1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dengan berkembangnya teknologi informasi yang sudah sangat pesat di zaman ini, informasi telah dapat menyebar dengan cepat dan tentu saja dengan adanya kelancaran teknologi informasi ini membuat keseharian seseorang menjadi lebih mudah dalam menentukan sebuah perencanaan dalam berbagai macam aspek kehidupan sehari-hari, mulai dari membantu kegiatan personal sehari-hari hingga membantu dalam kegiatan operasional kerja sebuah perusahaan untuk menopang proses bisnis yang ada sehingga perusahaan dapat melakukan peningkatan efisiensi dalam menentukan keputusan bisnis maupun melakukan perencanaan strategi bisnis.
Dalam peningkatan efisiensi sebuah bisnis,tentu di hari dewasa ini dunia bisnis telah mengenal e-business dengan baik. Dengan adanya e-business tentu sebuah proses bisnis akan memiliki peningkatan performa yang lebih efisien dalam pelaksanaannya. Akan tetapi, dibalik dari efisiensi tersebut, tentu memiliki sebuah dampak tersendiri bagi dunia bisnis. Dampak tersebut adalah menjadi timbulnya permintaan akan pengiriman dokumen dan barang secara online. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, maka muncul sebuah bantuan jasa pengiriman untuk membantu dalam memenuhi permintaan yang ada. Sehingga jasa pengiriman telah menjadi suatu atribut yang penting dalam kelangsungan e-business di indonesia.
Indonesia, sebagai salah satu negara yang memiliki masyarakat yang aktif dalam memanfaatkan e-business untuk setiap harinya, tentu menghadirkan sebuah peluang bisnis bagi beberapa pihak, yaitu perusahaan logistik. Peluang tersebut telah melahirkan beberapa perusahaan logistik jasa pengiriman di indonesia seperti TIKI, JNE, FedEx, DPEX, wahana, DHL, DAKOTA dan berbagai macam perusahaan jasa pengiriman lainnya. Dengan adanya perusahaan logistik yang banyak bermunculan, tentu sebuah persaingan pasti akan terjadi. Sehingga setiap perusahaan tentu ingin memberikan layanan terbaik terhadap pelanggan, agar perusahaan bisa menjadi lebih kompeten didalam persaingan yang ada.
PT.DOKUMEN PARSEL EKSPRES atau lebih dikenal dengan nama DPEX adalah sebuah perusahaan logistik yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang internasional. Dalam setiap harinya DPEX dapat melakukan ratusan, bahkan ribuan pengiriman keluar negeri,mulai dari pengiriman regular hingga pengiriman ekspres satu hari atau yang lebih dikenal dengan sebutan one day services. Dengan adanya jumlah transaksi dan pengiriman yang banyak setiap harinya, tentu saja sistem informasi perusahaan DPEX-pun telah dibekali dengan beberapa teknologi-teknologi, aplikasi, jaringan, kemanan dan infrastruktur yang
telah memadai untuk menopang berbagai proses bisnis perusahaan, akan tetapi meskipun perusahaan telah mendapatkan dukungan teknologi yang baik, tentu perusahaan masih memiliki kendala tersendiri yang harus untuk dihadapi, yaitu masih kurangnya kualitas sumber daya manusia (SDM), dikarenakan meskipun teknologi yang ada sudah sangat baik, akan tetapi apabila SDM perusahaan tidak dapat menggunakan teknologi tersebut dengan baik, maka teknologi tersebut pun akan menjadi sia-sia, sehingga proses bisnis perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik atau dengan kata lain terhambat akibat penggunaan teknologi yang tidak maksimal, sehingga adanya permasalahan yang muncul pada infrastruktur perusahaan dan arus informasi perusahaan pun menjadi tidak lancar. Kemudian tidak hanya dari SDM, perusahaan pun memiliki masalah dari bagian pengiriman dikarenakan banyaknya keluhan pelanggan akan rusaknya barang, rusaknya packing barang saat sampai, bahkan adanya barang yang hilang saat pengiriman berlangsung, ada lagi permasalahan lain yang dihadapi oleh perusahaan adalah barang yang dikirim terkadang terlambat untuk sampai ketujuan karena bagian operasional perusahaan belum beroperasional dengan baik, karena itu perlu adanya perencanaan ulang untuk beberapa bagian perusahaan. Oleh karena itu berdasarkan permasalahan perusahaan yang ada, maka diperlukan untuk membuat perencanaan strategi sistem informasi perusahaan yang baru dengan menggunakan metode kerangka kerja kubik Enterprise Architecture 3 sebagai perencanaan strategi sistem informasi perusahaan, agar perusahaan bisa mendapatkan solusi baru dari berbagai macam masalah yang timbul, serta menghambat proses bisnis perusahaan.
