BAB 18 AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

(1)

BAB 18

AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Disusun oleh Kelompok 9 :

Kartika Kusuma N – 1209216349 Dwi Agustina – 1209216366

Rahmalia T N – 1209216391

Nina Qoriah – 1209216417

Tiniati – 1210215078

Prodi Akuntansi

Fakultas Ekonomi - Universitas Pancasila Jakarta

2012

(2)

Tujuan Pembelajaran

a) Mengidentifikasi akun dan transaksi dalam siklus penggajian dan personalia

b) Menguraikan fungsi bisnis dan dokumen serta catatan terkait dalam siklus penggajian dan personalia

c) Memahami pengendalian internal dan merancang serta melaksanakan pengujian pengendalian dan pengujian subtantif atas transaksi untuk siklus penggajian dan personalia

d) Merancang dan melaksanakan prosedur analitis untuk siklus penggajian dan personalia

e) Merancang dan melaksanakan pengujian atas rincian saldo untuk akun-akun dalam siklus untuk akun-akun dalam siklus penggajian dan personalia.

(3)

A. Akun dan Transaksi Dalam Siklus Penggajian dan Personalia

• Tujuan keseluruhan dalam audit penggajian dan personil siklus adalah

“untuk mengevaluasi apakah saldo rekening dipengaruhi oleh siklus yang disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip - prinsip akuntansi yang berlaku.”

Dalam sebagian besar sistem, akun gaji dan upah akrual hanya akan digunakan pada akhir periode akuntansi.

(4)

A. Akun dan Transaksi Dalam Siklus Penggajian dan Personalia

(5)

B. Fungsi Bisnis Dalam Siklus Penggajian dan Personalia Serta Dokumen dan Catatan Terkait

Siklus penggajian dan personalia dimulai dengan merekrut karyawan dan diakhiri dengan membayar karyawan tsb atas jasa yang mereka laksanakan dan pemotongan pajak oleh pemerintah serta institusi lain dan pajak gaji serta manfaat akrual.

(6)

Kelas transaksi, akun, fungsi bisnis dan dokumen serta catatan terkait untuk siklus penggajian dan personalia

Kelas Transaksi Akun Fungsi Bisnis Dokumen dan Catatan

Penggajian

1. Kas penggajian 2. Semua akun

beban gaji 3. Semua akun

pemotongan pajak gaji

4. Semua akun gaji akrual

Personalia dan kesempatan kerja

1. Catatan personalia

2. Formulir otorisasi pengurangan 3. Formulir otorisasi

tingkat

pembayaran

Pencatatan waktu dan persiapan penggajian

1. Kartu waktu

2. Tiket waktu kerja 3. File transaksi

penggajian

4. Jurnal atau daftar penggajian

5. File induk penggajian

(7)

Kelas transaksi, akun, fungsi bisnis dan dokumen serta catatan terkait untuk siklus penggajian dan personalia

Kelas Transaksi Akun Fungsi Bisnis Dokumen dan Catatan

Pembayaran gaji 1. Cek gaji 2. Rekonsiliasi

akun bank penggajian Penyusunan SPT

pajak gaji dan pembayran pahak

1. formulir W-2 2. SPT pajak gaji

(8)

C. Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Subtantif Atas Transaksi untuk Siklus Penggajian Personalia

(9)

C. Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Subtantif Atas Transaksi

a) Memahami Pengendalian Internal-Siklus Penggajian dan Personalia

Dengan menggunakan pengendalian kunci bagi siklus penggajian dan personalia dapat ditentukan risiko pengendalian :

1) Pemisahan Tugas yang Memadai

- Fungsi penggajian harus independen dari departemen sumberdaya manusia

- Pemrosesan penggajian harus terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani

2) Otorisasi yang Tepat,

- departemen sumber daya manusia yang boleh mengotorisasi untuk menambah dan menghapus karyawan dari daftar

penggajian atau mengubah tingkat upah serta potongan.

