BAB III GAMBARAN UMUM PU – UKSW
L. Sistem Manajemen Informasi Perpustakaan
Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana berupaya mengembangkan sistem teknologi manajemen perpustakaan yang dimiliki agar lebih mudah bagi pemustaka menelusuri informasi koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas.
Sistem informasi manajemen perpustakaan terpadu yang sekarang digunakan hasil produksi SIRSIDYNIX (http://www.sirsidynix.com/) dengan
nama UNICORN interface untuk input data oleh staf namanya WORKFLOWS,
sedangkan interface untuk pemustaka yang dapat diakses melalui internet pada
alamat URL: http://webopac.uksw.edu/ disebut OPAC. Sistem ini mulai digunakan oleh Perpustakaan Universitas sejak bulan Juni 2008 untuk menggantikan sistem lama yaitu SIPISIS dan diresmikan penggunaannya pada tanggal 8 Agustus 2008.
commit to user
53
BAB IV
PEMBAHASAN
Perpustakaan dapat membangun koleksi dan memberikan layanan yang baik kepada pengguna apabila perpustakaan mengadakan pembinaan koleksi. Pembinaan koleksi pada Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana merupakan bagian dari Bidang Pelayanan Teknis yang telah melaksanakan kegiatan akuisisi sesuai dengan pedoman yang berlaku di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana. Kegiatan yang dilakukan pada bagian akuisisi Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana, yaitu penyeleksian bahan pustaka, pemasukan data bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka, dan inventarisasi.
1. Seleksi Bahan Pustaka
Kegiatan dalam seleksi bahan pustaka berupa memilih bahan pustaka secara tepat, sesuai dengan tujuan perpustakaan. Pemilihan bahan pustaka berhubungan langsung dengan anggaran pembinaan koleksi karena menjadi bagian dari anggaran perpustakaan. Pemilihan bahan pustaka juga merupakan kegiatan terprogram yang dilakukan bersama antara fakultas dan perpustakaan. Kegiatan yang dilakukan petugas bagian akuisisi untuk menyeleksi bahan pustaka adalah sebagai berikut:
a. Mengumpulkan katalog penerbit, silabus mata kuliah, pangkalan data
perpustakaan lain, kurikulum fakultas, lembar permintaan pemustaka, tinjauan buku, dan sumber-sumber lain dari internet.
commit to user
54
b. Mengelompokkan dan menyusun bahan-bahan tersebut menurut
bidang ilmu fakultas/unit.
c. Mengirimkan bahan-bahan yang telah dikelompokkan ke fakultas/unit
sesuai dengan bidang ilmu fakultas/unit yang bersangkutan disertai formulir pemesanan.
d. Menerima kembali daftar pesanan dari fakultas/unit.
e. Memeriksa daftar pesanan dengan melakukan pengecekan pada
database koleksi Perpustakaan Universitas.
f. Menyusun atau mengelompokkan bahan pustaka terpilih dalam daftar
usulan pembelian bahan pustaka dan memeriksa anggaran.
2. Pemasukan Data Bahan Pustaka “ Buku “ dalam Unicorn SirsiDynix
Kegiatan pemasukan data bahan pustaka “buku” pada bagian akuisisi, yaitu menginput data atau melengkapi data bibliografi ringkas pada WorkFlows. WorkFlows adalah sistem antar muka di dalam program Unicorn SirsiDynix yang digunakan sebagai lembar kerja oleh pelaksana
dan ataupun penanggungjawab kegiatan acquisition, pengolahan, pembuat
laporan, seleksi, serta pengawasan serial. Unicorn SirsiDynix, yaitu nama program aplikasi sistem informasi yang terintegrasi antar berbagai modul dalam operasi kegiatan perpustakaan. Proses dalam menginput data
bibliografi pada modul acquisition yang terdapat pada WorkFlows adalah
commit to user
55 a. Add basic order ( )
Langkah awal, buku yang akan diinput ke dalam WorkFlows harus dicek dulu, apakah perpustakaan sudah memiliki atau belum. Kata kunci untuk mengecek bisa berupa judul, pengarang, dan atau ISBN. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi agar tidak ada kasus buku yang sama mempunyai dua (2) bibliografi. Jika buku tersebut baru,
klik pada Add Temporary Title ( ) untuk mengisi data bibliografi.
