LAPORAN
PENELITIAN HIBAH INTERNAL
SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PKBM “TUNAS BANGSA”
TIM PENELITI Ketua
Mulkan Teguh Sutrisno, S.E., M.Si. (NIDN: 0605018701) Anggota
Fitnantyo Bimawan, S.E., M.M. (NIDN: 0622046901) Joko Purwanto (NIM: 1610371)
AKADEMI AKUNTANSI EFFENDIHARAHAP SEMARANG
2018
Kode/Nama Rumpun Ilmu: 562/Akuntansi
ABSTRAK
Dalam Sistem Penerimaan dan Pengeluara Kas diperlukan adanya prosedur yang baik sesuai dengan kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Penerimaan dan Pengeluaran Kas yang dilakukan di luar prosedur yang telah ditentukan, akan memungkinkan terjadinya penyelewengan, pencurian dan penggelapan kas. Permasalahan yang ada adalah : Bagaimana Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PKBM “Tunas Bangsa”., apak kelemahan dan kelebihan system akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas oada PKBM”
Tunas Bangsa, “ Bagaimana efektifitas Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PKBM “Tunas Bangsa”. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PKBM “Tunas Bangsa”, Mengindentifikasi Kelemahan dan Kelebihan Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PKBM “Tunas Bangsa”. Untuk mengetahui Efektivitas Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PKBM “Tunas Bangsa”. Lokasi Penelitian di PKBM
“Tunas Bangsa”. Kajian dalam Tugas akhir ini adalah Sistem Penerimaan Kas dan Sistem Pengeluaran Kas. Metode pengumpulan data yang dogunakan adalah studi pustaka, penelitian lapangan dan teknik studi – pustaka.
Keywords: Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas
DAFTAR ISI
HALAMAN PENGESAHAN ... Error! Bookmark not defined.
BAB I. PENDAHULUAN ... 4
Latar Belakang Masalah ... 4
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA ... 6
Pengertian Sistem Akuntansi ... 6
Tujuan Sistem Akuntansi ... 7
Pengertian Kas ... 7
Pengertian Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ... 7
Pengertian Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas... 8
BAB III. METODE PENELITIAN ... 9
Desain Penelitian ... 9
BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 10
Kas ... 10
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas PKBM “Tunas Bangsa” ... 10
Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas PKBM “Tunas Bangsa” ... 11
Evaluasi Sistem Pembelian dan Sistem Pengeluaran Kas... 19
BAB V. SIMPULAN ... 21
DAFTAR PUSTAKA ... 22
BAB I. PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah
Kegiatan usaha yang dilakukan oleh perusahaan dapay dilakukan secara lancer dan tersusun rapi apabila dalam perusahaan tersebut tercipta suatu system yang baik, efektif dan efisien, dapat membantu dalam pelaksanaan, pengaasan ataupun dalam tiap aktivitas dalam perusahaan tersebut. Pelaksanaan suatu system yang baik ini akan mencerminkan kokohnya suatu perusahaan. Sistem informasi akuntansi membantu mengambil keputusan dan pengendalian didalam organisasi perusahaan serta menghasilkan informasi yang dibutuhkan perusahaan. Agar tujuan perusahaan dapat tercapai diperlukan suatu manajemne yang dapat mengatur segala seusayu berkaitan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan agar lebih baik.
Salah satu keputusan yang harus diambil oleh manajemen adalah tentang pengelolaan kas.
Kas merupakan hal yang paling penting dalam setiap transaksi perusahaan. Untuk itu diperlukan suatu system informasi akuntansi kas yang mengatur mengenai penerimaan dan pengeluaran kas yang dirancang sedemikian rupa sehingga setiap arus transaksi yang berhubungan dengan kas dapat dicatat dengan baik. Penerapan system akuntansi yang sesuai dengan kondisi dan situasi yang dihadapi perusahaan dapat membantu perusahaan dalam meneydiakan data dan informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan, melakukan pengawasan dan mengoperasikan perusahaan secara efisien.
Sistem akuntansi merupakan suatu alat yang penting untuk mengontrol berbagai aktivitas perusahaan. System akuntansi terdiri dari berbagai jaringan yang dibuat pola terpadu untuk melaksanakan berbagai kegiatan pokok perusahaan yang melibatkan berbagai fungsi dalam suatu perusahaan. System akuntansi yang baik dapat membantu pihak manajemen (intern) dan pihak luar (ekstern) yang terdiri dari para investor, pihak bank, kreditur, instansi pemerintah dalam memperoleh berbagai informasi yang benar, baik dan dipercaya untuk engawasi, mengendalikan berbahai kegiatan perusaah dan menjadi alat dalam pengambilan keputusan yang bermanfaat dan penting bagi kemajaun dimasa yang akan datang.
