BAB II
LANDASAN TEORI
Arsip selama ini hanya dipandang sebagai tumpukan kertas yang tidak ada arti dan
maknanya. Karena itu banyak orang yang beranggapan bahwa arsip hanya bagian dari masa lalu
dan tidak ada hubunganya dengan masa depan. Padahal arsip merupakan catatan yang berbentuk
tulisan yang berisi tentang keterangan-keterangan mengenai sebuah objek. Arsip juga sangat
berperan peting dalam kegiatan adminitrasi suatu lemaba atau organisasi baik organisasi swasta
maupun pemerintah. Penyelenggaraan kearsipan dengan baik dan benar merupakan aset bagi
sebuah organisasi. Sewaktu menyelenggarakan kearsipan juga harus memperhatikan sistem yang
digunakan artinya tidak hanya terpaku dengan satu sistem saja.
2.1. Konsep Sistem
Pada sebuah organisasi terdapat beberapa fungsi yang dimana fungsi- fungsi tersebut
memiliki aktifitas dan deskripsi kerja masing-masing.diantara fungsi-fungsi tersebut salah
satunya adalah fungsi adminitrasi ( perkantoran) yang sebagian besar menghasilkan data atau
informasi. Data akan dirubah menjasi sebuah informasi yang nantinya akan diinformasikan
menjadi sebuah keputusan. Untuk menjadikan data menjadi sebuah informasi maka suatu
orhanisasi akan menggunakan sistem. Sistem dapat mengolah data menjadi sebuah informasi,
sehingga dapat membatu seseorang untuk mengambil sebuah keputusan. Untuk melihat lebih
jelasnya lagi tentang sistem dapat di ilustrasikan dengan gambar sebagai berikut.
SUB SISTEM METODE
[image:2.612.73.542.197.660.2]Gambar 2.1. Desain sebuah Sitem
Gambar 2.1. diatas mengilustrasikan bahwa sistem terdiri dari beberapa bagian yaitu: Sistem
itu sendiri, subsistem,prosedur dan metode yang membantu sebuah tujuan organisasi.
“sistem terdiri dari subsitem yang berhubungan dengan prosedur yang
membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa prosed pekerjaan, maka metode berisi tentang aktifitas iprasional atau teknis yang akan menjelaskanya. Jadi dapat disimpulkan organisasi sebuah sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem ( metode atau prosedur maupun subsitem) merupakan penjabaran dari beberapa sistem
organisasi yang digunakan.”.1
Sebuah sistem yang baik akan membantu pengolahan data dengan baik pula. Menurut
Mcleod dan Scheel sebuah sistem yang baik memeiliki karateristik sebagai berikut :
a. “Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang tersetruktur
dan terorganisir dengan baik namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang serin berubah.
b. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik juga harus mudah diadaptasikan dengan kondidsi baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya.
c. Sistematis. Agar berfungsi secaraefektif hendaknya sistem yang ada hendaknya bersifat logis dan sistematis yaitu: sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktifitas pekerjaan yang telah ada.
d. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat memebantu mencapai tujuan yang telah ditentukan.
e. Sederhana. Sebuah sistem harusnya lebih sederhana sehingga lebih mudah dipahami dan dilaksanakan.
1
f. Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat optimal penggunaanya.”.2
Secara umum sistem yang baik memiliki beberapa unsur. Menurut Laudon dan Odgers
sistem memeliki unsur sebagai berikut :
a. “Input. Aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber daya.
b. Processing. Perubahan input menjadi output yang diinginkan dilakukan pada saat pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam sistem.
c. Output. Setelah memlalui pemrosesan, input akan menjadi output, berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumenyang tersimpan secara elektronik.
d. Feedback. Pemeberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah sistem, karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki sistem yang sudah ada sekarang.
e. Pengawasaan. Seperti halnya elemen yang lain pengawasan juga memiliki dimensi internal dan ekternal. Dimensi internal tersebut merupakan kebijakan dari perusahaan dan prosedur sistem yang harus ditaati. Dimensi ekternal melibatkan Negara, peraturan pemerintah dan
regulasi yang berdampak pada kebijakan sistem.”.3
2.2. Arsip
Kegiatan administrasi yang terjadi di dalam sebuah lemabaga pemerintah maupun lembaga
swsata tentunya akan menghasilkan output yang berupa catatan atau gambaran mengenai sebuah
subyek. Output yang dihasilkan dalam kegiatan perkantoran berupa formulir, surat, dan laporan
yang nantinya akan digunakan kembali dalam kegiatan administrasi.
“Formulir adalah daftar iasian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk yang seragam, digunakan utunk mencatat atau merekam, mengumpulkan dan mengirim informasi.
Surat dalah suatu alat penyampaian informasi keterangan-keterangan( keputusan, pernyataan,pemberitahuan,permintaan) secara tertulis dari suatu puhak ke pihak yang lainya.
2
Badri Sukoco Munir, ibid, hal.32. 3
Laporan adalah suatu laporan yang berisi hasil pengelolaan informasi”.4
Formulir, surat, dan laporan bisa dikatan sebagai arsip karena merupakan catatan yang tertulis
yang menerangkan gambaran tentang sebuah subyek.
2.1.1. Pengertian Arsip
Arsip merupakan salah satu macam kegiatan kantor atau pekerjaan adminitrasi yang banyak
dilakukan oleh lemabaga pemerintah maupun lembaga swasta. Bentuk arsip tersebut
bermacam-macam ada yang berbentuk dokumen-dokumen atau surat-surat.
Istilah arsip atau dalam bahasa Belanda archief dan dalam bahasa Inggris disebut archive
merupakan istilah arsip yang asal mulanya adalah arche yang berate permulaan. Kemudian dari
kata arche berkembang menjadi kata ta archia yang berarti catatan. Kata ta archiaberubah total
menjadi kata archeonyang berarti gedung pemerintahan.
Menurut Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang kententuan-ketentuan pokok kearsipan
pasal 1 ayat a dan b menetapkan arsip ialah
a. “naskah-naskah yang dibuat oleh lembaga Negara dan Badan-badan
pemerintahan dalam bentuk corak apaun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah –naskah yang dibuat dan di terima oleh badan-badan swasta dan
ataupun perorangan dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam
rangka pelaksanaan kehidupan bangsa”.5
Seiring berkembangnya ilmu teknologi dan informasi dewasa kini bentuk arsip tidak hanya
berbentuk tulisan akan tetapi arsip juga bisa berbentuk audio visual seperti foto-foto,
rekaman-rekaman dan video tentang kejadian yang berlangsung pada waktu itu yang mempunyai arti dan
tujuan sebagai bahan dokumentasi.
