commit to user
AKUISISI BAHAN PUSTAKA “BUKU” DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA
TUGAS AKHIR
Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh
Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.)
Ilmu Perpustakaan
Oleh:
ELSA SURYANA RISKADEWI D1809017
PROGRAM STUDI DIPLOMA III ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
ii
SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial
dan ilmu Politik UNS yang bertanda tangan di bawah ini,
N A M A : ELSA SURYANA RISKADEWI
N I M : D1809017
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir
JUDUL : AKUISISI BAHAN PUSTAKA “BUKU” DI
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS – UNIVERSITAS
KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA
PEMBIMBING : Drs. Widodo, M.Soc. Sc
TANGGAL DIUJI : 25 Mei 2012
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar
karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan
tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya
sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas
termasuk pencabutan Gelar Vokasi yang telah saya peroleh.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan
apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup
menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta, 25 Mei 2012
commit to user
iii
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademika Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya
yang bertanda tangan di bawah ini :
NAMA : ELSA SURYANA RISKADEWI
NIM : D1809017
Program Studi : D III Perpustakaan
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Jenis Karya : Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan
kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif
(Nonexclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul:
AKUISISI BAHAN PUSTAKA “BUKU” DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA
beserta instrument/desain/perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan
bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base),
merawat, serta memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan
nama saya sebagai penulis (Autor) dan Pembimbing sebagai co Autor atau
pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar
tanpa paksaaan dari pihak manapun.
Dibuat di : Surakarta
Pada Tanggal : 25 Mei 2012
Yang membuat pernyataan,
commit to user
iv
PERSETUJUAN
Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan
dihadapan Tim Penguji Tugas Akhir Program Studi Diploma III Perpustakaan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, pada:
Hari : Rabu
Tanggal : 17 Mei 2012
Pembimbing
commit to user
v
PENGESAHAN
Telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Tugas Akhir Program
Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret, Surakarta dan diterima untuk memenuhi persyaratan dalam
memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya (A.Md), pada:
Hari : Jum’at
Tanggal : 25 Mei 2012
Tim Penguji Tugas Akhir:
1. Drs. Sudjini, S.Sos. M.Si
NIP. 19530812 198003 1 005
2. Drs. Widodo, M.Soc. Sc
commit to user
vi
MOT T O
Allah mencint ai or ang yang cer mat dalam menelit i soal- soal yang mer agukan dan yang t idak membiar kan akalnya dikuasai oleh naf sunya.
[ Nabi Muhammad SAW ]
Tidak ada har ga at as wakt u, t et api wakt u sangat ber har ga. Memiliki
wakt u t idak menj adikan kit a kaya, t et api menggunakannya dengan baik adalah sumber dar i semua kekayaan.
[ Mar io Teguh]
Kit a ber doa kalau kesusahan dan membut uhkan sesuat u, mest inya kit a
j uga ber doa dalam kegembir aan besar dan saat r ezeki melimpah. [ Kahlil Gibr an]
Banyak kegagalan dalam hidup ini dikar enakan or ang- or ang t idak menyadar i bet apa dekat nya mer eka dengan keber hasilan saat mer eka
commit to user
vii
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini Ku per sembahkan unt uk:
1. I bu dan Bapak t er cint a sebagai t anda bakt i
at as ket uluasan pengor banan, per j uangan, dan kesabar an dalam mendidik dan member ikan
kasih sayangnya.
2. Kakakku t er sayang Mas Anggun, yang selalu
member ikan dukungan, kebahagian dalam
hidupku dengan canda t awa, dan kasih sayang.
3. Sahabat ku Mahaneny PNP, Leony Dit a, dan
Dyah Ayu TH, selalu member ikan suppor t dan member i war na dalam hidupku dengan canda
t awa, t er ima kasih unt uk kalian semua.
4. Teman-t eman kost Tika (Put r i, Ayu, Dea,
Tina, Galuh, Hany, W idya, Mbak Nisa,dkk),
t er ima kasih at as dukungan kalian semua.
5. Teman-t eman DI I I Per pust akaan angkat an
2009, t er ima kasih unt uk kalian semua. 6. Almamat er ku Univer sit as Sebelas Mar et
commit to user
viii
ABSTRAK
Elsa Suryana Riskadewi, 2012. Akuisisi Bahan Pustaka “Buku” di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga. Surakarta: Diploma III Perpustakaaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelaas Maret Surakarta.
Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui kegiatan akuisisi bahan pustaka “buku” di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, mengetahui hambatan yang dihadapi dalam prosesnya, dan mengetahui cara mengatasi hambatan tersebut.
Penelitian ini dilakukan Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga. Penelitian ini merupakan jenis penelitian lapangan. Metode yang digunakan antara lain, observasi, interview atau wawancara, dan literatur. Data diperoleh dengan mengamati secara langsung dan melibatkan diri dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak perpustakaan yang kemudian dicatat sebagai sumber penulisan. Selain itu, untuk memperoleh informasi lebih dengan melakukan wawancara terhadap staff Bagian Pelayanan Teknis.
Kegiatan yang dilakukan pada bagian akuisisi Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, yaitu penyeleksian bahan pustaka, pemasukan data bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka, dan inventarisasi. Pada umumnya kegiatan akuisisi berjalan dengan baik dan lancar sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh perpustakaan itu sendiri.
commit to user
ix
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat
dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan
segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas
waktu yang telah ditentukan.
Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk
menyelesaikan studi Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis menyadari
tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat
terselesaikan. Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapkan
terima kasih kepada yang terhormat:
1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama penulis
mengerjakan Tugas Akhir.
2. Prof. Drs. Pawito, Ph.D, Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Drs. Widodo, M.Soc. Sc, selaku dosen pembimbing dalam penulisan Tugas
Akhir yang telah banyak meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran dengan
penuh kesabaran untuk membimbing dan membantu penulis dalam
menyelesaikan TugasAkhir ini.
4. Haryanto, M.Lib, selaku ketua program studi D III Perpustakaan Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Drs. Sudjini, S.Sos. M.Si, selaku penguji dan pembimbing akademik yang
commit to user
x
6. Evalien Suryati, M.Hum. Direktur Perpustakaan Universitas – Universitas
Kristen Satya Wacana Salatiga yang telah memberikan ijin penulis untuk
melaksanakan Kuliah Kerja PUSDOKINFO.
7. Tintien Koerniawati, S.Sos., M.I.Kom. selaku pembimbing Kuliah Kerja
PUSDOKINFO di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya
Wacana Salatiga yang telah banyak meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran
dengan penuh kesabaran untuk membimbing dan membantu penulis dalam
menyelesaikan TugasAkhir ini.
8. Seluruh staff Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga atas pengarahannya selama pelaksanaan Kuliah Kerja
PUSDOKINFO.
9. Teman-teman kuliah D III Perpustakaan angkatan 2009. Kebersamaan kita
tak akan terlupakan.
10. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu.
Penulis menyadari bahwa di dalam penulisan Tugas Akhir ini terdapat
kekurangan dan kesalahan dalam berbagai hal, baik dalam penulisan maupun
penguraiannya, hal ini tidak lain karena keterbatasan pengetahuan, kemampuan
serta pengalaman penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran
yang bersifat membangun untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini. Akhirnya penulis
berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi kita semua.
