BAB II
BAHAN RUJUKAN
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
Sistem merupakan kumpulan dari sub system atau komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. Tujuan utama perusahaan mungkin untuk mendapatkan laba, menghasilkan produk yang baik, tumbuh menjadi lebih besar, tetap bertahan, atau biasanya merupakan kombinasi dari semua ini. Gambaran ini menunjukan kenyataan betapa pentingnya komponen- komponen yang dimilikinya yang kita sebut sebagai subsistem.
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat. Informasi yang bekualitas akan meningkatkan kualitas pemahaman para pengelola organisasi tersebut dalam melihat perubahan-perubahan yang terjadi baik di dalam maupun di luar organisasi, sehingga para pengelola organisasi akan dengan cepat dan akurat menanggapi perubahan yang timbul.
Melihat peran informas yang begitu tinggi bagi organisasi menjadi sangat tergantung kepada sistem informasi akuntansi dan mereka memerlukan informasi sebagai sumberdaya yang sangat berharga dalam menghindari resiko sehingga turut menentukan dapat tidaknya suatu organisasi terus beroperasi.
2.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Azhar Susanto (2008:72) sistem informasi akuntansi adalah:
“Sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan atau integrasi dari sub-sub sistem atau komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan”.
Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Romney & Steinbert (2006:4) adalah:
“Accounting information system is a systm that collects, records, stores and processes data to produce information decision markers”.
“Sistem informasi akuntansi adalah sebuah system yang mengumpulkan, mengkoreksi, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan.”
Fungsi utama sistem informasi akuntansi adalah mendorong seoptimal mungkin agar akuntansi dapat menghasilkan berbagai infomasi akuntansi yang berkualitas yaitu informasi yang akurat, relevan, tepat waktu, dan lengkap yang secara keseluruhan informasi akuntansi tersebut mengandung arti dan berguna.
Berbagai uraian-uraian diatas pengertian sistem informsi akuntansi dapat disimpulkan sebagai berikut: system informasi akuntansi adalah suatu sistem pengolahan data akuntansi yang merupakan koordinasi dari manusia, alat, dan metode yang berinteraksi secara harmonis dalam suatu wadah organisasi yang terstruktur untuk menghasilkan informasi akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen yang terstruktur pula.
2.1.2 Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Azhar Susanto (2008:8) tujuan utama dibangun system informasi akuntansi adalah untuk mengolah data akuntansi yang berasal dari berbagi sumber menjadi informasi akuntansi yang diperlukan oleh berbagai macam pemakai untuk mengurangi resiko saat pengambilan keputusan. Para pemakai informasi tersebut dapat berasal dari dalam perusahaan seperti manajer atau dari luar perusahaan seperti pelanggan dan pemasok. Ada tiga fungsi atau peran system informasi akuntansi yang digunakan untuk mencapai tujuan utama diatas. Ketiga fungsi tersebut sangat erat hubungannya satu sama lain sehingga harus dilihat secara bersamaan. Ketiga fungsi tersebut adalah:
1. Mendukung aktivitas perusahaan sehari-hari
Suatu perusahaan agar tetap eksis perusahaan tersebut harus beroperasi dengan melakukan jumla aktivitas bisnis yang peristiwanya disebut dengan transaksi seperti melakukan pembelian, penyimpanan, proses produksi dan penjualan.
Ada dua macam transaksi yaitu transaksi yaiotu transaksi auntansi dan nonakuntansi. Transaksi akuntansi adalah kejadian atau transaksi yang dilakukan oleh perusahaan yang berakibat adanya pertukaran antara sesuatu yang memiliki nilai ekonomi bagi perusahaan tersebut, seperti peristiwa terjadinya penjualan dan pembelian barang oleh perusahaan.
Transaksi nonakuntansi adalah kejadian atau transaksi yang dilakukan oleh perusahaan tapi peristiwa tersebut tidak menimbulkan dampak pertukaran nilai ekonomi bagi perusahaan yang melakukannya. Seperti memasukan data order pembelian ke computer dan menyiapkan barang untuk dikirim.
