PERTEMUAN
12
SIKLUS
TRANSAKSI
BISNIS
:
SIKLUS
PENGGAJIAN
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Pada pertemuan ini akan dijelaskan mengenai Pengembangan sistem
informasi akuntansi. Anda harus mampu:
1. Memahami ruang lingkup siklus produksi
B. URAIAN MATERI
1. SIKLUS PENGGAJIAN
Siklus penggajian merupakan aktivitas bisnis dan pemrosesan data yang
berulang dan berkaitan dengan pengelolaan karyawan.Pemrosesan data dalam
penggajian biasanya kompleks karena berkaitan dengan pajak penghasilan yang
peraturannya sering berubah, sehingga mengakibatkan system penggajian
memerlukan modifikasi secara berkesinambungan pula.System pengggajian juga
dapat digunakan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja ke produk atau
departemen untuk menetapkan harga produk.
Setiap perusahaan memiliki system penggajian yang sudah didesain
sedemikian rupa, apabila desain system penggajian tidak benar, dapat
mempersulit proses pengambilan keputusan dan menggaanggu ketenangan kerja
karyawan. Dengan demikian, system penggajian harus didesain secara benar.
2. Aktivitas siklus penggajian
Sistem penggajian merupakan salah satu aplikasi pada system informasi
akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch (bertahap), disebut
proses bertahan karena daftar gaji karyawan dibayarkan atau dibuat secara
periodic (mingguan, dua mingguan, atau bulanan), begitu juga pembayaran gaji,
sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan.
Ada beberapa langkah yang diterapkan setiap perusahaan yang
a) Melakukan Up-Date File Induk penggajian
Aktivitas yang penting dilakukan dalam siklus manajemen personalia atau
penggajian yang melibatkan pembaharuan file penggajian untuk menunjukkan
kepada berbagai jenis perubahan penggajian adalah kegiatan yang terkait
dengan:
• Penerimaan tenaga pelaksana
• Pemberhentian karyawan
• Perubahan tingkat gaji karyawan
• Penyesuaian gaji karyawan
Meskipun system penggajian diproses dalam bentuk batch, departemen
manajemen sumber daya manusia memiliki akses log membuat perubahan ini
pada file induk penggajian. Pada dasarnya, untuk diperhatikan bahwa
perubahan penggajian diajukan tepat waktu dan secara tepat ditampilkan
dalam periode pembayaran berikutnya.Untuk pegawai yang berhenti atau
dipecat tidak boleh langsung di hapus karena beberapa laporan akhir tahun
membutuhkan data mengenai semua pegawai yang pernah bekerja untuk
perusahaan selama periode tahun akuntansi.
b) Perubahan tarif dan pajak
Mempengaruhi informasi mengenai perubahan tariff dan pemotongan pajak
lainnya. Bagian penggajian akan melakukan perubahan penyesuaian tarif
namun aktifitas ini relative jarang terjadi sejauh belum ada pengumuman
resmi dari pemerintah yang menyebutkan adanya perubahan tariff pajak yang
berlaku.
c) Keabsahan waktu dan data kehadiran
Informasi datang dalam berbagai berbentuk, tergantung bagaimana bentuk
pembayaran dilakukan kepada pegawai tertentu, bentuk pembayaran
dimaksud adalah:
a. Skema pembayaran
Bagi karyawan yang mendapatkan pembayaran per jam, maka perusahaan
memakai kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan
informasi tentang jumlah jam kerja yang diperoleh oleh karyawan selama
masa waktu pembayaran dilakukan.Kegiatan ini biasanya hanya berlaku
bagi karyawan yang tidak tetap, sedangkan untuk karyawan tetap tidak
berlaku aturan ini.Pada dasarnya, pencatatan atas kehadiran karyawan
dilakukan secara real time untuk mengetahui kehadiran mereka.
b. Peluang untuk menggunakan teknologi informasi
Mengimplementasikan teknologi informasi, untuk lebih efisien proses
pemcatatan gaji karyawan, diantaranya untuk mengumpulkan data
kehadiran karyawan selama jam kerja sebaiknya dilakukan pendekatan
teknologi informasi sebagai pengganti dokumen kertas. Hal ini dapat
mengurangi waktu dan potensi kesalahan yang berhubungan dengan
pencatatan, yang dilakukan secara manual.
d) Menyiapkan daftar penggajian
Pada masing-masing bagian memberikan data tentang jam kerja karyawan
selama satu periode, data ini akan dicocokkan dan kemudian diotorisasi oleh
pejabat berwenang pada unit kegiatan tersebut untuk diserahkan ke
departemen penggajian guna mempersiapkan daftar gaji karyawan yang
bersangkutan.
e) Pembayaran daftar gaji
Biasanya pembayaran gaji karyawan dilakukan dengan cara memindah
bukukan ke rekening karyawan bersangkutan. Cara tersebut efektif untuk
mengurangi pemotongan gaji yang tidak legal dilakukan. Namun ada juga
perusahaan yang melakukan pembayaran gaji karyawan dengan cara tunai
dan akibat dari cara ini tidak terjaminnya keamanan, baik pada perusahaan
maupun karyawan yang masih memegang uang tunai.
f) Kalkulasi kompensasi dan pajak
Perusahaan melakukan pemotongan pajak penghasilan karyawan sesuai
peraturan perundang-undangan yang berlaku, hasil pemotongan tersebut
akan disetorkan ke kantor pajak atas nama karyawan yang bersangkutan.
