i
PROSEDUR PELAKSANAAN ADMINISTRASI BONGKAR DAN MUAT PETIKEMAS DENGAN SISTEM ALIH KAPAL (TRANSSHIPMENT) PADA
PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) SURABAYA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
RENDY SETIAWAN PUTRA D1513086
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
v MOTTO
”Dengan nama Allah Yang Maha Pengasih, Maha Penyayang” (QS. Al-Fatihah: 1)
”Allah tidak membebani seseorang itu melainkan sesuai dengan kesanggupannya” (QS. Al-Baqarah: 286)
”Maka nikmat Tuhan kamu manakah yang kamu dustakan ?” (QS. Ar.Rahman: 25)
”Life to change myself and other people to be better” (Penulis)
”Kita tidak perlu hebat untuk memulai, tapi yang pasti kita harus memulai untuk menjadi hebat, take action !!!”
(Penulis)
”Kesabaran kita itu ibarat minum jamu yang rasanya pahit sekali, yang hanya dapat diminum oleh mereka yang teguh tekadnya, tetapi hal tersebut dapat menyembuhkan
dari kesusahan dan berbagai penyakit” (Penulis)
”Remember, with great power, comes great responsibility so stop complaining because complaining will never solve the problem”
vi
PERSEMBAHAN
Karya Tulis ini penulis persembahkan untuk :
1. Semua Orang Tuaku, Ayah Ibu dan Bapak Mamah yang selalu mendukung dan menyayangi penulis dengan sepenuh hati. 2. Kakak dan Adik - Adikku serta seluruh
keluarga besarku yang selalu mendukung dan mendoakan penulis.
3. Bapak dan Ibu dosen Program DIII Manajemen Administrasi, FISIP UNS atas dedikasi dan ilmu yang telah diberikan. 4. Almamater Universitas Sebelas Maret (UNS)
Surakarta tercinta. 5. Pembaca yang budiman.
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita haturkan kehadiran Allah SWT yang telah memberikan limpahan rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul:
“PROSEDUR PELAKSANAAN ADMINISTRASI BONGKAR DAN MUAT PETIKEMAS DENGAN SISTEM ALIH KAPAL (TRANSSHIPMENT) PADA PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) SURABAYA”.
Tugas Akhir ini disusun dalam rangka memenuhi sebagian persyaratan dalam memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi. Didalamnya penulis membahas mengenai proses pelaksanaan administrasi bongkar dan muat petikemas di pelabuhan yang prosesnya menggunakan sistem transshipment atau alih kapal khususnya yang terjadi pada PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya.
Tugas Akhir ini disusun berdasarkan hasil informasi, observasi dan praktik kerja penulis selama magang di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. Selama pelaksanaan dalam pembuatan laporan, penulis banyak mendapat dukungan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada:
1. Bapak Djoko Purwoko, SS, MH selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang telah memberikan arahan dan bimbingannya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.
2. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Drs. Ali, M.Si selaku Kepala Program Diploma III Manajemen Administrasi FISIP Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah membantu, mengarahkan, membimbing dan memberikan dukungan sehingga laporan ini dapat diselesaikan dengan baik.
4. Bapak Djarwo Surjanto selaku Direktur Utama PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan praktik kerja di perusahaan.
viii
5. Bapak Yon Irawan selaku Sekretaris Perusahaan PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) yang telah memberikan bimbingan.
6. Ibu Vilia di bagian SDM dan Umum PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) yang telah memberikan pengarahan kepada penulis untuk melaksanakan praktik kerja.
7. Seluruh Staff Sekretaris Perusahaan, Ibu Camelia, Mbak Ayu, Mbak Sinta, Mbak Dinda, Mbak Dela, Mbak Esmi, Ibu Indri, Mas Rendy, Mas Wilis, Mas Hafids, Mas Surya dan Mas Adri terimakasih atas persahabatan dan bimbingannya.
8. Teman-teman “CANTIGI”, Aru, Bella, Budi, Eli, Fathoni, Lulu, Rohmat, Yolanda, Yunia dan yang lainnya, terimakasih atas persahabatan dan pengalaman trip-nya yang luar biasa dari SMA hingga saat ini.
9. Teman-teman dan kakak - kakak purna DKC Karanganyar, terimakasih atas dukungan, doa dan ilmu organisasi yang sangat bermanfaat bagi penulis, Salam Pramuka !!!
10. Teman-teman kelas B Program Manajemen Administrasi angkatan 2013 yang telah bersama-sama melewati suka dan duka selama kuliah di kampus tercinta FISIP UNS ini.
11. Teman-teman yang tidak bisa disebutkan satu persatu dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Adapun dalam pembuatan Tugas Akhir ini terdapat kesalahan, namun dengan segala kerendahan hati penulis menerima segala saran dan kritik yang sifatnya konstruktif dari semua pihak dengan satu harapan semoga Tugas Akhir ini dapat memenuhi harapan kita semua. Penulis mengucapkan terima kasih atas perhatiannya.
