BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Perkembangan ilmu dan teknologi menuntut unit kearsipan sebagai unit informasi untuk menerapkan sistem kearsipan yang disesuaikan dengan kemajuan teknologi informasi. Mengingat bahwa informasi dalam arsip merupakan informasi yang penting, maka untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi yang relevan dan dalam pelaksanaan tugas organisasi perlu didukung fasilitas penemuan kembali arsip yang cepat, dan tepat.
Subsistem yang saling berhubungan dalam komputer yaitu Hardware (Perangkat Keras Komputer), Software (Perangkat Lunak Komputer), Brainware (Manusia sebagai perangkat akal), Procedure dan Sumber Daya.1 Selain itu terdapat beberapa sistem yang terintegrasi dalam otomasi perkantoran yang mencakup penggunaan pengolah kata, penyimpanan dan penemuan informasi, dan sistem komunikasi elektronik.2 Teknologi informasi selain dapat memberikan kemudahan dan kecepatan kepada organisasi dalam pelaksanaan kegiatan administrasi juga menawarkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam mencapai tujuan organisasi.
1Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern:
Dari Konvensional Ke Basis Komputer (Yogyakarta: Penerbit Gava Media, 2005) hlm. 127.
2 Schultheis Sumner, Management Information System; The Manager’s view (Boston: IRWIN.INC, 1992) hlm. 5.
Pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan sistem kearsipan sudah seharusnya menjadi prioritas dalam pengembangan sistem kearsipan, karena sistem pengelolaan arsip secara konvensional atau tradisional dianggap sudah tidak relevan dalam menghadapi perkembangan yang ada. Pengelolaan kearsipan yang tidak bisa mengikuti kemajuan teknologi informasi akan menjadi penghambat kemajuan suatu organisasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah, selain itu karena dengan meningkatnya pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi maka akan diikuti peningkatan jumlah arsip yang dihasilkan sehingga sangat diperlukan penerapan teknologi informasi untuk mendukung dan mempermudah pengelolaan arsipnya.
Sebagaimana penerapan otomasi yang telah dilakukan oleh perpustakaan yang sudah dimulai sejak tahun 1960-an pada beberapa perpustakaan di Amerika Utara dan Inggris sejak komputer mulai diperkenalkan secara komersial.3 Pada bidang administrasi perkantoran, pada awalnya teknologi informasi dan komunikasi, terutama komputer lebih sering digunakan sebagai sarana bantu untuk pengolahan data dan pengetikan dokumen tekstual, namun perkembangan berikutnya menunjukkan bahwa komputer semakin didayagunakan secara lebih variatif.
3Yusfebry Rahmayanti, dkk.., “Tinjauan Penerapan Sistem Automasi dalam Pengatalogan Bahan Pustaka di Perpustakaan Universitas Andalas” dalam Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, No.1, September 2012 (Padang: UNP, 2012) ,hlm. 2.
Penerapan teknologi informasi dalam manajemen kearsipan, ini selanjutnya diimplemetasikan dengan sistem otomasi kearsipan. Sistem otomasi kearsipan adalah penggunaan sarana elektronik guna mendukung pengelolaan arsip/dokumen agar diakses dengan cepat.4 Selain itu terdapat pendapat lain yang menndefinisikan sistem otomasi kearsipan adalah sistem yang menggunakan komputer untuk pengimplementasian penataan arsip yang merupakan bagian integral dalam pelaksanaan pengawasan arsip.5 Sehingga dapat disimpulkan, sistem otomasi kearsipan penggunaan komputer untuk pengimplementasian penataan arsip dengan sarana elektronik guna mendukung pengelolaan arsip agar diakses secara cepat.
Manfaat yang dapat diperoleh dengan sistem pengarsipan berbasis komputer cukup banyak, tetapi secara umum dapat sistem ini dapat mengelola arsip dengan efektif dan efisien, dengan penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip, akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan, kehematan.6Sistem otomasi kearsipan yang baik harus mampu melibatkan pengelolaan seluruh bentuk arsip, serta disesuaikan dengan kebutuhan instansi dan peranan kontrol yang baik.
Pemanfaatan teknologi Informasi sangat membantu dalam menyelesaikan
4Arsip Nasional Republik Indonesia, “Tentang Layanan Arsip”, diakses dari www.satulayanan.net/layanan/arsip-nasional/tentag-layanan-arsip, pada 24 Oktober 2013 pukul 08:49.
5Jay Kennedy dan Schauder, Records Management: a Guide for Students and Practicioners of Records and Information Management with Exercises and Case Studies. (Melbourne: Longman Chashire, 1994) hlm. 167.
6Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, op.cit., hlm. 123.
pekerjaan manual, baik dari segi kecepatan dan kehematan penggunaan tempat dan waktu serta lebih akurat dalam penemuan kembali, oleh karena itu teknologi informasi memegang peranan penting dalam manajemen kearsipan karena akan tercapai pelaksanaan tertib kearsipan yang efektif dan efisien baik dari segi waktu, biaya dan SDM kearsipan.
Pada beberapa tahun terakhir, perkembangan sistem otomasi kearsipan mulai terlihat diantaranya ditandai dengan munculnya berbagai aplikasi yang membatu dalam pengelolaan arsip. Seperti Badan Litbang Pertanian dengan SIMOTO (Sistem Otomasi Perkantoran) yang dirancang dalam penanganan surat atau dokumen masuk dan keluar, yang terkontrol sejak penciptaan (penerimaan, pengarahan, pencatatan, monitoring, dan penyimpanan), kemudian Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY dengan SIOTONADI (Sistem Otomasi Naskah Dinas) yang berkosentrasi pada pengelolaan surat dalam pengendalian surat masuk dan surat keluar. Selain itu juga terdapat BISASKA (Bank Indonesia Sistem Aplikasi Khazanah Arsip) milik Bank Indonesia sebagai sistem otomasi manajemen kearsipan sebagai database arsip yang diterima dan diolah oleh Bank Indonesia.
Penerapan sistem otomasi kearsipan sangat beragam tergantung dari kebutuhan dan aktivitas organisasi, mulai dari penataan arsip tekstual hingga sistem yang dapat mengelola keseluruhan pengelolaan arsip dengan berbagai format, sehingga setiap organisasi memiliki cakupan yang berbeda dalam penerapan sistem otomasi kearsipannya. Bidang teknologi informasi yang dapat diintegrasikan dengan sistem otomasi kearsipan diantaranya segala kegiatan registrasi, klasifikasi dan pengindeksan, penciptaan, penyimpanan, pengelolaan,
registrasi, penyusutan, akses, temu kembali, pelacakan penggunaan arsip dan mengontrol siapa saja yang dapat mengakses arsip, pelaporan, dan lain sebagainya.7
Salah satu instasi pemerintah dengan penataan arsip secara terkomputerisasi adalah PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Utama Semarang. PT TASPEN (Persero) KCU Semarang, merupakan BUMN yang bertugas menyelenggarakan pembayaran pensiun dan dibentuk berdasarkan Keputusan Direksi PT TASPEN (Persero) Nomor 48 DIR/SK/1987 tanggal 08 Agustus 1987. Sistem otomasi kearispan yang diterapkan adalah aplikasi Electronic Filing System berbasis Electronic Leitz Ordner. Penerapan EFS ELO didasarkan pada Keputusan Direksi PT TASPEN (Persero) Nomor SK-1/DIR/2011 tanggal 24 Maret 2011 tentang Aplikasi Electronic Filing System (EFS) Berbasis Software Electronic Leitz Ordner (ELO) Di Lingkungan PT TASPEN (Persero).
Cakupan penerapan sistem otomasi kearsipan di PT TASPEN (Persero) KCU Semarang, terbatas pada proses penciptaan melalui proses scanning menggunakan aplikasi Kodak Capture Desktop, penyimpanan dokumen dan temu kembali arsip dengan aplikasi EFS ELO, serta temu kembali arsip melalui EFS ELO yang terintegrasi dengan aplikasi ACB atau Aplikasi Core Bussines. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa sistem otomasi kearsipan yang diterapkan terbatas pada electronic filing system. Electronic Filing System merupakan
7Aisya Khoirunnisa.., “Penerapan Otomasi Manajemen Rekod Inaktif Berdasarkan Persyaratan Sistem Manajemen Rekod: Studi Kasus Pada Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia”, Skripsi Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, UI, 2012, hlm. 16.
aplikasi pengarsipan serta perekaman dokumen secara elektronik yang dilengkapi dengan software tertentu yang bertujuan untuk mengalihkan semua dokumen yang berbentuk hardcopy ke dalam bentuk media lain sehingga dapat diakses secara mudah oleh pengguna melalui komputer.
Proses Scanning dan Indexing merupakan proses awal di dalam aplikasi EFS ELO, kedua proses ini bisa disebut sebagai proses input bagi aplikasi EFS ELO, hal ini dikarenakan seluruh dokumen (hardcopy) yang akan di archive/arsip ke dalam EFS ELO haruslah melalui proses scnaning terlebih dahulu untuk mendapatkan softcopy atau berkas dari dokumen yang dimaksud dan selanjutnya di-index dengan menggunakan fasilitas yang ada di EFS ELO.
