9 2.1 Teori Umum
Sub bab ini berisi teori yang menjadi landasan dasar dalam pembuatan skripsi New Information Economics.
2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut McLeod dan Scheel (2007, p10), sistem adalah elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Dimana elemen-elemen tersebut, terdiri dari sumber daya Input, proses transformasi dan sumber daya Output.
Menurut Turban et al. (2003, p15), sistem adalah kemampuan yang saling berhubungan, yang mana harus membedakan antara data, informasi, dan pengetahuan.
Menurut Laudon dan Laudon (2004, p8-9), sistem adalah sekumpulan komponen yang terdiri dari tiga kegiatan yang saling berhubungan antara Input, proses, dan Output. Sistem tergantung pada definisi data, prosedur, peraturan yang tepat.
Menurut Stair dan Reynolds (2006, p8), sistem adalah sekumpulan dari elemen dan komponen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.
Menurut O’Brien (2005, p29), sistem adalah sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk suatu kesatuan, selain itu sistem juga dapat diartikan sebagai sekelompok komponen yang
saling berhubungan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima Input serta menghasilkan Output dalam proses transformasi yang teratur.
Berdasarkan teori, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan elemen yang terintegrasi dan berinteraksi untuk membentuk suatu kesatuan dalam mencapai suatu tujuan.
2.1.2 Pengertian Informasi
Menurut Turban et al. (2003, p15), informasi adalah kumpulan dari fakta yang diatur dalam cara yang dapat memberikan arti untuk penerimanya. Dengan kata lain informasi yang ada itu berasal dari data yang telah diproses.
Menurut Laudon dan Laudon (2004, p8), informasi adalah data yang dibentuk menjadi sebuah bentuk yang bermakna dan berguna untuk kehidupan manusia.
Menurut Stair dan Reynolds (2006, p5), informasi adalah sekumpulan dari fakta yang diorganisasikan dalam berbagai cara yang telah memiliki nilai tambah melebihi nilai dari fakta itu sendiri.
Menurut O’Brien (2005, p38), informasi adalah data yang telah diubah menjadi suatu konteks yang memiliki arti yang berguna bagi pemakai akhir.
Menurut McLeod dan Scheel (2007, p11), informasi adalah data hasil pemrosesan yang memiliki makna, biasanya menceritakan suatu hal yang belum diketahui kepada pengguna. Suatu informasi bisa berguna haruslah memiliki beberapa ciri-ciri atau karakteristik berikut ini :
1. Reliable (dapat dipercaya)
Informasi haruslah bebas dari kesalahan dan haruslah akurat dalam mempresentasikan suatu kejadian atau kegiatan dari suatu organisasi. 2. Relevan (cocok atau sesuai)
Informasi yang relevan harus memberikan arti kepada pembuat keputusan. Informasi ini bisa mengurangi ketidakpastian dan bisa meningkatkan nilai dari suatu kepastian.
3. Timely (tepat waktu)
Informasi yang disajikan tepat pada saat dibutuhkan dan bisa mempengaruhi proses pengambilan keputusan.
4. Complete (lengkap)
Informasi yang disajikan termasuk didalamnya semua data-data yang relevan dan tidak mengabaikan kepentingan yang diharapkan oleh pembuat keputusan.
5. Understandable (dimengerti)
Informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh si pembuat keputusan.
Berdasarkan teori, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah kumpulan dari fakta yang diatur dalam berbagai cara yang dapat memberikan arti dan berguna bagi pemakai akhir dimana informasi ini merupakan salah satu jenis sumber daya yang tersedia bagi manajer.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut McLeod dan Scheel (2007, p10), sistem informasi adalah sistem virtual yang memungkinkan manajemen mengendalikan operasi sistem fisik perusahaan.
Menurut Turban et al. (2003, p15), sistem informasi adalah mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi suatu tujuan khusus. Seperti sistem yang lain, sistem informasi termasuk di dalamnya adalah proses, Input (data dan instruksi), serta Output (laporan dan kalkulasi). Kedua proses tersebut dikirim untuk user atau sistem lainnya. Seperti sistem lainnya, sistem informasi dioperasikan dalam suatu lingkungan.
Menurut Davis dan Olson (1985, p288) , sistem informasi adalah proses mengInput data dan instruksi , proses data yang tergantung dari instruksi yang menghasilkan sebuah Output.
Menurut Laudon dan Laudon (2004, p8), sistem informasi adalah suatu proses yang didefinisikan secara teknis adalah sekumpulan dari komponen yang saling berhubungan yang dikumpulkan, diproses, disimpan , dan didistribusikan informasinya untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengontrolan dalam sebuah organisasi. Sistem informasi terdiri dari informasi tentang orang, tempat, dan hal-hal penting dalam suatu organisasi atau lingkungan yang mengelilinginya.
Menurut Stair dan Reynolds (2006, p4), sistem informasi adalah kumpulan dari komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan,
memanipulasi, menyimpan, dan menyebarkan data dan informasi serta menyediakan sebuah mekanisme umpan balik untuk memenuhi sebuah tujuan.
Menurut O’Brien, (2005, p.5), sistem informasi merupakan kombinasi yang teratur dari orang, Hardware, Software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah , dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai alat fisik (Hardware) , perintah dan prosedur pemprosesan informasi (Software) , saluran komunikasi , jaringan , dan data yang disimpan (sumber daya data).
Berdasarkan teori, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu proses yang dapat didefinisikan secara teknis, yang terdiri dari komponen yang saling berhubungan yang dikumpulkan, diproses, disimpan, dan didistribusikan serta menyediakan sebuah mekanisme umpan balik untuk memenuhi sebuah tujuan.
2.1.4 Pengertian Teknologi Informasi
Menurut McLeod dan Scheel (2007, p1) , teknologi informasi adalah sumber daya fisik dan sumber daya manusia yang digunakan manajer untuk mengelola perusahaan.
Menurut Turban et al. (2003, p3), teknologi informasi adalah kumpulan dari komponen teknologi yang secara khusus yang diatur kedalam sistem informasi berbasis komputer.
Menurut Laudon dan Laudon (2004, p14), teknologi informasi adalah salah satu dari banyak peralatan yang digunakan oleh manajer untuk mengatasi perubahan.
Menurut Stair dan Reynolds (2006 , p17) , teknologi informasi adalah sekumpulan komponen teknologi yang terdiri dari Hardware, Software, database, telekomunikasi , sumber daya manusia , dan prosedur.
Menurut O’Brien (2005, p704) , teknologi informasi adalah Hardware, Software , telekomunikasi, manajemen database , dan teknologi pemrosesan informasi lainnya yang digunakan dalam sistem informasi berbasis komputer. Berdasarkan teori, dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi adalah kumpulan dari komponen teknologi (Hardware, Software, telekomunikasi , manajemen database, dan teknologi pemrosesan) yang secara khusus diatur kedalam sistem informasi berbasis komputer yang membantu manajer untuk mengatasi perubahan.