Permaslahan yang dihadapi terkait dengan perusahaan yaitu system informasi akuntansi perusahan yang masih memakai system manual, dokahwatirkan bisa dimanipulasikan data-data keuangannya dan tidak akurat. System penerimaan kas PKBM
“Tunas Bangsa” didapat dari pembayaran setoran spp tiap bulan dari dana bantuan social yang langsung disetor melalui bank. Dan system pengeluaran kas PKBM “Tunas Bangsa”
dilakukan dengan cara mengeluarkan cek jika untuk pembayaran keperluan kantor masing- masing unit, dan untuk pengeluaran yang kecil dengan menyelenggarakan dana kas kecil.
PKBM Tunas Bangsa juga merupakan salah satu lebaga Pendidikan non formal yang berada dibawah naungan Yayasan dan Dinas setempat yang memiliki system pengendalian inyernal dimana kurang mampu menjaga integritas informasi akuntansi, melindungi aktiva perusahaan terhadap kecurangan, pemborosan dan pencurian yang dilakukan oleh pihak internal maupun eksternal perusahaan. Suatu system pengendalian internal yang baik akan berguna untuk menjaga keamanan harta milik suatu organsasi, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi dalam operasi, dan membantu menjaga agar tidak da yang mneyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu. Selain itu, pengendalian internal juga harus dapat memudahkan pendeteksian kesalahan baik yang disengaja atau tidak disenagaja agar dapat memperlancar prosedur audit.
Agar dapat berjalan efektif, pengendalian internal memerlukan adanya pembagian tanggungjawab yang jelas dalam organisasi, system wewenang dan prosedur pencatatan, praktek pelaksanaan yang sehat dan didukung pula dengan karyawan yang berkualitas.
Tujuan Khusus
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan mengevaluasi bagaimana system dan prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas serta untuk mengetahui kelebhan dan kelemahan dari system yang digunakan.
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi yang sering disebut sebagai organisasi administrasi adalah suatu alat yang dipakai untuk mengorganisir atau menyusun, mengumpulkan dan mengikhtiarkan keterangan-ketarangan yang menyangkut seluruh transaksi perusahaan, dimana para pegawai, kegiatan-kegiatan perusahaan, bahan-bahan dan mesin-mesin dapat dipadukan sedemikian rupa sehingga pengawasan dapat dijalankan sebaik-baiknya (Hadon Yunus, 1979). Mulyadi (2008:3) system akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Tujuan penggunaan system akuntansi menurut Mulyadi adalah untuk menyediakan informasi pengelola kegiatan usaha baru, untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Mulyadi (2001:4) unsur-unsur system akuntansi pokok sebagai berikut:
a. Formulir yakni dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya.
b. Jurnal yakni catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan dan data lainnya.
c. Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
d. Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data-data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
e. Laporan keuangan, berisis tentang neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan harga pokok produksi, laporan harga pokok penjualan, dan laporan lain yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Berdasarkan beberapa definisi system akuntansi diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bhawa system akuntansi merupakan suatu alat yang terdiri dari elemen-elemeb yang saling terkait satu sama lain dan terorganisir sedemikian rupa dalam rangka menghasilkan informasi berupa laporan keuangan yang dibutuhkan oleh pihak intern dan pihak ekstern perusahaan. Selain itu
system akuntansi juga secara tidak langsung bertujuan untuk menkoordinir seluruh unsur didalam perusahaan agar pengawasan dapat dijalankan dengan sebaik-baiknya.
Tujuan Sistem Akuntansi
Menurut Zaki Baridwan (2000:7) suatu perusahaan mempunyai beberapa tujuan umum dari system akuntansi:
a. Menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapatmemenuhi kebutuhan dan dengan kualitas yang sesuai.
b. Mengamankan harta milik perusahaan.
c. Efisisen dalam cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.
Pengertian Kas
Kas adalah harta lancar yang digunakan sebagai alat pertukaran dan juga dipakai sebagai alat pengukur dalam akuntansi atau dalam dunia perekonomian. Dalam susunan neraca pos ini termasuk harta yang paling sering mengalami mutase dikarenakan hamper sebagian besar transaksi perusahaan akan mengurangi jumlah kas misalnya pembelian bajam, jasa, penjualan, pembayaran gaji, upah dan biaya lain-lain. IAI (2009:22) mendefinisikan kas sebagai investasi yang sifatnya liquid berjangka pendek dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perbuahan nilai yang signfikan.
Kemudian, Mulyadi (2001:455) mengungkapkan bahwa kas adalah salah satu unsur aktiva yang paling penting dimana kas merupakan alat pertukaran atau pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan. Manajemen bertanggungjawab atas penerimaan dan pengeluaran kas. Dalam hal penerimaan kas, terdapat sumber penerimaan yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan las dari piutang sedangkan pengeluaran kas dapat dilakukan melalui du acara yaitu dengan menggunakan cek dan uang tunai.