4
Ig. Wursanto,Kearsipan 1,Kanisius,Yogyakarta, hal.11.
5
Menurut peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 28 tahun 2012 tentang
pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 1 ayat 2 yang
dikmaksud dengan arsip adalah
“Arsip ialah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lemabaga negara, pemerintah, Derah, lembaga pendidikan, perusahaan, Organisasi, Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan Perorangan dalam pelaksanaan kehidupan
kemasyarakatan berbangsa dan bernegara”.6
2.2.2. Penggolongan Arsip
Mengingat arsip sangat penting dalam kegiatan perkantoran atau administarsi maka perlu
diadakan penggolongan arsip agar arsip tersebut mudah diketahuai dan dipahami oleh pengguna
arsip tersebut. Sebuah kantor atau lembaga swasta maupun pemerintah tentunya memiliki jenis
arsip yang berbeda, dengan demikian perlu adanya penggolongaan arsip. Arsip dapat
digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauanya diantarnya ialah :
1. Penggolongan Arsip Menurut Sifat Kepentinganya
Menurut sifat kepentinganya, arsip dapat dibedakan menjadi 4 macam yaitu: arsip nasional,
arsip yang diperlukan, arsip penting dan arsip vital.
a. “arsip Nasional yaitu arsip yan tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama.
b. Arsip yang diperlukan yaitu arsip yang masi mempunyai nilai kegunaanya, tetepi sifatnya sementara kadang-kadang masih diperlukan. c. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hokum, pendidikan,
keuangan, dokumentasi, sejarah”. 7
6
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia, nomor 28 tahun 2012, pasal 1, ayat 2
7
2. Penggolongan arsip menurut keseringan penggunaanya
Banyak kegiatan perkantoran yang dilakukan oleh sebuah kantor atau lemabaga Pemerintah
atau swasta sehingga arsip-arsip tersebut digolongkan berdasarkan tingkat penggunaya, ada 3
tingkat keseringan penggunaan arsip :
a. “arsip yang aktif yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses
penyelenggaraan kerja.
b. Arsip pasif yaitu arsip yang jarang-jarang digunakan dalam proses penyelenggaraan kerja tetapi kadang-kadang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan pekerjaan.
c. Arsip abadi yaitu, arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya”. 8
2.3. Jenis-Jenis Arsip
Sewaktu menyelenggarakan kegiatan kearsipan tentunya memerlukan arsip untuk menunjang
kelancaran kegiatan tersebut. Arsip tersebut digunakan untuk kegiatan administrasi seperti
pengambilan keputusan, pertanggung jawaban dan sebagainya, maka berdasarkan fungsi dan
kegunaanya arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip statis dan arsip dinamis.
2.3.1. Arsip statis
Arsip statis merupakan arsip yang jarang sekali dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkatoran sehari-hari. Intensitas penggunaan arsip statis dalam kegiatan administrasi
sangat jarang. Menurut undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok
kearsipan, yang dimaksud dengar arsip statis ialah :
8
“Arsip statis yaitu, arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari kegiatan adminitrasi negara
Berdasarkan intensitas penggunaanya didalam kegiatan perkantoran arsip statis dibedakan menjadi dua yaitu arsipaktif dan arsip pasif
a. Arsip aktif yaitu,arsip yang masih digunakan dalam proses peyelenggaraan .
b. Arsip pasif yaitu, arsip yang jarang digunakan dalam proses penyelenggraan kerja, akan tetepi masih juga di erlukan dalam proses
penyelenggaraan kerja”.9
2.3.2. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang masih sering digunakan dalam proses penyelenggaraan
kegiatan perkantoran. Arsip dinamis merupakan penunjang dalam setiap kegiatan perakntoran
yang diselenggarakan oleh sebuah kantor atau lembaga pemerintah ataupun lembaga swasta.
arsip dinamis harus selalu cepat ditemukan kemabali apabila arsip tersebut akan digunakan, jika
tidak maka proses penyelenggaraan kegiatan adminstrasi akan terhabat.
“Arsip dinamis yaitu, arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegaiatan perkantoran sehari-hari. Menurut fungsi dan kegunaanya arsip dinamis dapat dibedakan menjadi 3 macam yaitu: arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip inaktif.
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
b. Arsip semiaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah melai menurun.
c. Arsip inaktif yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam pekerjaan sehari-hari”. 10
9
Ig. Wrsanto, ibid, hal.29.
10
2.3.3. Tata Kearsipan Dinamis
Proses penemuan kembali arsip yang disimpan sangatlah penting untuk menjadikan
penyelenggaran kegiatan kearsipan suatu lembaga terselenggara dengan baik dan benar. Tata
kearsipan yang baik akan sangat membatu proses penemuan kembali arsip. Tata kearsipan atau
cara yang dugunakan untuk menyimpan arsip harus benar-benar dipahami oleh pegawai
kearsipan.
“Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia istilah tata dapat berarti peraturan dan susunan; cara susunan atau sistem. Kearsipan adalah segenap kegiatan yang berhubungan dengan masalah arsip, yang terdiri dalam kegiatan penerimaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyususnan dan penyimpanan. Dengan demikian yang dimaksud dengan tata kearsipan dinamis adalah suatu cara atau sistem yang dipergunakan dalam proses penerimaan, pengumpulan,pemeliharaan, pengawasaan, penyususanan dan penyimpanan arsip yang masih sering digunakan secara langsung dalam
proses penyelenggaraan adminitrasi atau manajemen”.11
2.4. Sistem Kearsipan
Arsip yang digunakan sebagai pusat ingatan dan sebagai pusat informasi maka pada saat
melakukan penerapan sistem kearsipan harus baik dan benar supaya tidak terjadi kesulitan pada
saat pencarian kembali. Sistem kearsipan yang digunakan di Indonesia dewasa ini sudah
berkembang walaupun belum secepat dinegara maju yang lainya. Di negara maju untuk
menemukan kembali arsip yang telah disimpan sudah menggunakan computer dan alat
elektronik. Berbeda dengan Indonesia yang masih terpaku dengan buku agenda. Dasar sistem
kearsipan di Indonesia saat ini masih berkembang ialah sistem kronologis, sistem numeric,
sistem abjad dan sistem wilayah.
