7
2.1 Pengertian Data, Informasi dan Knowledge
2.1.1 Data
Menurut O’Brien (2005, p.38) data merupakan fakta atau observasi mentah yang biasanya banyak data yang menjelaskan kegiatan tersebut. Untuk dapat menggunakan data yang telah dimiliki menjadi sebuah informasi, perusahaan harus mampu memanfaatkan sumber daya yang dimiliki untuk dapat mengelola data tersebut dan melakukan pengkategorian sehingga mudah digunakan.
2.1.2 Informasi
Menurut Holsapple (2003), informasi merupakan kumpulan data yang telah dikelola dan diproses, yang mempunyai intensitas waktu dan akurat. Informasi yang sudah didapat dan dilakukan pengkategorian dapat digunakan menjadi pengetahuan bersama.
2.1.3 Knowledge
Pengertian Knowledge menurut Debowski (2006,p.16) adalah proses menerjemahkan informasi dan pengalaman akan masa lalu yang dapat menjadi hubungan bermakna, dimengerti dan diterapkan oleh setiap individu. Dengan begitu, knowledge dikembangkan melalui adaptasi dan interpretasi dari informasi, keahlian masa lalu, pengalaman, kesalahan-kesalahan , dan pengaruh lainnya. Jenis Knowledge dibagi menjadi dua macam, yaitu :
a. Tacit Knowledge
Menurut Groff dan Jones (2003:3), Tacit knowledge adalah knowledge yang mengacu pada knowledge pribadi dan melekat dalam pengalaman individu dan melibatkan faktor-faktor seperti keyakinan, perspektif dan nilai-nilai pribadi. Sedangkan Menurut Evers, Gerke, dan Menkhoff (2010), tacit knowledge pada dasarnya adalah pengalaman yang diperoleh melalui tindakan.
b. Explicit Knowledge
Menurut Groff dan Jones (2003:3), Explicit knowledge adalah knowledge yang mengacu pada tacit knowledge yang sudah didokumentasikan. Explicit knowledge biasanya dalam bentuk bahasa formal dan lebih mudah dipindahkan antara individu-individu. Sedangkan menurut Evers, Gerke, dan Menkhoff (2010), explicit knowledge mengacu pada pengetahuan yang disimpan dan dibuat dalam buku, databanks atau jenis media lainnya.
Konversi Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge
Fokus utama untuk menerjemahkan knowledge ini menjadi suatu produk atau proses tangible yaitu untuk dapat mengidentifikasi siapa yang memiliki knowledge ini dan memungkinkan orang lain mengakses ketika membutuhkan informasi tersebut
. Menurut Nanoka dan Takeuchi (1995), kedua jenis dalam siklus
transfer knowledge, disebut dengan SECI proses (Socialization,
Eksternalization, Combination,Internalization), seperti gambar 2.1.
Gambar 2.1 Konversi SECI model (Nanoka & Takeuchi, 1995) • Socialization (tacit knowledge ke tacit knowledge)
Tacit Knowledge disampaikan kepada orang lain melalui proses sosialisasi dalam pelatihan maupun tim kerja, dan juga dapat melalui interaksi sosial dan berbagi pengalaman antara anggota organisasi. Seseorang dapat mempelajari pengetahuan tanpa harus berinteraksi dengan pembimbing ataupun tutornya. Mereka dapat belajar dengan cara mengamati seseorang dan berlatih.
• Eksternalization (tacit knowledge ke explicit knowledge)
Pengetahuan ini diciptakan ketika seseorang memiliki pengetahuan yang ada, kemudian ditambah dengan pengetahuan pribadinya dan mengembangkan sesuatu yang baru dan dapat dibagikan kepada seluruh organisasi. Dengan demikian, eksternalisasi akan muncul disaat seseorang menerjemahkan Tacit Knowledge yang dimilikinya, sehingga dapat dimengerti oleh para karyawan lainnya.
• Internallization (explicit knowledge ke tacit knowledge )
Learning-by-doing merupakan hal dasar dari konversi ini, dimana menunjukkan tingkatan Tacit Knowledge dari Explicit Knowledge.
• Combination (explicit knowledge ke explicit knowledge)
Kombinasi merupakan konsep untuk menciptakan Explicit Knowledge yang terbaru dengan digabung, memberikan kategori, dan mengumpulkan dua ataupun lebih Explicit Knowledge yang ada.
2.2 Knowledge Management
Debowski (2006), mendefinisikan knowledge management sebagai proses identifikasi, menangkap, mengorganisir dan menyebarkan asset intelektual yang kritis untuk performa jangka panjang organisasi. Sedangkan menurut (Young, 2010), Knowledge management merupakan pendekatan secara integrasi dengan cara menciptakan, membagi dan menerapkan pengetahuan untuk dapat meningkatkan produktifitas, profitabilitas dan perkembangan perusahaan.