2.1.4.1 Infrastruktur Teknologi Informasi
Menurut Laudon dan Laudon (2004, p14) , infrastruktur dari teknologi informasi terdiri dari :
1. Perangat keras (Hardware)
Peralatan fisik yang digunakan untuk mengInput, memproses, dan menghasilkan aktivitas dalam sebuah sistem informasi. 2. Perangkat lunak (Software)
Instruksi yang detail dan terprogram yang mengontrol dan mengkoordinasikan kinerja dari komponen Hardware dari suatu komputer dalam sebuah sistem informasi.
3. Teknologi penyimpanan (Storage Technology)
Media fisik dan Software yang memerintahkan penyimpanan dan pengorganisasian data untuk penggunaan dalam sebuah sistem informasi.
4. Teknologi komunikasi (Communication Technology)
Peralatan fisik dan Software yang menghubungkan berbagai komponen Hardware komputer dan mentransfer data dari satu lokasi fisik ke lainnya. Peralatan komputer dan komunikasi dapat dikoneksikan dalam suatu jaringan untuk membagikan suara, data, gambar , ataupun video. Jaringan (Network) menghubungkan dua atau lebih komputer untuk berbagi data atau sumber daya seperti contohnya adalah printer.
2.1.4.2 Proyek
Menurut Benson et al (2004, p2), proyek adalah investasi baru dalam pengembangan maupun perluasan dari teknologi informasi yang ada.
Menurut Olson (2001, p.3-4), proyek adalah suatu rencana yang mempunyai goal, dirancang untuk menyelesaikan suatu hal atau masalah yang terjadi dalam suatu organisasi. Dalam suatu proyek biasanya mencakup :
a. Membangun sesuatu, bisa berupa jembatan, gedung, ataupun suatu sistem informasi.
b. Mengorganisasikan sesuatu, misalnya suatu pertemuan, rapat, dan sebagainya.
c. Melakukan sesuatu untuk pertama kali.
d. Berusaha menyelesaikan suatu hal baru yang tingkat kompleksitas masalahnya tinggi.
Oleh karena itu, proyek dapat dikatakan tidak pasti dan mempunyai tingkat yang tinggi, sehingga akan mengalami kesulitan dalam memperkirakan permintaan sumber daya dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek yang bersangkutan.
2.1.4.3 Investasi
Menurut Reilly (2006, p.708), investasi adalah komitmen pendanaan untuk periode waktu tertentu yang akan memberikan hasil
sebagai kompensasi bagi investor selama selang waktu tersebut, tingkat inflasi selama periode waktu tersebutdan resiko yang termasuk di dalamnya.
2.1.4.3.1 Investasi Teknologi Informasi
Menurut Bysinger dan Knight (1996, p121), investasi IT menjembatani celah yang ada dalam komunikasi dan memperlihatkan bagaimana kita bekerjasama untuk membuat suatu keputusan investasi dan implementasi yang akan memperluas keseluruhan organisasi untuk mencapai tujuan bisnis.
Menurut Fitzpatrick (2005, p28) , investasi IT terdiri dari biaya total life cycle dari keseluruhan proyek atau potongan proyek yang melibatkan IT termasuk didalamnya biaya operasi setelah proyek dari sistem yang telah diimplementasikan. Investasi akan diberhentikan ketika telah digantikan atau dieleminasi untuk berbagai alasan.
Berdasarkan teori, dapat disimpulkan bahwa investasi IT menjembatani celah dalam komunikasi dan memperlihatkan bagaimana kita bekerjasama untuk membuat sebuah keputusan investasi, dimana investasi yang dilakukan didukung oleh total life cyle dari
keseluruhan atau potongan proyek yang mendukung organisasi untuk mencapai tujuan bisnis.
2.1.5 Definisi Anak Perusahaan
Berdasarkan Prospektus PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk (2007), Anak Perusahaan adalah Perusahaan yang 50% (lima puluh persen) atau lebih sahamnya dimiliki oleh Perseroan.
2.1.6 Definisi Asas Cabotage
Berdasarkan Prospektus PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk (2007), Asas Cabotage adalah prinsip yang memberikan wewenang pada suatu negara untuk mengangkut barang didalam negerinya dengan kapal sendiri.
2.1.7 Definisi Bill of Lading
Menurut Suyono (2005), Bill of Lading (B/L) atau konosemen adalah dokumen pengangkutan barang yang di dalamnya memuat informasi lengkap mengenai nama pengirim, nama kapal, data muatan, pelabuhan muat dan pelabuhan bongkar, rincian freight dan cara pembayarannya, nama consignee (penerima) atau pemesan, jumlah B/L yang harus ditandatangani dan tanggal dari penandatanganan.
2.1.8 Definisi Crane
Berdasarkan Prospektus PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk (2007), Crane adalah alat angkat, digunakan antara lain untuk memindahkan suatu barang dari satu alat angkutan ke alat angkutan lain.
2.1.9 Definisi Container atau Petikemas
Menurut Suyono (2005), Container adalah satu kemasan yang dirancang secara khusus dengan ukuran tertentu, dapat dipakai berulang kali, dipergunakan untuk menyimpan dan sekaligus mengangkut muatan yang ada di dalamnya.
2.1.10 Definisi Container Depot
Berdasarkan Prospektus PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk (2007), Container Depot adalah depo peti kemas, tempat penumpukan sementara bagi peti kemas kosong dengan fasilitas perawatan dan perbaikan peti kemas.
2.1.11 Definisi Dead Weight Tonnage (DWT)
Berdasarkan Prospektus PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk (2007), Dead Weight Tonnage (DWT) adalah bobot mati kapal dalam ukuran ton.
2.1.12 Definisi Dermaga
Menurut Suyono (2005), Dermaga adalah tempat dimana kapal dapat berlabuh atau sandar guna melakukan kegiatannya, baik bongkat/muat atau kegiatan lainnya.
2.1.13 Definisi EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut)
Menurut Suyono (2005), EMKL adalah usaha pengurusan dokumen dan muatan yang akan diangkut melalui kapal.
2.1.14 Prosedur Standar EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut)
Menurut Suyono (2005), Untuk pengurusan ini, EMKL mendapat kuasa secara tertulis dari pemilik untuk mengurus barangnya. Di pelabuhan muat, EMKL akan membantu pemilik barang membukukan muatan pada agen pelayaran, mengurus dokumen dengan Bea Cukai dan instansi terkait lainnya dan membawa barang dari gudang pemilik barang ke gudang di dalam pelabuhan. EMKL bergerak sesuai SK Menhub No. KM 82/AL 305/PHB-85. Di pelabuhan bongkar, EMKL membantu pemilik barang mengurus pemasukan barang dengan Bea Cukai, menerima muatan dari pelayaran dan membawa barang dari pelabuhan ke gudang pemilik barang. Atas jasanya, EMKL menerima imbalan berupa uang.