Oleh karena itu, berdasarkan dari beberapa pertimbangan-pertimbangan yang ada, maka penulis mengambil topik penulisan skripsi dengan judul
“ANALISA DAN PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN EFISIENSI PENGIRIMAN LOGISTIK PADA PT.DOKUMEN PARSEL EKSPRES DENGAN MENGGUNAKAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE.”
1.2 Ruang lingkup
Pembahasan yang akan dibahas dalam Tugas Akhir perencanaan strategi sistem informasi pada PT.DPEX akan dibatasi dalam beberapa ruang lingkup sebagai berikut :
1. Sumber Daya Manusia (SDM)
Kurangnya kualitas sumber daya manusia, mengakibatkan performa perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik, sehingga perlu adanya pelatihan bagi para staff perusahaan agar bisa menggunakan teknologi yang ada dengan baik sehingga efisiensi perusahaan dapat meningkat.
2. Pengiriman
Karena banyaknya barang yang datang dengan kondisi rusak, bungkus yang rusak, bahkan terkadang bisa terjadinya barang hilang saat pengiriman berlangsung, sehingga perlu adanya rekonstruksi ulang bagian pengiriman dan penambahan keamanan dalam proses pengiriman agar barang yang dikirimkan dapat sampai dengan baik dan utuh.
3. Operasional
Karena banyaknya kesalahan pengiriman akibat salah pendataan dan kurang efisiennya distribusi data, maka bagian operasional perusahaan-pun harus direkonstruksi ulang karena bagian operasional adalah bagian penting dari proses bisnis perusahaan, sehingga bagian operasional perlu untuk dioptimalkan sehingga kinerja perusahaan menjadi lebih baik.
1.3 Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan dari penulisan ini adalah :
1. Mengindentifikasi permasalahan strategi apa yang dialami oleh PT.DPEX dalam melakukan pengiriman logistik, mengatur operasional perusahaan, dan mengelola sumber daya manusia perusahaan.
2. Menganalisa sistem dan teknologi informasi yang sedang berjalan pada PT.DPEX dan mengindentifikasi sistem informasi apa yang dibutuhkan oleh PT.DPEX.
3. Memberikan sebuah perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi untuk tiga tahun ke depan yang dapat menyelaraskan implementasi SI dan TI sesuai dengan strategi bisnis, visi, dan misi perusahaan.
Manfaat dari penulisan ini adalah :
1. Membantu perusahaan dalam mencapai visi dan misi perusahaan, yaitu menjadi perusahaan logistik fullfilment, transportasi, business solution bagi e-commerce, serta memberikan pelayanan baik dengan kualitas tinggi terhadap pelanggan berdasarkan profesionalitas.
2. Membantu perusahaan untuk mengolah kembali sumber daya manusia (SDM) yang ada didalam perusahaan, agar seluruh investasi teknologi yang ada didalam perusahaan tidak berakhir sia-sia karena kurangnya pemahaman dalam penggunaan teknologi yang ada
3. Membantu bagian pengiriman untuk menjalankan tugasnya dengan baik sehingga keluhan dari pelanggan akan rusaknya unit barang, rusaknya bungkus barang, bahkan sampai hilangnya barang dalam pengiriman akan berkurang.
