34
ANALISIS SISTEM INFORMASI LAYANAN ADMINISTRASI DAN PENDATAAN YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
Yayasan Santo Yakobus adalah sebuah wadah institusi yang berfokus pada pelayanan di bidang pendidikan dan kesehatan. Yayasan Santo Yakobus ini dibentuk atas dasar kebutuhan warga gereja Paroki Santo Yakobus akan layanan pendidikan bagi anak-anak mereka saat itu. Yayasan Santo Yakobus sendiri didirikan pada tanggal 23 Agustus 1989. Pendirian yayasan ini dikukuhkan dengan Akte Notaris R. Sudibio Djojopranoto, SH nomor 88. Akte no.88 ini menegaskan bahwa Yayasan Santo Yakobus adalah yayasan yang melayani bidang pendidikan dan kesehatan.
Sebagai perwujudan niat mulia dari yayasan dalam pastoral pendidikan untuk umat paroki dan masyarakat sekitar, maka pada tahun pelajaran 1989/1990 Sekolah Dasar Santo Yakobus dimulai. Karena minat dan kebutuhan umat serta masyarakat akan pendidikan bagi anak-anak mereka, maka pada tahun palajaran 1990/1991 dimulai pendidikan pra sekolah yaitu TK Santo Yakobus dengan kelas TK-A dan TK- B. Untuk menjamin kelanjutan dari pendidikan jenjang SD maka pada tahun pelajaran 1995/1996 didirikan SMP Santo Yakobus dan pada tahun pelajaran 1998/1999 berdirilah SMA Santo Yakobus. Sekolah ini terletak di Jln. Pegangsaan Dua Km. 3,5 - Kelapa Gading.
Pada awal berdirinya, SMA Santo Yakobus masih menggunakan gedung sekolah yang bergabung dengan SMP Santo Yakobus. Fasilitas yang dimilikinya pun terbilang minim dan seadanya.
Namun seiring dengan kebutuhan dan semangat untuk berkembang menjadi sekolah unggulan, fasilitas-fasilitas yang ada pada SMA Santo Yakobus pun bertambah lengkap, baik fasilitas utama mau pun fasilitas pendukungnya.
Perkembangan SMA Santo Yakobus pun semakin pesat pada tahun 2005-2006 dimana SMA Yakobus membangun satu gedung sekolah baru yang dikhususkan untuk kegiatan belajar mengajar SMA. Selain itu juga fasilitasnya pun ikut ditambah seperti internet dan aula yang lebih luas.
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur Organisasi dari SMA Santo Yakobus adalah sebagai berikut:
STRUKTUR ORGANISASI SMA SANTO YAKOBUS
Kepala Sekolah
Wakil Kepala Seolah Bidang Kurikulum Wakil Kepala Sekolah
Bidang Kesiswaan
Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan
Prasarana
Bimbingan Karier Tata Usaha
Wali Kelas
Guru
Siswa
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMA Santo Yakobus Sumber: SMA Santo Yakobus Tahun 2004
3.1.3 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Berikut ini diuraikan secara garis besar tugas dan tanggung jawab pada masing-masing bagian untuk memberikan gambaran tentang pembagian kerja, wewenang dan tanggung jawab pada SMA Santo Yakobus:
1. Kepala Sekolah :
a. Membuat dan mengorganisasikan perencanaan sekolah.
b. Mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan sekolah.
c. Mengadakan rapat dan mengambil keputusan untuk menentukan kebijakan sekolah.
d. Mengatur Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS).
e. Menyelenggarakan administrasi kurikulum, kesiswaan, kantor, kepegawaian, perlengkapan, keuangan, dan penggunaan ruangan.
f. Melakukan supervisi atas kegiatan belajar mengajar, bimbingan penyuluhan / bimbingan karir, ekstrakurikuler, ketatausahaan, dan kerjasama dengan masyarakat dan dunia usaha.
2. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan :
a. Menyusun program pengajaran, pembagian tugas guru, jadwal pelajaran, jadwal evaluasi belajar, dan pelaksanaan UAS/UN.
b. Menerapkan kriteria persyaratan naik / tidak naik kelas dan jadwal penerimaan buku laporan pendidikan (Rapor) dan penerimaan STTB.
c. Mengkoordinasi dan mengarahkan penyusunan satuan pelajaran.
d. Menyusun laporan pelaksanaan pelajaran serta program perbaikan (remidian) dan pengayakan.
3. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum :
a. Menyusun program pembinaan kesiswaan/OSIS.
b. Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan siswa/OSIS dalam rangka menegakan disiplin dan tata tertib sekolah.
c. Memberi pengarahan dalam pemilihan pengurus OSIS dan melakukan pembinaan pengurus OSIS dalam berorganisasi.
d. Menyusun program dan jadwal serta laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala dan insidentil.
e. Mengatur mutasi siswa dan menyelenggarakan hubungan sekolah dengan orang tua / wali siswa.
f. Membina hubungan antara sekolah dengan komite sekolah / orang tua peduli pendidikan.
g. Menyusun laporan pelaksanaan hubungan masyarakat secara berkala.
4. Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana : a. Menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana.
b. Mengadministrasikan pendayagunaan sarana dan prasarana.
c. Pengelolaan pembiayaan alat – alat pengajaran.
d. Pemeliharaan sarana dan prasarana.
e. Membuat laporan inventarisasi setiap tahun.
5. Wali Kelas :
a. Pengelolaan kelas dan penyelenggaraan administrasi kelas.
b. Pengisian dan pembagian buku laporan pendidikan (Rapor).
c. Mendata,memelihara dan bertanggung jawab atas semua inventaris kelas d. Membuat identitas pribadi siswa, mencatat nomor telepon setiap siswa dan
laporan hasil belajar semester siswa (buku rapor) dan buku daftar kelas.
e. Mencatat hasil belajar pribadi siswa di legger.
f. Mengadakan hubungan dengan orang tua siswa dalam rangka pembinaan siswa, dengan sepengetahuan / seizin kepala sekolah.
g. Mengikuti kegiatan kelasnya yang mungkin dilakukan diluar sekolah (camping, karyawisata, studi ilmiah).
h. Memonitor kehadiran siswa dan menandatangani surat – surat dari orang tua siswa.
i. Mencatat absensi siswa di kelasnya setiap hari dan membuat rekapitulasi absensi bulanan dan menyerahkan kepada wakil kepala sekolah.
6. Guru Bidang Studi :
a. Membuat program pengajaran/rencana kegiatan belajar mengajar semenster/tahunan dan silabus dan rencana pembelajaran.
b. Melaksanakan kegiatan dan belajar mengajar serta penilaian belajar semester/tahunan.
c. Mengisi daftar nilai siswa baik kognitif, efektif maupun psikomorik.
d. Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar masing – masing siswa.
e. Meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran dan Mengatur kebersihan ruang kelas dan ruang praktikum.
f. Memeriksa semua kertas ulangan serta mengembalikan kepada siswa.
g. Memeriksa tugas / pekerjaan rumah (PR) siswa.
7. Bimbingan Penyuluhan / Bimbingan Karir :
a. Penyusunan program dan pelaksanaan bimbingan penyuluhan / bimbingan karir.
b. Memberikan layanan bimbingan penyuluhan kepada siswa agar lebih berprestasi dalam kegiatan belajar.
c. Memberikan saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan dan lapangan pekerjaan yang sesuai.
d. Bila diperlukan dapat memanggil orang tua / wali murid untuk bekerja sama membimbing siswa dengan sepengetahuan kepala sekolah
e. Membuat angket dan menganalisanya tentang hal – hal tertentu yang dipandang perlu dan bermanfaat
f. Membuat laporan setiap bulan tentang siswa bermasalah kepada kepala sekolah
8. Tata Usaha :
a. Menerima surat-surat masuk dan menyortirnya sesuai tujuan.
b. Mengarsipkan surat-surat masuk dengan penomoran yang rapi dan mudah dicari.
c. Mengisi buku mutasi setiap akhir bulan.
d. Input data siswa dan orang tua murid ke dalam buku siswa aktif.
e. Membantu input nilai guru, pencetakan rapor siswa, mid maupun semesteran.
f. Menerima pembayaran uang sekolah, uang pangkal, dan uang daftar ulang.
g. Mengelola uang kas kecil sekolah.
h. Merapikan dan menggandakan naskah soal soal ujian yang akan digunakan,
i. Mengarsipkan naskah-naskah soal yang telah digunakan.
j. Membuat laporan bulanan setiap tanggal 10 bulan berjalan.
3.1.4 Rich Picture Sistem yang Berjalan
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem yang Berjalan Keterangan:
1. Calon Siswa membeli Formulir Pendaftaran ke Bagian Penerimaan Siswa
2. Bagian Penerimaan Siswa menyerahkan Formulir Pendaftaran dan Bukti Penerimaan Formulir Pendaftaran
3. Calon Siswa menyerahkan Formulir Pendaftaran yang telah diisi ke bagian Tata Usaha
4. Bagian Tata Usaha mengumumkan Daftar Penerimaan Siswa kepada Calon Siswa 5. Calon Siswa yang lulus tes membayar uang pangkal untuk diterima menjadi Siswa 6. Bagian Tata Usaha menyerahkan Bukti Pembayaran Uang Pangkal ke Calon Siswa 7. Siswa aktif mendaftar ulang dengan membayar biaya pendaftaran ulang
8. Bagian Tata Usaha menyerahkan Bukti Pembayaran Daftar Ulang kepada Siswa 9. Siswa menyerahkan Slip Setoran pembayaran SPP ke Bagian Tata Usaha.
