STUDI KASUS TERHADAP PROSES DATA ADMINISTRASI BISNIS DENGAN MENGGUNAKAN BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT
DI PT MITRA ADIPERKASA TBK
Oleh:
Nama: Sherly Pryahana NIM: 75180373
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat
untuk memperoleh gelar Sarjana Administrasi Bisnis
Program Studi Administrasi Bisnis Konsentrasi Bisnis Internasional
INSTITUT BISNIS dan INFORMATIKA KWIK KIAN GIE JAKARTA
MARET 2022
ii
PENGESAHAN
STUDI KASUS TERHADAP PROSES DATA ADMINISTRASI BISNIS DENGAN MENGGUNAKAN BUSINES PROCESS IMPROVEMENT
DI PT MITRA ADIPERKASA TBK
Diajukan Oleh:
Nama : Sherly Pryahana NIM : 75180373
Jakarta, 1 Maret 2022
Disetujui oleh:
Pembimbing
Dr. Sylvia Sari Rosalina, S.Sos., M.Si.
INSTITUT BISNIS dan INFORMATIKA KWIK KIAN GIE JAKARTA 2022
iii ABSTRAK
Sherly Pryahana / 75180373 / 2022 / Studi Kasus terhadap Proses Data Administrasi Bisnis dengan Menggunakan Business Process Improvement di PT Mitra Adiperkasa Tbk / Dr.
Sylvia Sari Rosalina, S.Sos., M.Si.
Pada masa yang serba cepat dan serba digital seperti sekarang ini, informasi merupakan sesuatu yang sangat penting. Informasi sendiri biasa didapatkan dari data-data yang telah dikumpulkan dan diolah, sebelum akhirnya menjadi hal-hal yang dapat kita ‘konsumsi’
setiap harinya. Pengolahan banyak data menjadi suatu informasi yang dapat dipahami dan digunakan oleh banyak orang tentunya merupakan sesuatu yang sangat penting, di mana proses tersebut dapat berpengaruh terhadap kualitas serta kuantitas infromasi yang dapat diterima oleh banyak orang. Sayangnya, teknologi yang tersedia belum semuanya dimanfaatkan dalam proses pengolahan data, baik oleh individu ataupun organisasi. Sebagai sebuah perusahaan ritel di Indonesia, PT Mitra Adiperkasa Tbk tentunya juga merupakan satu dari sekian banyak pengguna informasi. Berada di industri yang memiliki pergerakan yang sangat cepat, maka PT Mitra Adiperkasa Tbk juga tentunya memerlukan proses pengolahan data yang cepat.
Penelitian ini dilandasi oleh beberapa teori yang berkaitan dengan keseluruhan lingkup penelitian, yakni teori mengenai organisasi, administrasi, proses data, automasi, serta industri dan perkembangannya. Selain itu, terdapat juga landasan mengenai Business Process Improvement (BPI) yang menjadi metode dalam studi kasus ini. BPI memiliki lima fase sebagai proses untuk memperbaiki proses bisnis atau proses kerja. Tujuan BPI adalah menjelaskan atau menyederhanakan. Fase pada BPI yang digunakan dalam penelitian ini:
organizing for improvement, understanding the process, hingga streamlining.
PT Mitra Adiperkasa Tbk tentunya menjadi ruang lingkup dalam penelitian ini, dengan objek utamanya ialah proses data dari sisi administrasi bisnis. Penggunaan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus deksriptif dipilih agar bisa meneliti proses yang dilakukan secara mendalam. Peneliti menjadi observer aktif di dalam perusahaan dalam waktu lebih dari empat bulan. Selain mengobservasi, data juga dikumpulkan dengan cara dokumentasi dan wawancara.
Hasil dari penelitian menunjukkan bahwa Business Process Improvement dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja proses data administrasi bisnis pada PT Mitra Adiperkasa Tbk.
Tujuan yang tercapai ialah simplify dalam proses data, di mana terjadi penyederhanaan proses. Selain itu, alur kerja juga menjadi lebih ringkas dan singkat dengan adanya simulasi dari penelitian dan pengembangan yang dilakukan.
Kesimpulan yang dapat ditarik dari penelitian ini ialah bahwa dalam memproses data administrasi bisnis, PT Mitra Adiperkasa Tbk sudah menggunakan tools bantuan untuk pengolahan data, akan tetapi belum menggunakan automasi. Simulasi penggunaan automasi yang dirancang dengan BPI menunjukkan bahwa terdapat peningkatan efektivitas, efisiensi dan akurasi dalam proses data.
Kata kunci: Administrasi Bisnis, Data, Automasi, Business Process Improvement
iv ABSTRACT
Sherly Pryahana / 75180373 / 2022 / Case Study of Business Administration Data Process Using Business Process Improvement in PT Mitra Adiperkasa Tbk / Dr. Sylvia Sari Rosalina, S.Sos., M.Si.
