1 BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada saat ini kita tengah berada dalam suatu era baru yang disebut sebagai Pada era knowledge economy. Jika dalam era ekonomi industri strategi bisnis dititikberatkan pada bidang produksi dan pemasaran, maka dalam era knowledge economy, titik berat strategi tidak hanya berada pada kedua bidang tersebut, dua diantara bidang lain yang menjadi titik berat strategi bisnis berkaitan dengan bidang Teknologi Informasi (TI) dan bidang Sumber Daya Manusia (SDM). Kedua bidang tersebut merupakan komponen utama knowledge economy (Purnawanto, 2010). Bidang Sumber daya manusia dapat dikategorikan sebagai kunci efektifitas proses bisnis dalam sebuah perusahaan.
Untuk membuat proses bisnis yang terintegrasi diperlukan sebuah BPM (Business Process Management) yang merupakan pendekatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi melalui pembangunan otomatisasi proses dan ketangkasan untuk mengelola perubahan. Menurut Jeston(2008, p18) . Beberapa faktor yang mendorong sebuah proses bisnis membutuhkan BPM adalah ketika adanya tugas dan tanggung jawab yang kurang jelas dari segi proses, terlalu banyaknya proses yang tidak tertangani atau justru terlalu tertangani dalam suatu proses, tidak adanya proses yang terstandarisasi, dan tidak adanya kejelasan mengenai tujuan dalam sebuah proses. Untuk memperbaiki sebuah proses bisnis BPM bukan merupakan konsep yang bisa dikategorikan sederhana, namun BPM memang tidak selalu membutuhkan teknologi untuk mencapai keberhasilannya. Tolak ukur yang paling penting dalam BPM adalah bagaimana membuat proses bisnis yang proporsional sebelum menerapkan dalam teknologi.
teknologi dalam menjalankan bisnisnya , adalah sebutan yang tepat bagi CV. Bima Utama. Perusahaan yang bergerak dibidang penjualan technical engine & sparepart supply ini sudah berdiri sejak Oktober tahun 2003. Sebuah perusahaan yang masih tergolong tradisional seperti CV. Bima Utama belum menjadi kepatutan adanya standar penilaian mutu. Sehingga sulit untuk benar-benar menggolongkan sampai dimana mutu perusahaan ini. Bila dilihat dari aktivitas bisnis nya CV. Bima Utama memang menunjukan adanya peningkatan yang signifikan baik dari sisi peningkatan varian produk yang dijual sampai adanya peningkatan revenue yang cukup signifikan. Tetapi setiap peningkatan tersebut tidak dapat membuat mata tertutup akan kekurangan yang terjadi secara internal maupun yang dirasa sampai ke external.
Sekarang ini, CV. Bima Utama masih menerapkan proses yang sederhana dengan penerapan aplikasi kuangan yang hanya di gunakan dalam pembuatan laporan keuangan. Dan sekarang ini manajemen organisasi internal perusahaan juga masih kurang terstruktur dengan baik, karena adanya ketidakjelasan dari pendataan,, aturan, dan tolak ukur penilaian kehadiran di bidang Sumber Daya Manusia (SDM). Hal itu terlihat dari kondisi saat ini CV. Bima Utama tidak memiliki divisi SDM , sehingga pengelolaan SDM nya hanya berdasarkan keputusan dari Komisaris dan Direktur nya saja. Kondisi ini diperparah dengan kenyataan bahwa jumlah karyawan di Bima Utama sudah berjumlah 53 orang. Hal tersebut memang tidak mengganggu secara langsung dari kinerja perusahaan. Tetapi terdapat beberapa masalah yang tanpa disadari dapat mengganggu kinerja perusahaan kedepannya. Masalah-masalah yang mungkin muncul seperti Pendataan karyawan yang dilakukan di CV. Bima Utama masih bersifat paper based dan dapat dikategorikan seperti hanya formalitas saja; dengan proses yang masih paper based ini menyebabkan terjadinya pemborosan kertas dan meemakan waktu yang sebenarnya bisa saja diminimalisir. Kondisi pendataan karyawan ini diperparah dengan sifat dari proses ini yang hanya formalitas sehingga walaupun terjadi pendataan tetapi pengarsipannya masih sangat kacau, hal itu membuat ketika perusahaan membutuhkan data karyawan maka harus meminta secara langsung lagi kepada karyawan. Masalah lainnya yang dapat
muncul adalah karena tidak memiliki divisi HRD, maka CV.Bima Utama tidak pernah memiliki aturan dalam hal kehadiran bagi para karyawannya. Proses absensi harian yang lazim pada umumnya tidak terjadi di perusahaan ini , pendaftaran status kehadiran sekarang ini hanya terjadi ketika ada salah satu karyawan yang tidak masuk maka rekan satu divisinya akan melapor kepada manager divisi yang akan diteruskan top level ( General manager, direktur utama, dan komisaris). Tidak berhenti disitu, walaupun sudah ada pelaopran atas status karyawan yang tidak hadir, ternyata status ketidak hadiran tersebut tidak dijadikan tolak ukur apapun. Yang dimana jika tidak adanya tolak ukur kehadiran untuk memberikan reward dan punishment , Masalah lainnya yang terjadi dari tidak adanya divisi HRD dan tidak adanya penerapan manajemen sumber daya manusia yang baik adalah tidak adanya sistem training yang spesifik dalam setiap jenis pekerjaan yang dimasuki oleh karyawan baru; dan terakhir mengenai sistem pemberian kompensasi yang masih secara manual belum menggunakan pay roll sistem. Ketidakseimbangan dalam SDM ini telah memunculkan masalah bagi CV. Bima Utama yaitu, top level mulai resah karena ada beberapa karyawan yang sudah terampil, bisa saja resign dari perusahaan, karena imbas dari masalah-masalah diatas kecenderungan yang terjadi adalah banyak ketidak adilan dalam pemberian penghargaan baik secara moril maupun materil bagi karyawan (Banyak karyawan yang capable dan berusaha disiplin tetapi tidak betul-betul nampak sehingga di perlakukan kurang adil) , sementara untuk merekrut karyawan baru dibutuhkan transfer knowledge yang tidak sederhana. CV. Bima Utama mengaku bahwa terdapat masalah lain yang terjadi di perusahaannya diluar masalah manajemen sumber daya manusia, seperti : masalah manajemen inventory, dan masalah manajemen keuangan yang akan berimbas pada penyesuaian di manajemen penjualan dan pembelian. Sebuah perusahaan dengan rencana pengembangan yang besar di bidang-bidang seperti inventory, penjualan, , pembelian, dan keuangan akan terganggu bila proses di bidang SDM nya belum dirapikan terlebih dahulu.
