39 2.1 Sistem Akuntansi
Dalam memenuhi kebutuhan informasi untuk pihak luar maupun pihak perusahaan, disusun suatu sistem akuntansi. Sistem ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat diproses secara manual atau tanpa mesin pembantu atau diproses dengan menggunakan mesin pembukuan yang sederhana sampai dengan komputer.
2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem pada dasarnya sekelompok unsur yang erat hubungannya satu sama lain, yang berfungsi secara bersama untuk mencapai tujuan tertentu.
Berdasarkan hal tersebut, maka penulis mengutip pengertian sistem menurut George H. Bodnar dan William S. Hodwood (2003:11) dalam bukunya yang berjudul” Sistem Informasi akuntansi” mengemukakan sebagai berikut :
“ Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu”.
Menurut Mulyadi (2001:5) definisi sistem adalah :
“ Sistem merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.
Sedangkan Menurut Moscove yang diterjemahkan oleh Drs. Zaki Baridwan, M.Sc dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2000:2) adalah sebagai berikut :
“ Sistem adalah suatu entity (kesatuan) yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan yang bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu”.
Berdasarkan dari uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah suatu komponen jaringan yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk mencapai tujuan tertentu dalam melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
2.1.2 Pengertian Akuntansi
Pengertian akuntansi menurut Alvi A. Arens dan James K. Luebbecke yang dialih bahaskan oleh Amir Abadi Jusuf (1996:4) yaitu :
“Akuntansi adalah proses pencatatan, pengelompokan dan pengikhtisaran peristiwa ekonomi dalam bentuk yang teratur dan logis dengan tujuan untuk menyediakan informasi keuangan yang diperlukan dalam pengambilan keputusan”.
Menurut Al Haryono (2001:5) definisi akuntansi adalah
“Akuntansi merupakan proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan dan penganalisisan data keuangan suatu organisasi”.
Menurut Muhammad Afni Nizar dalam Kamus Akuntansi (2000:10) adalah sebagai berikut :
“Akuntansi merupakan suatu sistem yang memberikan informasi kuantitatif mengenai bisnis-bisnis ekonomis, terutama sifat-sifat keuangan yang ditunjukan untuk digunakan dalam pengambilan keputusan ekonomis”.
Dari uraian di atas, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa pengertian akuntansi adalah proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan dan penganalisisan peristiwa data keuangan atau bisnis-bisnis ekonomis dengan teratur dan logis dalam menyediakan informasi keuangan disuatu perusahaan atau organisasi lain serta penafsiran atas hasilnya dalam pengambilan keputusan ekonomis.
2.1.3 Pengertian Sistem Akuntansi
Setiap perusahaan mempunyai tujuan yang telah direncanakan sebelumnya, yaitu untuk memperoleh laba. Dalam mencapai tujuan tersebut, pimpinan perusahaan (manajer) harus dapat mengkoordinir secara ekonomis, rasional alat- alat produksi (alam, manusia, dan modal) dalam suatu wadah yaitu organisasi. Organisasi tersebut melaksanakan aktifitas berdasarkan uraian tugas, dibantu oleh formulir-formulir dan catatan yang terkoordinir untuk menyediakan informasi bagi pimpinan sebagai alat bantu untuk mencapai tersebut.
Menurut Krismiaji (2002:4) Sistem informasi akuntansi adalah
“ Sistem akuntansi merupakan sebuah sistem yang memproses data dan traksaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasiakn bisnis”.
Menurut George H. Bodnar (2001:8)
“ Sistem akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi”.
Sedangkan menurut Barry E. Cushing yang diterjemahkan oleh George H. bodnar dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2001:8) adalah
“ Sistem akuntansi merupakan seperangkat sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi yang dibangun untuk menyajikan informasi keuangan yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data keuangan”.
Dari uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem akuntansi adalah merupakan sebuah sistem yang memproses data dan traksaksi guna menyajikan serta menghasilkan informasi keuangan yang berisi formulir, catatan dan laporan yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis dalam suatu organisasi yang dibutuhkan manajemen dalam pengelolaan perusahaan dari pengumpulan dan pemrosesan data keuangan.
2.1.4 Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi
Sistem informasi akuntansi untuk suatu perusahaan akan berbeda dengan dengan perusahaan lain. Bahkan dalam perusahaan itu sendiri, sistem informasi akuntansi harus terus dikembangkan dengan kemungkinan meluasnya perusahaan, bertambahnya pegawai, berpindahnya kepemilikan dan sebagainya.