2.2.1 Komponen Utama Knowledge Management
2.2.1.1 People
Menurut Debowski (2006, p 47), People adalah orang yang memiliki knowledge, mereka mengatur sistem dan proses, dan berkomitmen terhadap proses strategic knowledge untuk kesuksesan perusahaan. Dengan sharing culture dapat mendorong penyebaran knowledge agar dapat dibangun melalui hubungan knowledge yang efektif dan baik.
2.2.1.2 Process
Menurut Debowski (2006, p.47), Process merupakan pengaturan dan penyelarasan dari strategi, prinsip, proses dan praktek untuk memastikan bahwa Knowledge Management dapat berjalan baik ketika di implementasikan. Menurut Probst, et al (2000, p29-34) untuk mengatur dan mengelola pengetahuan perusahaan atau organisasi perlu dilakukan pengelompokan dan pengkategorian masalah yang ditemui pada perusahaan tersebut.
Berikut merupakan penjelasan dari Gambar 2.2. Core Process Knowledge Management dikategorikan menjadi 6 bagian, hal ini ditujukan agar peranan manajer mampu mengoptimalkan aktifitas Knowledge di dalam area individu ke seluruh area organisasi.
• Knowledge Identification
Merupakan proses mengidentifikasi Knowledge, baik yang bersifat tacit maupun explicit. Di dalam pengidentifikasian Knowledge maka dilakukan analisis dan gambaran Knowledge di lingkungan perusahaan. Banyak sekali perusahaan yang kesulitan dalam mengatur gambaran umum data internal dan eksternal, informasi dan kemampuan. Ketidakjelasan inilah mengakibatkan ketidakefisienan, keputusan tidak tersampaikan, dan duplikasi. Maka dari itu, Knowledge Management yang efektif harus memastikan kejelasan internal dan eksternal dan membantu karyawan secara individual untuk menentukan apa yang dibutuhkan. • Knowledge Acquisition
Proses yang menggambarkan hubungan dengan pihak luar perusahaan, seperti customer, supplier, competitor dan business partner lainnya yang ikut bekerja sama dalam memberikan pengetahuan yang potensial. Perusahaan juga dapat membeli Knowledge yang tidak bisa dibangunnya sendiri dengan merekrut ahli atau memperolehnya dari perusahaan. Knowledge Management yang sistematik harus mampu mengambil kemungkinan ini sebagai sesuatu yang harus diperhitungkan.
• Knowledge Development
Proses dalam pembangunan blok-blok di mana setiap komponennya saling melengkapi dengan Knowledge Acquisition. Tahap ini meliputi seluruh usaha manajemen untuk ditujukan pada cara menghasilkan kemampuan yang belum ada di dalam perusahaan atau yang belum ada keberadaannya di dalam atau di luar perusahaan atau yang belum ada keberadaannya di dalam atau di luar perusahaan. Di dalam Knowledge Development ini difokuskan terhadap
pembangunan keahlian baru, produk baru, ide – ide luar biasa dan banyak proses efisiensi lainnya.
• Knowledge Sharing and Distribution
Proses membagi dan menyebarkan pengetahuan yang sudah ada dalam perusahaan. Sehingga dalam tahap ini ditujukan untuk merubah informasi dan pengalaman yang terisolasi menjadi sesuatu, di mana Knowledge tersebut nantinya dapat dimanfaatkan untuk kemajuan organisasi. Langkah yang penting dalam pendistribusian Knowledge ini adalah dengan menganalisis peralihan pengetahuan dari individual ke group atau perusahaan.
• Knowledge Utilization
Pada tahap ini, Knowledge harus dipastikan disimpan sebaik mungkin guna mendukung aktivitas atau proses bisnis yang berlangsung di dalam organisasi. Tahap identifikasi dan distribusi yang sukses belum bisa menjamin penggunaan produktifitas yang dihasilkan dalam operasi bisnisnya. Terdapat tantangan yang bisa menjadi penghambat pengunaan pengetahuan dari luar. Maka dari itu langkah-langkah harus diambil guna memastikan bahwa kemampuan yang bernilai dan Asset pengetahuan seperti hak paten atau license dapat digunakan secara utuh.
• Knowledge Retention
Dalam tahap ini, termasuk juga aktifitas pemilihan, penyimpanan dan meng-update Knowledge akan sangat bernilai bagi masalah potensial yang ada di organisasi. Jika aktifitas-aktifitas tersebut mampu dilakukan secara maksimal, maka mampu untuk menyimpan keahlian berharga bagi perusahaan.
• Knowledge Assesment
Merupakan metode yang akan digunakan untuk mengukur pengetahuan
strategic, normative dan operational.
• Knowledge Goal
Memberikan arahan pada knowledge management, biasanya knowledge
goals terdapat pada tiga level manajemen. Normative knowledge goals
yang berhubungan dengan visi umum dari kebijakan organisasi dan semua
aspek budaya organisasi.
Menurut Probst, ada 3 level knowledge goals:
1. Normative Knowledge Goals, berhubungan dengan visi umum dari kebijakan organisasi dan semua aspek dari budaya organisasi.