Surakarta, 9 Juni 2016
ix DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ... i PERSETUJUAN ... ii PENGESAHAN ... iii PERNYATAAN ... iv MOTTO ... v PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR BAGAN ... xiii
DAFTAR GRAFIK ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
ABSTRAK ... xxvii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ………. 1
B. Perumusan Masalah ……… 9
C. Tujuan Pengamatan ……… 10
D. Manfaat Pengamatan ……….. 11
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Tinjauan Pustaka ……… 12
1. Prosedur ………. 12
2. Administrasi ………... 16
3. Kegiatan Bongkar dan Muat di Pelabuhan ……… 24
4. Petikemas ……….….. 29
5. Alih Kapal (Transshipment) ……….. 37
6. Pedoman Sistem dan Prosedur Bongkar dan Muat Petikemas menggunakan Sistem Alih Kapal (Transshipment) PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) ……….. 38
B. Metode Pengamatan ……….. 41
1. Lokasi Pengamatan ……… 41
x
3. Penentuan Sampel dan Sumber Data ………. 42
4. Teknik Pengumpulan Data ………. 45
5. Teknik Analisis Data ………. 48
BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN A. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan ………. 52
B. Visi Perusahaan dan Misi Perusahaan ……… 54
C. Struktur Organisasi Perusahaan ………. 55
D. Bidang Usaha Perusahaan, Produk Perusahaan dan Layanan Perusahaan ………. 68
E. Wilayah Usaha Perusahaan ……… 72
F. Profil Terminal Petikemas Serbaguna (Multipurpose) Nilam Timur Surabaya ……… 75
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN A. Prosedur Pelaksanaan Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) ... 79
B. Hambatan dalam Pelaksanaan Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) ... 111
C. Cara untuk Mengatasi Hambatan yang Terjadi dalam Pelaksanaan Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) ... 117
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 122
B. Saran ... 126
DAFTAR PUSTAKA ... 129
xi
DAFTAR GAMBAR
1.1 : Ilustrasi Kegiatan Bongkar Muat Barang di Pelabuhan ... 3
1.2 : Aktivitas Bongkar Petikemas di Terminal Multipurpose Nilam Timur ... 4
2.1 : Ilustrasi Mekanisme Kegiatan Bongkar di Pelabuhan ... 26
2.2 : Ilustrasi Mekanisme Kegiatan Muat di Pelabuhan ... 28
2.3 : Tumpukan Petikemas di Lapangan Penumpukan Petikemas ... 30
2.4 : Petikemas Jenis General Purpose (GP) ... 31
2.5 : Petikemas Jenis Open Top Container ... 32
2.6 : Petikemas Jenis Tank Container (TC) ... 32
3.1 : Peta Pelabuhan di Wilayah Tanjung Perak Surabaya ... 75
4.1 : Pelaksanaan meeting Perencanaan dan Pengendalian ... 83
4.2 : Pemindahan Petikemas dari Kapal keatas Truk ... 93
xii
DAFTAR TABEL
2.1 : Ukuran Petikemas/ Container ... 33 2.2 : Jenis Muatan dalam Petikemas ... 34 3.1 : Informasi Dermaga di Wilayah Pelabuhan Tanjung Perak ... 76 3.2 : Standar Kinerja Bongkar dan Muat Petikemas di Wilayah
xiii
DAFTAR BAGAN
2.1 : Macam-Macam Teknik Pengumpulan Data ... 46
2.2 : Macam-Macam Teknik Observasi ... 47
2.3 : Komponen dalam Analisa Data (interactive model) ... 49
3.1 : Perkembangan PT. Pelindo III (Persero) ... 52
3.2 : Struktur Organisasi PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) ... 56
3.3 : Anak Perusahaan dan Afiliasi PT. Pelindo III (Persero) ... 74
4.1 : Alur Prosedur Pelaksanaan Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas di PT. Pelindo III (Persero) ... 80
xiv
DAFTAR GRAFIK
1.1 : Arus Petikemas PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) ... 5 1.2 : Perbandingan Dwelling Time di Dunia Tahun 2012 ... 6 3.1 : Klasifikasi Pegawai di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Tahun 2014 ... 62 3.2 : Komposisi Pegawai PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Berdasarkan Pendidikan Tahun 2014 ... 63 3.3 : Komposisi Pegawai PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Pedoman Wawancara ... 133
Lampiran 2 : Pengertian Umum ... 135
Lampiran 3 : Surat Tugas Magang ... 142
Lampiran 4 : Form Penilaian Magang ... 143
Lampiran 5 : Sertifikat Keterangan Selesai Magang ... 144
Lampiran 6 : Rekapitulasi Kegiatan Magang ... 145
Lampiran 7 : Form Monitoring Magang ... 149
Lampiran 8 : Presensi Magang ... 153
Lampiran 9 : Bukti Pelaksanaan Kerja Petikemas ... 155
Lampiran 10 : Container Vessel Identification Advice ... 156
Lampiran 11 : Daftar Container Ekspor ... 157
Lampiran 12 : Daftar Container Impor ... 158
Lampiran 13 : Discharge List ... 159