Menurut Mulyadi (2001:19) tujuan umum penyusunan sistem akuntansi adalah :
1. Untuk menyediakan bagi pengolahaan kegiatan usaha baru
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat kendala(relibiality)informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan atas kekayaan perusahaan.
Sedangkan menurut La Midjan (2001:8) Tujuan penyusunan sistem akuntansi bagi suatu organisasi perusahaan, yaitu :
1. Untuk meningkatkan informasi
Yaitu informasi yang tepat waktu, tepat guna (relevance) dan terpercaya. Dengan kata lain sistem akuntansi harus dengan cepat dan tepat dapat memberikan informasi yang diperlukan dengan “kandungan informasi“ sesuai dengan yang diperlukan.
2. Untuk meningkatkan metode internal cek atau pengendalian
Yaitu metode internal cek dan pengendalian yang diperlukan agar dapat mengamankan kekayaan perusahaan. Ini berarti bahwa sistem akuntansi yang disusun harus juga mengandung kegiatan internal cek atau pengendalian intern.
Ini berarti bahwa di pihak lain biaya tata usaha untuk menciptakan sistem akuntansi (biaya tata usaha berupa tenaga, alat tulis, dan kertas) harus seefisien dan semurah mungkin.
Sedangkan Menurut Zaki Baridwan (1994 : 6) mengemukakan bahwa penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan mempunyai beberapa tujuan yang harus dipertimbangkan dengan baik, tujuan tersebut sebagai berikut :
1 Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip tepat, yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya dan dapat memenuhi kebutuhan data yang sesuai.
2 Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat menjaga harta milik perusahaan, maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengendalian intern.
3 Sistem akuntansi yang disusun tersebut harus mempertimbangkan penggunaan biaya, yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi dapat ditekan.
Berdasarkan pendapat-pendapat di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan sistem akuntansi yaitu dapat meningkatkan informasi yang dibutuhkan perusahaan, baik ketepatan waktu maupun informasi yang relevan. Sistem akuntansi harus dapat menjaga harta milik perusahaan dan mempertimbangkan prinsip pengendalian intern. Sistem akuntansi tidak dapat dilaksanakan tanpa mempertimbangkan biaya, penggunaan biaya dalam menyelenggarakan sistem akuntansi, dengan kata lain harus dipertimbangkan keseimbangan antara “manfaat dengan biaya”.
2.1.5 Unsur-unsur Sistem Akuntansi
Unsur-unsur sistem akuntansi merupakan bagian yang saling terkait dan tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lain, sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh.
Sistem akuntansi sesuai dengan yang dikemukakan oleh Mulyadi (2001:3), terdiri dari beberapa unsur-unsur sebagai berikut :
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir juga sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam perusahaan direkam di atas secarik kertas. Formulir sering juga disebut istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam perusahaan kedalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek.
Prinsip-prinsip Dasar Mendesain Suatu Formulir :
Menurut Dr. Lamidjan Ms.Ak dan Azhar Susanto MBus.A dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2001:89) dalam mendesain suatu formulir, beberapa prinsip dasar harus dipertimbangkan yaitu sebagai berikut:
a. Gunakan sedikit mungkin kalimat, gunakanlah kalimat-kalimat yang sederhana akan tetapi jelas dan hindari pengunaan kalimat-kalimat yang tidak perlu.
b. Pergunakan tembusan/kopi, untuk mempermudah pendistribusian informasi atau instruksi. Penggunaan formulir yang berangkap dan menggunakan karbon selain akan mempermudah melakukan internal cek dan hubungan intern, juga mempermudah menyiapkan data bagi akuntan publik dalam memeriksa perusahaan tersebut.
c. Hindari penggunaan data rangkap, prinsip yang sangat penting dalam mendesain suatu formulir ialah mencegah kemungkinan penggunaan informasi yang sama untuk dua atau lebih formulir yang berfungsi sama. d. Formulir harus disusun sederhana mungkin dan jelas, penggunaan
formulir yang sederhana akan mengurangi informasi yang tidak perlu dan mempermudah untuk ditafsirkan.
e. Susunlah sebanyak mungkin formulir untuk mempermudah dan mengumpulkan berbagai transaksi yang harus dicatat didalam perusahaan dan untuk memperlancar kegiatan lainnya antara lain proses akuntansi. f. Untuk tujuan pengamanan, dalam menyusun formulir gunakan
kode-kode tertentu agar tidak mudah dipalsukan misalnya : untuk kertas berharga yaitu formulir deposito berjangka.