2. Strategic Knowledge Goals, serangkaian program jangka panjang yang membantu realisasi visi.
3. Operational Knowledge Goals, membantu untuk memastikan bahwa program tujuan strategic dilaksanakan dalam aktivitas sehari-hari perusahaan. Idealnya, tiga level knowledgegoals diatas melengkapi satu sama
lain dan seharusnya berkontribusi untuk merealisasikan tujuan organisasi.
2.2.1.3 Technology
Menurut Debowski (2006, p.47), Technology merupakan peran pendukung yang penting dalam Knowledge Management, dimana dibutuhkan user yang berkompeten dan confident ketika menggunakannya.
2.2.2 Pentingnya Knowledge Management
Knowledge management memberikan manfat bagi karyawan secara individu, communities of practices, dan untuk organisasi. Pada tabel 2.1merupakan penjelasan manfaat knowledge management menurut Dalkir (2005).
Tabel 2.1 Manfaat Knowledge Management (Dalkir, 2005)
Individu Communities of practice Organisasi
1. Membantu karyawan melakukan pekerjaannya dan menghemat waktu melalui pengambilan keputusan yang lebih baik dan dalam pemecahan masalah.
2. Membangun suatu perasaan keterkaitan sebagai suatu komunitas pada organisasi. 3. Membangun agar tetap up to
date.
4. Memberikan tantangan dan kesempatan untuk berkontribusi. 1. Mengembangkan kemampuan professional. 2. Mempromosikan peer-to-peer-mentoring. 3. Memfasilitasi jaringan
dan kolaborasi yang relatif lebih efektif. 4. Mengembangkan
suatu kode etik professional yang harus diikuti anggotanya. 5. Mengembangkan
suatu bahasa yang umum. 1. Membantu mengarahkan strategi. 2. Memecahkan permasalahan dengan lebih cepat.
3. Menyerap best practices. 4. Meningkatkan penyertaan
knowledge pada produk dan layanan.
5. Meningkatkan kesempatan untuk berinovasi.
6. Meningkatkan untuk berkompetisi lebih baik. 7. Membangun memory
organisasi.
2.3 Pengertian Knowledge Management System
Menurut O’Brien dan Marakas (2010:65), Knowledge Management System mengacu pada penggunaan teknologi informasi yang modern seperti internet, intranets, extranets, data warehouses untuk mengatur, meningkatkan dan memperlancar intra- dan inter- knowledge management.
2.3.1 Komponen Knowledge Management System
Dalam buku Debowski (2006) menyebutkan terdapat empat (4) komponen dari Knowledge Management System yang tergambarkan pada tabel 2.2.
Tabel 2.2 Komponen Knowledge Management System (Debowski, 2006, p.144) Purpose Technical Components Typical Activities Business
Process Management
Enables access to business knowledge within the
organization Organisational process Organisational records Contributor Knowledge Systems Policies, access, procedures Decision making Corporate communication Discussion boards Content mangement
Ensures valued knowledge sources are indexed, retrievable, logically arranged
and securely protected
Metadata Indexes Quality Control Knowledge repository Document Management System Web Content Management
Provides an accessible and secure platform in which the
KMS can operate. Ensures knowledge user are
protected and helped while accessing knowledge sources
Server management File sharing Portal Development Browser management User Identification Security System upgrades Portals Browser Human-Computer Interface System Integration User System Knowledge Applications Management
Help users with knowledge creation and workflow
management
Provides access to specialised tools and services as required
Desktop Packages Specialized tools Workflow management Project management Communication processes Document management
Berikut merupakan keterangan tabel 2.2, komponen Knowledge Management System: 1. Business Process Management
Secara strategis Business Process Management mengarahkan dan mempertajam pembangunan Knowledge Management System dengan membangun strategi perusahaan untuk Knowledge Management. Hal ini secara langsung berpengaruh pada Knowledge Management System dan aspek lain Knowledge Management yang menentukan akses terhadap Knowledge tertentu, Knowledge yang memiliki prioritas tinggi dan bagaimana dukungan terhadap akses Knowledge.
2. Content Management System
Terdapat banyak sumber Knowledge yang ditemukan dalam organisasi. Namun sulit untuk mengidentifikasi, mengelola dan mengakses secara efisien. Terdapat sumber yang terstruktur dan tidak terstruktur, official, dinamis dan archive content. Content Management System memastikan effective content dan document management sehingga Knowledge Management System secara efektif menghubungkan end user dengan banyak sumber intelectual content baik dalam maupun luar organisasi.
