1 Jenis Dokumen: POLISI Prosedur / Tajuk: HADIAH, HOSPITALITI DAN MANFAAT BERKAITAN Nombor Dokumen: SIGMa System-003 Pemilik dokumen:
Jabatan Integriti Dan Tadbir Urus Sabah Electricity Sdn Bhd Semakan: 0 Tarikh diterbitkan: 2 Februari 2021 SABAH ELECTRICITY SDN BHD Sabah Electricity Sdn Bhd Wisma SESB, Jalan Tunku Abdul Rahman 88673 Kota Kinabalu, Sabah
TAJUK:
POLISI HADIAH, HOSPITALITI DAN MANFAAT BERKAITAN
Nombor Dokumen:SIGMa System-003
Nombor Semakan
Perkara Oleh Disahkan
oleh
Diluluskan oleh Tiada Penyediaan Polisi Jabatan Integriti
Dan Tadbir Urus
2 Kandungan 1. Objektif ……….………….………….3 2. Latar belakang ……...………. 3 3. Skop ……….……… …...4 4. Rujukan ……….………..4 5. Takrifan.……….………..4 6. Pemilik polisi ………...…...………..……… 10 7. Tanggungjawab ………...…..…..……..10
8. Pemberian dan penerimaan hadiah ………..………..…10
9. Pemberian dan penerimaan hospitaliti ………...………19
10. Derma amal, penajaan dan manfaat komuniti yang lain ……….……….23
11. Pengurusan acara melibatkan pihak berkepentingan……….24
12. Derma politik………...…..24
13. Pengurusan surat permohonan sokongan dan permintaan khas………....25
14. Bayaran pemudahan……….….….26
15. Hukuman ke atas ketidakpatuhan………..26
16. Keutamaan undang-undang……….…..27
17. Penepian………...…… .27
18. Semakan dan pemeriksaan………...………. 27
Lampiran 1: Garis panduan bagi hadiah korporat dan penglibatan pihak berkepentingan…...28
Lampiran 2: Borang Log Hadiah……….………...33
Lampiran 3: Log Kawalan bagi Hadiah/Hamper yang Tidak Dituntut………..34
Lampiran 4: Surat Untuk Pemberi Hadiah………...…… …..…35
3
1. OBJEKTIF
Polisi ini disediakan untuk memberikan garis panduan yang jelas dan langkah yang boleh diambil oleh pihak berkepentingan untuk menguruskan cabaran berhubung dengan hadiah, hospitaliti dan perkara berkaitan seperti derma politik, derma amal dan penajaan.
2. LATAR BELAKANG
Amalan memberikan dan menerima hadiah dan hospitaliti merupakan suatu amalan biasa dan diterima sebagai sebahagian daripada aktiviti perniagaan di seluruh dunia. Walau bagaimanapun, hadiah dan hospitaliti boleh digunakan oleh pihak luar untuk menimbulkan rasa terhutang budi kepada pihak pemberi dan membuka jalan ke arah perbuatan rasuah. Cuai, tidak berpengalaman dan tidak tahu tentang potensi berlakunya risiko rasuah meningkatkan kemungkinan hadiah dan hospitaliti digunakan bagi tujuan rasuah.
Hadiah dan hospitaliti juga boleh digunakan oleh kakitangan untuk mendapatkan pertolongan melalui rasuah dengan bakal klien. Hadiah dan hospitaliti yang tidak wajar yang diberikan kepada bakal klien juga boleh menjurus ke arah kesalahan atau pelanggaran terhadap peraturan klien itu sendiri yang mungkin menyebabkan urusan perniagaan pada masa hadapan ditolak.
Memandangkan sesetengah masyarakat telah mengamalkan budaya memberikan hadiah dan menekankan tentang pentingnya hospitaliti yang baik maka agak sukar bagi kakitangan untuk menetapkan sempadan. Oleh sebab timbulnya risiko yang tinggi yang dikaitkan dengan hadiah dan hospitaliti, maka SESB telah menggubal Polisi yang jelas tentang perkara penting ini yang disokong dengan komunikasi, garis panduan, kawalan dan prosedur yang baik. Kawalan termasuklah had bagi nilai hadiah dan hospitaliti yang disediakan serta jenis hadiah dan hospitaliti yang dibenarkan. Had nilai ini boleh disesuaikan mengikut kebiasaan setempat dan kos yang berbeza-beza bagi perbelanjaan tersebut di negara yang berlainan.
4
3. SKOP
Polisi ini terpakai kepada SESB, BOD dan Kakitangan SESB serta Organisasi Kawalannya, juga BOD dan kakitangan Sekutu Perniagaan apabila mereka bertindak bagi pihak SESB.
4. RUJUKAN
a) ISO 37001:2016
b) Kod Etika SESB
c) Glosari Istilah TCIMS dan SIGMa System
d) TCIMS Policies dan SIGMa System Policies
e) Prosedur Pemantauan dan Semakan TCIMS
f) Prosedur Tatatertib SESB yang berkuatkuasa
g) Pekeliling Bahagian Komunikasi Korporat Bil.1/2018 Garis Panduan Penerimaan Dan Pemberian Hadiah Oleh Pekerja-Pekerja Sabah Electricity Sdn. Bhd. (SESB)
h) Pindaan Ke Atas Pekeliling Bahagian Komunikasi Korporat Bil.1/2018 Garis Panduan Penerimaan Dan Pemberian Hadiah Oleh Pekerja-Pekerja Sabah Electricity Sdn. Bhd. (SESB)
i) Surat Pekeliling Perkhidmatan Ibu Pejabat Bil.02/2007 Dasar Sumbangan Dan Tajaan SESB
5. TAKRIFAN
Takrif yang berikut terdapat dalam polisi ini. Bagi takrif tambahan, lihat Glosari SIGMa System.
Akta SPRM 2009 Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009
Bayaran Pemudahan Bayaran atau peruntukan lain yang dibuat secara peribadi kepada individu yang mengawal proses atau keputusan, yang diberikan untuk menjamin atau mempercepat tugas atau fungsi rutin atau pentadbiran.
BIC Jawatankuasa Integriti Lembaga/Board Integrity
5
BOD Lembaga Pengarah SESB dan Organisasi
Kawalannya.
CIGO Ketua Pegawai Integriti Dan Tadbir Urus/Chief
Integrity And Governance Officer
Hadiah Korporat Sesuatu yang diberikan oleh satu organisasi kepada organisasi yang lain dengan wakil setiap organisasi memberikan dan menerima hadiah. Hadiah Korporat juga termasuk barang promosi yang diberikan secara sama rata kepada orang awam dalam sesuatu acara, pertunjukan dan pameran perdagangan sebagai sebahagian daripada pembinaan jenama syarikat. Hadiah diberikan secara telus dan terbuka. Hadiah Korporat biasanya mempunyai nama dan logo syarikat. Contoh Hadiah Korporat termasuklah barang seperti diari, kalendar meja, pen, buku catatan, plak dan hadiah perayaan seperti hamper, buah limau dan kurma.
Hadiah Peribadi Sesuatu yang diberikan oleh seorang individu kepada individu yang lain, dengan niat untuk mewujudkan atau mengukuhkan hubungan peribadi. Hadiah diberikan secara persendirian tanpa pengetahuan atau kelulusan pengurusan syarikat salah satu pihak atau kedua-dua pihak. Hadiah Peribadi boleh berbentuk tunai, kesetaraan tunai seperti kad kredit,
cryptocurrency atau akaun simpanan, barang
elektronik, jam tangan, pen mewah, harta, kenderaan, tambang percuma, saham, pinjaman tanpa faedah, tiket loteri, kemudahan perjalanan, keraian, perkhidmatan, keahlian kelab, apa-apa bentuk diskaun atau komisen, barang kemas, perhiasan, cenderamata, baucar atau apa-apa barang berharga yang lain.
6
HOD Ketua Bahagian atau Ketua Jabatan yang berperanan membuat keputusan mengikut Had Kuasa (Limits of
Authority) yang ditetapkan oleh SESB.
Hospitaliti Layanan baik terhadap tetamu termasuk jamuan ringan, penginapan dan keraian di restoran, hotel, kelab, tempat peranginan, konvensyen, konsert, acara sukan atau tempat lain seperti pejabat syarikat dengan atau tanpa kehadiran hos secara peribadi. Peruntukan perjalanan juga termasuk dalam takrif ini dan begitu juga perkhidmatan lain seperti penyediaan jurupandu, pembantu dan pengiring, penggunaan kemudahan seperti spa, padang golf atau tempat peranginan ski berserta kelengkapan.