g. Pergunakan kertas yang sebaik mungkin. Kalau perlu untuk menghemat waktu gunakanlah kertas (carbonize) untuk menghasilkan tembusan.
h. Format dan bentuk formulir harus baik. Apabila tidak perlu jangan terlalu besar, lebar atau terlalu kecil karena akan mempersulit pengarsipan. i. Untuk formulir yang dibuat beberapa rangkap, maka agar
mempermudah pendistribusian, sebaiknya masing-masing lembar dan formulir tersebut dibedakan warnanya.
j. Formulir sebaiknya bernomor urut yang tercetak (penumbered) agar mempermudah pencatatan dan pencarian kembali.
2. Catatan-Catatan
Yaitu buku yang digunakan untuk pencatatan atau hasil yang bersumber dari formulir.
a. Jurnal
Jurnal menurut Alminsyah, S.E dan Drs. Padji MA. Dalam bukunya Kamus Istilah Akuntansi (2005:207) adalah ayat jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi dan kejadian-kejadian keuangan di dalam sautu perusahaan. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklarifikasikan dan meringkas data keuangan dan data lainnya, seperti telah disebutkan di atas, sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut klasifikasi yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya (berupa jumlah transaksi tertentu) kemudian diposting (dipindahkan) ke
rekening yang bersangkutan dalam buku besar. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, pembelian, penjualan dan jurnal umum. Metode pencatatan data kedalam jurnal pada umumnya meliputi pencatatan dengan menggunakan pena, mesin pembukuan, arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai jurnal, atau dengan komputer.
b. Buku Besar
Buku besar (general ledger) menurut Alminsyah, S.E dan Drs. Padji MA. Dalam bukunya Kamus Istilah Akuntansi (2005:183) adalah kumpulan dari perkiraan-perkiraan yang saling berhubungan dan yang merupakan suatu kesatuan tersendiri. Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
c. Buku Pembantu
Buku Pembantu menurut Alminsyah, S.E dan Drs. Padji MA. Dalam bukunya Kamus Istilah Akuntansi (2005:183) adalah buku besar yng dirancang untuk mengumpulkan informasi yang lebih rinci untuk mendukung informasi yang terdapat di buku besar. Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (book of final entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam buku ini.
3. Laporan
Laporan merupakan hasil akhir suatu sistem dan merupakan alat yang digunakan untuk mempertanggungjawabkan hasil akhir dari suatu tugas, dapat disajikan dalam bentuk : neraca, laporan labarugi, laporan perubahan modal, laporan arus kas, laporan saldo ditahan, dan sebagainya. Karakteristik laporan kualitatif, yaitu membuat laporan tersebut dapat memberikan informasi yang berguna yaitu :
a. Dapat dipahami
Kualitas penting informasi yang ditampung dalam laporan adalah kemudahannya untuk segera dipahami oleh pemakai.
b. Relevan
Agar bermanfaat informasi harus relevan untuk memenuhi kebutuhan pemakaian dalm proses pengambilan keputusan.
c. Keandalan
Agar bermanfaat informasi harus andal, informasi memiliki kualitas andal jika bebas dari pengertian yang menyesatkan, kesalahan material dan dapat diandalkan pemakaiannya sebagai penyajian yang tulus atau jujur dari yang seharusnya disajikan.
d. Dapat dipertimbangkan
Konsentrasi antar periode sehingga dapat digunakan untuk evaluasi posisi keuangan.
4. Alat–alat
Yaitu sarana yang digunakan untuk memperlancar pekerjaan sehingga mendapatkan hasil yang akurat. Alat–alat terdiri dari : komputer, mesin hitung, dan sebagainya.
5. Prosedur
Yaitu urutan pekerjaan yang saling berhubungan satu sama lain.
2.2 Sistem Akuntansi Pembelian 2.2.1 Pengertian Pembelian
Pembelian dapat dilakukan secara tunai atau kredit serta bagaimana dengan penentuan harga pokok bahan yang dibeli meliputi potongan pembelian dan biaya angkut dan pajak.
Pembelian menurut Philip Kotler (2002:218) adalah
“ Proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh organisasi untuk menetapkan kebutuhan akan barang dan jasa yang perlu dibeli serta mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih diantara alternatife merek dari pemasok”.