3.2 Sistem Yang Berjalan
3.2.1 Narasi Sistem Yang Berjalan
Sistem yang berjalan pada SMA Santo Yakobus adalah menggunakan komputer dengan Microsoft Excel yang dipakai untuk menyimpan template laporan, dan belum memiliki sistem yang terintegrasi. Prosedur dari sistem yang berjalan pada SMA Santo Yakobus dibagi menjadi tiga prosedur, yaitu pendaftaran calon siswa baru, pendaftaran ulang siswa aktif, dan pembayaran SPP dan uang tahunan.
3.2.1.1 Prosedur Pendaftaran Calon Siswa Baru
Prosedur pendaftaran calon siswa di SMA Santo Yakobus dimulai dari pihak calon siswa yang mendaftarkan diri dengan membeli formulir pendaftaran ke bagian penerimaan siswa. Setelah calon siswa membayar biaya pembelian formulir, maka bagian penerimaan siswa akan mencatat transaksi tersebut pada Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran yang dibuat dua rangkap. Bagian penerimaan siswa akan menyerahkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 1 beserta Formulir Pendaftaran kepada calon siswa, dan menyerahkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2 kepada bagian Tata Usaha untuk diarsip.
Calon siswa akan mengisi data yang diperlukan sesuai dengan yang tertera pada formulir pendaftaran. Setelah formulir pendaftaran terisi, maka calon siswa akan menyerahkan formulir pendaftaran tersebut beserta berkas-berkas yang diperlukan, yaitu fotokopi Akte Kelahiran beserta aslinya, fotokopi Surat Baptis bagi yang beragama Katolik beserta aslinya, fotokopi Kartu Keluarga beserta aslinya, fotokopi KTP orangtua, dua lembar pas foto terbaru memakai seragam
sekolah asal ukuran 3x4 cm, dan fotokopi rapor SMP yang sudah dilegalisir (Berkas-berkas asli akan dikembalikan setelah diperiksa) untuk pendaftaran ke Bagian Tata Usaha. Calon siswa yang telah mengumpulkan formulir pendaftaran dapat mengikuti ujian penerimaan siswa baru yang tanggal pelaksanaannya telah diberitahukan kepada calon siswa. Calon siswa diharuskan membawa bukti pembayaran formulir pendaftaran rangkap 1 sebagai bukti ketika mengikuti ujian penerimaan siswa. Setelah tes penerimaan siswa selesai, maka penyeleksian calon siswa dilakukan. Calon siswa yang memenuhi syarat nilai minimum dan berasal dari SMP Santo Yakobus adalah prioritas utama, dan apabila masih ada ruang tersedia, kemudian dipilih calon siswa dari SMP lainnya. Setelah proses seleksi selesai maka bagian tata usaha akan membuat daftar penerimaan siswa yang diumumkan kepada calon siswa pada tanggal yang telah ditentukan.
Calon siswa yang namanya terdaftar pada daftar penerimaan siswa akan menemui bagian tata usaha untuk membicarakan biaya masuk siswa. Pihak calon siswa akan bernegosiasi dengan pihak sekolah yang diwakili bagian tata usaha mengenai jumlah pembayaran uang pangkal dan SPP. Apabila telah didapat kesepakatan, maka calon siswa akan membayar uang pangkal sebesar jumlah yang disepakati ke bagian tata usaha. Bagian tata usaha akan mencatat pembayaran tersebut pada bukti pembayaran uang pangkal dua rangkap. Bukti pembayaran uang pangkal rangkap 1 akan diserahkan kepada calon siswa, dan bukti pembayaran uang pangkal rangkap 2 akan diarsip. Bagian Tata Usaha kemudian akan mencatat identitas para calon siswa yang telah membayar uang pangkal tersebut sesuai dengan yang tertera pada formulir pendaftaran mereka ke dalam buku siswa aktif.
3.2.1.2 Prosedur Pendaftaran Ulang Siswa Aktif
Prosedur pendaftaran ulang siswa aktif pada SMA Santo Yakobus dimulai setiap tahun ajaran baru. Siswa aktif yang tetap mengikuti kegiatan belajar di SMA Santo Yakobus wajib mendaftarkan ulang dirinya ke bagian Tata Usaha.
Siswa akan dikenakan biaya pendaftaran ulang oleh bagian tata usaha. Siswa membayar uang pendaftaran ulang pada bagian Tata Usaha, dan bagian Tata Usaha akan mencatat transaksi tersebut ke dalam Bukti Pembayaran Daftar Ulang sebanyak dua rangkap. Bukti Pembayaran Daftar Ulang rangkap 1 akan diberikan kepada siswa sebagai tanda bukti siswa telah melakukan pendaftaran ulang untuk tahun ajaran berikut, dan rangkap 2 akan diarsip oleh bagian Tata Usaha.
