HCGA - ID Card, Kartu Nama dan
Kartu Akses Kantor
Ketentuan
ID Card Adira Finace
1. ID Card ADIRA FINANCE adalah kartu dengan desain khusus tertentu yang wajib dimiliki dan dipakai oleh seluruh karyawan sebagai ciri dan tanda pengenal bahwa yang bersangkutan adalah karyawan dari
ADIRA FINANCE (selanjutnya disebut ID Card)
2. ID Card memiliki desain khusus tertentu yang mencerminkan ciri khas ADIRA FINANCE, Visi dan Misi ADIRA FINANCE. Desain tersebut adalah standar bagi pembuatan ID Card sehingga tidak diperkenankan untuk dirubah, ditambah atau dikurangi oleh pihak manapun. Contoh Desain ID Card dapat dilihat sebagai berikut
Ketentuan
3. Desain ID Card terbagi menjadi 3 (tiga) jenis yaitu :
Jenis ID Card Keterangan
Permanent ID Card
• Digunakan oleh Karyawan dengan status Permanent, Percobaan (Probation), Kontrak
• Dilengkapi dengan Photo, Nama dan NIK
Temporary ID Card
• Digunakan oleh karyawan dengan status Training, atau karyawan yang belum memiliki ID Card, Rusak dan Hilang
• Tanpa dilengkapi Photo, Nama dan NIK
• Tampilan depan bertuliskan "TEMPORARY ID CARD"
Outsource ID Card
• Digunakan oleh Karyawan Outsource
• Dilengkapai dengan Photo , Nama dan NIK, serta Logo Vendor penyedia jasa Outsource
4. Photo yang digunakan dalam proses pembuatan ID Card dapat diambil menggunakan Kamera Digital atau Smartphone, dikirimkan melalui email ke PIC penanggung jawab pembuatan ID Card dengan format JPG dengan back ground warna putih (polos).
Ketentuan
5. Ketentuan Photo pada ID Card sebagai berikut : Format
Photo
Permanent ID Card Outsource ID Card Baju Memakai baju casual
sportif dengan tampilan rapi seperti menggunakan kemeja atau T-shirt
berkerah
• Bagi karyawan
outsourcing : Memakai baju casual sportif dengan tampilan rapi seperti menggunakan kemeja atau T-shirt berkerah
• Bagi karyawan outsourcing yang mendapatkan seragam dari Perusahaan
Outsourcingnya wajib menggunakan seragam tersebut.
Wajah &
Rambut
Wajah terlihat penuh dan tersenyum. Rambut tertata rapih.
Untuk wanita berjilbab pastikan pemakaian jilbab dengan rapih.
6. PIC Penanggung jawab pembuatan ID Card sebagai berikut
Kantor Pusat Regional/Sentra / Warehouse
Branch/Satelite
Penanggung jawab Pembuatan ID
Card
HCGA qq
General Affairs
Regional HCGA Officer
HCGA Head
Penanggung jawab pembuatan ID Card baru untuk karyawan Outsource yang ditempatkan di Kantor Pusat/Regional/Branch/Sentra/Satelite maupun Warehouse adalah vendor penyedia jasa outsource masingmasing tersebut.