Aplikasi EFS ELO merupakan aplikasi pendukung untuk Aplikasi Core
Bisnis (ACB) yaitu aplikasi yang digunakan dalam pelayanan administrasi pensiun, untuk itu penerapan aplikasi EFS ELO ditujukan untuk memenuhi ketersediaan arsip secara elektronik yang dapat diakses melalui intranet dalam lingkup PT TASPEN (Persero) KCU Semarang. Tujuan utama dari penerapan aplikasi EFS ELO adalah terciptanya tertib arsip dan dokumentasi di seluruh unit kerja Kantor Pusat dan KCU/KC telah tertuang sebagai sasaran dalam Strategi, Kebijakan dan Program Kerja Direktorat SDM PT. TASPEN (Persero).
Mengingat pentingnya sistem otomasi kearsipan sebagai perkembangan pengelolaan arsip suatu instansi dan memenuhi tuntutan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, maka penulis tertarik untuk mengambil judul
“Penerapan Sistem Otomasi Kearsipan di PT TASPEN (Persero) KCU
Semarang.” Adapun pemilihan topik ini diharapkan mampu memberikan sumbangan pengetahuan kepada instansi khususnya dalam bidang kearsipan.
Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimanakah implementasi aplikasi Electronic Filing System berbasis Electronic Leitz Ordner sebagai software otomasi kearsipan dalam pengelolaan arsip di PT TASPEN (Persero) KCU Semarang?
2. Apa saja peran aplikasi Electronic Filing System berbasis Electronic Leitz Ordner sebagai software otomasi kearsipan terhadap pengelolaan arsip di PT TASPEN (Persero) KCU Semarang?
3. Apa saja kelebihan yang dimiliki oleh aplikasi Electronic Filing System berbasis Electronic Leitz Ordner sebagai sistem otomasi kearsipan yang diterapkan di PT TASPEN (Persero) KCU Semarang?
B. Manfaat dan Tujuan Praktik Kerja Lapangan
Manfaat Praktik Kerja Lapangan ini untuk:
1. Memberikan pengalaman kepada mahasiswa tentang sistem kerja di suatu instansi, khususnya dalam rangka pembekalan untuk menghadapi persaingan di dunia kerja.
2. Mengimplementasikan ilmu dan teori khususnya yang diperoleh dari mata kuliah Sistem Informasi Manajemen, Komputer Terapan, dan Arsip Eletronik pada realisasinya dalam instansi.
Praktik Kerja Lapangan ini juga bertujuan:
1. Mengetahui bagaimanakah implementasi aplikasi Electronic Filing System berbasis Electronic Leitz Ordner sebagai software otomasi kearsipan dalam pengelolaan arsip di PT TASPEN (Persero) KCU Semarang?
2. Mengetahui apa saja peran aplikasi Electronic Filing System berbasis Electronic Leitz Ordner sebagai software otomasi kearsipan terhadap pengelolaan arsip di PT TASPEN (Persero) KCU Semarang?
3. Mengetahui apa saja kelebihan yang dimiliki oleh aplikasi Electronic Filing System berbasis Electronic Leitz Ordner sebagai sistem otomasi kearsipan yang diterapkan di PT TASPEN (Persero) KCU Semarang?
C. Metode Pengumpulan Data
Dalam upaya mengumpulkan data penelitian, penulis menggunakan tiga macam metode penelitian. Pertama, observasi partisipasi atau pengamatan langsung yaitu melakukan survei lapangan pada objek penelitian untuk melakukan pengamatan langsung. Observasi ini dilakukan di PT TASPEN (Persero) KCU Semarang. Observasi ini bertujuan untuk mengumpulkan data yang kongkret dan valid, baik berkaitan dengan topik penelitian maupun kondisi obyek penelitian secara keseluruhan, dalam hal ini khususnya berkaitan dengan penerapan sistem otomasi kearsipan yang digunakan.
Metode selanjutnya adalah metode wawancara, dengan wawancara bebas atau terbuka, dalam mendapatkan data primer dalam melengkapi dan memperjelas hasil-hasil observasi untuk memperoleh gambaran tentang penerapan aplikasi EFS ELO dalam pelayanan arsip di PT TASPEN (Persero) KCU Semarang.
