A. Hasil Penelitian
1. Gambaran Perusahaan a. Sejarah Singkat
PT. Pazia Anugrah Jaya berdiri di tahun 2013 dan mulai beroperasi tanggal 20 Mei 2013, beralamat di Jl Gatot Subroto Raya No Ruko 11 – 12 Banjarmasin. Perusahaan ini didirikan atas adanya kerjasama antara PT Anugrah Teknologi Komputer yang berlokasi di banjarmasin dan PT. Pazia Pillar Mercycom yang berlokasi di Jakarta. Merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang IT, berperan sebagai distributor yang menjual laptop, accessories laptop,peralatan jaringan, smartphone, dan sebagainya. Namun pada bulan Maret 2017 PT Pazia Anugrah Jaya memisahkan diri dari PT Pazia Pillar Mercycom dan memulai lembaran baru dengan produk yang baru seperti HP, Lenovo, Dahua, Aldo, dan masih banyak lagi.
PT. Pazia Anugrah Jaya memiliki visi dan misi sebai berikut:
1. Visi
Menjadikan PT Pazia Anugrah Jaya perusahaan yang maju dan terus berkembang sebagai distributor dan penjualannya bisa terus mencapai target.
2. Misi
Bersama dalam satu ruang atas nama PT Pazia Anugrah Jaya membangun dan mengembangkan dunia informasi dan terknologi dan perusahaan untuk mencapai tujuan agar terus maju dan berjalan di tengah persaingan dunia perdagangan yang sangat ketat dengan mengutamakan kualitas dan pelayanan optimal.
25 b. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu sistem yang digunakan untuk mendefinisikan suatu hirarki dalam suatu organisasi. Ini mengidentifikasi setiap pekerjaan, fungsinya dan ke mana ia melapor ke dalam organisasi. Struktur ini dikembangkan untuk menetapkan bagaimana bisnis beroperasi dan membantu usaha dalam mencapai tujuannya untuk memungkinkan pertumbuhan di masa depan. Struktur diilustrasikan menggunakan bagan organisasi. Struktur organisasi juga menentukan bagaimana informasi mengalir antar level dalam perusahaan. Misalnya, dalam struktur terpusat, keputusan mengalir dari atas ke bawah, sedangkan dalam struktur desentralisasi, kekuatan pengambilan keputusan didistribusikan di antara berbagai tingkatan organisasi.
Gambar 4 1 Struktur Organisasi Perusahaan
Dari struktur diatas diketahui bahwa struktur organisasi yang telah di terapkan dari PT.Pazia Anugrah Jaya ialah struktur organisasi garis,hal ini didasari oleh sistem yang berjalan dari bagian atas kebawah, lalu tanggung jawabnya berjalan dari bagian bawah ke atas.
Tugas dan tanggung jawab dari setiap bagian yaitu;
1. Tugas Dewan Komisaris
Dewan Komisaris bertugas melakukan pengawasan terhadap kebijakan pengurusan, jalannya pengurusan pada umumnya baik mengenai Perseroan maupun usaha Perseroan
SALES DEPARTMENT FINANCE AND ACCOUNTING
DEPARTMENT LOGISTIC DEPARTMENT RETAIL DEPARTMENT
GITA YULIANTI RIANA AULIA M. HIDAYATULLAH HOFIFAH NOOR PAWANSA
SALES MANAGER FINANCE ACCOUNTING
MANAGER LOGISTIC MANAGER SALES & DIGITAL MARKETING
MASKINAH NOVITA DAMAYANTI M. ALI AKBAR RUKAYAH
SALES STAFF TAX MANAGER & AUDITOR LOGISTIC STAFF SALES PROMOTOR
HUSNUL KHATIMAH M. FAUJI MARDANI
SYAIFUL RAHMAN COLLECTION & DRIVER
SALES STAFF & SALES ADMIN
M. NUZHAN TECHNICAL DEWAN KOMISARIS
BADARSONO
DIREKTUR ERMAN AULIA
SERVICE DEPARTMENT SUPPORT AND OPERATIONAL
DEPARTMENT
MAULIDA WATI SUPPORT AND OPERATIONAL MANAGER & SERVICE MANAGER
DRIVER/ HELPER TECHNICAL
IMAM AULIA RAHMAN DRIVER/ HELPER
26
yang dilakukan oleh Direksi, serta memberikan nasihat kepada Direksi termasuk pengawasan terhadap pelaksanaan Rencana Jangka Panjang Perusahaan, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan serta ketentuan Anggaran Dasar dan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham, serta peraturan perundang undangan yang berlaku, untuk kepentingan Perseroan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perseroan.