2. Mendukung proses pengambilan keputusan
Tujun yang sama pentingnya dalam sistem informasi akuntansi adalah untuk memberi informasi yang diperlukan dalam proses pengambilan keputusan. Keputusan harus dibuat dalam kaitannya denga perencanaan dan pengendalian aktivitas perusahaan. Informasi yang tidak dapat diperoleh dari sistem informasi akuntansi tapi diperlukan dalam proses pengambilan keputusan biasanya berupa informasi kuntitatif yang tidak bersifat uang dan data kualitatif. Informasi ini dapat diperoleh bila perusahaan menerapkan sistem informasi manajemen, karena sistem informasi manajemen merupakan sistem informasi perusahaan keseluruhan sedangkan sistem informasi akuntansi merupakan bagian terbesar dari sitem informasi yang dihasilkannya bersifat detail.
3. Membantu mengelola perusahaan dalam memenuhi tanggung jawab kepada pihak eksternal.
Setiap perusahaan harus memenuhi tanggung jawab hukum. Salah satu tanggung jawab penting adalah keharusan memberi informasi kepada pemakai yang berada di luar perusahaan atau stakeholder yang meliputi
pemasok, pelanggan, pemegang saham, kreditor, investor besar, serikat kerja, analisis keuangan, asosiasi industri, atau bahkan publik secara umum.
2.1.3 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001:3) dalam penyusunan sistem informasi akuntansi ada beberapa unsur yang harus diperhatikan diantaranya:
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir seringdisebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yan terjadi dalam organisasi yang direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering pula dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi kedalam catatan.
Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan, contoh formulir adalah fakta penjualan, bukti kas keluar dan cek.
2. Catatan
Catatan terdiri dari:
a. Jurnal Umum (Buku Harian)
Buku harian yang selama ini dikenal adalah jurnal umum.
Penggunaan buku harian biasanya banyak dilakukan oleh perusahaan jasa apabila transaksi yang harus dicatat tidak terlalu banyak jumlahnya. Menurut Soemarsono (2002:163) buku harian mempunyai keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
1) Dalam buku harian dapat disediakan kolom-kolom khusus untuk beberapa jenis transaksi tertentu. Dengan cara ini penulisan nama akun pada waktu membuat ayat jurnal tidak perlu dilakukan untuk tiap-tiap transaksi. Pemindah-bukuan transaksi dari jurnal ke buku besar dapat dilakukan sekaligus untuk transaksi-transaksi yang terjadi selama satu periode.
Apabila pencatatan dilakukan dalam jurnal umum, pemindahan buku besar harus dilakukan untuk tiap-tiap transaksi.
2) Setiap buku harian dapat digunakan untuk mencatat satu jenis transaksi saja. Buku harian terdiri dari:
a) Buku harian penjualan adalah buku harian yang digunakan untuk mencatat penjualan barang yang dilakukan secara kredit. Dalam buku harian ini akan terlibat akun piutang dan penjualan.
b) Buku harian penerimaan kas adalah buku harian yang digunakan untuik mencatat semua penerimaan uang, termasuk penjualan tunai dan penerimaan tagihan.
c) Buku harian pembelian adalah buku harian yang digunakan untuk mencatat pembelian barang secara kredit. Dalam buku harian ini akan terlibat akun pembalian dan utang.
d) Buku pengeluaran kas adalah buku harian yang digunakan untuk mencatat semua pengeluaran uang yang dilakukan perusahaan, termasuk pembelian secara tunai dan pembayaran utang.
b. Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telh dicatat sebelumnya dalam jurnal. Akun-akun dalam buku besar ini di lain pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggoongkan data keuangan, dalam pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
c. Buku Pembantu
Jika data keuangan digolongkan dalam bentuk buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut dan dibuat buku pembntu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari akun-akun dalam buku besar.
3. Laporan
Merupakan hasil akhir dari output dari suatu sistem informasi akuntansi dan merupakan alat yang digunakan untuk mempertanggungjawabkan suatu tugas, informasi ini dapat disajikan dalam bentuk: neraca, laporan per ekuitas, laporan arus kas, laporan saldo laba, laporan harga pokok penjualan dan sebagainya. Laporan yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut:
a. Relevan yaitu laporan harus dibuat sesuai dengan kebutuhan pemakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.
b. Kepadatan yaitu harus memuat yang perlu saja. Semua rincian yang tidak perlu dan tidak relevan harus dihilangkan.
c. Diskriminasi yang memadai yaitu laporan yang dibuat harus memuat suatu lingkungan sesuai sesuai dengan kebutuhan.
d. Lingkup yang tepat yaitu laporan yang dibuat harus memuat suatu lingkungan sasuai kebutuhan.
e. Ketepatan waktu maksudnya bila laporan terlambat, maka laporan inti sudah tidak barnilai lagi.
f. Keterandalan yaitu laporan harus dibuat dengan tingkat kecermatan dan ketepatan yang tinggi sehingga laporan tersebut dapat dipercaya.
