.
2. Pengendalian mutu (Quality Control) yaitu bila tidak sesuai dengan persyaratan pada waktu melalui tahap pemeriksaan mutu maka dilakukan tindakan pengendalian terhadap kondisi tadi.
3. Pemastian mutu (Quality Assurance) yaitu mutu tidak dijamin melalui pemeriksaan saja, tetapi juga memerlukan rancangan yang rasional, pelaksanaan operasi, dan prosedur pengendalian mutu yang benar. Mutu dapat dipastikan sedemikian rupa sehingga konsumen yang membeli bebas dari rasa cemas, dalam jangka panjang tanpa kesulitan.
2.2.4 Sumber Mutu
Menurut Fandy Tjiptono dan Anastasia Diana (2003:34) sumber kualitas dapat ditemukan dalam lima sumber yaitu:
1. Program, kebijakan, dan sikap yang melibatkan komitmen dari manajemen puncak.
2. Sistem informasi yang menekan ketepatan, baik pada waktu muapun detail. 3. Desain produk yang menekankan keandalan dan perjanjian ekstensif produk
sebelum dilepas ke pasar.
4. Kebijakan produksi dan tenaga kerja yang menekankan peralatan yang terpelihara baik, pekerja yang terlatih baik, dan penemuan penyimpangan secara cepat.
5. Manajemen vendor yang menekankan kualitas sebagai sasaran utama. 2.2.5 Tujuan Manajemen Mutu
Berdasarkan pengertian manajemen mutu diatas, maka dapat diidentifikasikan bahwa tujuan dari manajemen mutu adalah sebagai berikut:
1. Merealisasikan komitmen, kebijakan dan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Semua kegiatan operasional termasuk implementasi manajemen mutu yang dilakukan saat sekarang merupakan realisasi dari pemikiran strategis yang ingin diwujudkan di masa depan.
2. Memberikan kepuasan kepada pelanggan. Kepuasan pelanggan adalah reaksi emosional dan rasional positif pelanggan. Untuk
2.2.6 Manfaat Penerapan ISO 9001:2008
Jika sistem manajemen kualitas ini diterapkan secara taat asas dan benar, maka berbagai manfaat akan didapat. Hal tersebut diuraikan sebagai berikut:
1. Meningkatkan kordinasi antar setiap fungsi dalam kaitannya dengan sistem manajemen kualitas.
2. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan Customer (berdasarkan standar yang kita miliki).
3. Meningkatkan daya saing perusahaan.
4. Menghadapi era perdagangan bebas (AFTA) 2003, perubahan sebaiknya sudah menerapkan Sistem Manajemen Mutu agar membantu perusahaan dalam meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui penyediaan jaminan mutu yang lebih baik.
5. Nilai kompetisi dan image perusahaan semakin meningkat dengan sertifikasi ISO 9001:2008
6. Penerapan ISO 9001:2008 akan meningkatkan produktivitas, efisiensi, efektivitas operasional dan mengurangi biaya yang ditimbulkan barang cacat (reject) atau barang bermutu rendah dan limbah.
7. Membuat sistem kerja dalam suatu perusahaan menjadi standar kerja yang terdokumentasi dan mempunyai aturan kerja yang baik sehingga memudahkan dalam pengendalian.
8. Dapat berfungsi sebagai standar kerja untuk melatih karyawan yang baru
9. Menjamin bahwa proses yang dilaksanakan sesuai dengan sistem manajemen mutu yang ditetapkan
10. Akan memudahkan Top Management dalam pencapaian target karena sudah dipersiapkannya target yang terukur dan rencana pencapaiannya 11. Meningkatkan semangat dan moral karyawan karena adanya kejelasan
tugas dan wewenang (Job Description) dan hubungan antar bagian yang terkait sehingga karyawan dapat bekerja dengan efisien dan efektif.
12. Dapat mengarahkan karyawan agar berwawasan Mutu dalam memenuhi permintaan pelanggan, baik internal maupun eksternal. 2.2.7 Masa Transisi ISO 9001:2000 ke 9001:2008
Tidak ada perubahan secara prinsip pada versi 2008. Dengan kata lain, tidak ada penambahan dan pengurangan persyaratan, kecuali klarifikasi dan penekanan pada kesesuaian dengan sistem manajemen lingkungan ISO 14000.