Lampiran 14 : Estimasi Perhitungan Biaya (EPB) ... 162
Lampiran 15 : Jadwal Windows Kapal Petikemas Terminal Nilam ... 163
Lampiran 16 : Job Order ... 164
Lampiran 17 : Kinerja Operasional Terminal Nilam ... 165
Lampiran 18 : Laporan Dwelling Time Bongkar ... 166
Lampiran 19 : Laporan Dwelling Time Muat ... 169
Lampiran 20 : Laporan Produksi Bongkar Muat ... 271
Lampiran 21 : Laporan Realisasi Alih Kapal ... 273
Lampiran 22 : Laporan Rekap Kinerja Terminal Nilam ... 275
Lampiran 23 : Layout Bayplan ... 277
Lampiran 24 : Loading List ... 278
Lampiran 25 : Nota Jasa Penjualan Jasa Kepelabuhanan ... 280
Lampiran 26 : Operationa Plan ... 281
Lampiran 27 : Pemberitahuan Kegiatan Bongkar Muat ... 282
Lampiran 28 : Permintaan Pelayanan dan Bongkar/ Muat Barang (PPKB) ... 283
Lampiran 29 : Permohonan Container Handling ... 284
Lampiran 30 : Permohonan Uang Muka ... 285
xvi
Lampiran 32 : Rekapitulasi Bongkar Muat ... 191
Lampiran 33 : Surat Keterangan Bukti Pembayaran Jasa Kepelabuhan ... 194
Lampiran 34 : Surat Penunjukkan Kerja Bongkar Muat (PBM) ... 195
Lampiran 35 : Surat Perintah Kerja Bongkar ... 196
Lampiran 36 : Surat Perintah Kerja Muat ... 197
Lampiran 37 : Surat Pernyataan Kerja Bongkar Muat ... 198
Lampiran 38 : Tally Sheet ... 199
Lampiran 39 : Terminal Departure Report (TDR) ... 200
Lampiran 40 : Time Sheet ... 201
Lampiran 41 : Permohonan Tenaga Kerja Bongkar Muat ... 202
Lampiran 42 : Transshipment List ... 205
Lampiran 43 : Perjanjian Kerjasama Windows dan Kontrak Kerja ... 206
Lampiran 44 : Yard Allocation ... 216
xvii ABSTRAK
RENDY SETIAWAN PUTRA, D1513086, PROSEDUR PELAKSANAAN ADMINISTRASI BONGKAR DAN MUAT PETIKEMAS DENGAN SISTEM ALIH KAPAL (TRANSSHIPMENT) PADA PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) SURABAYA. Tugas Akhir, Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2016, 216 halaman.
Bongkar muat adalah pekerjaan membongkar barang dari/ kapal ke dermaga/ tongkang/ truk atau memuat barang dari dermaga/ tongkang/ truk ke dalam kapal sampai dengan tersusun dalam palka kapal dengan menggunakan derek kapal atau derak darat. Kegiatan bongkar muat dilakukan di pelabuhan atau terminal bongkar muat barang. Tujuan dari kegiatan bongkar muat petikemas sangat penting yakni mendorong tercapainya integrasi logistik secara nasional secara merata baik di wilayah perkotaan maupun di wilayah pedesaan.
Dalam rangka mencapai integrasi logistik secara nasional diharapkan bahwa seluruh aktivitas logistik di seluruh Indonesia baik antar wilayah maupun antar pulau dapat beroperasi secara efektif dan efisien serta menjadi satu kesatuan yang saling terintegrasi secara nasional dalam wilayah negara Indonesia. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, maka kegiatan bongkar muat harus didukung dengan proses administrasi yang jelas dan mumpuni. Dengan proses yang jelas dan tidak rumit, administrasi dapat menjadi pengendali cara serta sistem kerja bongkar muat agar berlangsung efektif dan efisien sehingga tujuan bersama dapat terwujud.
Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan menggambarkan pelaksanaan Prosedur Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) pada PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. Pelaksanaan pengamatan ini, menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan pelaksanaan Prosedur Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan hasil pengamatan di lapangan. Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari narasumber, aktivitas dan juga dokumen. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan dokumentasi sehingga dapat dianalisa dan ditarik kesimpulannya.
Hasil pengamatan yang dilakukan di Terminal Petikemas Serbaguna (Multipurpose) Nilam Timur Surabaya, penulis menyimpulkan bahwa Prosedur Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku (administrasi dan pelaksanaan) di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero). Namun dalam pengamatan, penulis menemukan beberapa hambatan yakni berkaitan dengan teknis di lapangan seperti faktor cuaca, kerusakan alat dan ketidaksesuaian antara realisasi di lapangan dengan hasil meeting perencanaan. Adapun saran yang diberikan penulis yakni supaya pihak Terminal lebih mengoptimalkan fasilitas yang dimilikinya agar seluruh kegiatan bongkar dan muat dapat berjalan dengan lancar.