- penyelia karyawan/ supervisor hanya boleh mengotorisasi dalam hal Jumlah jam kerja setipa karyawan, terutama jam lembur

(10)

3) Dokumen dan Catatan yang Memadai

catatan waktu harus memadai untuk mengakumulasikan biaya penggajian menurut pekerjaan atau penugasan untuk pegawai tak tetap

4) Pengendalian Fisik Terhadap Aktiva dan Catatan

 Membatasi akses ke cek gaji yang belum di tandatangani

 Cek harus ditandatangani oleh yang bertanggungjawab

 Penggajian harus didistribusikan oleh pihak yang independen dari fungsi penggajian dan pencatatan waktu

 Cek yang tidak dicairkan harus dikembalikan untuk disetor ulang

(11)

5) Pengecekan yang Independen atas Kinerja

Perhitungan penggajian harus diverivikasi secara independen

Diperlukan pengendalian yang memadai untuk memverivikasi pembebanan biaya yang tepat

(12)

b) Formulir dan Pembayaraan Pajak Penggajian 1) Penyiapan Formulir Pajak Penggajian

Mereview pengisian dari setidaknya satu jenis formulir pajak penggajian

Merekonsiliasi informasi pada formulir pajak dengan catatan penggajian

2) Pembayaran Potongan Penggajian dan Pemotongan Lainnya secara Tepat Waktu

Menguji pemenuhan kewajiban perpajakan klien

(13)

c) Persediaan dan Pertimbangan Kecurangan Penggajian

1) Hubungan antara Penggajian dan Penilaian Persediaan

Jika tenaga kerja merupakan bagian yang material untuk penilaian persediaan, maka harus ditekankan pada pengujian pengendalian internal atas transaksi penggajian yang tepat

Menelusuri tiket pekerjaan atau bukti lain bahwa karyawan telah melakukan pekerjaan :

 Menelusuri catatan waktu ke catatan biaya pekerjaan

 Menelusuri catatan biaya pekerjaan ke kartu waktu

(14)

2) Pengujian atas Karyawan yang Tidak Ada a. Mendeteksi penggelapan :

 membandingkan nama pada cek yang dibatalkan dengan kartu waktu dan catatan lain

 memeriksa endorsement pada cek yang dibatalkan

 memeriksa cek yang dicatat sebagai tidak berlaku

b. Menguji karyawan yang tidak ada :

 Menelusuri tansaksi yang dicatat pada jurnal penggajian dengan department SDM

 Memilih beberapa file karyawan yang berhenti guna menguji apakah mereka ditangani dengan benar.

(15)

2) Pengujian atas Karyawan yang Tidak Ada

c. Permintaan pembayaran gaji kejutan kepada karyawan

 prosedur di mana semua karyawan harus mengambil dan menandatangani cek-nya atau catatan penggajian setoran langsung di depan seorang penyelia dan auditor

 Setiap cek yang tidak diklaim harus diinvestigasi secara eksentefi untuk menetukan apakah cek yang tidak diklaim itu merupakan kecurangan atau penipuan

(16)

3) Pengujian atas Kecurangan Waktu

Merekonsiliasi total jam yang dibayar menurut catatan penggajian dengan catatan kerja yang independen

(17)

D. Metodologi Untuk Merancang Pengujian Atas Rincian Saldo

(18)

(19)

Verifikasi akun kewajiban yg berkaitan dg penggajian disebut beban penggajian akrual (accrued payroll expenses).

Dua tujuan audit yangberkaitan dengan saldo utama dalam menguji kewajiban penggajian adalah :

1)Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (keakuratan).

2)Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang benar (pisah batas).

“Perhatian utama dalam kedua tujuan itu adalah untuk memastikan bahwa tidak ada kurang saji atau akrual yang dihilangkan.”