In these fast-paced digital times, information is something crucial. Information itself can be obtained by the data that has been collected and processed, before finally become what we
‘consume’ every day. Processing so many data into an understandable and usable information for so many people is something very important, which that process can affect the quantity and quality of the information that will be received by so many people.
Unfortunately, not every available technology is used in the data processing process, whether it is used by individuals or organization. As one of the biggest retail companies in Indonesia, PT Mitra Adiperkasa Tbk is also one of those party that uses information. Being in a fast-paced industry, PT Mitra Adiperkasa Tbk also needs the fast data process.
This research is based on some theories related to the overall scope of the research, namely theories about organization, administration, data process, automation, also industry and its developments. Other than that, there is also theoretical basis about Business Process Improvement (BPI), the method we use in this case study. BPI has five phases as a process to improve business process or workflow. The purpose of BPI is to clarify or to simplify.
BPI’s phases that are used in this research: organizing for improvement, understanding the process, and streamlining.
PT Mitra Adiperkasa Tbk is the scope of this research, with business administration data processing as the main object. This research is using the qualitative method with descriptive case study approach, so researcher can delve deeper into the real process. Researcher became active observer in the company for more than four months. Apart from observing, researcher also collect the data by getting documentations and interview.
The result of this research is showing that Business Process Improvement can be used to improve the data process performance in PT Mitra Adiperkasa Tbk. The achieved purpose is to simplify the data process, which process simplification occurred. Beside that, the workflow has also become more concise and briefer after the simulation from the research and development that have been done.
In conclusion, in processing business administration data, PT Mitra Adiperkasa Tbk has been using supporting tools to process the data. However, they haven’t use automation. The simulation of using the automation that was designed with BPI shows improvement in effectivity, efficiency and accuracy in data processing
Keywords: Business Administration, Data, Automation, Business Process Improvement
v
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur tak henti-hentinya penulis sampaikan ke hadirat Allah Bapa di Surga, karena berkat segala rahmat dan kemurahannya, penulis berhasil merampungkan penelitian dan menyusunnya dalam skripsi ini dengan sebaik-baiknya. Skripsi dengan judul Studi Kasus Terhadap Proses Data Administrasi Bisnis dengan Menggunakan Business Process Improvement di PT Mitra Adiperkasa Tbk ini disusun untuk menyelesaikan S-1 Program Studi Ilmu Administrasi Bisnis dengan konsentrasi Bisnis Internasional pada Institut Bisnis dan Informatika Kwik Kian Gie, Jakarta.
Dengan berbagai kesulitan dan kendala yang dialami penulis dalam proses penelitian dan penyusunan skripsi ini, penulis mendapatkan bantuan dari berbagai pihak, baik berupa sarana dan prasarana, bimbingan, dukungan, serta kritik dan saran. Penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada:
1. Dr. Sylvia Sari Rosalina, S.Sos., M.Si. selaku dosen pembimbing penulis yang sudah membimbing proses penelitian dan penyusunan skripsi penulis.
2. Kementerian Pendidikan, Budaya, Riset, dan Teknologi serta PT Mitra Adiperkasa Tbk yang berkolaborasi dalam Program Magang dan Studi Independen Bersertifikat, Kampus Merdeka, yang memberikan kesempatan bagi penulis untuk dapat melaksanakan magang dan membuat karya akhir ini. Serta mentor-mentor yang turut aktif dalam mendukung penulis selama melaksanakan program tersebut.
3. Segenap dosen Institut Bisnis dan Informatika Kwik Kian Gie, terlebih kepada para dosen Ilmu Administrasi Bisnis yang sudah mengajar penulis dari awal perkuliahan hingga saat ini.
4. Keluarga penulis, terutama mama, papa, dan adik penulis, yang senantiasa membantu mendoakan, memberikan dukungan, menyediakan sarana dan prasarana dalam proses perkuliahan hingga penyusunan skripsi ini selesai.
vi
5. Ericson Wijaya, yang telah memberikan berbagai saran, kritik, serta menjadi pendukung yang sangat baik bagi penulis.
6. Rekan-rekan dari kelompok belajar GeniusClub: Arya Aliaga, Dewi Annatasya, Tiffany Editha, Tarisa Indira, Maria Adeline, Alicia Princilia, Andi Hakim, dan Elvan Jose, yang terus saling membantu, saling mendukung, serta memberikan kenangan dan pengalaman yang tidak terlupakan selama masa perkuliahan.
7. Rekan-rekan IAB 2018, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah berjuang bersama-sama selama masa perkuliahan hingga penyusunan tugas akhir.
8. Serta pihak-pihak lain yang tidak dapat dituliskan satu persatu oleh penulis, yang telah memberikan dukungan kepada penulis.
Akhir kata, penulis menyadari bahwa karya ini masih jauh dari kata sempurna. Penulis berharap semoga penelitian ini dapat membantu memberikan wawasan dan pengetahuan bagi banyak pihak, khususnya bagi civitas akademik Institut Bisnis dan Informatika Kwik Kian Gie.