Ketentuan
7. Mekanisme Permintaan, Distribusi, Pengembalian dan Penukaran ID Card dapat dilihat pada No. MI-001/HCMGTCREM/HCGA/X/2020 tentang ID Card, Kartu Nama dan Kartu Akses Kantor poin no 7A dan B
Penukaran ID Card
Karyawan dapat mengajukan kembali ID Card kepada PIC apabila
Item
Ketentuan
Kantor Pusat Non Kantor Pusat ID Card Hilang a. Melampirkan Surat Keterangan Laporan Kehilangan dari
Kepolisian b. Karyawan dikenakan biaya atas penggantian ID card yang hilang tersebut sebesar Rp 100.000 (seratus ribu rupiah) yang dibayarkan melalui Virtual Account (VA) karyawan
ID Card Rusak Serahkan ID Card lama miliknya yang rusak, serta melampirkan formulir Lampiran 5 No. MI- 001/HCMGTCREM/HCGA/X/202 0 tentang ID Card, Kartu Nama dan Kartu Akses Kantor
Serahkan ID Card lama miliknya yang rusak, serta melampirkan formulir Lampiran 2 No. MI- 001/HCMGTCREM/HCGA /X/2020 tentang ID Card, Kartu Nama dan Kartu Akses Kantor
Status Karyawan a. Karyawan Training/Karyawan outsourcing yang dialihkan statusnya menjadi karyawan Permanent/Percobaan/
Kontrak dapat mengajukan permohonan Permanent ID Card sesuai mekanisme pada point 7.A
b. Jika Permanent ID Card sudah jadi maka Temporary ID Card yang dimiliki wajib dikembalikan ke PIC Penanggung Jawab dengan melampirkan Formulir
Permintaan/Pengembalian ID Card (Lampiran 2 atau Lampiran 5 – sesuai homebase karyawan tersebut).
Ketentuan
8. Pemakaian ID Card ADIRA FINANCE diatur sebagai berikut :
Pemakaian ID Card
ID Card ADIRA FINANCE wajib dipakai oleh seluruh
karyawan (Permanent, Percobaan, Kontrak, Training dan Outsource)
Pemakaian ID Card pada tempat yang mudah dilihat, dengan cara digantungkan pada leher dengan tali khusus untuk ID Card atau pengait di dada sebelah kiri
Karyawan yang tidak memakai ID Card ADIRA FINANCE tidak diperkenankan untuk memasuki area / lingkungan kerja (kantor) ADIRA FINANCE
Khusus untuk karyawan dari Perusahaan Outsourcing Office Boy dan Security yang ditempatkan/dipekerjakan di ADIRA FINANCE menggunakan ID Card yang dikeluarkan sesuai dengan ketentuan dari perusahannya masing-masing Atas segala pelanggaran aturan ID Card, Perusahaan akan memberikan sanksi sesuai Ketentuan dan Prosedur yang berlaku
Ketentuan
9. Mekanisme pengadaan perlengkapan dan persedian yang berhubungan dengan pembuatan ID Card, seperti kartu ID Card, tinta/ribbon diatur sebagai berikut :
Mekanisme pengadaan perlengkapan
ID Card
Pengadaan ID Card diajukan melalui Proposal Pengajuan Biaya di ASSIST dengan melampirkan Purchase Order yang telah disetujui oleh Head of GA (Kantor Pusat) atau Regional HCGA Manager (Non Kantor Pusat) Purchase Order dibuat oleh Procurement setelah Formulir Permintaan Pembelian telah disetujui oleh seluruh Pejabat Approval terkait yang tercantum dalam formulir tersebut. Proposal pengajuan biaya diajukan ke HCGA qq GA
Semua pembebanan biaya yang berhubungan dengan pembuatan ID Card ADIRA FINANCE disesuaikan dengan standar budget tahunan yang diajukan oleh masing- masing : Head of GA (Kantor Pusat) maupun Regional HCGA Manager (Non Kantor Pusat).