Surakarta, Mei 2012
commit to user
xi
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ....………..………... i
HALAMAN SURAT PERNYATAAN ... ii
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... iii
HALAMAN PERSETUJUAN .………... iv
HALAMAN PENGESAHAN ...……….... v
commit to user
xii BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Perpustakaan ... 5
B. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 6
C. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 7
D. Kebijakan Pengembangan Koleksi ... 9
E. Pemilihan Bahan Pustaka ... 11
F. Pengadaan Bahan Pustaka ... 13
G. Inventarisasi ... 25
F. Struktur Organisasi ... 38
G. Sumberdaya Manusia ... 39
H. Sumber Dana ... 41
I. Sarana dan Prasarana ... 41
J. Layanan ... 42
K. Waktu Layanan ... 51
commit to user
xiii BAB IV PEMBAHASAN
1. Hambatan yang dihadapi pada Kegiatan Akuisisi Bahan
Pustaka di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen
Satya Wacana Salatiga ... 92
2. Cara untuk Mengatasi Hambatan yang dihadapi pada
Kegiatan Akuisisi Bahan Pustaka di Perpustakaan
Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga ... 93
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ………...…... 95
B. Saran ………...………... 96
DAFTAR PUSTAKA ...……….... 97
commit to user
xiv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel: 3.1 Data Koleksi PU – UKSW sampai dengan 2011 38
Tabel: 3.2 Jumlah Pegawai Perpustakaan Berdasarkan
commit to user
xv
DAFTAR BAGAN
Halaman
commit to user
xvi
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar: 4.1 Tampilan Add Basic Order/Item Search 56
Gambar: 4.2 Tampilan Add Basic Order/Bibliographic 57
Gambar: 4.3 Tampilan Add Basic Order/Call Number 59
Gambar: 4.4 Tampilan Add Basic Order/Call Number 60
Gambar: 4.5 Tampilan Add Basic Order/Enter Order Information 61
Gambar: 4.6 Tampilan Add Basic Order/Enter Orderline Information 62
Gambar: 4.7 Tampilan Add Basic Order/Enter Fundings and
Distributions 63
Gambar: 4.8 Tampilan Add Basic Order/Order 65
Gambar: 4.9 Tampilan Add Basic Order/Mark Order Finished 66
Gambar: 4.10 Tampilan Receive Orders/Item Search 67
Gambar: 4.11 Tampilan Receive Orders/Receive Copies 68
Gambar: 4.12 Tampilan Received Items 69
Gambar: 4.13 Tampilan Add Ordered Items to Catalog/Item Search 70
Gambar: 4.14 Tampilan Add Ordered Items to Catalog/Loading Order 71
Gambar: 4.15 Tampilan Add Ordered Items to Catalog/Loading Order 72
Gambar: 4.16 Tampilan Add Invoice/Enter Invoice and Vendor ID 73
Gambar: 4.17 Tampilan Add Invoice/Invoice Summary 74
Gambar: 4.18 Tampilan Add Invoice/Add Invoiceline 75
Gambar: 4.19 Tampilan Add Invoice/Add Orderline 76
Gambar: 4.20 Tampilan Add Invoice/Add Invoiceline 77
Gambar: 4.21 Tampilan Add Invoice/Add Invoiceline 78
Gambar: 4.22 Tampilan Add invoice/Invoice summary 79
Gambar: 4.23 Tampilan Pay Invoice/Select Search 80
commit to user
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Tugas
Lampiran 2 Surat Keterangan (Pengantar Kuliah Kerja Magang/KKM)
Lampiran 3 Permohonan Magang
Lampiran 4 Jadwal Kegiatan
Lampiran 5 Presensi Magang di PU – UKSW
Lampiran 6 Form Penilaian Kuliah Kerja Magang
Lampiran 7 Laporan Periodik
Lampiran 8 Surat Keterangan (Pelaksanaan KKM di PU – UKSW)
Lampiran 9 Daftar Inventaris Mebeler PU – UKSW
Lampiran 10 Daftar Nama Staff PU – UKSW dan Tugas Bagiannya
Lampiran 11 Form Pengguna PU – UKSW bagi Non Sivitas Akademika
Lampiran 12 Form Pengguna PU – UKSW bagi Alumni dan Aktivasi
Lampiran 13 Form Bebas Pustaka
Lampiran 14 Contoh Cap No Accesi
Lampiran 15 Contoh Stiker Barcode
Lampiran 16 Contoh Slip Peminjaman Buku (Sirkulasi)
Lampiran 17 Contoh Cap Inventarisasi
Lampiran 18 Contoh Surat Pembayaran
Lampiran 19 Contoh SPRA (Surat Permintaan Realisasi Anggaran)
commit to user
xviii Lampiran 21 Contoh Faktur Pembelian Buku
Lampiran 22 Contoh Invoice (Faktur Tagihan)
Lampiran 23 Contoh Bukti Transfer Pembayaran
Lampiran 24 Contoh Pemesanan Buku via email
Lampiran 25 Contoh Surat Klaim
Lampiran 26 Form Pengiriman Koleksi
Lampiran 27 Cutter-Sanborn (Klasifikasi Nama Pengarang)
Lampiran 28 Form Kartu Anggota Perpustakaan
Lampiran 28 Form Kartu Anggota Perpustakaan
Lampiran 29 Form Peminjaman Koleksi Non-Sirkulasi
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latarbelakang Masalah
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salahsatu pusat informasi,
sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, serta berbagai layanan jasa lainnya
yang ada sejak dahulu. Dalam kehidupan yang serba modern ini perpustakaan di
Indonesia sedang mengembangkan perpustakaan yang didukung dengan
infrastruktur dan kinerja yang baik, sehingga memperoleh reputasi serta
pengakuan internasional.
Dalam lingkungan perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia,
terdapat ungkapan yang menyatakan bahwa, perpustakaan sebagai pusat penelitian
dan jantungnya universitas, sebab tanpa perpustakaan proses pelaksanaan
pembelajaran dan sarana penelitian yang merupakan kegiatan utama di perguruan
tinggi akan menjadi kurang optimal. Perkembangan perpustakaan-perpustakaan di
Indonesia dalam kehidupan modern akan menjadikan setiap orang membutuhkan
informasi untuk meningkatkan kesadaran akan pentingnya perpustakaan, sebab
apabila tidak mengikuti perkembangan informasi yang berkembang pada saat ini
maka akan mengakibatkan kurangnya pengetahuan. Menurut Suwarno (2010:67),
setiap lembaga pendidikan sudah seharusnya dilengkapi dengan fasilitas
perpustakaan yang memadai. Apa yang terkumpul dalam koleksi perpustakaan
merupakan panduan, pedoman, dan acuan untuk mempersiapkan, menata, dan
commit to user
2 Dalam partisipasi perpustakaan perguruan tinggi sebagai perpustakaan
penelitian akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan
agar berfungsi secara maksimal. Hal tersebut akan terpenuhi apabila semua
sumber informasi di perpustakaan dapat berfungsi dengan baik dan dimanfaatkan
secara optimal oleh pengguna dengan cepat dan tepat. Pemanfaatan koleksi secara
efektif dan efisien harus disesuaikan dengan kebutuhan fakultas, jurusan, dan
program studi serta matakuliah yang ada baik berupa buku-buku, majalah, jurnal
ilmiah, maupun bahan pustaka yang lain. Untuk itu, diperlukan adanya kegiatan
akuisisi bahan pustaka sebelum koleksi tersebut disajikan kepada pemustaka.
Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga, selanjutnya disebut Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya
Wacana, berperan penting dan terlibat secara penuh dalam mendukung proses
belajar mengajar karena keberadaan, tugas, dan fungsi perpustakaan tersebut
dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan,
penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dengan mengupayakan kegiatan
akuisisi agar tepat sasaran.
Kegiatan akuisisi bahan pustaka meliputi kegiatan penelusuran
informasi sebelumnya melakukan proses penyeleksian, pemesanan bahan pustaka,
pemasukan data bahan pustaka, penerimaan bahan pustaka yang dipesan,
pembayaran, penyimpanan data/record pengadaan, dan inventarisasi. Untuk itu
dalam Tugas Akhir ini akan difokuskan pada satu aspek utama pengembangan
commit to user
3
B. Rumusan Masalah
Melihat latarbelakang masalah yang dikemukakan di atas, maka dapat
diketahui rumusan permasalahannya, yaitu:
1. Apakah hambatan yang dihadapi pada kegiatan akuisisi bahan pustaka di
Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga?
2. Bagaimanakah cara untuk mengatasi hambatan yang dihadapi pada kegiatan
akuisisi bahan pustaka di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen
Satya Wacana Salatiga?
C. Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan Tugas Akhir
dengan judul “Akuisisi Bahan Pustaka “Buku” di Perpustakaan Universitas –
Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga” adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam proses akuisisi
bahan pustaka.
2. Untuk mengetahui cara mengatasi hambatan yang dihadapi pada proses
akuisisi bahan pustaka.
D. Pelaksanaan
Pengumpulan data bersamaan dengan pelaksanaan Kuliah Kerja
PUSDOKINFO, dilaksanakan di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen
Satya Wacana Salatiga di Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga, Jawa Tengah selama 2
commit to user
4
E. Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan untuk memperoleh data dalam penyusunan
Tugas Akhir ini adalah:
1. Observasi
Melakukan pengamatan secara langsung dan melibatkan diri dalam kegiatan
akuisisi di perpustakaan.
2. Interview atau Wawancara
Wawancara dilakukan secara langsung dengan staf Bagian Pelayanan
Teknis guna mendapatkan data dan informasi secara tepat dan akurat yang
berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi.
3. Literatur
Data dan informasi yang berkaitan dengan pokok bahasan diperoleh dengan
cara membaca dan mempelajari bahan pustaka yang berkaitan dengan
bidang perpustakaan, khususnya akuisisi bahan pustaka.
Selain itu, juga menggunakan Standar Operational Procedure (SOP) pada
commit to user
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Perpustakaan
Pengertian perpustakaan di Indonesia sebagian besar mengacu pada
Sulistyo-Basuki (1991:3) yang menyatakan bahwa,
Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual.
Pengertian perpustakaan menurut Lasa HS (2005:48) yaitu,
Perpustakaan merupakan sistem informasi yang didalamnya terdapat
aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyajian
serta penyebaran informasi.
Sedangkan, pengertian perpustakaan menurut Sutarno NS (2003:7) yaitu,
Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur sedemikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca.
Menurut IFLA (International Federation of Library Associations and
Institutions), perpustakaan merupakan kumpulan bahan tercetak dan non-cetak
atau sumber informasi dalam komputer yang disusun secara sistematis untuk
kepentingan pemakai (IFLA dalam Sulistyo-Basuki, 1993:5).
Berdasarkan beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa,
perpustakaan merupakan suatu tempat yang digunakan sebagai pusat sumber
commit to user
6
B. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara sederhana perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan
yang dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan membantu tercapainya tujuan
perguruan tinggi (Sulistyo-Basuki, 1993:160).
Menurut Sudjana (2006:1.13-1.14) perpustakaan perguruan tinggi
adalah
Perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi. Perguruan tinggi bertujuan menunjang Tri Dharma perguruan Tinggi yaitu: pendidikan untuk menunjang kurikulum pendidikan, pengajaran untuk menunjang program pengajaran, dan penelitian untuk menunjang program penelitian.
Sedangkan, menurut Hermawan S. dan Zen (2006:33) perpustakaan
perguruan tinggi adalah
Perpustakaan yang terdapat di lingkungan lembaga pendidikan tinggi seperti, universitas, institut, sekolah tinggi, akademi dan lembaga perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi dibentuk untuk memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika perguruan tinggi yang bersangkutan, yaitu mahasiswa dan dosen.
Dalam buku yang berjudul Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan
Informasi (2003:10) perpustakaan perguruan tinggi adalah
Perpustakaan yang merupakan unit pelaksanaan teknis perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat dan melayani sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akdemis pada umumnya.
Kesimpulan yang dapat ditarik dari pengertian-pengertian di atas,
yaitu perpustakaan perguruan tinggi sangat dibutuhkan untuk memenuhi
kebutuhan sivitas akademika dalam menunjang pelaksanaan program Tri Dharma
commit to user
7 dilihat dari sisi pelayanan, fasilitas dan koleksinya. Pengembangan koleksi,
khususnya pada bagian akuisisi, berperan sangat penting untuk menyediakan
bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pemustaka.
C. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Peguruan Tinggi
Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan
misinya, perpustakaan perguruan tinggi memiliki tujuan, Sulistyo-Basuki
(1993:52) mengemukakan beberapa tujuan perpustakaan perguruan tinggi yaitu
sebagai berikut:
a. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf
pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga kerja administrasi perguruan tinggi.
b. Menyediakan bahan pustaka (referensi) pada semua tingkatan akademis,
artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa pasca sarjana dan pengajar.
c. Menyediakan ruangan belajar bagi pemakai perpustakaan.
d. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat bagi berbagai jenis pemakai.
e. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan
perguruan tinggi juga lembaga industri lokal.
Adapun fungsi perpustakaan perguruan tinggi sebagai unsur
penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, menurut
Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:3-4) adalah sebagai berikut :
a. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena
itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian
tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program
studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung
commit to user
8
b. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh
pencari dan pengguna informasi.
c. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersembahkan bahan-bahan primer dan sekunder yang
paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian
ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di
perpustakaan perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian
yang dapat di aplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat
dalam berbagai bidang.
d. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk
membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi
pengguna perpustakaan.
e. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang
dihasilkan oleh warga perguruan tingginya, yakni sivitas akademika dan staf
non-akademik.
f. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan
commit to user
9
g. Fungsi Interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai
tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk
membantu pengguna dalam melakukan tri dharmanya.
Berdasarkan uraian di atas, pada dasarnya dapat disimpulkan bahwa,
perpustakaan perguruan tinggi memiliki tujuan dan fungsi yang sama, yaitu
mendukung kinerja perpustakaan perguruan tinggi dalam melaksanakan program
pendidikan, pengajaran, serta penelitian dengan menyediakan sumber informasi
kepada pengguna yang membutuhkan dan menjalankan Tri Dharma Perguruan
Tinggi.
D. Kebijakan Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi tidak hanya mencakup kegiatan pengadaan
bahan pustaka, tetapi juga menyangkut masalah perumusan kebijakan dalam
memilih dan menentukan bahan pustaka mana yang akan diadakan serta
metode-metode apa yang akan diterapkan. Kebijakan pengembangan koleksi merupakan
alat perencanaan dan sarana untuk mengkomunikasikan tujuan pengembangan
koleksi. Agar kebijakan pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terarah,
kebijakan pengembangan koleksi harus disusun secara tertulis. Tanpa adanya
kebijakan tertulis, kesalahpahaman akan terjadi sehingga pengembangan koleksi
ke arah koleksi yang relevan tidak akan terpenuhi. Dalam buku yang berjudul
commit to user
10 pengembangan koleksi tertulis berfungsi sebagai pedoman, sarana komunikasi,
dan perencanaan, sebab kebijakan tersebut:
a. Menjelaskan cakupan koleksi yang telah ada dan rencana pengembangan
selanjutnya, agar diketahui oleh staf perpustakaan, pemakai, administrator, dan dewan pembina perpustakaan.
b. Memberi deskripsi yang sistematis tentang strategi pengelolaan dan
pengembangan koleksi yang diterapkan di perpustakaan.
c. Menjadi pedoman bagi para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses
seleksi dan deseleksi terjamin, koleksi yang responsive dan seimbang terbentuk, dan dana dimanfaatkan dengan sebijaksana mungkin.
d. Menjadi standar atau tolak ukur untuk menilai sejauh mana sasaran
pengembangan koleksi telah tercapai.
e. Membantu mempertanggungjawabkan alokasi anggaran.
Selain fungsi dari kebijakan pengembangan koleksi tertulis di atas,
menurut Sudjana (2006:1.19-1.20) mempunyai manfaat lain, di antaranya adalah
untuk membantu:
a. Menetapkan metode untuk menilai bahan sebelum dibeli.
b. Memilih cara terbaik untuk pengadaan, misalnya langsung dari penerbit atau
melalui jobber.
c. Menghadapi masalah sensor dengan menjelaskan bahan macam apa yang
akan dibeli dan menunjukkan bahwa, kebijakan tersebut didukung oleh para administrator lembaga yang bersangkutan.
d. Dalam perencanaan anggaran jangka panjang dengan menetapkan
prioritas-prioritas dan garis besar sasaran pengembangan.
e. Merencanakan bentuk-bentuk kerjasama dengan perpustakaan lain, seperti
pinjam antar perpustakaan, kerjasama dalam pengadaan, dan sebagainya;
f. Identifikasi bahan pustaka yang perlu dipindahkan ke gedung atau
dikeluarkan dari koleksi.