Sedangkan Pembelian menurut Sofyan Assauri (1998:159)
“ Pembelian merupakan kemampuan perusahaan untuk pengadaan barang dan jasa yang diolah menjadi produk sebanding dengan pengunaan sumber-sumber di dalam perusahaan”.
Pembeli memegang peranan penting yang dapat mendorong keberhasilan suatu kegiatan operasional perusahaan dengan memberikan wewenang untuk mendapatkan kualitas dan kuantitas barang yang diperlukan, mengadakan pembelian pada waktu yang dibutuhkan, penentuan harga serta pemasok yang tepat dengan cara mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih kriteria barang yang sesuai.
2.2.2 Proses Bisnis pembelian
Langkah-langkah dalam proses bisnis pembelian menurut George H. Bodnar (2001:8) sebagai berikut :
1. Penentuan persyaratan
Permohonan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta pengadaan sesuatu sehingga tersedia pada titik waktu tertentu. Permohonsn bisa disiapkan secara manual.
2. Pemilihan sumber
Menugaskan sebuah sumber untuk memasok permohonan pembelian, memeriksa apakah ada sebuah kontrak dengan pemasok untuk memasok barang yang diminta.
3. Permintaan penawaran (untuk pembelian barang yang mahal)
Setelah pemasok dipilih, dibuatlah dokumen permintaan penawaran. Suatu permintaan untuk penawaran dibuat untuk barang atau jasa dengan biaya tinggi atau untuk barang atau jasa dimana penawarannya dibutuhkan sebagai kebijakan perusahaan.
4. Pemilihan pemasok
Membandingkan kebutuhan pembelian dengan penawaran pemasok saat mencatat dalam dokumen penawaran yang paling sesuai.
5. Membuat pesanan pembelian
Dokumen pesanan pmbelian mengidentifikasi seorang pemasok, mengkonfirmasikan barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, cara pengiriman dan cara pembayaran.
6. Penerimaan barang
Pemasok membuat pengiriman lalu menyiapkan dokumen penerimaan barang yang disebut dengan laporan penerimaan. Dokumen penerimaan barang dapat dibuat kapan saja barang diinventariskan. 7. Verivikasi faktur
Faktur harus diperiksa terhadap dokumen penerimaan barang dan pemesanan pembeliaan asli sebelum pembayaran dilakukan. Proses bisnis ini dikenal sebagai verifikasi faktur, menjamin bahwa persyaratan biaya dan jumlah telah dipenuhi.
8. Pembayaran pemasok
Saat faktur diposkan, pembayaran bisa dilakukan. Pembayaran dibuat sesuai dengan cara pembayaran dan kondisi yang disebutkan dalam pesanan pembelian atau catatan induk pemasok.
Tabel 2.1
Bagan Proses Bisnis Pembelian Database
pembelian penerimaan
Pembelian utang dagang
Proses bisnis pembelian (George H. Bodnar)
2.2.3 Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian
Pengertian sistem akuntansi pembelian yang dikemukakan oleh James A. hall (2001 : 56) sebagai berikut :
“ Sistem akuntansi pembelian mengakuai kebutuhan untuk membeli kebutuhan persediaan fisik (seperti bahan baku) dan memerlukan pemesanan dengan pemasok. Ketika barang-barang diterima, bagian membentuk akun hutang dagang untuk membayar pada tanggal yang ditetapkan“.
Sedangkan menurut Marshall B.Romney dan Paul John Steinbart (2004:74) adalah sebagai berikut
Menyiapkan permohonan Pemrosesan permohonan Permohonan pembelian Pemrosesan penerimaan barang Pemrosesan penerimaan barang Memverivikasi barang Laporan penerimaan Pengiriman
“ Sistem akuntansi pembelian adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa ”.
Dari kutipan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi pembelian merupakan rangkaian kegiatan kebutuhan untuk pembeli dan kebutuhan persediaan fisik yang berhubungan dengan pemesanan dengan pemasok.
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pembelian merupakan aktivitas yang sangat penting dalam perusahaan. Pembelian merupakan transaksi usaha yang meliputi penetapan kebutuhan, pemilihan pemasok, penentuan harga yang layak, jangka waktu pembelian, membuat kontrak untuk pemesanan pembelian, serta mengawasi pengiriman barang.