Metode yang terakhir adalah Studi Pustaka, yaitu metode pengumpulan data melalui kajian terhadap pustaka yang terkait. Metode ini dilakukan dengan menggunakan buku-buku yang sangat membantu dalam memperoleh data-data karena isinya sesuai dengan topik yang penulis pilih.
Setelah data terkumpul, kemudian dilakukan evaluasi data dan analisa data.
Evaluasi data diperlukan untuk mengukur tingkat validitas data, yaitu kesahihan atau ketepatan data, mengukur relevansi dan tingkat keakuratan data. Sementara itu, analisa data diperlukan untuk menginterpretasikan data sehingga akan diperoleh fakta, kemudian data tersebut dipadukan untuk diolah sehingga diperoleh gambaran menyeluruh dalam menyusun Laporan Tugas Akhir.
D. Tinjauan Pustaka
Penulisan ini menggunakan beberapa referensi antara lain dalam buku Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional Ke Basis Komputer karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono dari penerbit Gava Media Yogyakarta pada tahun 2005. Buku ini menjadi acuan karena di dalamnya terdapat beberapa bab yang relevan dengan tema yang dipilih penulis, antara lain pada bab Penggunaan Komputer dalam Sistem Kearsipan dijelaskan kelebihan dan keterbatasan komputer dalam pengelolaan manajemen kearsipan. Kelebihan penggunan komputer antara lain : 1) Proses pengolahan yang cepat 2) Tingkat akurasi informasi yang dihasilakn cukup tinggi 3) Kemudahan berinteraksi dengan penggunanya, sedangkan dari segi keterbatasan komputer antara lain: 1) Komputer hanyalah alat 2) Komputer memerlukan program aplikasi 3) Komputer terbatas pada kemampuan algoritmis. Selain itu dijabarkan pula subsistem-
subsistem yang saling berhubungan dalam komputer yaitu Hardware (Perangkat Keras Komputer), Software (Perangkat Lunak Komputer), Brainware (Manusia sebagai perangkat akal), Procedure dan Sumber Daya.
Pada bab Konsep Dasar Sistem Kearsipan Elektronik Berbasis Komputer terdapat penjelasan mengenai konsep dasar perbedaan komponen kearsipan konvensional dan elektronik yang diantaranya berkaitan dengan komponennya seperti kabinet, map, dan arsip. Hal penting yang dijabarkan dalam bab ini adalah kemudahan dalam pengelolaan arsip sistem kearsipan elektronik yaitu: 1) Mudah dioperasikan 2) Tampilan yang menarik 3) Fasilitas pencarian dokumen 4)Pencatatan lokasi fisik arsip 5)Fasilitas gambar dan suara 6) Keamanan data 7) Retensi Otomatis 8) Laporan kondisi arsip 9) Bisa terhubung jaringan komputer 10) memungkinkan fasilitas OCR. Juga dijelaskan mengenai perangkat yang digunakan dan analisis pengenalan.
Bab selanjutnya memberikan contoh software otomasi kearsipan seperti Cabinet NG, EFS for Singapore Judificial, dan Paper Master Pro. Pada bab terakhir Pengendalian Sistem Berbasis Komputer yang penjelasannya lebih ditekankan pada pengendalian yang dapat mencegah timbulnya input atau masukan yang salah. Yang dibagi menjadi dua bidang pengendalian yaitu pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control).
Buku kedua yang menjadi acuan penulisan adalah buku Management Information System; The Managers View karangan Schultheis Sumner yang diterbitkan oleh IRWIN. INC pada tahun 1992. Pada bagian Computer System
Resources terdapat penjabaran mengenai dasar sistem komputer yang terdiri dari sistem hardware dan software, sistem komunikasi, manajemen file, dan sistem database.
Penjelasan mengenai sistem manajemen file terdapat pada bagian File and Database Management System. Fokus utama dalam bagian ini adalah pengelolaan arsip dengan sistem database. Diantaranya bahwa suatu cara meningkatkan pengambilan keputusan dalam proses manajemen dengan menyediakan manager suatu informasi yang tepat diwaktu yang tepat. Dalam bab ini juga dijelaskan mengenai File Management Software yang teridi dari In House- Developed File Management Programs atau software yang didesain untuk proses data yang memungkinkan adanya suatu pengembangan, dan Commercially Prepared File Management System atau software yang dibuat untuk kepentingan komersial.
Bahan pustaka selanjutnya adalah Manajemen Kearsipan karangan Zulkifli Amsyah yang diterbitkan oleh PT. Gramedia pada tahun 1990. Di dalamnya mencakup penjelasan mengenai sistem penataan arsip yang terbagi dalam masing- masing babnya. Pada bab Prosedur Kearsipan terdapat penjelasan tentang cara pencatatan dan pengendalian surat, yaitu dengan Buku Agenda, Kartu Kendali, dan Tata Naskah.