JITU Jabatan Integriti Dan Tadbir Urus
Jawatankuasa Pengurusan SESB
Istilah umum bagi kumpulan kakitangan yang berperanan membuat keputusan.
Kakitangan SESB Semua individu yang mempunyai ikatan kontrak secara langsung dengan SESB dan Organisasi Kawalannya atas dasar pekerjaan termasuklah pekerja dan pengarah tetap dan sementara.
Konflik Kepentingan Apabila kepentingan seseorang boleh mempengaruhi, berpotensi mempengaruhi atau dianggap boleh mempengaruhi pembuatan keputusan mereka di SESB.
Kumpulan TNB Tenaga Nasional Berhad dan Organisasi Kawalan TNB.
MIC Jawatankuasa Integriti Pengurusan/Management
Integrity Committee
Organisasi Kawalan Entiti yang SESB mempunyai kuasa membuat keputusan ke atasnya yang memberikan SESB hak untuk melantik dan menyingkirkan pengurusan.
7
Keadaan ini biasanya berlaku apabila SESB memiliki kepentingan mengawal (memiliki >50% syer mengundi), tetapi boleh juga berlaku apabila terdapat perjanjian bahawa SESB berhak melantik pengurusan, contohnya usaha sama yang SESB memiliki peruntukan syer mengundi terbesar (tetapi masih <50%).
Pegawai Yang Ditetapkan Kakitangan yang akan dilantik oleh HOD secara rasmi untuk menguruskan penerimaan Hadiah.
Pengurusan Istilah umum bagi kumpulan kakitangan yang menganggotai Jawatankuasa Pengurusan SESB.
Penyedia Luar Mana-mana orang atau perniagaan yang menyediakan (atau ingin menyediakan) produk atau perkhidmatan untuk SESB, atau menjalankan perniagaan dengan SESB dengan atau tanpa kontrak bertulis. Penyedia luar ini termasuklah pembekal, vendor, kontraktor, perunding dan ejen.
Pihak Berkepentingan Individu atau kumpulan yang berkaitan dengan atau terlibat dengan Polisi dan amalan SESB termasuk tetapi tidak terhad kepada kakitangan, pelanggan, badan dan pihak kerajaan, pelabur, rakan usaha sama, komuniti yang SESB mempunyai kepentingan, pembekal dan kontraktor.
Pihak Ketiga Individu atau syarikat yang tidak diambil bekerja secara lansung oleh SESB tetapi bertindak bagi pihak SESB seperti perunding atau ejen.
Lihat takrifan ‘Sekutu perniagaan’
Rasuah (i) Rasuah ditakrifkan sebagai apa-apa tindakan yang boleh dianggap sebagai kesalahan memberikan atau menerima ‘suapan’ di bawah Akta SPRM 2009.
8
Dari segi amalannya, rasuah bermaksud menawarkan, memberikan, menerima atau meminta sesuatu yang bernilai dalam cubaan untuk mempengaruhi, secara tidak jujur, keputusan atau tindakan seseorang yang memegang jawatan beramanah dalam organisasi. ‘Suapan’ ditakrifkan dalam Akta SPRM 2009 dengan maksud yang berikut:
(a) wang, derma, alang, pinjaman, fi, hadiah, cagaran berharga, harta atau kepentingan mengenai harta, iaitu apa-apa jenis harta, sama ada alih atau tak alih, faedah kewangan, atau apa-apa manfaat seumpama itu yang lain; (b) apa-apa jawatan, kebesaran, pekerjaan, kontrak
pekerjaan atau perkhidmatan dan apa-apa perjanjian untuk memberikan pekerjaan atau memberikan perkhidmatan atas apa-apa sifat; (c) apa-apa bayaran, pelepasan, penunaian atau
penyelesaian apa-apa pinjaman, obligasi atau liabiliti lain, sama ada keseluruhannya atau sebahagian daripadanya;
(d) apa-apa jenis balasan berharga, apa-apa diskaun, komisen, rebat, bonus, potongan atau peratusan; (e) apa-apa perbuatan menahan diri daripada menuntut apa-apa wang atau nilai wang atau benda berharga;
(f) apa-apa jenis perkhidmatan atau pertolongan lain termasuk perlindungan daripada apa-apa penalti atau ketidakupayaan yang dikenakan atau yang dikhuatiri atau daripada apa-apa tindakan atau prosiding yang bersifat tatatertib, sivil atau jenayah, sama ada atau tidak sudah dimulakan dan termasuk penggunaan atau menahan diri daripada menggunakan apa-apa
9
hak atau apa-apa kuasa atau kewajipan rasmi; dan
(g) apa-apa tawaran, aku janji atau janji, sama ada bersyarat atau tidak bersyarat untuk memberikan suapan mengikut pengertian mana-mana perenggan (a) hingga (f).
(ii) Rasuah ditakrifkan oleh The Transparency
International sebagai ‘Penyalahgunaan kuasa yang
diamanahkan untuk kepentingan peribadi’.
Rasuah boleh bersifat ‘ke luar (outbound)’, apabila seseorang yang bertindak bagi pihak SESB cuba mempengaruhi tindakan seseorang di pihak luar seperti pegawai kerajaan atau pembuat keputusan di pihak klien.
Rasuah juga boleh bersifat ‘ke dalam (inbound)’, apabila pihak luar cuba mempengaruhi seseorang dalam kumpulan SESB seperti pembuat keputusan kanan atau seseorang yang mempunyai akses kepada maklumat sulit.
Sekutu Perniagaan Pihak luar yang dengannya SESB mempunyai atau merancang untuk menjalin beberapa bentuk hubungan perniagaan. Pihak luar termasuk klien, pelanggan, usaha sama, rakan usaha sama, rakan konsortium, penyedia khidmat luar, kontraktor, perunding, subkontraktor, pembekal, vendor, penasihat, ejen, pengedar, wakil, pengantara dan pelabur. Sekutu Perniagaan juga boleh dirujuk sebagai Pihak Ketiga khususnya jika sekutu tersebut bertindak bagi pihak SESB.
10
SESB Sabah Electricity Sdn. Bhd. (462872-W)
SIGMa System Sistem Pengurusan Integriti Dan Tadbir Urus SESB/SESB Integrity And Governance Management
System
SPRM Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia
6. PEMILIK POLISI
JITU adalah pemilik Polisi ini.
7. TANGGUNGJAWAB
JITU bertanggungjawab terhadap pengurusan, komunikasi dan penguatkuasaan Polisi ini. “Pengurusan” merangkumi penggubalan Polisi dan perkara berkaitan seperti ringkasan, Soalan Lazim dan dokumen penjelasan; pengurusan pihak berkepentingan dalam yang terlibat secara langsung dalam Polisi ini; menguruskan pengemaskinian Polisi dan pengurusan dokumen termasuklah menyenggara repositori dokumen dan kawalan versi. “Komunikasi” termasuklah memaklumkan dan mendidik pihak dalam dan luar tentang Polisi; menjalankan latihan; menjawab pertanyaan tertentu tentang sesuatu perkara dan menyebarkan maklumat tentang perubahan Polisi.
“Penguatkuasaan” merangkumi pemantauan dan pelaporan tentang tahap pematuhan Polisi oleh Kakitangan SESB dan kakitangan Organisasi Kawalannya; mengenal pasti bidang ketidakpatuhan; menyelaraskan tindakan yang berkesan dan menyediakan laporan untuk pihak berkepentingan yang berkaitan (dalam dan luar) tentang isu dan keputusan penguatkuasaan.
