RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF BAGIAN
AKADEMIK (STUDI KASUS STIKOM SURABAYA)
Achmad Teguh Wibowo1)
S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Komputer & Teknik Komputer Surabaya, email : [email protected]
Abstract : STIKOM Surabaya is a college specializing in teaching in the field of information technology.However,
problems in Surabaya is Stikom executives as leaders often have to face with academic problems that require quick decision making, precise, and directed. While the source of academic information is not just one, but three of Academic Student Affairs Administration (AAK), Admissions (PENMARU), and Public Administration (AU), to ensure the information from the Administration of Academic Affairs (AAK), Admissions New (PENMARU), and Public Administration (AU) has not integrated with each other. To solve these problems required an executive information system is adequate in the sense of complete, integrated, practical and easy and ready for use any time for the executive and can support decision-making process quick, precise, focused and integrated. Executive Information System (EIS) or Executive Information System (SIE) is a packaged Transactional Applications to provide information to middle management and top management (Management Control) and specially designed for Supervisory level to above. The emphasis of EIS is shown on the display graphs and tables. EIS offers a form of graphical reports or tables are easily understood and can be drildown be more specific reports or more detailed. With this system the executive is expected to more quickly find the academic development that occurred in organizations or institutions they lead, but this system is expected to provide information that can be used as the basis for determining strategic plans for the future.
Keywords: Executive, Executive Information System, Academic.
Perkembangan teknologi dan informasi yang semakin lama semakin bergerak kedepan, akan dapat mendorong suatu organisasi atau instansi yang bergerak
di bidang teknologi informasi untuk semakin
memperkaya pengetahuan mereka terhadap teknologi dan informasi. Kondisi ini menuntut kerja keras dari manajer eksekutif untuk lebih cepat, tepat dan terarah dalam hal pengambilan keputusan dan kebijakan yang dapat langsung berdampak pada kelangsungan organisasi atau instansi yang dipimpinnya.
Executive Information System (EIS) atau Sistem Informasi Eksekutif (SIE) merupakan Aplikasi Transactional yang dikemas untuk memberikan informasi kepada middle management dan top management (Control Management) dan dirancang khusus bagi tingkat Supervisory ke-atas.
Dengan adanya sistem informasi eksekutif, pihak eksekutif Stikom dapat menerima laporan secara cepat, akurat dan terperinci dari kegiatan akademik yang sedang dan telah berlangsung. Dengan penyajian Informasi dalam bentuk tabel dan grafik serta antar– muka yang memudahkan pihak eksekutif dalam memahami data yang ditampilkan, diharapkan pihak eksekutif dapat lebih cepat mengetahui perkembangan yang terjadi di organisasi atau instansi yang dipimpinnya, selain itu sistem ini diharapkan mampu memberikan informasi yang bisa digunakan sebagai dasar dalam menentukan rencana-rencana strategis untuk waktu yang akan datang.
LANDASAN TEORI Sistem Informasi Eksekutif
Sistem informasi eksekutif (SIE) atau Executive Information System (EIS) merupakan tipe khusus dari SPK (Sistem Pendukung Keputusan). SIE merupakan suatu sistem informasi yang dirancang khusus bagi para eksekutif atau manajer dalam suatu perusahaan atau organisasi. SIE didesain secara unik untuk memudahkan eksekutif dalam menganalisa informasi yang kritis pada operasi keseluruhan dari sebuah organisasi, dan yang dapat mendukung strategi proses pembuatan keputusan yang dilakukan oleh para eksekutif.
Secara internal sistem informasi eksekutif bertujuan untuk membantu menganalisa informasi agar lebih mudah dan tepat waktu dalam mengambil
keputusan, membandingkan dan menyoroti
kecenderungan di dalam variable penting, memonitor capaian hasil akhir, mengidentifikasi permasalahan dan peluang, menyediakan kebutuhan data terbaru dan informasi yang akurat dengan memberikan kemudahan akses informasi internal (operasi dan penampilan dari organisasi) dan eksternal (aktifitas para competitor itu sendiri, para customer dan para supplier) yang relevan, menemukan tujuan yang strategis dari organisasi. Lebih khususnya sebuah SIE dapat digunakan untuk membantu mendapatkan kebenaran dan gambaran secara cepat, selain itu juga dapat digunakan untuk melihat trend (kecenderungan dari suatu grafik), menawarkan pelaporan yang kuat, mempunyai kemampuan dril-down (kemampuan untuk melihat informasi yang lebih detail),
dan memberikan tampilan grafisk dan antarmuka yang mudah dipakai user (Santosa, 1994).
