4.1. Pemetaan Awal
Perusahaan ”X” adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang industri peralatan tulis kantor yang terdiri dari 3 jenis, yaitu Alat Tulis Kantor (ATK), Non-Carbon Required (NCR), dan Converting. Pada Tugas Akhir ini ruang lingkup pembahasan hanya pada Unit Produksi Alat Tulis Kantor (ATK) saja.
4.1.1. Ruang lingkup
Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) meliputi proses produksi untuk tiap produk serta unit pendukung yang berperan dalam teknis proses produksi. SOP yang dibuat dimulai dari perencanaan produksi oleh Unit PPIC hingga keluar dari lantai produksi sebagai bahan jadi dan disimpan oleh Unit Gudang Finished Good. Ruang lingkup perancangan SOP meliputi ATK Atas, ATK Bawah, Amplop, dan berbagai unit pendukung.
Unit Produksi ATK Atas memproduksi bermacam-macam produk yaitu sebagai berikut:
1. One Time Carbon (OTC)
OTC adalah jenis kertas karbon yang digunakan untuk satu kali pakai saja.
Proses produksi OTC adalah sebagai berikut:
a. Proses coating
Proses untuk melakukan coating base paper MGP dengan tinta yang dicairkan menjadi produk OTC.
b. Proses Packing
Proses untuk membungkus OTC dengan kertas kraft, dengan memberi etiket.
2. Carbon Paper
Digunakan sebagai kertas karbon yang dapat dipakai berulang-ulang, biasanya digunakan sebagai tindasan nota. Proses produksi Carbon Paper adalah sebagai berikut:
a. Proses Blocking .
Proses untuk melakukan pewarnaan dasar hitam pada bahan baku base paper MG.
b. Proses Printing
Proses untuk untuk melakukan pencetakan logo pada base paper hasil proses blocking.
c. Proses Coating
Proses pelapisan karbon pada kertas proses hasil printing. Bahan baku yang digunakan antara lain adalah kertas MGP Printing, tinta dan wax d. Proses Rewinding
Proses untuk pemotongan carbon paper dari bentuk in roll menjadi bentuk in sheet.
e. Proses Cutting
Proses pemotongan carbon paper in sheet sesuai dengan order.
f. Proses Packing
Proses untuk pengepakan kertas karbon dari proses cutting dalam bentuk kemasan dus. Bahan yang digunakan adalah kertas karbon potongan, kertas putih, lem, kemasan karton, dus, kertas label, kertas kuning.
3. Stensil Sheet
Fungsi dari stencil paper adalah sebagai master untuk menggandakan sesuatu arsip. Proses produksi Stensil Sheet adalah sebagai berikut:
a. Proses collating
Proses untuk menyatukan roll coated tissue dengan roll HVS kuning sehingga menjadi barang WIP Stencil Sheet.
b. Proses perforating
Proses untuk membentuk lubang pada barang WIP Stencil Sheet sehingga menjadi produk jadi Stencil Sheet.
c. Proses packing
Proses untuk pengemasan Stencil Sheet bersama pelengkap (OTC berukuran folio) ke dalam kardus dan box.
4. Ordner
Map yang digunakan untuk tempat penyimpanan berkas – berkas file. Proses produksi pembuatan ordner adalah sebagai berikut:
a. Proses Cutting Chipboard
Proses untuk memotong berbagai bahan baku ordner yaitu karton, chipboard, linen, outer, dan iner sesuai dengan ukuran produk Ordner.
b. Proses Laminasi I
Proses membuat chipboard dari kertas kraft 3 lapis.
c. Proses Pemasangan linen
Proses untuk memasang linen di punggung ordner.
d. Proses Laminasi II
Proses untuk memberi lapisan outer pada chipboard . e. Proses Laminasi III
Proses untuk memberi lapisan iner pada chipboard . f. Proses Creasing
Proses hasil untuk membentuk garis lipat pada Ordner.
g. Proses Penempelan Etiket
Proses untuk melekatkan Etiket pada di tengah-tengah creasing.
h. Proses Fingering
Proses untuk memberi lubang pada bagian tengah Ordner kemudian diberi ring yang melapisi pinggiran dari lubang itu.
i. Proses Radoring
Proses untuk memasang embalase rador pada Ordner.
j. Proses pemasangan mekanik
Proses untuk pemasangan penampang mekanik pada yang kemudian diberi eye lit (penekan/penutup mekanik) dan lidah.
k. Proses Packing
Proses pengemasan ordner ke dalam box.
5. Paper roll
Paper roll adalah gulungan kertas yang banyak digunakan pada mesin kasir atau mesin hitung. Proses produksi Paper Roll adalah sebagai berikut:
a. Proses Slittering
Proses untuk menggulung base paper menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dengan diameter serta ukuran yang ditentukan pada Job Order Sheet (JOS).
b. Proses Packing
Proses pengemasan dengan memberi plastik dan dimasukkan ke dalam boks. Bahan baku yang digunakan adalah kertas roll, plastik, stiker, gunting, gummed tape, stempel dan box.
6. Thermal Paper
Merupakan gulungan kertas yang dipakai pada mesin faximile. Proses produksi Thermal Paper adalah sebagai berikut:
a. Proses Slittering
Proses untuk menggulung base paper menjadi ukuran dan diameter yang lebih kecil dengan ukuran sesuai order.
b. Proses Packing
Proses pembungkusan dengan menggunakan aluminium foil dan dimasukkan ke dalam box.
7. Telex Paper
Merupakan gulungan ketas yang digunakan pada mesin telex, yang diproduksi terdapat 2 jenis kertas yaitu HVS dan NCR. Proses produksi Telex Paper adalah sebagai berikut:
a. Proses Slittering
Proses untuk menggulung base paper menjadi ukuran dan diameter yang lebih kecil dengan kombinasi kertas sesuai order.
b. Proses Packing
Proses pembungkusan dengan menggunakan aluminium foil dan dimasukkan ke dalam box.
8. Gabus
Digunakan sebagai pembungkus produk duplicating ink. Proses produksi gabus adalah sebagai berikut:
a. Proses expanding
Proses untuk memasak Arbepar menjadi Arbepar BSP. Arbepar BSP ini digunakan sebagai bahan baku untuk pembuatan gabus kemasan duplicating ink.
b. Proses Moulding
Proses untuk pencetakan Arbepar BSP menjadi gabus yang dicetak dengan temperatur panas tinggi, sehingga menjadi Gabus Packing (styroform).
Unit Produksi ATK Bawah memproduksi berbagai macam produk yaitu sebagai berikut:
1. Typewritter Ribbon
Merupakan tinta pita yang digunakan pada mesin ketik konvensional. Proses produksi Typewritter Ribbon sebagai berikut:
a. Proses Coating
Proses melakukan coating pada pita (nilon atau cotton) dengan tinta hasil mixing yang kemudian disimpan selama 1 minggu di Gudang Semi finished.
b. Proses Rewinding
Proses membuat dan menggulung pita coating, kemudian dipotong dengan panjang sesuai order.
c. Proses Plong Mata Ayam
Proses pemasangan mata ayam dengan mengeplong pada bagian ujungnya untuk dapat dipasang pada spull.
d. Proses Bungkus Pita
Proses membungkus TWR standar dengan plastik dan diberi label menggunakan etiket dengan mesin bungkus. Bahan yang digunakan adalah pita hitam dalam spull, plastik, dan label.
e. Proses Packing
Proses dimana pita dimasukkan ke dalam kaleng plastik atau kaleng logam sebelum dimasukkan ke dalam box.
2. Refill Ribbon
Merupakan tinta pita yang digunakan untuk mesin printer dot matriks. Proses produksi Refill Ribbon sebagai berikut:
a. Proses Coating
Proses melakukan coating pada pita nilon dengan tinta sesuai order kemudian disimpan selama 1 minggu di Gudang Semi finished.
b. Proses Stuffing
Proses membuat dan menggulung pita coating, kemudian dipotong dengan panjang sesuai standar kemudian dimasukkan ke dalam dus hitam dengan kedua ujung pita berada di luar pada sisi lebar kanan dan lebar kiri.
c. Proses Welding
Proses menyambung kedua ujung pita sehingga tersambung.
d. Proses Packing
Proses membungkus pita Refill Ribbon untuk dikirim ke konsumen.
3. Refill Ink
Tinta isi ulang printer, memproduksi untuk printer tipe Canon, Hp, dan Epson. Proses produksi Refill Ink adalah sebagai berikut:
a. Proses Filling
Proses mengisi spuit dengan tinta sesuai order. Proses ini dilakukan secara manual.
b. Proses Packing
Proses pengemasan dengan sepet/suntik yang telah diisi tinta kemudian dimasukkan dalam plastik bersama jarum suntiknya kemudian bagian belakang ditutup dengan dupleks merek.