8. PEMBERIAN DAN PENERIMAAN HADIAH
8.1 SESB mengamalkan Polisi 'Tiada Hadiah'. Walaubagaimanapun, terdapat pengecualian tertentu seperti yang diperincikan dalam polisi ini. Prinsip yang mengawal pemberian dan penerimaan hadiah mestilah:
11
b. tidak mempunyai atau dianggap mempunyai apa-apa kesan (oleh pemberi atau penerima) terhadap tindakan atau keputusan. Secara khususnya:
i. seharusnya tidak mengharapkan apa-apa balasan, bantuan tertentu atau kelebihan yang tidak wajar daripada penerima yang dimaksudkan;
ii. pertimbangan perniagaan secara bebas oleh penerima yang dimaksudkan mestilah tidak terjejas;
iii. tidak mempunyai apa-apa niat rasuah/bersifat jenayah; daa
iv. pemberian hadiah dan hospitaliti mestilah dilakukan secara terbuka dan telus. 8.2 Peraturan yang menghalang pekerja SESB memberikan dan menerima Rasuah ada
dinyatakan dalam Prosedur Tatatertib SESB. 8.3 Pemberian Hadiah Kepada Pihak Luar
a) Bentuk biasa pemberian hadiah yang dibenarkan kepada pihak luar ialah hadiah korporat seperti yang ditakrifkan dalam polisi ini. Hadiah Peribadi seperti yang ditakrifkan dalam polisi ini juga dilarang.
b) Tiga kategori Hadiah Korporat dikenal pasti iaitu:- i. Hadiah Korporat biasa
untuk rakan perniagaan, pelawat dan tetamu luar. ii. Hadiah Korporat khas
untuk acara dan tetamu pihak pengurusan peringkat lebih tinggi atau atas. iii. Hadiah Korporat premium
untuk DYMM YDP Agong / DYMM Sultan / DYMM Raja / DYMM Yang di- Pertuan Besar / Tuan Yang Terutama / Perdana Menteri / Ketua Menteri / Orang Kenamaan Negeri dan Negara.
c) Nilai Hadiah Korporat yang disediakan untuk kegunaan umum tidak boleh melebihi RM200 bagi satu barang (‘had yang ditetapkan’). Bungkusan hadiah (termasuklah hamper) dianggap sebagai satu barang. Sebarang permintaan bagi Hadiah Korporat mestilah dibuat melalui Bahagian Perkhidmatan Korporat.
d) Pemberian Hadiah Korporat yang bernilai lebih daripada had yang ditetapkan, memerlukan kelulusan khas sepertimana dinyatakan dalam Lampiran 1.
12
e) Pemberian hadiah korporat melebihi had yang ditetapkan kepada pegawai kerajaan (di Malaysia dan dari negara lain), keluarga dan ahli isi rumah mereka mendedahkan SESB kepada risiko yang tinggi. Hadiah tersebut seharusnya diberi hanya dalam keadaan tertentu dan tertakluk kepada kelulusan Jawatankuasa Pengurusan SESB. f) Semua kakitangan dilarang memberikan hadiah secara tunai termasuklah pinjaman
kepada pihak luar seperti vendor, pelanggan, pegawai kerajaan atau individu yang ditemui ketika menjalankan tugas mereka dengan SESB kerana ia mungkin dilihat sebagai mewujudkan Konflik Kepentingan sama ada kepada kakitangan itu sendiri atau kepada pihak luar.
g) Pemberian hadiah korporat khas atau premium oleh pengarah syarikat seharusnya dibuat melalui Setiausaha Syarikat.
8.4 Penerimaan Hadiah Daripada Pihak Luar
a) Kakitangan SESB dan pengarah syarikat dilarang meminta (mendapatkan) hadiah daripada pihak luar.
b) Kakitangan SESB dan pengarah syarikat dilarang menerima Hadiah Peribadi daripada pihak luar. Hanya Hadiah Korporat di bawah had yang ditetapkan sahaja dibenarkan seperti yang dinyatakan dalam Lampiran 1.
8.4.1 Hadiah Korporat
a) Kakitangan SESB hanya dibenarkan menerima Hadiah Korporat bernilai kecil seperti diari, kalendar, pen dan buku catatan daripada pihak luar. Hadiah bernilai kecil merujuk hadiah dengan nilai pasaran di bawah RM200 bagi satu barang (‘had yang ditetapkan’). Bagi hadiah korporat di bawah had yang ditetapkan, penerima boleh menyimpan hadiah itu dan hadiah itu tidak perlu dilaporkan. Perlu diketahui bahawa bungkusan hadiah seperti kalendar dinding, buku catatan meja dan pen yang diberi sekali gus dianggap sebagai satu barang. Apa-apa Hadiah Korporat yang bernilai lebih daripada had yang ditetapkan seharusnya ditolak. Jika tidak dapat berbuat demikian, hadiah itu mestilah dilaporkan kepada HOD kakitangan tersebut. Pegawai Yang Ditetapkan mestilah mengemaskini Borang Log Hadiah sepertimana di Lampiran 2 sewajarnya dan seterusnya melaporkan kepada JITU melalui e-mel dengan mengemukakan Borang Log Hadiah tersebut yang telah lengkap diisi. Surat Untuk Pemberi Hadiah sepertimana di Lampiran 4 hendaklah dihantar oleh HOD kepada pemberi hadiah. Lihat klausa 8.4.5 (Penerimaan Hadiah yang Sukar Ditolak).
13
8.4.2 Hamper Perayaan Dan Barang-Barang Yang Mudah Rosak
a) Apabila hamper perayaan dihantar, hamper itu seharusnya ditolak jika boleh. Jika tidak boleh ditolak, ia seharusnya dilaporkan kepada HOD dan diserahkan kepada Pegawai Yang Ditetapkan di setiap Bahagian/Jabatan untuk menguruskan hamper. Pegawai Yang Ditetapkan hendaklah mengemaskini Borang Log Hadiah sepertimana di Lampiran 2 untuk mencatatkan butiran pemberi dan menyimpan hamper itu. Setelah itu, surat hendaklah dihantar oleh HOD kepada pemberi hamper menggunakan Surat Untuk Pemberi Hadiah sepertimana di Lampiran 4. Pada akhir musim perayaan, senarai dan perincian hamper yang diterima mestilah dilaporkan kepada JITU melalui e-mel dengan mengemukakan Borang Log Hadiah tersebut yang telah lengkap diisi.
b) Jika hamper mengandungi barang mudah rosak (perishable items), ia boleh diagihkan kepada kakitangan yang ada tetapi identiti pemberi tidak seharusnya didedahkan. Hamper yang mengandungi hanya barang tidak mudah rosak
(unperishable items) akan diambil oleh pertubuhan amal. Borang Log Kawalan bagi
Hadiah/Hamper Yang Tidak Dituntut sepertimana di Lampiran 3 mestilah diisi dengan lengkap oleh Pegawai Yang Ditetapkan di lokasi barang itu diterima. Pada akhir musim perayaan, Pegawai Yang Ditetapkan mestilah menghantar Borang Log Kawalan bagi Hadiah/Hamper Yang Tidak Dituntut sepertimana di Lampiran 3 yang lengkap diisi kepada JITU untuk tujuan rekod.
c) Bagi barang mudah rosak, peraturan yang sama bagi hamper perayaan adalah terpakai.
Catatan: Carta alir menunjukkan proses yang perlu dipatuhi bagi hamper perayaan dan barang mudah rosak terdapat dalam Lampiran 5.
8.4.3 Barang Dihantar Di Luar Premis SESB
Apa-apa jenis hadiah atau hamper daripada pihak yang mempunyai urusan kewangan dengan SESB, tidak boleh dihantar kepada kakitangan di luar premis SESB. Premis yang tidak dihuni seperti sub stesen tidak boleh digunakan sebagai tempat bertukar-tukar hadiah atau hamper. Jika hadiah atau hamper dihantar kepada kakitangan di luar premis maka barang itu mestilah ditolak dan kejadian itu dilaporkan kepada HOD dengan segera. Jika barang tidak boleh ditolak, HOD mestilah dimaklumkan dengan segera dan barang itu dihantar ke pejabat HOD dengan seberapa segera yang boleh. Pegawai Yang Ditetapkan mestilah mengemaskini Borang Log Hadiah sepertimana di Lampiran 2 sewajarnya dan
14
seterusnya memaklumkan kepada JITU melalui e-mel dengan mengemukakan Borang Log Hadiah tersebut yang telah lengkap diisi. JITU kemudiannya boleh memutuskan tindakan selanjutnya yang perlu diambil. Surat Untuk Pemberi Hadiah yang terdapat di Lampiran 4 juga seharusnya dihantar oleh HOD kepada pemberi hadiah atau hamper.