3. Web Content Management System
Web Management System mengoperasikan platform teknologi KMS. Pada level dasar, ini menyediakan kapasitas teknologi untuk menghubungkan KMS dengan user dan sumber Knowledge yang lain yang berada didalam dan diluar organisasi. Adanya server, interface dan KMS portal yang mendukung Web Content Mangement System. 4. Knowledge Applications Management
Knowledge Application Management menyediakan user dengan kemudahan dan efektivitas Knowledge tools. Fungsi utamanya adalah memfasilitasi pembentukan Knowledge, kolaborasi dan komunikasi. Efektivitas KMS sebagian tergantung pada kapasitas user untuk menciptakan Knowledge baru dan mengelola workflows menggunakan teknologi yang ada dan manajemen aplikasi Knowledge yang mendukung hal ini.
Ada tiga (3) criteria yang harus diraih agar implementasi KMS berhasil : 1. Sistem merefleksikan dan responsive terhadap kebutuhan perusahaan.
2. Sistem merefleksikan prinsi-prinsip KM, terutama pendorong untuk kolaborasi dan komunikasi.
3. Sistem merefleksikan perhatian yang dalam terhadap individual di seluruh fase pengembangannya.
2.3.2 Tahapan Knowledge Management system
Kemampuan untuk mendistribusikan dan menduplikasi knowledge merupakan kunci dari nilai dan kesuksesan organisasi. Knowledge didalam organisasi bergantung pada kumpulan kontribusi dan individu, juga berevolusi karena ada review dari pihak lain, Menurut Debowski (2006), ada lima fase dalam pengembangan knowledge seperti gambar 2.3.
Gambar 2.3 Fase-fase penciptaan knowledge orgasnisasi Sumber : Debowski (2006)
1. Knowledge Sourcing
Proses dari penggambaran sebanyak mungkin informasi mengenai sumber knowledge disebut sebagai knowledge sourching. Sumber ini dapat meliputi spesialisasi ataupun knowledge yang sebelumnya dimiliki oleh individu di dalam organisasi, petunjuk dari para ahli seperti konsultan, catatan organisasi, atau intranet perusahaan. dapat juga belajar dari pengalaman sebelumnya sehingga dapat mengatisipasi masalah yang ada.
2. Knowledge Abstraction
Setelah menganalisa sumber knowledge, prinsip dan konsep umum digeneralisasikan sebagai petunjuk dari konstruksi knowledge baru yang disebut sebagai knowledge abstraction. Knowledge abstraction membantu dalam membuat kerangka pemahaman yang diperoleh dari knowledge sourcing dan untuk memperluas knowledge baru dari petunjuk dan masalah umum yang ada.
3. Knowledge Conversion
Menggambarkan fase selama berbagai ide dan prinsip disaring untuk hasil yang lebih spesifik. Knowledge dapat berupa codified ataupun embodied. Codified knowledge adalah knowledge yang dapat dicatat dan diakses oleh orang lain ketika dibutuhkan. Embodied knowledge adalah tacit knowledge yang dibutuhkan. Embodied Knowledge lebih sulit untuk diakses tanpa adanya keterikatan dengan pencipta knowledge. 4. Knowledge Diffusion
Penyebaran pengetahuan yang biasa disebut juga di-codified atau embodied. Pada organisasi, difusi dapat terjadi melalui komunikasi, membuat model praktik baru, dan demonstrasi prosedur khusus. Kesuksesan dari knowledge diffusion bergantung pada tingkatan knowledge sebelumnya yang dimiliki oleh peserta dan keefektidan dari saluran-saluran yang ada untuk berbagi pengetahuan. Difusi ini terjadi paling baik ketika penerima dapat mengerti dan mengintegrasikan pemahaman yang ada pada konstruksi mentalnya sendiri.
5. Knowledge Development and Refinement
Proses evolusi pembentukan kembali dan menguji lebih jauh melalui penambahan pengalaman dan feedback disebut sebagai knowledge development and refinement yang memastikan pengetahuan tetap berlaku dan bermanfaat. Organisasi perlu untuk
memastikan bahwa penciptaan pengetahuan secara konsisten di-review dan di-update untuk mencerminkan pemahaman baru yang sudah diperoleh.
2.3.3 Teori Knowledge Management system
Menurut Dalkir (2011, p.38) Fungsi atau teori Knowledge Management System memiliki enam langkah cycle, seperti gambar 2.4.
Gambar 2.4 Teori Knowledge Management System, Dalkir (2011, p.38) a) Create Knowledge
Pengetahuan tercipta sebagaimana orang menentukan cara untuk melakukan seuatu atau mengembangkan keahlian. Terkadang pengetahuan dari luar telah membawa masuk.
b) Capture Knowledge
Pengetahuan yang baru haruslah teridentifikasi sebagai sesuatu yang bernilai dan terwakili dengan cara yang wajar.
c) Refine Knowledge
Pengetahuan baru haruslah ditempatkan dalam suatu konteks sehingga dapat ditindaklanjuti. Disinilah wawasan manusia harus dapat ditangkap.
d) Store Knowledge
Pengetahuan yang dapat berguna kemudian harus dapat tersimpan dalam format yang wajar pada repository yang ada sehingga orang lain dalam organisasi dapat mengaksesnya.
e) Manage Knowledge
Seperti halnya perpustakaan, pengetahuan harus tetap terjaga dan tersimpan hingga saat ini. Ini harus ditinjau kembali untuk dapat memverifikasi bahwa hal tersebut relevan dan akurat.
f) Disseminate Knowledge
Pengetahuan yang telah tersimpan dengan baik dan sudah terverifikasi secara keseluruhan dapat mulai dilakukan sosialisasi dalam organisasi.
