Tehnik audit Tehnik audit
internal
internal
Pengertian audit Pengertian audit
Kegiatan mengumpulkan informasi Kegiatan mengumpulkan informasi
faktual dan signifikan
faktual dan signifikan (dapat (dapat dipertanggung jawabkan)
dipertanggung jawabkan) melalui melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran interaksi (pemeriksaan, pengukuran
dan penilaian yang berujung pada dan penilaian yang berujung pada
penarikan kesimpulan) secara penarikan kesimpulan) secara
sistematis, objektif, dan terdokumentasi sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian yang berorientasi pada azas penggalian
nilai atau manfaat nilai atau manfaat
Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk
membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
Auditor internal Auditor internal
Katalisator untuk mempercepat Katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya:
perubahan dalam upaya:
Memberdayakan sistem mutu Memberdayakan sistem mutu
Mengamankan kebijakan mutu Mengamankan kebijakan mutu
Jangan sekedar menjalankan tugas: Jangan sekedar menjalankan tugas:
tidak ada motivasi untuk berperan tidak ada motivasi untuk berperan
sebagai agen perubahan sebagai agen perubahan
Jangan sampai bekerja semrawut dan Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan dianggap tidak berbobot
temuan dianggap tidak berbobot
Jenis audit Jenis audit
Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada
publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya
sebagai termuan. Disebut audit pihak pertama sebagai termuan. Disebut audit pihak pertama
Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia
Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar organisasi, dikenal audit pihak kedua (oleh organisasi, dikenal audit pihak kedua (oleh
pelanggan
pelanggan : misalnya audit yang dilakukan oleh : misalnya audit yang dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja
sama BPJS
sama BPJS ) dan audit pihak ketiga (oleh institusi ) dan audit pihak ketiga (oleh institusi independen
independen : survei akreditasi, audit Bawas : survei akreditasi, audit Bawas ) )
10 Esensi dari audit:
10 Esensi dari audit:
Adalah proses interaktif Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee antara auditor dan auditee (poihak yang diaudit)
(poihak yang diaudit)
Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, Adalah kegiatan sistematis: direncanakan,
dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien
secara efisien
Dilakukan dengan azas manfaat Dilakukan dengan azas manfaat
Dilakukan secara objektif Dilakukan secara objektif
Berpijak pada fakta dan kebenaran Berpijak pada fakta dan kebenaran
Melibatkan proses penilaian/pengujian Melibatkan proses penilaian/pengujian , evaluasi, , evaluasi, analisis
analisis
Bermuara pada pengambilan keputusan Bermuara pada pengambilan keputusan
Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
Merupakan kegiatan berulang Merupakan kegiatan berulang
Menghasilkan laporan Menghasilkan laporan
Tujuan audit Tujuan audit
Mendapatkan data dan Mendapatkan data dan
informasi faktual dan informasi faktual dan
signifikan berupa data , hasil signifikan berupa data , hasil
analisa,
analisa, hasil hasil penilaian, penilaian,
rekomendasi auditor sebagai rekomendasi auditor sebagai
dasar pengambilan dasar pengambilan
keputusan, pengendalian keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan manajemen, perbaikan dan
atau perubahan
atau perubahan
Aktifitas audit Aktifitas audit
Memastikan (konfirmasi dan Memastikan (konfirmasi dan
verifikasi) verifikasi)
Menilai (mengevaluasi dan Menilai (mengevaluasi dan
mengukur) mengukur)
Merekomendasi (memberikan Merekomendasi (memberikan
saran/masukan)
saran/masukan)
Kegiatan yang biasa Kegiatan yang biasa
dilakukan auditor dilakukan auditor
Telaah dokumen Telaah dokumen
Observasi Observasi
Meminta penjelasan dari auditee Meminta penjelasan dari auditee
Meminta peragaan dilakukan oleh auditee Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
Membandingkan kenyataan dengan sta Membandingkan kenyataan dengan sta n n dar/kriteria dar/kriteria
Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
Pemeriksaan silang (cross-check) Pemeriksaan silang (cross-check)
Mengakses catatan yang disimpan auditee Mengakses catatan yang disimpan auditee