8.4.4 Hadiah Peribadi
a) Penerimaan apa jua jenis Hadiah Peribadi oleh Kakitangan SESB daripada pihak luar semasa menjalankan tugas mereka dengan SESB juga dilarang sama sekali.
b) Semua bentuk Hadiah Peribadi yang diterima mesti dilaporkan kepada HOD kakitangan tersebut. Pegawai Yang Ditetapkan hendaklah mengemaskini Borang Log Hadiah sepertimana di Lampiran 2 sewajarnya dan seterusnya memaklumkan kepada JITU melalui e-mel dengan mengemukakan Borang Log Hadiah tersebut yang telah lengkap diisi. Barang seharusnya dikembalikan, dengan Surat Untuk Pemberi Hadiah sepertimana di Lampiran 4 dihantar oleh HOD kepada pemberi hadiah.
c) Jika hadiah yang diterima tidak mempunyai nama pemberi, tetapi kemudiannya dilaporkan sebagai Hadiah Peribadi, penerima mestilah segera memaklumkan HOD mereka Pegawai Yang Ditetapkan hendaklah mengemaskini Borang Log Hadiah yang terdapat di Lampiran 2 mereka sewajarnya dan seterusnya memaklumkan kepada JITU melalui e-mel dengan mengemukakan Borang Log Hadiah tersebut yang telah lengkap diisi. Hadiah tersebut seharusnya dikembalikan, dengan Surat Untuk Pemberi Hadiah yang terdapat di Lampiran 4 dihantar oleh HOD kepada pemberi hadiah.
d) Jika pemberi hadiah tidak boleh dikenal pasti atau tidak diketahui alamatnya, Pegawai Yang Ditetapkan hendaklah mengemaskini Borang Log Hadiah sepertimana di Lampiran 2 mereka sewajarnya dan seterusnya memaklumkan JITU dengan mengemukakan Borang Log Hadiah tersebut yang telah lengkap diisi melalui e-mel. Hadiah seharusnya dihantar kepada JITU untuk disimpan dan untuk tindakan selanjutnya iaitu menghantar hadiah tersebut ke Bahagian Perkhidmatan Korporat dan seterusnya diagihkan kepada pertubuhan amal.
15
8.4.5 Menerima Hadiah Yang Sukar Ditolak
Jika Hadiah Peribadi atau Hadiah Korporat bernilai tinggi lebih daripada had yang ditetapkan sebanyak RM200, diterima dalam keadaan dimana hadiah tersebut sukar untuk ditolak, contohnya hadiah untuk tetamu ketika rumah terbuka atau hadiah yang dimenangi dalam acara yang mereka hadiri sebagai wakil SESB, pekerja adalah dibenarkan untuk menerima hadiah tersebut buat sementara waktu. Jika boleh, hadiah itu seharusnya dikembalikan kepada pemberi sebelum meninggalkan tempat itu dengan cara yang tidak memalukan pemberi hadiah. Jika tidak boleh berbuat demikian, penerima itu mestilah melaporkannya kepada HOD mereka dengan segera dan membawa hadiah itu ke pejabat seberapa segera yang boleh agar HOD boleh mengambil tindakan selanjutnya. Pegawai Yang Ditetapkan hendaklah mengemaskini Borang Log Hadiah sepertimana di Lampiran 2 sewajarnya dan seterusnya memaklumkan kepada JITU melalui e-mel dengan mengemukakan Borang Log Hadiah tersebut yang telah lengkap diisi. Barang boleh dikembalikan, atau disimpan di tempat terbuka yang selamat seperti kabinet untuk tatapan orang ramai.
8.4.6 Hadiah Kepada Ahli Keluarga Kakitangan SESB
Ahli keluarga Kakitangan SESB dilarang menerima Hadiah Peribadi daripada mana-mana pihak luar yang mempunyai urusan kewangan dengan SESB, kerana pemberian hadiah tersebut boleh mempengaruhi tindakan seseorang semasa menjalankan tugas mereka dengan SESB. Apabila keadaan ini berlaku, Kakitangan SESB yang terlibat seharusnya membincangkan isu ini dengan HOD mereka untuk memutuskan tindakan (jika ada) yang akan diambil.
8.4.7 Hadiah Untuk Acara Peribadi
a) Dalam keadaan tertentu, hadiah boleh diterima oleh Kakitangan SESB dengan syarat penerimaan hadiah itu tidak berkaitan dengan tugas penerima hadiah tersebut dan tiada rasa terhutang budi kepada pemberi hadiah. Contoh hadiah yang boleh diterima termasuk tetapi tidak terhad kepada:-
i. Hadiah daripada rakan sekerja sempena hari lahir, persaraan, perpindahan kerja, pertunangan dan perkahwinan pekerja;
ii. Hadiah daripada pasangan, anak termasuklah adik-beradik ipar dan anak angkat yang sah, ibu bapa termasuklah ibu bapa mertua dan adik-beradik termasuklah adik-beradik ipar;
16
iii. Hadiah daripada sanak saudara dan rakan sempena hari lahir, perkahwinan, pertunangan atau perkahwinan pekerja atau anak mereka atau apa-apa upacara keagamaan atau kebudayaan yang lain;
iv. Hadiah bernilai rendah yang mudah rosak seperti buah-buahan, pencuci mulut, minuman ringan, bunga dan sebagainya.
b) Penerima hadiah bertanggungjawab memastikan tiada penerimaan barang yang boleh mewujudkan Konflik Kepentingan atau menyebabkan integriti mereka dipersoal. Jika mereka tidak pasti mereka seharusnya membincangkan perkara tersebut dengan HOD mereka seberapa segera yang boleh. HOD hendaklah memutuskan sama ada hadiah itu boleh mewujudkan Konflik Kepentingan yang sebenar atau berpotensi. Jika terdapat Konflik Kepentingan, Pegawai Yang Ditetapkan hendaklah mengemaskini Borang Log Hadiah yang terdapat di Lampiran 2 sewajarnya dan seterusnya memaklumkan kepada JITU melalui e-mel dengan mengemukakan Borang Log Hadiah tersebut yang telah lengkap diisi. Jika barang itu boleh dikembalikan, HOD boleh menggunakan Surat Untuk Pemberi Hadiah sepertimana di Lampiran 4 atau beberapa bentuk komunikasi lain untuk disertakan dengan hadiah yang dikembalikan itu.
8.5 Senarai Semak untuk Kakitangan
Sebagai ringkasan bagi perkara di atas, kakitangan seharusnya memeriksa sama ada mana-mana yang berikut merupakan barang yang mereka terima. Adakah barang itu:
a) Hadiah peribadi?
b) Hadiah korporat dengan nilai yang melebihi had yang ditetapkan? c) Barang yang dihantar di luar premis?
d) Hadiah yang sukar ditolak yang melebihi had yang ditetapkan?
e) Hadiah untuk acara peribadi yang boleh menimbulkan Konflik Kepentingan? Jika jawapan kepada mana-mana soalan ini adalah ‘Ya’, maka ia mestilah dilaporkan kepada HOD anda.
17
8.6 Carta Alir HOD
Carta alir berikut menunjukkan proses yang perlu dipatuhi jika laporan dibuat kepada HOD bagi tujuan rekod.
8.7 Hadiah Bernilai Tinggi Kepada Dan Daripada Pihak Luar
SESB dibenarkan memberikan dan menerima hadiah bernilai tinggi kepada dan daripada pihak luar dalam keadaan tertentu seperti yang diterangkan di bawah:-
a) Hadiah tidak boleh diberi atau diterima pada masa ia mungkin mempengaruhi keputusan seperti bida kontrak, kelulusan lesen atau ketetapan isu seperti pertikaian atau penyiasatan cukai dan
b) Hadiah tersebut juga mestilah mendapat kelulusan daripada:
i. Pengarah Urusan, jika nilai setiap hadiah tidak melebihi RM20,000; atau ii. Jawatankuasa Integriti Lembaga (“BIC”), jika nilai setiap hadiah melebihi
RM20,000.