2.3.4 Manfaat Knowledge Management System
Menurut Debowski (2006), adalah menyediakan dukungan teknis yang memungkinkan untuk meng-capture dan bertukar knowledge secara bebas diantara stakeholder - stakeholder dalam organisasi. KMS yang baik dapat memastikkan bahwa tidak adanya rintangan bagi pengguna dalam mencari, berbagi atau memperoleh knowledge dari berbagai sumber yang ada. KMS dibangun menggunakan tiga komponen dalam teknologi diantaranya:
1. Komunikasi
Teknologi dalam berkomunikasi menyediakan fasilitas dan media bagi pengguna untuk mengakses pengetahuan yang dibutuhkan dan saling berkomunikasi antar pengguna.
2. Kolaborasi
Teknologi dalam kolaborasi memungkinkan antar individu untuk bekerjasama dalam suatu organisasi. Kelompok dapat menggunakan data, dokumen pada waktu yang bersamaan, biasanya sistem kerja dari kolaborasi bekerja secara online.
3. Penyimpanan dan Pengambilan
Knowledge merupakan modal intelektual yang harus dikelola organisasi sehingga dapat bermanfaat untuk pengembangan organisasi tersebut Proses mengambil, menempatkan dan mengelola pengetahuan dibutuhkan perubahan tacit knowledgemt menjadi knowledge, sehinga dapat dengan mudah untuk dikomunikasikan dan didokumentasikan. Proses dokumentasi menjadi satu hal yang harus diperhatikan karena dalam Knowledge Management pengetahuan yang ada harus mudah untuk diakses oleh siapapun, kapanpun dan dimanapun.
2.4 Core Knowledge
Menurut Debowski (2006, p170), Core Knowledge adalah pengetahuan strategic atau operational yang membantu proses atau hasil utama dalam organisasi. Dengan banyaknya perusahaan yang gagal untuk dapat menentukan pengetahuan apa yang penting dalam bisnisnya, hingga dapat menyebabkan dalam organisasi tidak bisa memaksimalkan pengetahuan yang ada. Dengan demikian penentuan Core Knowledge dalam suatu organisasi sangat penting untuk membangun Knowledge Management System. Berikut merupakan tiga fase dalam menentukan core Knowledge dalam suatu organisasi, seperti gambar 2.5.
Gambar 2.5 Pengembangan Core Knowledge (Debowski:2006)
2.4.1 Clarify Core Knowledge Scope
Fase pertama adalah menentukan pengetahuan yang ada untuk dapat mendukung dalam bisnis utama pada suatu organisasi. Core Knowledge harus ditentukan agar bisa dicari sumbernya dan dapat mengatur agar Knowledge Management System yang dibangun bisa memberikan nilai tambah bagi organisasi. Terdapat tiga kategori dalam fase pertama ini, antara lain:
a. Identify core business and its knowledge requirements
Yaitu melakukan identifikasi mengenai aktivitas utama organisasi, menentukan pengetahuan yang unik jika ada dan menentukan pengetahuan yang perlu untuk melakukan sharing.
b. Define the knowledge domain
Yaitu menentukan area pengetahuan yang mendukung strategi bisnis utama organisasi.
c. Review knowledge capabilities
Yaitu identifikasi kemampuan yang diinginkan dan sumber-sumber pengetahuan yang berharga.
2.4.2 Define Core Knowledge Parameter
Pada fase ini akan ditentukan policy yang berhubungan dengan knowledgedomain pada fase pertama dan menentukan batas-batas core knowledge yang akan didukung dalam Knowledge Management System. Dalam hal ini, user mendapat keuntungan dari petunjuk yang jelas dan siap digunakan serta memudahkan mereka untuk menggunakan sistem dan mengembangkannya pada Knowledge yang ada pada user. Parameter core knowledge harus flexible untuk dapat memenuhi perubahan arah dan prioritas organisasi, dan memiliki content management yang dapat diprediksi dan diatur. Terdapat tiga kategori dalam fase ini, antara lain:
a. Define Core Knowledge
Yaitu menentukan Core Knowledge dalam organisasi. Terdapat 3 tipe Knowledge yang bisa diidentifikasi:
1) Basic Core Knowledge,
Yaitu pengetahuan penting dan utama yang dapat dibuat, dibagi, diakses dan diatur oleh semua orang atau individu. Dengan memberikan fokus kepada Knowledge tambahan dan pengayaan, basic core knowledge dapat membangun dasar yang baik untuk bisa menggambarkan kebutuhan pada saat ini.