Revisi ISO 9001, dilakukan dengan tujuan mengembangkan standar yang lebih sederhana yang dapat diaplikasikan serta bagi organisasi kecil, menengah dan besar, selain untuk memberikan hasil aktifitas proses dari organisasi dan meningkatkan kesesuaian/ integrasi dengan ISO 14000. ISO menyampaikan bahwa standar ISO 9001 telah diterapkan di 175 negara dengan jumlah sertifikat yang telah diterbitkan sebanyak 951.486, sampai akhir Desember 2007, sehingga kaji ulang standar ini sangat diperlukan dan merupakan tuntutan guna meningkatkan keefektifannya dan agar sesuai dengan perkembangan dunia usaha, baik skala besar, menengah atau kecil.
Dalam ISO 9001:2008 tidak ada persyaratan baru (tidak ada perubahan persyaratan). Namun ada hal-hal yang perlu diperhatikan dalam standar ISO 9001 versi terbaru ini, yaitu:
1. Untuk membuktikan pemenuhan persyaratan ISO 9001:2008, organisasi harus mampu menyediakan bukti objektif (tidak perlu terdokumentasi) bahwa SMM teah diterapkan secara efektif.
2. Analisis dari proses sebaiknya merupakan sumber untuk menetapkan jumlah dokumen yang diperlukan bagi SMM, guna memenuhi persyaratan ISO 9001:2008. Bukan dokumentasi yang menentukan proses.
3. ISO 9001:2008, memberikan fleksibilitas bagi organisasi untuk memilih pendokumentasian SMM memungkinkan setiap organisasi mengembangkan jumlah minimum dari dokumentasi yang diperlukan untuk mendemonstrasikan perencanaan yang efektif, operasi dan control prosesnya serta penerapannya dan peningkatan dari efektivitas SMM. Penekanan bahwa ISO 9001 mensyaratkan “Documented quality management system”, and not a “system of documents”.
Dalam masa transisi, dari ISO 9001 ke ISO 9001:2008, ISO dengan IAF (International Accreditation Forum) menyetujui sebuah implementation plan diantaranya:
1. ISO-9001:2008 telah dipublikasikan pada 14 November 2008.
2. Satu tahun setelah publikasi ISO 9001:2008, semua sertifikat akreditasi yang diterbitkan (baru maupun resertifikasi) harus mengacu ke ISO 9001:2008.
3. 24 bulan setelah publikasi ISO 9001:2008, semua sertifikat yang diterbitkan sesuai ISO 9001:2000 tidak berlaku.
Organisasi yang telah memiliki sertifikat ISO 9001:2000 sebaiknya menghubungi Lembaga Sertifikasi untuk menyetujui program untuk menganalisa klarifikasi ISO 9001:2000, sebaiknya berpikiran bahwa sertifikat ISO 9001:2000 mempunyai status yang sama dengan sertifikat ISO 9001:2008 pada masa transisi.
Organisasi yang sedang dalam proses sertifikasi ISO 9001:2000 sebaiknya berubah menggunakan ISO 9001:2008 untuk sertifikasinya. Lembaga Sertifikasi yang telah terakreditasi harus menjamin bahwa auditornya mengetahui akan klarifikasi ISO 9001:2008, dan implikasinya, dalam melaksanakan audit sesuai ISO 9001:2008 tersebut.
2.2.8 Persyaratan Standar ISO 9001:2008
Dalam penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008, perusahaan akan mengikuti persyaratan-persyaratan yang terdapat dalam Standar Internasional ISO 9002:2000 yang terdiri dari delapan klausa, yaitu:
1. Ruang Lingkup 1.1 Umum 1.2 Aplikasi
2. Referensi normative 3. Istilah dan definisi
4. Sistem manajemen kualitas 4.1 Persyaratan umum 4.2 Persyaratan dokumentasi 4.2.1 Umum 4.2.2 Manual mutu 4.2.3 Pengendalian dokumen 4.2.4 Pengendalian rekaman
5. Tanggung jawab manajemen 5.1 Komitmen manajemen 5.2 Fokus pada pelanggan 5.3 Kebijakan mutu 5.4 Perencanaan
5.4.1 Sasaran mutu
5.4.2 Perencanaan sistem manajemen mutu 5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang 5.5.2 Wakil manajemen
5.5.3 Komunikasi internal 5.6 Tinjauan manajemen
5.6.1 Umum
5.6.2 Masukan untuk tinjauan manajemen 5.6.3 Keluaran dari tinjauan manajemen 6. Pengelolaan sumber daya
6.1 Penyediaan sumber daya 6.2 Sumber daya manusia
6.2.1 Umum
6.2.2 Kompetensi, kesadaran dan pelatihan 6.3 Prasarana
7. Realisasi produk
7.1 Perencanaan realisasi produk
7.2 Proses yang berkaitan dengan pelanggan
7.2.1 Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk 7.2.2 Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk 7.2.3 Komunikasi pelanggan
7.3 Desain dan pengembangan