2.1.15 Definisi Feeder Port
Berdasarkan Prospektus PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk (2007), Feeder Port adalah pelabuhan pengumpan.
2.1.16 Definisi Feeder Service
Berdasarkan Prospektus PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk (2007), Feeder Service adalah Jasa angkutan laut yang menggunakan kapal peti kemas kecil (feeder vessel), membawa muatan peti kemas dari / ke pelabuhan transit dimana kapal peti kemas kapasitas besar (mother vessel) berlabuh.
2.1.17 Definisi Finance atau Keuangan
Berdasarkan (www.answers.com/topic/finance), Finance atau keuangan adalah :
1. Pengetahuan mengenai manajemen uang dan aset-aset lainnya. 2. Manajemen uang, banking, investasi, dan kredit.
3. Sumber daya keuangan moneter; dana, terutama mereka yang merupakan pemerintah atau bagian dari korporasi.
4. Penyediaan dana atau modal.
2.1.18 Definisi Freight
Berdasarkan Prospektus PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (2007), Freight adalah sama dengan uang tambang, yaitu penghasilan perusahaan
pelayaran berupa ongkos angkut kapal yang dibebankan kepada pengguna jasa angkutan laut.
2.1.19 Definisi Freight Forwarder
Menurut Suyono (2005), Freight Forwarder adalah badan usaha yang bertujuan untuk memberikan jasa pelayanan/pengurusan atas seluruh kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman, pengangkutan dan penerimaan barang dengan menggunakan multimodal transport baik melalui darat, laut dan/atau udara. Disamping itu, freight forwarder juga melaksanakan pengurusan prosedur dan formalitas dokumentasi yang dipersyaratkan oleh adanya peraturan-peraturan pemerintah negara ekspor, negara transit dan negara impor.
2.1.20 Definisi Full Containerized
Berdasarkan Prospektus PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (2007), Full Containerized adalah Cargo angkutan laut khusus menggunakan peti kemas.
2.1.21 Definisi Gudang
Menurut Suyono (2005), Gudang adalah tempat menyimpan barang yang akan dimuat atau setelah dibongkar dari kapal.
2.1.22 Definisi Hub Port
Berdasarkan Prospektus PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (2007), Hub Port adalah pelabuhan pengumpul.
2.1.23 Definisi I P O
Berdasarkan Prospektus PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (2007), I P O adalah Initial Public Offering, yaitu Penjualan Saham Perdana.
2.1.24 Definisi Kargo Umum
Berdasarkan Prospektus PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (2007), Kargo Umum adalah muatan umum yang terdiri dari berbagai jenis, bukan muatan cair atau curah.
2.1.25 Definisi Marketing atau Pemasaran
Berdasarkan (http://rumahbisnis.wordpress.com/2008/03/09/definisi-pemasaran-marketing-definition/), Pemasaran adalah sebuah proses dalam memuaskan kebutuhan dan keinginan manusia. Jadi, segala kegiatan dalam hubungannya dalam pemuasan kebutuhan dan keinginan manusia merupakan bagian dari konsep pemasaran.
2.1.26 Definisi Muatan ”Transhipment”
Berdasarkan Prospektus PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (2007), Muatan ”Transhipment” adalah kargo yang akan dilanjutkan ke tujuan lain.
2.1.27 Definisi Musibah Kapal
Menurut Suyono (2005), Musibah Kapal adalah kejadian menyedihkan atau malapetaka/bencana yang menimpa kapal. Musibah tersebut dapat berupa tenggelam, kebakaran, bertabrakan, atau kandas.
2.1.28 Definisi PBM
Menurut Suyono (2005), PBM adalah Perusahaan Bongkar Muat, adalah badan hukum Indonesia yang khusus didirikan untuk menyelenggarakan dan mengusahakan kegiatan bongkar muat barang dari dan ke kapal.
2.1.29 Definisi Pelabuhan
Menurut Suyono (2005), Pelabuhan adalah tempat yang terdiri dari daratan dan perairan di sekitarnya dengan batas-batas tertentu sebagai tempat kegiatan pemerintahan dan kegiatan ekonomi dipergunakan sebagai tempat kapal bersandar, berlabuh, naik turun penumpang dan/atau bongkat muat barang yang dilengkapi dengan fasilitas keselamatan pelayaran dan kegiatan penunjang pelabuhan serta sebagai tempat perpindahan intra dan antar moda transportasi.
2.1.30 Definisi Pengiriman atau Delivery
Berdasarkan (http://kamus.landak.com/cari/delivery), Pengiriman atau delivery adalah sebuah aksi untuk mengirimkan atau mendistribusikan sesuatu (dalam bentuk barang maupun surat).
2.1.31 Definisi Pergudangan
Menurut Suyono (2005), Gudang adalah tempat menyimpan barang yang akan dimuat atau setelah dibongkar dari kapal. Gudang terdiri dari berbagai jenis dilihat dari berbagai sudut. Gudang dapat dibagi menurut wilayah bea cukai, lamanya penyimpanan muatan, jenis muatan, dan bentuknya.
2.1.32 Definisi Principal
Berdasarkan Prospektus PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (2007), Principal adalah perusahaan pelayaran yang mengoperasikan kapal peti kemas jalur luar negeri tertentu dengan kapasitas yang besar.
2.1.33 Definisi TEUs
Berdasarkan Prospektus PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (2007), TEUs adalah Twenty Feet Equivalent Units, satuan peti kemas yang panjangnya 20 kaki.
2.2 Teori-Teori Khusus
Sub bab ini berisi teori-teori pendukung dalam penulisan skripsi New Information Economics.
2.2.1 New Information Economics
2.2.1.1 Pengertian New Information Economics
Menurut Benson et al. (2004,p89) , New Information Economics (NIE) adalah sekumpulan praktek terkoordinasi didasarkan pada prinsip dan aktivitas terintegrasi yang secara efektif dihubungkan dengan proses bisnis dan proses manajemen IT serta dengan demikian menghubungkan strategi bisnis perusahaan pada inisiatif IT dan aktivitasnya.
NIE adalah pandangan yang lengkap dari hubungan yang dibutuhkan antara unit bisnis dengan IT, yang didasarkan untuk mengesampingkan prinsip bahwa semua aktivitas perusahaan dan sumber dayanya harus mendukung strategi perusahaan dan dampak pada Bottom Line. Hal ini membutuhkan sebuah konsistensi untuk mengintegrasikan sekumpulan praktek dari perencanaan, inovasi, prioritasi, penyelarasan, dan alokasi sumber daya serta memanage performa perusahaan. Hal ini juga membutuhkan perhatian pada budaya manajemen yang dapat mencegah adopsi dari praktek NIE.
Secara praktek perusahaan memiliki proses yang sudah ada dan proses manajemen yang berhubungan dengan rencana IT dan anggaran. Proses yang sudah ada ini berkaitan dengan perencanaan
dan keputusan sumber daya dan operasionalisasi perencanaan melalui anggaran dan matriks.