Mewawancarai auditee Mewawancarai auditee
Menyampaikan angket survey Menyampaikan angket survey
Menganalisis data Menganalisis data
Manfaat audit Manfaat audit
Pengambilan keputusan Pengambilan keputusan
untuk perbaikan, untuk perbaikan,
meningkatkan efisiensi dan
meningkatkan efisiensi dan
efektifitas fungsi organisasi
efektifitas fungsi organisasi
Kriteria audit Kriteria audit
Kumpulan kebijakan Kumpulan kebijakan , , prosedur prosedur atau
atau persyaratan yang dipakai persyaratan yang dipakai sebagai
sebagai rujukan rujukan
Kriteria audit digunakan sebagai Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap
acuan pembanding terhadap bukti bukti audit
audit
Bukti audit Bukti audit
Rekaman, pernyataan fakta atau Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan
informasi lain yang relevan dengan
dengan kriteria audit dan dapat kriteria audit dan dapat diverifikasi
diverifikasi
Temuan audit Temuan audit
Hasil evaluasi Hasil evaluasi bukti audit yang bukti audit yang terkumpulkan terhadap
terkumpulkan terhadap kriteria kriteria audit
audit
Temuan audit dapat menunjukkan Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian kesesuaian atau ketidaksesuaian
dengan kriteria audit, atau peluang dengan kriteria audit, atau peluang
perbaikan.
perbaikan.
Tujuan audit Tujuan audit
internal internal
Membantu menyelesaikan Membantu menyelesaikan
permasalahan organisasi, dalam permasalahan organisasi, dalam rangka meningkatkan
rangka meningkatkan mutu dan mutu dan kinerja kinerja organisasi
organisasi
Dasar penetapan tujuan Dasar penetapan tujuan
audit internal audit internal
Prioritas permasalahan yang dihadapi Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi
organisasi
Rencana pengembangan Rencana pengembangan pelayanan pelayanan
Persyaratan suatu sistem manajemen Persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan
yang digunakan sebagai acuan
Persyaratan regulasi atau persyaratan Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
kontrak
Evaluasi terhadap rekanan Evaluasi terhadap rekanan
Adanya potensi risiko kegiatan organisasi Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
Manfaat audit Manfaat audit
internal
internal
Bagi pucuk Bagi pucuk
pimpinan pimpinan
Referensi dalam membuat Referensi dalam membuat keputusan: mengambil atau keputusan: mengambil atau merubah kebijakan agar lebih merubah kebijakan agar lebih
sesuai dengan perencanaan sesuai dengan perencanaan
organisasi jangka panjang
organisasi jangka panjang
Bagi unit Bagi unit operasional operasional
Mengidentifikasi dan Mengidentifikasi dan
memahami permasalahan memahami permasalahan yang ada dalam organisasi yang ada dalam organisasi secara keseluruhan ataupun secara keseluruhan ataupun
secara spesifik pada unit secara spesifik pada unit operasional sehingga dapat operasional sehingga dapat mengambil langkah langkah mengambil langkah langkah
perbaikan
perbaikan
Bagi unit Bagi unit
pengelola mutu pengelola mutu
Membatu pengendalian Membatu pengendalian mekanisme jaminan mutu mekanisme jaminan mutu
baik pada tahap input, baik pada tahap input,
proses, maupun
proses, maupun hasil hasil
Bagi karyawan Bagi karyawan
Proses pembelajaran dan Proses pembelajaran dan
pertumbuhan serta pertumbuhan serta pembangunan budaya pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, organisasi: budaya mutu,
budaya taat prosedur, budaya budaya taat prosedur, budaya
perbaikan, budaya kerja perbaikan, budaya kerja
sistematis
sistematis
Manfaat bagi Manfaat bagi
auditor auditor
Proses pembelajaran dan Proses pembelajaran dan
pertumbuhan
pertumbuhan
Bagi pelanggan Bagi pelanggan
Audit internal merupakan Audit internal merupakan proses pendeteksian segala proses pendeteksian segala
kemungkinan yang dapat kemungkinan yang dapat menciptakan ketidak puasan menciptakan ketidak puasan
pelanggan
pelanggan (dan juga risiko) (dan juga risiko) dan dilanjutkan dengan dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan tindakan perbaikan dan
pencegahan sehingga pencegahan sehingga
komitmen untuk memberikan komitmen untuk memberikan
kepuasan
kepuasan dan keamanan dan keamanan
pada pelanggan benar-benar pada pelanggan benar-benar
tercapai
tercapai
Bagi rekanan Bagi rekanan
Memberi umpan balik
Memberi umpan balik
terhadap kinerja rekanan
terhadap kinerja rekanan