commit to user
56 Gambar: 4.1
Tampilan Add Basic Order/Item Search
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
Setelah klik pada Add Basic Order muncul form Bibliographic yang
commit to user
57 Gambar: 4.2
Tampilan Add Basic Order/Bibliographic
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
Pada Bibliographic ( ) di atas terdapat form data bibliografi dan diisi menggunakan Dublin Core metadata yang terdiri dari:
020 ISBN
commit to user
58
022 ISSN
100 Personal author
Contoh: Jhon, Ezer (nama asing dibalik) Agus Hartanto (nama tidak dibalik)
245 Title
Contoh: The Ciputra Way :|bpraktik terbaik menjadi entrepreneur sejati/|cEzer Jhon
260 Publication info
Contoh: Semarang :|bGramedia,|c2009
300 Physical descrip
Contoh: xvi, 125p. :|c25cm.
500 General note
590 Local note
Setelah mengisi bibliografi lalu mengisi Call Number seperti tampilan
commit to user
59 Gambar: 4.3
Tampilan Add Basic Order/Call Number
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
Untuk pengisian Call Number, diisi dengan Barcode ( ). Pada saat
buku sudah sampai di kataloger, maka Call Number akan diedit oleh
kataloger. Pada kolom Class Scheme pilih Dewey ( ). Setelah terisi
commit to user
60
Setelah mengisi Call Number dan diSave akan muncul Order This
Title.
Gambar: 4.4
Tampilan Add Basic Order/Call Number
Sumber: Pelayanan Teknis PU - UKSW
commit to user
61
Setelah klik Order This Title akan muncul form Vendor yang harus
diisi seperti gambar dibawah ini. Gambar: 4.5
Tampilan Add Basic Order/Enter Order Information
Sumber: Pelayanan Teknis PU - UKSW Proses selanjutnya dalam pengisian data di atas, yaitu:
Vendor ID : diisi nama vendor disetiap transaksi,
misalnya: vendor Gramedia.
Untuk memilih vendor dilakukan dengan cara klik ( ).
commit to user
62
Order type : diisi firm bila beli dan gift bila hadiah.
Fiscal Cycle : diisi tahun periode anggaran. Contoh: periode Juli
2011 – Juni 2012, maka pengisiannya hanya ditulis “2011” saja. Jika
semua sudah terisi, klik Add Order ( ) untuk proses selanjutnya.
Kemudian mengisi harga buku seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini.
Gambar: 4.6
Tampilan Add Basic Order/Enter Orderline Information
commit to user
63 Pada gambar di atas, untuk mengisi harga buku yang sedang diinput. Apabila ada diskon dalam pembelian buku, klik pada tombol yang ditunjuk ( ) untuk menginput diskon. Jika sudah terisi, klik Continue ( ) untuk proses berikutnya.
Setelah mengisi harga buku dan diskon (jika ada), selanjutnya mengisi
Fund ID.
Gambar : 4.7
Tampilan Add Basic Order/Enter Fundings and Distributions
commit to user
64
Proses selanjutnya input pada kolom Fund ID, kolom ini diisi sesuai
dengan anggaran unit. Untuk mengetahui, klik pada arah yang
ditunjuk anak panah ( ). Pada kolom Funding Code terdapat
beberapa pilihan :
1) ACQ 1 = Untuk bahan pustaka buku yang beli
2) ACQ 2 = Untuk bahan pustaka status serial
3) ACQ 3 = Bahan pustaka berbentuk VCD, DVD, CDR
(elektronik)
4) Default = Untuk bahan pustaka jurnal, majalah, tabloid,
koran, dan lain-lain.
Setelah kolom terisi, klik Add Orderline ( ) untuk langkah
commit to user
65 Gambar: 4.8
Tampilan Add Basic Order/Order
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
Pada gambar di atas diterangkan proses sudah sampai pada tahap
Orderline ( ). Langkah selanjutnya klik Finish ( ). Tampilan
commit to user
66 Gambar: 4.9
Tampilan Add Basic Order/Mark Order Finished
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
Pilih kolom Date Ready ( ) dan isi Today, kolom di bawahnya diisi
Never. Selanjutnya, klik Save and Close ( ) dan proses order sudah selesai.
commit to user
67 b. Receive Orders ( )
Receive Orders adalah langkah pemasukan bibliografi buku yang
sudah diterima dari proses order yang sudah dilakukan. Klik pada
Current Order ( ).