Gambar 2.1 Kemungkinan pengeluaran biaya perusahaan
Menurut Benson et al. (2004, p4-5), untuk mencapai kemungkinan biaya dan dampak Bottom Line , ada empat kemungkinan tujuan yang ditampilkan dalam gambar 2.1, yang mungkin akan diikuti oleh perusahaan tergantung dari lingkungan yang ada.
1. Tujuan Pengurangan Biaya
Dengan mengaplikasikan kerangka kerja dan praktek manajemen, perusahaan dapat mengurangi biaya TI dan mempertahankan
kontribusi yang dibuat TI ke bottom-line. Kinerja TI tetap seperti sebelumnya, namun biaya berkurang.
2. Tujuan untuk menstabilkan biaya
Manajemen perusahaan dapat terus meningkatkan kegunaan TI dan tetap dengan pertumbuhan bisnis, dan dapat mengontrol seluruh biaya yang digunakan TI. TI dapat meningkatkan dukungannya pada bisnis dan dampaknya pada bottom-line, namun dengan tingkat biaya sekarang.
3. Tujuan "Sweet Spot"
Mengkombinasikan pengurangan biaya dengan dampak pada bottom-line yang lebih baik. TI dapat mengurangi biaya dan juga meningkatkan kinerjanya dengan dampak pada bottom-line.
4. Tujuan Higher Growth
Diterapkan untuk perusahaan yang mengalami perubahan atau pertumbuhan yang cepat. Dalam kasus ini, biaya IT yang tinggi meskipun dikontrol tetapi juga harus justifikasi karena akan berpengaruh besar pada bottom-line.
2.2.1.2 Praktek New Information Economics
Gambar 2.2 Praktek New Information Economics
Menurut Benson et al. (2004, p9-10), Lima praktek NIE akan menghasilkan sekumpulan alat untuk digunakan oleh manajer IT dan bisnis , disimpan dalam proses manajemen, untuk menterjemahkan strategi bisnis perusahaan kedalam program dan inisyatif yang dapat diimplementasikan oleh IT. Definisi dari kelima praktek tersebut adalah :
2.2.1.2.1 Praktek Demand and Supply Planning
Menurut Benson et al. (2004, p9), Menterjemahkan strategi bisnis ke dalam suatu jangka waktu yang memberikan arahan yang jelas bagi IT tentang apa yang
dimaksudkan perusahaan untuk dilakukan. Manajer bisnis dan IT mencapai konsensus kearah mana perusahaan dan apa yang IT dapat lakukan untuk membantunya. Mereka melakukan ini dengan mendirikan penggerak bisnis yang diekspresikan melalui arahan strategis manajemen, dan menterjemakan mereka kedalam strategi IT requirement yang dibutuhkan untuk memenuhi arahan strategis. Arahan strategis manajemen membangun penggerak untuk IT, strategi IT requirement membangun permintaan strategi bisnis untuk IT, dimana IT strategic planning harus memberikan solusi teknologi sebagai supply strategis. Hasilnya adalah sebuah strategic agenda untuk penggunaan nya dalam IT dalam bisnis yang dapat diterjemahkan kedalam perencanaan IT dan aksi pokok.
2.2.1.2.1.1 Elemen dalam Strategic Demand and Supply Planning
Menurut Benson et al. (2004, p173) Proses perencanaan yang ideal menguraikan elemen-elemen dibawah ini, antara lain :
• Inputs
2. Portfolio dan manajemen strategi 3. Performa manajemen dan pengukuran
• Outputs
1. Strategic Agenda Business untuk penggunaan dari teknologi. Tahapan kritis yang berada dipertengahan demand supply yang membutuhkan strategi bisnis (sebagai sebuah sumber daya dari permintaan) dan strategi IT dan aksi (sebagai supply). Tahapan ini membangun hubungan yang jelas antara arahan strategi bisnis dan aktivitas IT yang mendukung perusahaan. Selain itu Strategic Agenda menyatakan apa yang diinginkan oleh bisnis untuk dilakukan dengan dukungan IT.
2. An IT (organizational) strategic plan.
Membimbing kita untuk memenuhi kebutuhan bisnis untuk penggunaan dari IT dan kemudian perencanaan strategis untuk memberikan kebutuhan. Dimana Strategic IT Plan tidak untuk mengusulkan bahwa tujuanya adalah untuk perencanaan strategi bisnis tetapi untuk konten dari arahan strategis dan seterusnya.
3. Strategic IT Requirement
Program dan proyek yang dibutuhkan untuk mencapai strategi agenda bisnis.
2.2.1.2.2 Praktek Innovation
Menurut Benson et al. (2004. p10 , p190), Innovation merupakan perubahan strategi bisnis melalui kemampuan IT. IT biasanya merespon kebutuhan dari bisnis. Bisnis mengubah arahnya berdasarkan hal yang mungkin dibuat oleh IT. Praktek ini secara eksplisit menggerakan manajemen bisnis untuk mengungkapkan kemungkinan bisnis yang mungkin bagi IT dan juga menyediakan cara untuk membuat kesempatan itu menjadi strategi bisnis dan perencanaan taktis dan hasilnya adalah kesempatan bisnis yang lebih kuat dan kompetitif.
Dapat dikatakan juga bahwa Inovasi adalah kemampuan organisasi untuk mengkonversi ide baru menjadi kesempatan dan keuntungan kompetitif dengan menyediakan sebuah “lahan subur” bagi perusahaan untuk berkembang.
Menurut Benson et al. (2004, p190) Praktek Innovation memiliki empat komponen , yaitu :
1. Business and Technology Monitoring
Adalah tinjauan dari IT dan manajemen bisnis untuk perubahan faktor dari bisnis dan teknologi yang dapat mempengaruhi bisnis perusahaan. Proses ini memproduksi laporan status teknologi dan bisnis dan menggunakan penelitian eksternal, arsitektur dan perencanaan IT, serta informasi bisnis untuk mengeksplorasi secara penuh teknologi dan bisnis yang mempengaruhi bisnis dan IT.
Hal ini dapat menjadi sebuah bentuk dari proses yang sedang berjalan yang menggabungkan bisnis dan manajemen IT dalam meninjau perubahan yang ada dan kesempatan dimasa depan. Hal ini mengalamatkan pertanyaan “Apa saja perubahan yang berdampak bagi perusahaan baik secara teknologi maupun bisnis?
2. Innovation Visioning (visi inovasi)
Adalah mengarahkan alternatif yang lebih luas untuk perusahaan, merespon perubahan bisnis dan teknis, dan membangun sekumpulan konsensus dari visi alternative atau arahan. Proses ini menggabungkan manajer bisnis
dan teknologi dalam mengalamatkan pertanyaan “Apa yang dapat kita lakukan?. Celah dan perubahan yang potensial dalam bisnis client dan perencanaan strategis IT diidentifikasi untuk setiap skenario.