11
a. “Sistem krinologis adalah sistem penyimpanan warkat yanh didasarkan pada waktu surat diterima atau dikirim keluar. Sistem penyimpanan warkat ini biasanya menngunakan map.
b. Sistem nomor adalah sustu sistem penyimpan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing diberi nomor tertentu. Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti nama orang atau badan. c. Sistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan berkas yang umunya
dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan indeks.
d. Sistem wilayah adalah suatu sistem penyimpanan berkas berdsarkan
tempat( lokasi), daerah atau wilayah tertentu”. 12
2.4.1. Filling Sistem Penyimpanan Hastawi Arsip Dinamis Manual
Filling sistem merupakan penataan berkas sesuai dengan klasifikasi keasripan yang telah
dibuat. Tujuan dari penataan berkas adalah berkas tersebut akan lebih mudah ditemukan pada
saat berkas tersebut di perlukan untuk kegiatan administrasi. Pada saat melenggarkan penataan
berkas tentunya didukung dengan alatdan perlengkapan yang sesuai. Selain itu lokasi yang
digunakan untuk menepatkan berkas tersebut harus sesuai dengan kode klasifikasi kearsipan.
Ada beberapa langkah yang harus dilakukan sewaktu menyimpan arsip menggunakan filling
hastawi atau prosedur manual arsip dinamis inaktif yaitu sebagai berikut :
1. “Meneliti arsip
2. Menyimpan berkas inaktif
3. Penampatan boks pada rak”.13
Sebelum arsip tersebut ditata, arsip harus di teliti terdahulu, apakah sudah mendapatkanizin
untuk disimpan atau di inaktifkan atau beleum, jika belum petugas kearsipan harus memberi tahu
pihak yang berwenang. Setelah arsip diteliti arsip tersebut disimpan sesuai dengan pola
klasifikasi yang telah ada. Setelah arsip diteliti atau dipilah mana yang masih aktif dan mana
12
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan,PT Gramedia Utama, Jakarta, 1991, hal.76.
13
yang harus di inaktif, maka arsip tersebut dimasukan kedalam boks atau kardus khusus arsip dan
disimpan di rak.
2.5. Alat-Alat Kearsipan
Kearsipan merupakan kegiatan administrasi arau ketatausahaan oleh karena itu alat-alat yang
digunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sama besar dengan alat-alat yang digunakan
pada kegiatan administrasi yang lainya. Alat-alat yang digunakan dalam kegiatan administrasi
meliputi : map, folder, guide, filling cabinet, lemari, rak dan rotary filling.
2.5.1. Map
Kata map berasal dari bahasa belanda yang berarti “berkas” akan tetepi sekarang ini banyak
yang mengganti kata “berkas “dengan “warkat atau arsip” pada dasarnya berkas dan warkat atu
arsip memiliki arti yang sama yaitu sama-sama gambaran yang merangkan tentang sebuah objek
dan berfungsui sebagai sumber dokumentasi dan informasi.
“Map adalah kertas atu karton yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Map meiliki 4 macam bentuk dan ukuran sesuai dengan fungsi dan cara mempergunakanya yaitu: map biasa, map tali, map tebal dan map
jepitan”. 14
14
2.5.2. Folder
Selain map alat yang digunakan dalam kegiatankearsipan adalah folder. Bentuk dari folder
itu sendiri merupakan lipatan kertas yang berbentuk segi empat panjang.
“folder juga merupakan bentuk wadah dari file atau berkas apabila didalamnya berisikan suatu himpunan arsip dari suatu persoalan tunggal. Bentuk folder seperti stopmap folio akan tetepi folder dilengkapi dengan daun penutup atau map jepitan. Biasanya folder dilengkapi
dengan tab yaitu bagian yang menonjol dari folder”.15
Biasanya folder disimpan jadi satu dengan guide-giude nya di dalam lemari arsip atau
tempat-tempat yang lainya yang digunakan untuk menyimpan arsip.
2.5.3. Guide
Guide atau penyekat antar folder yang diletakan pada tempat yang digunakan untuk
menyimpan arsip biasanya setiap laci atau filling cabinet terdapat 10 guide.
“Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip. guide terdiri dari 2 bagian bagia yang menonjol disebut dengan tab atau tab guide, tab guide berguna untuk mencantunkan kode-kode atau
indeks klasifikasi dan badan guide. Satu guide hanya memiliki satu tab”.16
Dengan demikian kedudukan guide sangat bermacam-macam sesuai dengan tingkat
kepeluanya. Selain sebagai alat penyekat atau pembatas folder guide juga berfungsi sebgai
penunjuk main subjek, sub subjek dan sub-sub subjek.
15
Ig wursanto, ibid, hal.36-37.
16
2.5.4. Filling Cabinet
Filling cabinet atau laci merupakan alat yang dugunakn untuk menyimpan arsip dengan
jumlah yang banyak dan meiliki bagian-bagian tertentu. Biasanya filling cabinet digunakan
untuk menyimpan arsip berdasarkan sistem wilayah.
“Filling cabinet adalah perabot kantiryang bebentuk segi 4 panjang yang diletakkan secara vertical atau berdiri yang dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. filling cabinet terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut:
a. Dinding atau badan filling cabinet yang berfungsi sebagai rangka dan juga melindungi arsip yang ada di dalamnya.
b. Laci yang digunkan untuk meletakan arsip-arsip yang akan disimpan
didalanya”.17
Banyak alat dan model yang digunakan untuk membuat filling cabinet dianataranya adalah
kayu dan logam. Filling cabinet yang terbuat dari kayu cenderung beresiko karena kayu mudah
terbakar dan lembab sehingga bisa merusak arsip atau berkas yang berada didalamnya. Berbeda
dengan filling cabinet yang terbuat dari logam, filling cabinet yang terbuat dari logamlebih
praktis, lebih kuat, tahan lama, tahan panas dan tahan api sehingga arsup yang berada
didalamnya akan aman. Selain itu ada bebarapa model filling cabinet diantaranya adalah filling
cabinet yang ber laci tunggal dan belaci ganda.
2.5.5. Almari Arsip
Banyak alamari yang memiliki banyak kegunaanya akan tetepi fungsi dari almari almari
tersebut tentunya berbeda dengan alamari arsip. alamari yang digunakan untuk mrnyimpan arsip
disebut alamari arsip, sedangkan alamri yang tidak dugunakan untuk menyimpan arsip tenetu
namanya bukan almari arsip. almari arsip ada yang terdiri dari satu pintu dan ada yang terdiri
17
dari dua pintu. Berkas-berkas yang berada di dalam almari arsip sebaiknya di simpan secara
vertical. Kebayakan alamri terbuat dari kayu dan memiliki tingkat resiko yang tinngi berbeda
dengan almari arsip yang terbuat dari besi atau baja.
“Almari yang terbuat dari baja khusus dilihat dari segi kemananya mempunyai beberapa keuntungan, yaitu:
a. Bor tidak mampu mnembus alamari
b. Las oxycetyline tidak mampu memlumerkan almari arsip
c. Tahan dari benda-benda yang terbuat dari besi seperti palu dan
sebagainya”.18
2.5.6. Meja dan Kursi
Meja merupakan salah satu perabot kantor yang digunakan untuk menulis atau mengetik.