Dalam sistem akuntansi pembelian harus dapat diciptakan informasi yang mutakhir mengenai sumber-sumber dalam barang-barang yang diperlukan perusahaan bisa dibeli, memelihara informasi tentang perkembangan harga, melaksanakan kewajiban pemasok mengenai tanggal penyerahan barang dan syarat pembayaran. Sistem akuntansi yang baik akan memiliki organisasi pembelian, sistem pencatatan, dan pelaporan pembelian.
Dari pendapat di atas dan pembahasan mengenai pembelian sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian merupakan salah satu sistem akuntansi yang mengatur cara-cara dalam melakukan pembelian, baik barang maupun jasa yang diperlukan perusahaan. Aktivitas pembelian pada umumnya dimulai dengan adanya permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan suatu barang, dilanjutkan dengan pemesanan melalui pemasok, pengawasan ketika penerimaan barang dan berakhir dengan adanya pembayaran barang maupun jasa yang diterima oleh perusahaan sesuai dengan tanggal perjanjian yang telah ditetapkan.
2.2.4 Tujuan Sistem Akuntansi Pembelian
Tujuan sistem akuntansi pembelian harus dapat menyajikan informasi akuntansi yang memadai mengenai barang, harga dan pemasok. Sistem akuntansi
pembelian didukung oleh prosedur permintaan pembelian, prosedur pelaksanaan pembelian, dan prosedur permintaan barang.
Tujuan pelaksanaan sistem akuntansi pembelian menurut La Midjan dan Azhar Susanto (1999 : 120) adalah :
1. Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan, disebabkan pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas perusahaan.
2. Transaksi pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan utang pada suatu perusahaan. Ini berarti adanya pembelian, khususnya pembelian secara kredit, disatu pihak harta akan bertambah tetapi dipihak lain hutang pun akan bertambah.
3. Apabila pembelian kurang direncanakan akan berakibat pada kekayaan dan hasil perusahaan yaitu sebagai berikut :
a. Apabila kuantitas barang yang dibeli terlalu banyak dapat berakibat adanya penumpukkan persediaan yang mungkin menanggung beban bunga bank kalau dananya bersumber dari bank. Hal lainnya terlalu banyak persediaan, menanggung resiko rusak, hilang susut, beban sewa gudang dan lain-lain. Jika persedian terlalu sedikit akan mengganggu kontinuitas perusahaan.
b. Apabila kualitas atas bahan baku yang dibeli menyimpang atau kurang, akan mempengaruhi kwalitas atas hasil produksi yang menggunakan bahan baku tersebut.
c. Apabila harga perolehan atas barang terlalu tinggi dikarenakan adanya pemborosan, manipulasi dan lain-lain, akan menaikkan harga pokok atas barang yang dijual dan mengakibatkan pula akan sulit bersaing di pasaran.
Sedangkan menurut Muhammad Fakhri Husein(2004:206) tujuan sistem informasi akuntansi pembelian adalah
1. Menjamin bahwa semua barang yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2. Menerima semua yang dipesan dan memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi yang baik.
3. Mengamankan barang hingga barang dibutuhkan.
4. Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar. 5. Mencatat dan mengklasifikasikan peneluaran dengan tepat.
6. Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.
7. Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diizinkan.
8. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan sistem informasi akuntansi adalalah agar dapat memperhatikan kontinuitas usaha perusahaan dengan menjamin, menerima dan mengamankan barang-barang yang telah dipesan serta dapat mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.
2.2.5 Unsur-unsur Sistem Akuntansi Pembelian
Unsur yang menunjang terlaksananya sistem akuntansi pembelian yang baik menurut Zaki Baridwan (1994 : 57) adalah :
1. Struktur organisasi pembelian dan uraian tugasnya akan diuraikan dalam sub bab struktur organisasi pada bab III.
2. Sistem informasi administrasi dan umum terdiri dari : a. Formulir
a) Surat permintaan pembelian. Formulir ini dikirimkan oleh bagian yang memerlukan barang ke bagian pembelian.
b) Surat permintaan penawaran harga. Formulir ini diajukan oleh bagian pembelian kepada pemasok.
c) Surat order pembelian.
b. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian sebagai berikut :
a) Jurnal pembelian, catatan ini berisi jurnal-jurnal saat pembelian.
b) Jurnal retur dan potongan pembelian. Jurnal ini pada dasarnya sama dengan jurnal pembelian untuk mencatat retur dan potongan pembelian.
c) Kartu hutang, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi nilai hutang perusahaan kepada setiap krediturnya. Berisi nama dan alamat kreditur, mutasi hutangnya, hutang bunga juga saldo hutang.
d) Kartu persediaan, catatan ini merupakan bukti pembantu, yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
c. Prosedur Pembelian
Menurut pendapat yang dikemukakan oleh La Midjan dan Azhar Sosanto (1992 : 211) menjelaskan bahwa :
“Sistem akuntansi pembelian harus ditata sebaik mungkin untuk membantu terlaksananya produksi perusahaan dengan benar, fungsi pembelian memegang perananan penting dalam siklus persediaan perusahaan. Melalui prosedur pembelian, prosedur penerimaan barang, dan analisa setiap pemasok“.