Setelah periode pendaftaran ulang siswa berakhir pada tanggal yang telah ditentukan, maka bagian Tata Usaha akan membuka Buku Siswa Aktif untuk melakukan perubahan-perubahan perihal pendafaran ulang siswa. Sesusai dengan Bukti Pembayaran Daftar Ulang rangkap 2 yang diarsip, maka siswa yang telah mendaftar ulang akan tetap tercantum dalam Buku Siswa Aktif, sedangkan siswa yang tidak mendaftar ulang akan dihapus.
3.2.1.3 Prosedur Pembayaran SPP dan Uang Tahunan
Prosedur pembayaran SPP dan Uang Tahunan pada SMA Santo Yakobus adalah sebagai berikut:
Setiap tahun ajaran, siswa diwajibkan membayar uang tahunan yang digunakan untuk mendanai kegiatan-kegiatan yang diadakan oleh sekolah, seperti retreat, perayaan hari raya, ujian tengah semester dan akhir semester, ujian nasional, uang ekstrakurikuler, dan kegiatan-kegiatan lainnya. Uang tahunan
tersebut dibayarkan secara bulanan dan digabungkan ke dalam pembayaran SPP.
Siswa melakukan pembayaran SPP setiap bulannya sebelum tanggal 10 dengan melakukan transfer bank. Siswa kemudian menyerahkan slip setoran transaksi pembayaran SPP mereka ke bagian Tata Usaha. Bagian Tata Usaha akan mencatat transaksi pembayaran SPP tersebut ke dalam buku penerimaan SPP.
Pada tanggal 10 setiap bulannya, bagian Tata Usaha akan menerima laporan autodebet bank yang dikirim oleh bank. Laporan autodebet tersebut berisi rincian transaksi siswa yang membayar SPP dan melakukan setoran ke rekening sekolah. Melalui rincian dari laporan autodebet tersebut, bagian Tata Usaha mencatat transaksi-transaksi pembayaran ke dalam Buku Penerimaan SPP. Dari laporan tersebut juga dapat diketahui siswa-siswa yang belum membayar SPP tepat waktu pada bulan tersebut. Bagian Tata Usaha mencatat siswa-siswa yang terlambat membayar SPP. Siswa yang telat membayar dikenakan sanksi Rp.5000,- dan apabila berkelanjutan diberikan teguran.
Pada akhir bulan, bagian Tata Usaha akan membuat laporan SPP bulanan dengan mengambil template laporan yang telah tersimpan di Microsoft Excel dan memasukkan penerimaan SPP pada bulan tersebut dari Buku Penerimaan SPP.
Laporan SPP bulanan ini akan diserahkan oleh bagian Tata Usaha kepada pihak yayasan Santo Yakobus.
3.2.2 Overview Activity Diagram
3.2.2.1 Overview Activity Diagram Pendaftaran Calon Siswa Baru yang Berjalan
Bagian Tata Usaha Bagian Penerimaan Siswa
Calon Siswa
Menyerahkan fotokopi ijasah SMP dan akte kelahiran Membeli Formulir Pendaftaran
Melayani Pembelian Formulir Pendaftaran
Mengarsip Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2 Menerima Bukti Pembayaran Formulir
Pendaftaran Rangkap 1 dan Formulir Pendaftaran
Mengisi Formulir Pendaftaran BPFP
BPFP
Mengumpulkan Formulir Pendaftaran yang telah diisi
FP (terisi)
Menerima Formulir Pendaftaran dan berkas-berkas
Mengikuti Tes Penerimaan Siswa
Pengumuman Penerimaan Siswa
Melihat pengumuman daftar penerimaan siswa
Daftar Penerimaan
Siswa
Membayar uang pangkal
Menerima pembayaran uang pangkal
Menerima Bukti Pembayaran Uang Pangkal rangkap 1
BPUP Ijasah
SMP (copy) Akte
Kelahiran (copy)
FP
Mencatat data Calon Siswa pada Buku Siswa Aktif Menyerahkan Bukti Pembayaran Formulir
Pendaftaran Rangkap 2
BPFP
Calon Siswa diterima Calon Siswa
tidak diterima
2 1 1
2
2
Buku Siswa Aktif 1
Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Pendaftaran Calon Siswa Baru yang Berjalan
3.2.2.2 Overview Activity Diagram Pendaftaran Ulang Siswa Aktif yang Berjalan
Bagian Tata Usaha Siswa
Membayar biaya pendaftaran ulang
Menerima pembayaran pendaftaran ulang Siswa
Menerima Bukti Pembayaran Daftar Ulang rangkap 1
BPDU
Melakukan perubahan data siswa aktif
Buku Siswa
Aktif 2
1
Gambar 3.4 Overview Activity Diagram Pendaftaran Ulang Siswa Aktif yang Berjalan
3.2.2.3 Overview Activity Diagram Pembayaran SPP dan Uang Tahunan yang Berjalan
Komputer Bagian Tata Usaha
Siswa
Slip Setoran Membayar SPP
Mencatat Pembayaran SPP