4. Digital Master
Merupakan bahan untuk mencetak jenis digital. Digital Master dibeli dari supplier untuk dikemas ulang sesuai order. Prosesnya adalah sebagai berikut:
a. Proses Rewinding
Proses untuk menggulung ulang digital master sesuai order dengan menggunakan Mesin Siat II.
b. Proses Packing
Proses pengemasan digital master yang sudah diproduksi ke dalam kardus.
5. DD Ink
Merupakan tinta untuk mencetak duplikat. Proses pengemasan DD Ink adalah sebagai berikut:
a. Proses Filling
Proses pengisian tinta DD Ink viskositas 5000 sesuai order.
b. Proses Packing
Proses pengemasan DD Ink ke dalam kemasan untuk dikirim ke konsumen.
6. Duplicating Ink
Merupakan tinta untuk mesin stencil. Proses produksi Duplicating Ink adalah sebagai berikut:
a. Proses aduk all slug
Proses pengadukan aluminium slug sebelum di-press dicampur zinc stearat di tempat pengadukan.
b. Proses Extrussion
Proses mengpres aluminium slug sehingga membentuk tube.
c. Proses Cutting
Proses memotong mulut tube hasil press yang diperhalus sehingga tidak tajam dan dibentuk ulir.
d. Proses Anneling
Proses pemanasan tube hingga beberapa saat sehingga menjadi lunak.
e. Proses Printing
Proses mencetak logo, dimana tube di-blocking warna putih, lalu dilewatkan ruang pemanas selama setengah putaran dan kemudian dimasukkan ke slot mesin printing Gravure logo dan di-print, setelah itu melewati ruang pemanas satu putaran, kemudian baru ditaruh ke keranjang.
f. Proses Sealing
Proses pemberian karet pada mulut tube g. Proses Filling
Proses pengisian tinta pada tube.
h. Proses Packing
Proses pengemasan Duplicating Ink standar ke dalam kemasan untuk dikirim ke konsumen.
7. Photo Paper
Kertas untuk mencetak foto. Photo Paper dibeli di supplier dan dikemas ulang sesuai order.
a. Proses packing
Proses pengemasan kertas foto yang berasal dari China untuk dikemas ke dalam box.
Unit Produksi Amplop meliputi bermacam-macam produk amplop.
Proses produksi pembuatan amplop adalah sebagai berikut:
a. Proses plong
Proses untuk memotong kertas HVS sebagai bahan dasar amplop dengan ukuran tertentu sesuai order.
b. Proses Printing
Proses untuk mengeprint bagian dalam amplop.
c. Proses Lipat
Proses untuk membentuk kertas HVS menjadi bentuk amplop d. Proses Sticking
Proses penempelan silikon pada lidah amplop
e. Proses packing
Proses pengemasan amplop untuk dikirim ke konsumen.
Unit pendukung yang menjadi ruang lingkup perancangan dan implementasi SOP adalah unit pendukung yang memiliki peranan langsung dalam teknis proses produksi. SOP yang disusun merupakan pendokumentasian alur kerja masing-masing unit pendukung, hanya sebatas kaitannya dengan proses produksi, bukan merupakan SOP unit secara keseluruhan. Unit pendukung yang terkait langsung dengan proses produksi adalah sebagai berikut:
1. Unit PPIC
Unit PPIC merupakan unit yang bertugas untuk merencanakan dan membuat jadwal produksi berdasarkan order dari Marketing. Bersama dengan Unit Produksi, PPIC juga mengatur penggunaan tenaga kerja di masing-masing proses produksi. SOP yang dibuat terkait dengan proses produksi yaitu SOP Perencanaan Produksi.
2. Unit Gudang Raw Material- Semi finished
Unit Gudang Raw Material merupakan unit yang bertugas untuk mengawasi dan memeriksa pengeluaran bahan baku dan barang Work In Process (WIP) sesuai permintaan Unit Produksi dan juga berfungsi untuk menyimpan barang WIP yang dikirim Unit Produksi. Gudang Raw Material-Semi finished juga menangani pencatatan dan pengembalian bahan baku yang tidak sesuai spesifikasi dari Unit Produksi. SOP yang dibuat terkait dengan proses produksi yaitu SOP Pengeluaran Bahan Baku dan WIP serta SOP Penyimpanan Barang WIP.
3. Unit Engineering
Unit Engineering bertugas mengatasi gangguan mesin yang tidak mampu ditangani operator secara mandiri. SOP yang dibuat terkait dengan proses produksi yaitu SOP Perbaikan Mesin.
4. Unit QC Finished Good
Unit QC Finished Good bertugas untuk mengatur pemeriksaan barang semi finishing dan Finished Good sesuai standar yang berlaku. SOP yang dibuat terkait dengan proses produksi yaitu SOP Inspeksi Finished Good.
5. Unit Finished Good
Unit Gudang Finished Good bertugas untuk mengawasi dan memeriksa penerimaan barang Finished Good di Gudang FG sesuai Surat Pengantar Produksi dari Produksi. SOP yang dibuat terkait dengan proses produksi yaitu SOP Penyimpanan Barang Finished Good.
4.1.2. Evaluasi Awal
Selama ini, Perusahaan “X” tidak memiliki SOP baku sebagai panduan dalam bekerja. SOP yang selama ini digunakan berupa instruksi kerja untuk tiap proses produksi masing-masing pembuatan produk. Dokumen lain yang digunakan sebagai acuan prosedur adalah OPC dan diagram alur dokumen. Kedua dokumen kurang lengkap dan baku untuk digunakan sebagai prosedur karena tidak memuat solusi langkah penanganan yang harus ditempuh dalam berbagai kondisi. Kedua dokumen ini juga tidak dapat rekaman aktivitas beserta record dan penanggung jawabnya secara bersamaan.
OPC dan alur dokumen yang digunakan sebagai panduan dalam bekerja juga dibuat lama sekali sehingga perubahan-perubahan yang terjadi seiring dengan berkembangnya Perusahaan “X” tidak teratasi sehingga banyak ketidak sesuaian yang ditemukan antara prosedur tersebut dengan keadaan saat ini. Di antaranya, bahan baku yang digunakan untuk memproduksi sudah tidak sama lagi dengan yang tercantum dalam OPC, sesuai pertimbangan dari manajemen.
Beberapa produk yang terdapat di OPC bahkan sudah tidak diproduksi lagi.
Demikian pula dengan dokumen-dokumen yang tercatat pada diagram alur dokumen tidak semua masih dipakai.
Penyusunan SOP juga merupakan suatu upaya untuk menertibkan sistem administrasi di Unit Produksi ATK. Manajemen Perusahaan “X” melihat kondisi
administrasi produksi yang kurang teratur. Proses dan aliran barang di lantai produksi kurang dapat termonitor secara administrasi.
Perancangan suatu SOP yang baku menjadi suatu langkah awal untuk mulai menata cara bekerja di lantai produksi agar secara perlahan-lahan lebih efisien. Sistem kerja yang lebih efisien dapat diperoleh dengan menerapkan SOP secara disiplin dari waktu ke waktu. Upaya penerapan SOP ini menjadi media untuk membawa perusahaan menuju perbaikan dan standarisasi industri yang diakui secara global yaitu dengan ISO.
Ketiga dokumen yang selama ini menjadi pedoman dalam bekerja sudah mampu menuntun seluruh elemen di lantai produksi ATK beserta unit pendukungnya melakukan prosedur kerja dengan benar. Aktivitas, urutan kerja, relasi dengan unit terkait, dan penanggung jawab dokumen sudah teratur. Upaya perbaikan perlu banyak dilakukan pada sistem pencatatan dan pembenahan format dokumen. Beberapa dokumen yang dibutuhkan tidak ada dan dokumen lainnya perlu diperbarui untuk menyesuaikan dengan kondisi sekarang.
Berikut ini adalah dokumen-dokumen pencatatan yang selama ini digunakan dalam proses produksi:
1. Job Order Sheet (JOS)
Record ini digunakan oleh unit PPIC untuk memberitahukan jadwal produksi kepada Unit Produksi.
2. Bon Pengeluaran Barang dari Gudang (BPBG)
Record ini digunakan oleh Unit Produksi untuk meminta bahan baku atau barang Work In Process (WIP) dari Gudang Raw Material & Semi finished.