Prosedur pembelian menggunakan dokumen antara lain :
1. Bagian gudang dalam perusahaan, berdasarkan kebutuhannya mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian, dengan membuat surat permintaan pembelian yang berisi : a. Nama jenis barang, tipe, dan kualitas barang yang diminta. b. Kapan barang tersebut harus diterima, dokumen dibuat
rangkap dua untuk dicatat pada buku surat permintaan pembelian, kemudian didistribusikan sebagai berikut:
1. Asli, dikirim ke bagian pembelian.
2. Tembusan, sebagai arsip yang memerlukannya.
2. Bagian pembelian setelah menerima surat permintaan pembelian kemudian dicatat pada buku surat permintaan pembelian yang diterima, apabila barang yang diminta tersebut
belum ada pada daftar pelanggan, maka bagian pembelian membuat surat permintaan penawaran yang berisi :
a. Nama, jenis, tipe, banyak, harga, dan kualitas barang yang diminta.
b. Syarat penyerahan dan pembayaran yang diinginkan pemasok.
c. Tanggal paling lambat barang diterima dalam rangkap dua, kemudian didistribusikan sebagai berikut :
1. Asli, dikirim ke pemasok tersebut.
2. Tembusan, sebagai arsip kepada bagian pembelian. Surat permintaan penawaran secara berurutan dicatat pada buku order permintaan penawaran yang dikeluarkan.
Apabila dari pemasok diterima jawabannya, maka oleh bagian pembelian dicatat pada daftar pemasok baru dan daftar harga sebelumnya dibayar.
Apabila barang yang diminta telah ada dalam daftar pemasok dan daftar harga, bagian pembelian membuat surat penawaran pembelian atas order pembelian, yang isinya antara lain :
a. Nama dan jenis alamat pemasok.
b. Nama, jenis, banyak, dan kualitas barang yang diminta. c. Tanggal paling lambat barang tersebut diterima.
d. Syarat pembayaran dan penerimaan barang dalam rangkap 4 (empat), kemudian order pembelian didistribusikan setelah dicatat dalam buku order pembelian yang dikeluarkan, sebagai berikut : 1. Asli, dikirim ke pemasok.
2. Tembusan ke 1, dikirim ke bagian gudang.
3. Tembusan ke 2, dikirim ke bagian penerimaan barang.
Bagian gudang dan penerimaan atas dasar order pembelian kemudian mempersiapkan segala sesuatunya sehubungan dengan penerimaan barang tersebut.
3. Apabila barang tiba dari pemasok bersama-sama dengan surat pengantar barang (SPB) dalam rangkap 2 (dua), maka barang tersebut oleh bagian penerima diperikasa, antara lain :
a. Kuantitas barang tersebut. b. Kualitas barang tersebut.
c. Tanggal penerimaan tibanya barang tersebut apabila terdapat kesesuaian antara hasil pemeriksaan dengan order pembelian dan surat permintaan barang, maka dibuatkan laporan penerimaan barang dan didistribusikan sebagai berikut :
1. Asli, dikirim ke bagian pembelian untuk memberitahukan barang yang dipesan sudah tiba.
2. Tembusan ke 1, dikirim ke bagian yang memerlukan barang tersebut untuk pemberitahuan bahwa barang yang diminta sudah ada.
3. Tembusan ke 2, dikirim ke bagian akuntansi untuk dicatat pada kartu persediaan barang.
4. Tembusan ke 3, dikirim ke bagian gudang bersama-sama barangnya.
5. Tembusan ke 4, dikirim ke bagian penerimaan sebagai arsip. Bagian gudang mengadakan pengecekan sepenuhnya dan menyimpan barang tersebut, kemudian dicatat pada kartu persediaan gudang dan seterusnya laporan penerimaan barang diarsipkan.