HOD menghantar Surat Untuk Pemberi Hadiah (Lampiran 4)
Pegawai Yang Ditetapkan memaklumkan kepada JITU dengan mengemukakan Borang Log Hadiah melalui e-mel
Pegawai Yang Ditetapkan mengemaskini Borang Log Hadiah (Lampiran 2)
HOD menerima laporan daripada kakitangan
Kembalikan hadiah kepada pemberi jika boleh. Jika tidak boleh, dihantar kepada JITU untuk tindakan selanjutnya
18
8.8 Barang Kelengkapan Atau Peralatan Yang Diberikan Sebagai Sampel Percuma
Bagi barang, kelengkapan atau peralatan yang diberikan sebagai sampel, HOD boleh meluluskan penerimaan sampel itu tertakluk kepada peraturan yang berikut:
a) Sampel mestilah diberi secara percuma tanpa apa-apa syarat atau ikatan atau mengharapkan komitmen pada masa hadapan.
b) Sampel mestilah diperiksa untuk memastikan ia tidak digunakan sebelum ini, alat gantinya mudah diperoleh dan memberikan manfaat kepada Syarikat/Jabatan (tertakluk kepada proses Bahagian Perolehan dan/atau Bahagian Kejuruteraan, sekiranya berkaitan).
c) Penerimaan sampel tersebut tidak akan menyebabkan jawatan baharu diwujudkan untuk menguruskannya. Dalam keadaan ini, Ketua Bahagian mestilah memastikan pekerja yang telah dilatih dan jabatan mempunyai kakitangan yang mencukupi untuk menguruskan sampel yang diterima.
d) Peruntukan perbelanjaan jabatan adalah mencukupi untuk membayar kos penyelenggaraan sampel yang diterima dan kos-kos lain yang berkaitan.
e) Penerimaan sampel tersebut hendaklah direkodkan dan disytiharkan sebagai aset syarikat. Pegawai Yang Ditetapkan hendaklah mengemaskini Borang Log Hadiah yang terdapat di Lampiran 2 mereka sewajarnya dan seterusnya memaklumkan JITU dengan mengemukakan Borang Log Hadiah tersebut yang telah lengkap diisi melalui e-mel.
8.9 Mendapatkan Derma, Penajaan Atau Barang Percuma Daripada Pihak Luar
Jabatan-jabatan dalam SESB (termasuklah jabatan Organisasi Kawalan), Persatuan, Kelab dan Kesatuan dan semua Kakitangan SESB dilarang mendapatkan secara terus sumbangan, penajaan atau peruntukan untuk barang percuma daripada pihak di luar Kumpulan TNB dan SESB. Apa-apa permohonan untuk mendapatkan derma atau penajaan daripada kakitangan SESB kepada pihak luar mestilah disalurkan melalui Bahagian Perkhidmatan Korporat untuk pertimbangan dan kelulusan.
19
8.10 Diskaun Yang Ditawarkan Kepada Kakitangan SESB Oleh Penyedia Luar
Apa-apa tawaran diskaun atau perkhidmatan khas oleh Penyedia Luar kepada Kakitangan SESB mestilah dibuat hanya mengikut pengaturan rasmi antara SESB dengan Penyedia Luar yang telah diluluskan oleh pihak pengurusan. Tawaran diskaun atau perkhidmatan khas tersebut mestilah secara umumnya tersedia untuk Kakitangan SESB dan HOD mestilah dimaklumkan oleh penerima. Contoh diskaun yang diberikan oleh pihak luar termasuk (antara lainnya):
a) Pengubahsuaian rumah b) Penyenggaraan kereta
c) Penyediaan barang dan kelengkapan elektronik d) Penyediaan bahan contohnya bahan pembinaan
e) Tiket kapal terbang, bilik hotel, spa dan pengaturan yang serupa f) Katering untuk perkahwinan, jamuan dan acara khas yang lain. g) Perkhidmatan dan tawaran kewangan bank.
9. PEMBERIAN DAN PENERIMAAN HOSPITALITI
9.1 Amalan memberikan dan menerima hospitaliti yang munasabah dan mengikut kadar sepatutnya dianggap sebagai aktiviti perniagaan yang biasa. Walau bagaimanapun, Kakitangan SESB dilarang menerima atau memberikan hospitaliti yang mungkin mempunyai pengaruh atau kaitan dengan orang yang menjalankan tugas mereka yang mengakibatkan Konflik Kepentingan. Malah, adanya tanggapan bahawa perlakuan salah itu sedang berlaku boleh menimbulkan kemudaratan dan seharusnya dielakkan.
9.2 Hospitaliti Umum
a) Hospitaliti yang melibatkan pihak luar yang termasuk dalam garis panduan jadual di bawah boleh diberikan dengan mendapatkan kelulusan HOD terlebih dahulu oleh Kakitangan SESB yang mempunyai hubungan dengan pihak luar sebagai sebahagian daripada peranan mereka di SESB. Walau bagaimanapun, bagi Kakitangan SESB yang berada di peringkat 1, peringkat 2 dan peringkat 3, tidak memerlukan kelulusan HOD kecuali melebihi had.
20
b) Hospitaliti haruslah merangkumi kesemua yang berikut:
i. Berkaitan dengan perniagaan iaitu adanya hubungan langsung antara aktiviti perniagaan dengan orang yang memberikan dan menerima hospitaliti;
ii. Hospitaliti tidak diberi kepada pasangan atau tetamu bukan perniagaan yang lain;
iii. Hos SESB mengikut kekananan yang setara hadir dalam upacara tersebut. ‘Setara’ dalam kes ini ditakrifkan sebagai orang dengan gred kerja yang sama dengan had nilai atau satu peringkat ke bawah; dan
iv. Kos hospitaliti tidak boleh melebihi had nilai seperti yang dinyatakan di dalam jadual di bawah.
Peringkat
Gred Kerja / Jawatan
Had Nilai: Malaysia (bagi setiap acara)
Had Nilai:Luar Negara (bagi setiap acara)
Bukan Eksekutif/ E07 / 08 Sehingga RM50 seorang Sehingga USD50 seorang Peringkat 5 E12/13 & E14/15 Sehingga RM100 seorang Sehingga USD50 seorang Peringkat 4 E16/17 Sehingga RM300 seorang Sehingga USD150 seorang Peringkat 2 & 3 M15/16; SGM/ Sehingga RM500 seorang Sehingga USD250 seorang Peringkat 1 Pengarah Urusan Sehingga RM1,000 seorang Sehingga USD500 seorang
c) Sebaliknya, kelulusan tambahan secara bertulis perlu diperolehi terlebih dahulu daripada Pengarah Urusan jika mana-mana satu yang berikut berlaku:-
i. Kos hospitaliti melebihi had nilai seperti yang dinyatakan dalam jadual di atas. ii. Aktiviti tidak berkaitan secara langsung dengan perniagaan. Contohnya,
penajaan perjalanan untuk bercuti atau membeli-belah.
iii. Mana-mana tetamu bukan perniagaan yang diundang juga termasuk.
d) Kelulusan boleh diberi melalui e-mel, pesanan teks (SMS) atau sebarang bentuk pesanan elektronik lain dengan syarat individu tersebut dapat mengemukakan bukti kelulusan apabila diminta.
21
e) Jika kelulusan bertulis tidak diperolehi terlebih dahulu, Kakitangan SESB mestilah menyerahkan pemberitahuan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja tentang pemberian atau penerimaan hospitaliti tersebut, kepada HOD mereka. Justifikasi kewajaran hospitaliti tersebut mestilah disertakan.
f) Pembayaran balik hospitaliti tertakluk kepada kelulusan HOD.
g) Hospitaliti tidak boleh diberi kepada penerima atau kumpulan penerima yang sama secara kerap atau dalam tempoh yang panjang. Hospitaliti juga seharusnya tidak boleh diterima daripada pemberi atau kumpulan pemberi yang sama secara kerap atau dalam tempoh yang panjang.
9.3 Kakitangan SESB Menerima Hospitaliti Daripada Rakan Dan Saudara
a) Kakitangan SESB bebas menerima hospitaliti daripada rakan dan saudara-mara, dengan syarat hospitaliti tersebut tidak mempengaruhi tindakan kakitangan tersebut semasa menjalankan tugas mereka dengan SESB.
b) Jika hospitaliti yang diberi boleh mempengaruhi (atau dilihat seolah-olah mempengaruhi) tindakan kakitangan tersebut maka mereka seharusnya membincangkan perkara ini dengan HOD mereka dan jika perlu mengisytiharkan Konflik Kepentingan.
9.4 Kakitangan SESB Menghadiri Rumah Terbuka / Acara Yang Dianjurkan Oleh Penyedia Luar
Kakitangan SESB dibenarkan menghadiri majlis rumah terbuka atau acara lain yang dianjurkan oleh Penyedia Luar, dengan syarat seperti berikut:
a) Undangan rasmi dikeluarkan dengan HOD mengetahui tentang acara tersebut. b) Kakitangan SESB mendapat layanan yang sama dengan hospitaliti yang diberikan
kepada tetamu lain.