3. Surat Pengantar ke Gudang Semi finished
Record ini digunakan oleh Unit Produksi untuk mengirimkan barang WIP hasil proses (dari bahan baku menjadi barang WIP) ke Gudang Raw Material & Semi finished.
4. Checksheet
Record ini digunakan oleh Unit QC FG untuk memberitahukan hasil inspeksi sample produk kepada Unit Produksi.
5. Surat Pengantar Produksi (SPP)
Record ini digunakan oleh Unit Produksi untuk mengirimkan produk jadi yang telah di-packing ke Gudang Finished good.
6. Order Kerja Engineering (OKE)
Record ini digunakan oleh Unit Produksi untuk meminta bantuan Unit Engineering dalam memperbaiki mesin rusak yang tidak dapat ditangani secara mandiri oleh operator.
7. Laporan Kerja Harian (LKH)
Record ini digunakan oleh Unit Produksi untuk mencatat hasil produksi.
LKH idealnya dimiliki oleh setiap stasiun kerja. Namun, di pembuatan produk tertentu, LKH beberapa stasiun kerja ditumpuk menjadi satu, dengan asumsi bahwa hasil produksi di semua stasiun kerja tersebut sama. Berikut adalah daftar LKH yang belum ada:
1. LKH Packing Thermal Paper (ATK Atas) 2. LKH Packing Telex Paper (ATK Atas) 3. Pencacatan OTC cacat (ATK Atas)
4. LKH Packing Duplicating Ink (ATK Bawah) 5. LKH Packing Refill Ink (ATK Bawah) 6. LKH Packing Refill Ribbon (ATK Bawah)
Pencatatan seperti ini tentu saja tidak akurat karena setiap stasiun kerja memiliki tanggung jawab masing-masing dan kapasitas yang tidak sama.
Penulisan hasil produksi beberapa stasiun kerja dalam satu LKH sekaligus juga membatasi ruang pemonitoran aliran proses bahan baku hingga menjadi barang Finished good. Pengendalian kualitas juga sulit dilakukan, karena tidak tahu stasiun kerja mana yang menyebabkan kecacatan. Pencatatan pemakaian bahan pembantu kurang akurat. Stok awal di masing-masing stasiun kerja dan jumlah bahan pembantu yang cacat tidak jelas. Akibatnya, pemakaian bahan baku menjadi tidak terkontrol dan sulit diperiksa silang dengan hasil produksi.
Kelemahan terbesar dari metode pencatatan saat ini adalah tidak adanya stok awal dan sisa di tiap stasiun kerja yang sampai di administrasi produksi. Di
masing-masing lantai produksi menggunakan dua macam pencatatan, yaitu untuk keperluan unit produksi sendiri dan untuk diserahkan kepada administrasi produksi. Bentuk pencatatan seperti ini menyulitkan manajemen untuk memonitor aktivitas produksi secara keseluruhan. Pelaporan yang general dan memuat informasi yang akurat memudahkan manajemen untuk mengadakan pengendalian.
Beberapa LKH juga perlu diperbaiki karena sudah tidak sesuai dengan kondisi yang ada sekarang. LKH yang perlu diperbaiki adalah sebagai berikut:
1. LKH Perforasi dan Packing Stensil Sheet (ATK Atas)
LKH ini tidak menyertakan pencatatan pemakaian bahan pembantu dan sisa di stasiun kerja yang belum sempat dikirim ke Gudang FG.
2. LKH Gabus (ATK Atas)
LKH ini sudah tidak sesuai dengan keadaan sekarang karena pengerjaan gabus bukan lagi untuk 3 shift kerja, tetapi hanya satu dan ordernya tidak sebanyak dulu. Pemakaian bahan pembantu tidak tercatat. Pencatatan hasil produksi untuk mesin expander dan moulding harus dibedakan, bukan disama ratakan seperti saat ini.
3. LKH Ordner (ATK Atas)
Pencatatan aktivitas ordner ditulis dalam tiga bentuk pelaporan yang berbeda yaitu untuk pencatatan dalam, LKH untuk diberikan kepada administrasi produksi, dan rekapitulasi pemakaian bahan pembantu. Bentuk laporan ini tidak dapat memonitor aktivitas dan kinerja lantai produksi.
4. LKH Tube Duplicating Ink (ATK Bawah)
LKH ini tidak efisien karena setiap stasiun kerja harus melaporkan dalam dua form sekaligus. Satu form mencatat sisa di stasiun kerja dan stok awal, sedangkan form yang lain mencatat kerusakan. Jumlah hasil produksi ditulis dua kali di form-form tersebut.
Alur pengembalian bahan baku yang tidak sesuai spesifikasi juga perlu pembenahan. Selama ini, Unit Produksi terkait membuat memo untuk Gudang Raw Material untuk mengembalikan bahan baku tidak sesuai spesifikasi. Memo ini tidak diberikan ke administrasi produksi. Pencatatan ini membuat kerancuan, antara bahan baku cacat sebelum diproses dan bahan baku yang cacat setelah diproses. Pencatatan status bahan baku yang akurat membantu pihak QC sebagai
unit pengendali kualitas barang untuk mengukur kinerja dan kualitas bahan baku yang digunakan.
Selain SOP, pembenahan juga dilakukan pada instruksi kerja. Pada unit produksi ATK, ditemukan WI yang digunakan sebagai panduan operator dalam bekerja sudah perlu dikaji ulang lagi. Indikasinya terlihat dari beberapa produk yang tercantum dalam dokumen WI yang lama sudah tidak dihasilkan lagi di unit produksi ATK saat ini. Adanya Unit Amplop, sebagai diversifikasi produk ATK juga menuntut suatu penyusunan instruksi kerja yang baku.
Di lantai produksi ATK, beberapa operator sudah bekerja selama puluhan tahun. Operator senior ini mengajarkan memberi instruksi kerja untuk operator yang baru secara verbal. Tradisi turun temurun ini tidak dapat berlangsung terus, karena setiap perpindahan informasi tidak sepenuhnya sama dengan keadaan semula. Penyusunan instruksi kerja yang baku dapat menjadi acuan standar untuk mengoperasikan mesin maupun untuk penegerjaan proses secara manual. Di beberapa mesin yang sudah lama digunakan, banyak terdapat tanda yang kurang jelas.
4.2. Perancangan 4.2.1. Pembenahan WI
Pembenahan WI dilakukan dengan cara mengkaji ulang WI yang lama apakah masih relevan dengan kondisi saat ini. Penyusunan WI dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi dari operator mesin/stasiun kerja terkait, pengamatan lapangan, dan instruksi asal dari manual book masing-masing mesin yang diperoleh dari Unit Engineering. Manual book yang ada tidak banyak membantu karena umumnya tidak berisi instruksi menjalankan mesin, mayoritas berisi mengenai gambar-gambar atau bagan spesifikasi mesin dan cara set up pada awalnya. Bahasa manual book yang tidak umum juga menyulitkan penulis untuk menyusun instruksi kerja dengan manual book mesin sebagai referensinya. Mesin- mesin di Perusahaan “X” banyak yang berasal dari China dan Jerman. Manual book mesinnya juga ditulis dengan bahasa negara asal, tanpa terjemahan ke dalam Bahasa Inggris, sebagai bahasa internasional. WI yang menggunakan manual
book sebagai referensinya adalah mesin creasing Ordner dan Amplop, hanya memasukkan dari catatan penting di bawahnya.
Work Instruction disusun dalam format resmi sesuai ketentuan baku, seperti contoh pada Gambar 4.1 yang berisi mengenai pemaparan tujuan, definisi, dan tanggung jawab dari Work Instruction yang dibuat. Gambar 4.2 menunjukkan penjelasan langkah-langkah kerja untuk menjalankan mesin atau melaksanakan proses produksi. Work Instruction yang sudah dibuat diberikan kepada Kepala Unit terkait dan Manajemen untuk disetujui.
Di setiap penyusunan WI juga memasukkan unsur 5 R, sesuai proyek yang sedang digalakkan perusahaan saat ini. Unsur 5 R secara teoritis diterjemahkan ke dalam langkah-langkah kerja yang mudah diikuti oleh operator.
1. Ringkas (seiri)
Membuang sisa produksi dan sampah pada tempatnya.
2. Rapi (seiton)
Menyimpan kembali semua peralatan di tempat asalnya.
3. Resik (seiso)
Membersihkan area produksi sebelum dan sesudah proses produksi.
4. Rawat (seiketsu)
Mengecek kalibrasi dan komponen mesin dalam periode tertentu (menyesuaikan dengan program kerja Engineering).
5. Rajin (shitsuke)
Menginspeksi setiap produk yang diproduksi.