Tujuan pengembangan koleksi menurut Departemen Pendidikan
Nasional RI (2004:44) perlu dirumuskan dan disesuaikan dengan kebutuhan
sivitas akademika di perguruan tinggi agar perpustakaan dapat secara terencana
mengembangkan koleksinya. Yang perlu dipertimbangkan dalam merumuskan
commit to user
11 pembelajaran, kebutuhan pengguna, jenis koleksi, kriteria bahan perpustakaan,
jumlah eksemplar, dan bahasa.
E. Pemilihan Bahan Pustaka
Pemilihan koleksi merupakan tugas yang sulit karena diperlukan
pengetahuan yang luas tentang isi buku yang akan dipilih. Perpustakaan sebaiknya
meminta masukan dari pakar di bidang subjek buku yang akan dipilih. Misalnya,
jika yang dipilih adalah buku sejarah, maka dapat meminta masukan dari guru,
dosen, atau ahli sejarah. Dengan demikian buku yang dipilih dapat lebih objektif
dan efektif. Berikut ini memil
a. Memilih koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan
Bahan-bahan yang akan dikoleksi perpustakaan seharusnya bahan-bahan
yang memang diperlukan oleh pengguna. Selain mengoleksi buku-buku
wajib untuk pelajaran/perkuliahan, perpustakaan sebaiknya juga mengoleksi
buku-buku ilmu pengetahuan popular. Dengan buku-buku ilmu pengetahuan
popular tersebut pengguna mendapatkan bacaan untuk menambah
pengetahuan, selain pengetahuan yang disampaikan oleh pendidik. Harapan
yang ingin diraih adalah pengguna perpustakaan dapat mengembangkan
bakat serta minat yang dimiliki. Selain koleksi ilmu pengetahuan popular,
perpustakaan juga perlu mengoleksi fiksi yang isinya dapat membentuk
commit to user
12
b. Memilih buku-buku berkualitas
Buku-buku yang dikoleksi perpustakaan hendaknya buku-buku yang
berkualitas tinggi. Kualitas buku dapat dipertimbangkan melalui isi buku,
keahlian pengarang, reputasi penerbit, cara penyajian, edisi, susunan,
ilustrasi, dan fisik buku.
c. Tidak memandang suku, agama, ras, profesi, aliran politik, perdagangan,
tingkat pendidikan
Pemilihan koleksi tidak melihat adanya perbedaan suku, agama, ras, aliran
politik, perdagangan, ataupun memandang tingkat pendidikan seseorang.
d. Sesuai dengan dana yang ada
Perpustakaan perlu menyusun anggaran pengadaan koleksi untuk setiap
tahun anggaran. Penyusunan anggaran dapat disesuaikan dengan rencana
pembelian buku ataupun rencana berlangganan terbitan berkala dalam satu
tahun.
Untuk dapat memilih suatu buku yang dianggap baik dan perlu
ditambahkan pada koleksi perpustakaan, maka perlu diadakan penilaian/evaluasi
terhadap buku tersebut. Budiwijaya (1980:3-4) mengemukakan faktor-faktor yang
perlu diperhatikan dalam penilaian buku:
a. Isi. Apakah isinya lengkap dan ruang lingkupnya sesuai dengan tujuan
isinya. Jika bersifat selektif, apakah penimbangannya baik dan representatif. Isinya mengenai teori atau terapan. Sejarah atau kondisi masa kini dan lain-lain.
b. Keahlian pengarang (Authority). Bagaimana kualifikasi, reputasi dari
pengarang atau penyusunnya.
c. Penyajian (Treatment). Bersifat teknis, semi teknis atau popular. Ditujukan
untuk tingkat mana karya tulis tersebut.
commit to user
13 e. Make up fisik. Bentuk cetakan atau tipografinya, kualitas kertas, keadaan
fisik buku, sampulnya, dan sebagainya.
Menurut Sulistyo-Basuki dalam Sudjana (2006:1.29-1.30), untuk
dapat menjadi seorang pemilih buku yang baik harus memenuhi syarat sebagai
berikut:
a. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan
khususnya mengenai penerbitan, spesialisasi para penerbit, kelemahan mereka, standar, hasil terbitan yang ada selama ini, dan sebagainya.
b. Mengetahui latarbelakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja
yang menjadi anggota, kebiasaan menjadi anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan, berapa banyak mereka menggunakan perpustakaan, dan mengapa ada kelompok yang menggunakan koleksi perpustakaan lebih banyak daripada kelompok lainnya.
c. Memahami kebutuhan pemakai.
d. Hendaknya personil pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat mendua,
mengetahui informasi, dan memiliki akal sehat dalam pemilihan buku.
e. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan.
f. Mengetahui buku melalui proses membuka-buka buku ataupun proses
membaca.
F. Pengadaan Bahan Pustaka
Ratnaningsih (2010:45) mengemukakan bahwa,
Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu dari kegiatan pelayanan teknis
pada suatu perpustakaan dalam usaha untuk memberikan informasi yang
dibutuhkan oleh para pemustaka secara up to date.
Pengadaan atau akuisisi dilakukan oleh bagian pengadaan. Menurut
LpPI (2001:34-35) dalam buku yang berjudul Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan
dan Informasi (2003:90) bagian pengadaan tidak semata-mata bertangggungjawab
terhadap pengadaan koleksi saja, tetapi juga bertanggungjawab atas hal-hal
commit to user
14
a. Pengadaan atau pengembangan koleksi.
b. Pemecahan persoalan-persoalan yang muncul dalam pemesanan bahan
pustaka.
c. Pembuatan rencana pemilihan bahan pustaka yang terus-menerus.
d. Pemeriksaan dan mengikuti terus-menerus penerbitan-penerbitan
bibliografi.
e. Mengadakan hubungan dengan para pedagang atau penyalur buku.
f. Mengawasi penerimaan hadiah dan tukar-menukar bahan pustaka.
Proses pengadaan bahan pustaka terletak pada pustakawan, karena
pustakawan dianggap mengetahui tentang kebutuhan pustaka, keadaan koleksi,
anggaran, ruang dan tenaga perpustakaan yang bersangkutan. Pustakawanlah yang
seharusnya bertanggungjawab untuk menentukan (decision making) apakah suatu
bahan pustaka perlu ditambahkan dalam koleksi perpustakaan tersebut. Bahan
pustaka yang ingin ditambahkan tersebut sebaiknya disusun dulu dalam suatu
daftar atau dalam kartu-kartu. Berdasarkan daftar tersebut dilakukan penelitian
atau “checking” pada koleksi perpustakaan yang bersangkutan melalui kartu-kartu
katalog, untuk mengetahui apakah sudah dimiliki atau belum. (Budiwijaya,
1980:5)
Menurut Budiwijaya (1980:6-9) perlu melaksanakan pengadaan yang
dapat diperoleh dari berbagai sumber, yaitu pembelian, hadiah, tukar menukar,
titipan dan lain-lain.
1. Pembelian
Pengadaan dengan cara pemebelian dilakukan dengan (a)
langsung membeli di persedian toko buku, (b) memesan (melalui toko
buku/penyalur, melalui penerbit yang besangkutan).
Untuk memesan buku, pada umumnya masih menggunakan cara
commit to user
15 untuk menghindarkan kekeliruan, kesulitan dalam pembayaran, pengaduan
(claim) dan sebagainya. Dalam surat pesanan itu harus jelas menyebutkan
pengarang/penyusun, judul buku, penerbit, edisi/tahun, jumlah copy, harga,
ISBN (International Standard Book Number) kalau ada, dan keterangan
lain, misalnya, cara pembayaran, pengiriman dan lain-lain.