7.3.1 Perencanaan desain dan pengembangan 7.3.2 Masukan desain dan pengembangan 7.3.3 Keluaran desain dan pengembangan 7.3.4 Tinjauan desain dan pengembangan 7.3.5 Verifikasi desain dan pengembangan 7.3.6 Validasi desain dan pengembangan
7.3.7 Pengendalian perubahan desain dan pengembangan 7.4 Pembelian
7.4.1 Proses pembelian 7.4.2 Informasi pembelian
7.4.3 Verifikasi produk yang dibeli 7.5 Produksi dan penyedia jasa
7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa 7.5.2 Validasi proses produksi dan penyediaan jasa 7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur
7.5.4 Milik pelanggan 7.5.5 Preservasi produk
7.6 Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran 8. Pengukuran, analisis, dan perbaikan
8.1 Umum
8.2 Pemantauan dan pengukuran 8.2.1 Kepuasan pelanggan 8.2.2 Audit internal
8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses 8.2.4 Pemantauan dan pengukuran produk 8.3 Pengendalian produk yang tidak sesuai 8.4 Analisis data 8.5 Perbaikan 8.5.1 Perbaikan berkesinambungan 8.5.2 Tindakan korektif 8.5.3 Tindakan pencegahan 2.2.8.1 Persyaratan Utama
Dalam standar ISO 9001:2008 banyak tentang persyaratan-persyaratan yang terdiri dari delapan klausa, klausa pertama hingga ketiga hanya berisikan informasi saja, sehingga penulis hanya akan menjelaskan lima bagian utama tentang manajemen kualitas organisasi, terdiri dari:
1.1 Persyaratan umum (bagian 4 dari 9001:2008)
Organisasi melakukan penetapan, dokumentasikan, implementasikan, dan penjagaan sistem manajemen mutu dan terus-menerus memperbaiki keefektifannya sesuai dengan persyaratan standar.
Organisasi harus:
a. Mengetahui proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan aplikasinya di seluruh organisasi.
b. Menetapkan urutan dan interaksi proses-proses tersebut.
c. Menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik operasi maupun kendali prsoses-proses tersebut efektif. d. Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang dibutuhkan
untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses tersebut. e. Memantau, mengukur dan menganalisis proses-proses tersebut.
f. Mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berkesinambungan dari proses-proses tersebut
Bila organisasi melakukan outsource proses manapun yang mempengaruhi kesesuaian produk terhadap persyaratan, maka harus menjamin pengendalian terhadap proses bersangkutan.
Jenis dan jangkauan pengendalian yang dilakukan harus dinyatakan didalam sistem manajemen mutu.
1.2.1 Umum
Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup:
a. Pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutu. b. Pedoman mutu
c. Prosedur terdokumentasi yang disyaratkan oleh standar.
d. Dokumen yang diperlukan oleh organisasi untuk memastikan perencanaan, operasi dan kendali prosesnya secara efektif.
1.2.2 Manual mutu
Organisasi harus menetapkan dan memelihara sebuah manual mutu yang mencakup:
a. Lingkup sistem manajemen mutu, termasuk rincian pengecualian dari dan alasan pengecualian apapun.
b. Prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem manajemen mutu, atau mengacu kepada prosedur tersebut.
c. Uraian dari interaksi antara proses-proses sistem manajemen mutu. 1.2.3 Pengendalian dokumen
Dokumen yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Catatan adalah janji khusus dari dokumen dan harus dikendalikan menurut persyaratan 1.2.4
Langkah-langkah implementasinya adalah:
b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen.
c. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen yang ditunjukan.
d. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia ditempat pemakaian.
e. Memastikan dokumen tetap legal dan mudah dikenali.
f. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan.
g. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang tak sengaja dan menerapkan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut, apabila disimpan untuk maksud tertentu.
1.2.4 Pengendalian catatan
Catatan harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian dengan persyaratan dan beroperasinya secara efektif sistem manajemen mutu. Catatan harus tetap mudah dapat dibaca, siap ditunjukkan, dan diambil. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan, dan pembuangan rekaman.