Kompetensi auditor Kompetensi auditor
Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat audit Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat audit
Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat audit
audit
Melaksanakan audit tepat waktu Melaksanakan audit tepat waktu
Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas permasalahan
permasalahan
Mengumpulkan informasi melalui: interview, Mengumpulkan informasi melalui: interview,
mendengarkan, observasi, meninjau ulang dokumen mendengarkan, observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan arsip
termasuk pengelolaan arsip
Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan
Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd bukti-bukti objektif
bukti-bukti objektif
Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian
Teknik sampling Teknik sampling
Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja
Menyiapkan laporan Menyiapkan laporan
Menjaga kerahasiaan informasi Menjaga kerahasiaan informasi
Komunikasi Komunikasi
Tahapan
Tahapan audit audit internal
internal
Tahapan audit internal Tahapan audit internal
Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit,
unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan instrumen audit jadual audit, dan menyiapkan instrumen audit
Tahap II: pengumpulan data dengan Tahap II: pengumpulan data dengan
menggunakan instrumen audit yang disusun menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar standar/kriteria tertentu
berdasar standar/kriteria tertentu
Tahap III: analisis data audit, perumusan Tahap III: analisis data audit, perumusan
masalah, prioritas masalah dan rencana tindak masalah, prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit
lanjut audit
Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit
Perencanaan audit Perencanaan audit
internal internal
Tujuan audit internal Tujuan audit internal : contoh: melakukan : contoh: melakukan
penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerja penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerja
Lingkup audit Lingkup audit : : menjelaskan unit kerja yang akan menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
diaudit
Objek audit: Objek audit: apa saja yang perlu diaudit apa saja yang perlu diaudit
Alokasi waktu: Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan berapa lama akan dilakukan
Metoda audit: Metoda audit: komunikasi internaksi secara komunikasi internaksi secara langsung, metoda survei, dsb
langsung, metoda survei, dsb
Persiapan audit Persiapan audit : persiapan auditor : persiapan auditor , penetapan , penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen audit
kriteria audit, penyusunan instrumen audit
Laporan hasil audit Laporan hasil audit : perhatikan format laporan : perhatikan format laporan
Pengumpulan data Pengumpulan data
Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan berbagai metoda:
dengan berbagai metoda:
Mengamati proses pelaksanaan kegiatan Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee
Meminta peragaan oleh auditee Meminta peragaan oleh auditee
Memeriksa dan menelaah dokumen Memeriksa dan menelaah dokumen
Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
Mencari bukti-bukti Mencari bukti-bukti
Melakukan pemeriksaan silang Melakukan pemeriksaan silang
Mencari informasi dari sumber luar Mencari informasi dari sumber luar
Menganalisis data dan informasi Menganalisis data dan informasi
Menarik kesimpulan Menarik kesimpulan
Memberikan rekomendasi Memberikan rekomendasi
Analisis data Analisis data
Membandingkan fakta yang diperoleh Membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses pengumpulan data pada waktu proses pengumpulan data
dibandingkan dengan kriteria audit yang dibandingkan dengan kriteria audit yang
digunakan digunakan
Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka
antara fakta dengan kriteria), maka auditor bersama auditee melakukan auditor bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal analisis lebih lanjut untuk mengenal
penyebab timbulnya kesenjangan, dan penyebab timbulnya kesenjangan, dan
menyusun rencana perbaikan
menyusun rencana perbaikan
Laporan audit mutu Laporan audit mutu
internal internal
Hasil audit harus dilaporkan kepada Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada
unit yang diaudit.