Jika jumlah judul yang dipesan cukup banyak, maka kemungkinan toko
buku yang bersangkutan tidak dapat mengirimkan pesanan tersebut
sekaligus melainkan secara berangsur. Bila bukunya diterima, maka perlu:
a. Mencocokkan dengan surat pengantar buku yang bersangkutan.
b. Mencocokkan dengan catatan pesanan perpustakaan yang
bersangkutan.
c. Bila barangnya yang datang tidak sesuai, maka perlu diadakan
komunikasi dengan pengirim atau diadakan pengaduan (claim).
d. Jika cocok dengan pesanan, maka dapat dilakukan prosedur
berikutnya, misalnya diberi stempel milik atau jika proses pembayaran
belum selesai dapat dilanjutkan pembayarannya.
Sering petugas mengalami kesulitan dalam mencari atau
meneliti file surat pesanan yang sudah lama, khususnya bila buku-buku
masih dalam proses pemesanan. Kesulitan itu dapat dikurangi bila
menggunakan cara yang lebih praktis, yaitu memakai sistem kartu pesanan.
Kartu pesanan ini sering disebut kartu desiderata atau kartu pemesanan
buku. Bentuk dan ukuran kartu itu dapat bermacam-macam menurut
commit to user
16 dalam kartu tersebut juga sama dengan sistem surat. Setiap judul buku yang
dipesan sebaiknya dicatat dalam satu kartu tersendiri. Kartu-kartu tersebut
dapat disusun menurut sistem filing tertentu, misalnya surat abjad
pengarang, sistem shelf list, dikelompokkan menurut penerbit dan
lain-lainnya. Sering kartu macam ini dibuat rangkap, salahsatu dikirimkan
kepada toko buku, yang lain disimpan untuk arsip bagian akuisisi, satu lagi
disimpan bagian keuangan dan sebagainya. Kadangakala ada format kartu
pemesanan yang dibuat seperti ukuran kartu katalog, yang salah satunya
copy dapat disusun dalam laci kartu katalog, sehingga pembaca dapat segera
mengetahui bahwa ada buku baru yang masih dalam proses pemasanan.
2. Hadiah
Bagi perpustakaan yang anggarannya terbatas, maka proses
pengadaaan dilakukan melalui proses hadiah. Walaupun koleksi tersebut
diperoleh secara hadiah dari penyalur buku, tetapi sebaiknya sebelum hadiah
tersebut diterima telah melalui prosedur seleksi buku yang baik.
3. Tukar menukar
Buku-buku yang tidak bermanfaat bagi suatu perpustakaan dapat
dimanfaatkan dengan cara ditukarkan dengan perpustakaan lain yang
mungkin masih membutuhkan. Buku-buku tersebut dibuat daftarnya lalu
dikirimkan ke beberapa perpustakaan yang disertai daftar buku-buku yang
commit to user
17
4. Titipan
Perpustakaan kadang memperoleh titipan bahan pustaka dari
perorangan/lembaga lain agar bisa dimanfaatkan oleh pemustaka,
perpustakaan hanya sekedar menjaga keberadaan bahan pustaka tersebut.
Dalam melaksanakan pengadaan buku secara titipan, maka yang perlu
diperhatikan adalah jangka waktu titipan agar tidak terlalu singkat, karena
akan merugikan dalam segi ekonomis, misalnya, dalam biaya pengolahan
dan lain-lainnya. Dalam keadaan tertentu dapat diterima walaupun
waktunya singkat dan tentunya bahan semacam ini tidak diolah secara
permanen.
Dalam buku yang judulnya Pengelolaan Perpustakaan (2007:16-18)
pengadaan koleksi dalam arti menambah koleksi baru, dapat selalu dilakukan
dengan cara mencari informasi tentang terbitan-terbitan terbaru dari penerbit.
Beberapa sarana yang dapat digunakan sebagai alat bantu dalam pengadaan
koleksi, antara lain:
a. Katalog penerbit, leaflet, brosur
Katalog penerbit adalah daftar informasi terbitan dari penerbit buku.
Informasi yang dimuat dapat berupa informasi tentang buku-buku yang baru
diterbitkan, buku edisi baru, dan buku cetak ulang. Pada umumnya
informasi yang disajikan disertai informasi harga setiap buku.
Selain katalog penerbit yang dibuat secara periodik, penerbit kadang-kadang
commit to user
18 informasi beberapa buku terbaru yang tidak mencakup periode terbitan
tertentu.
b. Iklan dalam majalah
Iklan adalah bentuk informasi yang bersifat memengaruhi untuk membeli.
Penerbit-penerbit besar kadang-kadang memasukkan iklan dalam majalah
tentang buku-buku yang baru diterbitkan. Informasi yang ada di dalam iklan
biasanya berisi tentang buku-buku yang baru terbit, yang barangkali sesuai
dengan keperluan pengguna perpustakaan.
c. Resensi buku di majalah dan surat kabar
Resensi adalah tinjauan tentang buku, kadang-kadang dikenal dengan
timbangan buku. Pada umumnya resensi berupa penilaian objektif terhadap
buku, baik fisik, susunan, maupun isi. Resensi dapat membantu dalam
mempertimbangkan suatu buku dibeli atau tidak, karena kekurangan dan
kelebihan buku yang diresensi pada umumnya dibahas oleh peresensi.
d. Daftar penerimaan buku baru yang dimiliki perpustakaan
Perpustakaan sebaiknya membuat daftar buku yang baru diterima. Daftar
tersebut dapat digunakan sebagai alat pemeriksa sebelum melakukan
pembelian. Buku-buku yang sudah dimiliki atau yang termuat dalam daftar
penerimaan buku baru sebaiknya tidak dibeli ulang, terlebih jika tidak
bermaksud menambah jumlah eksemplar buku.
e. Bibliografi nasional
Bibliografi nasional memuat daftar dokumen yang diterbitkan pada suatu
commit to user
19 nasional suatu Negara. Sebagai contoh adalah Bibliografi Nasional
Indonesia yang diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
setiap tiga bulan sekali. Bibliografi Nasional Indonesia mendaftar semua
terbitan dari setiap penerbit yang bergabung dalam Ikatan Penerbit
Indonesia (IKAPI).
f. Daftar pustaka
Daftar pustaka adalah daftar judul buku yang digunakan oleh seorang
penyusun karya tulis yang dicantumkan pada bagian akhir tulisan. Daftar
pustaka perlu diperiksa oleh petugas perpustakaan untuk mengetahuai
apakah buku yang didaftar sudah dimiliki oleh perpustakaan atau belum.
Jika belum dimiliki sedapat mungkin diusahakan untuk dimiliki.
g. Daftar usulan buku dari pengguna
Salahsatu cara untuk mengetahui kebutuhan pengguna perpustakaan yang
mereka perlukan, yaitu dengan menyediakan formulir usulan buku yang
dapat diiisi oleh pengguna. Daftar usulan buku dari pengguna merupakan
sarana yang sangat baik untuk mengetahui kebutuhan mereka secara
langsung.
h. Internet
Sarana paling modern yang dapat digunakan untuk mengetahui adanya
buku-buku terbaru adalah akses internet. Beberapa penerbit besar memiliki
alamat di internet. Contoh penerbit-penerbit Indonesia yang telah memiliki
alamat di internet antara lain: www.kanisius.co.id, www.gramedia.com,
commit to user
20 www.buku.els.web.id, www.andipublisher.com, www.cybersastra.net, dan
www.bacabuku.com.
Buku-buku luar negeri dapat dicari melalui alamat penerbit maupun
distributor besar seperti: www.books.com, www.amazon.com,
www.prenhall.com, www.oup.com, www.bn.com,
www.lights.com/publisher, dan www.quadarm.com/publisher_sites.
Pengadaan koleksi perlu dilakukan secara cermat dan hati-hati.