Gambar 4.1. Contoh Halaman Deskripsi Work Instruction
No.:XXX/WI/ATK ATAS/CP/
BLOCK/BLOCKING M/C /001 Page : 1 of 3 Date: 28 Mei 2008 Revised:
WORK INSTRUCTION MESIN BLOCKING CARBON PAPER
1. Tujuan
2. Definisi
3. Referensi -
4. Tanggung Jawab
Date : Date :
Prepared by : Approved by :
Gambar 4.2. Contoh Work Instruction
No.: XXX/WI/ATK ATAS/CP/
BLOCK/BLOCKING M/C /001 Page : 2 of 3 Date: 28 Mei 2008 Revised:
WORK INSTRUCTION MESIN BLOCKING CARBON PAPER
5. Proses Blocking Carbon Paper
5.1. Bersihkan mesin dari debu yang menempel dengan lap.
5.2. Instruksi kerja proses blocking Carbon Paper.
5.3. Catat hasil produksi di Lembar Kerja Harian.
5.4. Bersihkan tinta dari bak agar tidak menimbulkan kerak.
5.5. Bersihkan mesin dan lantai di sekitarnya dari kotoran.
5.6. Tutup mesin dengan plastik.
5.7. Kembalikan semua peralatan ke posisi semula setelah digunakan.
5.8. Bersihkan mesin secara menyeluruh hingga bagian dalamnya setiap sebulan sekali.
5.9. Cek keadaan mesin setiap bulannya untuk melihat apakah ada bagian yang sudah aus dan perlu diganti sesuai dengan maintenance card engineering.
5.10. Pastikan tanggal kalibrasi pada peralatan yang digunakan tidak kadaluarsa sesuai dengan maintenance card engineering.
Date: Date :
Prepared by : Approved by :
4.2.2. Perancangan SOP
Perancangan SOP dimulai dari awal untuk Unit Produksi ATK dan unit pendukung yang terkait dalam proses produksi secara langsung. SOP untuk Unit Produksi dibuat dari perencanaan produksi hingga barang jadi dikirim ke Gudang FG. Unit Produksi ATK dibuat SOPnya per produk, yaitu sebagai berikut:
1. ATK Atas
Produksi OTC, Produksi Carbon Paper, Produksi Stensil Sheet, Produksi Ordner, Produksi Gabus Packing, Produksi Telex Paper, Produksi Thermal Paper, dan Produksi Paper Roll.
2. ATK Bawah
Packing Paper Roll, Packing Carbon Paper, Produksi Duplicating Ink, Produksi Refill Ink, Produksi Refill Ribbon, Produksi Typewritter Ribbon, Produksi Digital Master, Produksi DD Ink, Produksi Photo Paper.
3. Amplop
Produksi Amplop
Unit Pendukung dibuat SOP yang terkait secara langsung dengan proses produksi yaitu sebagai berikut:
1. Unit PPIC
SOP Perencanaan Produksi.
2. Unit Gudang Raw Material-Semi finished
SOP Pengeluaran Bahan Baku dan WIP serta SOP Penyimpanan BaranG Semi finished.
3. Unit Engineering SOP Perbaikan Mesin.
4. Unit QC FG SOP Inspeksi FG.
5. Unit Gudang Finished good SOP Penyimpanan Barang FG
SOP dibuat sesuai format resmi seperti yang tertera di Gambar 4.3 dan 4.4. SOP yang dibuat diberikan kepada Kepala Unit terkait dan manajemen untuk disetujui.
Gambar 4.3. Contoh Halaman Deskripsi Standard Operating Procedure
ALUR PROSES DESKRIPSI RECORDS PENANGGUNG JAWAB
Page : 4 of 7 Revised :
STANDARD OPERATING PROCEDURE PRODUKSI ONE TIME CARBON
A
A 7
Date: Date:
Prepared by: Approved by:
8
9
11 10
13 12
15 14 Tidak
16 Ya
Date : 28 Mei 2008
No.: XXX/SOP/PROD/ATK ATAS/OTC/001
Gambar 4.4. Contoh Standard Operating Procedure
4.2.3. Usulan Perbaikan
Berdasarkan permasalahan di evaluasi awal mengenai keadaan Unit produksi ATK, kelemahan terbesar dalam penerapan SOP di lapangan adalah masalah pencatatan. Untuk prosedur secara keseluruhan dan relasi dengan unit pendukung yang terkait langsung terhadap proses produksi, sudah teratur.
Mengatasi masalah pencatatan tersebut, seluruh form yang terkait dikaji ulang apakah sudah dapat mengakomodasi kebutuhan pencatatan yang diperlukan unit dan manajemen. Aktivitas yang belum terekam secara sistematis juga dibuat pencatatannya. Berikut merupakan daftar form usulan:
1. Form Retur Bahan Baku (Unit Produksi)
Form ini dibuat agar pencatatan pengembalian bahan baku tidak sesuai spesifikasi ke Gudang Raw Material terekam secara sistematis dan trasparan sehingga dapat digunakan sebagai data otentik dari unit yang memerlukannya.
2. LKH Packing Thermal Paper (ATK Atas)
Form ini dibuat untuk merekam aktivitas pengemasan Thermal Paper.
Selama ini pencatatan packing mengikuti hasil mesin slitering. Hasil yang dikirm ke Gudang FG dicatat dalam Surat Pengantar Produksi. Form ini dibuat agar aliran material dan pemakaian bahan pembantu tercatat secara sistematis dan akurat.
3. LKH Packing Telex Paper (ATK Atas)
Form ini dibuat untuk merekam aktivitas pengemasan Telex Paper.
Selama ini pencatatan packing mengikuti hasil mesin slitering. Hasil yang dikirm ke Gudang FG dicatat dalam Surat Pengantar Produksi. Form ini dibuat agar aliran material dan pemakaian bahan pembantu tercatat secara sistematis dan akurat.
4. LKH Packing Duplicating Ink (ATK Bawah)
Form ini dibuat untuk merekam aktivitas pengemasan Duplicating Ink.
Selama ini pencatatan packing mengikuti hasil mesin filling. Hasil yang dikirm ke Gudang FG dicatat dalam Surat Pengantar Produksi. Form ini dibuat agar aliran material dan pemakaian bahan pembantu tercatat secara sistematis dan akurat.
5. LKH Packing Refill Ink (ATK Bawah)
Form ini dibuat untuk merekam aktivitas pengemasan Refill Ink. Selama ini pencatatan packing mengikuti hasil mesin filling. Hasil yang dikirm ke Gudang FG dicatat dalam Surat Pengantar Produksi. Form ini dibuat agar aliran material dan pemakaian bahan pembantu tercatat secara sistematis dan akurat.
6. LKH Packing Refill Ribbon (ATK Bawah)
Form ini dibuat untuk merekam aktivitas pengemasan Refill Ribbon.
Selama ini pencatatan packing mengikuti hasil mesin stuffing. Hasil yang dikirm ke Gudang FG dicatat dalam Surat Pengantar Produksi. Form ini dibuat agar aliran material dan pemakaian bahan pembantu tercatat secara sistematis dan akurat.
Selain itu juga terdapat form usulan hasil modifikasi form yang telah digunakan, yaitu sebagai berikut:
1. Defect List OTC (ATK Atas)
Form ini dibuat untuk mencatat kecacatan yang timbul di OTC. LKH OTC berbeda dari LKH produk lain, hanya memuat tentang jumlah hasil produk baik saja. Jumlah kecacatan belum tercatat secara akurat hingga ke administrasi produksi. Form Defect List OTC ini berasal dari modifikasi form Defect List serupa sudah beredar di Unit produksi NCR, bidang produksi lain yang terdapat di Perusahaan “X” ini.
2. LKH Perforasi dan Packing Stensil Sheet (ATK Atas)
Sebelumnya, LKH ini tidak menyertakan pencatatan pemakaian bahan pembantu dan sisa di stasiun kerja yang belum sempat dikirim ke Gudang FG.
Di format form yang baru terdapat kolom pemakaian bahan pembantu dan kolom untuk mencatat sisa di stasiun kerja yang belum sempat dipindahkan ke stasiun kerja berikutnya.
3. LKH Gabus (ATK Atas)
LKH ini sudah tidak sesuai dengan keadaan sekarang karena pengerjaan gabus bukan lagi untuk 3 shift kerja, tetapi hanya satu dan tidak seintens dulu.
Pemakaian bahan pembantu tidak tercatat. Pencatatan hasil produksi untuk mesin expander dan moulding diseragamkan, padahal kebutuhan kolom yang diperlukan berbeda. Di format form yang baru dibuat pencatatan pemakaian bahan pembantu dan dipisahkan hasil pencatatan produksi untuk mesin expander dan moulding.