Gambar: 4.10
Tampilan Receive Orders/Item Search
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
Kemudian akan muncul Receive Copies setelah klik Current Order,
commit to user
68 Gambar: 4.11
Tampilan Receive Orders/Receive Copies
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
Isi pada kolom Quantity Receiving ( ) sesuai dengan jumlah order
per judul buku. Setelah terisi klik pada Receive Orderline ( ).
commit to user
69 Gambar: 4.12
Tampilan Received Items
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
Pada tampilan gambar di atas dapat dilihat bahwa, buku sudah
commit to user
70
c. Add Ordered Items to Catalog ( )
Langkah ini harus menginput item ID setiap buku yang diterima. Item
ID ini berisi nomor accession. Klik pada kolom Current ( ) untuk
proses selanjutnya.
Gambar: 4.13
Tampilan Add Ordered Items to Catalog/Item Search
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
Setelah klik Current akan menampilkan Loading Order seperti pada
commit to user
71 Gambar: 4.14
Tampilan Add Ordered Items to Catalog/Loading Order
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
Tampilan gambar di atas harus mengisi kolom New Item ID ( ),
masukkan item ID (barcode) buku yang sedang diolah.
Jika sudah diisi klik Add/Update Items ( ).
commit to user
72 Gambar: 4.15
Tampilan Add Ordered Items to Catalog/Loading Order
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
Setelah proses Add Ordered Items to Catalog sudah selesai klik pada
commit to user
73 d. Add Invoice ( )
Add Invoice adalah langkah untuk memasukkan data buku yang akan dibayar.
Gambar: 4.16
Tampilan Add Invoice/Enter Invoice and Vendor ID
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
Pada gambar di atas, kolom Invoice ID ( ) diisikan AUTO, pada
kolom Vendor ID ( ) isi sesuai dengan vendor yang bersangkutan.
Contoh vendor adalah Gramedia. Jika sudah terisi semua klik Add
Invoice ( ).
commit to user
74 Gambar: 4.17
Tampilan Add Invoice/Invoice Summary
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
Pada gambar di atas klik Add Invoiceline sesuai petunjuk arah panah
untuk memasukkan data. Maka tampilan selanjutnya akan seperti pada Gambar: 4.18.
commit to user
75 Gambar: 4.18
Tampilan Add Invoice/Add Invoiceline
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
Klik Order ID ( ) untuk memasukkan Invoice Orderline. Setelah
commit to user
76 Gambar: 4.19
Tampilan Add Invoice/Add Orderline
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
Tampilan Gambar: 4.19 pada data buku yang akan dimasukkan
diblok/diklik ( ) dan klik Invoice Orderline ( ). Maka, akan
commit to user
77 Gambar: 4.20
Tampilan Add Invoice/Add Invoiceline
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
Pada gambar di atas Order ID ( ) sudah terisi, langkah selanjutnya
adalah memasukkan harga bahan pustaka tersebut pada kolom Amount
( ).
commit to user
78 Gambar: 4.21
Tampilan Add Invoice/Add Invoiceline
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
Pada gambar di atas kolom Amount dan Order ID sudah terisi,
langkah selanjutnya klik pada Add Invoiceline ( ). Tampilan
berikutnya seperti pada Gambar: 4.22 yang menunjukkan bahwa
commit to user
79 Gambar: 4.22
Tampilan Add invoice/Invoice summary
commit to user
80 e. Pay Invoice ( )
Proses ini adalah untuk melakukan pembayaran dengan cara mengurangi anggaran yang ada pada setiap unit. Klik pada kolom
Current Invoice ( ).
Gambar: 4.23
Tampilan Pay Invoice/Select Search
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
commit to user
81 Gambar: 4.24
Tampilan Pay Invoice/Pay Invoice
Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW
Pada tampilan gambar di atas, tanda anak panah ( ) diberi tanda
checklist pada buku yang akan dibayar dan klik pada Pay Selected Lines ( ). Dengan demikian, dalam sistem Unicorn SirsiDynix buku sudah terbayarkan dengan mengurangi anggaran yang ada di setiap unit.
commit to user
82
Tetapi, karena sistem belum online dengan sistem keuangan, maka
pembayaran harus melalui sistem keuangan yang ada di UKSW yang
dikenal dengan SIKASA, baik pembayaran secara transfer maupun tunai.