Kadangkala buku yang datang tidak sesuai dengan pesanan. Oleh karena itu,
dalam buku yang berjudul Pengelolaan Perpustakaan (2007:19-23) menyebutkan
langkah-langkah yang perlu diperhatikan, yaitu:
a. Penyusun daftar
Setelah diadakan verifikasi dan pengambilan keputusan, petugas
mempersiapkan daftar pesanan yang dilengkapi dengan data-data bibliografi
terbitan sesuai dengan kebutuhan masing-masing perpustakaan.
b. Pemesanan
Setelah melakukan pemilihan buku untuk menentukan buku mana yang
dibutuhkan atau diperbanyak, daftar pesanan tersebut dikirim kepada
penerbit atau toko buku yang disertai petunjuk tentang bagaimana cara
pembayarannya dan keterangan lain yang dianggap perlu untuk kelancaran
administrasi. Pengiriman daftar pesanan ke penerbit atau toko buku disertai
dengan surat pemesanan. Pembayaran dapat dilakukan bersamaan dengan
pemesanan sesudahnya. Pembayaran dilakukan melalui poswesel, cheque,
commit to user
21 pembayaran yang dilakukan kemudian hari biasanya penerbit atau toko
buku mengirimkan faktur sementara (proforma invoice) yang merinci
pesanan mana yang harus dibayar. Atas dasar itu perpustakaan mengatur
pembayarannya.
c. Penerimaan
Apabila pesanan buku dari penerbit atau toko buku telah diterima, kiriman
itu perlu segera dicek, dicocokkan dengan daftar pengiriman dan daftar
pesanan.
d. Pemeriksaan
Setelah buku diterima, kondisi buku perlu diperiksa, antara lain fisik buku,
kelengkapan halaman, dan bibliografi. Pemeriksaan fisik meliputi keutuhan
buku dan penjilidan. Pemeriksaan kelengkapan halaman meliputi halaman
kosong, halaman terbalik, dan halaman tidak lengkap. Pemeriksaan
bibliografi meliputi pemeriksaan data pokok terbitan yang perlu diketahui
oleh pengguna, antara lain:
a) Judul buku
Judul buku merupakan identitas pertama yang segera dapat dibaca.
Judul buku terletak di halaman pertama atau kedua sebuah buku. Judul
yang tertulis di sampul buku kadang-kadang kurang jelas dibanding
dengan judul yang tertulis di halaman judul. Maka untuk mengetahui
judul sebuah buku, judul yang digunakan adalah judul yang tertulis di
commit to user
22
b) Penanggungjawab
Sebuah buku sebelum diterbitkan melewati persiapan-persiapan yang
terkadang melibatkan banyak orang, mulai dari penerbit, penulis,
editor, penerjemah, penyadur, pembuat layout, perancang sampul, dan
sebagainya. Pertanyaannya adalah siapa penanggungjawab buku
tersebut? Semuanya bertanggungjawab. Penanggungjawab isi buku
adalah pengarang atau penulis (dapat berupa kelompok orang atau
badan), penerjemah bertanggungjawab terhadap terjemahannya,
penyadur bertanggungjawab terhadap sadurannya, dan seterusnya.
Namun pada umumnya pengarang buku merupakan penanggungjawab
utama. Penyumbang lainnya pada umumnya kurang diperhitungkan.
Atau dengan kata lain, yang diutamakan sebagai penanggungjawab
adalah yang bertanggungjawab terhadap isi buku.
c) Penerbit
Penerbit adalah instansi resmi yang mempublikasikan buku atau
terbitan lainnya. Penerbit pada umumnya bertanggungjawab terhadap
semua terbitannya.
d) Tahun terbit dan tahun copyright
Keterangan tentang tahun terbit tidak selalu jelas dalam setiap
terbitan. Ada yang secara tegas menuliskan diterbitkan tahun tertentu.
Namun kadang-kadang digabungkan dengan keterangan cetak,
commit to user
23 Selain tahun penerbitan, kadang-kadang pada buku dituliskan juga
tahun copyright dengan penulisan ©2001, ©2000, dan seterusnya.
e) Tempat terbit
Keterangan tentang tempat terbit pada umumnya secara jelas
disebutkan dalam buku yang diterbitkan. Pada umumnya tempat yang
digunakan sebagai identitas tempat terbit adalah nama kota letak
penerbit tersebut berada. Untuk memperjelas informasi tentang negara
bagian di mana kota tersebut terletak, misalnya: Menlo Park,
California.
f) Cetakan
Keterangan cetakan memberikan informasi tentang berapa kali buku
tersebut telah dicetak ulang. Cetak ulang tidak melakukan perubahan
isi.
g) Edisi
Keterangan edisi dicantumkan untuk menjelaskan bahwa, buku yang
bersangkutan diterbitkan ulang dengan beberapa perubahan isi.
h) ISBN
Mulai Januari 2007 penulisan ISBN (International Standard Book
Number) mengalami perubahan mengikuti pola EAN (European
Article Number), yaitu 13 digit sebagai pemberi identifikasi unik
secara internasional terhadap satu buku maupun produk seperti buku
yang diterbitkan oleh penerbit. Setiap nomor memberikan identifikasi
commit to user
24 pemasaran produk yang lebih efisien bagi toko buku atau distributor
(www.pnri.go.id/Attachment/ISBN/ISBN_PERSYARATAN_BARU.
pdf ).
ISBN 13 digit dibagi menjadi empat bagian, 3 angka untuk kelompok
pertama, 4 angka untuk kelompok kedua, dan 5 angka untuk
kelompok ketiga serta 1 angka untuk kelompok keempat. Setiap
kelompok menunjukkan keterangan tertentu, yaitu:
Kelompok pertama : menunjukkan Negara
Kelompok kedua : menunjukkan identitas (nama) penerbit
Kelompok ketiga : menunjukkan identitas judul, setiap judul
mempunyai nomor judul yang unik oleh
penerbit
Kelompok keempat : merupakan angka pemeriksa
Setelah kondisi buku sesuai dengan pesanan, petugas membuat tanda
terima atau menandatangani proforma invoice dan dikirimkan kepada penerbit
atau toko buku. Apabila tidak sesuai dengan pesanan, buku dikembalikan ke
penerbit atau toko buku. Sedangkan untuk penerimaan buku-buku hadiah, baik
yang sesuai dengan kebutuhan maupun tidak, sebaiknya diberi ucapan terima
commit to user
25
G. Inventarisasi
Tahap akhir bagian akuisisi sebelum pengolahan koleksi pada setiap
perpustakaan memiliki kebijakan tersendiri dimana tahap akhir bagian akuisisi di
Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana yaitu mendaftar
koleksi yang baru datang. Tahap mendaftar koleksi biasa dikenal dengan istilah
inventarisasi. Tahap inventarisasi memerlukan basis data inventaris, yang semula
dikenal dengan nama buku induk atau buku inventaris. Basis data inventaris dapat
dikatakan sebagai kumpulan catatan dalam bentuk matriks, mengenai identitas
setiap buku yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan, dalam buku yang berjudul
Pengelolaan Perputakaan (2007:35-37) pada umumnya mencatat hal-hal sebagai
berikut:
a. Tanggal pemesanan. Pada kolom tanggal pemesanan dicatat tentang kapan
koleksi tersebut dipesan ke penerbit, toko, atau agen penjual.
b. Tanggal penerimaan. Pada kolom ini dicatat tanggal diterimanya koleksi
tersebut dari toko, penerbit, atau agen penjual buku.
c. Tanggal pembayaran. Pada kolom tanggal pembayaran dicatat tanggal
dilakukannya pembayaran koleksi yang dibeli oleh perpustakaan.
d. Tanggal inventaris. Pada kolom tanggal inventaris dicatat tanggal saat
memberi nomor inventaris dan saat memasukkan data-data ke dalam basis
data inventaris.
e. Nomor inventaris. Pada kolom ini dicatat nomor inventaris setiap koleksi.
commit to user
26
g. Pengarang. Pada kolom ini dituliskan nama pengarang dari koleksi yang
sedang dicatat.
h. Edisi. Pada kolom ini dituliskan edisi dari koleksi yang sedang dicatat.
i. Kota terbit. Pada kolom ini dituliskan nama kota temapt penerbit tersebut
berada.
j. Penerbit. Pada kolom ini dituliskan nama penerbit dari koleksi yang sedang
dicatat.
k. Tahun terbit. Pada kolom ini dituliskan tahun terbit dari koleksi yang sedang
dicatat.
l. Jumlah eksemplar. Pada kolom ini dituliskan jumlah eksemplar dari koleksi
yang sedang dicatat.
m. Bahasa. Pada kolom ini dituliskan bahasa dari koleksi yang sedang dicatat.
n. Asal. Pada kolom ini dituliskan nama toko, atau nama agen penjual koleksi
tersebut.
o. Harga satuan. Pada kolom ini dituliskan harga buku seperti yang tercantum
pada bukti pembayaran.
p. Keterangan. Pada kolom ini dicatat keterangan tambahan tentang koleksi
yang bersangkutan, misalnya keterangan hilang, ganti baru, fotokopi, dan
sebagainya.