Pengertian Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Kas merupakan alat pertukaran yang digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi sehingga menggambarkan kondisi likuiditas perusahaan. Selain itu, kas merupakan golongan aktiva lancar yang paling likuid dan sangat penting karena menggambarkan daya beli umum dan dapat memproses barang dan jasa. Pengertian penerimaan kas menurut IAI (Ikatan Akuntan Indonesia) dalam PSAP No.3 mengemukakan bahwa: “Penerimaan kas adalah
semua aliran kas yang masuk ke Bendahara Umum Negara/Daerah. Jadi semua aliran kas yang masuk kedalam kas suatu perusahaan, itu yang dinamakan sebagai penerimaan kas.
Pengertian penerimaan kas menurut Soemarso S.R (2004:298) mengemukakan bahwa:
“Penerimaan kas adalah suatu transasksi yang menimbulkan bertumbuhnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang diakibatkan adanya penjualan hasil produksi, penerimaan piutang maupun hasil transaksi yang menyebabkan bertambahnya kas.” Penerimaan kas adalah transaksi-transaksi yang mengakibatkan beertumbuhnya saldo-saldo kas tunai, dan atau rekening bank milik perusahaan baik yang berasal dari pendapatan tunai, penerimaan piutang, penerimaan transfer maupun penerimaan-penerimaan lainnya. Penerimaan kas dapat berupa uang logam, cek atau wesel pos, uang yang diterima melalui bank atau langsung dari piutang.
Pengertian Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Sistem pengeluaran kas adalah system yang dirancang untuk membiayai berbagai transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran kas dalam perusahaan. Pengeluaran kas perusahaan yang relative besar biasanya dilakukan dengan menggunakan cek. Sedangkan pengeluaran yang hanya relative kecil dilakukan melalui dana kas kecil perusahaan yang salah satunya menggunakan imperest system. Menurut Zaki Baridwan (2000:148) bagian- bagian yang terkait dalam prosedur pengeluaran kas adalah: 1) Bagian Hutang, 2) Pengeluaran Kas, 3) Bagian Pemeriksaan Intern. Pengertian system akuntansi pengeluaran kas menurut Mulyadi (2008:543) adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Secara garis besar pengeluaran kas perusahaan dilakukan melalui 2 sistem, yaitu: 1) Sistem pengeluaran kas dengan uang tunai (dengan melalui dan kas kecil), 2) Sistem pengeluaran kas dengan cek. Sistem akuntansi pengeluaran kas adalah kesatuan yang melibatkan bagian-bagian, formulir-formulir, catatan-catatan dan alat-alat yang saling berkaitan satu sama lain yang digunakan perusahan untuk menangani pengeluaran kas.
BAB III. METODE PENELITIAN
Desain Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di PKBM “Tunas Bangsa” yang beralamatkan di Jl. Raya Mangkung Wetan Rt.03/Rw.II Kel. Mangkang Wetan Kec. Tugu Kota Semarang. Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif dan berdasarkan kedalaman risetnya penelitian ini dikategorikan sebagai penelitian studi kasus karena penelitian ini hanya mengumpulkan data, mencari fakta, kemudian menjelaskan dna menganalisis data yaitu dengan cara pengumpulan data penyusunan data, selnjutnya dianalisis dan diinterpretasikan berdasarkan landasan teori yang ada. Teknik pengumpulan data meliputi studi pustaka, penelitian lapangan (field research), teknik studi pustaka.
BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Kas
PKBM “Tunas Bangsa” memperoleh kas dari setoran SPP dan bantuan dai Dinas Provinsi Jawa Tengah/Sumbangan. PKBM adalah lembaga Pendidikan nonformal yang bergerak dibidang jas/ Lembaga nirlaba yang tidak mencari keuntungan/laba seperti perusahaan manufaktur yang mencari keuntungan. PKBM “Tunas Bangsa” berada dibawah naungan dinas Pendidikan kota Semarang. PKBM melaporkan kas bulannya kepada dinas Pendidikan kota Semarang dalam bentuk realisasi anggaran. Kas PKBM diguakan untuk kegiatan operasional sehari-hari dan memenuhi kebutuhan di PKBM.
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas PKBM “Tunas Bangsa”
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan PKBM “Tunas Bangsa” meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggung jawaban kembali. Proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun dengan menggunakan system komputerisasi.
a. Prosedur yang dilaksanakan oleh PKBM “Tunas Bangsa” secara lebih rinci meliputi:
1) Setoran SPP siswa kerjar paket A,B dan C ke bagian adminsitrasi.
2) Bagian administrasi mengirimkan rencana anggaran ke wakilb bendahara.
3) Setelah diteliti, wakil bendahara akan menyetujui rencana anggaran tersebut.
