KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
A. LATAR BELAKANG 1. Dasar Hukum
Dasar hukum dari kegiatan Studi Pembangunan Sistem Informasi Pengukuran Kinerja (e-Performance) Ditjen Perkeretaapian adalah sebagai berikut :
1. Undang-undang Nomor 15 tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara
2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2007 Tentang Perkeretaapian.
3. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
4. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
5. Peraturan Pemerintah Nomor 8 tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah
6. Peraturan Pemerintah Nomor 56 Tahun 2009 Tentang Penyelenggaraan Perkeretaapian
7. Instruksi Presiden Nomor 7 tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 13 Tahun 2010 tentang Petunjuk Pelaksanaan Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Tahun 2010.
9. Keputusan Kepala LAN Nomor 589/1X/6/Y/99 tentang Pedoman Penyusunan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.
10. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 239/1X/6/8/2003 tentang Perbaikan Pedoman Penyusunan Pelaporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah
11. Keputusan Menteri Perhubungan No. 60 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Perhubungan.
2. Gambaran Umum
Laporan akuntabilitas kinerja merupakan wujud pertanggungjawaban kepada stakeholders. Untuk instansi pemerintah/ lembaga negara sesuai dengan Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 yang mengamanatkan setiap instansi pemerintah/lembaga negara yang dibiayai dari Anggaran Negara agar menyampaikan laporan akuntabilitas kinerja tersebut yang dikenal dengan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP). LAKIP tersebut dilaporkan kepada pemberi mandat, pimpinan masing-masing instansi, lembaga pengawasan dan penilai akuntabilitas dan akhirnya disampaikan kepada Presiden. Dalam Instruksi Presiden tersebut dijelaskan bahwa LAKIP dievalusi oleh Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) dengan menggunakan pedoman penyusunan sistem akuntabilitas kinerja.
Dapat dipahami dari paragraf di atas bahwa LAKIP adalah laporan kolektif dari unit terkecil dalam organisasi secara agregasi mempengaruhi laporan kinerja instansi secara menyeluruh. Karena hal tersebut maka perlu dibuatkan sebuah sistem penilaian kinerja yang dapat membantu penyusunan LAKIP secara sistemik dan dilengkapi dengan dasar yang kuat untuk menilai pencapaian kinerja instansi pemerintah. Dikarenakan proses penilaian kinerja ini menuntut keterlibatan banyak pihak di beberapa instansi pemerintah menyusun Sistem
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) yang diharapkan dalam penilaian kinerja instansi dapat terselenggara secara sistemik dengan platform yang sama bagi setiap pihak yang terlibat dalam penyusunan LAKIP.
Kementerian Perhubungan sebagai instansi pemerintah berbentuk kementerian memiliki kewajiban untuk menyampaikan LAKIP tersebut terutama dalam pencapaian kinerja sesuai sektornya yaitu transportasi. Penilaian kinerja instansi pemerintah tersebut diukur dari pencapaian terhadap perencanaan atau target kinerja yang telah disusun pada awal periode. Saat ini pemerintah telah masuki tahap pembangunan jangka menengah yang baru (periode 2015- 2019) dan dibekali dengan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional ke-III (RPJMN III) 2015-2019. Melengkapi hal tersebut Kementerian Perhubungan menyusun Rencana Strategis (Renstra) tahun 2015-2019 sesuai sektor yang dikelolanya. Kemudian Renstra ini diturunkan sebagai perencanaan untuk setiap sub sektor termasuk juga transportasi perkeretaapian, yang akhirnya perencanaan ini digunakan sebagai dasar penilaian kinerja terkait instansi pemerintah pada sub sektor terkait dalam hal ini Direktorat Jenderal Perkeretaapian (DJKA).