3. Business Context and Choices
Membuat pilihan tentang visi atau arah untuk perusahaan untuk menentukan bagaimana bisnis dapat berfungsi. Interaksi ini membangun sebuah pernyataan “Ini adalah apa itu penggerak, arah yang kita butuhkan untuk dikembangkan, dan aturanaturannya.” Proses ini menggabungkan manajer bisnis dan teknologi dalam sebuah pertimbangan penuh dari skenario bisnis yang mungkin “Apa yang seharusnya kita lakukan?” , Sebaik mengembangkan skenario bisnis yang paling konsisten dengan tujuan client bisnis dan strategi. Proses ini mengidentifikasi skenario terbaik dan hasil untuk Client. Business Context and Choices dapat berbentuk sebuah Workshop yang menggabungkan manajer bisnis dan IT dalam diskusi dari dampak bagi bisnis dan kesempatan IT, serta membangun scenario yang mungkin untuk terus berjalan.
4. Actionable Innovation
Pengembangan skenario dan prototype perencanaan aksi untuk inovasi yang membangun garis besar dari perencanaan yang dapat dilakukan. Proses ini mengabungkan bisnis dan manajer teknologi dalam sebuah latihan perencanaan yang berfokus pada mendefinisikan skenario bisnis dan teknologi yang didasarkan pada kondisi teknologi atau bisnis. Dengan kata lain “Apa yang akan kita lakukan?”. Proses ini mengembangkan perencanaan menjadi actionable plan, termasuk langkah untuk mendapatkan komitmen baik untuk Client Business dan Service Provider Technology. Actionable Innovation dapat berbentuk sebuah workshop yang menggabungkan bisnis dan manajemen IT untuk menentukan langkah selanjutnya untuk pengimplementasian inovasi.
2.2.1.2.3 Praktek Prioritization
Menurut benson et al. (2004, p10) , Menilai dampak bisnis untuk mengusulkan inisyatif IT, memprioritasikan proyek-proyek dan memberikan sumber daya untuk nilai proyek yang paling tinggi. Perusahaan seharusnya mengeluarkan uang pada proyek yang secara langsung
berhubungan dengan arahan strategi perusahaan. Praktek ini memberitahukan manajer mana proyek IT yang secara kuat mendukung arahan strategi, memperingkatkan proyek-proyek tersebut berdasarkan dampak untuk bisnis dimasa yang akan datang. Sebagai sebuah hasil, uang akan dikeluarkan pada tempat, untuk alasan yang tepat, serta bisnis dan manajer IT menyetujui keputusan tersebut.
2.2.1.2.3.1 Lima Tahap Proses Prioritization
Menurut Benson et al. (2004, p143), prioritasasi menggabungkan manajer bisnis dari sebuah perusahaan dalam menilai dampak Bottom Line untuk pembentukan inisiatif IT dengan menggunakan ukuran yang sama untuk setiap proyek. Penilaian resiko juga termasuk dalam penilaian. Hasilnya adalah peringkat prioritasi dari proyek dengan bagaimana manajemen dapat secara rasional mengalokasikan sumber daya untuk inisiatif dengan nilai tertinggi. Secara mekanis, proses ini terdiri dari 5 tahap, yaitu :
1. Senior manajer mendefinisikan arahan strategi untuk perusahaan kemudian menilai bobot relatif yang penting untuk setiap arahan strategis serta mendatangi konsensus
untuk definisi dan skala dengan proyek IT yang akan dinilai.
2. Semua proyek IT dideskripsikan dalam ukuran bisnis, menyediakan sumber daya untuk mendeskripsikan keseluruhan tujuan dari inisiatif IT. Sponsor bisnis untuk setiap proyek bertanggung jawab untuk deskripsi ini. Dalam tahap ini perusahaan sudah memiliki pandangan berorientasi bisnis yang lengkap untuk inisiatif IT perusahaannya.
3. Menggunakan skala sebab dan akibat
(“Cause and Effect Schale”) untuk setiap arahan strategis, manajer memprediksikan dampak dari setiap inisiatif pada setiap arahan strategis. Manajer melihat hubungan sebab akibat antara proyek dengan arahan strategis. Tahap ini menghasilkan pemahaman yang luas terhadap semua inisiatif IT, bagaimana setiap inisiatif itu berelasi dengan semua bagian dari bisnis, dan dampaknya pada arahan strategi.
4. Menilai tinjauan manajer untuk semua penilaian. Hal ini memperbolehkan untuk membuka suatu diskusi dari
penilaian yang berbeda dan konsensus untuk mengembangkan hasil dari proritas.
5. IT mengembangkan sebuah perencanaan proyek berdasarkan pada prioritas, batasan sumber daya, dan ketergantungan terhadap jadwal.
2.2.1.2.4 Praktek Alignment
Menurut Benson et al. (2004, p10), Praktek Alignment digunakan untuk menilai dampak bisnis dari aktivitas IT yang sudah ada. Uang yang dikeluarkan untuk memelihara sistem yang sudah ada adalah uang yang tidak dikeluarkan untuk pengembangan baru. Praktek ini membiarkan bisnis dan manajer IT secara bersama-sama memutuskan inisiatif IT yang sudah ada yang mana yang harus mendapatkan sumber daya, daripada berasumsi bahwa segala sesuatu yang sudah beroperasi adalah kritis untuk bisnis dan harus didukung pada level yang ada. Hasilnya lebih beralasan dimana mengeluarkan uang untuk aktivitas yang ada.
2.2.1.2.4.1 Tiga Bagian Praktik Alignment
Menurut Benson et al. (2004,p154-160), Ada tiga jenis Alignment ,yaitu :
1. “Strategic Alignment”, melihat pada tiga elemen IT yang terdiri dari aplikasi, service dan Infrastructure. Selain itu juga mendeterminasi bagaimana elemen IT tersebut mendukung dua elemen bisnis (arahan strategi dan operasional bisnis serta kebutuhan proses).
Tabel 2.1 Contoh Data Alignment
2. "Internal IT Alignment", menguji bagaimana infrastruktur dan service mensupport aplikasi dan sebaliknya. Selain itu juga bagaimana aktivitas manajemen IT mendukung ketiga elemen dari IT.
3. "Functional Alignment", Ketika praktek prioritasi memperbolehkan manajemen untuk memberikan sumber daya untuk mendukung inisiatif IT didasarkan pada dampak Bottom Line dan hubungannya pada arahan strategis, praktek penyelarasan melakukan hal yang sama pada aplikasi dan infrastruktur IT yang sudah ada. Dikebanyakan perusahaan, sumber daya IT didedikasikan untuk aplikasi yang sudah berjalan , lebih jauh sumber daya diberikan untuk inisiatif baru. Sumber daya ini jarang diuji untuk melanjutkan kontribusi pada bisnis. Functional Alignment melanjutkan pengujian ini dengan melihat pada kualitas, level service, tingkat pengguna , dan teknologi.