Pembahasan selanjutnya tentang prosedur penyimpanan yang dijelaksan dalam sub bab Prosedur Penyimpanan (Filing Procedures), prosedur penyimpanan yaitu langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Dalam sub bab ini terdapat penjelasan,
ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai diproses (file pending) dan penyimpanan warkat yang sudah diproses (file tetap).
Penggunaan komputer dalam penemuan kembali arsip juga dijelaskan dalam buku ini pada bab Komputerisasi Arsip, penemuan arsip dapat dilakukan dengan sangat cepat karena komputer dapat menunjukkan melalui beberapa arah atau pendekatan sekaligus.
Pada komputerisasi arsip komputer akan mengolah data dalam bentuk impuls elektrik, dengan begitu memnudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Dari segi keotentikan arsip, meskipun komputerisasi membantu penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, dan mencetak arsip namun untuk menjamin berbagai kebutuhan maka tetap harus menyinpan fisik arsip, terkait dengan nilai hukum pada tanda tangan yang tercantum dalam arsip sebagai penanggungjawab akhir terhadap kebenaran isi arsip.
E. Sistematika Penulisan
Laporan tugas akhir ini mengambil tema penerapan sistem otomasi kearsipan, mengingat pentingnya sistem otomasi kearsipan sebagai bentuk perkembangan pengelolaan kearsipan. Untuk memudahkan pemahaman awal Laporan Tugas Akhir ini akan dijelaskan sistematika penulisan laporan tugas akhir yang disusun.
Bab satu adalah Pendahuluan, pada subbab pertama berisi tentang latar belakang dan permasalahan. Berdasarkan latar belakang tersebut didapatkan permasalahan yang akan digunakan sebagai batasan pembahasan dalam penjelasan laporan tugas akhir. Subbab kedua yaitu manfaat dan tujuan praktik kerja lapangan yang menjelasakan manfaat praktik kerja lapangan Subbab ketiga
pada bab pendahuluan yaitu metode pengumpulan data, terdiri macam metode pengumpan data yang digunakan penulis, kemudian untuk subbab empat, yaitu tinjauan pustaka yang memuat literatur yang digunakan sebagai acuan dala penulisan laporan tugas akhir. Selanjutnya subbab kelima adalah sistematika penulisan, yang disusun untuk mempermudah pemahaman awal tentang penulisan laporan tugas akhir.
Bab kedua yaitu PT TASPEN (Persero) KCU Semarang, merupakan uraian organisasi tempat pelaksanaan kegiatan praktik kerja lapangan, sekaligus sebagai objek dalam pembuatan laporan tugas akhir. Berisi subbab pertama yaitu sejarah organisasi, penjelasan pada subbab kedua lebih terperinci pada kondisi umum PT TASPEN (Persero) KCU Semarang. Subbab ketiga menjelaskan struktur organisasi beserta job description pada masing-masing jabatan.
Bab tiga yaitu Sistem Otomasi Kearsipan di PT TASPEN (Persero) KCU Semarang, merupakan penjabaran mengenai penerapan sistem otomasi kearsipan.
Meliputi subbab pertama terdiri dari penjelasan mengenai keadaan umum Bagian Arsip dan Dokumen sebagai unit kearsipan di PT TASPEN (Persero) KCU Semarang, Untuk sistem otomasi kearsipan yang diterapkan dijelaskan pada subbab kedua. Subbab ketiga adalah analis penerapan sistem otomasi kearsipan di PT TASPEN (Persero) KCU Semarang yang terdiri dari kelebihan dan kelemahan sistem otomasi kearsipan yang diterapkan. Selanjutnya subbab yang dibahas adalah alur arsip dosir pensiun di PT TASPEN (Persero) KCU Semarang.
Bab empat yaitu Penutup, terdiri dari kesimpulan mengenai penerapan sistem otomasi kearsipan di PT TASPEN (Persero) KCU Semarang. Kesimpulan yang
diambil didasarkan pada analisa fitur dan persyaratan, pemenuhan persyaratan pendukung, data masukan yang diinput, fasilitas dalam aplikasi EFS ELO, dan pendapat pegawai dalam penerapan EFS ELO dalam mendukung efektivitas dan efisiensi kerja. Selanjutnya untuk saran yang dijelaskan mengacu pada kekurangan maupun upaya perbaikan pada sistem yang telah diterapkan.