Era pemerintahan baru 2015-2019 dengan RPJMN III dan Renstra III dipandang sangat strategis sekaligus kritis. Strategis dalam pengertian inilah era dimana infrastruktur, transportasi dan sistem pelayanan publik yang profesional harus dibangun secara radikal untuk menutup defisit dan kesenjangan yang sudah berakumulasi bertahun-tahun. Sedangkan kritis dalam pengertian bahwa kegagalan dalam membangun infrastruktur transportasi akan membawa dampak negatif yang sangat besar bagi kemajuan perekonomian, daya saing global dan tingkat kesejahteraan masyarakat. DJKA mengambil peran dalam transportasi masal perkeretaapian yang memiliki pengaruh sangat besar dalam pencapaian pembangunan di sektor tersebut, sehingga perlu sebuah sistem yang membantu mengukur arah dan capaian. Untuk itu pada tahun 2013 Kementerian perhubungan telah membangun system informasi pengukuran kinerja sebagai media pembuatan LAKIP secara digital pada level Kementerian/Lembaga, kemudian sebagai tindak lanjut pelaksanaan penyusunan LAKIP berbasis teknologi informasi maka dihimbau bagi setiap eselon-1 untuk dapat membangun system penyusunan LAKIP (e-performance) untuk memenuhi kebutuhan penyusunan LAKIP eselon-1 dan atas dasar itulah maka pada tahun 2015 Ditjen Perkeretaapian melaksanakan kegiatan Studi Pembangunan Sistem Informasi Pengukuran Kinerja (e-Performance) Ditjen Perkeretaapian.
3. Maksud dan Tujuan
Studi Pembangunan Sistem Informasi Pengukuran Kinerja (e-Performance) Ditjen Perkeretaapian dimaksudkan untuk menjadikan Ditjen Perkeretaapian sebagai bagian dari instansi pemerintah yang memiliki kinerja yang gemilang dalam hal menjawab tantangan kebutuhan pelayanan transportasi kereta api yang semakin baik dan berperan penting dalam pembangunan bangsa dan
negara. Selain itu kegiatan ini merupakan tindak lanjut implementasi sistem informasi pengukuran kinerja berbasis teknologi informasi dilingkungan eselon- 1 sebagai bagian dari sistem informasi pengukuran kinerja Kementerian yang sebelumnya telah dibangun.
Tujuan dari Studi Pembangunan Sistem Informasi Pengukuran Kinerja (e- Performance) Ditjen Perkeretaapian adalah :
1. Tersedianya pedoman penyusunan sistem akuntabilitas kinerja berbasis teknologi informasi untuk Ditjen Perkeretaapian yang mendukung secara cascading terhadap indeks kinerja utama instansi mulai dari tingkat pimpinan hingga unit kerja terluar dari organisasi;
2. Tersedianya sistem penilaian kinerja yang sesuai untuk diimplementasikan di Ditjen Perkeretaapian dengan memperhatikan berbagai aspek seperti kemudahan implementasi, kesesuaian tuntutan LAKIP dan sebagainya;
3. Memberikan gambaran mengenai pemanfaatan sistem informasi pengukuran kinerja (e-performance) yang lebih optim
4. al serta potensi pengembangan sistem tersebut dimasa depan;
5. Memastikan sistem penilaian kinerja dapat diimplementasikan di Ditjen Perkeretaapian dan membantu pelaksanaan tugas dan fungsi dari Ditjen Perkeretaapian sesuai dengan Keputusan Menteri No. KM 60 tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Perhubungan.