2. Tugas Direktur
a. Merancang strategi bisnis untuk kemajuan perusahaan.
b. Menyusun dan mengimplementasikan visi misi perusahaan.
c. Memimpin pertemuan dengan jajaran perusahaan.
d. Mengawasi kompetisi bisnis secara menyuluruh.
e. Melakukan penunjukan pimpinan pada divisi divisi tertentu.
f. Meyampaikan laporan pertanggung jawaban kepada pemegang saham.
g. Melakukan evaluasi perusahaan secara menyeluruh.
3. Tugas Finance and Accounting a. Kepala Keuangan
1) Membuat laporan keuangan neraca & labarugi.
2) Mengawasi program berjalan sampai pencairan.
3) Mengatur dan mengawasi uang masuk dan keluar di bank serta penerimaan cash.
4) Mengawasi penggunaan petty cash.
5) Melakukan cash opname.
6) Membuat dan mengawasi transaksi pembelian (PO,Invoice dan Payment).
7) Mengatur dan mengawasi penagihan dalam dan luar kota.
8) Melakukan dan memeriksa rekonsiliasi Bank.
9) Memproses penerimaan dan pencairan Bank.
10) Mengecek dan menginfokan jumlah uang di bank.
11) Menarik dan mengarsip rekening Koran.
12) Mengatur dan mengawasi pajak(SPT Tahunan,PPN MASA,PPH 23) 13) Mengurus surat menyurat serta dokumen perusahaan.
14) Mengurus BPJS dan Ketenagakerjaan.
15) Membuat dan melaporkan pajak PPH 21.
27 b. Admin Keuangan
1) Menginput,merekap,mengarsip dan melaporkan penggunaan petty cash.
2) Merekap penggunaan bensin.
3) Merekap bon ongkir dealer.
4) Merekap biaya listrik,air,dan telepon.
5) Merekap biaya pengiriman.
6) Mengecek stok dan belanja keperluan kantor, 7) Merekap nota lunas.
8) Menginfokan tagihan dalam luar kota.
9) Inventaris asset.
10) Membuat Invoice retail,service dan cctv serta pengarsipannya.
11) Membuat laporan penjualan retail dan service, serta pemasangan cctv.
12) Membantu klaim program dari disti.
13) Memproses unit tukar guling,display,serta display laku.
14) Mengecek persediaan barang gudang.
c. Admin Pajak
1) Menginput dan merekap PPN MASA.
2) Menginput dan merekap PPH 23.
3) Membuat ,menyiapkan dan mengarsipkan faktur pajak.
4) Memproses pengiriman faktur pajak.
5) Membuat SPT tahunan.
6) Melakukan setoran uang, cek dan BG ke bank tagihan dalam kota.
4. Sales Departement a. Sales Manager
1) Mengawasi tim penjualan.
2) Menangani keluhan pengguna.
3) Membuat penganggaran.
4) Memonitoring pelanggan.
5) Menciptakan keuntungan pada perusahaan.
6) Menentukan jadwal waktu promosi.
28 7) Menyelenggarakan pelatihan untuk tim.
b. Sales Staff
1) Melakukan penjualan produk.
2) Merekap hasil penjualan yang telah dilakukan secara detail.
3) Menetapkan dan strategi yang harus dilakukan kedepannya.
4) Menjamin kepuasan pelanggan.
5. Support and Operational Departement.
a. Customer Service.
1) Melayani kebutuhan pelanggan.
2) Mencatat pesan dan persoalan yang harus diselesaikan perusahan.
3) Menerima pesanan barang.
b. Teknisi
1) Melakukan review terhadap laporan pelanggan dan wakil-wakil divisi serta memeriksa produk yang rusak dan menganalisis masalahnya.
2) Menganalisis review dan menentukan sumber masalah dari temuan inspeksi, menyarankan perbaikan, penggantian ataupun tindakan lainnya untuk mengatasi permasalahan pada produk.
3) Mengkoordinasi penyelesaian masalah produk dan layanan pelanggan untuk mempercepat proses perbaikan.
4) Merakit peralatan atau produk perusahaan.
5) Bertemu dengan klien dan melakukan penyelesaian atau pemeliharaan pada produk terkait.
6) Menguji peralatan.
7) Menganalisis laporan masalah teknik yang berkaitan dengan tren terkini untuk menentukan desain, produk, layanan, hingga proses pemeliharaan produk.
8) Mampu memberikan bantuan teknis selama mengawasi perbaikan produk.
29 6. Logistic Departement
a. Logistic Manager
1) Membuat perencanaan pengadaan barang dan distribusinya.
2) Mengawasi dan mengontrol operasional gudang.
3) Menjadi pemimpin bagi semua staff gudang.
4) Mengawasi dan mengontrol semua barang yang masuk dan keluar sesuai dengan SOP.
5) Melakukan pengecekan pada barang yang diterima sesuai SOP.
7. Retail Departement
a. Sales and Digital Marketing.
1) Mempromosikan produk secara digital.
2) Membuat konsep dan perencanan.
3) Meningkatkan rangking website atau situs.
4) Menjaga komunikasi dengan konsumen.
5) Mendesain strategi digital marketing.
b. Sales Promotor
1) Mencapai target.
2) Menjaga tingkat Shrinkage.
3. Pengelolaan Kas Kecil Pada PT Pazia Anugrah Jaya Banjarmasin
Prosedur Pengolahan Kas Kecil di PT. Pazia Anugrah Jaya Banjarmasin, menerapakan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Pembentukan awal tahun Kas Kecil
Awal tahun PT. Pazia Anugrah Jaya Banjarmasin mengajukan besaran kebutuhan petty cash ialah tahun 2013. Usulan ini disampaikan kepada Direktur Perusahan PT Pazia Anugrah Jaya Banjarmasin.
30
Setelah usulan ini disetujui oleh Direktur Perusahaan dalam bentuk surat keputusan yang ditanda tangani oleh Direktur dan Kepala Keuangan.
b. Pengisian Awal Tahun Kas Kecil
Untuk penambahan awal tahun pada dana kas kecil, bagian pemegang dana kas kecil terlebih dahulu mengajukan form permintaan pengisian dana kas kecil ke Kepala Keuangan setelah disetujui Kepala Keuangan, maka akan di keluarkan cek sesuai dengan besaran permintaan dana kas kecil.
c. Pengeluaran Dana Kas Kecil
Setelah dana kas kecil diterima, maka dana tersebut dapat digunakan oleh pemakai untuk kebutuhan operasional sehari hari perusahaan. yang kemudian pemakai dana kas kecil wajib menyerahkan bukti transaksi atas penggunaan dana kas kecil kepada financial untuk diverifikasi keabsahannya dan diarsip sebagai pengeluaran kas kecil.
d. Pengisian Kembali
Pada saat dana kas kecil dalam 1 periode tersisa sedikit atau bahkan habis maka harus segera dilakukan pengisian dana kembali.
e. Sistem Pencatatan Kas Kecil Pada PT Pazia Anugrah Jaya
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pengelolaan kas kecil pada PT Pazia Anugrah Jaya Banjarmasin adalah buku dan aplikasi Microsoft Exel.