4) Wakil bendahara mengirimkan cek kepada ketua bendahara yang nilainya sesuai dengan anggaran yang diajukan sebelumnya.
5) Bagian bendahara melampirkan dokumen bukti penerimaan uang/cek.
6) Mencatat pada buku besar di bagian keuangan jumlah cek yang diterima dari wakil bendahara.
7) Cek/dana tersebut dikelola oleh Yayasan (Bendahara PKBM “Tunas Bangsa”) untuk membiayai semua kebutuhan/kegiatan operasional PKBM.
8) Bendahara membuat pembukuan atas pemakaian cek/dana tersebut.
9) Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan diserahkan kepada Ketua PKBM “Tunas Bangsa” setiap bulannya sebagai pertanggung jawaban.
10) Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke wakil bendahara.
Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas PKBM “Tunas Bangsa”
Prosedur pengeluaran kas pada PKBM “Tunas Bangsa” meliputi serangkaian proses baik manual maupun komputerisasi mulai pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggung jawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada PKBM “Tunas Bangsa”.
Pengeluaran kas dalam perusahan dilakukan dengan dua system yakni system pengeluaran kas menggunakan cek dan system pengeluaran kas dengan uang tunai melalui system dana kas kecil. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlah relative kecil). Dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu diantara 2 sistem : fluctuating-fund-balance system dan imperest system.
a. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Cek
Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini:
1) Pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud oleh pihak pembayar.
2) Pengeluaran kas dengan cek direkam juga oleh bank yang secara periodic mengirimkan rekening. Koran bank (bank statement) kepada perusahaan nasabahnya. Rekening koran bank inilah yang dapat digunakan oleh perusahaan yang direkam dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.
3) Jika system perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer.
Pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakan cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran.
b. Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas
Pembelian dan pengeliran kas di PKBM “Tunas Bangsa” ada tujuh yaitu alat tulis kantor, honorarium, perawatan Gedung, biaya alat peraga, biaya cetak, biaya fotocopy, konsumsi guru dan karyawan dan biaya pemeliharaan Gedung.
1) Produr Permintaan Pembelian dan Pengeluaran Kas a) Alat Tulis Kantor
Petugas tata usaha bagian perlangkapan kantor memeriksa fisik barang yang telah menipis, kemudian menulis nama, jumlah dan spesifikasi persediaan yang menipis sesuai dengan data sarana dan prasaran dan stock barang.
Petugas membuat daftar permintaan barang yang merupakan bukti permintaan barang sarana dan prasarana ke bendahara penerima sekolah.
Petugas tata usaha bagian perlengakpaan kantor menyerahkan data ke bendahara sekolah.
b) Biaya Alat Peraga
Pembelian alat peraga dilakukan berdasarkan SK yaitu perhomonan rencana anggaran pembelian alat peraga, SK yang telah disetujui oleh bendahara sekolah dan Direktur PKBM diserahkan kepada Sekretaris untuk difotokopi sebagai pedoman dalam penyediaan alat peraga kebutuhan masing-masing mata pelajaran.
Sub unit dari tata usaha tentang pembelian membuat rekap pembelian alat peraga berdasarkan SK yang telah disetujui.
c) Honorarium
Pengeluran kas untuk honorarium dilakukan berdasarkan otorisasi SK (Surat Keputusan) Direktur PKBM “Tunas Bangsa” yang diotorisasi ke Sekretaris PKBM ayitu permohonan rencana anggaran honorarium guru dan karyawan dari masing-masing tugas yang telah diberikan dan telah disetujui oleh Bendahara sekolah dan Direktur PKBM diserahkan kepada Sekretaris sebagai pedoman pembayaran honorarium guru dan karyawan sesuai dengan SK.
Sekretaris membuat rincian pos anggaran dan untuk kegiatan apa saja honorarium diberikan. Honorarium untuk guru dan karyawan biasa diberikan untuk peningkatan sumberdaya manusia dan kegiatan tenaga pendalaman materi dan pelatihan yang diadakan PKBM “Tunas Bangsa”.
Sekretaris membuat rekap anggaran dan pengeluaran kas beradsarkan SK yang telah disetujui
d) Biaya Cetak
Petugas tata usaha memeriksa fisik barang yang akan digunakan untuk mencetak dokumen, kemudian menulis nama, jumlah dan spesifikasi alat cetak yang sudah menipis sesuai dengan data stock barang.
Petugas tata usaha membuat daftar permintaan alat cetak apa saja yang dibutuhkan yang merupakan bukti permintaan barang cetak ke bendahara sekolah.
Petugas tata usaha menyerahkan daftar permintaan barang ke bendahara sekolah.
e) Biaya Fotokopi
Prosedur permintaan fotokopi hampir sama dengan pembelian alat cetak, yang membedakan hanyalah permintaan fotokopi dapat dilakukan secara rutin tiap hari dan jenis barangnya berbeda.