4. Lingkup Pekerjaan
Lingkup dari kegiatan Studi Pembangunan Sistem Informasi Pengukuran Kinerja (e-Performance) Ditjen Perkeretaapian adalah :
1. Melakukan pengamatan terhadap sistem perencanaan dan penetapan indeks kinerja organisasi dan pengumpulan data dan informasi yang diperlukan untuk menyusun sistem penilaian kinerja;
2. Melakukan analisa terhadap data dan informasi yang dikumpulkan termasuk di dalamnya terhadap kebutuhan organisasi akan penyampaian laporan pencapaian kinerja;
3. Menyusun perancangan baik berupa rancang bangun sistem, prosedur dan kebutuhan sistem penilaian kinerja akan SDM, perangkat keras dan jaringan komunikasi;
4. Melakukan pengembangan sistem dengan memperhatikan tingkat keberhasilan penerapan sistem penilaian kinerja di Ditjen Perkeretaapian;
5. Melakukan pengujian sistem penilaian kinerja sebelum diimplementasi;
6. Melakukan pelatihan terhadap pengguna kunci dari sistem penilaian kinerja;
7. Implementasi Sistem Penilaian Kinerja (e-performance) Ditjen Perkeretaapian pada infrastruktur yang tersedia;
8. Mengkaji potensi pengembangan sistem informasi pengukuran kinerja (e- performance) Ditjen Perkeretaapian dimasa depan;
9. Menyusun dokumentasi terkait sistem penilaian kinerja Ditjen Perkeretaapian baik dokumen teknis, petunjuk penggunaan dan laporan kegiatan
5. Hasil Yang Diharapkan
Hasil yang diharapkan dari kegiatan ini adalah :
1. Tersedianya studi terkait dengan sistem informasi pengukuran kinerja (e- Performance) Direktorat Jenderal Perkeretaapian
2. Terbangunnya Sistem Pengukuran Kinerja (e-performance) Ditjen Perkeretaapian
3. Tersedianya Petunjuk Penggunaan Sistem Pengukuran Kinerja (e- performance) Ditjen Perkeretaapian dan pelaporan yang terkait dengan Studi Pembangunan Sistem Informasi Pengukuran Kinerja (e-Performance) Ditjen Perkeretaapian
4. Sumber Daya Manusia Ditjen Perkeretaapian yang siap untuk menjadi agen pelaksana keberhasilan implementasi Sistem Pengukuran Kinerja (e- performance) Ditjen Perkeretaapian
6. Tenaga Ahli
Tenaga ahli yang dibutuhkan untuk melaksanakan studi ini adalah tenaga ahli yang profesional dengan kualifikasi sebagai berikut:
No Posisi Pendidikan Pengalaman
Kerja minimal MM A Tenaga Ahli
1 Ahli Sistem Informasi
(Ketua Tim) S2-Teknologi Informasi/Teknik
Informatika >12 tahun 6
2 Ahli Transportasi S1-Tek.Sipil/Planologi >8 tahun 6
3 Ahli Kebijakan Publik S1- Administrasi
Negara/Administrasi Publik >8 tahun 6
4 Ahli Pemrograman S1-Teknik Informatika >8 tahun 6
5 Ahli Data Base S1-Sistem Informasi/Tek.Komputer/
Tek.Informatika
>8 tahun 6
B Tenaga Penunjang
1 Sekretaris SMK* / D3 Sekretaris/D3 Ilmu
Komunikasi** > 4* atau > 2
tahun** 6
B. PENERIMA MANFAAT
Direktorat Jenderal Perkeretaapian C. STRATEGI PENCAPAIAN KELUARAN
1. Metode Pelaksanaan
Pelaksanaan kegiatan ini dilakukan secara kontraktual.
2. Tahapan dan Waktu Pelaksanaan
Penyedia harus menyerahkan laporan sebagai berikut:
a. Laporan Pendahuluan (Inception Report), laporan ini meliputi identifikasi data dan informasi serta Inventarisasi Data dan Informasi yang akan
dibutuhkan dalam Pembangunan Sistem Penilaian Kinerja Ditjen Perkeretaapian, yang meliputi pengumpulan data berdasarkan data masukan yang ada di Ditjen Perkeretaapian maupun sumber data lain dari organisasi yang sejenis, lalu dilanjutkan dengan kegiatan pengelompokan atau klarifikasi dan sinkronisasi data yang akan dilibatkan dalam studi pembangunan serta menyusun tata cara tetap pelaksanaan pelaporan kinerja di Ditjen perkeretaapian. Laporan pendahuluan harus diserahkan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sejak SPMK diterbitkan sebanyak 20 (dua puluh) buku laporan. Sebelum memaparkan Laporan Pendahuluan Konsultan harus melakukan asistensi dengan tim teknis.
b. Laporan Antara (Interim Report), laporan ini berisi hasil proses analisa dan perancangan Sistem Penilaian Kinerja Ditjen Perkeretaapian. Perancangan juga dilengkapi dengan data dukung indeks kinerja organisasi di unit kerja secara sampling yang mendukung prinsip kerja balance scorecard.
Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan sejak SPMK diterbitkan, sebanyak 20 (dua puluh) buku laporan. Sebelum memaparkan Laporan Antara Konsultan harus melakukan asistensi dengan tim teknis.
c. Konsep Laporan Akhir (Draft Final Report). Konsep Laporan Akhir adalah laporan yang berisi hasil pembangunan Sistem Penilaian Kinerja Ditjen Perkeretaapian, rencana dan rancangan implementasi termasuk rencana pelatihan dan hasil pengujian sistem. Laporan harus diserahkan selambal- lambatnya 5 (lima) bulan sejak SPMK diterbilkan, sebanyak 20 (dua puluh) buku laporan Sebelum memaparkan Konsep laporan akhir Konsultan harus melakukan asistensi dengan tim teknis.
d. Laporan Akhir dan Ringkasan Eksekutif (Executive Summary), Laporan ini berisi hasil proses dari penyiapan sistem, penyiapan perangkat-perangkat sistem secara utuh baik dari perangkat lunak berupa prosedur, pengaturan sistem kerja, sumber daya manusia (termasuk hasil dari pelaksanaan pelatihan), perangkat keras dan perangkat jaringan komunikasi serta rancangan perawatan untuk sistem, data dan jaringan. Laporan harus diserahkan selambal-lambatnya akhir bulan ke 6 (enam) sejak SPMK dlterbitkan atau masa kontrak selesai, yang terdiri dan buku Laporan Akhir sebanyak 10 (sepuluh) buku laporan, dan executive summary sebanyak 10 (sepuluh) buku yang berisi laporan pekerjaan yang telah diselesaikan setelah disetujui tim teknis.
e. Softcopy Laporan Pendahuluan, Laporan Antara, Laporan Akhir dan Ringkasan Eksekutif diserahkan dalam bentuk CD sebanyak 20 (Dua puluh) buah (termasuk bahan presentasi dan dokumentasi hasil pelaksanaan survey)
f. Dokumentasi rangkaian kegiatan berupa rekaman format video dan foto, sourcecode software, serta dokumen pelatihan yang telah dibuat.
D. KURUN WAKTU PENCAPAIAN KELUARAN
Pekerjaan Studi Pembangunan Sistem Informasi Pengukuran Kinerja (E- Performance) Direktorat Jenderal Perkeretaapian akan dilaksanakan selama 6 (enam) bulan kalender, terhitung sejak dikeluarkanya Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK), dengan matrik pelaksanaan kegaiatn sebagai berikut:
N
o Kegiatan Bulan Pelaksanaan Kegiatan
1 2 3 4 5 6
1 Melakukan pengamatan terhadap sistem perencanaan dan penetapan indeks kinerja organisasi dan
pengumpulan data dan informasi yang diperlukan untuk menyusun sistem penilaian kinerja
2 Laporan Pendahuluan (Inception Report)
3 Melakukan analisa terhadap data dan informasi yang dikumpulkan termasuk di dalamnya terhadap kebutuhan organisasi akan penyampaian laporan pencapaian kinerja
4 Menyusun perancangan baik berupa rancang bangun sistem, prosedur dan kebutuhan sistem penilaian kinerja akan SDM, perangkat keras dan jaringan komunikasi 5 Laporan Antara (Interim Report)
6 Melakukan pengembangan sistem dengan
memperhatikan tingkat keberhasilan penerapan sistem penilaian kinerja di Ditjen Perkeretaapian
7 Melakukan pengujian sistem penilaian kinerja sebelum diimplementasi
8 Konsep Laporan Akhir (Draft Final Report) 9 Melakukan pelatihan terhadap pengguna kunci dari
sistem penilaian kinerja
10 Implementasi Sistem Penilaian Kinerja (e-performance) Ditjen Perkeretaapian pada infrastruktur yang tersedia 11 Menyusun dokumentasi terkait sistem penilaian kinerja
Ditjen Perkeretaapian baik dokumen teknis, petunjuk penggunaan dan laporan kegiatan
12 Laporan Akhir (Final Report) dan Executive Summary
E. LAIN-LAIN
Untuk keberhasilan pelaksanaan kegiatan Studi Pembangunan Sistem Informasi Pengukuran Kinerja (e-Performance) Ditjen Perkeretaapian, PPK menyediakan akses ke sumber data yang diperlukan oleh penyedia untuk menyusun sistem penilaian kinerja. PPK juga menyediakan tim teknis pendamping untuk memberikan arahan terhadap kegiatan Studi Pembangunan Sistem Informasi Pengukuran Kinerja (e- Performance) Ditjen Perkeretaapian