4. Alat-alat
Yaitu sarana yang digunakan untuk mengadakan laporan yang akurat.
Alat-alat tersebut terdiri dari: komputer, mesin hitung, mesin tik dan sebagainya.
5. Prosedur-porosedur
Yaitu urutan pekerjan yang saling berhubungan satu sama lain.
2.1 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Sistem akuntansi penggajian merupakan hal yang sangat diperlukan terutama apabila buruh dan pegawai telah cukup banyak dan juga apabila sistem penggajian dalam perusahaan ada beberapa macam.
Gaji merupakan jumlah uang yang diterima pegawai sesuai dengan prestasi kerjanya yang telah diberikannya kepada perusahaan. Gaji pegawai sering dimanipulasi baik mengenai absensi kehadirannya juga mengenai jumlah uangnya antara lain berupa gaji fiktif yang berakibat akan merugikan perusahaan dan mungkin juga pegawai itu sendiri. Untuk mengatasi hal tersebut perlu disususn sistem informasi akuntansi penggajian yang akan menghasilkan informasi gaji serta sistem pengendalian gaji yang baik.
Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2005:184) siklus manajemen sumber daya manusia/penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai. Berikut ini adalah tugas-tugas yang lebih penting:
1. Merekrut dan mempekerjakan pegawai baru 2. Melatih
3. Memberikan tugas pekerjaan
4. Memberikan kompensasi (penggajian) 5. Mengevaluasi kinerja
6. Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa gaji pada setiap perusahaan harus dapat menetapkan dengan cepat dan tepat berapa pendapatan kotor setiap karyawan, berapa jumlah yang harus dikurangi untuk pajak dan potongan lainnya, dan berapa jumlah bersih yang harus dibayarkan pada karyawan.
2.2.2 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Sistem akuntansi upah dan gaji sangat diperlukan khususnya pada perusahaan industri menengah dan besar, yang mempekerjakan pegawai dalam jumlah yang cukup banyak mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Upah merupakan bagian yang terpenting dalam unsur biaya produksi karenanya perlu diperhatikan efisiensinya.
2. Sistem tarif dalam upah dapat berbagai bentuk antara lain upah harian, upah potongan, upah borongan atau upah tetap sehingga perlu disusun sistem administrasinya dengan baik.
3. Buruh dan karyawan yang menerima upah terdiri dari manusia- manusia berbagai ragam sifat dan keterampilan, karenanya perlu dimonitor secara terus-menerus mengenai kehadirannya (absensi), aktivitas kerja dalm rangka mencapai efektivitas kerja dan promosi kedudukan.
2.2.3 Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Untuk dapat mencapai sistem informasi akuntansi penggajian diperlukan unsur-unsur sistem informasi akuntansi menurut Romney dan Steinbart (2004:3) terdapat beberapa unsur-unsur pokok sistem akuntansi:
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem informasi akuntansi dan melaksanakan berbagai fungsi.
Suatu perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya tidak terlepas dari sumber daya manusia, oleh karena itu dalam menjalankan suatu sistem operasi perusahaan memerlukan sumber daya manusia yang berkualitas agar tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.
2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan , memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.
Prosedur dalam suatu perusahaan merupakan suatu hal yang penting karena prosedur dapat menentukan perusahaan berjalan dengan baik
atau tidak. Prosedur juga dapat mengurangi kesalahan-kesalahan maupun kecurangan-kecurangan yang terjadi di dalam perusahaan.
3. Data atau dokumen tentang proses-proses dalam sistem informasi akuntansi.
Suatu organisasi tidak terlepas dari sumber-sumber data yang menjelaskan tentang cara-cara berorganisasi dengan baik. Hal itu dibutuhkan agar perusahaan dapat berkembang dengan baik.
4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.
Suatu sistem operasi melibatkan software di dalamnya, karena software adalah perangkat lunak untuk menginput data-data kegiatan perusahaan.
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung, dan peralatan-peralatan untuk komunikasi jaringan.
Infrastruktur teknologi informasi merupakan alat penunjang dari suatu sistem operasi, computer dalam hal ini merupakan alat penunjang yang paling penting karena merupakan alat penyimpanan data elektronik perusahaan dan juga alat pengendali bagi pimpinan perusahaan.