3. Pengadaan Bahan Pustaka ”Buku”
Dalam pengadaan bahan pustaka ”buku” sekarang dilakukan bersama- sama antara fakultas dan Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana. Anggaran masing-masing fakultas dan Perpustakaan Universitas selama ini diperoleh dari anggaran Universitas Kristen Satya Wacana, tetapi anggaran untuk Perpustakaan Universitas mendapatkan lebih banyak daripada fakultas karena anggaran Perpustakaan Universitas digunakan untuk pengembangkan koleksi atau menangani pengeluaran dalam pengadaan bahan pustaka. Pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana bersifat umum untuk mendukung kegiatan proses belajar mengajar, seperti koleksi
referens yang terdiri dari kamus, ensiklopedia, himpunan peraturan perundangan, dan lain-lain. Sedangkan pengadaan koleksi di fakultas bersifat lebih spesifik yang berisikan tentang bahan pustaka yang bersangkutan dengan bidang ilmu fakultas tersebut atau sesuai kebutuhan yang dibutuhkan oleh fakultas.
Kegiatan akuisisi bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana dilakukan melalui pembelian/pemesanan, hadiah baik atas permintaan maupun tanpa permintaan, dan tukar menukar. Tetapi untuk sekarang Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana belum melakukan tukar menukar buku dengan lembaga lain atau pihak lain.
commit to user
83
1) Pembelian/Pemesanan
Kegiatan yang dilakukan adalah pembelian secara langsung dengan datang ke toko buku atau memilih buku sesuai kebutuhan, dan pembelian secara tidak langsung melalui pemesanan kepada vendor.
Pembelian secara langsung pembayarannya dilakukan dengan cash sesuai
harga buku yang dibeli. Setelah itu, membuat surat perintah pembayaran sesuai rubrik pesanan dan mempertanggungjawabkan pengeluaran pada Manajer BAK (Biro Akuntansi dan Keuangan). Sedangkan pembelian secara tidak langsung dilakukan dengan proses sebagai berikut:
a. Menerima daftar pesanan buku dari fakultas/unit.
b. Meminta penawaran harga buku dari penerbit, toko buku, maupun
agen atas buku terpilih dalam daftar usulan.
c. Menerima penawaran harga buku dari penerbit, toko buku maupun
agen.
d. Memilih harga terendah dari penawaran harga buku yang telah
diterima.
e. Memeriksa alokasi dana.
f. Meminta persetujuan Kepala Bagian untuk mengusulkan buku kepada
Direktur Perpustakaan Universitas.
g. Mengirimkan daftar pesanan dari usulan pembelian buku yang telah
mendapat persetujuan dari Pimpinan Universitas Kristen Satya Wacana ke penerbit, toko buku, maupun agen yang dipilih.
commit to user
84
i. Mencocokkan invoice dengan daftar pesanan buku.
j. Melalui sekretaris Perpustakaan Universitas memberitahu Bagian
Keuangan Universitas Kristen Satya Wacana untuk melakukan pembayaran.
Penggunaan anggaran untuk pengeluaran atau pembayaran buku kurang dari 1 juta dapat diambil di Bagian Keuangan Universitas Kristen Satya Wacana. Sedangkan, untuk pembayaran lebih dari 1 juta dapat diambil pada hari berikutnya setelah meminta di Bagian Keuangan Universitas Kristen Satya
Wacana atau transfer. Pembayaran untuk pengadaan bahan pustaka via
transfer dapat dilakukan melalui prosedur sesuai pedoman yang berlaku pada Perpustakaan Universitas, yaitu:
a. Rubrik anggaran – Perpustakaan Universitas
a) Pengadaaan bahan pustaka/bagian akuisisi membuat konsep
surat untuk Manajer BAK (Biro Akuntansi dan Keuangan)
“Permohonan realisasi pembayaran berdasarkan invoice dari
supplier/vendor” yang ditandatangani dan atas nama sekretaris Perpustakaan Universitas, dan menyimpan tembusan surat sebagai arsip.
b) Petugas pengadaan bahan pustaka menginventarisasi surat
keluar pada buku induk “Surat Keluar Pengadaan Koleksi”.
c) Petugas Administrasi Perpustakaan Universitas membuat SPRA
commit to user
85
d) Surat permohonan pembayaran dengan invoice asli dan SPRA
dikirimkan ke manajer BAK melalui Bagian Administrasi Perpustakaan Universitas.
e) Copy dari surat permohonan dan invoice (faktur tagihan)
disimpan untuk sebagai arsip pengadaan koleksi.
f) Jarak 1 (satu) minggu dari tanggal pembuatan surat, petugas
pengadaan bahan pustaka melakukan pengecekan pembayaran melalui:
i. program SIKASA (A) – rekap transaksi yang dilakukan
Kode Lib : sudah ditransfer → pembayaran
lewat ebanking (transfer data)
Kkk : sudah ditransfer → pembayaran
lewat transfer bentuk uang tunai (dari kas Universitas Kristen Satya Wacana)
ii. menanyakan ke Bagian Keuangan Universitas Kristen Satya Wacana.
g) Bila sudah dilakukan pembayaran, petugas pengadaan bahan
pustaka:
i. meminta copy bukti transfer ke Bagian Keuangan
Universitas Kristen Satya Wacana
ii. mencatat tanggal transfer pembayaran dan keperluan atau
kegunaan transfer pembayaran disertai nomor invoice
commit to user
86
iii. menginformasikannya ke supplier/vendor via email atau
telepon.
h) Bila belum ditransfer oleh bagian keuangan Universitas Kristen
Satya Wacana, petugas pengadaan bahan pustaka melakukan pengecekan ulang setelah 3 hari dari tanggal pengecekan awal.
b. Rubrik anggaran - Fakultas/Unit
a) Pengadaaan bahan pustaka/bagian akuisisi membuat konsep
surat yang ditujukan kepada untuk Sekretaris Fakultas/unit
“Permohonan realisasi pembayaran berdasarkan invoice dari
supplier/vendor” yang ditandatangani dan atas nama Sekretaris Perpustakaan Universitas dengan tindasan surat ke Manajer BAK (Biro Akuntansi Keuangan) lalu diarsipkan. Surat dibuat rangkap 3 (1 – manajer BAK, 1 – Sekretaris Fakultas, 1 – arsip
Perpustakaan Universitas) dan surat untuk Sekretaris
Fakultas/unit dilampiri dengan invoice asli.
b) Petugas pengadaan bahan pustaka menginventarisasi surat keluar
pada buku induk “Surat Keluar Pengadaan Koleksi”.
c) Surat tindasan permohonan pembayaran dan fotokopi invoice
untuk Manajer BAK; surat asli permohonan dan invoice asli
dikirimkan ke Sekretaris Fakultas/unit sebagai sumber anggaran pengadaan bahan pustaka. Pengiriman surat melalui petugas Administrasi Perpustakaan Universitas.
commit to user
87
d) Copy dari surat permohonan dan invoice (faktur tagihan)
diarsipkan oleh Petugas Pengadaan Koleksi.
e) Setelah 1 (satu) minggu dari tanggal pembuatan surat, petugas
pengadaan bahan pustaka melakukan pengecekan pembayaran melalui Bagian Keuangan Universitas Kristen Satya Wacana.
f) Bila sudah, petugas pengadaan bahan pustaka:
i. mencatat tanggal transfer pembayaran pada surat
permohonan dan invoice
ii. meminta bukti transfer ke Bagian Keuangan
iii. menginformasikannya ke supplier/vendor via email atau
telepon.
g) Bila belum ditransfer oleh Bagian Keuangan Universitas Kristen
Satya Wacana, petugas pengadaan bahan pustaka menanyakan kepada Sekretaris Fakultas/unit pemberi anggaran apakah SPRA sudah dibuat.
h) Bila belum ditransfer oleh Bagian Keuangan Universitas Kristen
Satya Wacana, petugas pengadaan bahan pustaka melakukan pengecekan ulang setelah 3 hari dari tanggal pengecekan awal melalui Bagian Keuangan maupun fakultas/unit pemberi dana.
2) Hadiah
Hadiah buku biasanya diperoleh dari seseorang dan lembaga lain atau dari dalam negeri maupun luar negeri. Proses penerimaan hadiah buku di Perpustakaan Universitas adalah sebagai berikut:
commit to user
88
a. Memeriksa buku yang diterima dan mencocokkan dengan daftar buku
yang dikirimkan oleh pengirim.
b. Membuat dan mengirimkan surat ucapan terima kasih dengan
lampiran surat tanda terima melalui pos atau jika tercantum alamat
email dari pengirim, surat ucapan terima kasih yang sudah discan
dapat dikirimkan via email dengan melampirkan surat tanda terima.
c. Memberi kode pada halaman judul buku (H/sumber/tanggal terima).
d. Menerakan cap kepemilikan dan cap inventaris.
e. Mendaftar ke dalam buku induk.
4. Inventarisasi
Dalam kegiatan ini buku yang sudah diterima pada Bagian Akuisisi sebelum lanjutkan dengan kegiatan pemasukan data, maka harus melalui proses inventarisasi sebagai berikut:
a. Mencocokkan buku yang diterima dengan nota/faktur penjualan dari
supplier/vendor.
b. Melakukan pengecekan fisik buku, apakah ada halaman yang hilang,
rusak, sobek, dan atau fisik buku cacat.
Jika pada proses a dan b mengalami ketidaksesuaian dengan buku yang dipesan dan dikirim, maka Bagian Akuisisi akan melakukan
komplain kepada supplier/vendor dengan mengirimkan surat klaim
c. Menuliskan informasi perolehan buku pada halaman judul dengan
commit to user
89 Keterangan:
- status berisikan tentang B = Beli atau H = Hadiah
- sumber berisikan tentang unit yang melakukan
pembelian/keterangan yang memberi hadiah
- harga dicantumkan sesuai dengan harga buku yang asli jika
melalui pembelian, tetapi buku yang didapat dari hadiah tidak ada keterangan harga
- tanggal terima ditulis dengan tanggal Perpustakaan Universitas –
UKSW menerima buku yang bersangkutan. Contoh informasi perolehan buku adalah:
B/FH/Rp. 10.000,-/2 Maret ’12
H/Perpusda/2 Maret ’12
d. Memberi cap stempel atau tanda kepemilikan Perpustakaan
Universitas pada buku, yaitu:
- Cap Universitas Kristen Satya Wacana (bundar) dilakukan 3x,
pertama diletakkan pada halaman judul, halaman Bab 2, dan yang ketiga pada halaman terakhir dengan mencari tempat yang kosong.
- Cap kotak (kotak lebar) diletakkan pada halaman terakhir di
bawah cap Universitas Kristen Satya Wacana (bundar) dengan format:
o Status/sumber :
commit to user
90
o Harga :
o Acc. no :
Keterangan:
o Status berisikan tentang B = Beli atau H = Hadiah, dan
sumber berisikan tentang unit yang melakukan
pembelian/keterangan yang memberi hadiah.
o Tanggal terima ditulis dengan tanggal Perpustakaan
Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana menerima buku yang bersangkutan.
o Harga dicantumkan dengan harga buku yang asli jika
melalui pembelian, tetapi buku yang didapat dari hadiah tidak ada keterangan harga.
o Acc. no diisikan dengan numbering item ID atau cap
accession sesuai barcode.
- cap kotak (panjang) bertuliskan Perpustakaan Universitas –
Universitas Kristen Satya Wacana, diletakkan di 3 sisi buku yaitu sisi atas, sisi bawah dan sisi kanan
- menerakan numbering item ID atau cap accession yang
dilakukan dengan 4x, yaitu: halaman judul, halaman 13, halaman terakhir (pada cap kotak lebar), dan kertas konsep yang digunakan untuk pengolahan buku di Bagian Pelayanan Teknis.
e. Memasang barcode dilakukan 3x, pertama sampul depan (kiri atas),
commit to user
91
kiri/tengah). Penempelan barcode dilakukan 3x, karena apabila
salahsatu bagian yang ditempel barcode ada yang rusak atau sobek
masih ada barcode bagian lain yang masih dapat digunakan.
Sehingga, pegawai tidak kesulitan untuk menginput buku yang dalam proses pengolahan atau sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) buku oleh pemustaka.
f. Membuat kertas konsep, dengan format :
Tanggal terima : Baru/Tambah
Status/Sumber : No. Acc :
Harga :
Vendor :
Discount :
Keterangan:
- Tanggal terima ditulis dengan tanggal Perpustakaan Universitas
– Universitas Kristen Satya Wacana menerima buku yang