4. Membantu bagian operasional untuk menjalankan tugasnya dengan baik sehingga seluruh pengiriman barang selalu sampai tepat dengan waktunya, sehingga pelayanan perusahaan terhadap pelanggan akan menjadi lebih baik tanpa adanya keterlambatan pengiriman.
1.4 Metode Penelitian
Metodologi yang akan digunakan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut : 1.4.1 Studi dokumen perusahaan :
1.Wawancara
Melakukan wawancara tanya jawab dengan pihak–pihak perusahaan yang secara langsung terlibat dalam perencanaan strategi sistem informasi perusahaan yaitu para jajaran manajemen puncak untuk memperoleh informasi strategi yang sedang diimplementasikan oleh perusahaan dan informasi tentang permasalahan yang sedang dialami oleh PT.DOKUMEN PARSEL EKSPRES (DPEX)
2.Observasi/Survey
Melakukan pengamatan langsung terhadap perusahaan bagaimana dengan sistem yang sedang berjalan,serta menganalisa proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan untuk membantu dalam indentifikasi spesifik masalah yang ada.
3.Studi Pustaka
Melakukan penelitian yang berdasarkan dari teori–teori yang diperoleh dari hasil studi pustaka yang berupa buku, situs internet, karya jurnal ilmiah dan hasil penelitian-penelitian terdahulu untuk membantu dalam pembahasan permasalahan yang ada.
1.4.2 Metode Analisis :
1.Metode Enterprise Architecture
Menggunakan kerangka kubus Enterprise Architecture (EA3) menurut Scott A.Bernard sebagai metode analisis dalam penelitian ini.
2.Value Chain Analysis
Menggunakan Value Chain Analysis menurut Michael E. Porter sebagai metode untuk menganalisa keadaan internal perusahaan dalam penelitian ini.
3.Five Force Porter
Menggunakan Five Force Porter menurut Michael E. Porter sebagai metode untuk menganalisa keadaan external perusahaan yang berupa daya saing perusahaan.
4.PEST ( Politic, Economy, Social, and Technology )
Menggunakan metode PEST menurut Ward dan Rivani sebagai metode untuk menganalisa keadaan external perusahaan yang dapat mempengaruhi aktifitas bisnis perusahaan berupa politik, ekonomi, sosial, dan teknologi.
5.SWOT ( Strength, Weakness, Opportunities, Threat )
Menggunakan metode SWOT menurut Rangkuti.F sebagai metode untuk merumuskan strategi perusahaan berdasarkan kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman perusahaan.
1.5 Sistematika penulisan
Sistematika penulisan akan terbagi atas lima bagian yaitu :
Bab 1 : Pendahuluan
Menjelaskan tentang latar belakang penulisa, ruang lingkup pembahasan, tujuan dan manfaat dari penulisan, metodologi yang dipakai untuk membantu penulisan, dan sistematika dari penulisan.
Bab 2 : Landasan Teori
Menjelaskan tentang landasan teori-teori bagi penulisan skripsi ini. Teori akan terbagi atas teori dasar umum dan teori khusus yang membahas EA3 yang nantinya akan diterapkan sebagai dasar perencanaan strategi sistem informasi.
Bab 3 : Current Architecture
Menjelaskan gambaran arsitektur perusahaan yang sedang berjalan,visi dan misi perusahaan, goal dan inisiatif perusahaan,produk atau jasa perusahaan, data dan informasi perusahaan, sistem dan aplikasi perusahaan, jaringan dan infrastruktur perusahaan, serta standarisasi yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Bab 4 : Future Architecture
Menjelaskan tentang pembahasan Future Architecture yang digunakan untuk meningkatkan strategi dan kinerja PT.DOKUMEN PARSEL EKSPRES (DPEX) dan perencanaan implementasi Enterprise Architecture yang diusulkan pada pihak manajemen perusahaan.
Bab 5 : Kesimpulan Dan Saran
Menjelaskan kesimpulan yang dapat diperoleh dari hasil perencanaan arsitektur yang sedang dilakukan dan hasil dari usulan perencanaan arsitektur yang akan dilakukan, serta saran yang dapat digunakan untuk membantu dalam implementasi perencanaan arsitektur yang baru.