2. Tanggung jawab manajemen 2.1 Komitmen manajemen
Pimpinan puncak harus memberi bukti komitmennya pada penyusunan dan implikasi sistem manajemen mutu serta perbaikan berkesinambungan keefektifannya dengan:
a. Mengkomunikasikan ke organisasi pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan.
b. Menetapkan kebijakan mutu
c. Memastikan sasaran mutunya ditetapkan. d. Melakukan tinjauan manajemen.
e. Memastikan tersedianya sumber daya. 2.2 Fokus pada pelanggan
Pimpinan puncak harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan sasaran untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
2.3 Kebijakan mutu
Pimpinan puncak harus memastikan bahwa kebijakan mutu: a. Sesuai dengan sasaran organisasi.
b. Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan terus-menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu.
c. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu.
d. Dikomunikasikan dan dipahami dalam organisasi. e. Ditinjau agar terus-menerus sesuai.
2.4 Perencanaan 2.4.1 Sasaran mutu
Pimpinan puncak harus memastikan bahwa sasaran mutu, termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk, ditetapkan pada fungsi dan tingkat relevan dalam organisasi. Sasaran mutu harus terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu.
2.4.2 Perencanaan sistem manajemen mutu Pimpinan puncak harus memastikan bahwa:
a. Perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan untuk memenuhi persyaratan yang diberikan dalam 1.1, seperti juga sasaran mutu. b. Integritas sistem manajemen mutu dipelihara, apabila perubahan
pada sistem manajemen mutu direncanakan dan diimplementasikan.
2.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi 2.5.1 Tanggung jawab dan wewenang
Pimpinan puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan dalam organisasi.
2.5.2 Wakil manajemen
Pimpinan puncak harus menunjuk seorang anggota manajemen yang diluar tanggung jawab lain, harus memiliki tanggung jawab dan wewenang yang meliputi:
a. Memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara.
b. Melaporkan kepada pimpinan puncak tentang kinerja sistem manajemen mutunya dan kebutuhan apa pun untuk perbaikan c. Memastikan promosi kesadaran tentang persyaratan pelanggan di
seluruh organisasi. 2.5.3 Komunikasi internal
Pimpinan puncak harus memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam organisasi, dan bahwa terjadi komunikasi mengenai keefektifan sistem manajemen mutu.
2.6 Tinjauan Manajemen 2.6.1 Umum
Pimpinan puncak harus meninjau sistem manajemen mutu organisasi, pada selang waktu terencana, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan terus berlanjut. Tinjauan ini harus mencakup penilaian peluang perbaikan dan keperluan akan perubahan pada sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. Catatan dari tinjauan manajemen harus dijaga.
2.6.2 Masukan untuk tinjauan manajemen
Masukan untuk tinjauan manajemen harus mencakup informasi tentang:
b. Umpan balik pelanggan.
c. Kinerja proses dan kesesuaian produk.
d. Status tindakan preventif dan tindakan korektif. e. Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu.
f. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu. g. Saran-saran untuk perbaikan.
2.6.3 Keluaran dari tinjauan manajemen
Keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup keputusan dan tindakan apa pun yang berkaitan dengan:
a. Perbaikan pada keefektifan sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya.
b. Perbaikan pada produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan. c. Sumber daya yang diperlukan.
3. Pengelolaan sumber daya 3.1 Penyediaan sumber daya
Organisasi harus menentukan dan menyediakan berbagai sumber daya yang diperlukan, yaitu:
a. Untuk melakukan implementasi dan penjagaan SMM dan secara continual meningkatkan efektifitasnya.
b. Untuk mencapai kepuasan konsumen dengan memenuhi persyaratan konsumen.
3.2.1 Umum
Personil dengan pekerjaan yang berpengaruh pada kesesuaian terhadap persyaratan produk harus kompeten berdasarkan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman yang sesuai.
3.2.2 Kompetensi, kesadaran dan pelatihan Organisasi harus:
a. Menentukan kompetensi yang diperlukan untuk berbagai personil yang melakukan pekerjaan yang berpengaruh pada kesesuaian terhadap persyaratan produk.
b. Jika mungkin, menyediakan pelatihan atau tindakan lainnya untuk mencapai kompetensi yang diperlukan.
c. Mengevaluasi efektivitas dari tindakan yang dilakukan.
d. Menjamin personilnya keluar sadar akan relevansi dan pentingnya aktivitas mereka dan bagaimana kontribusinya terhadap pencapaian sasaran mutu.
e. Menjaga catatan yang sesuai dari pendidikan, pelatihan, keterampilan, dan pengalaman.
3.3 Prasarana
Organisasi harus menentukan, menyediakan, dan menjaga infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Prasarana mencakup:
