ANALISIS DESAIN FORMULIR KARTU RAWAT TINGGAL DI URI PUSKESMAS MIJEN KOTA SEMARANG TAHUN 2014
Analysis Design Forms of Nurse Living Cards at Inpatient of Mijen Semarang Primary Health Care in 2014
SETYO AJI WIBOWO Abstract
Forms of nurse living card is the one of the forms that was immortalited, used as a summary when the state of patients in and out Primary Health Care. By the first survey in Mijen Primary Health Care Semarang, sheets in and out have not been in accordance with the needs of the user which is material used less thickly namely paper A3 70 grams, and acknowledged that there was still grains the identity of a patient who does’nt complete. The general purpose of this research is analyting design forms of nurse living cards in the inpatient Primary Health Care Mijen Semarang City in 2014.
Types of research that is used is descriptive with cross sectional approach. The object of this research is nurse living cards in the inpatient Primary Health Care Mijen Semarang city. An instrument that is used is the questionnaire and guidelines for observation.
Based on the results of research on nurse living cards, seen from the physical aspects which is material used paper is A4 70 grams, a rectangular form, the colour of white paper with dark ink. The aspect of anatomic a form covering the tittle lies in the top left, there is no identity of Primary Health Care, introduction indicated by the title of form, no instruction in charging. Part of data body grains are have grouped and data grains has been arrayed systematically. The margin used is the left margin 2,5 cm, and the bottom margin 1,7 cm. From the contents aspect, the completeness of data consisting of data.
Based on the result of research, dataired material being A4 paper 80 grams, colour of paper is in line which is white with black ink. The aspect of a heading anatomic need the addition of the name and the addition of agencies instructions in the upper left corner. Need to redesign card forms of nurse living in accordance with theory and the needs of users.
Keywords : Design Forms, Primary Health Care, URI Bibliography : 10 (1991-2010)
A. PENDAHULUAN
Kesehatan merupakan salah satu aspek terpenting dalam kehidupan manusia.Oleh karena itu masyarakat berusaha untuk mendapatkan dan menginginkan yang terbaik dalam hal mutu kesehatan.Sejalan dengan meningkatnya pengetahuan masyarakat luas tentang kesehatan, hal ini membuat mereka semakin kritis terhadap mutu fasilitas pelayanan kesehatan yang telah ada.Hal ini dapat dilihat dari banyaknya personal yang rela
mengeluarkan banyak uang demi memeliharaan kesehatan mereka.
Dan rumah sakit merupakan salah satu fasilitas pelayanan kesehatan yang dapat mengakomodasi kebutuhan mereka akan hal itu, selain itu ada juga Puskesmas, Posyandu, dan lain-lain.
Agar dapat dilakukan pelayanan yang maksimal, maka setiap fasilitas pelayanan kesehatan khususnya Puskesmas hendaknya diselenggarakan Rekam Medis, sebagaimana tertulis dalam Permenkes Republik Indonesia No.
269/Menkes/Per/III/2008 yang menyebutkan bahwa Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.(1) Rekam Medis harus dibuat secara tertulis, lengkap, dan jelas atau secara elektronik.Berdasarkan survei awal pada bulan Maret 2014 di, dengan metode observasi dan wawancara yang dilakukan dengan mengambil 6 responden yaitu 2 dokter UGD/URI, 2 petugas rawat inap, dan 2 perawat. Ketiganya mengeluhkan desain kartu rawat tinggal yang sudah ada kurang sesuai dengan kebutuhan penggunanya.Adanya pengisian pada data pasien yang sering keluar dari area kerja penempatan identitas pasien yang kurang tepat karena petugas menulis kembali identitas pasien diluar kolom yang sudah tersedia.Hal ini terbukti pada bagian diagnosa yang terlalu sempit dan kurang lebar, sehingga tulisan terkesan tidak rapi serta tidak ada kolom untuk mencantumkan kode diagnosa.Hal tersebut dapat menyebabkan informasi yang didapat kurang lengkap dan dapat pula menyebabkan informasi menjadi tidak akurat.
