KEARSIPAN
CHAIRUL HUDA ATMA DIRGATAMA
Pertemuan ke-5: Indeks Arsip
1. Pengertian Indeks Arsip
2. Jenis Penulisan Indeks Arsip
3. Tata Cara Mengindeks Arsip
Pengertian Indeks Arsip
Indeks adalah tanda pengenal berkas atau judul berkas (Sambas, 2016)
Indeks adalah kata tangkap/petunjuk/tanda pengenal untuk memudahkan dalam penentuan tempat penyimpanan arsip, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan, arsip dapat dengan mudah ditemukan (Hakim, 2018)
Pengertian Mengindeks
Mengindeks merupakan aktivitas menentukan uraian unit atau bagian dari kata tangkap yang
akan disusun menurut abjad
Kegiatan tersebut dapat berupa: Nama Orang, Nama Organisasi, Nama
Wilayah, Nama Benda, Nomor dan Subjek atau Masalah
Setiap bagian kata dari nama yang membentuk filling segment, kemudian diberikan label (disebut unit, misalnya unit 1, unit 2 dst)
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2
1 Rere Agrezta Agrezta Rere
Mengindeks berfungsi untuk:
1. Membedakan antara berkas yang satu dengan yang lainnya 2. Mempermudah dalam penemuan dan penyimpanan arsip
Jenis Penulisan Indeks
Cara penulisan indeks nama orang dapat dilakukan dengan dua cara yaitu:
• Straight order, adalah cara penulisan indeks yang dilakukan sesuai dengan nama aslinya.
• Indexing order, adalah cara penulisan indeks yang
dilakukan sesuai dengan tata cara atau peraturan
mengindeks.
Penulisan Indeks dengan Cara Straight Order
Penulisan Indeks dengan Cara Indexing Order
Aulia, Widhian, Dr.
Cynthia, Kamila, Ir.
Alauddin, Ali, Prof, Dr.
Maulana, Ade Agrezta, Rere Angin Lalu, PT Sama Suka, CV
Menentukan Indeks
1. Indeks harus singkat, jelas mewakili isi arsip
2. Indeks harus mengandung makna tunggal, tidak ganda
3. Kata yang digunakan harus sudah lazim
4. Fleksibel untuk perkembangan selanjutnya 5. Indeks harus kata benda atau yang
dibendakan
Peraturan Mengindeks
Kita akan temui bermacam nama, baik nama
orang yang mengandung gelar yang beragam,
nama perusahaan, nama organisasi, nama
singkatan, dll yang tentu berbeda dalam
mengindeksnya.
Peraturan Mengindeks
1. Nama biasa yaitu yang tidak termasuk golongan nama keluarga atau marga. Nama seperti itu diindeks sebagaimana nama itu ditulis.
Peraturan Mengindeks
2. Nama perorangan, jika memakai nama keluarga, maka unit pertama adalah nama keluarganya. Khusus nama orang Cina atau Korea, nama keluarga biasanya ditulis di depan, oleh karena itu penulisan indeks sebagaimana nama itu ditulis
Peraturan Mengindeks
3. Nama perorangan jika memakai nama marga sebagai salah satu unit nama orang tersebut maka unit pertama adalah nama marganya.
Peraturan Mengindeks
4. Nama perorangan jika memakai nama baptis, maka yang dipakai adalah nama aslinya/nama jelasnya.
Peraturan Mengindeks
5. Nama perorangan jika disingkat, maka yang dipakai adalah nama jelasnya.
Peraturan Mengindeks
6. Nama wanita jika diikuti nama suaminya, maka yang digunakan adalah nama suaminya.
Peraturan Mengindeks
7. Nama perorangan, jika memakai gelar baik gelar adat, gelar keagamaan, gelar kesarjanaan atau gelar yang berwujud kepangkatan, maka gelarnya tidak diperhatikan dan nama orang tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks.
Peraturan Mengindeks
8. Nama urutan kelahiran, seperti di Bali, maka unit utamanya adalah nama diri, kemudian diikuti oleh gelar urutan kelahiran.
Peraturan Mengindeks
9. Semua tanda baca diabaikan ketika mengindeks. Koma, titik, tanda hubung, apostrof, tanda hubung, tanda seru, tanda tanya, tanda kutip, garis bawah, dan garis miring diabaikan, dan nama-nama yang diindeks mengikuti peraturan menindeks.
Peraturan Mengindeks
10. Nama asing yang memakai awalan, seperti: D', Da, De, Del, De La, Della, Den, Des, Di, Dos, Du, E', El, Fitz, Il, L ', La, Las, Le, Les, Lo, Los, M', Mac, Mc, O', Per, Saint, San, Santa, Santo, St., Ste., Te, Ten, Ter, Van, Van de, Van der, Von, Von der, dan sebagainya, maka awalan tersebut tidak dianggap sebagai unit sendiri atau tergabung dengan nama sisanya menjadi satu unit.
Peraturan Mengindeks
11. Nama perusahaan atau organisasi diindeks sebagaimana yang tertulis dengan kepala surat atau merk dagang yang tertulis.
Peraturan Mengindeks
12. Nama organisasi yang sering disingkat dan sudah populer dengan nama singkatannya tidak perlu dipanjangkan, dan diindeks seperti yang tertulis. Jika huruf tunggal dipisahkan oleh spasi, indeks setiap huruf sebagai unit terpisah, seperti M P R. Akronim (kata yang dibentuk dari pertama, atau beberapa huruf pertama, dari beberapa kata, seperti UNPAD dan UPI) diindeks sebagai satu unit tanpa tanda baca atau spasi. Kata disingkat (Lab., Inc.) diindeks sebagai satu unit tanpa tanda baca atau spasi
Peraturan Mengindeks
Peraturan Mengindeks
13. Nama Perusahaan, yayasan yang menggunakan nama orang sebagai salah satu unit, dari nama tersebut yang dijadikan unit pertama adalah nama orangnya, dan nama orang tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks
Peraturan Mengindeks
14. Nama perusahaan yang terdiri dari nama angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara mengganti angka dengan haruf sebagai satu unit
Peraturan Mengindeks
15. Nama perusahaan yang menggunakan kata-kata kecil dan simbol (articles, prepositions, conjunctions, and symbols) ditulis sebagai unit terpisah dalam pengindeksannya. Contoh kata-kata kecil dan simbol yang dipakai sebagai nama bisnis, adalah:
Articles : a, an, the
Prepositions : at, in, out, on, off, by, to, with, for, of, over (di, di, luar, on, off, oleh, untuk , dengan, untuk, dari, lebih)
Conjunctions : and, but, or, nor (dan, tetapi, atau, atau) Symbols : &, ¢, $, #, %
Peraturan Mengindeks
Peraturan Mengindeks
16. Semua tanda baca diabaikan ketika mengindeks. Koma, titik, tanda hubung, apostrof, tanda hubung, tanda seru, tanda tanya, tanda kutip, garis bawah, dan garis miring diabaikan, dan nama-nama yang diindeks mengikuti peraturan menindeks
Peraturan Mengindeks
17. Nama instansi pemerintahan yang diutamakan adalah kata pengenal yang terpenting dari nama instansi tersebut, sedangkan bentuk organisasinya dijadikan sebagai unit terakhir
Peraturan Mengindeks
18. Pada beberapa instansi pemerintahan atau nama atau wilayah yang diutamakan ialah nama tempat atau daerah baru kemudian diikuti oleh bentuk kata tingkat badannya