Selain itu meja juga dapat digunakan untuk menempatkan pelengkapan kantor seperti buku,
computer dan lain-lain jenis dan model meja yang digunakan didalam akntor ada banyak
macamnya. Selain meja kursi juga merupakan kelangkapan kantor yang bebfungsi sebagai
tempat duduk pegawai kantor saat melakukan pekerjaan akntor seperti mengetik, menulis, dan
membaca. Kursi yang digunakan didalam kantor terdapat empat macam yaitu:
a. “Kursi yang digunakan oleh para pegawai penatadisebut sebagai kursi
pegawai tata usaha atau clerical chair
b. Kursi ang digunakan oleh juru tik atau para sekertaris yang disebut kursi sekertaris atau secretarical chair
c. Kursi untuk para esekusif yang disebut kursi esekutif atau esecutive chair d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat dinamakan kursi rapat atau
conference chair”.19
18
Ig Wursanto, ibid,hal.48.
19
2.5.7. Berkas Kotak atau Box File
Berkas kotak atau box file merupakan tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip
berdasarkan masalah atau hal-hal yang sama sehingga di simpan jadi satu didalam satu box file
atau berkas kotak.
“Brekas kotak atau box file adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan berbagai warkat. Warkat yang berisi hal yang sama
ditempatkan pada rak arsip dan disusun secara vertical”.20
2.5.8. Rak Arsip
Kegiatan perkantoran, tata usaha atau administrasi selalu menghasilkan output yang nantinya
akan dijadikan sebagai dokumentasi. Dokimentasi atau arsip akan ditemapatkan pada alat yang
telah ada salah satunya adalah rak arsip.
“Rak arsip adalah sejenis alamari tetapi tidak memiliki pintu, rak arsip
merupakan beberapa rakitan papan kemudian diberi tiang yang nantinya akan dipergunakan untuk mrnyimpan arsip atau berkas-berkas”.21
Berkas yang telah disimpan didalam rak arsip akan disimpan secara vertical atau berderet
mulai dari paling kiri ke yang paling kanan. Demikian seterusnya sampai rak yang paling bawah
atau yang paling akhir.
20
Ig Wursanto, ibid, hal 54.
21
2.5.9. Rotary Filling
Rotary filling merupakan peralatan kearsipan yang praktis karena alat tersebut dapat
memutar roda kartu dan akatu-kartu trsebut dapat diambil dengan mudah. Selain itu rotary filling
dapat diletakkan diatas meja dan dapat menyimpan kartu sebanyak 150.000 lembar.
“rotary filling adalah peralatan yang dapat berputar, yang dupergunakan untuk menyimpanwarkat-warkat atau arsip terutama yang berupa kartu. Rotary filling medelnya bermacam-macam”. 22
2.5.10. Cardex ( Card Index)
“Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan warkat-warkat
atau arsip dengan menggunakan laci yang ditaruk memanjang”
Kartu –kartu yang akan disimpan di dalam cardex akan diberi tanda atau kode supaya pada
saat proses pencarian kemabali kartu tersebuat tidak memkan waktu yang lama.23
2.6. Pencarian Dokumen
Pencarian dokumen dalam rangka untuk menemukan kembali dokumen yang telah disimpan
merupakan hal yang paling penting didalam tata kearsipan. Sistem yang digunakan utuk
menyimpan dokumen sangat berpengaruh terhadap lama atau tidaknya proses pencarian
dokumen tersebut. Sistem kearsipan yang baik akan sangat membatu proses pencarian
dokumen.
“pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan didalam bidang
kearsipan yang bertujuan menemukan kembali warkat atau arsip karena akan dipergunakan dalam penyelenggaraan adminitrasi. Sedangkan yang dimaksud dengan menemukan warkat arsip adalah memastikan dimana warkat atau asrip yang akan digunakan itu disimpan, dalamkelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa dan bagaimana cara mengembalikanya”.
22
Ig wursanto, ibid, hal.59.
23
Menemukan arsip yang telah dicari bukan berarti menemukan bentuk fisik arsip tersebut
melainkan meneukan informasi apa yang terkandung didalam arsip tersebut. Sebelum meminjam
arsip harus melapor kepada pegawai kearsipan, setelah melapor petugas kearsipan akan
memeberikan kartu peminjam arsip.
“Kartu peminjam arsip berisi tentang ketengan-keterang yang
menyebutkan tentang: a. Nama atau subjek b. Perihal
c. Isi surat yang menyangkut tentang permasalahan d. Asal surat
e. Tanggal surat
f. Ciri-ciri surat dan nomor surat”.24
Dengan mencatum ketrangan-ketarang tersebut petugas arsip akan lebih mudah mencari
arsip yang dipinjam apabila arsip tersebut akan dipinjam oleh orang lain. Selain itu ada bebarapa
syarat yang harus diatati supaya penemuan kembali arsip tersebut dapat dilakukan dengan
mudah,
a. “kebutuhan si pemakai arsip harus diteli terlebih dahulu dan sistemnya
harys mudah diningat. Mislkan untuk berkas kepegawaian sebaiknya ditata berdasarkan nama pengawai tersebut dan tidak didasarkan pada nomor pegawai.
b. Harus didasarkan pada kegiatanya sebuah intasi atau lembaga yang bersangkutan , maka disusunlah indek sebgai tanda pengenal.
c. Sistem penemuan kembali harus logis, konsiten dan mudah diingat.
d. Sistem penemuan harus ditunjang dengan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan penataan berkas.
e. Dan syarat yang terpentin adalah harus ditunjang oleh ptenaga yang terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinngi , cepat, tekun,
suka bekerja, suka bekerja dengan detail tentang informasi”.25
24
Ig Wursanto, ibid, hal.187.
25
2.7. Pengurusan dan Pengendalian Surat Masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi yang berbentuk tulisan yang diterima oleh intasi
atau lemabaga baik lembaga swasta maupun lembaga pemerintah. Surat tersebut bersalal dari
perorangan atau dari intasi yang terkait.
“pengurusan dan pengendalian surat masuk adalah proses kegiatan mencatat surat-surat ( masuk dan keluar) dengan buku matau kartu
kendali”.26
Surat yang telah masuk di dalam suatu lembaga atau intasi akan digolongkan berdasarkan
jenis. Ada 4 jenis surat yaitu surat penting, surat rutin atau surat biasa, surat rahasia dan surat
pribadi.
a. “Surat penting adalah surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok yang mempengaruhi langsung atau tidak langsung berhasil atau tidanya tujuan organisasi. Ciri-ciri surat penting adalah:
Surat tersebut tidak dapat diganti dengan surat lain atau tebusan.
