Abstract – Secara internal sistem yang dipergunakan oleh PT Kian Ho Indonesia adalah sistem pembukuan ( akuntansi ) “Accurate versi 4.03” yang merupakan salah satu produk software yang dibangun oleh CPSoft dan dijual di pasaran Indonesia. Melihat dan menganalisa feature – feature yang tersedia pada sistem aplikasi “Accurate” serta mengacu kepada kebutuhan – kebutuhan akan supply chain management PT Kian Ho Indonesia maka diperlukan sistem tambahan yang bersifat saling melengkapi. Paper ini menjelaskan tentang Supply Chain Management System pada PT Kian Ho Indonesia.
Supply Chain Management System ini memiliki beberapa fungsi unik yang menjadikan keunggulannya yaitu : 1) Memonitor pergerakan barang secara spesifik dan details seperti penomoran rak, penomoran karton, penomoran pallet. 2) Perhitungan dan pembuatan laporan aging stock ( umur barang ketika diterima sebagai barang siap jual dan diletakan dalam gudang ). 3) Pembuatan laporan key performance indicator supplier dan vendor ( faktor indikator kinerja pemasok dan vendor terhadap pengiriman barang pesanan ). 4) Memonitor kapasitas setiap gudang atau warehouse sehingga dapat menghasilkan keputusan untuk pengendalian persediaan. 5) Penentuan warning sistem untuk otoritas pembayaran dengan mengacu kepada key performance indicator supplier dan vendor. 6) Berbasis web sehingga mempermudah customer atau pelanggan untuk memonitor setiap pengiriman terhadap barang yang dipesannya ( Post Delivery Customer Support ).
Keywords ; supply chain management system, distribution system, manajemen mata rantai suplai, tracking items, mata rantai distribusi.
I. Introduction
PT Kian Ho Indonesia merupakan subsidiary dari Kian Ho Ltd yang berada si Singapore yang merupakan perusahaan bearing dengan variant kategori produk bearing sebanyak 18000 jenis bearing dan 11000 jenis seal bearing.
Persaingan yang ketat di Indonesia mendorong perusahaan untuk memberikan pelayanan sebaik – baiknya, otomasi informasi yang up to date dan distribusi yang baik.
Pencatatan data yang masih rawan kesalahan dan proses bisnis yang masih belum terintegrasi dapat menimbulkan kesalahan dalam perkiraan pengendalian persediaan. Penimbunan barang, biaya distribusi yang tinggi, pengaturan tata letak barang dalam gudang yang cukup rumit secara keseluruhan mengakibatkan kegiatan distribusi yang kurang efektif dan kurang efisien.
II. Related Work
Supply Chain Management merupakan salah satu proses yang krusial dimana arus pertukaran barang, informasi serta keuangan antar perusahaan yang terjadi. Konsep kerja sama ini berkembang menjadi eSCM dengan menggunakan internet, intranet maupun extranet sebagai media komunikasi secara online dan realtime, memastikan barang jadi baik dari supplier, vendor, pabrik ke konsumen selalu terjadi sesuai kebutuhan. sSCM adalah mengacu pada lingkungan yang lebih luas dan mencakup pelayanan customer, kolaborasi dengan mitra
bisnis dan transaksi elektronik secara internal dalam sebuah organisasi ( Anastasia,2004,p24).
Dari sudut struktural, sebuah supply chain management merujuk kepada jaringan yang lebih rumit dari hubungan dimana organisasi mempertahankan dengan partner bisnis untuk memperoleh barang jadi dan menyampaikannya kepada konsumen.
Dalam menentukan kesiapan perusahaan dalam menerapkan eSCM terdapat 5 tahap penting yang harus terpenuhi, diantaranya ( Ross, 2003, p131 ) :
Energize the organization
Enterprise vision
Supply chain value assessment
Opportunity identification
Strategy Decision
Menurut Ross ( 2003,p138 ) dalam merancang e- supply chain management terdapat beberapa segment yang harus diperhatikan, segmen tersebut adalah :
Customer and service management Terbagi menjadi 3 fungsi bagian yaitu pemasaran, penjualan, dan layanan.