4. LKH Ordner (ATK Atas)
Pencatatan aktivitas ordner ditulis dalam tiga bentuk pelaporan yang berbeda yaitu untuk pencatatan dalam, LKH untuk diberikan kepada administrasi produksi, dan rekapitulasi pemakaian bahan pembantu. Bentuk laporan ini tidak dapat memonitor aktivitas dan kinerja lantai produksi. Di format LKH yang baru pencatatan stok, hasil produksi, dan pemakaian bahan pembantu dijadikan dalam satu lembar. Pencatatan ini diberikan juga ke administrasi produksi. Format yang baru ini mencegah ketidakcocokan data antara pencatatan dalam dan rekapitulasi yang diberikan ke administrasi produksi. Di masing-masing stasiun kerja diberi kolom untuk mencatat stok awal, hasil produksi, jumlah produk yang dikirim ke stasiun kerja berikutnya, dan sisa akhir.
5. LKH Tube Duplicating Ink (ATK Bawah)
LKH ini tidak efisien karena setiap stasiun kerja harus melaporkan dalam dua form sekaligus. Satu form mencatat sisa di stasiun kerja dan stok awal, sedangkan form yang lain mencatat kerusakan. Jumlah hasil produksi ditulis dua kali di form-form tersebut. Di format yang baru, pencatatan dilakukan dalam satu lembar. Di stasiun kerja diberi kolom untuk mencatat stok awal, hasil produksi, jumlah produk yang dikirim ke stasiun kerja berikutnya, dan sisa akhir.
Implementasi usulan perbaikan berupa sosialisasi form ke Unit terkait dimulai sejak 19 Mei 2008 hingga 4 Juni 2008, terhitung setelah form usulan disetujui oleh Unit terkait dan manajemen.
4.3. Implementasi
4.3.1. Implementasi Usulan Perbaikan
Implementasi form usulan dilakukan setelah usulan penulis disetujui dalam forum sosialisasi yang dihadiri manajemen, Kepala Unit Produksi, dan Kepala Unit pendukung lainnya. Implementasi form dilakukan di Unit Produksi ATK Atas dan ATK Bawah. Unit Amplop dinilai sudah ideal sehingga tidak perlu pembuatan form usulan. Implementasi teknis pengisian form usulan disosialisasikan kepada Kepala Unit, Foreman, dan Operator di masing-masing stasiun kerja terkait. Implementasi ini dilakukan agar kebijakan baru dari manajemen ini dipahami dan didukung oleh seluruh lapisan, hingga level operator. Penulis turut membantu ke lapangan untuk mengerjakan secara teknis kepada operator mengenai tata cara pengisian form. Hasil ini dilakukan agar operator mengerti dan dapat menyajikan informasi yang akurat sehingga tujuan pembuatan form dapat tercapai.
Implementasi terkendala dengan jadwal produksi ATK yang bersifat make to order. Beberapa produk seperti Gabus, Stensil Sheet, Tube Duplicating Ink, Refill Ribbon, dan Refill Ink tidak diproduksi selama penulis mengimplementasikan form usulannya. Implementasi diberikan kepada Kepala Unit terkait agar dapat mengarahkan operatornya dalam mengisi form ketika penulis sudah tidak magang lagi di Perusahaan “X”. Persetujuan Kepala Unit terlampir di Lampiran 1.
Tantangan dalam implementasi adalah membuat operator memahami bahwa metode pencatatan yang baru ini bukan hanya sekedar untuk menambah pekerjaan mereka saja. Atau membantu tugas penulis. Form yang telah disetujui akan diperbanyak dan digunakan secara continue di Perusahaan “X”. Jadi penulis hanya sebagai fasilitator. Kemudahan yang mereka dapatkan setelah
mengimplementasikan form-form tersebut dapat dirasakan sendiri dan digunakan sebagai awal pengembangan perusahaan ke arah yang lebih baik.
Selama ini pencatatan dan penghitungan sisa stok material dilakukan oleh Foreman. Bentuk pencatatan yang baru menuntut operator untuk menghitung stok awal, sisa akhir, dan pemakaian bahan pembantu secara mandiri. Hal ini sebagai upaya menumbuhkan rasa tanggung jawab operator pada proses produksi yang menjadi tugasnya. Operator di ATK Bawah yang proses produksinya tidak continue untuk membuat produk tertentu lebih dapat menghitung stok awal dan sisa akhir di unit dengan lebih baik. Operator ATK Atas, khususnya di Ordner memiliki proses kerja yang continue. Bentuk pencatatan yang baru cukup membingungkan mereka untuk mengisi kolom stok awal dan sisa akhir. Awalnya, mereka diberi kelonggaran untuk mengosongkan. Apabila ada bahan baku baru yang diminta di Gudang Raw Material, stok awal dan sisa akhir di unit harus dicatat agar aliran bahan dari awal proses hingga akhirnya tepat.
4.3.2. Sosialisasi Program 5 R
Mulai April 2008, Perusahaan “X” sedang menggalakkan program 5 R di seluruh sektor perusahaan. Pelaksanaan program 5 R di lantai produksi salah satunya dengan memasukkan unsur 5 R ke dalam work instruction tiap proses.
Hal ini bertujuan agar operator senantiasa diingatkan untuk melaksanakan kegiatan 5 R setiap kali bekerja. Di lantai produksi, operator dapat dikatakan sebagai ujung tombak keberhasilan pelaksanaan 5 R.
Bukan hanya sekedar penyusunan unsur 5 R dalam instruksi kerja saja, perusahaan mengharapkan penulis dapat mengedukasi karyawan di Perusahaan
“X” untuk mengerti esensi dasar penerapan program 5 R dan implikasinya untuk diterapkan di tempat kerja masing-masing, baik kantor maupun lantai produksi.
Program edukasi dilaksanakan dalam bentuk seminar interaktif, sesuai program kerja Tim Flow 5 R. Penulis berperan sebagai pembawa materi dalam seminar tersebut.
Seminar berlangsung selama 3 hari, yaitu pada 25 April 2008, 28 April, dan 30 April 2008, bertempat di Ruang Rapat Lantai III Perusahaan “X”. Peserta
seminar terdiri dari perwakilan tiap unit yang ada di Perusahaan “X”. Materi seminar tentang pengenalan 5 R secara teori dan pelaksanaan 5 R di tempat kerja masing-masing sesuai tahapan. Selain menjadi pembawa materi, penulis juga berperan sebagai panitia pelaksana yang membantu Tim Flow 5 R dalam seminar tersebut. Terkait dengan program 5 R lainnya, penulis juga merevisi denah layout Perusahaan “X” untuk disesuaikan dengan keadaan yang sekarang.
4.4. Evaluasi Akhir 4.4.1. Analisa
Dari form usulan perbaikan yang diimplementasikan selama 19 Mei – 4 Juni 2008, ruang lingkup implementasi pada Kepala Unit terkait. Penjelasan kepada operator dapat dilakukan apabila produk tersebut sedang ada jadwal produksi, karena sistem produksi di ATK adalah make to order.
Defect List OTC, LKH Packing Thermal Paper, LKH Telex Paper dan LKH Packing Duplicating Ink adalah form usulan yang berjalan lancar, berdasarkan koleksi data yang lengkap, yaitu pengisian form di semua kolom sudah lengkap dan benar. Defect Lict OTC yang berjalan di ATK Atas sejak 23 Mei 2008, sudah mencatat tiap kecatatan OTC yang dihasilkan per shiftnya.
Defect List ini sudah dipantau oleh Checker QC FG setiap kali dibuat. LKH Packing Duplicating Ink juga berjalan dengan lancar di ATK Bawah pada tanggal 19 Mei 2008, memuat semua informasi di stasiun kerja packing dari aliran bahan masuk hingga keluar dan dikirim ke Gudang FG. Pencatatan pemakaian bahan pembantu berupa plastik yang mulanya kesulitan sudah berhasil diselesaikan dengan metode pendekatan. LKH Packing Thermal Paper sudah berjalan dengan baik mulai 2 Juni 2008, pengisian kolom proses produksi dan pemakaian bahan pembantu sudah tercatat dengan benar. LKH Telex Paper hanya berjalan sekali saja, yaitu pada 29 Mei 2008 dan sudah terimplementasi dengan baik.