Apabila isi surat tidak dapat diketahui oleh yang bersangkutan maka akan menimbulkan kerugian karena isi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat didalam surat yang lain.
Surat tersebut mengandung kepentingan-kepentingan yang mengikat sehingga memerlukan tindak lanjut yang harus dilaksanakan.
b. Suarat rutin biasa adalah surat yang tergolong penting bukan rahasia dan bukan surat pribadi. Ciri-ciri surat biasa adalah:
Isinya tidak mengikat, sehingga tidak memerlukan adanya tindak lanjut
Tidak akan menimbulkan kerugian bagi kepentingan organisasi apabila pengurusanya terlambat
Mengandung informasi yang sifatnya umum
Mudah mencari gantinya apabila surat itu hilang
Diperlukan dalam waktu yang relative singkat
c. Surat rahasia adalah surat yang harus disampaikan kepada pimpinan ( yang bersangkutan) dalam keadaan masih tertutup sehingga surat tersebut tidak boleh dibuka oleh penerima surat.
d. Surat pribadi adalah surat yang di sampulnya tercantum nama-nama pribadi orang yang bersangkutan, walaupun disertai jabatan formlnya”.27
26
Ig Wursanto, op.cit, hal.108.
27
Tidak semua jenis surat yang masuk akan dicatat dengan menggunakan kartu kendali, hanya
beberapa surat saja yaitu surat yang tergolong penting dan surat-surat yang intesistas
penggunaanya sering yaitu surat rutin atau surat biasa hanya di tulis dalam lembar pengatar
biasa.
2.8. Pengurusan dan Pengendalian Surat Keluar
Setiap surat yang masuk kedalam sebuah kantor, lembaga baik lembaga swasta maupun
lembaga pemerintah merupakan hal yang sangat penting. Surat bisa dijadikan sebagai bahan
dokumentasi, bahan informasi dan sabagainya. Oleh karena itu harus mendapatkan penanganan
yang baik dari setiap petugas. Begitu juga dengan surat yang keluar harus diurus dengan cermat
dan tepat.
“Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap ( tanggal, nomor, tersetempel dan telah ditangani oleh pejabat yang berwenanang) yang
dibuat oleh suatu intasi yang akan ditujukan kepada intasi yang lain”. 28
2.8.1. Pengurusan Surat Keluar
Pengurusan sebuah surat yang keluar tergantung dengan besar kecilnya suatu kantor atau
lemabaga yang didirikan. Untuk kantor yang kecil pengurusan surat keluar cukup diserahkan
kepada pegawai saja, karena kegiatan yang terselenggara didalam kantor atau lembaga tidak
terlalu kompleks. Sedangkan kantor yang besar harus melibatkan beberapa pegawai itupun
pegawai yang akan megurus suart yang keluar dilakukan leh pegawai yang berbeda-beda, karena
kegiatan yang terjadi didalamnya sangat kompleks. Pada dasarnya kegiatan untuk menagani
surat yang akan keluar ada tiga pokok yaitu:
a. “Pembuatan konsep surat
28
Pembuatan konsep surat yaitu adalah konsep yang dibuat oleh pimpinan itu sendiri, konsep yang dibuat oleh bawahan dan konsep yang dibuat oleh seketaris.
Konsep yang dibuat oleh pimpinan
Biasanya seorang pemimpin yang akan melakukan kegiatan surat menyurat biasanya membuat konsep sendiri yang nantinya akan diserahkan kepada juru tik atau sekertarisnya untuk diketik dalam bentuk yang telah ditentukan didalam kantor tersebut. Cara membuat konsep surat semacam ini mengandung bebarapa keuntunagn dan kelemahan. Keuntungan yang diperoleh antara lain adalah:
1. Proses pembuatan surat akan berjalan lebih cepat dan tepat karena segala sesuatunya dilakukan oleh pimpinan. Bawahan tinggal mengetik sesuai dengan pbentuk yang di berlaukan didalamkantor tersebut.
2. Tidak membuang waktu, karena tidak diperlukan persetujuan terlebih dahulu.
Konsep Surat Dibuat Oleh Bawahan
Konsep surat ini atasan atau pimipinan akan memberikan tugas kepada bahawan. Konsep surat dibuat berdasarkan kepada petunjuk ( lisan atau tertulis). Setalah konsep ini dibuat diserahkan kepada kepada pimpinan yang bersangkutan, barulah konsep itu diketik. Setelah melalui beberapa prosedur suarat akan ditandtangani kepada pimpinan yang bersangkutan.
Konsep Surat yang Dibuat Dengan Cara Mendikte
Cara dalam membuat konsep surat ialah secara langsung dan tidak langsung.
1. Mendikte secara langsung
Dikatakan mendite secara langsung pabila pada waktu mendikte pimpinan bertatap muka dengan bawahan yang ditugaskan untuk membuat kinsep.
2. Mendikte secaara tidak langsung
Dalam hal ini pimpinan dapat merekam dikte konsep didalam sebuah media kemudian hasil tersebut diberikan kepada bawahan untuk mengetik konsep tersebut.
b. Pengetikan konsep surat
Pengetikan onsep surat memlaului beberapa konsep sebagai berikut”
2. Pengiriman konsep surat, surat-surat yang telah disetujui akan dikirim kepada unit pengetikan
3. Penarikan hasil pengetikan, setelah hasil ketikan tersebut selesai maka akan dilakukan pemeriksaansebelum surat tersebut dikembalikan kepada peimpinan.
4. Penandatanganan surat, setelh konsep dinyatakan benar, konsep surat tersebut akan dikembalikan kepada pimpinan untuk ditandatangani kepada pimpinan yang berweanang.
c. Pengiriman surat, setelah suart ditadatangani, diperiksa dan benar sesuuai dengan keiginan pimpinan maka surat tersebut akan dikirim
kepada intasi yang akan dituju”.29
2.8.2. Pengendalian Surat Keluar
Seperti halnya surat-surat yang masik didalam kantor harus dikendalikan, surat keluar juga
harus dikendalikan, supaya terorganisir dengan baik. Pengendalian surat keluar juga dibedakan
menjadi:
1. Pengendalian surat keluar penting.
2. Pengendalian surat keluar biasa, dan
3. Pengendalian surat keluar rahasia.
a. Pengendalian surat keluar penting
Menurut asas yang dipergunakan, pengurusan surat menyurat di bedakan menjadi sistem
sentralisasi dan desentralisasi. Sistem tersebut akan digunakan tergantung dengan besar atau
kecilnya sebuah kantor dan kegiatan yang terjadi didalamnya.