2.2.1.2.4.2 Strategi Investasi
Strategi investasi merupakan hasil dari NIE yang berguna untuk mengetahui manfaat dari nilai investasi yang dilakukan perusahaan. Strategi investasi dilihat dari dua hal, yaitu :
1. Strategi investasi berdasarkan Penyelarasan (Alignment) dan Kualitas (Quality)
Menurut Benson et al. (2004, p139) , Strategi investasi ini membuat manajemen dapat menentukan keputusan yang spesifik bagi investasi berdasarkan dampak Bottom Line pada bisnis, tentang mana aplikasi Lights-On yang perlu ditingkatkan, mana pengeluaran yang dapat dikurangi dan mana investasi yang memberikan dampak yang terbaik bagi bisnis.
Berikut adalah acuan yang digunakan untuk menentukan kategori dari strategi investasi :
Tabel 2.2 Strategi Investasi untuk Portfolio Aplikasi Lights-On Berdasarkan Alignment/Quality
2. Strategi investasi berdasarkan Ketergantungan (Dependency) dan Kualitas (Quality)
Menurut Benson et al. (2004. p65), Strategi berdasarkan ketergantungan dan kualitas, dari segi ketergantungan dilihat “Apakah aplikasi tersebut bener-bener digunakan?” , sedangkan dari segi kualitas melihat “Apakah informasi dari aplikasi akurat serta aplikasi tersedia ketika dibutuhkan?”.
Tabel 2.3 Strategi Investasi untuk Portfolio Aplikasi Lights-On Berdasarkan Dependency/Quality
2.2.1.2.5 Praktek Performance Measurement
Menurut Benson et al. (2004, p10) , Mengukur performa IT dengan cara menghubungkannya dengan bisnis. Sangat mudah untuk mengukur performa IT secara operasional dan taktikal. Tetapi adalah sulit untuk mengukur dampak IT pada bisnis. Praktek ini menggabungkan keduanya dan memperbolehkan IT untuk mendeterminasi apa yang harus diukur, bagaimana memanage IT didasarkan pada pengukuran tersebut, dan bagaimana untuk mengkomunikasikan performa tersebut pada manajer bisnis dengan cara yang dapat dimengerti dengan mereka. Hasilnya adalah peningkatan performa IT dan meningkatan komunikasi dengan manajemen bisnis.
2.2.1.3 Tujuan New Information Economics
Menurut Benson et al. (2004, p68-69) , tujuan NIE secara keseluruhan, yaitu menyediakan kemampuan melihat 100% pengeluaran TI dan membangun sebuah kerangka kerja untuk perencanaan berdasarkan anggaran (mendukung Strategy to Bottom Line Value Chain).
Praktek NIE Demand/Supply Planning dan Innovation bertujuan untuk:
• Menghubungkan sumber daya yang ada dan yang dibutuhkan dengan Strategic Intention perusahaan.
• Membangun pondasi untuk penilaian untuk portfolio yang ada sekarang dan mendefiniskan portfolio strategi dimasa depan. • Membangun kosakata yang konsisten untuk IT dan bisnis.
• Mendeskripsikan dimana sumber daya IT diaplikasikan dan menghubungkan mereka dengan anggaran perusahaan dan proses perencanaan.
• Menyediakan sebuah kerangka kerja untuk mendefinisikan kebutuhan IT termasuk pembaharuan dan pertumbuhan.
• Membangun hubungan untuk pengukuran performa.
Praktek NIE Prioritization bertujuan untuk:
• Membangun dasar arahan strategi untuk pengalokasian sumbar daya dan prioritasi.
• Menyediakan perspektif untuk kebutuhan investasi dimasa depan. • Menyediakan dasar untuk penilaian resiko proyek dan
keuntungan.
Praktek NIE Alignment bertujuan untuk:
• Membangun dasar untuk Service, kualitas, hal yang dapat dipercaya dan penilaian resiko.
• Membangun informasi yang digunakan untuk penyelarasan selama bertahun-tahun.
• Mengalamatkan 100% untuk pengeluaran TI dan menghubungkan pengeluaran IT pada arahan strategi bisnis.
Praktek NIE Performance Measurement bertujuan untuk:
• Menyediakan sebuah kerangka kerja untuk pengukuran performa pada 100% pengeluaran TI.
• Menghubungkan pengukuran performa dengan perencanaan strategi.
• Menghubungkan performa bisnis yang dipengaruhi oleh Portfolio TI.
2.2.2 Strategic Intention (Arahan Strategi)
Menurut Benson et al. (2004, p37) , Strategic Intention adalah strategi manajemen dan perencanaannya untuk meningkatkan strategi dan efektivitas operasional. Tim senior manajemen membuat keputusan dan mengalokasikan sumber daya menurut visi dan komitmen perusahaan menjadi sekumpulan dari strategi baik secara eksplisit ataupun informal. Strategi ini bertujuan untuk meningkatkan kesuksesan perusahaan, mengukur keuntungan perusahaan secara formal dan eksplisit, ataupun secara informal yang bergantung pada keputusan manajemen. Penggunaan efektivitas operasional untuk mendefinisikan arahan strategi.
• Efektivitas operasional , berarti menampilkan efektivitas yang lebih baik dari pada performa lawan.
• Efektivitas strategic , berarti menampilkan aktivitas yang berbeda dari lawan atau menampilkan aktivitas yang sama tetapi dengan cara yang berbeda.
2.2.2.1 The Strategy To Botton Line Value Chain
Menurut Benson et al. (2004, p92-93) , Strategy-to-Bottom-Line Value Chain adalah kumpulan dari proses manajemen yang saling berhubungan yang mencapai puncak dalam proyek serta anggaran operasional dan matriks pengukuran untuk memonitor aksi dan dampak bagi Bottom Line.
Gambar 2.3 Strategy-to-Bottom-Line Value Chain
Elemen-elemen untuk perencanaan dan memanage proses dibutuhkan untuk memproduksi keputusan dan hasil yang tepat untuk Bottom Line. Elemen-elemen tersebut adalah :
• Perencanaan yang efektif
Menghasilkan strategi IT, program , dan penggerak inisiatif oleh strategi bisnis, tujuan dan kebutuhan operasional.
• Keputusan sumber daya yang sesuai
Meninjau investasi dan prioritasi program strategis dan inisiatif serta proyek yang menghasilkan sumber daya yang dialokasikan pada proyek IT.
• Anggaran yang dapat dilaksanakan, proyek , dan perencanaan operasional
Operasionalisasi dan membangun anggaran operasi untuk setahun dan mendeterminasi jadwal dan tujuan dari aksi IT dan proyek yang menghasilkan aksi IT dan akan memproduksi hasil bisnis yang diinginkan.
Rantai nilai Strategic-to-Bottom-Line disusun berdasarkan :
1. Kerangka kerja terintegrasi untuk keseluruhan rantai yang didasarkan pada aturan manajemen yang konsisten, tanggung jawab, dan informasi. Kerangka kerja menggunakan alat seperti portfolio IT.