2) Strategic Core Knowledge
Yaitu pengetahuan penting yang berevolusi secara cepat dan tidak bisa diakses oleh semua orang atau hanya individu-individu tertentu dalam organisasi. Knowledge ini lebih memfokuskan kepada pembaharuan Knowledge daripada
perkembangan Knowledge yang dapat ditemukan pada organisasi Knowledge yang dapat ditemukan pada organisasi.
3) Developmential Core Knowledge,
Yaitu pengetahuan yang penting bagi organisasi namun masih dalam tahap eksplorasi dan pengujian.
b. Develop the core knowledge policy
Yaitu menentukan kebijakan dalam Knowledge Management System yang digunakan, menentukan pentingnya Knowledge Management System, dan menentukan aturan-aturan yang berlaku.
2.4.3 Develop the Core Knowledge Structure
Pada fase ini merupakan sistem dan proses yang akan melakukan pemetaan dan menjelaskan mengenai kategori-kategori pengetahuan dan akan dibangun knowledge repository.
a. Map core knowledge
Yaitu membuat Knowledge map yang merupakan desain struktural dari Core Knowledge dalam organisasi.
b. Build the knowledge repository
Yaitu membangun repository sebagai link antara sumber-sumber pengetahuan yang berbeda-beda.
2.5 Analisis Knowledge GAP
Michael H. Zack meyakini bahwa faktor yang paling penting dalam menuntun knowledge management adalah strategi bisnis, zack menggambarkan hubungan antara strategi knowledge dan strategi organisasi, seperti pada gambar 2.6.
Gambar 2.6 Gap analysis Zack framework
Gap analysis dilakukan dengan menggunakan Zack framework dari Michael H. Zack, yang membandingkan poin tentang pengetahuan yang dimiliki organisasi terhadap poin-poin tentang apa yang dikerjakan oleh organisasi. Baik pengetahuan maupun apa yang dikerjakan, masing-masing dibagi lagi ke dalam dua kutub, yaitu apa yang telah diketahui atau telah dikerjakan dan apa yang harus diketahui dan dikerjakan. Dari poin-poin tersebut dapat dilakukan analisa gap yang terjadi antara pengetahuan dan apa yang harus dilakukan.
2.6 Knowledge Management Implementation
2.6.1 Road Map
Menurut Amrit Tiwana (Tiwana, 2002 Terdapat 10 langkah dalam 4 fase, yang dijabarkan pada gambar 2.7 sebagai berikut. Sehingga dapat dijadikan sebagai pedoman dalam proses penciptaan knowledge management System.
Gambar 2.7 The 10 Step Knowledge Management Roadmap (Tiwana, 2002)
Dalam beberapa waktu framework dari amrit tiwana telah di implementasikan di beberapa perusahaan di berbagai negara belahan dunia dan terbukti framework ini sangat efektif. Seiring berjalannya waktu framework ini mengalami penyempurnaan dengan penambahan langkah, berikut dibawah ini adalah langkah lanjutan dari roadmap yaitu platform ecosystem, seperti pada gambar 2.8.
Gambar 2.8 The Three key ideas extrapolated to business ecoSystem (Tiwana, 2014)
Platform EcoSystem ini dibangun pada beberapa penelitian yang terbaru dalam sistem informasi, rekayasa perangkat lunak, dan strategi bisnis. Profesor Tiwana telah menjadi kontributor langsung untuk penelitian dalam jurnal peer-review di ketiga bidang. Yaitu pada Sistem Informasi Penelitian, Jurnal Sistem Informasi Manajemen, dan IEEE Transactions on Manajemen Rekayasa dan jurnal strategi bisnis (Strategic Management Journal). Pada
11. Migration to Ecosystem competition 12. Ecosystem orchestration drives evolutionary survival 13. Orchestration Requires Interlocking of Ecosystem Architecture and Governance Next step Business Ecosystem
framework lanjutan ini menjelaskan cara manajer dalam industri non-teknologi aktif dapat menerapkan ide-ide inti untuk bisnis mereka. Tiga ide utama framework tambahan ini adalah untuk memelihara ekosistem bisnis, menekankan bagaimana mereka menawarkan cara biologis yang terinspirasi dari pemikiran desain entitas ekonomi.
Idea 1: migration to ecoSystem competition
Munculnya ekosistem bisnis merubah aturan pertama kompetisi, bahwa perusahaan bersaing dengan perusahaan saingan. Persaingan, dalam berbagai industri, semakin bermigrasi untuk menjadi ekosistem saingan dari pada produk atau jasa pesaing. Setelah transisi ini, produk barang atau jasa tanpa ekosistem yang menarik tidak akan memiliki ketertarikan di pasar. Migrasi industri agnostik terhadap ekosistem bisnis diaktifkan dan didorong oleh era digitalisasi serta intensitas software pertumbuhan produk, jasa, dan proses bisnis di industri dan di mana-mana yang murah dan cepat Internet berbasis jaringan. Meskipun seperti ini hanya keingintahuan, tetapi pertemuan mereka menciptakan pencitraan yang sempurna. Digitalisasi memungkinkan produk dan jasa yang akan diubah menjadi bit informasi digital dan konektivitas di mana-mana menghapuskan biaya untuk memperoleh dan memberikan mereka informasi ke semua lokasi. Ini semakin memungkinkan pasar menawarkan produk atau jasa-akan disatukan menggunakan komponen global tersebar dan kemudian disampaikan secara digital hampir di mana saja.