Manufacturing and supply chain planning Terbagi menjadi 3 fungsi bagian yaitu manufacturing planning, process management dan plant maintenance.
Supplier relationship management
Terbagi menjadi 3 fungsi bagian yaitu EBS backbone functions, service functions dan processing.
Logistic resources management
eLRM adalah proses pada manufaktur dan supplier yang menggerakkan produk dan layanannya kepada customer dengan menggunakan internet. eLRM memungkinkan proses supply chain dapat membuat suatu keputusan yang tepat, menyeimbangkan harga dan meningkatkan efisiensi logistic dan
hubungan kolabirasi yang efektif antara semua saluran supply pertukaran dengan partner. Terdiri dari warehouse dan transportation management.
Architecting the eSCM management Terdiri atas 3 bagian yaitu : perangkat keras, perangkat lunak dan jejaring.
Proses supply chain management pada PT KHI bergerak pada 3 pelaku yaitu : pemasok barang jadi ( pabrik, vendor, supplier ), perusahaan dan konsumen. Penerapan eSCM dalam perusahaan memerlukan penyesuaian di dalam struktur organisasi yang ada. Dilihat dari struktur organisasi terhadap penerapan eSCM yang akan dijalankan, PT KHI memiliki semua divisi yang saling berhubungan serta jelas peran dan tanggung jawabnya untuk setiap langkah proses bisnis supply chain yaitu divisi marketing dan sales, finance dan akuntansi, pembelian dan persediaan serta divisi pengiriman. PT KHI dapat menerapkan eSCM sebagai solusi permasalahan supply chain yang ada di perusahaan melalui e- Supply Chain Management.
III. Requirements Specification Perbandingan kondisi saat ini dan menggunakan eSCM dapat dilihat pada tabel 1.
Tabel 1. Perbandingan perubahan layanan dengan eSCM.
Fungsi
pemasaran &
sales
Kondisi saat ini ( belum menggunakan eSCM )
Kondisi yang akan berjalan ( menggunakan eSCM )
Waktu Pemenuhan
pesanan tidak tepat waktu
Pemenuhan pesanan customer tepat waktu karena
informasi ketersediaan barang siap jadi selalu tersedia
Tempat Konsumen Konsumen
dapat melakukan pemesanan lewat telepon dan fax
dapat melakukan pemesanan lewat telepon dan fax
Kualitas Kualitas ditentukan sesuai dengan standar
perusahaan
Kualitas ditentukan sesuai dengan standar
perusahaan dan kepuasan konsumen
Harga Harga
ditentukan oleh
perusahaan
Harga ditentukan oleh
perusahaan Layanan Pelayanan
terbatas dimana pelayanan dalam pemesanan melalui
telepon dan fax
Pelayanan tambahan dimana pelayanan pemesanan dapat dilakukan melalui
internet dan konsumen dapat memonitor pergerakan pengiriman barang pesanan Informasi Memberikan
informasi tentang produk
Memberikan informasi spesifikasi produk secara details, dan konsumen dapat melihat informasi status pemesanan
Untuk mendukung business value proposition yang tersaji diatas, beberapa pengembangan proses perlu dilakukan antara lain :
Layanan, konsumen dapat melakukan pemesanan produk melalui internet yaitu
email, kosumen juga dapat memperoleh informasi status pemesananya secara online.
Kualitas, perusahaan selalu menjaga pengendalian kualitas barang jadi maupun pengendalian persediaan terhadap proses kebutuhan barang pesanan yang terjadi
Structuring the scope of collaboration
Dimensi kolaborasi antara sistem informasi internal perusahaan yang sudah digunakan dan berjalan (
“Accurate” ) dengan sistem manual yang dibutuhkan.