4. Apabila faktur dalam rangkap 4 (empat) diterima oleh bagian pembelian, faktur tersebut setelah dicek dengan order pembelian dan laporan penerimaan barang kemudian didistribusikan sebagai berikut : a. Asli, dikirim ke bagian akuntansi untuk kemudian setelah diperiksa
sepenuhnya, dicatat pada buku jurnal pembelian dan selanjutnya ke buku besar :
Dr persediaan xxx
b. Tembusan ke 1, dikirim ke bagian akuntansi (hutang) untuk dicatat pada buku pemasok yang bersangkutan.
c. Tembusan ke 2, dikirim ke bagian akuntansi (persediaan bahan baku) untuk dicatat pada kartu persediaan perusahaan.
Kemudian semua faktur tersebut diarsipkan. d. Laporan
a) Laporan posisi saldo hutang, merupakan laporan yang memuat hutang yang belum dibayar pada setiap periode laporan.
b) Laporan hutang yang jatuh tempo, merupakan laporan yang berisi berbagai hutang yang sudah jatuh tempo untuk dibayar.
2.3 Pengendalian Internal
2.3.1 Pengertian pengendalian Internal
Pada dasarnya sistem pengendalian internal telah dikembangkan dalam mengamankan harta milik perusahaan. Menurut AICPA (American Institute Certified Public) yang dikutip oleh La Midjan (2001:36) mengemukakan bahwa :
“Sistem pengendalian internal merupakan struktur organisasi dan segala cara-cara serta tindakan-tindakan dalam suatu perusahaan yang saling dikoordinasikan untuk mengamankan hartanya, meningkatkan efisiensi operasinya serta mendorong ketaatan pada kebijakan-kebijakan yang telah digariskan oleh pemimpin perusahaan”.
2.3.2 Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Pengendalian pemrosesan transaksi menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2006:147-153) adalah sebagai berikut :
a. Pengendalian Umum
Pengendalian umum mempertimbangkan seluruh lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut :
1. Perencanaan organisasi pemrosesan data
¾ Pemisahan tugas tanggung jawab untuk otorisasi, penyimpanan, dan pemegang catatan untuk menangani dan memproses transasksi dipisahkan.
2. Prosedur operasi secara umum
Prosedur operasi secara umum terdiri dari :
¾ Tanggung jawab : deskripsi tugas untuk setiap fungsi pekerjaan dalam sistem pengolahan transaksi.
¾ Realibilitas personel : personel yang menjalankan pemrosesan harus dipastikan ia dapat secra konsisten menjaga kinerjanya. ¾ Pelatihan personel : personel harus diberi instruksi secara
eksplisit dan harus di uji pemahamannya sebelum ia dipercaya untuk menjalankan tugas.
¾ Kompetensi personel : orang yang diberi tugas untuk memproses sistem pengolahan transaksi memiliki pemahaman teknis yang diperlukan untuk menjalankan fungsinya. 3. Karakteristik pengendalian peralatan
¾ Backup dan recovery : terdiri dari peralatan file dan prosedur yang tersedia jika data yang asli hilang atau rusak.
¾ Jejak transaksi : ketersediaan manual untuk melacak status dan isi setiap catatan transaksi individual.
¾ Statistik error : akumulasi informasi atas jenis kesalahan. 4. Pengendalian akses data dan peralatan
¾ Penyimpanan yang aman : aktiva informasi harus dijaga sama seperti menjaga aktiva berwujud.
¾ Akses ganda : dua tindakan atau dua kondisi yang independen dan simultan diperlukan sebelum suatu proses diizinkan untuk dijalankan.
b. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang sfesifik untuk satu aplikasi tertentu. Pengendalian aplikasi dikelompokan menjadi :
1. Pengendalian input : dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pada tahap penginputan data.
2. Pengendalian proses : dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dan bahwa tidak ada transaksi yang terlewatkan yang tidak di proses.
3. Pengendalian output : dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribuskan secara tepat.
2.3.3 Pengendalian Preventif, Detektif, dan Korektif
Pengendalian preventif, detektif, dan korektif menurut James A. Hall dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2001:156)
a. Pengendalian Prefentif
Adalah teknik pasif yang didesain untuk mengurangi frekuensi munculnya peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan. Pengendalian preventif memaksa kesesuaian dengan tindakan-tindakan yang ditetapkan sebelumnya atau yang diinginkan.
b. Pengendalian Detektif
Yang termasuk dalam pengendalian ini adalah peralatan, taeknik, dan prosedur yang didesain untuk mengidentifikasi dan mengekspos peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan yang terlepas dari pengendalian preventif.
c. Pengendalian Korektif
Adalah tindakan-tindakan yang diambil untuk membalikan efek dari kesalahan yang dideteksi di langkah sebelumnya.