Hadiah untuk tetamu terhad kepada Hadiah Korporat didalam had yang ditetapkan sahaja. Hadiah Peribadi adalah dilarang. Semua Hadiah Peribadi atau Hadiah Korporat yang melebihi had yang ditetapkan seharusnya ditolak atau dikembalikan sebelum meninggalkan tempat tersebut. Jika tidak dapat berbuat demikian, prosedur Menerima Hadiah Yang Sukar Ditolak (klausa 8.4.5 di atas) mestilah dipatuhi.
22
9.5 Kakitangan SESB Membuat Perjalanan Atas Urusan Perniagaan
a) Semua perbelanjaan untuk perjalanan kakitangan atas urusan perniagaan SESB hendaklah dibayar oleh SESB melainkan dinyatakan sebaliknya dalam kontrak pekerjaan atau perkhidmatan yang berkaitan. Tawaran oleh pihak luar untuk membayar semua atau sebahagian daripada perbelanjaan perjalanan tersebut yang tidak termasuk dalam pengaturan kontrak seharusnya ditolak. Jika timbul keraguan atau ketidakpastian, pengaturan itu mestilah dibincangkan dengan HOD sebelum memulakan perjalanan.
b) Kakitangan yang membuat perjalanan atas urusan perniagaan SESB yang melibatkan penilaian atau keputusan berhubung dengan pihak luar, seperti audit kilang, pemeriksaan tapak atau penilaian kualiti, tidak boleh menerima apa jua jenis hadiah daripada pihak luar itu sebelum, semasa atau selepas lawatan tersebut. Hospitaliti seharusnya ditolak, jika boleh. Jika tidak dapat berbuat demikian contohnya, dijemput ke kantin tapak semasa pemeriksaan, hospitaliti mestilah dihadkan seberapa minimum yang boleh.
c) Perbelanjaan kakitangan yang menghadiri persidangan dan seminar bagi pihak SESB (termasuk fi kehadiran) akan dibayar sepenuhnya oleh SESB. Apa-apa penajaan yang dicadangkan oleh Penyedia Luar mestilah diluluskan terlebih dahulu oleh Pengarah Urusan.
9.6 Pegawai Kerajaan
a) SESB boleh membayar perbelanjaan perjalanan yang munasabah dan mengikut kadar sepatutnya untuk pegawai kerajaan, jika alasan untuk perjalanan berkaitan secara langsung dengan perniagaan SESB. SESB tidak akan membayar perbelanjaan perjalanan mewah seperti tiket kelas pertama atau suite emper di hotel mewah. Pembayaran bagi apa-apa perbelanjaan perjalanan untuk pegawai kerajaan yang tidak berkaitan secara langsung dengan perniagaan SESB mestilah sederhana, diluluskan oleh Pengarah Urusan dan tidak termasuk ahli keluarga dan isi rumah.
23
b) Jika Kakitangan SESB menjadi hos kepada pegawai kerajaan maka perhatian mestilah diberikan untuk memastikan hospitaliti yang disediakan itu munasabah dan mengikut kadar sepatutnya dan tidak menimbulkan rasa terhutang budi kepada SESB. Hospitaliti mestilah bersesuaian mengikut taraf hidup pegawai itu dan tidak akan menimbulkan perhatian sehingga menjadi pengetahuan ramai.
c) Di bawah sesetengah bentuk perundangan antarabangsa, pekerja dari perusahaan milik negara (SOE) dianggap sebagai pegawai kerajaan. Kakitangan SESB seharusnya sentiasa ingat tentang perkara ini apabila menjadi hos kepada pekerja SOE termasuk syarikat berkaitan kerajaan (GLC).
9.7 Aktiviti Yang Dilarang
a) Semasa menjalankan tugas, Kakitangan SESB dilarang membayar, menerima atau menyertai apa-apa aktivti yang mungkin boleh menjejaskan nama baik/imej syarikat dan/atau menyalahi undang-undang. Aktiviti tersebut termasuklah sebagai contoh: i. Pengambilan dadah secara haram
ii. Pengambilan alkohol iii. Berjudi
iv. Sebarang aktiviti maksiat dan tidak bermoral
v. Karaoke bersama dengan pelayan pelanggan atau yang serupa vi. Aktiviti-aktiviti yang membahayakan
b) Kakitangan SESB diharap dapat membuat penilaian yang baik dalam perkara tersebut dan seharusnya berbincang dengan HOD mereka tentang apa-apa perkara yang mungkin timbul berhubung dengan permintaan atau tawaran daripada pihak luar untuk terlibat dalam aktiviti yang mungkin dianggap secara munasabah menjejaskan nama baik SESB.
10. DERMA AMAL, PENAJAAN DAN MANFAAT KOMUNITI YANG LAIN
10.1 SESB bertanggungjawab terhadap seluruh komuniti secara serius dan menyediakan sokongan kewangan dan bukan kewangan bagi tujuan yang dikenal pasti. Walau bagaimanapun, derma dan manfaat tersebut mungkin disalah gunakan oleh pihak tertentu sebagai helah untuk rasuah. Oleh itu, amat penting agar Kakitangan SESB memastikan derma dan penajaan digunakan untuk tujuan yang dirancang iaitu untuk manfaat seluruh komuniti dan bukan untuk menutupi rasuah atau pembayaran politik yang dilarang.
24
10.2 Derma amal, penajaan dan manfaat komuniti untuk pihak luar mestilah dibuat menurut polisi ini untuk memastikan ketekalan dan keseragaman di seluruh organisasi.
11. PENGURUSAN ACARA MELIBATKAN PIHAK BERKEPENTINGAN
11.1 Sebagai penyedia kuasa negara, SESB mempunyai hubungan positif dengan pelbagai pihak berkepentingan di peringkat negara dan antarabangsa. Pihak Berkepentingan ini mungkin dari semasa ke semasa ingin melawat premis SESB. Oleh itu, acara yang sesuai dengan hadiah yang sesuai seharusnya diatur. SESB juga ada kalanya mungkin ingin terlibat secara proaktif dengan Pihak Berkepentingan seperti pengawal selia industri, pengamal media, kumpulan komuniti, Pertubuhan Bukan Kerajaan (NGO) serta orang dan organisasi lain yang berpengaruh. Bagi penglibatan tersebut, garis panduan dalam Lampiran 1 disediakan untuk membolehkan pihak pengurusan SESB mengendalikan acara tersebut dengan jayanya dan pada masa yang sama dapat mengelakkan keadaan yang boleh menjejaskan reputasi SESB.
11.2 Acara yang melibatkan Pihak Berkepentingan tidak boleh digunakan sebagai cara untuk menyediakan keraian yang berlebih-lebihan atau memberikan hadiah mewah kepada kakitangan kerajaan yang terlibat dalam tugas membuat keputusan yang mempunyai kaitan dengan operasi SESB. Arahan yang dinyatakan dalam Klausa 8 (Pemberian Dan Penerimaan Hadiah) dan Klausa 9 (Pemberian Dan Penerimaan Hospitaliti) Polisi ini mestilah dipatuhi ketika mengendalikan penglibatan Pihak Berkepentingan. Keperluan ini terpakai kepada aktiviti di Malaysia dan luar negara. Garis panduan bagi SESB terdapat dalam Lampiran 1.
12. DERMA POLITIK
12.1 Sememangnya menjadi Polisi SESB tidak akan membuat sumbangan kewangan atau bukan kewangan kepada parti politik, wakil parti politik atau calon untuk jawatan politik. 12.2 Ada kalanya, timbul keadaan apabila SESB ingin membuat sumbangan politik di negara
yang sumbangan tersebut dibenarkan menurut undang-undang. Dalam keadaan tersebut, sumbangan itu mestilah diluluskan oleh BIC.
12.3 Jika sumbangan dibuat, ia mestilah dibenarkan menurut undang-undang berkaitan dan dibuat tanpa apa-apa harapan atau janji untuk mendapatkan layanan yang baik daripada syarikat sebagai balasan.
25
12.4 Apa-apa pembayaran tersebut mestilah dimasukkan ke dalam akaun bank rasmi di negara di mana orang atau pihak itu tinggal. Pembayaran luar pesisir tidak dibenarkan. Semua pembayaran tersebut mestilah ditunjukkan secara tepat dalam akaun SESB dan dinyatakan dalam laporan tahunan.
12.5 Pembayaran secara jujur kepada entiti kerajaan yang dikehendaki mengikut kontrak atau undang-undang dibenarkan dengan syarat pembayaran itu dimasukkan ke dalam akaun bank rasmi kerajaan.