Perbandingan sistem informasi manajemen dan sistem informasi eksekutif
Tabel 1 Perbandingan SIM dan SIE.
Siste m Tujuan Utama Pemakai Utama Kekuatan Utama Operasi Utama Orientas i Utama SIM Memonito r Internal Manajer dan Eksekutif Laporan periodik Informas i secara Lengkap yang lalu SIE Memonito r internal dan eksternal Eksekutif Laporan periodik per customer, presentasi dan query integrasi yang Akan datang yang lalu dan yang akan dating
Perbandingan sistem pendukung keputusan dan sistem informasi eksekutif
Tabel 2 Perbandingan EIS dan SPK
Dimensi EIS SPK
Fokus Drill-down Menganalisa, mengambil keputusan Pemakai Eksekutif Senior analist, manager
Grafik Harus memakai penting pada bagian yang membutuhkan Mendukung pada
informasi detail
Bisa akses untuk data drill-down
biasanya tidak diprogram tapi bisa
jadi
Grafik
1. Diagram garis digunakan untuk menunjukan perubahan nilai dari sederetan data relatif terhadap waktu, karena diagram garis biasanya digunakan untuk menunjukkan kecenderungan atau trend. 2. Diagram batang digunakan untuk menyajikan nilai
relatif terhadap data yang lain. Misal, eksekutif ingin melihat grafik pendaftar tahun dan per-gelombang.
3. Diagram roti (pie) biasanya digunakan untuk menggambarkan besarnya prosentase data. (Santosa, 1994).
Antarmuka atau interface
1. Dialog berbasis bahasa alami
Pengguna secara bebas dapat memberikan
instruksinya. Dengan kebebasan yang dimiliki pengguna untuk memberikan sembarang instruksi komputer harus mampu untuk mengelola bahasa alami. Meskipun demikian, karena bahasa alami sering menimbulkan ambiguitas, maka dialog dengan bahasa alami tidak dapat diimplementasikan secara sempurna.
2. Sistem menu
Sistem menu dilakukan dengan memilih pilihan-pilihan yang tersedia pada layar tampilan, atau
dengan meng-klik pilihan-pilihan dari menu
3. Form filling dialog
Pengguna seolah-olah mengisikan data ke dalam formulir elektronik menggunakan keyboard.
4. Dialog berbasis icon
Tampilan layar menggunakan icon (gambar
sederhana yang menunjukan suatu aktifitas tertentu). Jadi dengan meng-klik gambar tersebut, maka komputer akan mengerjakan perintah dari maksud gambar tersebut.
5. Dialog berbasis jendela
Tampilan pada layar terdapat jendela, yaitu terdapat bentuk empat persegi panjang dan dibatasi oleh suatu pembatas yang biasanya nampak. Hal ini memungkinkan pengguna untuk melihat banyak jendela yang berisi informasi yang dapat dilihat secara serempak.
6. Manipulasi langsung
Pengguna langsung berinteraksi pada objek yang ada pada layar tampilan dengan mengarahkan pointer yang ada dilayar.
7. Interkasi grafis
Pengguna seolah-olah berdialog dengan grafik yang dibuatnya. (Santosa, 1994).
Sistem Pendukung Keputusan
1. Menurut Davis dan Olson, SPK adalah sebuah sistem informasi aplikasi yang membantu membuat keputusan, SPK cenderung digunakan dalam perencanaan, alternative analisis, dan pencarian solusi trial and error (B. Davis, Margrethe H. Olson, 1985).
2. Menurut George M. Marakas, SPK adalah tentang
bagaimana Manusia berpikir dan membuat
keputusan, sebagai tindakan dan reaksi mereka terhadap keputusan itu. SPK didesain, dibangun, dan
digunakan untuk membantu aktifitas proses
pembuatan keputusan (George M. Marakas, 2003). Dari pengertian SPK di atas, dapat disimpulkan bahwa SPK adalah suatu informasi pendukung keputusan yang diaplikasikan pada komputer dan dapat digunakan
untuk membantu dalam melakukan pengambilan
keputusan.