Menerima Laporan Autodebet Bank
Memeriksa Siswa yang terlambat membayar SPP
Membuat Laporan Buku Penerimaan
SPP Laporan
Autodebet Bank
Buku Penerimaan
SPP
Laporan SPP Bulanan
Template Laporan (MS Excel)
Gambar 3.5 Overview Activity Diagram Pembayaran SPP dan Uang Tahunan yang Berjalan
3.2.3 Event Table
3.2.3.1 Event Table Pendaftaran Calon Siswa Baru yang Berjalan
Berikut ini adalah Event Table dari prosedur pendaftaran calon siswa baru yang berjalan pada SMA Santo Yakobus:
Event
Internal Agent Assuming Responsibility
Start When Activity
Melayani pembelian Formulir
Pendaftaran
Bagian Penerimaan Siswa
Calon Siswa membeli Formulir Pendaftaran
1. Menerima pembayaran Formulir Pendaftaran dari calon siswa 2. Mencetak Bukti Pembayaran
Formulir Pendaftaran dua rangkap 3. Menyerahkan Bukti Pembayaran
Formulir Pendaftaran Rangkap 1 dan Formulir Pendaftaran kepada Calon Siswa
Mengarsip Bukti Pembayaran Formulir
Pendaftaran rangkap 2
Bagian Tata Usaha
Bagian Penerimaan Siswa Menyerahkan Bukti Pembayaran Formulir
Pendaftaran Rangkap 2
1. Menerima Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran Rangkap 2 dari Bagian Penerimaan Siswa
2. Mengarisp Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran Rangkap 2
Menerima Formulir Pendaftaran dan Berkas-berkas
Bagian Tata Usaha
Calon Siswa mengumpulkan Formulir
Pendaftaran yang telah diisi beserta berkas-berkas
1. Menerima Formulir Pendaftaran yang telah diisi oleh Calon Siswa 2. Menerima berkas-berkas yang
diperlukan untuk pendaftaran dari Calon Siswa
Pengumuman penerimaan Siswa
Bagian Tata Usaha
Calon Siswa telah menjalankan tes penerimaan siswa
1. Membuat Daftar Penerimaan Siswa 2. Mengumumkan Daftar Penerimaan
Siswa kepada Calon Siswa Menerima
Pembayaran Uang Pangkal
Bagian Tata Usaha
Calon Siswa membayar uang pangkal
1. Menerima pembayaran uang pangkal 2. Mencetak bukti pembayaran uang
pangkal dua rangkap
3. Menyerahkan bukti pembayaran uang pangkal rangkap 1 kepada calon siswa
4. Mengarsip bukti pembayaran uang pangkal rangkap 2
Mencatat data Calon Siswa pada Buku Siswa Aktif
Bagian Tata Usaha
Calon Siswa telah membayar uang pangkal
1. Melihat data Calon Siswa yang telah membayar uang pangkal pada Formulir Pendaftaran
2. Mengisi data Calon Siswa pada Formulir Pendaftaran ke dalam Buku Siswa Aktif
Tabel 3.1 Event Table Pendaftaran Calon Siswa Baru yang Berjalan
3.2.3.2 Event Table Pendaftaran Ulang Siswa Aktif yang Berjalan
Berikut ini adalah Event Table dari prosedur pendaftaran ulang siswa aktif pada SMA Santo Yakobus:
Event
Internal Agent Assuming Responsibility
Start When Activity
Menerima pendaftaran ulang siswa
Bagian Tata Usaha
Siswa mendaftar ulang dan membayar uang pendaftaran ulang
1. Menerima pembayaran uang pendaftaran ulang
2. Mencetak Bukti Pembayaran Daftar Ulang dua rangkap 3. Menyerahkan Bukti
Pembayaran Daftar Ulang rangkap 1 kepada Siswa 4. Mengarsip Bukti Pembayaran
Daftar Ulang rangkap 2 Melakukan perubahan
data siswa aktif
Bagian Tata Usaha
Setelah periode pendaftaran ulang siswa berakhir
1. Mengecek Bukti Pembayaran Daftar Ulang rangkap 2 2. Menghapus data siswa aktif
yang tidak melakukan pendaftaran daftar ulang
Tabel 3.2 Event Table Pendaftaran Ulang Siswa Aktif yang Berjalan
3.2.3.3 Event Table Pembayaran SPP dan Uang Tahunan yang Berjalan
Berikut ini adalah Event Table dari prosedur pembayaran SPP dan uang tahunan yang berjalan pada SMA Santo Yakobus:
Event
Internal Agent Assuming Responsibility
Start When Activity
Mencatat Pembayaran SPP
Bagian Tata Usaha
Siswa membayar SPP melalui transfer bank
1. Menerima slip setoran dari Siswa
2. Mencatat slip setoran pada Buku Penerimaan SPP
Menerima Laporan Autodebet Bank
Bagian Tata Usaha
Tanggal 10 setiap bulan
1. Menerima rincian laporan proses autodebet dari bank
2. Mencatat transaksi-transaksi pada laporan autodebet bank ke dalam Buku Penerimaan SPP Memeriksa Siswa yang