unit yang diaudit.
Hasil audit juga dilaporkan pada Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen:
saat rapat tinjauan manajemen:
Hasil audit Hasil audit
Tindak lanjut yang telah dilakukan Tindak lanjut yang telah dilakukan
Kendala pada waktu perbaikan Kendala pada waktu perbaikan
Laporan audit Laporan audit
I.I.
Latar belakang Latar belakang
II.II.
Tujuan audit Tujuan audit
III.III.
Lingkup audit Lingkup audit
IV.IV.
Objek audit Objek audit
V.V.
Standar/kriteria yang digunakan Standar/kriteria yang digunakan
VI.VI.
Auditor Auditor
VII.VII.
Proses audit Proses audit
VIII.
VIII.
Hasil dan analisis hasil audit Hasil dan analisis hasil audit
IX.IX.
Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditee
yang disepakati bersama dengan auditee
Tindak lanjut audit Tindak lanjut audit
Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya
perbaikan perbaikan
Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun
rencana perbaikan rencana perbaikan
Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
jelas
Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring
dapat melakukan monitoring
Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada
auditor internal
auditor internal
Instrumen Audit Instrumen Audit
Internal
Internal
Unit yang Unit yang diaudit
diaudit JanJan FebFeb MaMa
rr AprApr MeiMei JunJun JulJul AgsAgs SptSpt OktOkt NoNo
vv DesDes
Jadual Audit Internal
No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:
Tahun:
Contoh form: Rencana Contoh form: Rencana
audit audit
No Unit/sasara
n audit Audito
r Kegiat
an/pro ses yang diaudit
Standa r/kriter ia yang diguna kan
Tangga l audit I
Tangga
l audit
II
Contoh form instrumen Contoh form instrumen
audit audit
No Standar/Krite
ri audit Daftar pertanya an
Fakta Temuan
audit Rekome
ndasi
N N
oo Uraian Uraian Ketidak Ketidak sesuaian sesuaian
Bukti Bukti bukti bukti objekt objekt ifif
Ketdk Ketdk sesuaian sesuaian thd thd
standar/i standar/i nstrnstr
Standa Standa r / r /
Kriteria Kriteria yang yang diguna diguna kankan
Analisi Analisi
ss TindakTindak an an perbaik perbaik an
an
Tindak Tindak an an penceg penceg ahan ahan
Waktu Waktu penyele penyele saian saian
Form Ringkasan Temuan Audit dan
Rencana Tindak Lanjut
No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:
Unit Yang Diperiksa:
Tanggal pemeriksaan:
Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee --- ---
PANDUAN DISKUSI
Kelas dibagi dalam 3 kelompok (admen, UKM, Klinis)
Masing-masing kelompok membahas:
Menetapkan topik-topik audit berdasarkan hasil self assessment menggunakan studi kasus berdasarkan kriteria 3H 1P (high risk, high cost, high volume, dan kecenderungan ada masalah)
Menetapkan unit kerja yang akan diaudit
Menetapkan kriteria-kriteria audit yang akan digunakan sesuai dengan instrument akreditasi
Menetapkan metoda audit
Menyusun jadual audit
Menyusun contoh instrument audit untuk satu unit kerja
Masing-masing kelompok memaparkan hasil diskusi