1. Sistem Sentralisasi
Sistem sentarlisasi ini adalah sistem yang memusatka pengendalian surat yang keluar dan surat
masuk. Sistem ini biasanya memusat kan kantor Tata Usaha sebagai pengedali surat yang akan
29
masuk dan surat yang akan keluar. Dengan demikian pencatatan surat juga di sentralkan pada
unit kearsipan dengan prosedur sebagai berikut:
a. “konsep surat tetap dibuat oleh unit pengelolah.
b. Setelah konsep surat di ketik dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenag, kemudian surat tersebut diserahkan kepada unit kearsipan. c. Oleh unit kearsipan surat tersebut diberi nomor dan dicatat dalam kartu
kendali rangkap tiga.
d. Setelah dicatat kartu kendali II dan III beserta tembusanya, kemudian diserahkan pada unit pengelola
e. Setelah diadakan pemeriksaan seperlunya, kartu kendali diparaf oleh pengelola.
f. Kartu kendali II diserahkan kepada pencatat untuk diserahkan kepada unit kearsipan untuk disimpan, sedangkan kartu kendali I disimpan oleh pencatat.
g. Setelh surat sipa dikirim maka surat akan diserahkan kepada ekpedisi pengrim surat seperti kurir atau melalui pos”.30
2. Sitem Desentralisasi
Sistem ini biasanya akan meberikan kewenangan kepada unit kerja untuk mengendalikan
surat masuk dan surat keluar yang terjadi di dalam inntasi atau kantor yang terkait. Dalam sistem
desentralisasi prosedur yang dilakukan untuk pencatatan adalah sebagai berikut:
a. “Masing-masing unit kerja membuat konsep surat-sendiri sendiri.
b. Setelah konsep selesai diketik dan di tandatangani, masing-masing unit kerja mencatat masing-masing surat didalam kartu kendali rangkap III. c. Setelah kartu kendali diisi, kartu kendali diserahkan kepada pencatat. d. Setelah dibubuhi cap, maka kartu II dan III disampaikan kepada
pengelola.
e. Kartu kendali II langsung dikembalikan kepada pencatat dan langsung diteruskan kepada unit kearsipan ( unit penyimpanan) untuk disimpan sebagai pengganti arsip.
30
f. Setelah suarat siap dikirim, surat tersebut diberukan kepada ekpedisi
pengrim surat”.31
b. Pengendalian Surat Biasa
Surat keluar yang akan ditujukan kepada intasi terkait juga akan melalui prosedur
sebagaimana yang tekah ditetapakan. Proses pencatatan surat keluar biasa adalah sebagai
berikut:
a. “Untuk surat biasa, segala sesuatunya disiapkan oleh unit pengelola. b. Setelah konsep selesai diketik, ditandatangani dan sebagainya, unit
pengeolah mencatat surat keluar biasa tersebuat dalam dua lembar pengantar surat biasa.
c. Suart asli dan tembusanya disampikan kepada unit kearsian dan diberi stempel dinas.
d. Tembusan dikembalikan kepada pengelolah beserta lembar pengantar surat II.
e. Suart diberika kepada petugas pengiriman surat, kemudian petugas mengadakan prnrlitian seperlunya untuk mengetahui apakah surat
tersebut masih terdapat kekurangan”.32
Apabila prosedur pencatatan tersebut dilakukan dengan baik maka pengedalian suarat yang akan
keluar dapat dikendalikan dengan cermat dan tepat.
c. Pengendalian Surat Keluar Rahasia
Pada dasarnya surat rahasia merupakan konsep surat yang dibuat oleh atasan atau pimpinan
sebuah intasi. Surat rahasia ini bersifat tertutup hanya orang yang dituju atau yang tercatum
dalam surat tersebut yang bisa membuka dan mengetahui isi surat tersebut tidak terkecuali
sekertaris juga tidak dapat mengetahui dan membuka surat tersebut. Prosedur untuk
pengendalian surat rahasia ini sama dengan pengedalian surat-surat keluar yang lainya, akan
tetapi yang mebedakan adalah konsep surat yang dibuat langsung oleh pimpinan.
31
Ig Wursanto, ibid, hal.164.
32
2.9. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau akan tetapi arsip-arsip tesebut akan
memberikan informasi-informasi yang terkandung didalamnya. Oleh karena itu kita wajib untuk
menjaga arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan arsip tersebut. Menurut Undang-undang
nomor 7 tahun 1997 pasal 3 menyebutkan:
“Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan dan petanggung jawaban nasional tentang perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk mrnyediakan bahan pertanggung jawaban bagi
kegiatan Pemerintah”. 33
Seiring dengan berkembangnya teknologi arsip sekarang ini sudah beraneka ragam
bentuknya ada yang berbetuk peta, foto-foto, gambar dan ada yang berbentuk audio visual. Oleh
karena itu dalam hal penmeliharaan dan pengamanan tidak sama dengan pemeliharaan arsip
yang berbentuk kertas.
Salah satu usaha untuk menyelamatkan barang-barang yang mengadung informas yang
berharga maka arsip-arsip tersebut harus dijaga dari segala bentuk kerusakan yang akan
mengakibatkan informasi yang terkandung didalam arsip tersebut musnah.
“Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga
arsip dari segala kerusakan dan kemunahan. Kerusakan dan kemusnahan datanganya dari luar arsip tersebut. Sedangkan yang dinamakan pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga
arsip dari kehilangan maupun keruskan”.34
2.9.1. Pemeliharaan Arsip
Usaha yang dilakukan untuk memelihara arsip berupa melidungi,mengatsi, mecegah, dan
mengambil langkah-langakah serta tindakan-tindakanyang bertujuan untuk menyelamatkan
33
Hadi Abubakar, op.cit, hal.77.
34
arsip-arsip tersebut dan menjamin kelagsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak
diinginkan. pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut:
1. Pengaturan Ruangan
Rauangan mrupakan hal yang paling penting dalam hal penyimapanan arsip. ruangan sangat
menetukan keamanan bagi arsip arsip yang disimpan didalamnya. Ada hal-hal yang perlu
dilakukan untuk menjaga ruangan agar arsip yang berada didalamnya tetap aman.
a. “Ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip jagan terlalu lembab. Ruangan harus tetap kering, supaya ruangan tidak terlalu lemba aturlah suhu udara dalam ruangan berkisar anatara 65ºF sampai dengan 75ºF. b. Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam
yaitu sinar matahari. Senar matahari selain sebagai penerangan juga dapat membatu memusnahkan musuh-musuh kertas.
c. Ruangan harus diberi ventilasi yang secukupnya.ventilasi dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan sehingga ruangan tidak terlalu lembab.
d. Ruangan harus terhindar dari serangan api. e. Ruangan harus terhindar dari serangan banjir.