BPM pada area sistem SDM adalah hal yang dibutuhkan oleh CV. Bima Utama saat ini. Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk membahas lebih lanjut dalam skripsi penulis yang berjudul “Business Process
Management (BPM) Pada Area Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia di CV. Bima Utama”.
1.2 Ruang Lingkup
Adapun penulis memiliki batasan dari penelitian sebagai, berikut:
1. Metode BPM yang dipakai penulis hanya sampai tahap People and Technology Development Phase.
2. Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak perusahaan diketahui bahwa BPM yang dibutuhkan oleh perusahaan adalah di tiga bidang yaitu Manajemen SDM , Manajemen Inventory , dan Manajemen Keuangan. Dan dalam skripsi ini penulis memfokuskan pada BPM di bidang Manajemen SDM.
3. Bidang Manajemen SDM yang di fokuskan dalam BPM ini adalah bidang pendataan karyawan, absensi harian, dan penyajian evaluasi kehadiran. 1.3 Tujuan dan Manfaat
Tujuan yang ingin dicapai adalah :
1. Mengidentifikasi dan menganalisa proses bisnis dalam bidang manajemen SDM pada CV. Bima Utama.
2. Memberikan usulan perbaikan proses bisnis dalam bidang manajemen SDM pada CV.Bima Utama.
Manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Mendeskripsikan proses bisnis dalam bidang manajemen SDM pada CV. Bima Utama untuk menemukan masalah-masalah yang akan diberikan perbaikannya.
2. Adanya usulan perbaikan dalam proses bisnis di bidang manajemen SDM.
1.4 Metodologi
Metodologi yang digunakan dalam pengumpulan data dan informasi dalam pembuatan skripsi ini adalah seperti:
1. Metode pengumpulan data :
Metode pengumpulan data yang digunakan adalah: a. Studi Lapangan (Field Research)
Studi lapangan dilakukan dengan beberapa cara yaitu :
1) Pengamatan (Observasi), yaitu melakukan pengamatan langsung di unit-unit yang terkait dalam CV. Bima Utama
2) Wawancara (Interview), yaitu melakukan tanya jawab secara bertatap muka (face to face) dengan pihak-pihak terkait untuk mendapatkan keterangan yang diperlukan. b. Studi Kepustakaan (Library Research)
Merupakan metode pengumpulan data yang berguna dalam menyusun hal-hal yang bersifat teoritis yang berhubungan dengan objek penulisan, dengan cara membaca buku-buku wajib dan buku lainnya yang langsung atau tidak langsung berkaitan dengan objek yang diteliti.
c. Searching internet
Merupakan pencarian data dengan menggunakan internet yang berguna dalam menyusun hal-hal yang bersifat teoritis yang berhubungan dengan objek penulisan.
2. Metode Business Process Management yang digunakan pada penulisan skripsi ini mencakup :
1. Organization Foundation Phase
2. Process Foundation Phase
3. Technology Foundation Phase
4. BPM Foundation Phase
5. Elaboration Phase
6. Improvement Phase
7. People and Technology Development Phase
1.5 Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat, serta metodologi dan sistematika penulisan yang digunakan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini akan menjelaskan tentang teori-teori yang digunakan sebagai landasan untuk penulisan dan pemecahan masalah.
BAB III ORGANIZATION – BPM FOUNDATION
Dalam bab ini akan diuraikan mengenai Organization Foundation Phase, Process Foundation Phase, Technology Foundation Phase, BPM Foundation Phase.
BAB IV ELABORATION – PEOPLE AND TECHNOLOGICAL DEVELOPMENT PHASE
Dalam bab ini akan diuraikan tentang elaboration, improvement, dan people and technology development,
BAB V SIMPULAN DAN SARAN
Dalam bagian ini diberikan suatu simpulan dari hasil analisa BPM pada area Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) yang telah dilakukan serta saran-saran yang dapat berguna untuk