terlambat membayar SPP
Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha menerima Laporan Autodebet Bank
1. Memeriksa Siswa yang belum membayar SPP
2. Mencatat Siswa yang belum membayar SPP
Membuat laporan Bagian Tata Usaha
Setiap akhir bulan 1. Mengecek Buku Penerimaan SPP
2. Membuka Template Laporan
Event
Internal Agent Assuming Responsibility
Start When Activity
3. Membuat laporan penerimaan
SPP bulanan
Tabel 3.3 Event Table Pembayaran SPP dan Uang Tahunan yang Berjalan
3.2.4 Workflow Table
3.2.4.1 Workflow Table Pendaftaran Calon Siswa Baru
Berikut ini adalah Workflow Table dari pendaftaran calon siswa baru yang berjalan di SMA Santo Yakobus:
Actor Activity
Melayani Pembelian Formulir Pendaftaran Calon Siswa 1. Membeli Formulir Pendaftaran
Bagian Penerimaan Siswa 2. Menerima pembayaran Formulir Pendaftaran 3. Mencetak Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran
dua rangkap
4. Menyerahkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 1 dan Formulir Pendaftaran kepada Calon Siswa
Calon Siswa 5. Menerima Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 1 dan Formulir Pendaftaran
Mengarsip Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran Rangkap 2
Bagian Penerimaan Siswa 6. Menyerahkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2 ke Bagian Tata Usaha Bagian Tata Usaha 7. Menerima Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran
rangkap 2
8. Mengarsip Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2
Menerima Formulir Pendaftaran dan Berkas-berkas
Actor Activity
Calon Siswa 9. Mengumpulkan Formulir Pendaftaran yang telah diisi ke Bagian Tata Usaha
10. Mengumpulkan Berkas-berkas yang diperlukan untuk pendaftaran ke Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha 11. Menerima Formulir Pendaftaran yang telah diisi 12. Menerima Berkas-berkas yang diperlukan untuk
pendaftaran
Pengumuman Penerimaan Siswa Calon Siswa 13. Mengikuti tes penerimaan siswa Bagian Tata Usaha 14. Membuat Daftar Penerimaan Siswa
15. Mengumumkan Daftar Penerimaan Siswa kepada calon siswa
Menerima pembayaran Uang Pangkal Calon Siswa 16. Membayar uang pangkal
Bagian Tata Usaha 17. Menerima pembayaran uang pangkal
18. Membuat bukti pembayaran uang pangkal dua rangkap
19. Menyerahkan bukti pembayaran uang pangkal rangkap 1 kepada calon siswa
Calon Siswa 20. Menerima bukti pembayaran uang pangkal rangkap 1 Bagian Tata Usaha 21. Mengarsip bukti pembayaran uang pangkal rangkap 2
Mencatat Data Siswa Pada Buku Siswa Aktif Bagian Tata Usaha 22. Melihat data Calon Siswa yang telah membayar
uang pangkal pada Formulir Pendaftaran 23. Mengisi data Calon Siswa pada Formulir Pendaftaran ke dalam Buku Siswa Aktif Tabel 3.4 Workflow Table Pendaftaran Calon Siswa Baru yang Berjalan
3.2.4.2 Workflow Table Pendaftaran Ulang Siswa Aktif
Berikut ini adalah Workflow Table dari pendaftaran ulang siswa aktif yang berjalan di SMA Santo Yakobus:
Actor Activity
Menerima Pendaftaran Ulang Siswa Siswa 1. Mendaftar ulang dengan membayar uang
pendaftaran ulang
Bagian Tata Usaha 2. Menerima uang pendaftaran ulang siswa 3. Membuat Bukti Pembayaran Daftar Ulang dua
rangkap
4. Menyerahkan Bukti Pembayaran Daftar Ulang rangkap 1 kepada Siswa
Siswa 5. Menerima Bukti Pembayaran Daftar Ulang rangkap 1 Bagian Tata Usaha 6. Mengarsip Bukti Pembayaran Daftar Ulang rangkap 2
Melakukan Perubahan Data Siswa Aktif
Bagian Tata Usaha 7. Mengecek Bukti Pembayaran Daftar Ulang rangkap 2 8. Menghapus data siswa aktif yang tidak melakukan
pendaftaran daftar ulang
Tabel 3.5 Workflow Table Pendaftaran Ulang Siswa Aktif yang Berjalan
3.2.4.3 Workflow Table Pembayaran SPP dan Uang Tahunan
Berikut ini adalah Workflow Table dari pembayaran SPP dan uang tahunan yang berjalan di SMA Santo Yakobus:
Actor Activity Mencatat Pembayaran SPP
Siswa 9. Membayar SPP melalui transfer bank