Petugas tata usaha membuat daftar dokumen atau file yang ingin difotokopi atau perbanyak dan daftar tersebut merupakan bukti permintaan fotokopi ke bagian bendahara sekolah.
Petugas tata usaha menyerahkan daftar dan dokumen ke bendahara PKBM.
f) Biaya konsumsi guru dan karyawan
Pembelian konsumen guru dan karyawan dianggarkan untuk kegiatan rapat dinas, MGMP, MKS dan adanya tamu penting tentang kedinasan (Pengawas sekolha, dinas Pendidikan propinsi, Tim PKPS, dsb).
Prosedur pembelian dilakukan berdasarkan SKO (Surat Keputusan Otorisasi) yaitu permohonan rencana anggaran kegiatan bulanan dari masing-masing kegiatan sekolah.
g) Biaya pemeliharaan Gedung
Prosedur permintaan pembelian untuk pemeliharaan Gedung sama dengan pembelian alat tulis kantor.
2) Prosedur Order Pembelian a) Alat tulis
Berdasarkan daftar permintaan dari bagian tata usaha dan sarana dan prasarana, sub unit pembelian perlengkapan kantor membuat surat pesanan 3 rangkap, satu salinan untuk bendahara, satu salinan untuk tata usaha sub unit akuntansi, dan satu salinan dikirimkan ke pemasok yang telah ditetapkan.
b) Honorarium
Pada honorarium tidak ada order pembelian melainkan order kegiatan guru dan karyawan. Prosedur order acara yaitu guru dan karyawan bersangkutan membuat daftar kegiatan, daftar kegiatan tersebut dibuat 3 rangkap, satu salinan untuk Kepala sekolah, satu Salinan untuk bendahara dan satu salinan untuk diberikan kepada penyelenggara kegiatan.
c) Biaya alat peraga
Prosedur order pembelian untuk pembelian alat peraga sama dengan prosedur order pembelian alat tulis kantor.
d) Biaya cetak
Prosedur order pembelian untuk pembelian biaya cetak sama dengan salat tulis kantor. Untuk pemasok juga sama sesuai dengan yang ditetapkan.
e) Biaya fotokopi
Prosedur order pembelian fotokopi yang dimaksud adalah prosedur order fotokopi dokumen atau file, berdsarakan permintaan kemudian bagian tata usaha membuat 1 rangkap yaitu satu salinan untuk bendahara.
f) Biaya konsumsi guru dan karyawan
Prosedur order pembelian konsumsi ini sama dengan prosedur kegiatan honorarium.
g) Biaya pemeliharaan Gedung
Prosedur order pembelian pemeliharaan Gedung sama dengan prosedur order pembelian alat tulis kantor.
Untuk pembelian langsung beli ke took (tunai) yang menjual barang yang dibutuhkan dengan memakai uang muka. Permintaan uang muka ini diajukan sekretaris dan staf sarana dan prasarana ke bendahara sekolah melalui petty cash disertai dengan bukti-bukto pengeluarannya.
3) Prosedur Penerimaan Barang a) Alat Tulis Kantor
Pemasok mengirimkan barang ke tata usaha sub bagian perlengkapan kantor disertai surat jalan dan atau faktur 5 rangkap dan petugas tata usaha menerima barang dari pemasok.
Petugas tata usaha sub bagian perlengkapan kantor memeriksa ketidaksesuaian alat tulis kantor dengan daftar permintaan, faktur dan atau surat pengantaran barang dan fisik barang.
Petugas tata usaha sub bagian perlengkapan kantor memastikan bahwa fisik barang telah sesuai dengan spesifikasi yang diminta yang meliputi jenis sediaan, jumlah barang, dan kualitas barang.
Membubuhkan tandantangan, nama serta distempel di tempat yang telah disediakan, kemudian mengambil 3 lembar kopi faktur, satu lembar untuk tata usaha bagian perlengkapan kemudian diberikan kepada staf sarana prasarana, satulembar copy faktur diberikan untuk bendhaara sekolah, dan satu lembar copy faktur untuk unit akuntansi, sedangkan 2 lembar asli faktur diserahkan kembali kepada petugas pengiriman barang.
Untuk akuntansi kemudian menginput data barang datang ke dalam komputer.
Berdasarkan faktur dari pemasok/bukti pembelian dari took, unit tata usaha sub bagian perlengkapan kantor membuat berita acara penerimaan/
pemeriksaan barang (BAP) yang ditandatangani oleh penerima/pemeriksa barang, staf sarana dan prasarana dan wakil kepala sekolah untuk memastikan jenis, harga, jumlah dan sepesifikasi barang yang diterima sesuai dengan surat pesanan. Setelah itu, menyerahkan berita acara penerimaan/pemeriksaan barang (BPAB) dan 1 kuitansi ke sub unit akuntansi.
b) Honorarium
Bagian administrasi membuat laporan anggaran honorarium guru dan karyawan yang berdasarkan kegiatan yang diberikan kepada guru dan karyawan.