f. Dalam hal-hal tertentu ( hujan) periksalah ruang untuk mengetahui kemugkinan ada talang, saluran air dan atap gedung yang bocor. Apabila terjadi kebocoran segeralah perabiki pada saat iyu juga.
g. Ruangan hendaknya harus terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan kertas arsip.
h. Lokasi ruangan/ gedung hendaknya bebas dari tempat-tempat industry sebab polusi udara sangat berbahaya bagi kertas arsip
i. Ruangan arsip sebaiknya terpisah dengan ruang-ruangan kantor lain. j. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya disesuaikan dengan bentuk arsip
yang disimpan didalamnya”.35
2. Kebersihan
Kebersihan yang dimaksud dalam hal ini adalah kebersihan ruangan yang digunakan untuk
menyimpan arsip dan juga kebersihan kertas kertas arsip. kertas-kertas arsip yang rentan sekali
35
rusak oleh karena itu stip hari atau paling lama satu minggu sekali harus dibersihkan supaya
arsip tersebut tetap terjaga. Bebarapa kebersihan yang harus dijaga oleh petugas arsip
diantaranya adalah:
a. Kebersihan Ruangan
Perlu diusakan supaya ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip selalu bersih dan
tidak mendatangkan serangga yang dapat merusak arsip tersebut. Membersihkan ruangan dapat
dilakukan dengan cara:
1. “Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot
debu atau vacuum cleaner. Pada umunya ruangan dibersihkan dengan sapu. Cara membersihkan ruangandengan menggunakan sapu tidak efektif karena debu malah berhamburan.
2. Dilarang merokok dan memakan dalam ruangan yang digunakan untuk
menyimpan arsip”.36
b. Kebersihan Arsip
Selain tempat yang perlu dibersihkan arsip juga demikian. Arsip dibersihkan dengan tujuan
supaya arsip tersebut tetap terjaga kebersihanya dan dapat menghidarkan arsip tersebut dari
kerusakan akibat adri penumpukan debu-debu yang menepel pada arsip. pemebersihan arsip
dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. “arsip-arsip tersebut dibersihkan dengan vaum cleaner. Jagan membersihkan dengan bulu ayam atau sulak karena hanya memindahkan debu dari tempat yang satu ke tempat yang lainya.
2. Apabila ditemukan arsip yang rusak akbiat dimakan rayap, hendaknya dipisahkan dengan yang lainya
3. Apabila ada arsip yang rusak akan tetapitidaj disebabkan oleh serangga maka dipisahkan dan dibawa kepada pihak yang berwenang untuk di perbaiki.
4. Arsip-arsip harus bersih dari karat”.37
36
3. Pemeliharaan Tempat Arsip
Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lai adalah rak arsip, amari arsip dan
lain-lain. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip juga harus dijaga kebersihanya.
1. Rak Arsip
Untuk menjaga keamanan rak dari serangan serangga seperti rayap dan sebagainya maka hal
yang harus dilakukan oleh petugas arsip dalam upaya menjaga dan mengamankan arsip sebagai
berikut:
a. “Rak sebaiknya terbuat dari logam. Rak di lengkapi dengan papan-papan rak.
b. Jarak antara papan yang terbawah dengan lantai kurang lebih 6 inci, untuk memudahkan sirkulasi udara dan memudahkan waktu membersihkan lantai dibwah rak.
c. Rak arsip yang terbuat dari kayu sebaiknya diolesi dengan diel-drin . cara mengoleskanya dengan menggunakan kuas searah dengan
garis-garis yang yang ada pada kayu”.38
Rak merupakan tempat penyimpanan arsip yang terbuka sehingga banyak kantor atauu
tempat penyimpanan arsip yang menggunakan rak sebagai tempat untuk menympan arsip.
banyak keuntungan yang diperoleh dari rak yang digunakan untuk menyipan arsip diantara nya
adalah:
“ Rak merupakan tempat arsip yang lembab karena selalu berhubungan dengan udara diluar sehingga arsip-arsip tidak mudah rusak”.39
2. Almari Arsip
37
Ig Wursanto, ibid, hal.224.
38
Ig Wursanto, ibid , hal.225.
39
Alamari arsip merupakan tempat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga arsip- arsip
yang berada didalamnya tidak bisa berhunbugan dengan udara yang berasal dari luar hal ini dapat
mengakibatkan arsip yang berada didalamnya mudah lemebab dan dapat mengakibatkan
kerusakan pada arsip. untuk menjaga arsip yang berada didalamnya supaya tidak rusak maka
petugas kearsipan harus melakukan beberapa tindakan supaya arsip tersebut aman dan tidak
rusak. Hal yang perlu dilakukan oleh petugas arsip diantaranya adalah:
a. “Almari arsip harus sering dibuka, untuk menjaga tingkat kelembabanya b. Menyusun arsip yang berada di dalamnya secara renggang untuk
memudahkan pengambilan arsip sewaktu arsip tersebut diperlukan.
c. Apabila lemari arsip terbuat dari kayu, hendaknya diolesi dengan dieldrin d. Untuk menjaga tingkat kelembaban didalam lemari, bisa menggunakan
kapur barus”. 40
Oleh karena itu penjagaan arsip harus diperhatikan dengan cermat dan teliti supaya
kelangsungan hidup arsip dapat terjaga. Membersihkan arsip bisa dilakukan seminggu sekali
akan tetapi lebih bagus lagi apabila pengecekan atau pengontrolan akan arsip dilakukan setiap
hari.
2.9.2. Faktor –Faktor Penyebab Kerusakan Arsip
Arsip apabila tidak dijaga dan diamankan akan menimbulkan suatu masalah. Masalah yang
dapat terjadi akibat kurangnya penjagaan arsip adalah arsip tersebut akan rusak atau hilang
akibat faktor-faktor yang dapat mengakibatkan arsip tersebut rusak.
Ada dua faktor yang menimbulkan kerusakan arsip yang pertama adalah faktor yang berasal
dari dalam atau internal dan yang kedua adalah faktor yang berasal dari luar atau ekternal.
Bulletin Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1 tahun 1972 tentang pemeliharaan dan
40
penjagaan arsip telah diberikan pedoman tentang faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan
sebagai berikut:
1. “Kerusakan yang disebabkan dari dalam atau faktor internal. Kerusakan
yang bersal dari dalam dapat berasal dari unsure-unsur kertas tinta dan lem.
a. Kertas
Bahan baku kertas : kertas dibuat dari bahan-bahan seperti kapas, flas kayu dan lain-lain. Daribahan apaun kertas yang dibuat akan mengudang beberapa sifat pengawet dan penghancur ketas itu sendiri.