Jadi inti dari SPK adalah, sistem yang dapat mendukung atau membantu pembuat keputusan untuk membuat suatu keputusan dengan informasi yang ada, sehingga pembuat keputusan dapat mengambil suatu keputusan yang terbaik.
Dengan demikian keuntungan dengan
diterapkannya SPK, yaitu :
1. Mampu mendukung pembuat keputusan, dalam membuat sebuah keputusan dari proses tumpukan informasi yang rumit.
2. Mampu memecahlan permasalahan, baik yang tidak erstruktur maupun yang terstruktur namun sangat komplek dan memakan waktu.
3. Mampu mendukung untuk membuat sebuah
keputusan yang real-time.
Login Cek Login Pilih Laporan Lihat Laporan Proses Pembuatan Laporan Proses Menanpilkan Laporan Da ta bas e Us er User Ketua W akil Ketua1 Kaprodi Labkom Admin
View dosen yang terlambat menyerahkan nilai
View Kehadiran Dosen View wisuda per angkatan
View kehadiran praktikumView k elulus an praktikum
View jml mhs yang mengikuti praktikum
View mhs per prak tikum Kelulusan mahasiswa per
praktik um View dosen yang terlambat
menyerahk an soal View k elulusan mhs
View Jml mhs
View mhs baru yang telah registrasi View mhs baru yang belum
registrasi View laporan total mhs View Jml mhs yang aktif per prodi View jml mhs y ang mengambil TA
per prodi View jml mhs yang cuti per prodi
View jml mhs y ang keluar per prodi
View k ehadiran mhs
Us er user : user
user : user Pilih Menu : menuPilih Menu : menu Membuat Laporan : Laporan Membuat Laporan :
Laporan
Menanpilkan Laporan : Menanpilkan
Menanpilkan Laporan : Menanpilkan laporan : Laporan yang Ditampilkan laporan : Laporan yang
Ditampilkan 1: Pilih menu
2: Membuat Laporan
3: Menanpilkan Laporan
4: Laporan Yang Ditampilkan
Dengan SPK dapat mendorong pemecahan
permasalahan untuk mencapai inovasi memahami suatu mengenai solusi dan menghubungkan hasil akhirnya.
Sebuah SPK tidak dapat menawarkan keuntungan disemua situasi keputusan atau oleh semua pembuat keputusan, keefektifannya tergantung dari tingkat kebenaran antara pembuat keputusan, kontek dari keputusan, dan SPK itu sendiri. Sebagai tambahan, orang yang mengunakan SPK harus tahu dan mengerti batasan menggunakan SPK tersebut. Untuk lebih memahami batasan-batasan menggunakan SPK.
Perancangan Sistem
Activity Diagram (Workflow)
Gambar 1 Activity Diagram (Workflow)
Activity Diagram diagram ini menunjukkan aliran kejadian dari user login sampai user melihat laporan yang diinginkannya. Pertama-tama user melakukan proses login lalu sistem mengecek apakah user berhasil login atau tidak. Apabila user berhasil login, maka akan masuk ke proses pilih laporan lalu dari proses pilih laporan akan masuk ke proses pembuatan laporan dan masuk ke proses menanpilkan laporan sesudah itu sistem akan menampilkan laporan yang diminta oleh user
Generalisasi
Gambar 2 Generalisasi User
Generalisasi menunjukkan beberapa tingkatan dari user yang terdiri dari Admin, Ketua, Wakil Ketua 1, Kaprodi, Labkom. User-user tersebut memiliki sifat include terhapad kemampuan-kemampuan yang dimiliki user di level bawahnya
Use Case Diagram
Use case diagram menyajikan interaksi antara use
case dan aktor. Dimana aktor dapat berupa orang, peralatan, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem yang sedang dibangun. Use case menggambarkan fungsionalitas sistem atau persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi dari pandangan pemakai.
Gambar 3 Use Case Diagram
Sequences Diagram
Gambar 4 Sequences Diagram
Sequences Diagram adalah diagram interaksi yang menekankan pada pengiriman pesan (Message) dalam suatu waktu tertentu.