31
f. Bagan Alir Dokumen Pengelolaan Kas Kecil pada PT Pazia Anugrah Jaya Banjarmasin
Flowchart permohonan pengajuan kas kecil serta pertanggung jawaban kas kecil
Gambar 4 2 Bagan Alir Sumber : Penulis
B. Pembahasan Hasil Penelitian 1. Analisis Permasalahan
a. Analisis Sistem Pengelolaan Kas Kecil pada PT Pazia Anugrah Jaya Banjarmasin
Berdasarkan hasil penelitian yang telah diuraikan penulis sebelumnya, maka ditemukan beberapa kelemahan pada sistem pengelolaan kas kecil pada PT Pazia Anugrah Jaya Banjarmasin. Adapun kelemahan-kelemahan yang ditemukan adalah:
32 1) Informasi yang Diperlukan Manajemen
Informasi yang diperlukan manajemen selama ini adalah bukti buku kas kecil,beserta nota pengeluaran.
2) Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Prosedur dalam sistem pengelolaan kas kecil yang berjalan di manajemen PT Pazia Anugrah Jaya Banjarmasin diawali dengan adanya penerimaan pengisian dana kas kecil dari kepala keuangan. Kemudian pengeluaran kas kecil di catat di dalam buku kas kecil dan membuat laporan di aplikasi Microsoft Exel.
3) Dokumen yang digunakan
Dalam setiap transaksi pengelolaan kas kecil pada PT Pazia Anugrah Jaya Banjarmasin, dokumen yang digunakan ialah nota dan buku catatan kas kecil.
4) Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pengelolaan kas kecil pada PT Pazia Anugrah Jaya Banjarmasin adalah buku ctatan kas kecil. Dokumen ini digunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran kas kecil.
Gambar 4 3 Laporan Kas Kecil
33 Sumber : PT Pazia Anugrah Jaya
2. Alternatif Pemecahan Masalah
a. Gambaran Umum Sistem yang Disarankan
Sistem yang disarankan ini diberi nama Program Aplikasi Pengelolaan Kas kecil Berbasis Web pada PT Pazia Anugrah Jaya Banjarmasin. Program Aplikasi ini adalah sebuah sistem informasi komputerisasi yang dirancang untuk menunjang aktivitas pengelolaan kas kecil seperti pengelolaan data keuangan dan juga sebagai media penghasil informasi penerimaan dan pengeluaran kas kecil dengan memanfaatkan teknologi komputer.
Berikut adalah rincian mengenai gambaran sistem:
1) Data yang Dikelola
a) Data Transaksi Penerimaan Kas Kecil.
b) Data Transaksi Pengeluaran Kas Kecil.
c) Data Kasbon Karyawan.
2) Pengguna Sistem
a) Pemegang Dana Kas Kecil
yaitu Karyawan yang mempunyai jabatan sebagai pengelola segala hal mengenai kas kecil perusahaan.
b) Kepala Keuangan
yaitu Karyawan yang mempunyai jabatan sebagai pengelola segala hal mengenai keuangan perusahaan.
34 c) Direktur
Yaitu Pimmpinan perusahaan yang mempunyai jabatan sebagai pengelola segala hal yang mengenai perusahan.
3) Keluaran Sistem
Laporan Peneriman dan pengeluaran kas kecil.
b. Perancangan Prosedur Yang Disarankan
Perancangan prosedur ini akan memberikan gambaran mengenai proses-proses dan aliran data apa saja yang akan terlibat dalam Aplikasi Pengelolaan Kas Kecil.
Berikut adalah prosedur-prosedur yang disarankan dalam Aplikasi Pengelolaan Kas Kecil.
Berikut adalah prosedur-prosedur yang disarankan dalam Pengelolaan Kas Kecil Berbasis WEB;
1) Prosedur Pengelolaan Kas Kecil yang Disarankan
a) Pemegang dana kas kecil menerima dana dari kepala keuangan b) Dana tersebut dikelola didalam aplikasi atau sistem.
c. Laporan Kas Kecil Yang Disarankan
Laporan ini berisikan no,tanggal bukti,keterangan, kas masuk dan kas keluar.
35 Gambar 4 4 Laporan
Sumber : Penulis
d. Program Aplikasi Pengelolaan Kas Kecil Berbasis Web 1) Perancangan Sistem Basis Data
Perancangan sistem basis data merupakan proses pembentukan basis data yang sangat menentukan bagi terciptanya sistem informasi yang baik. Dalam merancang sistem basis data dibutuhkan teknik normalisasi.
