1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama perawatan, yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosa dan pengobatan serta merekam hasilnya (Huffman, 1994).
Menurut Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pada pasal 1, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Setiap rumah sakit harus membuat rekam medis baik itu rekam medis rawat jalan maupun rekam medis rawat inap. Rekam medis juga berguna sebagai bukti tertulis atas tindakan-tindakan pelayanan terhadap seseorang pasien, juga mampu melindungi kepentingan hukum bagi pasien yang bersangkutan, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya, apabila dikemudian hari terjadi suatu hal yang tidak diinginkan menyangkut rekam medis itu sendiri. Berkas rekam medis pada rak penyimpanan tidak selamanya akan disimpan. Hal ini dikarenakan jumlah rekam medis di rumah sakit terus bertambah sehingga ruang penyimpanan akan penuh dan tidak mencukupi lagi untuk rekam medis yang baru. Retensi berkas rekam medis merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh pihak rumah sakit dengan tujuan mengurangi penumpukan berkas rekam medis di ruang penyimpanan.
Rekam medis dinyatakan inaktif apabila tanggal kunjungan pasien ke rumah sakit sudah mebihi ketentuan perundang-undangan yang ada, maka berkas tersebut dinyatakan inaktif, akan tetapi berkas tersebut tetap disimpan karena informasi yang terdapat didalamnya masih diperlukan untuk pendidikan, penelitian dan keperluan pelayanan kesehatan kembali bagi pasien. Apabila rekam medis inaktif sudah disimpan dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan yang ada tidak lagi digunakan maka rekam medis tersebut dapat dilakukan kegiatan retensi.
Salah satu tahapan dalam pelaksanaan retensi berkas rekam medis salah satunya adalah dilakukanya proses pengelompokan berkas rekam medis yang akan diretensi sesuan nomor urut pada penyimpanan rak filing hal ini bertujuan untuk mempercepat waktu pengambilan berkas. Akan tetapi selama ini proses pengelompokan tersebut masih terkendala oleh kurangnya fasilitas, hal ini dikarenakan proses pengelompokan tersebut masih dilakukan dengan cara memfilter data satu-persatu menggunakan aplikasi microsoft excell. Hal ini dirasa kurang efektif mengingat pengelompokan dengan menggunakan cara tersebut memerlukan waktu yang cukup lama serta konsentrasi yang sangat tinggi.
Tercatat pada proses pengelompokan data retensi pada tahun 2015, petugas melakukan pengelompokkan data sebanyak 7.500 data rekam medis yang berasal dari bagian IT rumah sakit jiwa Prof. dr. soerojo magelang, data tersebut merupakan data kunjungan pasien yang telah berkunjung pada 5 (lima) tahun yang lalu atau pada tahun kunjungan terakhir pada tahun 2010 sedangkan dalam proses pengelompokan data tersebut memerlukan waktu selama kurang lebih 2 (dua) minggu. Hal ini dirasa sangat tidak efektif, mengingat banyak waktu yang di perlukan untuk melakukan proses pengelompokan saja serta hanya terdapat 2 (dua) petugas yang melakukan kegiatan tersebut.
Aplikasi grouping merupakan salah satu solusi untuk mengatasi masalah dalam pengelompokan data tersebut, mengingat dengan penggunaan sebuah aplikasi dalam melakukan kegiatan grouping mempunyai banyak manfaat, diantaranya selain dapat mempersingakat waktu dalam melaksanakan proses pengelompokan, juga dapat meningkatkan keakuratan data serta mengurangi beban kerja dari petugas.