Conceptual Data Model
Gambar 5 Conceptual Data Model
Conceptual Data Model pada Sistem Informasi Eksekutif bagian Akdemik, terdapat 14 (Empat Belas) tabel yang digunakan dalam aplikasi ini.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Berikut ini adalah hasil dari aplikasi yang berupa laporan, yaitu laporan Grafik Total Mahasiswa, Laporan Data Mahasiswa, Laporan Detail Mahasiswa, Laporan Jumlah Mahasiswa Aktif, Laporan Jumlah Mahasiswa Keluar, Laporan Jumlah Mahasiswa Cuti, Laporan Jumlah Mahasiswa TA.
Gambar 6 Grafik Total Mahasiswa
Grafik total mahsaiswa digunakan untuk melihat total mahasiswa per tahun, dan terdapat menu keluar yang digunakan untuk keluar dari aplikasi
Gambar 7 Tabel Data Mahsiswa
Tabel Data Mahsiswa digunakan untuk melihat data Mahasiswa. Dan tabel yang ditampilkan dapat dicetak dalam bentuk Microsoft Excel, dan juga terdapat
buttons keluar untuk keluar dari aplikasi.
Gambar 8 Laporan Detail Mahasiswa
Gambar 9 Grafik Mahasiswa Aktif
Grafik Mahasiswa Aktif digunakan untuk melihat Jumlah Mahasiswa Yang Aktif per Prodi. Dan juga terdapat buttons Keluar yan digunakan untuk keluar dari aplikasi. Re lation _72 6 Rela tion _725 Rela tion _724 Rela tion_ 723 Re lation _72 0 Re latio n_71 9 Relatio n_ 718 Rela tion_ 717 Re lation _71 6 Rela tion_ 714 Re lation _71 3 Rela tion_ 711 Relatio n_ 710 kar_mf nik fakul_i d status kary_type nama alamat kot_id sex sts_marital wn agama kota_lahir tgl _lahir shift nip telp bagian alamat_2 kot_id_2 telp_2 absensi pin sts_pin manager_id gol_darah mulai_kerja tgl _keluar kel ompok inisi al kode_sie adm dosen gelar_depan gelar_bel akang his_mf mhs_nim semester sts_mhs ips sks ipk sksk ipp sts_kerj a rt_kuliah rt_prakt beasiswa jenis_lng juml ah_lng ipu sksu alasan_do sksp skswp trklkl_mf klkl_id mhs_nim ujian_ke nil_akhir nil_huruf semester sts_mk sts_pra sts_pri kelas presensi n_uts n_uas n_prakt n_tugas n_quiz n_paper n_lain sts_krs sts_ujian curang_ke grade_i d kurlkl_mf id prasyarat semester nama sks status sinonim fakul_i d nama_ing jenis tahun sts_sertifikasi pri oritas sts_konversi sts_pra mhs_mf nim nirm nama alamat sts_rumah sex gol_darah sts_marital wn kota_lahir sts_presensi tgl_l ahir jalur_masuk kelas pin kot_i d dosen_wl agama sts_pi n nama2 telp kodepos thn_msuk no_test hp sts_khusus tgl_reg foto_mf nim foto fak_mf id nama status jurusan prodi_ing jurusan_i ng mngr_id alias bagi an1 kode nick nama manager_i d puket foto_kar_mf nik foto calon_mhs no_form no_test nama alamat kd_kota no_telp kd_lahir tgl _lahi r kd_smu jur_smu th_lulus n_danem n_sttb tgl _daftar tgl _ujian shift_ujian beasiswa ruang jenis_kel kd_pos r_danem kota_tes smu_tes jalur r_rapor1 r_rapor2 r_rapor3 no_hp r_sttb keterangan rekap_mf jkul_kl kl _id jkul_kelas jkul_kary_nik semester rata_rata sd jml_hadir jml_iji n jml_al pha jml_A jml_b jml_c jml_d jml_e pro_tugas pro_uts pro_uas pro_prk pro_paper pro_quiz pro_lain jml_ab jml_bc sts_pre sts_dosen Hdr_kelas jmlapl us jmlamin jmlbmin jmlcmin smu_mf id nama alamat status kot_id kd_pos ket jdwkul _mf klkl _id kary_nik kelas hari mulai sel esai kapasitas terisi isi_temp sts_kul sts_info ruang_i d kel_mf mhs_nim nama_ayah nama_ibu status_ot alamat kot_i d sts_rumah jml _kakak jml _adik kerja_ayah kerja_ibu pdk_ayah pdk_ibu telp kodepos email jbt_ayah jbt_ibu gol_ayah gol_ibu inst_ayah inst_ibu almt_inst_ayah almt_inst_i bu gaji_ayah gaji_ibu hp nip
Gambar 10 Grafik Mahasiswa Keluar
Grafik Mahasiswa Keluar digunakan untuk melihat Jumlah Mahasiswa Yang Keluar per Prodi. Dan juga terdapat buttons Keluar yan digunakan untuk keluar dari aplikasi.