10. Menyerahkan slip setoran kepada bagian Tata Usaha Bagian Tata Usaha 11. Menerima slip setoran pembayaran SPP siswa
Actor Activity
12. Mencatat slip setoran pada Buku Penerimaan SPP Menerima Laporan Autodebet Bank
Bagian Tata Usaha 13. Menerima rincian laporan proses autodebet dari bank
14. Mencatat transaksi-transaksi pada laporan autodebet bank ke dalam Buku Penerimaan SPP
Memeriksa siswa yang terlambat membayar SPP Bagian Tata Usaha 15. Memeriksa Siswa yang belum membayar SPP 16. Mencatat Siswa yang belum membayar SPP
Membuat laporan
Bagian Tata Usaha 17. Mengecek Buku Penerimaan SPP 18. Membuka Template Laporan
19. Membuat laporan penerimaan SPP bulanan
Tabel 3.6 Workflow Table Sistem pembayaran SPP dan uang tahunan yang Berjalan
3.2.5 Analisis Temuan Hasil Survey
Berdasarkan kasus yang kami teliti pada SMA Santo Yakobus, maka permasalahan yang ditemukan dalam sistem yang berjalan adalah sebagai berikut:
Temuan 1 Tidak adanya rancangan database yang mendukung sebuah sistem informasi.
Kriteria Menurut Jones dan Rama, : a database is an important component of many emerging technologies (p156)
Sebab Sekolah masih melakukan pencatatan data secara manual.
Akibat Kesulitan dalam pencarian data dan penumpukan arsip-arsip lama yang semakin memakan ruang.
Rekomendasi Membuat sebuah rancangan database yang mampu menyimpan data- data yang diperlukan dalam kegiatan sekolah.
Temuan 2 Penggunaan Excel hanya sebagai template untuk mencetak laporan dan bukan sebagai sistem terintegrasi.
Kriteria Menurut McLeod yang diterjemahkan oleh Teguh: “Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan organisasi atau perusahaan yang terdiri dari sejumlah sumber daya (manusia, material, mesin, uang, informasi) yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen”. (p11) Sebab Tidak tersedianya sistem yang dapat menyajikan dan mencetak
laporan secara otomatis berdasarkan data yang ada.
Akibat Pembuatan laporan mengharuskan penelusuran dan input data secara
manual yang dapat memakan waktu.
Rekomendasi Membuat sistem informasi yang dapat menyajikan dan mencetak laporan sesuai keinginan pengguna sistem dengan proses yang otomatis dari penelusuran data hingga penyusunan laporan.
Temuan 3 Tidak terdapat informasi mengenai siswa yang belum membayar SPP.
Kriteria Menurut Mulyadi, salah satu tujuan umum pengembangan sistem adalah “untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya” (p19)
Sebab Laporan yang diterima dari Bank hanya berisi daftar siswa yang sudah membayar SPP.
Akibat Untuk memeriksa siswa yang belum membayar SPP akan memakan waktu lama karena diperiksa secara manual.
Rekomendasi Dibuat rancangan database pembayaran SPP yang mampu menghasilkan daftar siswa yang sudah membayar SPP maupun yang belum membayar SPP.
3.2.6 Formulir dan Laporan Pada Sistem yang Berjalan
Formulir dan laporan yang digunakan oleh SMA Santo Yakobus dalam menjalankan kegiatan operasionalnya dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Formulir Pendaftaran
Formulir Pendaftaran dibuat oleh Bagian Penerimaan Siswa dan diisi oleh Calon Siswa yang hendak mendaftar di SMA Santo Yakobus. Formulir Pendaftaran ini berisi data Calon Siswa yang diperlukan dalam proses pendaftaran.
2. Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran
Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran dibuat oleh Bagian Penerimaan Siswa sebagai bukti bahwa Calon Siswa membeli Formulir Pendaftaran dan telah melakukan pembayaran, dan dibuat 2 rangkap yang terdiri dari:
a. Rangkap 1 akan diserahkan kepada Calon Siswa sebagai bukti bahwa Calon Siswa telah membeli Formulir Pendaftaran dan melunasi pembayaran.
b. Rangkap 2 akan diserahkan kepada Bagian Tata Usaha untuk diarsip.
3. Daftar Penerimaan Siswa
Daftar Penerimaan Siswa dibuat oleh Bagian Tata Usaha dan berisi daftar Calon Siswa yang telah lulus tes penerimaan siswa dan diterima oleh SMU Santo Yakobus.