Berbagai pemotongan yang dilakukan oleh perusahaan secara legal untuk
g) Pajak penghasilan dan potongan lain-lain
Membayar kewajiban bagi pajak penghasilan dan sukarela lainnya dari setiap
pegawai adalah merupakan aktifitas terakhir dari proses penggajian.
Organisasi harus secara periodik membuat daftar pengeluaran atau
menggunakan transfer dana secara elekronis untuk membayar berbagai
kewajiban pajak yang terjadi.
Dalam usaha untuk menekan biaya, banyak organisasi melakukan outsourcing
untuk fungsi penggajian dan sumber daya manusia mereka ke biro jasa
penggajian dan organisasi tenaga kerja. Biro jasa penggajian memelihara file
induk penggajian untuk setiap klien dan melakukan aktivitas pemrosesan
penggajian. Biro jasa penggajian cocok usaha kecil dan menengah,
dikarenakan:
• Menekan biaya, biro jasa mendapatkan keuntungan dari economic of scale
yang berkaitan dengan membuat cek gaji untuk sejumlah besar
perusahaan.
• Kompensasi yang lebih besar, memungkinkan perusahaan yang lebih kecil untuk menawarkan kompensasi sama besarnya dengan yang disediakan
oleh perusahaan besar pada umumnya.
• Meminimalisasi sumber daya computer, meniadakan program aplikasi SIA.
3. Risiko dan Pengendalian dari Siklus Penggajian
Sistem pengelolaan penggajian bertujuan untuk menerapkan system
pengendalian yang benar, sehingga dapat tercapai beberapa ketentuan
berikut:
a. Mengotorisasi transaksi penggajian secara tepat dan benar.
b. Transaksi penggajian yang dicatat menunjukkan validitas yang tinggi
c. Hanya transaksi penggajian yang valid dan sudah diotorisasi yang masuk
ke dalam catatan.
e. Mengikuti aturan pemerintah tentang peraturan pembebanan pajak
kepada pegawai secara benar dan jujur
f. Menjaga dari kehilangan aset (baik kas maupun data tentang gaji)
g. Memenuhi unsur-unsur efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan
system penggajian pegawai.
Sebuah dokumen sederhana dan mudah diisi dengan instruksi yang
jelas dapat membantu kelancaran pencatatan transaksi penggajian yang
akurat dan efisien. Pemeriksaan validitas dan pemeriksaan field (format)
dalam pengendalian aplikasi yang tepat, akan semakin meningkatkan akurasi
pemasukan data pada saat pemakaian dokumen elektronis. Memberikan
ruang dalam dokumen kertas maupun elektronis untuk mencatat siapa yang
melengkapi dan siapa yang meninjau formulir tersebut akan memberikan
bukti bahwa transaksi tersebut telah diotorisasi secara tepat. Pencantuman
nomor secara tercetak pada dokumen dapat membantu pemeriksaan yang
menunjukkan semua transaksi telah dicatat.Menjaga dan membatasi akses
langsung ke program yang memiliki dokumen dan jika dokumen kertas masih
digunakan ke dokumen kosong, dapat menghindari adanya transaksi yang
tidak legal.
Pada saat pengendalian pembayaran gaji, ada beberapa hal yang penting
menjadi perhatian, yaitu:
• Otorisasi transaksi
Penting dilakukan untuk mengurangi timbulnya penggelapan gaji oleh
pihak yang tidak bertanggung jawab dengan mengganti nama pegawai
yang tidak aktif.
• Pembagian tugas
Tetapkan pembagian tugas yang jelas, berikut dengan prosedur kerja yang
harus dilakukan seseorang.
• Supervisi
Tindakan tegas seorang pengawas dapat membuat aturan berjalan dengan
tertib.
Mudah dan jelas dalam melakukan rekam jejak akuntansi
• Pengendalian akses
Setiap orang harus memiliki kepentingan yang jelas akan jika melihat
catatan akuntansi.
• Verifikasi independen
Lakukan pengawasan terhadap jam kerja, juru bayar dan buku besar
umum serta unit lain yang berhubungan dengan pengelolaan daftar gaji.
Masterfile gaji hanya boleh diubah oleh bagian personalia. Hal ini sesuai dengan prinsip pembagian tugas dalam pengendalian internal, sehingga
mencegah sembarang orang dapat melakukan akses ke master file gaji untuk membuat karyawan fiktif atau mengubah besarnya gaji.Selain itu,
semua perubahan dalam master file gaji harus direview dan disetujui oleh
supervisor. Pencatatan data kehadiran dan jam kerja yang tidak akurat
akan menyebabkan kesalahan dalam laporan biaya tenaga kerja langsung
yang berakibat pada kerugian perusahaan karena mengeluarkan biaya
lebih besar dari yang seharusnya atau merusak mental karyawan karena
merasa dirugikan oleh perusahaan karena dibayar lebih rendah dari yang
seharusnya diterima. Teknologi access card dapat digunakan untuk mengurangi risiko ini.Selain itu, dilakukannya validasi atas data kehadiran
dan jam kerja oleh masing-masing kepala bagian meningkatkan
pengendalian dan tercapainya data kehadiran dan jam kerja yang akurat.
C. LATIHAN SOAL / TUGAS
1. Jelaskan yang dimaksud dengan Penggajian!
2. Jelaskan aktivitas – aktivitas dari siklus Penggajian!
3. Sebutkan ancaman – ancaman dari siklus Penggajian!
D. DAFTAR PUSTAKA
Referensi buku:
1. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi – Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, 2015. 2. Marshall B. romney dan paul john steinbart, Accounting Information System, edisi