12.6 Penggunaan kemudahan, kelengkapan dan sumber SESB oleh parti politik untuk apa-apa kempen politik atau program parti politik tidak dibenarkan melainkan dengan kebenaran terlebih dahulu daripada BIC.
12.7 Apa-apa sumbangan atau perbelanjaan yang dibuat oleh Kakitangan SESB untuk manfaat parti politik, wakil parti politik atau calon untuk jawatan politik tidak akan dibayar balik oleh SESB.
13. PENGURUSAN SURAT PERMOHONAN SOKONGAN DAN PERMINTAAN KHAS
13.1 ‘Permohonan sokongan’ ialah permohonan yang dibuat oleh individu atau organisasi berpengaruh yang meminta keistimewaan khas diberi kepada orang, syarikat atau organisasi tertentu. Selalunya, ia memohon supaya Penyedia Luar yang dinamakan diberi kontrak sama ada pembekal itu paling sesuai untuk sesuatu kerja itu atau tidak atau orang yang dinamakan diberi jawatan kerja yang tertentu. Permohonan boleh dibuat melalui surat, faks, e-mel, panggilan telefon, pesanan teks elektronik secara peribadi atau melalui beberapa kaedah lain. Permohonan sokongan biasanya datang daripada sumber yang berpengaruh dan sukar ditolak. Mereka boleh menimbulkan masalah yang serius kepada syarikat kerana ia boleh mengakibatkan pihak yang tidak sesuai diberi kontrak yang penting atau orang yang tidak layak diberi jawatan berpengaruh.
13.2 Jika permohonan sokongan diterima, penerima seharusnya menerima dengan baik permohonan itu tetapi tidak membuat apa-apa janji untuk melayan permohonan tersebut. Seterusnya permohonan itu hendaklah dipanjangkan kepada JITU dan dalam keadaan biasa tiada tindakan lanjut akan diambil.
26
13.3 Jika orang yang membuat permohonan terus mendesak atau menjawat jawatan tertinggi dalam negara maka CIGO boleh mengemukakan perkara itu kepada BIC untuk pertimbangan selanjutnya. Permohonan itu tidak harus sama sekali mempengaruhi proses pembuatan keputusan SESB dalam apa jua cara sekali pun.
14. BAYARAN PEMUDAHAN
14.1 Bayaran Pemudahan ialah bayaran atau peruntukan lain yang dibuat secara peribadi kepada individu yang mengawal sesuatu proses atau keputusan untuk menjamin atau mempercepat tugas atau fungsi rutin atau pentadbiran. Bayaran pemudahan bukan sahaja diminta oleh pegawai kerajaan tetapi isu ini juga boleh wujud dalam sektor swasta contohnya pengurus menangguhkan pemprosesan invois sehingga bayaran diterima.
14.2 SESB melarang pemberian dan penerimaan apa jua jenis Bayaran Pemudahan. Kakitangan SESB juga dilarang menawarkan, menjanjikan atau meminta bayaran tersebut.
14.3 Jika Bayaran Pemudahan diminta, maka SESB mesti melaporkan perkara ini kepada HOD mereka. HOD mestilah kemudiannya membincangkan isu ini dengan JITU untuk menentukan langkah seterusnya yang akan diambil.
14.4 Hanya jika seseorang berada dalam risiko yang memudaratkan barulah Bayaran Pemudahan boleh dibuat. Dalam kejadian tersebut, bayaran seharusnya dibuat tetapi keadaan itu seharusnya dilaporkan segera kepada HOD. HOD kemudiannya hendaklah melaporkan keadaan itu kepada JITU untuk mengenal pasti tindakan seterusnya yang akan diambil.
15. HUKUMAN KE ATAS KETIDAKPATUHAN
Tindakan tatatertib akan diambil terhadap mana-mana Kakitangan SESB yang terbukti melanggar polisi ini. Tindakan ini boleh termasuk pemberhentian kerja. Kesalahan juga boleh dipanjangkan kepada pihak berkuasa penguatkuasaan yang berkaitan untuk tindakan selanjutnya.
27
16. KEUTAMAAN UNDANG-UNDANG
Jika undang-undang mana-mana negara tertentu mengandungi keperluan yang tidak dimasukkan atau dipenuhi dalam Polisi ini, maka undang-undang negara tersebut hendaklah diutamakan. Oleh itu, semua Kakitangan SESB yang terlibat dalam amalan pemberian dan penerimaan hadiah dan/atau hospitaliti perlu mengetahui undang-undang setempat yang mengawal aktiviti ini dan memastikan pematuhannya.
17. PENEPIAN
Apa-apa penyimpangan daripada atau penepian terhadap Polisi ini mestilah diperakukan oleh MIC dan diluluskan oleh BIC.
18. SEMAKAN DAN PEMERIKSAAN
JITU akan menyemak kesesuaian polisi ini dari semasa ke semasa menurut Prosedur Pemantauan dan Semakan SIGMa System.
28
Lampiran 1: Garis Panduan bagi Hadiah Korporat Dan Penglibatan Pihak Berkepentingan
Pihak Berkepentingan Luar Nilai Hadiah Kelulusan Had Kos Acara
Cadangan Rangka Kerja dan Aktiviti
1. Kategori VIP A - Platinum
Takrif: Orang Kenamaan VIP yang memimpin Negeri; orang kenamaan paling kanan dari luar negara; pihak berkepentingan yang terlibat secara langsung dalam menggubal polisi dan prosedur Kerajaan yang melibatkan operasi TNB.
Contoh: DYMM YDP Agong; DYMM Sultan; DYMM Raja; DYMM Yang di-Pertuan Besar, Perdana Menteri / Ketua Negara, Menteri Kabinet, Ketua Menteri. Hadiah korporat bernilai sehingga RM2,000 boleh diberi. (‘Hadiah korporat premium’) (bagi setiap barang).
1) PENGARAH URUSAN - untuk jumlah perbelanjaan tidak melebihi RM20,000 2) MCM - untuk jumlah perbelanjaan melebihi RM20,000
Aktiviti rekreasi atau berbentuk rekreasi yang sesuai dengan VIP.
Contoh: Golf, Boling, F1, Ekspedisi Berjalan Kaki, Sembang Kopi.
Aktiviti yang boleh membina kepercayaan pengguna yang timbul daripada pengguna VIP bagi produk dan perkhidmatan SESB.
Contoh: Peringatan berkala melalui SESB Insight atau ledakan e-mel.
Aktiviti SESB yang menyokong objektif strategik yang ditingkatkan melalui sokongan dan penglibatan VIP.
Contoh: Mengundang VIP untuk melancarkan acara, aset atau produk baharu SESB.
Penglibatan dalam aktiviti VIP apabila SESB akan dilihat sebagai penyumbang dan penyokong program tersebut. Contoh: Majlis Pelancaran, Majlis Komuniti dan lain-lain yang TIDAK berpihak kepada politik.
Aktiviti yang membina hubungan kerja seperti lawatan ke pemasangan di pencawang SESB oleh pegawai daripada kementerian dan agensi kerajaan yang berkaitan. Contoh: Lawatan ke PMU oleh Suruhanjaya Tenaga, SEDA, Perbadanan Teknologi Hijau Malaysia dan sebagainya.
29
Pihak Berkepentingan Luar Nilai Hadiah Kelulusan Had Kos Acara
Cadangan Rangka Kerja dan Aktiviti 2. Kategori VIP B – Emas
Takrif: Orang kenamaan VIP (termasuklah orang kenamaan dari luar negara) dan pegawai kerajaan yang berminat dengan operasi SESB.
Contoh: Ketua agensi kerajaan Persekutuan/ Negeri yang berminat atau memberikan kesan kepada operasi SESB,
• Ketua Media.
• Ketua pertubuhan Bukan Kerajaan yang utama. • Individu yang mengetuai
pemimpin industri (Ketua Industri).
Pejabat Kedutaan Luar Negara.
Hadiah korporat bernilai sehingga RM1,000 mungkin diberikan. (‘Hadiah korporat khas’) (setiap item). 1) PENGARAH URUSAN - untuk jumlah perbelanjaan tidak melebihi RM20,000 2) MCM - untuk jumlah perbelanjaan melebihi RM20,000
Aktiviti untuk berkongsi maklumat, produk dan perkhidmatan terkini dengan agensi berkaitan.
Contoh: Taklimat, dialog,
roadshow, pameran.