B. Rumusan Ide Perancangan
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan ide perancangan ini adalah membuat aplikasi grouping data rekam medis, dimana sistem ini diharapkan dapat meningkatkan efektivitas pekerjaan petugas saat melakukan pengelompokan nomor rekam medis yang akan dilakukan pengambilan berkas dalam kegiatan retensi. Dimana data yang di olah dalam aplikasi ini adalah data kunjungan pasien dengan format Db yang di
dapat dari rekap data bagian IT rumah sakit jiwa Prof. dr. soerojo magelang. Berikut adalah gambaran data yang dikeluarkan oleh bagian IT Rumah Sakit Jiwa Soerojo Magelang adalah sebagai berikut :
Gambar 1 Gambaran Rekap Data Rekam Medis Kunjungan dari bagian IT Rumah Sakit Jiwa Prof. dr. Soerojo Magelang Gambar di atas menjelaskan bahwa bagian IT Rumah Sakit Jiwa Soerojo Magelang mengeluarkan rekap data rekam medis kunjungan pasien dalam tiga format data, yaitu dengan format Ms Excell dan Ms Acces, dan format Db, dimana data yang nantinya akan digunakan dalam pengembangan aplikasi ini adalah data kunjungan dengan format Db.
C. Keaslian
Perancangan dengan judul “Perancangan Aplikasi Grouping Data Rekam Medis”, sebelumnya belum pernah di ambil sebagai judul tugas akhir oleh mahasiswa lain pada waktu yang telah datang, namun demikian ada perancangan serupa yang pernah dibuat, yaitu :
1. Akbar (2015) melakukan perancangan membuat prototype aplikasi reservasi rawat jalan berbasis smartphone.
Perbedaan perancangan ini terletak pada objek dan tempat perancangan. Akbar (2015) membuat prototype aplikasi reservasi rawat jalan berbasis smartphone, dengan objek perancangan adalah aplikasi reservasi rawat jalan, sedangkan tempatnya dilakukan perancangan tersebut beraada di RS Panti Rapih Yogyakarta. Persamaan perancangan ini adalah sama-sama memberikan solusi permasalahan dengan penerapan teknologi informasi.
2. Widiyantoro (2012) melakukan perancangan untuk membuat prototype aplikasi identifikasi kesamaan obat.
Perbedaan perancangan ini terletak pada tujuan perancangannya. Widiyantoro (2012) membuat prototype aplikasi identifikasi kesamaan obat untuk memenuhi informasi terkait obat yang dibutuhkan oleh petugas farmasi dan dokter di RSUP Dr. Sardjito. Persamaan perancangan ini adalah sama–sama membahas tentang pemanfaatan teknologi informasi untuk menyelesaikan permasalahan pada layanan di sarana pelayanan kesehatan.
3. Wardhana (2014) melakukan perancangan dengan judul “ Pengembangan Sistem Informasi Klinik pada Klinik Bengawan Medistra”.
Perbedaan perancangan ini terletak pada objek serta perangkat lunak yang digunakan. Wardhana (2014) membuat prototype dengan objek adalah sistem informasi klinik, serta menggunakan perangkat lunak PHP.Persamaan dari perancangan ini adalah sama menerapkan solusi terhadap permasalahan yang ada dengan menerapkan kemampuan dari teknologi informasi
4. Santika (2014), melakukan perancangan dengan judul “Sistem Informasi Klinik Fachri Oemran”
Perbedaan pernaacangan ini terletak pada perangkat lunak yang digunakan, serta tempat. Santika (2014) melakukan perancangan dengan menggunakan perangkat lunak XAMPP dan dengan lokasi perancangan derada di klinik Fachri Oemran. Persamaan dari perancangan ini adalah sama menerapkan solusi terhadap permasalahan yang ada dengan menerapkan kemampuan dari teknologi informasi.
D. Tujuan Perancangan
Tujuan pada perancangan ini dibagi menjadi dua, yaitu tujuan umum dan tujuan khusus.
Tujuan dari perancangan ini adalah merancang sebuah aplikasi grouping data pada tahap pemasukan data, pemrosesan, serta pembuatan laporan
2. Tujuan Kusus
a. Merancang aplikasiyang mampu mencari serta mengelompokkan data sesuai dengan ketentuan yang dikehendaki oleh user
b. Merancang data laporan hasil pencarian dari aplikasi
E. Manfaat
Dalam perancangan aplikasi grouping data rekam medis di Rumah Sakit Jiwa Prof. dr. Soerojo Magelang ini diharapkan memiliki manfaat bagi:
1. Manfaat Praktis a. Bagi Rumah Sakit
Dari kegiataan pengembangan ini, nantinya diharapkan dapa :
1) Mempermudah dalam pelaksanaan pengelompokan data rekam medis.