2. Kumpulan praktek yang saling berhubungan yang dapat mengambil keuntungan dari keseluruhan kerangka kerja dan membawanya kedalam kehidupan. Hal ini membutuhkan praktek yang didefinisikan dengan aturan dan proses yang konsisten.
3. Merupakan sekumpulan deriverable yang konsisten secara internal, membawa melalui arahan strategi bisnis ke proyek IT dan anggaran yang memproduksi aksi.
Gambar 2.4 Value Chain Deriverables
Menurut Benson et al. (2004, p94-97) , Dua belas deriverable yang menyusun value chain menyediakan informasi bahwa setiap praktek NIE mengoperasikan dan membangun dasar untuk hubungan proses dan informasi yang membimbing dari strategi bisnis sampai pada ke hasil Bottom Line.
Poin penting dari value chain deriverable adalah :
• Hubungan informasi dari satu deriverable digunakan untuk membuat deriverable selanjutnya dalam value chain.
• Hubungan informasi dari sumber daya bisnis (arahan strategi, perencanaan bisnis) untuk sumebr daya IT (portfolio).
• Hubungan untuk anggaran proses bisnis (proses yang berhubungan dari pengukuran performa).
Tabel 2.5 Rantai Nilai Strategi ke Bottom-Line (Gambar 2.4)
Berikut adalah rantai Nilai Strategi ke Bottom-Line :
1. Arahan Strategi Bisnis (Business Strategic Intention)
Mendefinisikan arahan strategi perusahaan yang terdiri dari tujuan, ukuran, danbobot. Hal ini digunakan dalam lima praktek NIE. Isi dari bisnis strategic intention adalah misi perusahaan ditambah dengan arahan strategi.
2. Penilaian Portfolio (Assesed Portfolio)
Portfolio aplikasi, infrastruktur, service, dan manajemen dinilai untuk mendapatkan nilai penyelarasan, service, kualitas, teknikal, dan tingkat pengguna. Penilaian portfolio digunakan dalam perencanaan dan pengembangan strategy IT requirement melalui proyek. Isinya adalah penyelarasan, service, kualitas, teknikal, dan tingkat pengguna yang ada untuk setiap baris item dalam portfolio.
3. Agenda Strategi TI (Strategic IT Agenda)
Merupakan hasil dari strategy IT planning. Strategy IT agenda mendefinisikan apa yang diinginkan oleh bisnis untuk dilakukan dengan IT untuk memenuhi arahan strategi. Strategy IT agenda digunakan untuk menggerakan strategy IT requirement dan proyek, sebaik membangun obligasi manajemen bisnis yang memproduksi dampak Bottom Line yang diinginkan dari pengeluaran IT. Isi dari strategy IT agenda adalah arahan strategi manajemen bisnis untuk kegunaan dari IT, tujuan strategis untuk penggunaan dari IT, dan inisiatif strategis dengan IT untuk mencapai arahan strategis bisnis perusahaan.
4. Perencanaan Strategi TI (Strategic IT Plan)
Perencanaannya merupakan hasil dari strategy IT planning yang mendefinisikan apa yang harus dilakukan oleh IT perusahaan untuk memenuhi permintaan dari strategy IT agenda. Strategy IT
plan digunakan sebagai kerangka kerja strategis untuk anggaran lights-On IT dan teknologi yang dihubungkan dengan proyek , dibutuhkan untuk mendukung proyek bisnis. Strategy IT plan berisi arahan strategi IT organisasi dimana IT nya ditujukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
5. Kebutuhan Strategi TI (Strategic IT Requirement)
Hal ini adalah pernyataan prioritasi dari program dan inisiatif yang akan memuaskan kebutuhan dari strategy IT agenda dan arahan strategi bisnis. Strategy IT requirement merupakan arahan strategi potensial yang berguna hingga tiga sampai lima tahun kedepan untuk memenuhi kebutuhan bisnis, prioritasi berdasarkan arahan strategi bisnis.
6. Proyek (Project)
Proyek spesifik didefinisikan dalam tanggapan untuk program dan inisiatif yang didefinisikan dalam strategy IT requirement. Proyek merupakan kandidat untuk prioritasi dan pemasukan dalam sebuah perencanaan proyek tahunan atau anggaran. Isi proyek itu real dan dapat dikerjakan.
7. Perencanaan Proyek Tahunan (Annual Project Plan)
Adalah kumpulan dari proyek yang diharapkan dapat berjalan pada tahun tersebut. Tentu, perspektif tahunan dari proyek tidak tepat waktu atau tidak begitu responsif untuk kebanyakan bisnis, maka deriverable ini biasanya direvisi perkuarter atau bahkan
sesering mungkin. Isinya adalah portfolio dari jadwal proyek dengan sumber daya yang dibutuhkan serta prioritasi berdasarkan arahan strategi bisnis.
8. Perencanaan Bisnis Tahunan (Annual Business Plan)
Merupakan kumpulan dari perencanaan taktis dan operasional tahunan untuk unit bisnis. Hal ini merupakan dasar untuk membangun perencanaan proyek tahunan dan mendefinisikan apa yang dibutuhkan secara taktis oleh unit bisnis dari IT.
9. Perencanaan TI (Annual IT Plan)
Merupakan kumpulan dari perencanaan taktis dan operasional tahunan dari IT organisasi. Hal ini merupakan dasar untuk membangun anggaran lights-On yang mendukung unit bisnis. Isinya didokumentasi berdasarkan praktek perusahaan.
10. Anggaran Proyek (Annual and Capital Project Budget)
Anggaran adalah agregasi angaran investasi untuk proyek dalam setahun, hal ini didasarkan pada “Affordability” untuk unit bisnis. Tentunya anggaran ini dapat berdampak pada bisnis selama setahun dan secara normal direvisi perkuarter atau bahkan lebih sering tergantung dari dinamika bisnis. Isinya didokumentasi berdasarkan praktek perusahaan.
11. Anggaran TI Berjalan (Annual Lights-On Budget)
Hal ini merupakan dasar penganggaran untuk aktivitas yang sedang berjalan pada IT organisasi hal ini menyediakan
keseluruhan service dan dukungan yang secara tidak spesifik tersedia dalam anggaran proyek. Isinya didokumentasikan berdasarkan praktek perusahaan.
12. Pengukuran Kinerja (Performance Measurement Metrics) Merupakan kumpulan matriks untuk IT dan untuk penggunaan IT
dalam bisnis. Isinya didokumentasikan berdasarkan praktek perusahaan.
2.2.3 Portfolio
2.2.3.1 Pengertian Portfolio
Menurut Benson et al. (2004, p47) , Portfolio merupakan kumpulan sumber daya. Dimana dalam TI, sebuah portfolio adalah kumpulan dari investasi dan sumber daya TI, bersama dengan informasi tentang investasi dan suber daya TI tersebut.