4. Bukti Pembayaran Uang Pangkal
Bukti Pembayaran Uang Pangkal dibuat oleh Bagian Tata Usaha sebagai bukti bahwa Calon Siswa telah membayar uang pangkal yang disepakati, dan dibuat 2 rangkap yang terdiri dari:
a. Rangkap 1 akan diserahkan kepada Calon Siswa sebagai bukti bahwa Calon Siswa telah membayar uang pangkal.
b. Rangkap 2 akan diarsip Bagian Tata Usaha 5. Bukti Pembayaran Daftar Ulang
Bukti Pembayaran Dafar Ulang dibuat oleh Bagian Tata Usaha sebagai bukti bahwa Siswa telah melakukan pendaftaran ulang untuk kembali mengikuti kegiatan belajar di tahun ajaran baru dengan membayar uang daftar ulang, dan dibuat 2 rangkap yang terdiri dari:
a. Rangkap 1 akan diserahkan kepada Siswa sebagai bukti bahwa Siswa telah melakukan pendaftaran uang dengan membayar uang daftar ulang.
b. Rangkap 2 akan diarsip Bagian Tata Usaha.
6. Buku Siswa Aktif
Buku Siswa Aktif berisikan daftar keseluruhan siswa yang masih aktif mengikuti kegiatan belajar di SMA Santo Yakobus.
7. Slip Setoran
Slip Setoran merupakan bukti transaksi setoran siswa yang akan diperoleh dari bank pada saat siswa membayar SPP dengan cara transfer melalui bank dan diserahkan kepada Bagian Tata Usaha.
8. Laporan Autodebet Bank
Laporan Autodebet Bank dikirimkan oleh Bank ke Bagian Tata Usaha yang berisikan daftar siswa yang telah melakukan transfer pembayaran SPP ke rekening sekolah pada bulan yang berjalan.
9. Buku Penerimaan SPP
Buku Penerimaan SPP dibuat oleh Bagian Tata Usaha yang berisikan data pembayaran SPP siswa yang dicatat pada saat siswa menyerahkan slip setoran.
10. Laporan SPP Bulanan
Laporan SPP Bulanan adalah laporan yang berisi jumlah penerimaan SPP beserta setiap bulannya pada SMA Santo Yakobus.
3.2.7 Identifikasi Kebutuhan Informasi
Berdasarkan identifikasi kebutuhan informasi pihak Yayasan Santo Yakobus dan Kepala Sekolah SMA Santo Yakobus pada SMA Santo Yakobus maka didapatkan kebutuhan-kebutuhan informasi sebagai berikut:
1. Laporan Penerimaan Formulir Pendaftaran
Laporan ini berisi tentang informasi mengenai total penerimaan yang didapat dari penjualan formulir pendaftaran setiap tahunnya. Laporan ini dibuat berdasarkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran.
2. Laporan Penerimaan Uang Pangkal
Laporan ini berisi tentang informasi mengenai jumlah pembayaran uang pangkal yang diterima sekolah yang dibayar oleh Calon Siswa yang mendaftar setiap tahunnya. Laporan ini dibuat berdasarkan Bukti Pembayaran Uang Pangkal.
3. Laporan Jumlah Calon Siswa yang Mendaftar
Laporan ini berisi tentang informasi mengenai jumlah Calon Siswa yang mendaftar ke SMA Santo Yakobus setiap tahunnya. Laporan ini dibuat berdasarkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran.
4. Laporan Jumlah Siswa yang Diterima
Laporan ini berisi tentang informasi mengenai jumlah Calon Siswa yang lulus tes penerimaan siswa dan diterima menjadi Siswa SMA Santo Yakobus setiap tahunnya. Laporan ini dibuat berdasarkan Daftar Penerimaan Siswa.
5. Laporan Penerimaan Pendaftaran Ulang
Laporan ini berisi tentang total penerimaan dari pembayaran uang pendaftaran ulang. Laporan ini dibuat berdasarkan Bukti Pembayaran Daftar Ulang.
6. Laporan Jumlah Siswa yang Mendaftar Ulang
Laporan ini berisi tentang jumlah siswa aktif yang melakukan daftar ulang dan meneruskan kegiatan belajarnya di SMA Santo Yakobus. Laporan ini dibuat berdasarkan Bukti Pembayaran Daftar Ulang.
7. Laporan Penerimaan SPP
Laporan ini berisi tentang total penerimaan yang didapat dari pembayaran SPP siswa setiap bulannya. Laporan ini dibuat berdasarkan Daftar Penerimaan SPP.
8. Laporan Tunggakan SPP
Laporan ini berisi tentang daftar siswa yang belum membayar SPP pada bulan berjalan beserta jumlah uang SPP yang terhutang dan denda yang dikenakan.
Laporan ini dibuat berdasarkan Daftar Tunggakan SPP.