Idea 2: EcoSystem orchestration drives evolutionary survival
Ide kunci kedua yang dikembangkan dalam framework ini adalah bahwa evolusi ekosistem bisnis menentukan kesejahteraan dan kelangsungan hidup.
Idea 3: Orchestration Requires Interlocking of EcoSystem Architecture and Governance Ide ketiga yang dikembangkan dalam framework ini adalah bahwa arsitektur ekosistem dengan tata kelola ekosistem adalah kunci untuk evolusinya.
2.6.2 Summary of the KM implementation
Berikut dibawah ini adalah summary KM implementation, yang terlihat pada tabel 2.3. Tabel 2.3 Framework and Methodology form KMS implementation (Calabrese and Orlando)
Steps Tiwana’s 10-step roadmap George Washington University 8-step
blueprint
IBM (9 event process)
1 Identify knowledge critical to your business
Locate knowledge critical functions
Deal with a critical business problem that faces the organization
2 Align business strategy and knowledge management
Develop processes models for candidate functions/applications
Align knowledge effort with most pressing
business issues
3 Analyse existing knowledge management
Analyse knowledge critical gaps, opportunities and risk
Familiares oneself with expertise and skills within the organization
4 Building on, not discarding existing IT investment
Priorities and select goals
Implement repositories/technologies
5 Focus on processes and tacit, not just explicit, knowledge
Ensure aligment of KM with corporate strategy Establish communities of practice and mentoring programs 6 Design a future-proof, adaptable knowledge management platform Develop KM requirements Understand unique needs of various users
groups
7 Build and deploy a results-driven knowledge management system Document requirements and describe KM cycle element required
Create new products and services and provide
better support for existing ones
8 Impelement leadership and reward structures needed to make knowledge management
work
Develop and “sell” KM resources(s) and manage management commitement to plan Measure contribution KM makes to buttom line
9 Evaluate initiatives using real options analyses
Share appropriate knowledge
10 Learn from war stories
2.6.3 Metodologi yang digunakan
Dalam penelitian ini, framework Knowledge Management System yang
digunakan adalah 10 step Knowledge Management RoadMap framework yang
ditulis oleh Amrit Tiwana. Metode ini dipilih karena memiliki beberapa
kelebihan dibandingkan dengan metode untuk perancangan Knowledge
Management System lainnya. Kelebihan dari metode ini diantaranya adalah :
1. Memiliki tahapan yang jelas dalam perancangan knowledge management
System, mulai dari tahapan analisis infrastruktur yang telah ada sampai
dengan tahapan evaluasi knowledge management yang dibangun.
2. Menyediakan knowledge management System kit (KMAK). KMAK ini berisi
pertanyaan-pertanyaan kuesioner yang bisa membantu kita dalam merancang
knowledge management sytem yang sesuai untuk kondisi perusahaan atau
organisasi yang kita teliti.
2.7 Perancangan Sistem Knowledge Management
2.7.1 Use Case Diagram
Use case adalah kasus yang mendeskripsikan tentang bagaimana sistem akan dipergunakan. Diagram ini juga menunjukan ikhtisar fungsionalitas sistem dari sudut pandang pengguna yang sangat berperan dalam penemuan akan kebutuhan sistem. Sebuah Use case dapat memrepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem, misalnya login ke sistem, membuat sebuah daftar belanja, dan sebagainya. Aktor merupakan istilah yang digunakan untuk menggambarkan pengguna aplikasi. Aktor bisa berupa orang, hardware, atau sistem informasi lain yang berinteraksi dengan obyek dalam sistem. Dimana use case menggambarkan perilaku software aplikasi, termasuk didalamnya interaksi antara aktor dengan software aplikasi.
Use case dibuat berdasarkan proses-proses yang dilakukan untuk kepentingan aktor untuk menggambarkan apa yang dikerjakan oleh aplikasi tetapi bukan bagaimana aplikasi mengerjakannya. Sebuah Use case dapat juga termasuk fungsionalitas Use case lain sebagai bagian dari proses dalam dirinya. Sebuah Use case juga dapat di include oleh lebih dari satu Use case lainnya, sehingga duplikasi fungsionalitas dapat dihindari dengan
cara menarik keluar fungsionalitas yang common. Sebuah use case juga dapat meng-extend Use case lain dengan behaviornya sendiri.