Acara perayaan dengan kementerian dan agensi kerajaan, pertubuhan strategik dan bukan kerajaan.
Contoh: Jamuan makan tengah hari, Minum lewat petang, Berbuka puasa atau Rumah Terbuka Tahun Baru Cina.
Memberikan hadiah khas
untuk menyokong
kepentingan SESB pada waktu strategik.
Contoh: Bersempena dengan hari keputeraan diraja, Hari Perayaan, Hari Raya, pelantikan Menteri Besar, kunjunganhormat ke Pejabat VIP, melawat premis VIP selepas menyelesaikan aduan untuk pemulihan imej.
30 Pihak Berkepentingan
Luar
Nilai Hadiah Kelulusan Had Kos Acara
Cadangan Rangka Kerja dan Aktiviti
3. Syarikat korporat dan perbadanan industri Takrif: industri utama dan pengguna komersial.
Hadiah korporat sehingga RM1,000 boleh diberi. (‘Hadiah korporat khas’) (bagi setiap barang).
1) PENGARAH
URUSAN - untuk jumlah perbelanjaan tidak melebihi RM20,000 2) MCM- untuk jumlah perbelanjaan melebihi RM20,000 Mengendalikan aktiviti perkongsian maklumat. Contoh: Dialog / taklimat bersama dengan Pelanggan LPC.
Jamuan bersama dengan Pelanggan LPC.
Contoh: Makan tengah hari Tahun Baru Cina.
Menunjukkan penghargaan SESB kepada Pelanggan LPC.
Contoh: Kad Ucapan Hari Lahir dan kad ucapan perayaan kepada syarikat pengurusan atasan.
Melawat aset SESB untuk memberikan keyakinan kepada pelanggan tentang keupayaan SESB membekalkan bekalan elektrik yang diperlukan.
Membina hubungan baik di ibu pejabat SESB dan ibu pejabat pelanggan dengan menyediakan aktiviti rekreasi yang sesuai.
Memberikan cenderamata korporat sebagai penghargaan kepada pengguna korporat dan industri. Contoh: (pelanggan yang membuat bayaran bil elektrik tanpa gagal) atau apabila melawat premis VIP selepas menyelesaikan aduan (pemulihan imej).
31
Pihak Berkepentingan Luar Nilai Hadiah Kelulusan Had Kos Acara
Cadangan Rangka Kerja dan Aktiviti
4. Organisasi berpengaruh Media
Takrif: Organisasi berasaskan maklumat yang berpengaruh termasuk media cetak, media elektronik, pemblog dan aktivis media sosial lain.
Contoh: Akhbar kebangsaan, surat khabar setempat, pemblog berpengaruh.
Pertubuhan Bukan Kerajaan (NGO)
Takrif: Persatuan atau pertubuhan berdaftar yang berpengaruh yang ditubuhkan untuk mewakili tujuan atau
kumpulan pihak
berkepentingan.
Contoh: Persekutuan Pengilang-pengilang Malaysia (FMM), Persatuan Pemaju Hartanah dan Perumahan Malaysia (REHDA).
Persatuan Penduduk Setempat
Takrif: Persatuan yang ditubuhkan untuk mewakili kepentingan penduduk yang tinggaldi lokasi tertentu.
Contoh: Jawatankuasa Kemajuan dan Keselamatan Kampung (JKKK), Persatuan Penduduk(RA).
Hadiah korporat sehingga RM200 boleh diberi. (‘Hadiah korporat biasa’) (bagi setiap barang).
1) PENGARAH URUSAN - untuk jumlah perbelanjaan tidak melebihi RM20,000
2) MCM- untuk jumlah perbelanjaan melebihi RM20,000
Dialog mini / taklimat dengan wakil media, pertubuhan bukan kerajaan (NGO) dan wakil komuniti.
Pengaturan majlis dengan media, pertubuhan bukan kerajaan (NGO) dan wakil komuniti.
Contoh: Makan tengah hari, sembang teh tarik, minum lewat petang.
Kad ucapan perayaan kepada pengurusan media, NGO, wakil masyarakat yang berkaitan.
Rekreasi dengan media. Contoh: Golf, badminton, boling.
Melawat aset SESB untuk memberikan keyakinan kepada pelanggan tentang keupayaan SESB untuk menyediakan bekalan elektrik.
32
Pihak Berkepentingan Luar Nilai Hadiah Kelulusan Had Kos Acara
Cadangan Rangka Kerja dan Aktiviti
5. Pelanggan dan komuniti setempat berdasarkan sasaran aktiviti
Takrif: Aktiviti yang membina hubungan baik antara SESB dengan komuniti setempat.
Contoh: Pelanggan yang melawat premis/ tapak SESB, penduduk sasaran / taman.
Hadiah korporat sehingga RM200 boleh diberi. (‘Hadiah korporat biasa’) (bagi setiap barang).
1) PENGARAH URUSAN - untuk jumlah perbelanjaan tidak melebihi RM20,000
2) MCM- untuk jumlah perbelanjaan melebihi RM20,000
Program dengan pelanggan. Contoh: Aktiviti dengan penduduk setempat selepas berlakunya bencana.
Aktiviti yang mempromosikan produk SESB.
Contoh: Promosi SESB.
Program komuniti dengan komuniti setempat.
Contoh: Gotong-royong, majlis bersama dengan mangsa.
33
Lampiran 2: Borang Log Hadiah
Borang Penerimaan Hadiah/Hamper Tempat:
No. Tarikh Penerimaan
Nama & Alamat Pemberi
Nama & Jabatan Penerima
Tandatangan Penerima
Catatan
Catatan: Hamper dan Hadiah yang masih tidak diambil perlu dikembalikan kepada pemberi atau dihantar ke pusat kebajikan.
34
Lampiran 3: Log Kawalan bagi Hadiah/Hamper yang Tidak Dituntut
Tempat: No. Tarikh Penerimaan di Lokasi SESB Tarikh Pengambilan oleh Pertubuhan Amal
Nama & Tandatangan Wakil Pertubuhan Amal yang Mengambil Hadiah/Hamoer
35
Lampiran 4: Surat Untuk Pemberi Hadiah
Kepada: Pemberi Hadiah
Perkara: Polisi SESB tentang Hadiah
Terlebih dahulu bagi pihak SESB, saya ingin mengucapkan terima kasih dan penghargaan kepada anda atas hadiah/hamper yang diterima pada tarikh __________________ berhubung dengan ________________ (pinda mengikut kesesuaian).
Walau bagaimanapun, Polisi Anti Rasuah SESB menyatakan dengan jelas bahawa Kakitangan SESB tidak boleh menerima/menghantar hadiah peribadi dalam apa jua jenis atau bentuk kepada/daripada mana-mana pihak luar yang mungkin mempunyai kepentingan perniagaan atau yang mempunyai apa-apa kaitan dengan tugas rasmi SESB.
Oleh itu, SESB memohon kerjasama anda agar tidak menghantar hadiah/hamper dalam apa jua jenis atau bentuk pada masa hadapan.
Sila ambil maklum bahawa apa-apa hadiah/hamper yang diterima oleh SESB akan dikembalikan kepada anda atau diberikan kepada mana-mana pertubuhan kebajikan yang lebih memerlukannya seperti rumah orang tua, anak yatim, orang kurang upaya dan pihak lain yang sesuai.
Kami amat menghargai kerjasama anda dalam menyokong usaha SESB untuk memperkasa tadbir urus yang baik dengan mengamalkan budaya integriti dalam etika perniagaan dan operasi harian kami.
Terima kasih.
“BERSAMA MEMACU PEMBANGUNAN NEGERI SABAH” “SESB MAJU TANPA RASUAH”
……… Penerima
36
Lampiran 5: Carta Aliran Pengurusan Hamper Perayaan Dan
Barang Mudah Rosak
Pihak Luar Pegawai Yang Ditetapkan Pertubuhan Amal JITU
Ya Tidak Ya Tidak Hantar hamper perayaan Bolehkah hamper ditolak Catat dalam borang log hadiah
Tolak hamper dengan baik, perlu dikembalikan kepada pemberi Tiada tindakan lanjut Bolehkah hamper ditolak Hantar Surat Untuk Pemberi Hadiah Agihkan kepada Kakitangan Maklumkan Pertubuhan Amal
Maklumkan JITU pada akhir musim perayaan dengan borang yang lengkap diisi
Ambil hamper
Terima log pada akhir musim
perayaan
Simpan rekod untuk pemantauan