Gambar 10 Grafik Mahasiswa Cuti
Grafik Mahasiswa Cuti digunakan untuk melihat Jumlah Mahasiswa Yang Cuti per Prodi. Dan juga terdapat buttons Keluar yan digunakan untuk keluar dari aplikasi.
Gambar 12 Grafik Mahasiswa TA
Grafik Mahasiswa TA digunakan untuk melihat Jumlah Mahasiswa Yang TA per Prodi. Dan juga terdapat buttons Keluar yan digunakan untuk keluar dari aplikasi.
Simpulan
Setelah melakukan perancangan sistem,
implementasi, analisa dan evaluasi, dari program aplikasi Sistem Informasi Eksekutif Bagian Akademik ini maka dapat ditarik kesimpulan, bahwa Sistem Informasi Eksekutif yang dibangun ini dapat mengintegrasikan
data-data dari bagian Administrasi Akademik
Kemahasiswaan (AAK), Penerimaan Mahasiswa Baru (PENMARU), dan Administrasi Umum (AU) yang digunakan untuk membantu pihak eksekutif Stikom dalam pengambilan keputusan terutama di bidang akademik, dan juga Sistem Informasi Eksekutif Bagian Akademik ini dapat memonitor data-data kegiatan akademik yang telah berlangsung dan yang sekarang sedang berlangsung.
SARAN
Berdasarkan penjelasan tentang Rancang
Bangun Sistem Informasi Eksekutif Bagian Akademik, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut:
1. Sistem dapat dikembangkan menjadi sistem yang
lebih kompleks lagi dengan menggabungkan beberapa sistem yang telah ada (integrated system), misalnya dengan mengabungkan aplikasi ini dengan
aplikasi Rancang Bangun Sistem Informasi
Eksekutif Bagian Non Akademik.
2. Pengembangan dengan menggunakan mobile
application sehingga dapat lebih praktis bagi
pemakainya sehingga pemakai tidak harus
terhubung dengan jaringan internet untuk dapat menggunakan aplikasi ini.
3. Sistem dapat dikembangkan lagi dengan
menambahkan Performance Indikator (Ringkasan) di aplikasi Sistem Informasi Eksekutif Bidang Akademik.
DAFTAR PUSTAKA
Davis, Gordon B. dan Margrethe H. Olson, 1985,
Kerangka Dasar Sistem Informasi, Edisi Kedua, Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta.
Kurniawan, Bagus, 2002, Sistem Informasi Manajemen
Dengan Visual Basic 6, Andi, Yogyakarta.
Marakas, George M, 2003, Decision Support Systems
Database Management, Prantice Hill, New Jersey. McLeod, Raymond, 1996, Sistem Informasi Manajemen,
Edisi Kedua, Prehallindo, Jakarta.
Nugroho, Adi, 2005, Rational Rose Untuk Pemodelan
Berorientasi Objek, Informatika, Bandung.
Romeo, 2003, Testing Dan Implementasi Sistem, Edisi Pertama, STIKOM, Surabaya.
Santosa, Insap, 1994, Grafika dan Antarmuka Grafis, Andi, Yogyakarta.
Sholiq, 2006, Pemodelan Sistem Informasi Berorientasi
Objek dengan UML, Graha Ilmu, Yogyakarta. Turban, E., Aronson, J. E. and Liang, T., 2005, Decision
Support Systems and Intelligent Systems (Sistem Pendukung Keputusan dan Sistem Cerdas), Edisi Ketujuh, Andi, Yogyakarta.
Welling, Luke, 2001, Php And MySQL Web