2) Mempercepat kegiatan pengelompokan data rekam medis. 3) Meningkatkan efektifitas kerja pegawai dalam melakukan
pengelompokan data rekam medis.
4) Mengurangi terjadinya kesalahan dalam mengelompokan data rekam medis.
b. Bagi Perancang
memberikan pengalaman, pengetahuan dan menambah wawasan baru dalam hal merancang dan membuat prototype sebuah aplikasi, terutama aplikasi grouping data rekam medis. 2. Manfaat Teoritis
a. Bagi Institusi Pendidikan
Dapat dijadikan sebagai dasar acuan dan pembelajaran dalam pengembangan sistem informasi di bidang Rekam Medis.
Dapat dijadikan sebagai referensi bagi perancang lain dalam mengembangkan sistem sistem yang terdapat di ruang lingkup kerja rekam medis yang dapat meningkatkan efektiffias pekerjaan perugas rekam medis, dan diharapkan dapat memunculkan inofasi-inofasi teknologi, metode baru ataupun ide-ide baru yang dapat berguna bagi keberlangsungan kegiatan rekam medis di masa yang akan datang.
F. Gambaran Umum Rumah Sakit
1. Jenis dan Tipe
Rumah Sakit Jiwa Prof. dr. Soerojo Magelang adalah rumah sakit pemerintah bertipe A untuk pelayanan Jiwa dan bertipe C untuk pelayanan umum. Sedangkan jenis rumah sakitnya yaitu rumah sakit jiwa.
2. Kepemilikan dan Lokasi
Rumah Sakit Jiwa Prof. dr. Soerojo Magelang dimiliki oleh Kementerian Kesehatan RI di bidang kesehatan. Lokasi rumah sakit tersebut berada di Jalan A. Yani No. 169 Magelang dengan luas tanah 409.450 m2. Luas bangunan 27.724 m2, Kapasitas 819 tempat tidur.
Rumah sakit ini memiliki pelayanan unggulan kesehatan jiwa anak dan remaja, juga sebagai rumah sakit jaringan pendidikan dan sebagai situs cagar budaya.
3. Visi dan Misi Rumah Sakit Jiwa Prof. dr Soerojo Magelang a. Visi
Menjadi pusat Unggulan Pelayanan dan Pendidikan Kesehatan Jiwa Secara Holistik di tingkat Nasional 2015 dan ASEAN 2018 (UN5A8).
b. Misi
1) Melaksanakan pelayanan prima kesehatan jiwa terpadu dan komprehensif.
2) Melaksanakan pendidikan dan penelitian kesehatan jiwa terpadu dan komprehensif,
3) Mengembangkan pelayanan berdasarkan mutu dan profesionalisme,
4) Menjadi model pelayanan, pendidikan, dan penelitian di bidang kesehatan jiwa yang terpadu dan komprehensif melalui pendekatan seni budaya,
5) Melaksanakan tata kelola rumah sakit yang baik (Good Corporate Governance).