Merujuk pada keterangan sebelumnya, dapat diketahui bahwa kartu rawat tinggal di Puskesmas Mijen Semarang belum mencakup semua data yang dibutuhkan untuk melakukan pelayanan yang maksimal.(2)
B. TUJUAN PENELITIAN 1. Tujuan Umum
Menganalisis desain formulir Kartu Rawat Tinggal di URI Puskesmas Mijen kota Semarang tahun 2014.
2. Tujuan Khusus
a. Mengidentifikasi kendala pengguna Kartu Rawat Tinggal yaitu petugas pendaftaran rawat inap, perawat dan dokter.
b. Menganalisis kartu rawat tinggal yang dilihat dari tiga aspek:
1) Fisik
Meliputi : Bahan yang digunakan, bentuk formulir, ukuran serta warna kertas.
2) Anatomik
Meliputi : Heading (judul
formulir), Introduction (pendahuluan ), Instruction (petunjuk), body (badan formulir), close (penutup).
3) Isi
Meliputi: Kelengkapan
butir data,
Terminologi.
c. Merancang ulang kartu rawat tinggal sesuai dengan kebutuhan pengguna dan hasil analisis fisik, anatomik dan isi.
C. JENIS PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan metode observasi dan wawancara, yaitu penelitian yang digunakan untuk menjelaskan atau menggambarkan keadaan nyata yang diamati. Pendekatan yang digunakan adalah cross sectionalyaitu semua variabel penelitian yang diamati secara langsung pada saat yang sama.
D. HASIL
Desain formulir Kartu Rawat Tinggal dari 3 aspek :
a) Aspek Fisik
1. Bahan yang digunakan adalah kertas HVS 70 gram 2. Bentuk kertas yang
digunakan adalah persegi panjang
3. Ukuran kertas yang digunakan adalah panjang 33 cm dan lebar 21,5 cm 4. Warna kertas yang
digunakan adalah warna putih dengan tinta tulisan warna hitam
b) Aspek Anatomik
1. Heading : Heading pada formulir Kartu Rawat Tinggal tidak lengkap.
2. Introduction :Formulir Kartu Rawat Tinggal tidak menggunakan introduction.
3. Instruction :Tidak terdapat Intruction pada formulir Kartu Rawat Tinggal.
4. Body :Pengelompokan data terdiri dari dataidentitas pasien dan data klinis pasien, pencatatan data dengan cara entry dan melingkari.
5. Close :Close terdapat di tengah, perlu perbaikan letak di bawah.
c) Aspek Isi
Kelengkapan Butir Data : A.Data Identitas Pasien
1) Nama Pasien
2) Nama suami/ Orang Tua 3) Tanggal lahir/ Umur Pasien
4) Alamat 5) Agama 6) Pekerjaan
7) Nama Ayah, Pekerjaan 8) Nama Ibu, Umur, Pekerjaan
9) Nomor Indeks
B. Data Medis Pasien 1) Tanggal Masuk 2) Tanggal Keluar 3) Keadaan Keluar 5) Cara Keluar
6) Diagnosa Sementara 7) Diagnosa Akhir
8) Diagnosa Lain/ tambahan 9) Tanda Tangan dan Nama
Jelas
E. PEMBAHASAN
Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat dan merekam terjadinya peristiwa- peristiwa atau transaksi- transaksisuatu kegiatan pelayanan.Desain Formulir adalah suatu rancangan dalam formulir yang mengatur tata letak dan penyusunan layout dan perwajahan, kolom-kolom, garis-garis maupun huruf-huruf.(5)
Prinsip dasar perancangan desain formulir salah satunya adalah buatlah, rancanglah desain formulir dengan memikirkan pengguna.(6) a. Aspek Fisik
1) Bahan
Bahan yang digunakan pada formulir kartu rawat tinggal terbuat dari kertas HVS Folio dengan berat 70 gram. Formulir yang diabadikan sebaiknya menggunakan kertas HVS
80 gram dengan
pertimbangan formulir tidak mudah rusak.Formulir kartu rawat tinggal merupakan formulir yang diabadikan maka bahan kertas yang digunakan sekarang belum sesuai dan perlu direvisi.