Form Retur bahan baku ke Gudang Raw Material sudah berjalan di ATK Atas. Implementasi Form Retur ini berjalan dengan lancar. ATK Bawah terhitung jarang mengembalikan bahan baku. Menurut Kepala Unit ATK Bawah, bahan baku yang masuk ke lantai produksi sudah sesuai standar. Unit Amplop selama ini
tidak pernah mengembalikan bahan baku ke Gudang Raw Material. Form Retur di ATK Atas biasanya untuk mengembalikan bahan baku pembantu yang tidak sesuai spesifikasi di pembuatan Ordner.
Beberapa form usulan tidak dapat dijalankan karena tidak ada proses produksi untuk beberapa produk. Proses produksi akan berjalan jika ada order yang masuk dari Marketing. Form usulan yang tidak dapat diimplementasikan kepada operator karena tidak adanya order hingga batas waktu implementasi selesai adalah LKH Gabus, LKH Perforasi dan Packing Stensil Sheet, LKH Tube Duplicating Ink, LKH Packing Refill Ribbon, dan LKH Packing Refill Ink. Form usulan tersebut tetap diimplementasikan dalam ruang lingkup hanya sebatas penjelasan kepada Kepala Unit terkait. Form usulan ini diprediksi dapat berjalan dengan lancar karena prosesnya tidak continue, jadi operator dapat lebih tenang dan mengisi form dengan lengkap.
Form usulan LKH Ordner sudah berjalan, tetapi belum dapat terisi dengan lengkap. Pengisisan form ini terkendala pada ketidak siapan Sumber Daya Manusia yang ada, yaitu operator untuk menjalankan form yang baru. Dalam sistem pencatatan lama, mereka tidak diharuskan untuk menghitung pemakaian bahan pembantu dan menghitung stok di stasiun kerja masing-masing. Mereka hanya bekerja secara teknis saja. Integrasi data tidak diperhatikan. Mulanya, sistem pencatatan yang baru tidak terlalu disambut dengan antusias oleh operator, tetapi perlahan-lahan mulai timbul kesadaran dan kemauan untuk mengisi, walaupun tidak semua kolom.
Kesulitan yang mereka hadapi dalam pengisian terdapat pada penghitungan stok awal bahan di unit, penghitungan stok bahan pembantu yang ada di lantai produksi, dan besarnya perpindahan bahan selama proses produksi.
Perlu diketahui bahwa seorang operator dapat bertugas di beberapa stasiun kerja sekaligus dalam satu hari. Mereka umumnya lupa mencatat hasil setor ke stasiun kerja berikutnya atau jumlah pengambilan dari stasiun kerja sebelumnya.
Banyaknya jenis ordner yang diproduksi juga memberikan kesulitan tersendiri, apalagi mereka belum terbiasa untuk mencatat.
Pada penghitungan pemakaian bahan pembantu operator kesulitan untuk menghitung stok aktual embalase yang ada secara presisi. Embalase fingering dan
radoring dalam sekali pengebonan dalam jumlah banyak dan bentuknya kecil- kecil. Pada proses produksi, embalase tersebut dimasukkan ke dalam mesin sehingga operator tidak tahu berapa jumlah embalase yang tersisa. Jumlah embalase yang tersisa pada sistem pencatatan yang lama, dihitung dari jumlah terpakai dalam satu bulan. Mengatasi permasalahan ini, pada lantai produksi Ordner ini diberikan kelonggaran. Pada awalnya mereka hanya perlu menghitung jumlah yang terpakai dan rusak sampai stok lama habis. Pada saat dilakukan permintaan embalase kembali ke Gudang Raw Material, jumlah tersisa pasti tinggal sedikit dan mudah dihitung. Jumlah embalase sisa lalu dan kiriman baru digunakan sebagai data pada kolom stok awal.
Jadi dari 11 form usulan yang diimplementasikan kepada operator, sebanyak 5 form (46%) berjalan dengan baik, 5 form (45%) tidak dapat berjalan karena tidak ada order, dan 1 form (9%) belum terisi dengan lengkap dan benar.
Secara keseluruhan, hasil implementasi form usulan dapat dilihat pada Tabel 4.1. di bawah ini. Hasil Tabel 4.1. digambarkan dalam pie chart di Gambar 4.5.
Tabel 4.1. Rekapitulasi Hasil Implementasi
Rekapitulasi Hasil Implementasi Jumlah
Berjalan dengan baik 46%
Tidak dapat berjalan karena tidak ada order 45%
Belum terisi dengan lengkap dan benar 9%
Rekapitulasi Hasil Implementasi Form Usulan
46%
45%
9% Berjalan dengan baik
Tidak dapat berjalan karena tidak ada order Belum terisi dengan lengkap dan benar
Gambar 4.5. Rekapitulasi Hasil Implementasi
4.4.2. Analisa Perbandingan
Untuk mengetahui seberapa jauh perubahan yang ada setelah implementasi SOP di Unit Produksi ATK, dilakukan penilaian. Parameter yang digunakan adalah dengan melihat apakah tujuan SOP secara teoritis dapat tercapai di lapangan. Penilaian bukan dilakukan untuk mengukur kinerja staf yang terlibat dalam SOP ini, tetapi hanya menilai secara administrasi. Tujuan SOP yang akan menjadi dasar penilaian adalah sebagai berikut:
1. Agar petugas menjaga konsistensi dan tingkat kinerja staf atau operator dalam organisasi atau unit.
2. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari staf atau operator terkait.
3. Untuk menghindari kesalahan, keraguan, dan duplikasi dan inefisiensi.
4. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
5. Melindungi organisasi dan staf dari malpraktek atau kesalahan admninistrasi lainnya.
Setiap butir dalam tujuan tersebut dibuat persyaratannya sesuai ruang lingkup yang diteliti, yaitu Unit Produksi ATK dan unit pendukung yang terkait
dalam proses produksi secara langsung. Penilaian untuk tiap pasal berdasarkan pengamatan penulis di lapangan dan wawancara dengan pihak terkait. Untuk keakuratan hasil, pada saat penilaian, penulis meninjau keadaan lapangan baik dari segi pengamatan dan wawancara seperti observasi biasa. Jadi pihak Unit Produksi ATK tidak merasa sedang dinilai. Metode seperti ini untuk mencegah manipulasi penyimpangan yang dapat menguntungkan salah satu pihak.
Dari tiap poin persyaratan yang ada dilihat keadaan sebelum dan sesudah implementasi SOP di Unit Produksi ATK. Setiap poin ditinjau untuk ATK Atas, ATK Bawah, dan ATK Amplop. Poin persyaratan yang dinyatakan sesuai dengan kondisi di Unit Produksi ATK, diberi tanda “√”. Sedangkan jika pada poin persyaratan yang ada tidak sesuai dengan kondisi di Unit Produksi ATK, maka poin tersebut diberi tanda “x”. Apabila salah satu unit produksi ATK tersebut tidak dapat memenuhi poin persyaratan yang dimaksud, maka pada poin tersebut diberi tanda “x”. Misal pada poin 5a, ATK Amplop sudah dapat memenuhi poin persyaratan, tetapi ATK Atas dan ATK Bawah tidak memenuhi poin tersebut.
Maka poin 5a tetap mendapat tanda “x”. Hal ini karena SOP harus dapat diterapkan pada Unit Produksi ATK, sesuai judul Tugas Akhir ini. ATK Atas, ATK Bawah, dan ATK Amplop merupakan bagian dari Unit Produksi ATK.
Implementasi perbaikan diberikan kepada poin yang pada keadaan sebelum implementasi mendapat tanda “x”. Apabila pada keadaan sebelum implementasi, poin persyaratan sudah mendapat tanda “√”, maka tidak diberikan proses perbaikan. Berikut merupakan hasil penilaian penerapan SOP di Unit Produksi ATK:
1. Agar petugas menjaga konsistensi dan tingkat kinerja staf atau operator dalam organisasi atau unit.
Kondisi yang diamati dapat dilihat pada tabel 4.2. sebagai berikut:
Tabel 4.2. Tinjauan Kesesuaian SOP dengan Unit ATK Produksi pada Tujuan Pertama
Kesesuaian Poin Persyaratan
Sebelum Sesudah
a
Apabila bahan baku yang dikeluarkan dari Gudang Raw Material tidak sesuai dengan BPBG, Unit Produksi dapat mengajukan klaim ke Gudang Raw Material kembali untuk mengecek pengeluaran bahan baku hingga sesuai dengan permintaan BPBG
√ √
b
Apabila bahan baku yang akan diproses tidak sesuai spesifikasi, Unit Produksi harus mengembalikan ke Gudang Raw Material
√ √
c
Dalam proses produksi, mesin dapat mengalami gangguan. Kendala ini harus terlebih dahulu dianalisa operator apakah dapat ditangani secara mandiri atau tidak. Gangguan mesin yang tidak dapat ditangani sendiri dilaporkan kepada Kepala Unit terkait agar dapat meminta bantuan kepada Unit Engineering
√ √
d
Setiap kali proses di masing-masing stasiun kerja, operator menginspeksi hasil proses produksi.