Bagian administrasi memeriksa ketidaksesuaian daftar hadir dan kegiatan guru dan karyawan dengan spesifikasi yang diminta yang meliputi jumlah kehadiran, jenis kegiatan, jabatan, waktu dan tempat kegiatan.
Membuat lapiran honorarium sebanyak 3 rangkap yang kemudian distempel dan ditandantangani oleh direktur PKBM satu lembar untu tata usaha sub bagian akuntansi, satu bagian untuk bendahara sekolah dan satu lembar untuk arsip sendiri dan sebagai dokumena atau alat pertanggungjawaban kepada komite sekolah.
c) Alat peraga
Prosedur penerimaan barang alat peraga dilaboraturiium sama dengan dialat tulis kantor.
d) Biaya cetak
Prosedur penerimaan barang cetak sama seperti alat tulis kantor dan alat peraga. Pernrimaan untuk barang STK, cetakan dan pemeliharaan Gedung
diterima oleh bagian tata usaha dan sarana dan prasaranan langsung mengambil barang yang diminta ke sub unti perlengkapan kantor, baik itu kertas hvs, tinta printer, tinta mesin riso, tinta spidol, pengharum ruangan dan sebagainya diterima oleh sub bagian perlengkapan lantor.
e) Fotokopi
Prosedur penerimann barang fotokopi yaitu pertugas tata usaha menyerahkan 1 lembar kuitansi fotokopi yang sudah distempel oleh tempat fotokopi sebagai bukti bahwa dokumen telah difotokopi.
f) Konsumsi guru dan karyawan
Prosedur penerimaan barang konsumsi dama seperti penerimaan honorarium yaitu diterima pada saat adanya suatu kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan belajar mengajar baik dibidang akademik dan non akademik.
g) Pemeliharaan Gedung
Proses penerimaan barang pemeliharaan Gedung sama dengan penerimaan barang ATK, biaya cetak dan alat peraga.
4) Prosedur pembuatan bukti kas keluar
a) Bendahara (bagian verifikasi) menerima berita acara pemeriksaan/penerimaan barang (BAP), surat pesanan dan copy fatur dari sub unit perlengkapan kantor.
b) Mencocokkan faktur dengan berita acara pemeriksaan/penerimaan barang (BAP) (apakah ada retur/diskon atau tidak) apabila pembelian dilakukan dengan cara mencicil.
5) Prosedur pencatatan hutang
Pencatatan hutang dilakukan apabila seolah melakukan pembelian atau pembayaran atas suatu barang dengan cara kredit atau mencicil. Prosedurnya sebagai berikut:
a) Bagian Bendahara menerima copy faktur dan copy BAPB (berita acara penerimaan barang) dari bagian bendahara verifikasi.
b) Mencatat timbulnya hutang didalam buku pembantu hutang sesuai tanggal penerimaan barang.
c) Pada akhir bualn semua pembelian kredit dan hutang yang timbul dijurnal ke dalam jurnal transaksi.
d) Menyimoan faktur sesuai engan kelompok vendornya.
6) Prosedur Pembayaran Hutang
a) Bendahara sekolah menerima BKBK (Bukti Kas/Bank Pengluaran) beserta buti pendukungnya yang telah disetujui dari sub unit bagian verifikasi akuntansi.
b) Pada saat jatuh tempo pembayaran, pemasok akan menagih pembayaran ke bendahara sekolah dengan menyerahkan tanda terima faktur sebagai bukti untuk pengambilan tagihan.
c) Berdasarkan tagihan tersebut, bendahara pengeluaran membuatkan cek dan membuatkan kuitansi sebagai bukti tanda terima cek dan membuat kuitansi sebagai bukti tanda terima cek dari penerima cek pembayaran.
d) Bendahara sekolah mencap “sudah dibayar” pada BKBK (Bukti Kas/Bank Pengeluaran).
e) Kemudian bendahara pengeluaran menyerahkan BKK (Bukti Kas/Bank Pengeluaran) yang sudah dibayar dan bukti pendukungnya ke unit tata usaha bagian akuntansi.