Berikut adalah tahapan normalisasi yang digunakan: a) Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan semua kumpulan field berdasarkan data atau sumber yang ada. Berikut ini field yang digunakan dalam desain program aplikasi pengelolaan kas
No Field 1 id
2 Username 3 Password 4 Level 5 no_bukti
6 urutan_no_bukti
36 7 jumlah 8 jenis 9 keterangan 10 tanggal 11 login_id 12 rekening_id 13 nama 14 kode
Tabel 4 1 Unnormalisasi Form Sumber : Penulis
b) Bentuk Normal Pertama (1NF)
Tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama jika setiap atribut bernilai tunggal (Atomic Value) untuk setiap barisnya.berikut ini merupakan bentuk Normal Pertama
Tabel 4 2 Bentuk Normal Pertama Sumber : Penulis
Penjelasan dari gambar relasi antar tabel diatas adalah sebagai berikut:
a) Tabel Login
37 Gambar 4 5 Table Login
Sumber : Penulis Keterangan:
Nama Tabel: Tabel Login Jumlah Field: 4
Fungsi : menyimpan data login b) Tabel Detail Transaksi
Gambar 4 6 Detail Transaksi Sumber : Penulis
Keterangan:
Nama Tabel : detail_trx Jumlah Field : 9
Fungsi : menyimpan Transaksi Pengelolaan Kas Kecil.
c) Tabel Rekening
38 Gambar 4 7 Table Rekening
Sumber : Penulis Keterangan ;
Nama Tabel : rekening Jumlah Field : 4
Fungsi :Menyimpan transaksi pengelolaan kas kecil.
2) User Interface
User Interface merupakan bentuk tampilan grafis yang berhubungan langsung dengan pengguna. Berikut ini tampilan program aplikasi pengelolaan kas kecil pada PT Pazia Anugrah Jaya Banjarmasin yang dibuat oleh penulis:
a) Form Login
Gambar 4 8 Form Login Sumber : Penulis
Form Login Berisi data pengelolaan kas kecil b) Form Data Kas
39 Gambar 4 9 Form Data Kas
Sumber : Penulis
Form Data Kas digunakan untuk menampilkan data transaksi penerimaan dan pengeluaran kas beserta saldo akhir.
c) Form Data Kas Masuk
Gambar 4 10 Data Kas Masuk Sumber : Penulis
Form Penerimaan Kas Kecil ini ini akan diinput oleh pengguna, data-data dalam transaksi ini digunakan untuk pembuatan laporan penerimaan kas kecil.
40 Tampilan form tambah data penerimaan kas masuk
Gambar 4 11 Form Tambah Data Sumber : Penulis
Form Tambah Data ini berisi, no bukti,tanggal,jenis transaksi, rekening, keterangan, dan jumlah
d) Form Data Kas Keluar
Gambar 4 12 Form Data Kas Keluar Sumber : Penulis
Form Transaksi Pengeluaran Kas Kecil ini akan diinput oleh pengguna, data data dalam transaksi ini digunakan untuk pembuatan laporan pengeluaran kas kecil.
41 Gambar 4 13 Tambah data
Sumber : Penulis
Form Tambah Data Pengeluaran Kas Kecil berisi no bukti, tanggal, jenis, rekening, keterangan dan jumlah.
e) Form Laporan Kas Kecil
Gambar 4 14 Laporan Kas Kecil Sumber : Penulis
Form Laporan Penerimaan Kas Kecil ini digunakan untuk melihat laporan penerimaan dan Pengeluaran Kas Kecil yang terjadi pada PT Pazia Anugrah Jaya.
f) Form Cetak Laporan
42 Gambar 4 15 Cetak Laporan
Sumber : Penulis
Form Cetak Laporan berisi laporan kas kecil yang akan di cetak.
g) Form Master User
Gambar 4 16 Tambah Data User Sumber : Penulis
Form Master User untuk menambahkan data user.
h) Form List User
43 Gambar 4 17 List Data User
Sumber : Penulis