(20)

Akun Kewajiban yang utama dalam siklus penggajian dan personalia :

1) Jumlah Potongan dari Gaji Karyawan 2) Gaji dan Upah Akrual

3) Komisi Akrual 4) Bonus Akrual

5) Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit, atau Tunjangan Akrual lainnya

6) Pajak Penggajian Akrual

(21)

Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun Beban, mencakup tentang :

1) Kompensasi Pejabat 2) Komisi

3) Beban Pajak Penggajian 4) Total Penggajian

5) Tenaga Kerja Kontrak

(22)

Tujuan Penyajian dan Pengungkapan

a)Pengungkapan yang diperlukan untuk transaksi siklus penggajian dan personalia tidaklah mendalam

a)Beberapa transaksi yang kompleks memerlukan pengungkapan catatan kaki

(23)

CONTOH KASUS

NEW ANGGONO MEUBEL merupakan perusahaan yang bergerak dibidang Rental/ Sewa Alat Berat. Perusahaan ini memiliki sebanyak 50 karyawan. Perusahaan ini masih menerapkan sistem penggajian masih yang manual. Dalam sistem penggajian terdapat tiga bagian yang saling terkait antara satu sama lainnya, yaitu :

a) Bagian adminitrasi , bertugas :

– mencatat daftar hadir karyawan dan waktu b) Kasir , bertugas :

– Membuat laporan penerimaan gaji

– Membayar kerja karyawan sesuai laporan data penggajian – Memasukkan uang ke dalam amplop gaji

– Membayarkan gaji dan minta tanda tangan – Membubuhkan tanda lunas

c) Bagian departemen SDM , bertugas :

– Membuat perubahan dalam penggajian

(24)

CONTOH KASUS

Keterkaitan ini dapat dilihat melalui aktivitas penggajian berikut ini :

1. Bagian Departemen SDM memberikan informasi mengenai perubahan penggajian. Setelah itu file yang telah diperbaharui akan disimpan ke dalam file induk

2. Validasi data waktu dan kehadiran. Bagian administrasilah yang akan melakukannya

3. Dalam melakukan penyiapan penggajian atas data dan waktu kehadiran yang telah divalidasi oleh bagian administrasi beserta file induk penggajian yang telah digunakan untuk menghitung berapa jumlah gaji yang diterima karyawan. Kemudian informasi tersebut disimpan kembali di file induk penggajian

(25)

CONTOH KASUS

Keterkaitan ini dapat dilihat melalui aktivitas penggajian berikut ini : 4. Melakukan penggajian terhadap karyawan.

 Pada aktivitas ini daftar gaji akan diberikan ke bagian kasir . Kemudian dengan data dan informasi yang diterima maka kasir akan melaksanakan tugasnya, seperti : membuat laporan penerimaan gaji, membayar kerja karyawan sesuai laporan data penggajian, memasukkan uang ke dalam amplop gaji.

 Dan dalam proses mencairkan / mengambil gajinya seorang karyawan cukup menukarkan slip/ ceck gajinya kepada kasir maka, kasir akan membayarkan gaji dan minta tanda tangan dan membubuhkan tanda lunas pada slip gaji karyawan yang telah diterima .

(26)

CONTOH KASUS

Kelebihan yang dimiliki oleh perusahaan : birokarsi yang tidak terlalu rumit, sehingga memudahkan karyawan dalam mengambil gaji dari kasir dengan cukup menyerahkan rincian slip/ ceck gajinya kepada kasir

kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan : pemisahan tugas dalam siklus

penggajian kurang tepat karena semua siklus tertuju pada bagian kasir. Maka, dengan tidak adanya pembagian tugas dan otorisasi yang tepat , kasir tersebut dapat memanipulsi seperti gaji/ kartu waktu.

(27)

CONTOH KASUS

Solusinya : harus ada pemisahan tugas yang memadai dan otorisasi yang tepat terutama dalam sistem penggajian yang telah terjadi. Seperti :

 Seorang kasir hanya diberikan tugas untuk membayar kerja karyawan sesuai laporan data penggajian dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji

 Mempekerjakan seseorang selain dari sistem penggajian untuk melakukan pembayaran gaji , minta tanda tangan dan membubuhkan tanda lunas setelah karyawan menukarkan slip/ check gaji kepadanya

 Perusahan merekrut kembali seseorang, selain dari sistem penggajian guna membuat laporan penerimaan gaji yang diterima berdasarkan slip/check yang telah ditukarkan oleh karyawan dan menyimpan kembali slip/ check tersebut.

(28)

Terima kasih