2.7.2 Desain Arsitektur
Dibawah ini merupakan
Seven layer of Knowledge Management System, yang terlihat pada gambar 2.9a. Interface layer
Ini merupakan penghubung lapisan tertinggi antara orang dengan sistem manajemen pengetahuan yang berfungsi menciptakan, menggunakan, menemukan kembali dan berbagi pengetahuan.
b. Access and authentication layer
Ini merupakan lapisan yang membuktikan keaslian pengguna siapa yang mengakses database ini, menyediakan keamanan untuk mencegah pengakses yang tidak sah dan menyediakan cadangan apabila ada pihak yang akan merusak database tersebut. c. Collaborative filtering and intelligence layer
Lapisan ini berisi sarana untuk meminta data sesuai permintaan, mencari, mengindeks dan sebagainya.
d. Application layer
Lapisan ini berisi tempat penyimpanan keterampilan, yellow pages, sarana berkolaborasi, piranti keras dan lunak konferensi yang menggunakan video, whiteboard digital, electronic forum dan sebagainya.
e. Transport layer
Lapisan ini memuat teknologi seperti web server, email server, pendukung untuk alur video dan audio dan sebagainya.
f. Middleware and legacy-integration layer
Legacy System merupakan mainframe atau sistem komputer yang sudah ada. Middleware dalam hal ini berfungsi menghubungkan format data lama dengan yang baru.
2.8 Kuisioner
Menurut Kothari, C.R. (2004, p.100), suatu kuesioner terdiri dari beberapa pertanyaan yang dicetak dengan urutan tertentu pada suatu formulir. Kuesioner diberikan kepada responden yang diharapkan untuk dapat membaca dan mengerti dalam pertanyaan pertanyaan yang diberikan dan menuliskan jawaban pada tempat yang telah disediakan untuk kegunaan kuesioner itu sendiri. Berikut merupakan beberapa keunggulan dalam pengumpulan data dengan menggunakan teknik kuesioner, yaitu:
• Biayanya kecil walaupun populasinya besar dan tersebar secara geografis
• Bebas dari bias seperti interview, bias dimana responden dapat menjawab dengan kalimatnya sendiri.
• Responden mempunyai cukup waktu untuk memberikan jawabannya. • Responden yang tidak mudah dijangkau, dapat dijangkau dengan lebih baik. • Sample yang besar dapat digunakan dengan hasil yang didapat lebih handal. Selain hal tersebut, kuesioner juga memiliki kelemahan, antara lain:
• Tingkat pengembalian yang relative kecil.
• Cenderung digunakan ketika responden diedukasi dan dapat bekerja sama. • Kontrol dari kuesioner mungkin hilang ketika didistribusikan.
2.9 Penelitian Sebelumnya
Dalam Proses penulisan ini mengambil beberapa jurnal pendukung yang
dijadikan sebagai referensi pembahasan perancangan knowledge management System,
sehingga hasil dari penulisan ini dapat lebih baik.
1. Ringel dan Bicklemaier (2010) Knowledge Management in international organizations Hasil Penelitian : Hasil penelitian menunjukkan dengan jelas bahwa sebagian
besar organisasi internasional masih menunjukkan banyak ruang untuk perbaikan mengenai informasi dan system Knowledge Management.
Penelitian dahulu : Meninjau pendekatan organisasi internasional untuk men- dorong Knowledge Management.
Penelitian sekarang : Melakukan pendekatan untuk mendorong penerapan Knowledge Management.
2. Ravi Shankar, Sourish Acharia and Alok Baveja (2009),Soft-system knowledge management framework for new product development
Hasil Penelitian : Hasil penelitian ini mengidentifikasi daftar metode berbagi pengetahuan, yang membantu dalam intra-level atau antar- tingkat aliran pengetahuan. Kerangka yang diusulkan menyoroti sifat hirarki dan bi-directional mengalir pengetahuan.
Penelitian dahulu : Mengamati bahwa ada dua enabler kunci tambahan untuk efektif Sistem manajemen pengetahuan - kompetensi dan infrastruktur.
Penelitian sekarang : Menerapkan dua enabler kunci tambahan untuk efektif Sistem manajemen pengetahuan - kompetensi dan infrastruktur.
3. Ahmed Belaid Kridan and Jack Steven Goulding (2006)A case study on knowledge management implementation in the banking sector
Hasil Penelitian : Hasil penrlitian ini adalah Manfaat dari KMS merupakan langkah penting dalam menentukan daerah-daerah kritis dalam menerapkan KMS dan menentukan strategi.
Penelitian dahulu : Mengamati hasil penelitian yang menunjukkan bahwa KMS bisa menjadi yang paling penting untuk meningkatkan kinerja organisasi dan membawa mereka ke posisi yang lebih baik di hari ini kompetitif lingkungan hidup
Penelitian sekarang : Menerapkan manfaat yang didapat dari implementasi KM . agar lebih baik dalam mengambil keputusan, meningkatkan hubungan karyawan dan manajemen dan menciptakan nilai baru melalui layanan baru (inovasi).