Tabel 2.6 Contoh Portfolio Aplikasi
Tabel 2.6 adalah suatu contoh dari sebuah portfolio aplikasi. Setiap baris item adalah sebuah aplikasi yang digunakan dalam suatu perusahaan. Tujuan dari portfolio manajemen adalah untuk memungkinkan analisis dan mengambil keputusan mengenai setiap elemen dari portfolio. Selain itu, portfolio juga memungkinkan manajemen untuk melihat keseluruhan portfolio dan mengidentifikasi sekumpulan sumber daya yang dalam performa yang buruk, atau lemah dalam kualitas, dan sebagainya.
2.2.3.2 Portfolio dalam Praktek NIE
Menurut Benson et al. (2004, p52-54), Portfolio dalam praktek NIE dijelaskan dalam gambar berikut :
Gambar 2.5 Portfolio dalam Praktek NIE
Gambar 2.5 menjelaskan bahwa portfolio merupakan dasar dari praktek NIE. Pengembangan / perluasan serta portfolio lights-on mendukung praktek Planning, Innovation, Prioritization, Alignment, dan Performance Measurement dalam NIE dengan informasi yang konsisten dan lengkap tentang sumber daya TI. Informasinya spesifik seperti seberapa banyak aplikasi yang sudah digunakan, bagaimana tingkat servis dan kualitasnya, serta informasi mengenai dampak bisnis. Setiap praktek NIE membangun penggunaan yang lebih luas dari portfolio informasi.
2.2.3.3 Empat Konsep Portfolio TI
Menurut Benson et al. (2004, p56-60), portfolio TI memiliki 4 konsep :
1. Konsep 1 :
Portfolio manajemen diaplikasikan ke keseluruhan sumber daya TI tidak hanya untuk pengembangan aplikasi. Sumber daya TI 100% yang terdiri dari anggaran operasional dan modal yang termasuk dalam portfolio TI.
2. Konsep 2 :
Sumber daya TI dibagi dua, yaitu investasi baru dan lights-on yang sudah ada.
Gambar 2.6 Pembagian Sumber Daya TI ke dalam Portfolio
Kategori investasi baru adalah proyek, yang termasuk anggaran modal dan beban. Portfolio investasi baru, lebih berfokus pada
prioritasi dan mengalokasikan sumber daya untuk masing-masing portfolio.
Sedangkan kategori lights-on adalah aplikasi yang sudah ada, infrastruktur, service, dan aktivitas manajemen. Dimana untuk portfolio lights-on lebih berfokus pada penyelarasan dari sumber daya untuk bisnis dan performa dari sumber daya tersebut yang terkait dengan servis, kualitas dan teknologi.
Dalam gambar 2.6 adanya perbandingan tersebut diakibatkan adanya perbedaan analisis. Untuk lights-on portfolio analisis berfokus pada servis, kualitas, dan hubungannya dengan strategi bisnis, dimana analisisnya menanyakan tentang keadaan yang ada pada saat ini (apakah aplikasi dapat melanjutkan untuk mendukung strategi bisnis yang ada, apakah perusahaan akan tetap mendapatkan nilai dari apliaksi tersebut). Sedangkan untuk kategori investasi baru, analisisnya akan berfokus pada hubungan investasi pada strategi bisnis dan dampaknya bagi bottom line (apakah investasi baru secara langsung dapat mendukung strategi bisnis ?).
3. Konsep 3:
Pengeluaran lights-on diklasifikasikan berdasarkan perspektif TI dalam portfolio yang dihubungkan dengan manajemen teknologi.
Gambar 2.7 Empat Portfolio Lights-On
Semua sumber daya dan pengeluaran lights-on TI diklasifikasikan menjadi :
• Aplikasi
Aplikasi dioperasikan dan mendukung organisasi bisnis. • Infrastruktur
Infrastruktur bertujuan untuk mendukung aplikasi dan service. • Service
Perluasan untuk organisasi bisnis. • Manajemen
Sekumpulan aktivitas seperti perencanaan, penganggaran dan sumber daya manusia untuk aktivitas TI.
4. Konsep 4 :
Investasi baru juga diklasifikasikan berdasarkan perspektif bisnis serta investasi keuangan yang serupa. Investasi baru terbagi atas strategic, mandatory, new strategic, dan factory.
Gambar 2.8 Keseimbangan Portfolio TI
Tujuannya adalah untuk meningkatkan pengertian manajemen tentang investasi yang alami, tetapi lebih penting untuk memungkinkan manjamen dalam menyeimbangkan investasi diantara kategori investasi.
Dua masalah yang harus diperhatikan dalam menyeimbangkan investasi TI, yaitu:
• Adanya perbedaan antara dana yang sesuai dengan kebijaksanaan ataupun dana yang tidak sesuai dengan kebijaksanaan. Seringkali investasi dibuat karena adanya aturan atau perintah pemilik, terlepas dari nilai bisnis investasi.
• Investasi TI yang berbeda memiliki hasil dan resiko yang berbeda pula.
Keempat kategori investasi baru ditunjukan dalam Gambar 2.9
Untuk lebih jelasnya, keempat kategori tersebut dideskripsikan dalam Tabel 2.7.
2.2.3.4 Empat Faktor Portfolio Analisis Sistem yang Sedang Berjalan (Lights-On)
Menurut Benson et al. (2004, p160), Portfolio TI berjalan memiliki faktor-faktor lain, yaitu :
1. Tingkat layanan yang terbagi atas : a. Ketersediaan
Ketersediaan sebagai masalah untuk alur kerja atau proses bisnis.
b. Kecepatan merespon
Kecepatan merespon pada kebutuhan proses kerja atau proses bisnis.
2. Kualitas yang terbagi atas : a. Fungsionalitas
Fungsionalitas dari aplikasi, infrastruktur, dan servis direlasikan dengan kebutuhan dari alur kerja atau proses bisnis.
b. Keakuratan
Keakuratan data atau layanan yang dihasilkan oleh aplikasi, infrastruktur atau servis yang dihubungankan dengan kebutuhan alur kerja atau proses bisnis.
3. Teknologi yang terbagi atas : a. Arsitektur
Pemenuhan standar arsitektur perusahaan. b. Dukungan vendor dan stabilitas
Tingkat dimana dukungan vendor adalah suatu masalah dalam memenuhi kebutuhan.
c. Dukungan teknis
Tingkat dimana dukungan staff teknis diperlukan. d. Ketersediaan dukungan pasar atau industri
Tingkat dimana dukungan tersedia jika dibutuhkan.
4. Intensitas pengguna yang terbagi atas: a. Ketergantungan
Tingkat dimana aplikasi, infrastruktur atau servis penting bagi proses bisnis, organisasi ataupun user individu.
b. Jangkauan pengguna
Seberapa luas pengguna aplikasi, infrastruktur atau layanan dalam organisasi perusahaan.