Dalam buku yang berjudul Pengelolaan Perputakaan (2007: 35-39)
commit to user
27
a. Pemberian cap perpustakaan
Cap perpustakaan merupakan cap resmi perpustakaan sebagai pemilik
koleksi. Setiap perpustakaan dapat meletakkannya pada halaman-halaman
tertentu yang sudah dipilih, misalnya selalu pada halaman dua puluh lima.
Letak cap perpustakaan sebaiknya konsisten, selalu berada pada tempat
yang sama untuk setiap koleksi agar dapat menjadi ciri khas perpustakaan.
b. Pemberian cap inventaris
Cap inventaris adalah cap yang memuat keterangan tentang nama instansi,
tanggal, nomor inventaris. Cap tersebut dapat diletakkan pada halaman judul
atau halaman akhir buku.
c. Pemberian nomor inventaris
Nomor inventaris merupakan serangkaian kode yang terdiri dari angka, atau
campuran angka dan huruf, yang dibuat untuk menunjukkan identitas setiap
koleksi yang dimiliki perpustakaan. Nomor inventaris dapat dibuat untuk
mencerminkan status asal koleksi, yaitu berupa pembelian atau hadiah.
Pemberian nomor inventaris sebaiknya secara berkelanjutan. Setiap koleksi
hanya mempunyai satu nomor inventaris. Pemberian nomor inventaris dapat
dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan setiap perpustakaan.
Contoh nomor inventaris:
a) 1/PSD/Pb/V/2004
commit to user
28 Keterangan:
1 : nomor urut satu
PSD : pemilik koleksi, misalnya Perpustakaan Sanata Dharma
Pb : kode pembelian
Hd : kode hadiah
V : bulan ke-5 (Mei)
2004 : tahun 2004
/ : tanda pemisah antar-unsur dalam nomor inventaris (dapat berupa
tanda pemisah yang lain, misalnya tanda titik, tanda hubung, dan
sebagainya)
d. Pencatatan ke dalam basis data inventaris
Kegiatan pencatatan ke dalam basis data inventaris merupakan proses
memasukkan nomor inventaris ke dalam basis data inventaris. Database
inventaris dapat digunakan sebagai sarana untuk menghitung jumlah koleksi
suatu perpustakaan, untuk mengetahui status buku yang bersangkutan,
misalnya hilang atau diganti dengan baru, dan untuk membuat laporan
statistik. Data statistik tersebut antara lain:
a. Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan.
b. Jumlah eksemplar dan jumlah judulnya.
c. Jumlah eksemplar yang berbahasa Indonesia dan Asing.
d. Jumlah buku referensi, fiksi, dan lain-lain.
commit to user
29 Basis data inventaris juga dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan
tentang kapan dibeli, di mana dibeli atau dari mana diperoleh, serta berapa
harga koleksi tersebut. Keterangan-keterangan tersebut memudahkan
perpustakaan ketika akan melakukan pembelian ulang atau ketika harus
commit to user
Keberadaan Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya
Wacana (PU – UKSW) dimulai bersamaan dengan didirikannya Perguruan Tinggi
Pendidikan Guru Kristen Indonesia (PTPGKI), pada tanggal 20 November 1956.
Perpustakaan menempati salahsatu ruang di kampus PTPGKI yang pada waktu itu
berada di kompleks Sinode Gereja Kristen Jawa di Jl. Dr. Sumardi 5, Salatiga.
Pada tahun 1967 Perpustakaan pindah ke lokasi kampus UKSW, menempati
gedung seluas 35 m2. Koleksi perpustakaan pada awalnya diadakan dengan lebih
banyak mengandalkan kebaikan hati para dermawan dan dosen asing yang
mengajar di PTPGKI.
Sejak tahun 1970, Perpustakaan menempati gedung baru yang
dirancang secara khusus untuk perpustakaan seluas 2.000 m2 yang terdiri atas 2
lantai. Gedung ini diresmikan penggunannya oleh Duta Besar Kerajaaan Belanda
di Indonesia pada kesempatan Dies Natalis UKSW ke-14. Sejak saat itu,
perpustakaan diberi nama Perpustakaan Pusat. Perpustakaan Pusat termasuk
salahsatu dari tiga perpustakaan perguruan tinggi terbaik di Indonesia. Pernyataan
commit to user
31 komponen gedung, koleksi, sumberdaya manusia, dan manajemennya.
Perkembangan yang pesat serupa ini sangat dimungkinkan karena komitmen
Rektor UKSW yang pertama, Dr. O. Notohamidjojo akan pentingnya peranan
perpustakaan sebagai jantung perguruan tinggi.
Pada tahun 1992 gedung Perpustakaan Pusat mulai direnovasi menjadi
7 lantai seluas kurang lebih 8.000 m2. Tahun 1993 gedung baru terselesaikan 4
lantai seluas 3.054 m2. Pada Dies Natalis UKSW ke-37 tahun 1993 gedung ini
diresmikan penggunaannya oleh Rektor ke-3, Willi Toisuta, Ph.D. Untuk
mengenang jasa Rektor I, gedung ini dinamakan Gedung Notohamidjojo. Gedung
Notohamidjojo, dilengkapi dengan lukisan kaca pateri 4 (empat) wanita terkenal
dalam cerita pewayangan, yaitu: Dewi Saraswati menggambarkan pengetahuan,
Dewi Kamaratih menggambarkan persahabatan, Dewi Sri menggambarkan
pengertian, dan Dewi Kunthi menggambarkan kearifan. Lukisan kaca pateri
tersebut dipasang di atas tangga menuju ke lobi pada lantai 2.
Nama Perpustakaan Universitas (PU) menggantikan nama
Perpustakaan Pusat sejak September 1994. PU memiliki 2 pelayanan cabang,
yaitu: Biblioterapi di Gedung Pusat Bimbingan, serta Pascasarjana dan Penelitian
di Gedung Lembaga Penelitian Universitas. Dalam sejarahnya yang panjang,
telah terjadi beberapa kali pergantian kepemimpin perpustakaan sebagai berikut:
commit to user
32
2010 – sekarang : Evalien Suryati, M.Hum.
Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya wacana
berkedudukan di Jl. Diponegoro No. 52 – 60 Salatiga 50711. Telp. 0298-321212,
fax. 0298 – 321433, email: admin_lib@staff.uksw.edu website:
http://library.uksw.edu/.