Kecacatan yang timbul dapat diperbaiki dengan segera sehingga tidak mengganggu hasil sampling inspeksi produk oleh Unit QC FG. Kecacatan yang tidak dapat diperbaiki disisihkan tersendiri sebagai barang afkir
√ √
e
Hasil sampling produk setiap kali turunan produksi yang tidak memenuhi karakteristik kualitas yang ditentukan QC FG tidak serta merta direject, tetapi diberi label QC Hold terlebih dahulu. Keputusan final harus menunggu dari rapat manajemen. Kecacatan yang dapat ditoleransi akan diloloskan dan diberi label QC Passed. Kecacatan yang tidak dapat ditoleransi akan diberi label QC Reject
√ √
f Operator menggunakan bahan yang sama untuk
memproduksi produk yang tidak berbeda √ √ g Operator bekerja sesuai work instruction yang dibuat √ √ h Langkah-langkah proses produksi untuk pembuatan
produk, sama √ √
Dari tabel di atas, diketahui semua persyaratan dapat dipenuhi, baik sebelum maupun sesudah implementasi. Hal ini menunjukkan Unit ATK Produksi sudah melakukan prosedur kerja dengan konsisten.
2. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari staf atau operator terkait.
Tugas yang tercantum di bawah ini sesuai dengan job description dari HRD Perusahaan “X”. Penilaian bukan untuk mengukur kinerja tetapi dilihat dari segi administratif. Job description yang dimbil sebagai poin penilaian disesuaikan dengan ruang lingkup Tugas Akhir ini.
Kondisi yang diamati dapat dilihat pada Tabel 4.3. berikut:
Tabel 4.3. Tinjauan Kesesuaian SOP dengan Unit ATK Produksi pada Tujuan Kedua
Kesesuaian
Poin Persyaratan Sebelum Sesudah
a
Kepala Unit Produksi ATK bertugas untuk mempersiapkan bahan baku dengan membuat bukti BPBG ke Unit Gudang Raw Material, memeriksa pelaksanaan proses produksi, memeriksa kualitas dan kuantitas hasil produksi, mengontrol penggunaan material dalam proses produksi, menyetujui laporan hasil produksi harian, menyetujui laporan pemakaian bahan harian, mengatur penyerahan barang WIP ke Gudang Semi finishing, mengatur penyerahan barang cacat ke Gudang Raw Material, mengatur penyerahan barang jadi ke Gudang FG
√ √
b
Foreman produksi bertugas untuk menerima bahan baku yang telah dipesan oleh Kepala Unit, memeriksa kualitas dan kuantitas hasil produksi, mengontrol penggunaan material dalam proses produksi, memeriksa checksheet proses produksi ATK, serta mengawasi laporan hasil produksi dan laporan pemakaian bahan baku, menyerahkan hasil produksi WIP ke Gudang Semi Finishing, menyerahkan hasil produksi ke Gudang FG
√ √
Tabel 4.3. Tinjauan Kesesuaian SOP dengan Unit ATK Produksi pada Tujuan Kedua (Sambungan)
Kesesuaian
Poin Persyaratan Sebelum Sesudah
c
Operator produksi bertanggung jawab terhadap proses produksi yang dikerjakannya dan mencatatnya
√ √
d Kepala Unit QC FG bertugas untuk
memeriksa checksheet QC √ √
e
Kepala Unit Engineering bertugas menerima dan memeriksa OKE dan memeriksa pengajuan permintaan spare part ke Gudang spare part
√ √
f
Kepala Unit Gudang FG bertugas untuk memeriksa penerimaan barang FG di Gudang FG sesuai Surat Pengantar Produksi dari Unit Produksi
√ √
g
Kepala Unit PPIC bertugas untuk membuat JOS sesuai rencana produksi dan membuat bon pemesanan barang ke Purchasing jika dibutuhkan.
√ √
h
Kepala Unit Gudang Raw Material bertugas mengawasi dan memeriksa pengeluaran bahan baku dan Semi Finishing di gudang sesuai BPBG yang diterima dari produksi, mengawasi penerimaan barang semi finishing dari bagian produksi sesuai dengan SPB ke Gudang Semi Finished, dan mengawasi pengembalian barang cacat dari produksi
√ √
Dari tabel di atas, diketahui semua persyaratan dapat dipenuhi, baik sebelum maupun sesudah implementasi. Hal ini menunjukkan Unit Produksi ATK dan unit pendukung yang terkait langsung dengan proses produksi, sudah menjalankan tugas, wewenang, dan tanggung jawab dengan baik ditinjau dari segi administrasi.
3. Untuk menghindari kesalahan, keraguan, dan duplikasi dan inefisiensi Kondisi yang diamati dapat dilihat pada tabel 4.4. sebagai berikut:
Tabel 4.4. Tinjauan Kesesuaian SOP dengan Unit ATK Produksi pada Tujuan Ketiga
Kesesuaian
Poin Persyaratan Sebelum Sesudah
a
Form didistribusikan sesuai tembusan pihak yang berkepentingan. Job Order Sheet sebanyak 5 rangkap didistribusikan kepada arsip PPIC, Unit Produksi, Unit Gudang Raw Material, Mill Manager, dan Unit QC FG.
√ √
b
Form didistribusikan sesuai tembusan pihak yang berkepentingan. Surat Permintaan Barang sebanyak 3 rangkap didistribusikan kepada Unit Purchasing, arsip PPIC, dan Mill Manager.
√ √
c
Form didistribusikan sesuai tembusan pihak yang berkepentingan. Bon Pengeluaran Barang dari Gudang sebanyak 4 rangkap didistribusikan kepada Unit Gudang Raw Material (2), Unit Produksi, dan Accounting.
√ √
d
Form didistribusikan sesuai tembusan pihak yang berkepentingan. Form Retur Bahan Baku sebanyak 6 rangkap didistribusikan kepada Unit Gudang Raw Material (3), Kepala Unit Produksi, Administrasi Produksi, dan QC Raw Material.
x √
e
Form didistribusikan sesuai tembusan pihak yang berkepentingan. Lembar Pemakaian Tinta sebanyak 3 rangkap didistribusikan kepada Unit Produksi, Kabag ATK, dan Administrasi Produksi.
√ √
f
Form didistribusikan sesuai tembusan pihak yang berkepentingan. Order Kerja Engineering sebanyak 3 rangkap didistribusikan kepada Unit Produksi, arsip Unit Engineering, dan operator Engineering yang memperbaiki mesin.
√ √
g
Form didistribusikan sesuai tembusan pihak yang berkepentingan. Laporan Kerja Harian sebanyak 3 rangkap didistribusikan kepada Unit Produksi, Administrasi Produksi, dan Accounting.
√ √
h
Form didistribusikan sesuai tembusan pihak yang berkepentingan. Laporan Kerja Harian OTC sebanyak 4 rangkap didistribusikan kepada Unit Produksi, Administrasi Produksi, QC FG, dan Accounting.
√ √
Tabel 4.4. Tinjauan Kesesuaian SOP dengan Unit ATK Produksi pada Tujuan Ketiga (Sambungan)
Kesesuaian Poin Persyaratan
Sebelu
m Sesudah
i
Form didistribusikan sesuai tembusan pihak yang berkepentingan. Defect List OTC sebanyak 4 rangkap didistribusikan kepada Unit Produksi, Unit QC FG, Administrasi Produksi, dan Accounting.
√ √
j
Form didistribusikan sesuai tembusan pihak yang berkepentingan. Surat Pengantar ke Gudang Semi finished sebanyak 5 rangkap didisrtibusikan kepada Unit Gudang Semi finished (3), Unit Produksi, dan Administrasi Produksi.
√ √
k
Form didistribusikan sesuai tembusan pihak yang berkepentingan. Out of Spect Form sebanyak 3 rangkap didistribusikan kepada Kepala QC FG, Unit Produksi, dan Arsip Checker QC FG.
√ √
l
Form didistribusikan sesuai tembusan pihak yang berkepentingan. Checksheet sebanyak 4 rangkap didistribusikan kepada assisten Mill Manager, Kepala Unit QC FG, Kepala Unit Produksi, dan arsip Checker QC FG.
√ √
m
Form didistribusikan sesuai tembusan pihak yang berkepentingan. Surat Pengantar Produksi sebanyak 5 rangkap didistribusikan kepada Unit Produksi, Unit PPIC, Administrasi Produksi, Unit Gudang FG, dan Kabag ATK.