Ketentuan
2. Format Standar Kartu Nama ADIRA FINANCE dapat dilihat pada Lampiran 3 No. MI-001/HCMGTCREM/HCGA/X/2020 tentang ID Card, Kartu Nama dan Kartu Akses Kantor dan diatur sebagai berikut :
1. Kartu Nama ADIRA FINANCE adalah Kartu Nama/Business Card yang dikeluarkan dan diberikan oleh PT. Adira Dinamika Multi Finance kepada karyawan yang berhak dengan jabatan tertentu untuk kepentingan bisnis dengan pihak eksternal
Spesifikasi Kertas
Jenis kertas yang digunakan untuk Kartu Nama bersifat khusus, maka spesifikasi kertas dan sample harus ditandatangani oleh Head of GA dan selanjutnya diserahkan kepada Head of Procurement
Komposisi Kartu Nama
Design Kartu Nama dibuat oleh Head of Branch Management dan harus disetujui oleh Head of Brand Management & Communication
Domisili perusahaan harus sesuai dengan alamat yang tercantum dalam dokumen legalitas dan data Network masing-masing Kantor
Nama, jabatan, lokasi dan pangkat harus sesuai dengan data yang tercantum pada database karyawan (data HRIS) Sarana Komunikasi bagi karyawan yang meliputi nomor handphone dan Nomor Extention, ditetapkan masing- masing karyawan tersebut
Kriteria Karyawan yang berhak memesan Kartu Nama
Karyawan yang diperbolehkan mengajukan pemesanan Kartu Nama adalah karyawan dengan level minimal Section Head, kecuali jabatan tertentu diperbolehkan yaitu :
• Sales Officer
• Remedial Officer
• Customer Service
*Jumlah maksimum Kartu Nama untuk setiap kali
pemesanan adalah sebanyak 2 (dua) boks (100 lembar per boks)
B. Kartu Nama ADIRA FINANCE
Ketentuan
3. Mekanisme pengajuan dan persetujuan pemesanan Kartu Nama, diatur sebagai berikut :
Pengajuan dan Pesetujuan
Kantor Pusat Non Kantor Pusat
Pengajuan ditujukan ke HCGA qq General Affair (PIC : GA Officer)
Karyawan
Regional/Sentra/Wareh ouse : Permintaan ditujukan ke Regional HCGA Officer
Karyawan
Branch/Satellite : Permintaan ditujukan ke HCGA Head.
Pengajuan pemesanan Kartu Nama dilakukan bersamaan dengan proses permintaan barang cetakan
Pengajuan menggunakan Formulir Permintaan Kartu Nama (Lampiran 4) No. MI-001/HCMGTCREM/HCGA/X/2020 tentang ID Card, Kartu Nama dan Kartu Akses Kantor, Formulir harus diisi lengkap yang ditandatangani oleh Pemohon dan disetujui oleh atasan yang bersangkutan dengan jabatan minimal Manager
Ketentuan
C. KARTU AKSES (Khusus Karyawan Kantor Pusat)
1. Khusus untuk Kantor Pusat, sesuai dengan konsep baru open space Kantor Pusat Adira Finance di Gedung Millennium Centennial Center (MCC) dibutuhkan kartu akses masuk area gedung dan lift serta kartu akses ruang kerja sebagai berikut :
a. Kartu Akses Gedung, berupa kartu akses yang digunakan untuk dapat memasuki area dan lift gedung MCC.
b. Kartu Akses Ruang Kerja, berupa kartu akses yang digunakan untuk dapat memasuki area/ruang kerja diseluruh lantai kantor Adira Finance sesuai hak akses masing-masing karyawan. Kartu akses ruang kerja ini ditempel/direkatkan dengan ID Card sesuai penjelasan pada point Ketentuan
2. Pemberian Kartu Akses
Item Proses
Kartu Akses Gedung 1. Disediakan oleh Building Management MCC dengan
jumlah terbatas disesuaikan dengan regulasi 1 : 10 m2 dari 12.984m2 luas kantor yang disewa oleh Adira Finance.
2. HCGA qq GA melakukan register semua kartu akses gedung yang diberikan kepada karyawan Kantor Pusat yang homebase nya di Gedung MCC sesuai jumlah kartu yang tersedia
3. Karyawan mengisi secara lengkap form sesuai Lampiran 5 No. MI-001/HCMGTCREM/HCGA/X/2020 tentang ID Card, Kartu Nama dan Kartu Akses Kantor dan diserahkan ke HCGA qq GA
4. Terkait kehilangan/rusak nya kartu akses gedung, maka karyawan wajib menginformasikannya ke HCGA qq GA dengan ketentuan sbb :
• Karyawan dikenakan biaya atas penggantian Kartu Akses Gedung yang hilang tersebut sebesar Rp 110.000
(seratus sepuluh ribu rupiah) yang dibayarkan Melalui Virtual Account (VA) karyawan.