7) Prosedur Pencatatan pelunasan Hutang
a) Sub unit akuntansi menerima bukti pelunasan hutan (BKBK) dan bukti pendukungnya dari bendahara.
b) Mencocokan hutang yang dibayar dengan hutang yang timbul dan sudah dicatat pada buku pembantu hutang.
c) Menjurnal atas pelunasan hutang melalui jurnal transaksi.
d) Menulis jurnal di BKBK Hutang pada Kas/Bank.
e) Menyimpan dokumen dalam order sesuai nomor BKBKNya c. Sistem Penggajian dan Pengupahan
1) Prosedur Pembuatan daftar gaji dibendahara
a) Menerima data absensi dan menyiapkan daftar potongan-potongan, baik potongan rutin (koperasi, zis, pension) maupun tidak rutin dari pihak terkait.
b) Menghimpun data karyawan baru perubahan status serta jumlah guru dan karyawan dan karyawan dari status PTT menjadi CPNS, dari CPNS menjadi PNS.
c) Menghimpun data perubahan gaji karena adanya kenaikan gaji, kenaikan pangkat dan golongan serta adanya kebijakan peraturan baru.
d) Memproses pencetakan daftar gaji.
e) Membuat surat pengantar pembayaran gaji sesuai daftar gaji untuk kemudian dikirimkan ke Bendahara Sekolah direktur PKBM untuk dilakukan koreksi dan pengesahan dan kemudian ditandantangi oleh direktur PKBM.
f) Surat pengantar diserahkan ke unit akuntansi.
2) Proses pembayaran honorarium
a) Honorarium siap diambil setiap dana BOP diterima oleh Bendahara Sekolah dan dilakukan pada hari kerja.
b) Pembayaran untuk gaji khusus guru dan karyawan PNS melalui Bank BPD dengan fasilitas pembayaran yang telah disediakan (lewat ATM atau pengambilan langsung dari bank). Sedangkan honorarium untuk guru dan karyawan (baik PNS,CPNS dan PTT) dapat mengambil honorarium ke bendahara sekolah.
d. Laporan yang dihasilkan
1) Laporan yang dihasilkan PKBM “Tunas Bangsa” untuk pihak eksternal yaitu terdiri dari:
a) Neraca bulanan/tahunan
Neraca mrupakan salahs atu laporan keuangan yang memberikan informasi kekayaan (aktiva), kewajiban dan modal yang digunakan oleh sekolah untuk mencapai tujuan sekolah pada saat tertentu.
b) Laporan Arus kas bulanan/tahunan
Laporan aru kas merupakan laporan yang memberikan informasi tentang arus kas masuk dan arus kas keluar akibat adanya transaksi yang terjadi disekolah selama periode tertentu.
c) Analisia atau laporan pertanggungjawaban keuangan bulanan/tahunan
d) Analisa atau laporan pertanggungjawaban keuangan bulanan/tahunan adalah suatu laporan yang menggambarkan kinerja suatu sekolah dalam satu periode tertentu baik dalam hal kemampuannya dalam mengembalikan dana BOP.
Analisa dan laporan pertanggungjawaban terdiri dari laporan penerimaan dan pengeuaran kas dana BOP.
2) Laporan untuk pihak internal (manajemen) yaitu a) Anggaran tahunan dan bulanan
b) Laporan pertanggungjawaban kinerja unit.
Anggaran merupakan rencana keuangan periodic yang disusun berdasarkan program-program yang telah disahkan yang merupakan alat manajemen dalam mencapai tujuan.
Evaluasi Sistem Pembelian dan Sistem Pengeluaran Kas 1) Evaluasi Dokumen/Formulir
Dokumen atau formulir yang digunakan dalam system pembelian dan pengeluaran kas pada PKBM “Tunas Bangsa” sudah cukup memadai. Hal tersebut dapat dilihat dari dokumen yang digunakan dlam transaksi pembelian dan pengeluaran kas pada PKBM “Tunas Bangsa”. Adalah:
a) Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang disi oleh fungsi tata usaha sub unit perlengkapan kantor untuk meminta bendahara sekolah melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan spesifikasi yang diminta.
b) SK (Surat Keputusan)
Dokumen ini merupakan anggaran yang dibuat oleh masing-masing unit setiap bulannya.
c) Surat Pesanan
Dokumen ini dibuat oleh unit tata usaha untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini memiliki 3 rangkap, satu lembar dikirim ke pemasok, satu lembar untuk unit bendahara, dan satu lembar untuk unit tata usaha sub bagian akuntansi.
d) Berita acara penerimaan/pemeriksaan barang (BAP)
Dokumen ini dibuat oleh unit bendahara untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas yang diminta.
e) Faktur dari pemasok
Dokumen ini merupakan tagihan dari pemasok, yang berisi jenis, keuantitas, dan harga barang yang menajdi kewajiban sekolah kepada pemasok.
f) Kuitansi Pembelian
Dokumen ini untuk transaksi biaya honorarium, biaya fotocopy dan konsumesi guru dan karyawan. Dokumen ini terdiri dari 2 rangkap, satu lembar untuk unit
tata usaha sub bagian akuntansi dan satu kembar kuitansi diberikan untuk bendahara sekolah.