2) Bentuk
Bentuk kertas yang digunakan pada formulir kartu rawat tinggal
Puskesmas Mijen
Semarang berupa lembaran persegipanjang
3) Ukuran
Ukuran kertas yang digunakan pada formulir kartu rawat tinggal di
Puskesmas Mijen
Semarang yaitu
menggunakan kertas dengan ukuran panjang 33 cm dan lebar 21,5 cm, belum sesuai dengan teori standar Departemen Kesehatan.
4) Warna
Warna kertas yang digunakan pada formulir kartu rawat tinggal di
Puskesmas Mijen
Semarang adalah berwarna putih dengan tulisan tinta warna hitam.
b. Aspek Anatomik 1) Heading
Heading dimaksudkan apabila suatu saat formulir akan diisi oleh atau dikirimkan ke orang luar organisasi, maka informasinya lebih jelas sehingga dapat diketahui nama dan alamat fasilitas asuhan kesehatan.
2) Introduction
Introduction merupakan bagian pendahuluan yang dapat menggambarkan tujuan atau dapat juga berbentuk penjelasan atau pernyataan yang berupa nama formulir yaitu kartu rawat tinggal.
3) Instruction
Instruksi seharusnya ada dan jelas serta diletakkan padabagian depan formulir apabila terdapat tempat yang cukup.Misalnya
bagaimana cara
pengisiannya yaitu di checklist (√), lingkaran, coret, dan instruksi tersebut
dicetak tebal agar jelas dalam pengisian.(2)Formulir kartu rawat tinggal tidak terdapat instruksi, berdasarkan hasil
wawancara 100%
responden setuju apabila ditambahkan instruksi dalam formulir untuk mempermudah pengisian.
4) Body
a) Pengelompokan
Pengelompokkan pada
formulir yaitu
mengelompokkan data berdasarkan data identitas dan data klinis.(2) Pengelompokkan data pada formulir kartu rawat tinggal terdiri dari 2 data yaitu data identitas dan data klinis, hal ini sudah sesuai teori.
b) Urutan Kelompok Urutan kelompok data hatus dimulai dari dataidentitas pasien kemudian data klinis pasien.(2)Urutankelompok data formulir kartu rawat tinggal sudah sesuai teori yaitudata identitas baru data medis pasien.
5) Close
Bagian penutup formulir merupakan ruangan untuk tandatangan
pengotentikassian/
persetujuan, terdiri dari tempat,tanggal, dan siapa yang bertanggungjawab dalam pengisian.
c. Aspek Isi
1) Kelengkapan Butir Data Data yang harus tercatat pada formulir harus berisikan data pasien dandata klinis pasien, serta data yang tercatatharus sesuai dengan kebutuhan pengguna.(2)Berdasarkan
hasil wawancara 50%
dokter menyatakan butir data yang ada belum memenuhi kebutuhan.
2) Terminologi
Komunikasi yang efektif antara orang-orang tergantungdari penggunaan terminologi yang dapat dipahami
olehmereka.Penggunaan terminolgi standart jikamemungkinkan sangat dianjurkan, begitu juga denganpenggunaan kata, nomor, dan singkatan.
Singkatan dalaminstitusi harus dipahami oleh semua, jika tidakmemungkinkan maka harus menyediakan definisinya.(2)
Ada 2 terminologi yang digunakan dalam formulir Kartu Rawat Tinggal yaitu singkatan.singkatanyang digunakan sudah lazim sehingga petugas pendaftaran rawat inap, dokter, dan perawat dapat mengerti danmemahami.
F. SIMPULAN
1. Kendala petugas pendaftaran rawat inap, perawat dan dokter mengenai desain formulir Kartu Rawat Tinggal yang dapat diketahui berdasarkan hasil wawancara adalah tidak dicantumkannya instruksi pada kolom pilihan sebagai petunjuk pengisian dan untuk mempermudah petugas dan dokter dalam pengisian.
Terdapat beberapa kolom yang belum sesuai dengan keinginan pengguna, misalnya perlu adanya pelebaran pada alamat, serta adanya penambahan no telp pasien maupun penanggung
jawab, alamat penanggung jawab.