4. Jumlah Tempat Tidur
Rumah Sakit Jiwa Soerojo Prof. dr. Soerojo Magelang memiliki jumlah tempat tidur sebagai berikut:
Tabel 1. Jumlah Tempat Tidur Rumah Sakit Jiwa Soerojo Prof.dr. Soerojo Magelang
No Nama Bangsal Jenis Pelayanan Kapasitas
I II III Total
1 Wisma
Puntadewa Jiwa Maintenance Putra 14 14 28 TT
2 Wisma
Baladewa Jiwa Maintenance Putra 10 10 20 TT
3 Wisma
Drupada Jiwa Maintenance Putra 28 28 TT
4 Wisma
Matswapati Jiwa Maintenance Putra 28 28 TT
5 Wisma
Basukarna Jiwa Maintenance Putra 28 28 TT
6 Wisma
Abimanyu Jiwa Maintenance Putra 28 28 TT
7 Wisma Sadewa Jiwa Maintenance Putra 28 28 TT
8 Wisma
Antareja Jiwa Maintenance Putra 28 28 TT
9 Wisma
Gatotkaca Jiwa Maintenance Putra 28 28 TT
10 Wisma Dwarawati
Rawat Inap Rehab Psikososial
Putri 2 4 22 28 TT
11 Wisma Madukara
Rawat Inap Rehab Psikososial
Putra 2 4 22 28 TT
12 Wisma Nakula Jiwa Maintenance Putra 28 28 TT
13
Wisma Irawan Unit Pelayanan Jiwa Anak dan
Remaja Putra 5 8 14 27 TT
14 Wisma Bisma Jiwa Maintenance Putra 20 20 TT
15 Wisma Dewi
Kunthi Psikogeriatri Putri 20 TT
16 Wisma
Abhiyasa Psikogeriatri Putra 2 4 14 20 TT
17 Wisma Indraprasta
Unit Pelayanan Jiwa Fisik
2 4 24 30 TT 18 Wisma
Antasena
Unit Pelayanan Jiwa Intensif
Putra 40 40 TT
19 Wisma Kresna Jiwa Maintenance Putra 28 28 TT
20
Wisma Srikandi Unit Pelayananan Jiwa Intensif
21 Wisma Endang
Pergiwa Jiwa Maintenance Putri 28 28 TT
22 Wisma
SubaDra Jiwa Maintenance Putri 28 28 TT
23 Wisma Arimbi Jiwa Maintenance Putri 14 14 28 TT
24 Wisma Utari Jiwa Maintenance Putri 28 28 TT
25 Wisma
Banowati Jiwa Maintenance Putri 28 28 TT
26 Wisma Harjuna Jiwa Maintenance Putra 28 28 TT
27
Wisma Drupadi Unit Pelayanan Jiwa Anak dan
Remaja Putri 5 8 14 27 TT
28 Wisma
Setyawati Jiwa Maintenance Putri 28 28 TT
29 Wisma
Parikesit Pelayanan Kebidanan 4 6 12 22 TT
Peristi 2 2 TT
30 Wisma Dewi Ratih
Pelayanan Rawat Inap Fisik
Kelas I dan Kelas II 8 8 16 TT
R. Isolasi 2 2 TT
31 Wisma
Pringgondani I Pelayanan Rawat Inap Fisik 44 44 TT 32 Wisma
Pringgondani II Pelayanan Rawat Inap Fisik 44 44 TT
33 ICU Pelayanan Intensif Fisik 3 3 TT
54 84 73
1 819 TT
Sumber : Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Jiwa Soerojo Prof. dr. Soerojo Magelang
5. Jenis-jenis Pelayanan Rumah Sakit Jiwa Prof. Dr Soerojo Magelang a. Pelayanan :
1) Assessment & Brain centrer 2) Medical Check-up
b. Rawat Jalan
1) Pelayanan Kesehatan Jiwa Anak dan Remaja 2) Pelayanan Kesehatan Jiwa Dewasa
3) Pelayanan Kesehatan Jiwa Usia Lanjut (Geriatri) 4) Pelayanan Psikosomatis
5) Pelayanan NAPZA 6) Pelayanan Psikologi 7) Pelayanan Syaraf Terpadu
8) Pelayanan Penyakit Dalam Terpadu
9) Pelayanan Kebidanan & Kandungan Terpadu 10) Pelayanan Anak Terpadu
11) Pelayanan Bedah Terpadu 12) Pelayanan Umum
13) Pelayanan Rehabilitasi Medik a) Fisioterapi
b) Terapi Okupasi c) Terapi Wicara 14) Pelayanan Gigi c. Rawat Inap
1) Anak dan Remaja 2) Jiwa Dewasa
3) Psikogeriatri (Usia Lanjut) 4) Napza