Air : air yang digunakan dalam proses pembuatan kertas memungkinkan air yang tidak bersih sehingga kertas mengadung bakteri-bakteri yang dapat menghancurkan kertas
Bahan lapisan kertas: untuk membuat kertas mnejadi halus maka bahan yang digunakan seperti kanji, cuka dan garam mineral akan menimbulkan masalah tersendiri.
b. Tinta
Tinta adalah alat tata usaha yang berupa cairan dalam berbagai warna yang dipergunakan untuk membubuhkan tulisan di atas kertas. Hal-hal yang perlu diketahui dalam penggunaan tinta adalah sebagai berikut :
Pergunakanlah tinta yang berkualitas baik tidak mudah luntur.
Pergunakanlah tinta yang menggunkan bahan alami yang tidak menimbulkan kerusakan pada kertas.
c. Pasta atau Lem
Pasta atau lem digunakan sebagai bahan perekat. Menurut bahan baku yang dipergunakan lem ada beberapa macam
Lem yang terbuat dari tepung.
Lem yang terbuat dari getah arab.
Lem sintetis terutama polven acetat.
Agar kertas-kertas arsip tidak mudah rusak maka gunakanlah lem tau perekat yang baik, jangan menggunakan lem yang berbahan dari getah arab.
2. Kerusakan akibat serangan dari luar Keusakan akibat dari luar misalnya:
Kelembaban udara.
Udara yang terlalu kering.
Sinar matahari.
Kekotoran udara.
Debu.
Jamur dan sejenisnya.
Gagat”.41
2.10. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Arsip memiliki siklus hidup dari penggunaanya, penyimpanan, pemusnahan hingga
penyimpanan permanen. Untuk menentukan berapa lama arsip di simpan hingga sampai jatuh
tempo untuk dimusnahkan sehinngga akan mengurai volume penyimpanan. Seelum arsip
tersebut dimusnahkan ada hal yang perlu dilakukan oleh petugas kearsipan yaitu membuat
jadwal retensi.
“Jadwal retensi adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman. Penyusunan jadwal retensi tidaklah mudah loeh sebab itu harus dilakukan oleh pegawai yang benar-benar mengetahui tentang kearsipan”.
Setelah jadwal retensi selesai dubuat dan setelah mendapatkan persetujuan selajutnya
dibentuk panitia untuk melakukan pemusnahan arsip tersebut. Apabila arsip tersebut telah
dimusnahkan petugas keraipan harus membuat berita acara tentang penyelanggraan pemusnahan
arsip. berita acara tersebut trdapat unsure-unsur yang berhubungan dengan pemyelenggaraan
pemusnahan arsip seperti tanggal, bulan, tahun dan dengan apa arsip tersebut dimusnahakan.
2.11. Sitem Kersipan yang Baik dan Benar
Setiap organisasi baik organisasi pemerintahan atau swasta harus mampu menjalankan suatau
sistem kearsipann yang baik. Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu organisasi dikatakan
baik apabila :
a. Mudah dilaksanakan
41
“Sistem karsipan harus mudah dilaksanakan sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan perawatan maupun dalam penemulan kembali.
b. Mudah dimengerti
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaanya. Dengan kata lain sistem kearsipan harus sesederhana mungkin, untuk itu sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan ruang lingkup organisasi.
c. Mirah atau Ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah dan ekonomis dalam artaian tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya maupun penggunaan tenaga, perlengkapan dan peralatan arsip.
d. Tidak memakan tempat
Penyimpanan arsip hendaknya jagan menggunakan tempat yang terlalu banyak.Penyimpanan harus disesuaikan dengan kebutuhan.
e. Mudah dicapai
Sistem kerarsipan yang digunakan harus memugkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila diperlukan.
f. Cocok bagi organisasi
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis kegiatan organisasi.Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu oganisasi belum tentu cocok dengan organisasi yang lainya. g. Fleksibel atau luwes
Berate sistem yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab yang tidak berwenag bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip yang terpelihara akan terhindar dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh serangga, rayap, dan kelebaban udara.
Untuk mempermudah pengawasan sistem kearsipan yang dilaksanaka, maka perlu dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan atau peralatan yaitu:
Kartu indeks
Lembar pengantar
Lembar tunjuk silang
Kartu pinjam arsip atau slip out”.42
2.12. Kerangka Barfikir Penelitian
42
Jurnal, Penerapan Kearsipan Pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Kutai Barat, http://www.karyailmiah.polnes.ac.id, 2010,hal.3.
Arsip
Arsip Statis
Arsip Dinamis
Arsip Dinamis Aktif Arsip Inaktif
Sistem Penataan Kearsipan
Peralatan dan Perlengkapan karsipan
Pemeliharaan dan Pengaman arsip
Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Arsip merupakan dokumen yang menyimpan informasi tentang kejadian-kejadian pada
waktu itu. Selain itu arsip juga masih digunakan untuk keperluan administrasi perkantoran
seperti, pengambilan keputusan bagi suatu organisasi baik swasta maupun organisasi pemerintah.
Arsip dibagi menjadi 2 yaitu arsip statis dan arsip dinamis.. arsip dinamis merupakan arsip yang
intensitas penggunaannya tinggi. Arsip tersebut dibagi menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan
arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih sering digunakan untuk
keperluan sehari-hari dalam kegiatan adminitrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif adalah arsip
yang intensitas penggunanya jarang bahkan sudah tidak digunakan lagi untuk kegiatan
adminitrasi di suatu lemabaga atau organisasi.
Arsip sangat berperan dalam kegiatan adminitrasi suatu lemabaga atau organisasi. Peranan
penting arsip dalam kegiatan adminitrasi adalah sebagai bahan pengambilan keputusan, penilaian
dan petanggung jawaban yang tepat.
Sistem pengelolaan arsip dinamis inaktif meliputi berbagai kegiatan yaitu penyelenggaraan,
prosedur penyimpanan dan pemilihan metode sewaktu penyimpanan itu diilakukan hingga
penyusutan dan pemusnahan pada arsip yang sudah jatuh tempo. Dalam proses penyimpanan
arsip dinamis inaktif harus memalaui prosedur dan pemilihan metode yang tepat supaya dalam
penemuan kemabali arsip tidak mengalami kesulitan sewaktu arsip tersebut dibutuhkan. Sewaktu
menyelenggarakan kearsipan ruangan dan kontrol suhu, kontruksi gedung dan kelebaban perlu
dipertimbangkan.
Penyusutan dan pemusnahan arsip yang sudah jatuh tempo perlu dilakukan suapaya sewaktu
dan pemusnahan arsip seuatu lembaga atau organisasi harus membuat jadwal retesi. Setelah arsip
selesai dimusnahkan suatu organisasi tau lembaga harus membuat berita acara kapan arsip itu
dimusnahkan dan menggunakan metode apa arsip tersebut itu dimusnahkan. Kegiatan tersebut