√ √
n Status tiap barang yang ada jelas dan tidak
rancu x √
o Mengetahui jumlah dan jenis barang yang
beredar di lantai produksi. x x
Dari tabel di atas, diketahui sebelum implementasi SOP, sebanyak 15 poin persyaratan yang diamati terdapat tiga poin yaitu poin d, poin n, dan poin o yang tidak dapat sesuai. Pada poin d, ditemukan ketidak sesuaian terjadi karena saat itu belum ada form retur, hanya sekedar memo ke Gudang Raw Material yang menyatakan bahwa ada bahan baku yang dikembalikan karena tidak sesuai spesifikasi. Memo ini bersifat tidak resmi dan tidak didistribusikan kepada Administrasi Produksi. Pada poin n, status barang yang dimaksud adalah apabila ditemukan kecacatan, penyebabnya dapat ditemukan sumbernya. Pada keadaan
sebelumnya, beberapa LKH ditumpuk untuk beberapa stasiun kerja sekaligus menjadi satu. Hal ini jelas menyulitkan untuk melacak penyebab kecacatan berasal dari stasiun kerja yang mana. Selain itu, penyebab kecacatan bahan baku seharusnya dibedakan menjadi dua, mana yang berasal dari hasil proses produksi dan bahan baku yang memang tidak sesuai spesifikasi sebelum diproses. Pada Poin o, sistem administrasi yang ada harus dapat memfasilitasi data barang yang sedang berada di lantai produksi, mulai dari input hingga output.
Sesudah implementasi, Poin d dinyatakan sesuai. Hal ini dikarenakan sudah dibuat satu dokumen resmi untuk mencatat pengembalian bahan baku ke Gudang Raw Material. Distribusinya pun sudah sesuai kepada pihak yang berwenang. Poin n diberi perbaikan yaitu membuat LKH untuk tiap stasiun kerja masing-masing, tidak ada bertumpuk lagi. LKH yang baru juga memuat pencatatan pemakaian bahan pembantu untuk stasiun kerja yang bersangkutan.
Poin n setelah implementasi dinyatakan sesuai. Pada poin o, sampai sesudah implementasi tetap dinyatakan tidak sesuai, karena pengisian di LKH ada yang belum lengkap dan benar, sehingga data yang disampaikan kepada administrasi produksi tidak dapat terintegrasi.
4. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
Kondisi yang diamati dapat dilihat pada tabel 4.5. sebagai berikut:
Tabel 4.5. Tinjauan Kesesuaian SOP dengan Unit ATK Produksi pada Tujuan Keempat
Kesesuaian
Poin Persyaratan Sebelum Sesudah
a
Unit Produksi sebagai unit untuk membuat produk dengan bukti dokumen Lembar Kerja Harian (LKH).
√ √
b
Unit PPIC sebagai pengatur perencanaan
produksi dengan bukti dokumen JOS √ √
Tabel 4.5. Tinjauan Kesesuaian SOP dengan Unit ATK Produksi pada Tujuan Keempat (Sambungan)
Dari tabel di atas, diketahui semua persyaratan dapat dipenuhi, baik sebelum maupun sesudah implementasi. Hal ini menunjukkan Unit Produksi ATK dan unit pendukung yang terkait langsung dengan proses produksi, sudah mengetahui dengan jelas peran dan fungsi unitnya dalam relasinya dengan proses produksi.
5. Melindungi organisasi dan staf dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya
Kondisi yang diamati dapat dilihat pada tabel 4.6. sebagai berikut:
Kesesuaian
Poin Persyaratan Sebelum Sesudah
c
Unit Gudang Raw Material-Semi Finished sebagai penyedia bahan baku dan WIP yang diminta Unit Produksi terkait dengan bukti dokumen BPBG, penyimpanan barang semi finishing yang diterima dari Unit Produksi terkait dengan bukti dokumen Surat Pengantar Barang, menangani pengembalian bahan baku yang tidak sesuai spesifikasi dari Unit Produksi dengan bukti dokumen Form Retur.
√ √
d
Unit Engineering sebagai pelaksana proses perbaikan mesin yang tidak dapat ditangani secara mandiri oleh operator. Hal ini ditunjukkan dengan bukti dokumen OKE.
√ √
e
Unit QC FG sebagai pemeriksa kualitas produk dalam satu turunan produksi yang didapat dari Unit Produksi terkait dengan bukti dokumen Checksheet.
√ √
f
Unit Gudang Finished Good sebagai penyimpan barang jadi yang diterima dari Unit Produksi dengan bukti dokumen Surat Pengantar Produksi.
√ √
Tabel 4.6. Tinjauan Kesesuaian SOP dengan Unit ATK Produksi pada Tujuan Kelima
Kesesuaian Poin Persyaratan
Sebelum Sesudah a Pencatatan tiap status barang sama dengan
realita yang ada x x
b Status barang tercatat dengan jelas di dokumen
terkait x √
c
Pencatatan hasil produksi lengkap, status barang setelah dikerjakan dalam satu shift menghasilkan berapa yang berstatus WIP, barang baik, dan barang rusak.
x √
d Perencanaan produksi dicatat di Job Order
Sheet. √ √
e
Permintaan pengeluaran bahan baku dicatat di form Bon Pengeluaran Barang dari Gudang (BPBG).
√ √
f Pencatatan hasil produksi di Laporan Kerja
Harian (LKH). √ √
g Pencatatan hasil perbaikan mesin dicatat di Order
Kerja Engineering (OKE). √ √
h Pencatatan pemakaian bahan pembantu produksi
di LKH kolom pemakaian bahan pembantu. √ √ i Hasil inspeksi sample produk tiap kali turunan
produksi dicatat di Checksheet. √ √ j Pengiriman barang Finished good dicatat di Surat
Pengantar Produksi (SPP). √ √
Sebelum implementasi, dari 10 poin persyaratan yang dijadikan acuan, terdapat 3 poin yang tidak dapat terpenuhi, yaitu poin a, poin b, dan poin c. Poin a tidak terpenuhi karena pada LKH Ordner terlihat janggal cara pencatatan hasil produksinya. Jumlah input bahan yang masuk di setiap stasiun kerja rancu karena walaupun jumlah input pada LKH dicatat sama, tetapi jumlah cacat yang ada berbeda-beda. Logikanya, bahan yang cacat sudah tidak bisa masuk di stasiun kerja berikutnya. Pada poin b, status barang yang cacat tidak tercatat di dokumen terkait. Di OTC, kecacatan tidak terdeteksi, karena LKH OTC hanya memuat
hasil produksi baik. Pada poin c, LKH yang ada sebelumnya tidak mengakomodasi operator untuk mencatat tiap status barang dengan lengkap.
Setelah implementasi, poin b dan poin c sudah dapat memenuhi persyaratannya. Perbaikan yang dilakukan pada poin b adalah membuat form yang dapat mencatat kecacatan dengan lengkap. Pada poin c, perbaikan yang dilakukan dengan membuat LKH yang dapat menampung seluruh pencatatan status barang. Untuk poin a, perbaikan sudah dilakukan, tetapi karena perbaikan tersebut memerlukan waktu dan hasilnya belum dapat terlihat dalam masa implementasi penulis. Jadi poin a tetap dinyatakan tidak dapat memenuhi persyaratannya. Kondisi kesesuaian tujuan SOP dengan penerapan di lapangan sebelum implementasi dapat ditulis secara numeris dalam Tabel 4.7.
Tabel 4.7. Pemenuhan Tujuan SOP Sebelum Implementasi
SEBELUM
NO TUJUAN SOP Jumlah
Poin Sesuai Tidak Sesuai
% Sesuai
% Tidak Sesuai
1
Agar petugas menjaga konsistensi dan tingkat kinerja staf atau operator dalam organisasi atau unit.
8 8 0 100 0
2
Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari staf atau operator terkait
8 8 0 100 0
3
Untuk menghindari kesalahan, keraguan, dan duplikasi dan inefisiensi
15 12 3 80 20
4
Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
6 6 0 100 0
5
Melindungi organisasi dan staf dari malpraktek atau kesalahan admninistrasi lainnya
10 7 3 70 30
Rata-rata pemenuhan tujuan SOP di lapangan sebelum implementasi adalah sebesar 90%. Hal ini menunjukkan bahwa Unit Produksi ATK sudah melakukan prosedur kerja dengan benar. Kekurangan pada sistem pencatatan yang perlu dilakukan banyak pembenahan pada SOP yang disusun.