B. Visi dan Misi
Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana
mempunyai visi dan misi sebagai berikut:
a. Visi:
Menjadi perpustakaan bertaraf internasional yang memberikan akses
terhadap informasi intelektual, ilmiah, dan kebudayaan dalam berbagai
ragam bentuk (multimedia) dan dari berbagai lokasi simpan guna
mendukung kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
b. Misi:
1. Memberikan pelayanan informasi intelektual, ilmiah, dan kebudayaan
bagi terselenggaranya pendidikan, pengajaran, dan penelitian yang
berkualitas bagi sivitas akademika dan masyarakat.
commit to user
33
C. Tata Ruang
Tahun 1970 gedung perpustakaan dibangun diatas tanah seluas 2000
m2. Supaya perpustakaan bisa melayani lebih dari 10.000 mahasiswa, maka pada
tahun 1992 gedung perpustakaan direnovasi dengan rancangan semula untuk 7
(tujuh) lantai, yaitu seluas 8000 m2. Sementara ini baru diselesaikan 5 (lima)
lantai dan perpustakaan tidak menempati semua lantai karena lantai 5 masih
kosong dan belum dipakai. Adapun gambaran tempat (lantai) dan fungsi tiap-tiap
lantai yang dipergunakan untuk layanan perpustakaan adalah seperti berikut:
a. Lantai 1 dengan luas 559 m2 digunakan sebagai ruang administrasi, ruang
direktur, ruang sekretaris, ruang pelayanan teknis (pembinaan koleksi,
katalogisasi, scanning, paska katalogisasi, dan pemeliharaan koleksi) dan
ruang rapat.
b. Lantai 2 dengan luas 990 m2 digunakan sebagai ruang layanan referens,
meja informasi, ruang layanan reserve dan layanan fotokopi. Selain itu,
disediakan komputer untuk mengakses OPAC (Online Public Acces
Catalouge), E-Journal EBSCO, GALE/CENGAGE, GARUDA, ProQuest,
dan PIKNet.
c. Lantai 3 dengan luas 990 m2 digunakan sebagai ruang layanan serial, jurnal,
koran, TA atau Tugas Akhir (sebutan untuk skripsi, tesis, disertasi), koleksi
khusus, dan ruang Bagian Teknologi Sistem Informasi (TSI).
d. Lantai 4 dengan luas 990 m2 digunakan sebagai ruang layanan sirkulasi,
commit to user
34
D. Peraturan
Sesuai Tata Tertib Pemakaian Koleksi dan Fasilitas Perpustakaan
Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana, maka mulai tanggal 1 Agustus
2008 diberlakukan Tata Tertib Umum sebagai berikut:
1. Bagi sivitas, setiap kali masuk ke Perpustakaan Universitas harus membawa
KTM (bagi Mahasiswa)/Kartu Anggota Perpustakaan/KAP (bagi Pegawai
Dosen dan Non Dosen) miliknya sendiri.
2. Bagi non sivitas, setiap kali masuk ke Perpustakaan Universitas supaya
melapor terlebih dahulu ke petugas di meja informasi untuk mendapatkan
Formulir Tamu/Kartu Baca/Pengesahan Kartu Anggota
JASAPUSPERTI/Kartu Sakti.
Prosedur memperoleh Formulir Tamu/Kartu Baca:
a. Meninggalkan kartu identitas diri yang berlaku, seperti: KTP, KTM
d. Non sivitas yang memiliki kartu anggota JASAPUSPERTI dikenai
biaya 50% dari biaya semula.
e. Sebelum meninggalkan Perpustakaan Universitas, Formulir Tamu
dikembalikan ke petugas di meja informasi dan mengambil kembali
commit to user
35
f. Fasilitas yang diberikan hanya sebatas koleksi dibaca di tempat atau
fotokopi.
3. Masuk ke ruang–ruang layanan (Sirkulasi, Reserve, Serial, Referens) harus
membawa KTM/Kartu Anggota Perpustakaan (KAP)/Formulir Tamu/Kartu
Baca miliknya sendiri dan cukup menunjukkannya ke petugas layanan di
ruang layanan yang akan dimasuki.
4. Tidak diizinkan merokok di dalam ruang layanan maupun ruang kerja
Perpustakaan Universitas/area dalam Perpustakaan Universitas.
5. Tidak diizinkan makan/minum maupun membawa makanan dan minuman
ke ruang-ruang layanan, atau area dalam Perpustakaan Universitas.
6. Jaket/Tas/Map (segala bentuk ukuran dan jenis) tidak diizinkan dibawa
masuk ke ruang-ruang layanan pemustaka.
a. Menyimpan jaket/tas/map di loker yang telah disediakan di setiap
lantai.
b. Mengambil kunci loker dan mendaftarkan diri pada formulir yang
tersedia di konter layanan.
c. Kunci lokernya dan diambil kuncinya.
d. Selesai memakai loker, kunci dikembalikan lagi kepada petugas.
e. Menghilangkan kunci loker, dikenai biaya ganti kunci loker sebesar
Rp 15.000,-.
7. Merusak koleksi, menyobek, atau membawa koleksi keluar Perpustakaan
Universitas tanpa prosedur yang benar dan atau melanggar peraturan yang
commit to user
36
8. Menghilangkan atau merusak buku/koleksi Perpustakaan Universitas:
a. Wajib mengganti koleksi yang sama atau membayar seharga
buku/koleksi (harga disesuaikan dengan harga terkini) yang
dihilangkan/dirusak ditambah biaya administrasi.
b. Pembayaran dilakukan di konter Sirkulasi atau melalui perbankan di
Universitas Kristen Satya Wacana.
9. Pemakaian ruang-ruang di Perpustakaan Universitas oleh sivitas maupun
non sivitas untuk kegiatan non – perpustakaan supaya melapor paling
lambat satu hari sebelum tanggal pelaksanaan kegiatan ke Direktur
Perpustakaan Universitas dengan membawa surat permohonan izin
penggunaan yang ditandatangani oleh Pimpinan dan dibubuhi stempel
unit/instansi terkait.
10. Sistem Pelayanan
Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana menggunakan
sistem layanan terbuka, koleksi yang telah diambil (dikeluarkan) dari rak
dan atau selesai dibaca/digunakan supaya diletakkan di tempat khusus yang
telah disediakan.
11. Bila ingin fotokopi koleksi Perpustakaan Universitas, fotokopi harus
dilakukan di area Perpustakaan Universitas. Layanan fotokopi disediakan di
Lantai II.
12. Tidak dibenarkan melipat halaman dari koleksi Perpustakaan Universitas
yang akan difotokopi, tetapi mencatat halaman tersebut pada sepotong
commit to user
37 menyisipkan kertas catatan tersebut sebagai pembatas/tanda dari halaman
koleksi yang ingin di fotokopi.
13. Tidak dibenarkan memberi tanda (dengan stabilo atau alat tulis lainnya) atau
catatan/coretan pada halaman koleksi Perpustakaan Universitas yang
dipinjam.
E. Koleksi
Koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas – Universitas
Kristen Satya Wacana terdiri dari bahan pustaka cetak dan non cetak. Bahan
pustaka cetak meliputi buku, jurnal, majalah, kamus, ensiklopedi, skripsi, tesis,
surat kabar, data statistik, prosiding, buku pegangan, dan sebagainya. Sedangkan,
koleksi bahan pustaka non cetak meliputi slide, film, VCD (Video Compact Disc),
DVD (Digital Versatile Disc/Digital Video Disc), CDR (Compact Disk Recorder),
cassette, dan sebagainya. Selain itu Perpustakaan Universitas – Universitas
Kristen Satya Wacana juga berlangganan E-Journal yaitu EBSCO, PIKNet dan
ProQuest serta sedang berupaya mengadakan koleksi E-Book. Koleksi
Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana dapat dilihat pada
commit to user
38
Tabel: 3.1
Data Koleksi Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Sampai dengan Desember 2011
No. Jenis Koleksi Jumlah Judul Jumlah Eks. Keterangan
1 Monograf/Buku 59,862 111,569
2
3 Serial Tercetak New (Okt-Des 2011)
Jurnal 388/2014 30/1715 H: 1/4
Majalah 103/1187 46/5897
Tabloid 17/97 2/812
Tugas Akhir:
Skripsi/Tesis/ Disertasi/Makalah Tercetak
Skripsi Tesis Disertasi
4545/4596 656/657 31/31
Print : 8257/8258
Sumber: Bagian Pelayanan teknis PU – UKSW Tahun 2012
F. Struktur Organisasi
Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana
memiliki struktur organisasi, di mana masing-masing pejabat/komponen memiliki
tugas dan wewenang yang berbeda. Adapun struktur organisasi Perpustakaan
Univesitas – Universitas Kristen Satya Wacana terdiri dari direktur yang dibantu