Supplier Relationship Management
Purchasing Planning, PO dapat dibuat apabila terdapat status purchase requisition dari divisi sales & marketing atas kontrak penjualan yang melebihi quota permintaan yang sudah ditentukan dalam perjanjian sebelumnya dengan konsumen perusahaan. Misalnya didalam perjanjian kontrak penjualan konsumen
“S” meminta pembelian bearing tipe A sebanyak 1000 kuantity setiap bulannya, kemudian bulan berikutnya konsumen
“S” meminta pembelian bearing tipe A sebanyak 1500 kuantity, maka kelebihan sisa pembelian yang harus dipenuhi sebesar 500 kuantity dapat dipenuhi dengan melalui purchase requisition yang kemudian divisi purchasing dapat membuat PO kepada pabrik.
Performance Measurement, perusahaan dapat melihat data transaksi pembelian yang selama ini terjadi, mendapatkan informasi tentang jumlah pembelian, harga pembelian, status PO, serta ketepatan supplier dan vendor dalam mengirimkan barang pesanan sehingga purchasing dapat membuat laporan
performance supplier dan vendor. Untuk dapat menghasilkan laporan performance supplier dan vendor diperlukan beberapa value yang harus diperhitungkan yaitu : value of price, date of PO, value date of receiving items, frequency of purchase, dan forwarder yang digunakan.
Purchase order generation dan tracking, setelah PO dibuat dan dikirimkan melalui internet ke supplier, vendor maupun pabrik. Dari PO tersebut, supplier, vendor maupun pabrik dapat mengubah status PO yang dapat dilihat oleh perusahaan.
Logistics, perusahaan dapat menelusuri status pengiriman barang pesanan dari supplier, vendor maupun pabrik.
Logistics Resources Management
Warehouse management, setiap kegiatan penerimaan barang jadi yang dilakukan oleh gudang harus disertakan dengan surat penerimaan barang yang nantinya akan digunakan oleh divisi purchasing sebagai penentu dari value date of receiving items. Setiap kali barang jadi diterima oleh gudang untuk disimpan, maka gudang harus menempatkan barang jadi tersebut berdasarkan aturan operasional perusahaan secara spesifik ( rak tertentu, karton tertentu, pallet tertentu ) dan disesuaikan dengan metode LIFO ( Last in First Out ).
Transportation management, pengiriman barang jadi ke konsumen dilakukan oleh divisi pengiriman dan dimulai dengan adanya surat jalan ( delivery order ) yang dibuat oleh bagian sales & marketing.
Sebelum melakukan pengiriman oleh divisi pengiriman, maka divisi gudang akan mencocokan surat jalan yang dibawa dengan data yang ada di basis
data. Ketika pengiriman sudah dilakukan dan diterima dengan baik oleh konsumen, maka divisi gudang mengubah status pengiriman atas surat jalan ( delivery order ).
IV. Architecture System Design
V. UML – Use Case Diagram Purchasing
VI. UML – Use Case Diagram Sales & Marketing
VII. UML – Use Case Diagram Persediaan
VIII. UML – State Diagram Purchasing
IX. UML – State Diagram Sales & Marketing
X. UML – State Diagram Persediaan
XI. UML – Sequence Diagram Purchasing
XII. UML – Sequence Diagram Sales &
Marketing
Acknowledgement
Penulis mengucapkan terima kasih kepada Dr Anwar Sukito dari universitas Bunda Mulia – Jakarta atas bimbingan.
References
[1] Indrajit, Richardus Eko dan Djokopranoto.
(2003). Konsep Manajemen Supply Chain : Strategi Mengelola Manajemen Rantai Pasokan Bagi Perusahaan Modern di Indonesia, PT Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta.
[2] Ross, David F. (2003). Introduction to e- Supply Chain Management, St.Lucie Press USA.
[3] Joseph, Schmuller. (2004). Sams Teach Yourself UML in 24 hours Third Edition, SAMS USA.
[4] Sunil, Chopra dan Peter Meindl. (2007).
Supply Chain Management Strategy, Planning and Operation Third Edition, Pearson Prentice Hall, New Jersey.