Jakarta, Februari 2022
Penulis Sherly Pryahana
vii DAFTAR ISI
PENGESAHAN ... ii
ABSTRAK ... iii
ABSTRACT ...iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR TABEL...ix
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR LAMPIRAN ...xi
BAB I ... 1
PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Identifikasi Masalah ... 4
1.3. Batasan Masalah ... 5
1.4. Batasan Penelitian ... 5
1.5. Rumusan Masalah ... 6
1.6. Tujuan Penelitian ... 6
1.7. Manfaat Penelitian ... 7
BAB II ... 8
KAJIAN PUSTAKA ... 8
2.1. Landasan Teoritis... 8
2.1.1. Organisasi... 8
2.1.2. Administrasi ... 11
2.1.3. Proses Data ... 13
2.1.4. Business Process Improvement ... 14
2.1.5. Automasi Proses Data ... 16
2.1.6. Industri Ritel ... 18
2.1.7. Perkembangan Industri ... 18
2.2. Penelitian Terdahulu ... 20
2.3. Kerangka Pemikiran... 22
BAB III ... 27
METODE PENELITIAN ... 27
3.1. Objek Penelitian ... 27
3.2. Desain Penelitian ... 28
3.3. Teknik Pengumpulan Data ... 30
3.3.1. Observasi Partisipasi Aktif... 31
3.3.2. Dokumentasi ... 31
viii
3.3.3. Wawancara ... 32
3.4. Teknik Analisis Data... 32
3.4.1. Kondensasi Data (Data Condensation) ... 32
3.4.2. Penyajian Data (Data Display) ... 33
3.4.3. Pengambilan Kesimpulan atau Verifikasi ... 33
BAB IV ... 34
HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 34
4.1. Gambaran Umum Objek Penelitian ... 34
4.2. Analisis Deskriptif ... 40
4.3. Hasil Penelitian ... 45
4.3.1. Mempersiapkan Proses Perbaikan ... 45
4.3.2. Memahami Proses yang Berjalan ... 45
4.3.3. Streamlining ... 50
4.3.4. Analisis Model Proses Data Baru ... 54
4.4. Pembahasan ... 57
BAB V ... 59
SIMPULAN DAN SARAN ... 59
5.1. Simpulan ... 59
5.2. Saran ... 61
DAFTAR PUSTAKA ... 62
LAMPIRAN ... 65
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1. – Penelitian Terdahulu ... 20
Tabel 4.1 – Tabel Pelaksanaan Penelitian dengan Metode Studi Kasus ... 43
Tabel 4.2. – Tabel Analisis Internal Proses Data Manual ... 48
Tabel 4.3. – Tabel Analisis Eksternal Proses Data Manual ... 48
Tabel 4.4. – Perbedaan Alur Proses Data Model Lama dan Model Baru ... 54
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. – Desain Interaksi Dimensi Kontekstual dan Struktural dalam Organisasi .... 10
Gambar 2.2 – Flowchart/ Rangka Alur Pemikiran Penelitian ... 23
Gambar 4.1. – Struktur Perusahaan dan Divisi* ... 35
Gambar 4.2. – Format Data Mentah dari Backend 1 ... 46
Gambar 4.3. – Format Data Mentah dari Backend 2 ... 46
Gambar 4.4. – Format Data Mentah dari Backend 3 ... 46
Gambar 4.5. – Format Data Mentah dari Backend 4 ... 46
Gambar 4.6. – Alur Proses Data Harga Secara Manual ... 47
Gambar 4.7. – Matriks Analisis SWOT ... 49
Gambar 4.8. – Template untuk Proses Data ... 52
Gambar 4.9. - Alur Proses Data Harga dengan Automation ... 54
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 – Tools Automasi yang Dikembangakan Penulis ... 65 Lampiran 2 – Penghitungan Tabel Analisis SWOT ... 65 Lampiran 3 – Wawancara dengan Administrator Lain ... 65
65 LAMPIRAN
Lampiran 1 – Tools Automasi yang Dikembangakan Penulis
Lampiran 2 – Penghitungan Tabel Analisis SWOT Strength - Weakness 1.75 - 1.25
Internal (X) 0.5 Opportunity - Threat 2 – 1.75 Eksternal (Y) 0.25
Lampiran 3 – Wawancara dengan Administrator Lain
Selasa, 14 Desember 2021, 18.42 WIB, wawancara secara daring
Sherly: Selamat malam Kak. Mohon maaf mengganggu waktunya, bolehkah saya bertanya mengenai proses yang sempat diuji coba?
Narasumber: Iya boleh
S: Kira-kira apakah model proses yang baru dapat digunakan dan cukup berguna untuk proses data?
NS: Untuk model tersebut dapat digunakan dan sangat membantu dalam proses data S: Kira-kira apakah ada perkembangan yang dilakukan setelah menggunakan model
tersebut?
NS: Dengan adanya model tersebut, saya merasa proses data menjadi lebih mudah. Selain itu, model tersebut juga menjadi landasan saya untuk mengembangkan database baru.
S: Terima kasih atas informasinya, Kak.