2.3.4 Unsur-unsur pengendalian internal
Unsur-unsur atau komponen pengendalian internal menurut George H Bodnar dan William S. Hopwood (2006:133-146) adalah sebagai berikut:
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan dampak kumulatif atas faktor-faktor untuk membangun, mendukung dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu. Lingkungan pengendalian menentukan iklim organisasi dan mempengaruhi kesadaran karyawan terhadap pengendalian. Faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah:
a. Nilai-nilai integritas dan etika
Banyak pihak berpendapat bahwa setiap perusahaan memilki budaya sendiri dana budaya inilah yang mendukung ataupun menghalangi perilaku etis di organisasi. Sebaik apapun kode etik yang dimiliki perusahaan akan menjadi tidak berarti jika ada masalah budaya yang signifikan dalam budaya perusahaan.
b. Komitmen terhadap kompetensi
Kompetisi karyawan merupakan hal yang penting untuk memungkinkan proses pengendalian internal dapat berfungsi dengan baik. Sebenarnya kualitas dan kompetisi karyawanlah yang dapat memastikan terlaksananya proses pengendalian yang baik.
c. Struktur organisasi
Struktur organisasi didefinisikan sebagai pola otoritas dan tanggung jawab yang ada dalam organisasi.
d. Perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya
Dewan direksi merupakan perantara yang menghubungkan pemegang saham selaku pemilik organisasi dengan manajemen yang bertanggung jawab menjalankan organisasi. Pemegang saham mengontrol manajemen melalui fungsi dewan direksi dan komitenya.
e. Cara pembagian otoritas dan tanggung jawab
Pada struktur organisasi formal, dokumen tertulis sering digunakan untuk mengindikasikan pemberian wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi.
f. Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur
Personel seharusnya kompeten dan memiliki kemampuan atau mendapatkan pelatihan yang cukup terkait dengan pekerjaan yang harus mereka lakukan. Personel merupakan kunci dalam pengendalian.
2. Penaksiran Risiko
Penaksiran risiko, komponen kedua dari pengendalian internal, merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola resiko yang dapat mempengaruhi tujuan perusahaan.
Risiko dapat muncul atau berubah dari risiko :
a. Perubahan dalam lingkungan operasi yang memaksa tekanan baru atau berubah pada perusahaan.
b. Personel baru yang memegang pemahaman pengendalian internal yang berbeda atau tidak memadai.
c. Sistem informasi yang direkayasa kembali atau baru yang mempengaruhi pemrosesan data.
d. Pertumbuhan yang signifikan dan cepat yang menyaring pengendalian internal yang ada.
e. Penerapan teknologi baru ke proses produksi atau sistem informasi yang mempengaruhi pemrosesan transaksi.
3. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik. Aktivitas pengendalian dapat berupa pengendalian akuntansi yang dirancang untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan pengendalian tertentu dapat tercapai untuk setiap sistem aplikasi yang material dalam organisasi :
a. Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan dalam menjalankan tugas mereka.
b. Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen. c. Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan
otorisasi, keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi. 4. Informasi dan Komunikasi
Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva yang terkait.
Komunikasi terkait dengan memberikan pemahaman yang jelas mengenai semua kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pengendalian. Komunikasi yang baik membutuhkan manual prosedur yang memadai, maupun kebijakan serta berbagai jenis dokumentasi lainnya.
5. Pengawasan
Pengawasan merupakan proses yang berkelanjutan untuk menaksir kualitas pengendalian internal dari waktu ke waktu serta untuk mengambil tindakan koreksi yang diperlukan. Fungsi audit internal merupakan suatu fungsi yang biasanya ada dalam perusahaan besar untuk mengawasi dan mengevaluasi pengendalian secara terus menerus. Tujuan audit internal adalah untuk melayani manajemen dengan menyediakan bagi manajemen hasil analisis dan hasil penilaian aktivitas dan sistem seperti :
a. Sistem informasi organisasi
b. Struktur pengendalain internal organisasi
c. Sejauh mana ketaatan terhadap kebijakan operasi, prosedur, dan rencana d. Kualitas kinerja personel organisasi