2. Heading belum sesuai karena tidak ada nama instansi, tanggal penerbitan dan nomer edisi tidak ada, hal ini akan mempersulit pembuangan stok lama formulir.
3. Close belum sesuai karena tidak tercantum nama jelas dokter yang seharusnya bertanda tangan di formulir tersebut.
4. Formulir Kartu Rawat Tinggal di Puskesmas Mijen kota Semarang terdapat butir data identitas pasien dan data medis pasien. Pada butir data identitas pasien belum sesuai dan untuk butir data klinis pasien perlu ditambahkan diagnosa laboratorium / x-ray. Istilah dan singkatan yang digunakan sudah sesuai untuk dokter dan petugas pendaftaran rawat inap.
G. SARAN
1. Formulir Kartu Rawat Tinggal Puskesmas Mijen Kota
Semarang masih
memerlukan revisi pada aspek fisik, anatomik, isi.
Pada aspek fisik bahan kertas yang digunakan adalah 70 gram sebaiknya diganti dengan kertas 80 gram karena formulir Kartu Rawat Tinggal adalah formulir yang akan diabadikan nantinya. Warna kertas juga sudah sesuai dengan warna putih, karena kertas warna putih dengan tinta warna hitam akan lebih mudah dibaca.
2. Pada aspek anatomik formulir Kartu Rawat Tinggal pada bagian instruction perlu
dicantumkan. Perlu adanya garis penandaan antara daerah identitas dan data klinis pasien. Aspek Isi kelengkapan butir data identitas yang terdapat pada formulir Kartu Rawat Tinggal perlu ada penambahan yaitu no telpon. Untuk butir data klinis pasien perlu ditambahkan diagnosa laboratorium / x-ray.
3. Merancang ulang formulir Kartu Rawat Tinggal sesuai dengan teori dan kebutuhan pengguna. Contoh hasil desain formulir Kartu Rawat Tinggal dapat dilihat pada lampiran.
DAFTAR PUSTAKA
1. Permenkes Republik
Indonesia Nomor
269/Menkes/Per/III/2008.
Tentang Rekam Medis.
2. Gemala, Hatta R. Isi dan Struktur rekam kesehatan dalam buku Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan.
Universitas Indonesia.
Jakarta: 2010
3. Riyadhi,Noor. Desain Formulir Rekam Medis,
Akademi Perekam
Kesehatan, Universitas Esa Unggul, Jakarta: 2000
4. Suartini, Bambang, Sistem Informasi Kesehatan : Pelatihan SIK, Universitas IEU, 1999
5. Riyadhi, Noor. Desain Formulir Rekam Medis,
Akademi Perekam
Kesehatan, Universitas Esa Unggul, Jakarta: 2000
6. Suartini, Bambang, Sistem Informasi Kesehatan : Pelatihan SIK, Universitas IEU, 1999
7. Imam, Suartini, Dasar Organisasi Manajemen, Universitas Gajah Mada, Yogyakarta.
8. Moh, Nazir. Metode Penelitian, Ghalia Indonesia, Jakarta: 2011
9. Direktorat Jenderal Pelayanan Kesehatan.Tujuan Rekam Medis/10.1993
10. Materi / bahan perkuliahan POMR D3 Rekam Medis UGM oleh dr. Arida Oetami, M.Kes (2006).
11. Notoatmojo, soekidjo.
Metodologi Penelitian Kesehatan, Renika Cipta, Jakarta, 2002.
12. Huffman, Edna K, Health Information manajemen, Phisicians record Compani Berwyn Illnous, 1994.
13. Undang-Undang No.23 Tahun 1992 Tentang : Kesehatan. Undang-Undang, Jakarta: LN 1992/100; TLN No.3495, 1992.
14. Peraturan Menteri
Kesehatan. Nomor
269/MENKES/PER/III/2008 Tentang : Rekam Medis.
Jakarta, Maret 12, 2008.
15. Direktorat Jenderal.
Direktorat Jenderal Pelayanan Medis.No78.1991