Dokumen atau formulir yang digunakan dalam system pengeluaran kas pada PKBM “Tunas Bangsa” sudah cukup memadai. Hal tersebut dapat dilihat dari dokumen yang digunakan dalam transaksi pengeluaran kas pada PKBM “Tunas Bangsa” adalah:
1) BKBK (Bukti kas/Bank Pengeluaran)
Dokumen ini dibuat oleh tata usaha sub unit akuntansi (bagian verifikasi) sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembyaran hutang kepada pemasok.
2) Kwitansi
Dokumen ini merupakan bukti tanda terima cek dari pemasok 3) Tanda terima faktur
Dokumen ini berisi faktur-faktur yang akan dibayar dan terdapat tanggal pembayaran.
BAB V. SIMPULAN
Hasil penelitian dan analisa terhadap system penerimaan dan pengeluaran kas pada PKBM “Tunas Bangsa”. Struktur organisai pada PKBM “Tunas Bangsa” dinilai sudah cukup baik karena dapar menunjang terbentuknya kesatuan perintah yang terarah dan pembagian tugas, fungsi, wewenang serta tanggungjawba yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan pengendalian internal kas yang efektif di PKBM “Tunas Bangsa”. Namun adanya rangkap jabatan sehingga mengakibatkan pengendalian intern yang sangat minim.
Penerimaan kas pada fakultas PKBM “Tunas Bungsa” berasak dari SPP siswa, bantuan dana dari pemerintah dan sumbangan masyarakat. Dalam pelaksanaan pengendalian intern atas penerimaan dan pengeluaran kas pada Yayasan PKBM “Tunas Bangsa” belum berjalan dengan baik. Pengendalian internal merupakan suatu system yang meliputi semua cara yang dipakai dalam suatu perusahaan/instansi untuk mengawasi kegiatan perusahaan yang tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya kecurangan dari penyelewenagan, agar semua rencana yang telah ditetapkan dapat berjalan secara baik. Prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas pada PKBM “Tuntas bangsa” sudah cukup baik dengan adanya bukti-bukti yang dilaporkan disimpan oleh pihak yang berwenang serta telah dilakukan pencatatan langsung dari penerimaan dan pengeluaran kas. Tetapi didalam prakteknya PKBM “Tunas Bangsa” terdapat fromulir-formulir yang digunakan oleh Yayasan didalam melaksanakan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas masih belum menggunakan nomor urut tercetak sehingga sulit dilakukan pengecekan kembali. Pelaksanaan rancangan istem informasi akuntansi atas penerimaan dan pengeluaran kas dana bantuan operasional Pendidikan (BOP) sudah baik namun belum dibentuk rancangan flowchart pada system informasi akuntansi.
Serta prosedur pengeluaran kas yang kurang efektif sedangkan prosedur penerimaan kas yang sangat lamban jikalau system penerimaan kasnya tidak dikembangkan menggunakan apliaksi program yang bisa dihubungkan langsung ke aplikasi bank. Penggunaan system manual dalam organisasi di PKBM “Tunas bangsa” masih diterapkan.
DAFTAR PUSTAKA
Azhar Susanto,2000, Sistem Informasi Akuntansi, Peneribt: Lembaga Informatika Akuntansi, Jakarta.
Barid, Zaki.”Sistem Informasi AKuntansi”, Edisi Kedua, Cetakan Kelima, BPPE- Yogyakarta, Yogakarta. 2000.
Depdiknas.”Pelatihan Program BOS dan BOP 2009”. Depdiknas.Jakrta.2009.
Djarwanto PS, 2004, Pokok-pokok Analisis Laporan Keuangan, Edisi Keuda, BPFE Yogyakarta.
Hall, James, 2011.Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Empat, Salemba Empat, Jakarta.
Harahap, Sofyan Syafri.2005. Teori Akuntansi. PT Raja Grafindo Persada: Jakarta.
Husein Umar, 2002, Metode Riset Bisnis, Gramedia Pustaka Utama:Empat. IAI.”Standar Akuntansi Keuangan”. Salemba Empat. Jakarta.2002.
Ikatan Akuntan Indonesia.”Standar Profesional Akuntansi Publik”. Per Januari 2001.
Cetakan Kesatu, Salemba Empat, Jakarta 2000.
Kieso, Weygandt dan Warfield.”Akuntansi Intermediate”, Erlangga Jakarta.2002
Mulayadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi,”Sistem Akuntansi”, Penerbit STIE YKPN.Yogyakarta.1997.
Zaki Baridwan.2000.Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisis Kelima, Cetakan Keempat, Yogyakarta:BPF
______,2009. Auditing, Buku 1, Edisis Keenam, Cetakan Keenam, Salemba Empat, Jakarta.
LAMPIRAN