5. Building Management MCC akan memberikan penggantian atas kartu yang bilang/rusak tersebut ke HCGA qq GA.
6. HCGA qq GA kemudian melakukan update register kembali kartu akses gedung tersebut dalam sistem monitoring kartu akses sebelum diserahkan ke karyawan yang bersangkutan
Ketentuan
2. Pemberian Kartu Akses
Item Proses
Kartu Akses Ruang Kantor
1. HCGA qq GA melakukan register semua kartu akses ruang kantor yang diberikan kepada karyawan Kantor Pusat yang homebase nya di Gedung MCC
2. Karyawan mengisi secara lengkap form sesuai Lampiran 5 No. MI-001/HCMGTCREM/HCGA/X/2020 tentang ID Card, Kartu Nama dan Kartu Akses Kantor dan diserahkan ke HCGA qq GA
3. Kartu akses ruangan kantor tersebut akan disetting oleh HCGA qq GA disesuaikan dengan hak akses masing-masing karyawan sesuai pada Lampiran 6 No. MI-
001/HCMGTCREM/HCGA/X/2020 tentang ID Card, Kartu Nama dan Kartu Akses Kantor .
4. Terkait kehilangan/rusak nya kartu akses ruang kantor maka karyawan wajib menginformasikannya ke HCGA qq GA dengan ketentuan sbb :
• Karyawan dikenakan biaya atas penggantian kartu akses ruang kantor yang hilang/rusak tersebut sebesar Rp.100.000 (seratus ribu rupiah) yang dibayarkan melalui Virtual Account (VA) karyawan
5. HCGA qq GA kemudian melakukan update register kembali kartu akses ruang kantor tersebut dalam sistem monitoring kartu akses sebelum diserahkan ke karyawan yang
bersangkutan.
Ketentuan
3. Monitoring
Proses Kartu Akses
Gedung
Kartu Akses Ruang Kantor a. Melakukan proses validasi dan rekonsiliasi
data kartu akses gedung dan kartu akses ruang kantor :
• Melakukan rekonsiliasi data kartu akses antara registrasi manual, sistem dan data kepegawaian (dagab HRIS)
• Pada saat ada transaksi dari karyawan (penambahan baru/pengurangan karena resign atau mutasi)
• Pada saat ada transaksi dari karyawan (penambahan baru/pengurangan karena resign atau mutasi)
• Khusus untuk kartu akses ruang
kantor dilakukan validasi dan up date hak akses masuk ruang kerja pada sistem :
o Melakukan mekanisme dual control dalam pengelolaan fisik kartu akses ruang kerja dan penginputannya di sistem
√
√
√
√
√
√
√
b. Melakukan stok opname atas fisik kartu akses gedung dan kartu akses ruang kantor dibandingkan dengan data kartu akses gedung dan kartu akses ruang kantor yang telah diserahkan ke pegawai dan masih dikelola oleh GA 2 (dua) kali dalam setahun
√ √
Ketentuan Lain
Pemusnahan ID Card ADIRA FINANCE maupun Kartu Akses Gedung atau Kartu Akses Ruang Kerja yang rusak dilakukan oleh masing-masing PIC penanggung jawab sesuai point Ketentuan A.6 . di atas dengan cara menggunting secara vertical (dari atas ke bawah) dan ID Card ADIRA FINANCE maupun Kartu Akses Gedung atau Kartu Akses Ruang (khusus Kantor Pusat) yang telah digunting kemudian dilampirkan pada Formulir (Lampiran 2 atau Lampiran 5 – sesuai homebase karyawan tersebut)
